UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA
CEI: Central
Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración
Curso: Creación Empresarial 1
Horario: sábado 7 AM
Tutor: Edgar Alfredo, Sigüenza López

Tarea 3

Nombre: Jalil Aranki Contreras

Carné: 15000722
Fecha de entrega: 12 de febrero 2023
Semana a la que corresponde: Semana 4
Indice
Introducción....................................................................................................................3
Objetivos........................................................................................................................4
GESTIÓN DOCUMENTAL..................................................................................................5
1. Gestión documental (concepto y objeto)...........................................................................5
Concepto......................................................................................................................................................5
Objeto..........................................................................................................................................................5

2. Propósito de la gestión documental...................................................................................5

3. Enfoque clásico (formas impresas y análisis.......................................................................6
Importancia de las formas impresas...........................................................................................................6
Análisis.........................................................................................................................................................6

4. Enfoque digital (software y herramientas).........................................................................8

Enfoque digital.............................................................................................................................................8
Software para crear formatos.....................................................................................................................8
Herramientas...............................................................................................................................................9

5. Ventajas de la gestión documental..................................................................................11

Preguntas.....................................................................................................................12
1. ¿Por qué es importante la gestión documental en las empresas?....................................12
2. ¿Cómo puede comprobarse la efectividad de la gestión documental en las empresas?...12
3. ¿En qué casos es necesario o aconsejable el uso de formas impresas?............................12
4. ¿Con qué actividades (puestos o áreas) empresariales relaciona los diferentes programas:
para generar formatos, para generar formatos gráficos, ¿para generar formatos de red?......12
5. ¿Es posible cuantificar las ventajas de la gestión documental? ¿Cómo?..........................12
Diagnóstico Empresarial...............................................................................................13
1. Describa los principales pasos o etapas de forma general de cómo se lleva a cabo la
gestión de documentos en su organización.............................................................................13
2. Identifique las ventajas y desventajas de la actual gestión documental en su organización.
13
3. Describa como se realiza la gestión de documentos de forma específica en su puesto de
trabajo.....................................................................................................................................14
4. Identifique las ventajas de las principales formas impresas en su organización y
recomiende las mejoras que considere convenientes..............................................................14
5. Plantee una reducción de formas impresas, cuáles se podrían eliminar y cuáles se
deberían convertir en digitales en su organización..................................................................14

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Conclusiones.................................................................................................................15
Recomendaciones.........................................................................................................16
E-grafía.........................................................................................................................17

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 Introducción

La gestión documental hace referencia a todas aquellas prácticas o técnicas que

se utilizan en una organización, incluyendo su creación, su conservación, el
tiempo de esta o la eliminación de estos, entre otros aspectos.
El tipo de documentación a la que se refiere es también muy variado, y no solo
abarca los textos, sino también las imágenes que contiene.
Entre la documentación más comunes están las actas, los informes, nóminas,
contratos, acuerdos, facturas, expedientes.
Dependiendo del tipo de organización a la que nos refiramos, la gestión
documental podrá agruparse de distintas formas, en la primera de ellas se pueden
incluir todas las facturas de los proveedores.
Dentro de la parte comercial de la gestión documental, si incluyesen todos los
expedientes de los clientes, la digitalización abarca también dichas relaciones con
los clientes.

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 Objetivos

1. Aprender a fortalecer los archivos de la gestión documental mediante la

actualización de las técnicas de conservación y preservación de los
documentos e innovar en la gestión de la información sistematizada.

2. Poder establecer políticas de conservación de documentos en soporte

papel y en soporte electrónico.

3. Poder organizar la forma homogénea y eficaz la documentación

administrativa.

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 GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Gestión documental (concepto y objeto)

Concepto.
Es un documento impreso o que está plasmado en un formato electrónico,
generalmente contiene información fija escrita y espacio para información variable.
Objeto.
Es un sistema que transmite datos e información organizacional más sencillo,
claro y funcional. Toda vez que se permite ordenar, sistematizar y orientar el
manejo de cualquier otro recurso en términos.
2. Propósito de la gestión documental
 Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de la
organización.
 Identificar y proteger información vital.
 Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos.
 Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
 Administrar efectivamente los recursos y sistemas destinados al manejo de
la información de la entidad.
 Interrelacionar correctamente la gestión documental con la estructura
organizacional,
 Evaluar la gestión documental de la organización.

Enfoques
La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos
de información en una organización.
Como parte fundamental del manejo y tratamiento de la información es
conveniente disponer de un enfoque digital, pues este recurso aumenta la calidad
de los datos, depurándolos y confirmándolos automáticamente.

