La importancia de la gestión documental en las instituciones públicas, como mecanismo

para la lucha contra la corrupción.

Introducción

La gestión adecuada de los archivos en una institución pública se constituye en el reflejo

de su eficiencia y transparencia en actividades jurídicas, administrativas y prácticas. La

importancia del archivo es mucho más que recopilar documentación de manera indiscriminada,

al contrario, orgánico, la gestión documental es la clasificación ordenada de archivos vinculados

por un factor común de procedencia, los cuales permiten manejar la información histórica de una

organización de manera eficiente.

Considerando el concepto de archivística, establecido por Fuster (2020), se la puede

definir como las técnicas estandarizadas que se emplean a instancias de la administración de los

documentos que pertenecen a una organización o entidad, una empresa o una biblioteca, los

cuales guardan un orden histórico y contienen información ya sea de manera física o digital (p.

36).

Dentro de las instituciones públicas, es importante llevar un proceso archivístico de

manera adecuada, a fin de que exista una base de datos que permita a las entidades de control,

poder inspeccionar los procedimientos adoptados, especialmente en el manejo de fondos

públicos e ingreso de trámites, pues es aquí donde surge la problemática alrededor de la

información y los documentos, ya que los servidores públicos corruptos encargados del manejo

del archivo, tienen conocimiento de las fallas en la ejecución de procedimientos administrativos,

pudiendo manipular cualquier actividad en un beneficio individual o de otras personas, por

(Gil, 2019, p. 219).

Un caso común dentro de las instituciones públicas, especialmente las que tienen que ver

con la regulación y control, es la alteración, desaparición, falsificación y mutilación de los

documentos, por parte de servidores públicos, debido a la desorganización de la información, así

como en falta de procedimientos técnicos relacionados con la archivística, a la par este problema

se incrementa debido al desconocimiento de políticas documentales por parte de los entes

encargados de la inspección de los archivos.

Este problema ha generado, dentro del Ecuador, valiosas pérdidas de fondos públicos

debido a la manipulación de documentos, especialmente en la eliminación de glosas a

funcionarios que casualmente han huido del país, con cuantiosas sumas de dinero que no han

podido justificar. Esto es la muestra de la importancia que tiene contar con personas íntegras y

capacitadas técnicamente en archivística, para evitar el fraude al Estado causado por la alteración

o desaparición de documentos. Por tal razón en el presente ensayo se pretende establecer la

relación que tiene una ciencia tan importante como la gestión documental y archivo, en la lucha

contra la corrupción en las instituciones públicas.

La importancia de la gestión documental en las instituciones públicas

Los archivos han sido manejados a lo largo de la historia, sus inicios se remontan desde que el

hombre tuvo la necesidad de dejar plasmados sus conocimientos, pensamientos e historia,

es aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos en

lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos

(Romero & Cueva, 2021).

actividades administrativas realizadas por los funcionarios dentro de las entidades estatales, sin

embargo, debido al desconocimiento de la archivística como una técnica para la gestión

documental, estas han carecido de desarrollo sistémico y no han ido acorde a la modernización

del Estado.

La administración pública, consciente de la importancia de la gestión documental

integral, ha establecido una serie de normas y que permitan armonizar la gestión documental en

todo el territorio del Estado y en los tres niveles de administración. Estas normas no son muy

conocidas y, en consecuencia, poco seguidas en las distintas administraciones (Fernández &

Collado, 2020). En Ecuador, según la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, las

instituciones públicas deben estandarizar los procedimientos para cada una de las fases del ciclo

vital del documento, así como la preservación del patrimonio documental de la Nación con base

en las buenas prácticas internacionales, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el

cumplimiento de los requisitos de autenticidad, habilidad, integridad y disponibilidad de los

documentos de archivo, en beneficio de una gestión pública eficiente, eficaz y transparente.

En síntesis, la importancia de la gestión documental dentro de la función pública se centra

en evitar que haya algún tipo de alteración en los archivos, así como de su conservación

adecuada para garantizar la transparencia de los diferentes procesos ejecutados por las

instituciones del Estado, es decir, es una herramienta que facilita el control de procesos

administrativos a fin de evitar o sancionar actos de corrupción.

