PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

La ADRES está adelantando los estudios previos para contratar el objeto descrito en el presente documento,
por lo que requiere realizar el estudio de mercado y el análisis del sector respectivo.

1 ASPECTOS GENERALES DE LA FUTURA COMPRA Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Objeto

Contratar los servicios para la implementación de trámites y otros procedimientos administrativos en la sede
electrónica de la Plataforma Impulsa de la ADRES, así como su soporte y mantenimiento en alineación con la
Política de Gobierno Digital.

Alcance del objeto

La ADRES en el proceso de implementación de la plataforma tecnológica robusta y confiable ha adquirido

diferentes herramientas para atender las necesidades de licenciamiento que permitan soportar adecuadamente
los aplicativos misionales y de apoyo de la entidad, para ello adquirió una solución de sede electrónica para la
ADRES – denominada Plataforma Impulsa, a través de la cual se pueden publicar los trámites, procesos y
procedimientos de la entidad, así como iniciar con el proceso de desmaterialización de dichos trámites,
posibilitando una mejor comunicación con el ciudadano y el cumplimiento de los estándares señalados por el
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Para tal fin se desplegó la sede electrónica
de la Plataforma Impulsa en la Nube Publica de ADRES, sobre la cual se han configurado y puesto en
funcionamiento dos formularios de tramites de solicitud con la correspondiente carpeta ciudadana para los
usuarios con el siguiente alcance:

1. Tramite Devolución de Aportes: Cuando un aportante realiza un pago erróneo al sistema de salud del
régimen contributivo podrá solicitarle la devolución de dicho pago a la EPS – EOC quien evalúa su
viabilidad y radicará la solicitud la primera semana de cada mes ante la ADRES en las condiciones
que esta defina para dicho propósito. La solicitud presentada por la EPS – EOC podrá ser aprobada o
rechazada de acuerdo con las validaciones de negocio aplicadas para verificar la consistencia de la
información. En caso de aprobación, la ADRES efectúa la devolución del pago erróneo a la EPS –
EOC para que esta lo devuelva al aportante.

2. Reclamación de Persona Natural: Formulario para radicar la solicitud de los paquetes de

reclamaciones de personas naturales por concepto del reconocimiento y pago de las indemnizaciones
por incapacidad permanente, muerte o auxilio funerario de las víctimas de accidentes de tránsito sin
SOAT o con vehículos no identificados, eventos catastróficos de origen natural o eventos terroristas.

En este sentido y a fin de mantenerse al día en los nuevos retos de digitalización y automatización de trámites
señalados por las normas, se requiere contratar los servicios de soporte y mantenimiento además de realizar
las renovaciones que se requieran para garantizar sus funcionalidades vigentes y se encuentren a la vanguardia
de las actualizaciones, parches y versiones liberadas por el fabricante de dicha plataforma.

Página 1 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

Adicionalmente se pretende llevar a cabo la implementación de nuevos trámites y otros procedimientos

administrativos, por lo que se debe renovar el servicio incluyendo el soporte necesario para brindar ayuda ante
el desarrollo de nuevos trámites de estas características o de otros de complejidad mayor.

Actualmente, la entidad cuenta con la garantía y soporte técnico para la solución de sede electrónica desde el
2 de enero y hasta el 1 de julio de 2023, que incluye el suministro e instalación de actualizaciones, parches,
correcciones y raleases para los componentes de la solución, por cuanto es preciso asegurar la disponibilidad
del servicio de soporte especialmente para garantizar la calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad,
neutralidad e interoperabilidad de la información, procedimientos, servicios y trámites ofrecidos por este medio,
en este sentido se precisó realizar la renovación del soporte y derecho a actualizaciones disminuyendo la
probabilidad de que se materialicen riesgos y amenazas en su operación; de acuerdo con lo anterior el tema
de garantías respecto de los posibles proponentes se encuentra establecido en el anexo técnico de esta
solicitud de información a proveedores.

Para continuar con la evolución tecnológica y lograr una mayor madurez, así como el pleno cumplimiento
normativo, es necesario que el software de sede electrónica de la Plataforma Impulsa sea integrado y
parametrizado de conformidad con las necesidades puntuales de la ADRES.