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 3. Enfoque clásico (formas impresas y análisis
Importancia de las formas impresas
Por lo general, las operaciones administrativas se efectúan en una organización
requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas
operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas es necesario
tener en cuenta los siguientes aspectos:

El grado en Que constituyen

que permiten un vehículo
La cantidad
El costo que imprimir confiable para
Su contenido que de ellas generar y
representan celeridad y
se utiliza transmitir
cohesión a las información
acciones

Análisis
Cuando se analizan las condiciones materiales de una forma, deben considerarse
los aspectos siguientes:

Formas cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño

de los equipos en que se procesan lo son excesivas
para los datos que contienen.

Duplicación de formas para un mismo fin. Exceso de formas de poco uso.

Formas cuyo diseño no satisface el

Formas con un número de copias innecesario.
propósito para el que fueron creadas.

Formas para trámites en las que no son necesarias, o

sin la forma y contenido requeridos.

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Fuentes de información
Po lo general, las fuentes a las que recurre una organización suelen ser diversas.
Entre la más comunes se pueden mencionas.

Propuestas por
un fabricante de
papel o
De uso interno
diseñador
profesional

Requeridas por
una instancia Diseñadas para
externa para su presentar
uso exclusivo FUENTES DE resultados
INFORMACIÓN

Producto de un
Elaboradas por
De uso consultor
una autoridad
comercial externo
común

Requerimientos para su uso

En una organización, la existencia en mayor o menor medida de formas obedecen
a necesidades específicas de trabajo. En función de los factores siguientes:
Externos
El instrumento jurídico que las crea.
Las pautas dictadas por el órgano de gobierno,
La desagregación de funciones derivadas de su base legal.
La determinación de objetivos y programas,
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La definición de procesos.
Los sistemas que se desarrollan para apoyar los procesos y programas.
La traducción en procedimientos y, por ende, en operaciones de las actividades.
El establecimiento de estrategias de negocio.
El proceso de toma de decisiones.

Externos
Por cambios en las condiciones del entorno.
Por decisiones tendientes a la globalización,
Por pactos o convenios nacionales e internacionales.
En atención a demandas de clientes proveedores.
4. Enfoque digital (software y herramientas)
Enfoque digital
Toda organización necesita de documentos y archivos para comunicar, almacenar
y preservar la información.
La gestión documental de los archivos en papel y de los archivos electrónicos es
la clave en la búsqueda de éxito en mercados cada vez más competitivos.
Software para crear formatos
Comprende programas en los cuales se puede construir una gran variedad de
formatos.
Programas más comunes para generar formatos
Estas herramientas son las más utilizadas por distintas profesiones debido a su
sencillo manejo y porque son estandarizados a nivel mundial en distintas
plataformas.
Acrobat X Pro
Microsoft Access
Microsoft Word
Microsoft Power Point
Apache OpenOffice
Programas para generar formatos gráficos
Los siguientes programas sirven para generar elementos gráficos, por lo que
permiten crear una gran variedad de formatos usando imágenes, colores, gráficas,
números; sin embargo, no es posible programar datos para uso más eficiente de la
información.
Photoshop
Illustrator
Corel Draw
In Design
QuarkXPress

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Programas para poder generar formatos en la red
Con los siguientes programas es posible generar elementos que podemos
combinar con programación para hacerlos interactivos a través de sitios web.
Cabe destacar que estos programas necesitan un mayor nivel de instrucción y son
comúnmente usados por diseñadores gráficos.
Adobe Flash
Adobe Dreamweaver
Adobe Firewoks
Opinio
Lenguaje PHP
Question Writer
Google Docs
Jot Form

Herramientas
Una vez que se ha decidido qué tipo de software se va a utilizar para gestionar la
documentación, se debe contar con ciertas herramientas para poder incorporarla,
entre ellas están:
Alta de documentos. Se crean nuevos documentos con posibilidad de una
preindexación automática.
Búsqueda de documentos. Se accede a una biblioteca o carpeta y mediante
índices se efectúa la búsqueda por medio de herramientas como identificadores,
fechas, por conceptos o palabras clave.
Navegación de documento. Una vez seleccionado un documento en pantalla de
búsqueda puede accederse a su navegación y realizar las operaciones de
avance/retroceso entre páginas, lanzamiento de archivos, edición de imágenes,
copia/movimiento a otros documentos, envío por email y zip.
Administración de usuarios. Los usuarios se clasifican según sus niveles de
privilegios, los que indican si son usuarios se sistema o si sólo tienen acceso para
la búsqueda, indexación o alta.
Administración para alta/baja de carpetas o bibliotecas. Administración para
alta/baja de carpetas y bibliotecas y su información asociada. La jerarquía de los
documentos comienza por una biblioteca, la cual contiene distintas carpetas, en
las cuales se definen los metadatos y se incluyen los documentos.

