¿Qué es EDI?

EDI, que significa intercambio electrónico de datos, es la comunicación entre

empresas de documentos comerciales entre empresas, en un formato estándar.
La definición simple de EDI es un formato electrónico estándar que sustituye
documentos en papel, como pedidos de compra o facturas. Al automatizar
transacciones en papel, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y eliminar
errores costosos causados por el procesamiento manual.
En transacciones de EDI, la información se traslada directamente desde una
aplicación informática en una organización a una aplicación de sistema en otra.
Los estándares de EDI definen la ubicación y el orden de la información en un
formato de documento. Esta funcionalidad automatizada permite compartir los
datos rápidamente, en lugar de las horas, días o semanas que requieren los
documentos en papel u otros métodos.
Hoy en día, las industrias utilizan EDI para compartir diferentes tipos de
documentos: desde pedidos de compra y facturas hasta cotizaciones, solicitudes
de préstamos y más. En la mayoría de los casos, estas organizaciones son socios
comerciales que intercambian bienes y servicios de forma regular como parte de
sus cadenas de suministro y redes business to business (B2B).
 Cómo funciona el EDI
Todas las transacciones de EDI se definen mediante estándares de mensajes de
EDI. Contar con procesos de gestión adecuados es fundamental para garantizar la
calidad de los datos. Cuando la información no está disponible o está en un lugar
inadecuado, es posible que el documento EDI no se procese correctamente.

Los estándares son la base de las conversaciones de EDI.¹ Varias organizaciones

definen los estándares de mensajes de EDI, incluyendo ODETTE, TRADACOMS,
GS1, Peppol y el Comité de Normas Acreditado X12 (ASC X12).
En general, hay dos tipos básicos de transmisión de EDI:
 Conexiones de punto a punto o directas: dos computadoras o sistemas se
conectan sin intermediarios a través de Internet, generalmente con
protocolos seguros.
 Red de valor añadido (VAN): una red de terceros gestiona la transmisión de
datos, generalmente con un paradigma de buzón de correo.
Los protocolos de transmisión de Internet EDI incluyen un Protocolo de
transferencia de archivos seguro (SFTP), la Declaración de Aplicabilidad 2 o AS2,
un protocolo basado en HTTPS, Protocolo Sencillo de Acceso a Objetos (SOAP),
entre otros. Los elementos de datos EDI incluyen el ID del remitente y el ID del
destinatario. Los segmentos de datos combinan dos o más elementos
relacionados para darles un mayor significado. Por ejemplo, FNAME y LNAME
pueden combinarse para formar CUSTOMERNAME. La función Envelopes ayuda
a estructurar diferentes tipos de datos, incluyendo la dirección tanto del remitente
como del destinatario. El flujo de documentos o flujo de mensajes EDI describe el
movimiento de mensajes EDI a varias direcciones y departamentos de entrada y
salida para ejecutar un proceso de negocio o transacción.
Los metalenguajes, como XML (Extensible Markup Language) o JSON (JavaScript
Object Notation), complementan en lugar de sustituir el EDI. Las empresas deben
estar preparadas para manejar un número cada vez mayor de formatos de
documentos y opciones de transmisión. Un fabricante global intercambia
diariamente unos 55 tipos de documentos diferentes con casi 2,000 socios.
“Hasta el 20 % de nuestras transacciones B2B causaban errores antes de
comenzar a utilizar IBM Supply Chain Business Network. Ahora tenemos menos
errores
Por ejemplo, solíamos tener problemas con las órdenes de transferencia si un
cliente presentaba un código incorrecto, lo cual causaba muchos problemas para
nuestro departamento de servicio al cliente. Ocurre probablemente un 80 %
menos ahora porque todo eso solía hacerse manualmente”
Beneficios para el EDI.
Las transacciones de EDI son esenciales para los procesos B2B y continúan
siendo los medios preferidos para intercambiar documentos y transacciones entre
pequeñas y grandes empresas.
Existen cinco principales ventajas de negocios que la tecnología EDI ofrece a
través de la automatización y la integración B2B:
 La tecnología de EDI ahorra tiempo y dinero  a través de la automatización
de un proceso que antes se ejecutaba manualmente con documentos en
papel.
 Las soluciones de EDI mejoran la eficiencia y la productividad  porque se
comparten y procesan más documentos empresariales en menos tiempo y
con una mayor precisión.
 La transferencia de datos con EDI reduce los errores (PDF, 669 KB)  a
través de una estandarización estricta, que ayuda a asegurar que la
información y los datos tengan el formato correcto antes de que ingresen en
procesos o aplicaciones empresariales.
 La integración de EDI mejora la rastreabilidad y los informes  porque los
documentos electrónicos pueden integrarse con una gama de sistemas de
TI para dar soporte a la recopilación de datos, la visibilidad y el análisis.
 La automatización de EDI permite experiencias positivas para el cliente  al
habilitar la ejecución eficiente de transacciones, así como la entrega rápida
y confiable de productos y servicios.  
Para las grandes organizaciones, EDI permite establecer de estándares entre los
socios comerciales, y de esta forma obtener beneficios constantes. Para las
organizaciones más pequeñas, la adhesión a EDI ofrece una mayor
integración con las grandes empresas, que tienen presupuestos elevados y una
fuerte influencia.