Así las cosas, para dar continuidad al proyecto de sede electrónica y aprovechar las funcionalidades del
software implementado ( Plataforma Impulsa) , es necesario realizar una segunda fase que permita evolucionar
las capacidades de la sede electrónica, a través de las siguientes actividades:

1) Servicio de implementación de nuevos trámites, servicios o procedimientos en la sede electrónica de la

Plataforma Impulsa de la ADRES mediante la modalidad de bolsa de horas.

Corresponde a la adecuación del módulo de Sede Electrónica de la Plataforma impulsa a los requerimientos
técnicos del sistema. La implementación incluye actividades de:
i) planeación,
ii) recopilación y análisis de requerimientos,
iii) diseño,
iv) adaptación y configuración,
v) integración e interoperabilidad,
vi) migración de datos,
vii) pruebas y salida en vivo, y
viii) estabilización.

Mediante la modalidad “Bolsa de Horas” el Contratista debe asignar horas hombre para su consumo en
cualquier etapa de implementación de la Solución. El número de horas será proporcional al presupuesto que la
ADRES destine para tal fin (Ver documento adjunto denominado ANEXO - ESPECIFICACIONES TECNICAS.

2) Servicio de mantenimiento y soporte de la Plataforma Impulsa durante los periodos especificados.

Consiste en prestar los servicios de soporte y mantenimiento de la Plataforma Impulsa de acuerdo con las
condiciones técnicas establecidas en el numeral 6 del documento adjunto denominado ANEXO -
ESPECIFICACIONES TECNICAS.

Página 2 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

Servicios que se encuentran sustentados en los siguientes parámetros normativos así:

Norma Título
Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Acuerdo 038 de Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
2002 (AGN)
Ley 1341 de 2009 Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y
la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–
, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.
Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
2012 artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia
de gestión documental para todas las entidades del Estado.
Decreto 2364 de Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma
2012 electrónica y se dictan otras disposiciones
Decreto 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos
y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras
disposiciones.
Ley estatutaria 1581
Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
de 2012
Por medio del cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012
Acuerdo 004 de y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
2013 (AGN) aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas
de Valoración Documental
Ley 1709 de 2014 Por medio de la cual se reforman algunos artículos de la Ley 65 de 1993, de la Ley
599 de 2000, de la Ley 55 de 1985 y se dictan otras disposiciones.
Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la
información pública nacional y se dictan otras disposiciones
Acuerdo 002 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
(AGN) organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones
Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación
(AGN) de Documentos” de la Ley 594 de 2000
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en
Acuerdo 003 de cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de
2015 (AGN) medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437
de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto
2609 de 2012
Decreto 1069 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Justicia y del

Página 3 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

2015 Derecho.
Ley 1955 de 2019 Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2018 – 2022, “Pacto por Colombia, Pacto por
la Equidad”
Decreto 620 de 2020 Establece lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos
digitales.
Decreto 088 de 2022 Por el cual se adiciona el Título 20 a la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único
Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
Decreto 1078 de 2015, para reglamentar los artículos 3, 5 Y 6 de la Ley 2052 de 2020,
estableciendo los conceptos, lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización
y automatización de trámites y su realización en línea
Decreto 767 de 2022 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Política de Gobierno Digital
y se subroga el Capítulo 1 del Título 9 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1078 de
2015, Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones

El detalle del alcance esperado se encuentra definido dentro del documento adjunto denominado ANEXO -
ESPECIFICACIONES TECNICAS y en el acápite “Obligaciones específicas del contratista” de este
documento.

Plazo de ejecución

El plazo de ejecución del contrato será hasta el 31 de diciembre de 2023 o hasta agotar el presupuesto, lo
primero que ocurra. A partir, de la fecha de suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos
de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Lugar de ejecución

El servicio será prestado en la ciudad de Bogotá D. C., en las instalaciones de la Administradora de los Recursos
del Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES, la cual se ubica en Avenida El Dorado Calle 26
No. 69-76 Edificio Elemento Torre 1 Pisos 16,17 y 18.

