CORPORACIÓN UNIVERSITARIA UNIMINUTO

PRÁCTICA PROFESIONAL

PRIMER ENTREGABLE DE LA PROPUESTA DE MEJORA

“MATRIZ DE SEGUIMIENTO A PLANES DE TRABAJO”

DOCENTE A CARGO:

MARCELA CAMARGO PABON

ENTREGA:

MARÍA FERNANDA ORTEGA ACOSTA

BOGOTÁ D.C

2022
 INTRODUCCIÓN

En el presente informe se evidencia el proceso de planeación y la aplicación de un modelo

de mejora mediante un “Matriz de Seguimiento a Planes de trabajo” en el área de

Seguimiento y Control del Parque Científico De Innovación Social ejecutando todas las

lecciones aprendidas a lo largo de la carrera de Ingeniería Industrial.

El proceso de creación y aplicación del anterior modelo se dividió en tres etapas de acuerdo

con los tiempos estipulados para la entrega de avances, elementos disponibles dentro de la

instalación e información que se manejó en ese momento de la empresa.

Se inició trabajando la primera etapa llevando a cabo el análisis de la organización

identificando la estructura interna junto con las diferentes áreas donde se llevaría a cabo el

desempeño como Aprendiz Universitario, absorbiendo el modelo de trabajo dentro de la

corporación y buscando el fortalecimiento en algún elemento, tratando de demostrar así las

aptitudes personales y profesionales que se han adquirido a lo largo de la carrera.

En la segunda etapa, se planteó realizar la identificación de información documentada

asociada a los 10 Proyectos en actual ejecución en el PCIS, junto con la ayuda y asistencia

de los diferentes líderes o coordinadores de estos para detallar el esquema planteado en los

diferentes modelos de MGA que se manejan de forma compartida para estructurar el

borrador para la propuesta del plan de mejora.

Por último, en la tercera etapa se plantea el desempeñar las funciones del diseño y

elaboración de la propuesta final del seguimiento mediante la aplicación del “Matriz de

Seguimiento a Planes de trabajo”, haciendo uso de este elemento con los diferentes ajustes

y recomendaciones que surjan a lo largo de la ejecución o planeación de futuros Proyectos.

 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

“PARQUE CIENTÍFICO DE INNOVACIÓN

SOCIAL”

De acuerdo con los requerimientos establecidos de la carrera y bajo la modalidad de

Aprendiz Profesional Universitario, se ejercieron funciones tanto administrativas como de

formulación dentro del Parque Científico de Innovación Social – PCIS, entidad acobijada

por los Servicios Integrados de la Corporación Minuto de Dios.

El PCIS responde a funciones tales como el apoyo y formación de investigadores para un

mejor relacionamiento con los actores de la comunidad y la transferencia del conocimiento

y tecnologías sociales (innovaciones sociales creadas a partir de conocimientos,

metodologías e instrumentos validados, formadas en un paquete listo para ser apropiado por

otras comunidades que puedan ajustarlo a sus necesidades).

Para lograr la articulación de todos los actores y recursos necesarios para la creación de

novedosas y más eficaces alternativas para responder a una problemática social, el PCIS se

conforma por áreas de trabajo, en donde cada una de estas cumple con una labor específica,

en aras de avanzar hacia el objetivo lo más ágil y eficaz posible. Siendo estas:
Parque Científico

Plataforma de Proyectos
de Innovación

Plataforma de Articulación de Investigadores

Social

Apropiación Social del Conocimiento

Observatorio de Innovación Social - OIS

Figura 1. Organigrama PCIS. Fuente propia de la investigación.

Su sede central está ubicada en Bogotá D.C, iniciando a operar en el año 2012. Además, es

el único con la categoría de Parque Científico de Innovación Social en el mundo,

reconocido por la International Association of Science Park and Areas of Innovation –

IASP.

DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE LABORES

“SEGUIMIENTO Y CONTROL”

Antena de
Convocatorias
PLATAFORMA DE
PROYECTO PCIS
PARQUE CIENTIFICO EN Formulación
INNVOVACIÓN SOCIAL

Seguimiento y Control

Figura 2. Organigrama Plataforma de Proyectos. Fuente propia de la

investigación.

Todos los proyectos aprobados por el PCIS pasan a seguimiento y control, donde se da un

servicio de administración, evaluación y cierre de los proyectos. Estas actividades son las

encargadas de regular la gestión integral del ciclo de vida de cada proyecto, con el fin de

realizar un adecuado acompañando a los equipos técnicos para conseguir los objetivos

deseados, optimizando los recursos de estos y garantizando un cierre exitoso que supere las

expectativas de los financiadores.