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Exportación CD. Exportación CDROM que configura el tamaño, disponible del
dispositivo de destino. Genera un directorio para posteriormente grabarlo mediante
aplicación externa del sistema.
Exportación/grabación. Grabación directa a CDROM a través de interfaz propio
del sistema, el proceso se controla sin necesidad de poseer otros programas de
grabación de CDROM.
Importación CD. Importación de dispositivos previamente generados por el
sistema. Permite la importación selectiva o completa, pero existe la posibilidad de
sólo copiar los valores de los índices y mantener las imágenes y los archivos en el
dispositivo externo.
Indexación. Herramientas para crear o modificar metadatos asociados a los
documentos, permite varios modos de funcionamiento para ayuda en la
introducción masiva de datos: indexación automática, mantener datos y posición
de índices.
Hojas de control. Estas herramientas sirven para automatizar el proceso de
escaneo de documentos. Están conformadas por una hoja en papel impresa con
diversos gráficos que indican al módulo de escáner diversos parámetros, tales
como separador de documento, brillo, contraste, resolución y tamaño de página.
Estadísticas BS. Generan estadísticas resumidas de varios parámetros
importantes de la base de datos: tamaño ocupado, número de páginas, de
documentos o de usuarios.
Agenda. La agenda puede ser de dos tipos: usuario del sistema o de recursos.
Una agenda determina los días en los que un usuario o recurso dispone de un
evento (cita, reunión).
Mensajería interna. Permite enviar mensajes entre usuarios conectados o no en
ese momento al sistema. Si lo está, aparecerá en el listado de mensajes del
usuario destinatario de forma inmediata.

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 5. Ventajas de la gestión documental
Ventajas de uso
 Reducción significativa de los tiempos de respuesta, ya que se elimina el
tiempo que se requiere para trasladar documentos de un lugar a otro.
 Reducción significativa del gasto de papel, del espacio de almacenamiento
físico y del envío de documentos.
 Centralización de los datos en un entorno protegido del acceso de personal
no autorizado.
 Control del acceso a los datos, para saber qué usuario accede a
determinado documento.
 Búsqueda y localización inmediata de documentos, sin necesidad de
movimientos físicos, y posibilidad de búsquedas condicionales basadas en
los metadatos (índices).

Ventajas por concepto

Espacio. Permite, por la eliminación de papeles o por la ya inexistente necesidad
de archivo in situ, destinar el espacio antes dedicado a almacenamiento de
documentación a la actividad empresarial que se prefiera.
Tiempo. Organizar y archivar sus documentos suponen gran cantidad de horas
perdidas en algo que no es propiamente su actividad. En muchas ocasiones,
buscar documentos que no aparecen o pedir duplicados suponen perder un
valioso tiempo. La información tratada de modo informático acaba con este
problema.
Seguridad. Un sistema de este tipo evita de modo definitivo el extravío de
información y documentos, la realización periódica de copias de seguridad
informática permite, en caso necesario, duplicar sin esfuerzo y recuperar todos los
documentos.
Transporte y envío de documentos. En un Cd se pueden almacenar más de
6,000 páginas de información, lo que permite transportar sin esfuerzo grandes
cantidades de datos de un sitio a otro. Por otro lado, los documentos en formato
digital pueden ser enviados y recibidos a través de internet en cuestión de
minutos.

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 Preguntas

1. ¿Por qué es importante la gestión documental en las empresas?

Porque por medio de ellas las empresas pueden ser más eficientes en el uso de la
información y evita la pérdida de documentación porque todos ellos estarán
identificados en un único sistema, así mismo evita perder el tiempo en recuperar la
documentación.

2. ¿Cómo puede comprobarse la efectividad de la gestión documental en

las empresas?
Primero hay que revisar la arquitectura de sistemas existente, inventariando las
plataformas desktops, de servidores y de red. A continuación, deben identificarse
los componentes del sistema de proceso de imágenes, estaciones de trabajo,
escáner, impresoras, redes y servidores, que tienen que adquirirse o modificarse.

3. ¿En qué casos es necesario o aconsejable el uso de formas impresas?

Cuando en la empresa se necesite algún documento que haga validez de la
ejecución de actividades. Cuando estas actividades son constantes y varían en
continuidad se utilizan formas impresas cuyo uso incide de manera directa tanto
en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se
maneja.