Obligaciones específicas del contratista

1. El adjudicatario deberá presentar el equipo mínimo de trabajo requerido el cual debe ser aprobado por
el supervisor a la fecha de firma del acta de inicio. La ADRES revisará los documentos soporte para su
aceptación y verificará el cumplimiento de los requisitos de formación académica y de experiencia
exigidos por la Entidad y que se encuentran establecidos en el documento denominado anexo de
especificaciones técnicas que hace parte integral de este documento. Así mismo, si el Contratista
durante la implementación del contrato requiere realizar cambios deberá notificar a la ADRES con la
debida antelación y presentar el nuevo perfil profesional que cumpla con los requerimientos
establecidos por la ADRES. Los cambios de personal por solicitud del contratista o por renuncia no
deberán superar los dos (2) días hábiles. En el evento en que la supervisión por parte de la ADRES
evidencie que el personal que integra el equipo de trabajo compromete o pone en riesgo la seguridad
de la información objeto del contrato y de la ADRES con sus actuaciones o no disponibilidad recurrente,
la entidad solicitará el cambio inmediato del personal. En todo caso, el personal propuesto como

Página 4 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

reemplazo deberá cumplir con las condiciones mínimas de formación académica y de experiencia
exigidas por la ADRES.
2. Disponer del equipo de trabajo requerido durante la ejecución del contrato, que contemple como mínimo
los roles, perfiles y experiencia que se describen en el documento adjunto denominado ANEXO -
ESPECIFICACIONES TECNICAS - Equipo de trabajo, el cual deberá ser presentado conforme
necesidad de la ADRES en un plazo máximo de tres (3) días hábiles una vez se realice la solicitud.
3. Cumplir con la totalidad de los requerimientos establecidos en el documento adjunto denominado
ANEXO - ESPECIFICACIONES TECNICAS que hace parte integral del presente documento.
4. Cumplir con la normatividad del Archivo General de la Nación, Ministerio de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, Directivas y Circulares Presidenciales y demás normas asociadas.
5. Cumplir los lineamientos, guías, estándares vigentes establecidos en la Política de Gobierno Digital.
6. Realizar la cesión de derechos patrimoniales de autor a la ADRES de todos los desarrollos que se
realicen en virtud de la ejecución del contrato, para lo cual se deberá realizar el debido registro en la
Dirección Nacional de Derechos de Autor.
7. Implementar los trámites y otros procedimientos administrativos en la sede electrónica de la Plataforma
Impulsa de conformidad con lo definido contractualmente.
8. Prestar los servicios de mantenimiento y soporte técnico de la Plataforma Impulsa.
9. Ejecutar la totalidad del contrato atendiendo al plan de trabajo pactado entre las partes y aprobado por
el supervisor del contrato, allegando los siguientes entregables de acuerdo con la etapa respectiva:

Ítem Id Etapa / Actividad Entregables

9.2.1. Planeación
9.2.1.1. Reunión de lanzamiento del Proyecto • Acta reunión de presentación Kick-off
• Documento de informe de Kick-off
9.2.1.2. Elaborar y entregar la Carta de Proyecto • Documento - Carta de Proyecto
9.2.1.3. Elaborar y entregar el Plan de Proyecto • Documento - Plan de Proyecto
Preparar y entregar el Cronograma de Proyecto • Documento de cronograma de Proyecto y archivo en
Microsoft Project
9.2.1.4. Suministrar la Herramienta de Proyectos automatizada • Herramienta de Proyectos automatizada y
configurada
9.2.1.5. Entregar información detallada de la infraestructura de TI • Documento - Información detallada de la
requerida infraestructura TI requerida por la Solución
Elaborar y entregar la metodología para la • Documento - Metodología para la Implementación
Implementación iterativa e incremental de los trámites en iterativa e incremental de trámites en la Plataforma
la Plataforma
9.2.1.6. Elaborar y entregar la metodología de estimación de • Documento - Metodología de estimación de esfuerzo
esfuerzo y consumo del servicio de bolsa de horas. y consumo del servicio de bolsa de horas.
9.2.1.7. Transferir conocimiento al equipo de trabajo • Registros de capacitación