Algunas de las labores que se desempeñan son:

 Apoyar la elaboración de informes de seguimiento y control de proyectos.

  Asegurar la actualización de la base de datos del estado de los proyectos.

 Apoyar las diferentes actividades y funciones dispuestas por la coordinación.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

El PCIS no cuenta actualmente con una herramienta de seguimiento porcentual aplicable

con los diferentes Proyectos que se manejan para la gestión, regulación y monitoreo del

avance de estos durante su periodo de ejecución sin tener la necesidad de recurrir a los

propios integrantes del proyecto o los informes que solo algunos proyectos presentan por

normativa.

Esta problemática se presenta principalmente por la diversidad de modelos de manejos y

controles que se gestionan dentro de la organización, pues son las entidades

financiadoras u otro

externos los que suelen determinar las pautas de seguimiento de los avances y entregables

en los convenios pactados. Los proyectos a largo plazo tienden a ser los proyectos con

mejores proyecciones de avance debido al control mensual que se solicita al verse el

cumplimiento final tan lejano.

Actualmente se cuenta con diez proyectos en ejecución, donde las personas involucradas

pueden variar según el municipio a trabajar como el alcance de este. A pesar de esto, las

personas a cargo de la gestión y reporte de las actividades realizadas esta más delimitada

por su labor designada dentro de la plataforma como por el convenio pactado.

Estas diferencias en los convenios no se pueden modificar, pues afectaría la individualidad

de cada proyecto y la integración que se tiene con el proveedor. A pesar de esto, el

seguimiento y control se aplica a todos los proyectos independientemente de su naturaleza;

esto a su vez no permite tener una amplia brecha de mejora en cuanto a los reportes de
 avances que se utilizan dentro de la Plataforma de Proyectos.

El modelo de “Matriz de Seguimiento a Planes de trabajo” plantea una mejor visualización

del progreso del proyecto al incluir todo el ciclo de actividades y entregables de este;

incluyendo las diferentes metodologías para la correcta ponderación del avance de cada tipo

de proyecto manejado dentro de la plataforma, logrando así cubrir la necesidad de un

seguimiento más coordinado que podrá incluso acortar otros procesos al tener todo la

plataforma un sistema de información muy desglosado que proyecta el estado real de los

diversos proyectos que maneja la institución.

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar e implementar el “Matriz de Seguimiento a Planes de trabajo” para lograr

cuantificar el avance real de los diversos proyectos en los diferentes componentes que los

conforman y así apoyar la Gestión de Proyectos en el Parque Científico de Innovación

Social PCIS de la Universidad Minuto de Dios.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Para alcanzar el objetivo principal se plantean los siguientes objetivos específicos:

 Establecer las relaciones que tienen las actividades con respecto a los avances que

se presentan a lo largo del proyecto.

 Determinar las pautas del plan para la implementación del sistema de seguimiento

que brinde una proyección visual y concreta con las especificaciones dadas por cada

proyecto en el PCIS.

 Definir los entregables esperables en cada etapa subdividida de la modelación con

respecto al nivel de detalle.

 Especificar el nivel de detalle de los elementos en el modelo.

  Crear línea base para controlar y comparar el avance real del modelo contra el

avance planificado.

 Implementar el modelo funcional para la plataforma relacionado la formulación, la

evaluación y la ejecución de proyectos con los resultados brindados para una

correcta proyección de avances.

 Instaurar el modelo en el PCIS e impartir la respectiva guía a los gestores y actores

de los diversos proyectos en el Parque Científico.

MARCO DE REFERENCIAS TEÓRICO

Cuando se trabaja en un proyecto, la planificación es indispensable. La planificación es el

factor clave para ejecutar con éxito los proyectos. Esto se aplica tanto a los proyectos

pequeños como a los grandes, porque incluso los proyectos más pequeños cuentan con

tareas complejas, implican riesgos y requieren la coordinación de los distintos participantes

del proyecto.

Los diagramas de Gantt se han consolidado como herramienta de planificación en la

gestión de proyectos. Los gráficos de Gantt tienen solo dos ejes: en uno (el vertical), se

muestran las tareas del proyecto, en el otro (el horizontal), en qué periodo de tiempo deben

completarse estas tareas.

A primera vista, parece muy simple, pero incluso esta sencilla versión del gráfico de

Gantt tiene enormes ventajas. A simple vista se hace evidente cuando debe producirse

algo.