4. ¿Con qué actividades (puestos o áreas) empresariales relaciona los

diferentes programas: para generar formatos, para generar formatos
gráficos, ¿para generar formatos de red?
Los formatos gráficos necesitan un mayor nivel de instrucción y son comúnmente
utilizados por diseñadores gráficos.
Los formatos de red con estos programas podemos interactuar en la web. Este
tipo de formato es más utilizado por los diseñadores gráficos.

5. ¿Es posible cuantificar las ventajas de la gestión documental?

¿Cómo?
Si se puede.
Se cuantifica cuando hay eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de
documentos y expedientes.

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Con el ahorro de costes porque en general se reducen los espacios donde
preservar la documentación.
Con el ahorro de tiempo porque al tener los documentos digitalizados es más fácil
de encontrar y recuperar documentación agilizando las tareas dentro de la
organización,

Diagnóstico Empresarial

1. Describa los principales pasos o etapas de forma general de cómo se

lleva a cabo la gestión de documentos en su organización.
Modalidad de inscripción de beneficiarios con papelería correspondiente para
poder afiliarse al IGSS:
Beneficiaria esposa (inscripción)
Certificado de matrimonio (vigente de 6 meses)
DPI del afiliado
DPI de la beneficiaria
Beneficiarios hijos
Certificado de nacimiento del beneficiario (vigencia de 6 meses)
DPI de papá del beneficiario
DPI de mamá del beneficiario
En el caso de inscripción de beneficiarias, en ambos deben presentar el formulario
DRPT-S) lleno, firmado y sellado por el patrono.

2. Identifique las ventajas y desventajas de la actual gestión documental

en su organización.
Ventajas:
Las ventajas que tiene presentar sus documentos para inscripción den el IGSS,
son:
Atención médica general con especialistas
Exámenes médicos
Tratamientos de enfermedades crónicas como diabetes, cáncer, hipertensión y
VIH, entre otras comorbilidades.
Atención médica a los hijos de los asegurados, hasta los 7 años
Todos estos beneficios pueden gozarse siempre y cuando exista una inscripción
con papelería correspondiente.
Desventajas:
Estas están en no poder ser inscritos al no llenar los requisitos solicitados y por lo
mismo no se le puede dar ningún beneficio a la persona.

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 3. Describa como se realiza la gestión de documentos de forma
específica en su puesto de trabajo.
Por el momento en el área que me encuentro que es enfermería, no tramitamos
ninguna clase de documentos solamente recibimos oficios y circulare que nos
hacen llegar de la dirección médica o de la jefatura de enfermería.

4. Identifique las ventajas de las principales formas impresas en su

organización y recomiende las mejoras que considere convenientes.
Dentro de la institución todo anuncio impreso consigue la atención del afiliado y no
se olvida fácilmente (tiene mayor auge en la persona que lo ve), y a su vez
provoca en la persona tener duda y consultar de alguna u otra forma.
Una de las mejoras es que cerca de algún anuncio impreso hubiera un edecán
para resolver las dudas y evitar que los pacientes anden de un lado a otro ver con
quien se avocan para resolver lo que les genera duda.

5. Plantee una reducción de formas impresas, cuáles se podrían eliminar

y cuáles se deberían convertir en digitales en su organización
Reducir los manuales de ética que hay en el instituto y digitalizarlo para que la
información sea más accesible al personal que labora en la institución, porque hoy
en día solo algunos cuántos tenemos ese manual y hay varias copias, pero no han
sido entregadas a todos los empleados, esto genera un gasto innecesario.

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 Conclusiones

1. El sistema de gestión documental como apoyo a la gestión de

documentación, es una herramienta importante para la institución, debido a
que permite administrar y agilizar el flujo de los documentos y de
información, sin restricciones en tiempo y espacio.

2. Las herramientas tecnológicas para implementar se apoyan en las buenas

prácticas de otras instituciones, con una base fundamental para organizar e
identificar los documentos.

3. La gestión de información, documental y del conocimiento, ordenadas de

manera adecuada, garantizan que la información y el conocimiento de la
organización fluyan en el lugar adecuado de la organización y se utilice por
las personas indicadas, para la toma correcta de decisiones.

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 Recomendaciones

1. Proteger los documentos a través de bases legales y que éstos se

conserven y permitan además un uso adecuado de la información.

2. Implementar los procedimientos y normativas, de forma que se estandarice

la rutina del trabajo empleado por el área del Archivo.

3. Colocar una computadora en el Área de Archivo Técnico que contenga la

base de datos de las carpetas en físico resguardadas en la sala para
automatizar la búsqueda de las carpetas (expedientes de pacientes).

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 E-grafía

Fincowsky, E. B. (2014). Organización de Empresa 1. México: Mc Graw Hill Education.

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