Página 5 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

Establecer equipo de trabajo básico para la ejecución • Hojas de vida presentadas, con sus soportes, de
del contrato quienes conforman el equipo de trabajo del proyecto.
Informe de habilitación de equipo de trabajo, el cual
debe ser aprobado por la Supervisión del contrato.
Contiene una lista de chequeó donde se evidencie el
cumplimiento de lo que indica la actividad.
9.2.1.8. Definir criterios de aceptación • Documento donde se definan los criterios de
aceptación para los entregables del proyecto.
9.2.1.9. Elaborar inventario • Inventario de trámites, servicios o procedimientos a
adaptar en la Plataforma.
9.2.2. Recopilación y análisis de requerimientos
9.2.2.1. Recopilar información • Trámites, servicios o procedimientos que sean
susceptibles de ser informatizados y su nivel de
prioridad atendiendo a distintos criterios.
• Catálogo de información
9.2.2.2. Elaborar manual de procedimientos • Manual de procedimientos
9.2.2.3. Modelar los trámites, servicios o procedimientos • Procesos modelados y descritos en notación BPMN.
• Matriz de actores con relación de las
responsabilidades Vs los roles.
• Estimación de esfuerzo.
• Cronograma.
9.2.2.4. Elaborar Plan de Trabajo • Plan de trabajo
9.2.2.5. Ingeniería de requerimientos • Modelo conceptual y modelo de procesos en
notación BPMN.
• Diagramas de casos de uso y/o Historias de Usuario.
9.2.3. Diseño
9.2.3.1. Realizar el Análisis de Brecha del cumplimiento de • Documento - Análisis de brecha del cumplimiento de
requerimientos requerimientos
9.2.3.2. Elaborar el documento de Especificación de • Documento - Especificación de requerimientos
Requerimientos Funcionales funcionales
9.2.3.3. Elaborar una Matriz de Trazabilidad de Requerimientos • Documento - Matriz de Trazabilidad de
(MTR) Requerimientos (MTR)
9.2.3.4. Plan de Pruebas • Documento - Plan de pruebas

Página 6 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

9.2.3.5. Plan de Implementación y Configuración de la • Documento - Plan de implementación y

infraestructura requerida para el correcto funcionamiento configuración de la infraestructura requerida para el
de la Plataforma correcto funcionamiento de la Plataforma

9.2.3.6. Diseñar el Plan de Contingencia y Alta Disponibilidad de • Documento - Plan de contingencia y alta
la Plataforma disponibilidad de la Plataforma
9.2.3.7. Elaborar el Plan de Integración con la información de los • Documento - Plan de Integración con la información
sistemas con los que se va a integrar la Plataforma de los sistemas con los que se va a integrar la
Plataforma
9.2.3.8. Preparar un Plan de Migración de Datos con la definición • Documento - Plan de migración de datos con la
de la estrategia y los detalles técnicos para la migración definición de la estrategia y los detalles técnicos para
de los procesos la migración de los procesos

9.2.3.9. Elaborar el Plan de Capacitación de usuarios • Documento - Plan de capacitación de usuarios

9.2.4. Adaptación y configuración
9.2.4.1. Adaptación, instalación y configuración de la Plataforma • Solución adaptada, instalada y configurada en
en entornos de pruebas y producción entorno de pruebas y producción
• Documento - Informe de instalación y configuración
de la Solución en entorno de pruebas y
preproducción
9.2.4.2. Instalación y configuración de la Solución en entornos de • Solución instalada y configurada en entornos de
producción y contingencia producción y contingencia
• Documento - Informe de instalación y configuración
de la Solución en entornos de producción y
contingencia
9.2.4.3. Suministrar el entorno de desarrollo y cualquier entorno • Entorno de desarrollo (y adicionales)
adicional que requiera para la implementación de la • Documento – Informe de preparación, configuración
Solución y suministro de entornos de desarrollo (y
adicionales)
9.2.4.4. Elaborar el Documento de Configuración e Instalación • Documento - Configuración e Instalación de la
de la Solución para cada uno de los entornos Solución (para cada uno de los entornos)
9.2.5. Integración y migración de datos
9.2.5.1. Definir la configuración y requisitos mínimos en el • Documento – Informe de configuración y requisitos
servidor de seguridad para Plataforma de mínimos necesarios en el servidor de seguridad X-
interoperabilidad X-ROAD ROAD