También facilita la gestión de interdependencias entre las diferentes tareas.

Para crear un gráfico de Gantt, primero necesitas un plan de proyecto detallado. La idea

fundamental de los gráficos de Gantt es definir primero las tareas y subtareas, y luego

determinar el tiempo necesario para completarlas. Por lo tanto, un plan de proyecto consiste
en una serie de tareas interrelacionadas que deben ejecutarse en un orden determinado.

CRONOGRAMA

“CREACIÓN DE CRONOGRMA DE MEDICIÓN DE AVANCE”

El proceso para realizar este trabajo se subdividirá en tres partes: La primera consiste en la

revisión y recopilación de la información de cada Proyecto en ejecución para obtener un

análisis de la situación actual. La segunda parte consistirá en la creación de la modelo para

medir el avance de cada Proyecto, definiendo los niveles de desarrollo de los entregables

para ponderar el estado de avance de los diferentes Proyectos monitoreados. Ya para

finalizar se ira recopilando los resultados del montaje con el constate monitoreo que se

realizara con los participantes encargados de reportar el avance de cada proyecto.

 Se analizarán proyectos en ejecución con una socialización junto a los diferentes

profesionales involucrados en los proyectos, con esto se obtendrá información de

cómo se abordará de manera óptima propuesta de mejora.

 Se analizará la manera de medir el avance de los proyectos en ejecución bajo un

sistema medible porcentual que se adecue al avance real que se espera reflejar de

forma concisa y a tiempo real.

 Definición de nivel de detalle en cada entrega de avance del modelo.

 Definición de los entregables en cada nivel de detalle.

 Creación de línea base comparativa de lo planificado con la realidad.

 Creación del modelo detallando el paso a paso de como medir el avance del modelo

en un único proyecto.

 Implementar el “Montaje de Ejecución” en los demás proyectos en ejecución.

 Hacer recordatorios de la actualización de datos según el tamaño del proyecto.

 Análisis de la efectividad del modelo.

 Tabla 1. Cronograma de actividades.

RESULTADOS ESPERADOS

En base a las dos etapas del modelo propuesto, se plantea como resultado una mejora en el

correcto seguimiento de los proyectos, una mejorado en los tiempos de respuesta ante los

atrasos y una mejor visibilidad del avance real mediante porcentajes concretos.

Todo lo anterior permitirá tener un seguimiento optimo sobre el avance de cada etapa por

parte del PCIS y los actores del Proyecto, para alcanzar los niveles de detalle y cantidad de

información en cada fase del proyecto y de esta forma no tener imprevistos en las etapas

siguientes.

RECURSOS

En la actualidad, las herramientas de diagramas suelen denominarse "herramientas de hoja

de ruta". Jira incluye dos herramientas de hoja de ruta que puedes utilizar para crear

diagramas de Gantt sobre los proyectos: Roadmaps, que crea planes en torno a las
incidencias de Jira asignadas a un equipo, y Advanced Roadmaps, que hace lo

mismo teniendo en cuenta varios equipos y organizaciones.

También se cuenta con Excel, la herramienta más generalizada que tiene la gran ventaja

de poderse compartir fácilmente en la nube sin necesidad de compartir mayores

autorizaciones y al ser una herramienta tan común no requeriría de capacitaciones.

Se cuenta; además, con el equipo del PCIS como guía en la socialización y creación de

esta guía para que cada proyecto pueda adaptarse al modelo planteado y la culminación

de la actividad pueda hacerse lo más acorde posible.

BIBLIOGRAFÍA

 MEARDON, E. (Mayo de 2020). Descubre qué son los diagramas de Gantt y

cómo pueden ayudarte a gestionar proyectos ágiles. Obtenido de Atlassian.com:
https://www.atlassian.com/es/agile/project-management/gantt-chart
 PROCESO DE PONDERACIÓN DE FACTORES. (23 de Noviembre de 2013).
Obtenido de Administrativos.ut.edu.co:
http://administrativos.ut.edu.co/images/VICEACADEMICA/Autoevaluacion/
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 ROJAS PIZARRO, R., & CAMPUSANO BROWN, D. (06 de Septiembre de
2021). METODOLOGÍA DE MEDICIÓN DE AVANCE EN. Obtenido de
Repositorio.uchile.cl:
https://repositorio.uchile.cl/bitstream/handle/2250/182527/Metodologia-de-
medicion-de-avance-en-modelos-de-proyectos-de- edificacion.pdf?
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