Implementación de EDI
Para algunas empresas, EDI puede ser difícil de implementar. Un motivo es la
necesidad de estar al día con los constantes cambios en las regulaciones de
gobierno, estándares y actualizaciones. También puede ser complejo, ya que tiene
que adaptarse a las necesidades globales de negocio. Por ejemplo, cada socio
comercial de una red B2B puede presentar requisitos individuales. A pesar de que
dos socios pueden ponerse de acuerdo sobre qué documento EDI utilizar, cada
uno puede tener requisitos de formato exclusivos que deben ser soportados. Estos
factores, entre otros, han llevado a muchas organizaciones a externalizar sus
soluciones de EDI.
Ya sea que se mantenga dentro o fuera de la empresa, existen algunas
condiciones básicas, funcionalidades y recursos necesarios para implementar EDI
de forma efectiva. Además de los factores como el acuerdo sobre los tipos de
documentos, los métodos de transmisión segura y el hardware y el software
necesarios, una implementación de EDI eficaz debería tener en cuenta:
Software de traducción o mapeo
Este tipo de software de transformación  toma campos como nombres,
direcciones, cantidades de moneda, números de pieza y cantidades, y los
correlaciona desde los formatos de aplicación empresarial en documentos
estandarizados y viceversa.
Funciones de empaquetar o desempaquetar por lotes
Estas funcionalidades dan soporte a grandes lotes de mensajes de EDI habilitando
remitentes y destinatarios para envolver y desenvolver transacciones. Las
transacciones se pueden agrupar o dividir en varias divisiones o áreas de negocio
de un socio comercial.
Mecanismos de enrutamiento de mensajes
Después de desempaquetar un mensaje, se necesitan mecanismos de
enrutamiento para clasificar los mensajes para grupos diferentes y entregarlos a
los destinos adecuados. Es posible que se requiera convertir los mensajes al
formato correcto, según el destinatario.
Acuerdos de socios comerciales (TPA)
TPA aclara los términos y condiciones, establece los estándares para documentos
empresariales y define los protocolos de comunicaciones y negocios entre socios
comerciales.

El futuro de EDI
Considere este escenario: un reembolso relacionado con un envío dañado se
activa utilizando un documento EDI 214, un mensaje de estado de envío del
transportista. El artículo enviado ha sido dañado de tal forma que no es utilizable o
no se puede vender. Probablemente surgirán discusiones relacionadas con un
reembolso.
En cadenas de suministro futuras, EDI será la funcionalidad principal de
intercambio de documentos para apoyar innovaciones, como el internet de las
cosas (IoT), blockchain e inteligencia artificial (IA)³. El EDI del futuro utilizará:
 Sensores de IoT incorporados en el embalaje de un envío y vinculados a
mensajes EDI 214 periódicos para mejorar la visibilidad de la condición del
paquete prácticamente en tiempo. 
  Tecnología de blockchain como base de los flujos de información EDI
para los envíos permite ofrecer una versión compartida de la información,
que puede ayudar a resolver rápidamente e incluso evitar discusiones sobre
un reembolso. 
 Un agente de IA que supervisa todos los eventos e información relevantes
conectados a un envío y puede identificar un evento que no cumple con las
normas. Los agentes de IA también pueden determinar si es necesario un
reenvío, analizar la fuente más eficiente de reemplazo, iniciar un nuevo
envío y aceptar un retorno autorizado.

Estudios de caso de EDI

Aplicación del sistema EDI en la cadena
logística
Con relación a la actividad logística, la transmisión de documentos a través del
sistema EDI se utiliza para distintos fines entre los que podemos destacar:

o Previsiones de pedidos
o Confirmación de pedidos
o Avisos de expedición
o Albaranes de entrega
o Bonos de recepción
o Documentos de contabilidad y financieros
o Etc…

Dado que el intercambio de documentos entre las empresas de forma electrónica

se ha realizado de acuerdo a ciertos convenios entre las mismas (horarios, orden,
etc..), se han desarrollado sistemas EDI adaptados a sus propias
necesidades, lo que ha dado lugar a desarrollar estándares sectoriales. A
título de ejemplo, vamos a indicar algunos de ellos:

o ODETTE (Organisation for Data Exchange by TeleTransmission in

Europe). Normas seguidas por las empresas del sector
automovilístico en Europa.
o DISH (Data Interchange in Shipping): EDI utilizado por transportistas
en Europa, que poco a poco van adoptando este sistema.
o AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial): Estándar
de las empresas de distribución en España
o Etc…