• Interfaces en funcionamiento

Página 7 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

Implementar las interfaces con los sistemas de • Documento – Informe de implementación de las
9.2.5.2. información internos y externos que están interfaces estandarizadas con los sistemas de
estandarizadas (Marco de Interoperabilidad MinTIC) información internos y externos

9.2.5.3. Implementar las interfaces con los sistemas de • Interfaces en funcionamiento

información internos y externos que no están • Documento – Informe de implementación de las
estandarizadas interfaces no estandarizadas con los sistemas de
información internos y externos
9.2.5.4. Elaborar la documentación técnica y funcional de las • Documentación técnica y funcional de las interfaces
interfaces de la Solución con otros sistemas de de la Solución con otros sistemas de información
información
9.2.5.5. Realizar la migración (si aplica) de expedientes de • Expedientes
procesos en curso, con todos sus metadatos y • Documento – informe de migración de los
estructuras archivísticas y cargarlos a la Solución. expedientes de los procesos en curso.
9.2.5.6. Desarrollar las herramientas para la extracción y • Herramientas ETL desarrolladas e implementadas
transformación de datos • Documentación técnica y de uso de las herramientas
ETL
9.2.5.7. Realizar la extracción, transformación, limpieza y carga • Datos cargados en la Solución
de datos
9.2.5.8. Preparar el reporte de seguimiento a la información • Documento - Reportes de carga de datos
cargada
9.2.6. Pruebas y salida en vivo
9.2.6.1. Realizar las pruebas técnicas de la Solución en el • Pruebas técnicas satisfactorias
entorno de Producción • Documento – Informe de pruebas técnicas
9.2.6.2. Realizar las pruebas funcionales de la Plataforma sobre • Pruebas funcionales satisfactorias
la versión final que entrará en funcionamiento • Documento – Informe de pruebas funcionales
9.2.6.3. Salida en vivo de la Plataforma • Solución en vivo
• Documento – Informe de salida en vivo de la
Plataforma
9.2.6.4. Documentación de la Solución • Documentación detallada de la Solución
9.2.6.5. Realizar la transferencia de conocimiento • Capacitación técnica y funcional
• Documento – Informe y evidencias de las
actividades de transferencia de conocimiento
9.2.7. Estabilización

Página 8 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

9.2.7.1. Manuales, materiales y documentación necesaria para • Manuales, materiales y documentación necesaria
llevar a cabo la capacitación de la Solución para llevar a cabo la capacitación de la Plataforma
9.2.7.2. Capacitar al personal técnico de la ADRES • Capacitación impartida
• Documento – Informe y evidencias de las
actividades de capacitación
9.2.7.3. Impartir sesiones de capacitación a los Usuarios internos • Capacitación impartida
• Documento – Informe y evidencias de las
actividades de capacitación
9.2.7.4. Capacitación a los Usuarios externos • Capacitación impartida
• Documento – Informe y evidencias de las
actividades de capacitación
9.2.7.5. Brindar los servicios de soporte técnico y funcional a los • Capacitación impartida
Usuarios • Documento – Informe y evidencias de la prestación
de servicios de soporte técnico y funcional a los
usuarios
9.2.7.6. Actualizar la matriz de trazabilidad, la documentación • Documentación actualizada
técnica y funcional, diagramas, manuales, guías, entre • Documento – Informe detallado sobre la
otros actualización de documentos técnicos y funcionales
de la Plataforma
9.2.8. Aceptación Operacional
9.2.8.1. Aceptación Operacional de la Solución • Solución en estado operacional
• Documento - Acta de Aceptación Operacional de la
Plataforma
9.2.9. Servicios de mantenimiento y soporte
9.2.9.1. Servicios de mantenimiento y soporte a partir de la • Documento – Informe y evidencias de la prestación
salida en vivo. de servicios de mantenimiento y soporte técnico y
funcional a los usuarios.
9.2.10. Cierre del proyecto
9.2.10.1. Elaborar el informe detallado de consumo del servicio de • Documento – informe detallado de consumo del
bolsa de horas servicio de bolsa de horas
9.2.10.2. Elaborar el informe final del proyecto • Documento – Informe final del proyecto
9.2.10.3. Reunión para presentar el informe final del proyecto • Documento – Presentación del informe final del
proyecto
9.2.10.4 Promoción y difusión del sistema. • Piezas comunicacionales