La corrupción es un fenómeno que afecta la gobernabilidad de los estados, menoscaba la

confianza de los ciudadanos en sus instituciones y sus funcionarios y pone en grave riesgo los

derechos fundamentales de las personas. Para tener una visión clara de la corrupción se debe

comprender que no es un fenómeno unitario ni unidireccional, no se concentra en un solo sector

económico o social, en una sola institución, y por ende no se explica por un solo factor, por el

contrario, la corrupción tiene diferentes formas y aparece de manera diversa en el escenario

social, político y económico.

Hay dos categorías muy diferentes de corrupción administrativa: la primera acontece

cuando por los actos corruptos se cometen de acuerdo con las reglas y la segunda cuando las

operaciones se desarrollan en contra de las reglas. En el primer caso, un funcionario está

recibiendo un beneficio de parte de un particular por llevar a cabo algo que debe hacer, según lo

dispone la ley. En el segundo caso, se cometen actos de corrupción para obtener servicios que el

funcionario tiene prohibido proporcionar (Rowland, 2019).

Es conocido que para cada acto de corrupción se requiere la adulteración, desaparición o

falsificación de documentos, con el fin de no dejar rastros del delito, es ahí donde el control de la

información tiene un papel preponderante en el control de este tipo de actos, mediante la

verificación de la documentación de manera oportuna y transparente. Hoy en día, en América

Latina y por ende en Ecuador, las instituciones públicas han sido sometidas al crimen organizado

transnacional, quienes buscan infiltrar este tipo de entidades con el objetivo de evadir los

mecanismos de control que puedan poner fin a sus ilícitos, por tal motivo es fundamental que los
funcionarios encargados de llevar la documentación realicen un trabajo íntegro para de esta

manera evitar que la corrupción sea un mal generalizado.

El vínculo entre el mal manejo del archivo y la corrupción en entidades del Estado

Es conocido que el poder siempre ha estado vinculado al control y gestión de los

documentos y viceversa. En ciertas ocasiones han sido empleados en pro de la población y otras

en provecho propio, para controlar a los ciudadanos, venganzas políticas y sobre todo para la

impunidad en actos de corrupción. Por tanto, a pesar de que el archivo debe ser un instrumento

vinculado generalmente a la toma de decisiones, el conflicto de intereses entre poderes existentes

a lo largo de la Historia ha comportado la apropiación o destrucción de documentos.

La corrupción paraliza un país y las posibilidades de crecimiento de sus ciudadanos, así

como limita sus derechos y libertades. Por ello, toda política de transparencia necesita de

criterios para la sistematización de la información que producen las instituciones públicas y que

constituye la evidencia de las decisiones de gobierno, de los actos de la autoridad que los llevan a

cabo. Cómo organizan y gestionan las instituciones públicas la información que generan es

crucial para asegurar la calidad y precisión de la información que ofrecen a la ciudadanía. Por

tanto, toda política institucional de transparencia debe acompañarse de una política de gestión

documental que incida en cómo las instituciones sistematizan datos, resguardan información y

valoran documentación.

En consecuencia, se puede decir que quienes diseñan una política archivística

determinada tienen un control sobre la gestión política, administrativa y económica del poder y

de la sociedad.

Conclusiones
Considerando los antecedentes antes analizados se puede concluir que:

Los documentos públicos son esenciales para el desempeño de las funciones del Estado y

los servicios al ciudadano, así la administración y la cultura se ven afectadas por la falta de

eficiencia, eficacia y equidad en la gestión de los documentos. La desorganización de estos crea

oportunidades para que los corruptos no puedan ser descubiertos, generando en la sociedad una

sensación de impunidad.

El papel que cumplen los técnicos de archivo, en contra de la corrupción es vital porque

debe convertir la documentación en un mecanismo para el ejercicio de derechos; su aporte es

esencial en la eficiencia y la normalización de todos los trámites. Los archivos deben reflejar la

transparencia de los procesos, los mismos que deben generalizarse en toda la institución, bajo el

control de sistemas y funcionarios que garanticen la integridad del proceso documental.

Bibliografía

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Gil, C. (2019). La función archivística y su incidencia en la corrupción administrativa. Revista

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Romero, A., & Cueva, M. (2021). La gestión documental y archivo en instituciones públicas de

la provincia de Cotopaxi. Revista de Ciencias Administraivas y Económicas UTC, 55-65.

Rowland, M. (2019). Visión contemporánea de la corrupción. La hora de la transparencia en

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