Ventajas del sistema EDI

Las principales ventajas que presenta el sistema EDI las podemos agrupar en las
siguientes:

 


o Un ahorro importante de tiempo, que se traduce en:

 Reducción de los niveles de inventario.
 Incremento de los movimientos de inventario.
 Mejora del espacio del almacén.
 Reducción de roturas de stock
 Reducción de situaciones de emergencias
 Reducción de costes de transporte.
 Mejora del conocimiento de nuestros proveedores
 Etc…

o Una reducción de errores y mejora de eficiencia, que se traduce en:

 Mejora en la planificación de embarque y recepción de mercancía.
 Mejora en la utilización eficiente del espacio de almacén.
 Reducción de problemas en la entrega.
 Menor tiempo dedicado a conciliar diferencias y errores.
 Reducción de problemas de pedidos incompletos.
 Menor devolución de pedidos.
 Reducción de errores en la entrada de datos.
 Mejor información sobre el estado de los pedidos.
 Etc…

o Una reducción de los costes administrativos, que se traduce en la

reducción o eliminación de tareas destinas a:
 Creación, edición o revisión de documentos.
 Archivo y recuperación de documentos.
 Comparación de documentos.
 Reducción de discrepancias en facturas.
 Reducción de papel.
 Menor tiempo dedicado a la conciliación de diferencias.
 Reducción de ajustes crédito - débito.
 Reducción de costes administrativos.
 Reducción de demora en los pagos y cobros.
 Eliminación del papel y el franqueo.
 Etc… 
Desventajas del sistema EDI
En la actualidad, el sistema EDI presenta dos desventajas fundamentales que
impiden su generalización a todas las empresas, que son:


o El elevado coste que supone para las pymes. La consecuencia es que

las empresas que entran a formar parte de las redes empresariales no son
necesariamente las más eficientes y productivas, sino aquellas con
capacidad financiera suficiente para poder invertir en el sistema
o La asimetría de las relaciones entre clientes y proveedores. De las dos
figuras principales en las que se basa el sistema EDI, la empresa central y
las empresas que prestan sus servicios a esa empresa central, las
relaciones se han caracterizado, tradicionalmente, por el dominio de las
primeras sobre las segundas. Las empresas centrales suelen imponer sus
condiciones, de manera que muchas veces se producen ineficiencias en el
conjunto de la actividad.

Las aplicaciones de Internet a este sistema permiten superar estas limitaciones,

avanzando en lo que se ha denominado la democratización del comercio
electrónico.

Los sectores que mas utilizan esta tecnología son: 

o El sector del automóvil, que tiene su propio lenguaje ODETTE. Los

sistemas de fabricación de automóviles modernos precisan
involucrar a los proveedores en el proceso productivo, con técnicas
como el just in time. El EDI se hace necesario para conectar
los fabricantes con sus proveedores.

o El sector de la distribución(servicios) es uno de los más activos

en el uso del EDI. Hay que destacar el empuje de la AECOC, la
Asociación Española de Codificación Comercial, que vela por el uso
del estándar internacional del sector EANCOM. Para conseguir que
empresas de menor tamaño operen con EDI, se ha apostado por el
servicio EDIWEB, que combina las ventajas del EDI con la sencillez
de Internet. 
 o El sector financiero(bancario) es otro de los sectores en el que se
aplica el EDI, por ser el medio necesario para las transferencias
interbancarias. 

o El sector sanitario, han introducido el EDI como método de

conectar a los proveedores de suministros con los centros
sanitarios. 

o En el sector farmacéutico, se utiliza el EDI entre los flujos de

información se dan entre los laboratorios y los mayoristas de
farmacia. 

o En el sector de material eléctrico, los fabricantes y distribuidores

también intercambian mensajes con el sistema EDI.  

o Otros sectores específicos son: las cadenas agroalimentarias,

ferretería y bricolaje, etc..

Las diferentes administraciones públicas están haciendo un esfuerzo muy

notable por incorporar la transmisión electrónica de datos como medio para
comunicarse entre ellas, así como para intercambiar información con los
usuarios. Asimismo, destacan los proyectos de la Seguridad Social y la Agencia
Española de Administración Tributaria, con sistemas de remisión electrónica de
documentos (tipo EDI) que apuestan por Internet.

Bibliografía
 https://www.ibm.com/es-es/topics/edi-electronic-data-
interchange#:~:text=EDI%2C%20que%20significa%20intercambio
%20electr%C3%B3nico,pedidos%20de%20compra%20o%20facturas.