Página 9 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

10. Presentar mensualmente los Informes de Gestión de Proyectos, los Requerimientos y los Controles de
cambio en donde se evidencien las actividades realizadas durante el respectivo periodo de tiempo, los
cuales deberán ser revisados y aprobados por el Supervisor.
11. Adjuntar una certificación del fabricante del software de la Plataforma Impulsa en la que indique que el
Proponente, es un distribuidor autorizado y calificado para vender y brindar servicios relacionados con
su uso como la adecuación, garantía, soporte técnico y actualización de versiones en Colombia de
acuerdo con los términos de este proceso. La certificación también es necesaria cuando el Proponente
es el fabricante del software, indicando que también vende el producto. La fecha de expedición de la
certificación no podrá ser superior a 60 días anteriores al cierre del proceso.
12. Cumplir con lo establecido en los ANS que se encuentran descritos en el documento adjunto
denominado ANEXO - ESPECIFICACIONES TECNICAS.
13. Las demás actividades que se deriven del objeto y naturaleza del contrato que designe el supervisor
del contrato.

Especificaciones técnicas

Para la presentación de las cotizaciones se deberá tener en cuenta las especificaciones técnicas del servicio
consignadas en el documento adjunto denominado ANEXO - ESPECIFICACIONES TECNICAS.

Entregables

Los entregables por cada servicio se encuentran consignados en el numeral 9.2 Entregables del documento
adjunto denominado ANEXO - ESPECIFICACIONES TECNICAS.

Los productos o entregables solicitados por cada servicio son de propiedad de la ADRES, por lo cual no pueden
contener leyendas, notas, aclaraciones o información similar que impida que la Entidad pueda usarlos,
distribuirlos, publicarlos o compartirlos libremente con terceros.

Equipo de trabajo

El contratista deberá presentar el equipo de trabajo en los términos consignados en el numeral 5.4. EQUIPO
CLAVE DE TRABAJO del documento adjunto denominado ANEXO - ESPECIFICACIONES TECNICAS.

Forma de pago

La ADRES cancelará al proveedor de acuerdo con la presentación y correspondiente aprobación de los

entregables pactados en documento adjunto denominado ANEXO - ESPECIFICACIONES TECNICAS y a las
siguientes reglas de conformidad con las actividades remuneradas:

• Primer pago: correspondiente al cumplimiento de la etapa de planeación. Esta suma se pagará dentro
del mes siguiente a la aprobación de los entregables de la etapa de planeación.
• Pagos mensuales:
o Por concepto de las actividades que se desarrollen mediante bolsa de horas se pagarán de
forma mensual, mediante la modalidad de mes vencido, de conformidad con el número de
horas requeridas, previa aceptación por parte del supervisor del contrato.
• Pago de soporte y mantenimiento, el cual se pagará por una sola vez y cubrirá estos servicios por el
periodo de un año.

Página 10 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

Los precios ofertados no estarán sujetos a ajuste alguno, razón por la cual el Contratista deberá prever en su
oferta que tiene que asumir los posibles incrementos que se ocasionen.

Nota 1: El valor por el cual se suscribirá el contrato corresponderá al valor total del presupuesto
oficial establecido por la ADRES para el presente proceso; no obstante, los valores que
efectivamente se pagarán al Contratista, serán los relacionados en la propuesta económica
adjudicada y el consumo de horas realmente ejecutado.

Nota 2: Los precios ofertados no estarán sujetos a ajuste alguno, razón por la cual el Contratista
deberá prever en su oferta que tiene que asumir los posibles incrementos que se ocasionen.

Nota 3: los precios ofertados deberán incluir todos los impuestos, tasas y contribuciones a que
haya lugar.

Los pagos se realizarán previo cumplimiento de las siguientes condiciones:

a) Presentación y aprobación de los informes y entregables, que den cuenta de la ejecución del contrato.
b) Verificación del Supervisor del pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social en
Salud, pensión y Parafiscales, si a ello hay lugar, según el porcentaje establecido en la Ley, de acuerdo
con lo estipulado en el parágrafo 1º del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo
244 de la Ley 1955 de 2019 y el Decreto 1273 de 2018, incorporado en el Decreto Único Reglamentario
del Sector de Salud y Protección Social 1072 de 2015.
c) Presentación de la factura (la cual debe cumplir con los requisitos exigidos en el Estatuto Tributario y
demás normas que lo modifiquen, adicionen o aclaren), o documento equivalente.

PARÁGRAFO PRIMERO: Si el contratista es auto – retenedor, deberá de manera obligatoria informar al Grupo
de Gestión Financiera de la Dirección Administrativa de la ADRES, tal condición, a fin de no realizar retención
alguna. La inobservancia de esta obligación exime de responsabilidad a la Administradora de los Recursos del
Sistema General de Salud.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La ADRES efectuará los descuentos de Ley del orden Nacional y Distrital vigentes y
conforme a las modificaciones de Ley, de acuerdo con la información tributaria suministrada por el contratista a
la Entidad y con la actividad objeto del contrato.

PARÁGRAFO TERCERO: Los pagos se realizarán a través de la cuenta de ahorros y/o corriente, acorde con la
certificación expedida por la entidad financiera aportada por el Contratista y con la factura electrónica exigida por
la DIAN.

PARÁGRAFO CUARTO: Si la factura no ha sido correctamente elaborada o no se acompaña con los

documentos requeridos para el pago, el término para este solo empezará a partir de la fecha en que se haya
aportado en la forma exigida la debida documentación. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán
responsabilidad del Contratista y no tendrá por ello el derecho al pago de intereses o compensación de ninguna
naturaleza.

PARÁGRAFO QUINTO: El contratista radicará la documentación antes citada, previo cargue en la plataforma
del SECOP II para aprobación del supervisor del contrato.

Página 11 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

PARÁGRAFO SEXTO: Los pagos se realizarán por parte de la ADRES con sujeción al Programa Anual
Mensualizado de Caja PAC.

Garantías que ADRES planea exigir

El Contratista deberá constituir dentro de los tres (3) días hábiles a la suscripción del contrato, en favor de la
Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud -ADRES, Garantía Única
de Cumplimiento en los términos del artículo 7 de la ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, que cubra
los riesgos en las cuantías y vigencias que se establecen a continuación:

AMPARO % VALOR VIGENCIA

Cumplimiento 20 Por una suma equivalente Desde la suscripción del

al veinte por ciento (20%) contrato, por el plazo del
del valor total del contrato contrato y un (1) año más
hasta la liquidación del
contrato

Calidad del Servicio 20 Por una suma equivalente Desde la suscripción del
al veinte por ciento (20%) contrato, por el plazo del
del valor total del contrato. contrato y seis (6) meses
más.

Pago de salarios, prestaciones 5 Por una suma equivalente Desde la suscripción del
sociales legales e al cinco por ciento (5%) contrato, por el plazo de
indemnizaciones laborales del valor del contrato ejecución del contrato y
tres (3) años más.

Seriedad de la Oferta 10 Por una suma equivalente Desde la presentación de

al diez por ciento (10%) la oferta y hasta la
del valor de la oferta aprobación de la garantía
de cumplimiento del
contrato.

PARÁGRAFO PRIMERO: Sin perjuicio de lo anterior, EL CONTRATISTA se obliga a mantener vigente la

garantía a que hace referencia la presente cláusula, durante el plazo que demande la ejecución del contrato,
así como la liquidación de este, si aplica, tal y como lo establece el Decreto 1082 de 2015.

PARÁGRAFO SEGUNDO: De conformidad con lo establecido artículo 2.2.1.2.3.1.18. del Decreto 1082 de
2015, la ADRES solicitará al Contratista restablecer el valor inicial de la garantía cuando con ocasión de las
reclamaciones efectuadas por la entidad el valor de la garantía se vea reducido. Cuando el contrato sea
modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, la ADRES exigirá al Contratista ampliar el valor de
la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.

Página 12 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

PARÁGRAFO TERCERO: Cuando el Contratista incumpla la obligación de obtener, ampliar o adicionar las
garantías requeridas para el cumplimiento del objeto contractual, la ADRES procederá a dar aplicación al
procedimiento sancionatorio contractual consagrado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

Otros aspectos

Anexos

1). Anexo - Especificaciones técnicas.

2). Formato de Cotización.

DETERMINACIÓN DE CRITERIOS DIFERENCIALES PARA MIPYME EMPRENDIMIENTOS Y EMPRESAS

2 DE MUJERES

El artículo 31 de la Ley 2069 de 2020 establece el deber de las entidades de incluir en los documentos de los
procesos de contratación, requisitos diferenciales y puntajes adicionales, en función del tamaño empresarial
para la promoción del acceso de las MiPymes al mercado de compras públicas. En línea los artículos
2.2.1.2.4.2.18., 2.2.1.2.4.2.15. y 2.2.1.2.4.2.16. que adicionan la Subsección 2 de la Sección 4 del Capítulo 2
del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015, los cuales establecen medidas amativas para
incentivar la participación de las mujeres y MiPymes en el sistema de compras públicas, así como fomentar la
ejecución de contratos estatales por parte de población en pobreza extrema, desplazados por la violencia,
personas en proceso de reintegración o reincorporación y sujetos de especial protección constitucional.

Por lo anterior, y para el cumplimiento de lo citado, por favor dar respuesta a las siguientes preguntas:

¿Su empresa, asociación o cooperativas corresponde a un Emprendimiento y/o empresa de mujeres

domiciliada en Colombia?

SI NO
¿Su empresa tiene la calidad de Mipyme?

SI NO
¿Su empresa, destinara para la ejecución del objeto contractual descrito anteriormente, la provisión de bienes
o servicios por parte de alguno o algunos de los siguientes sujetos de especial protección constitucional:
población en pobreza extrema, desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o
reincorporación, víctimas de conflicto armado interno, mujeres cabeza de hogar, adultos mayores, personas en
condición de discapacidad, así como la población de las comunidades indígena, negra, afrocolombiana, raizal,
palanquera, Rrom o gitana, entre otros sujetos identificados por la Ley o la jurisprudencia de esta manera.?

SI NO

3 RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA COTIZACIÓN

Página 13 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

Valor Ofrecido

a) El PROPONENTE deberá indicar el valor unitario de los bienes y/o servicios ofertados.
b) La oferta debe presentarse en moneda legal colombiana.
c) El PROPONENTE deberá ofertar la totalidad de los bienes y/o servicios garantizando el cumplimiento
de los requisitos técnicos y funcionales requeridos.
d) Los costos directos e indirectos, laborales, tributarios y no tributarios, transportes y demás rubros que
conlleven la celebración y ejecución total del contrato se entenderán comprendidos en el valor de la
propuesta.
e) Se deberá incluir en el valor de la oferta, el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de los bienes y/o servicios
ofertados y todos los impuestos a que haya lugar conforme a las normas tributarias vigentes. Si el
proponente no discrimina el Impuesto al Valor Agregado (IVA) u otro impuesto y la adquisición o
servicio causa dicho impuesto, ADRES lo considerará incluido en el valor total de la oferta y así lo
aceptará el proponente.
f) El pago de derechos, impuestos, tasas y demás conceptos que deriven del contrato serán asumidos
por el CONTRATISTA.
g) No se aceptarán reajustes al precio durante la vigencia del contrato.
h) El PROPONENTE deberá proyectar el valor de la oferta por el tiempo total de ejecución del contrato
asumiendo la responsabilidad de prever íntegramente los factores inherentes a los costos y gastos de
la ejecución del contrato.
i) Serán de exclusiva responsabilidad del CONTRATISTA, las inexactitudes, omisiones o fallas en que
el CONTRATISTA incurra al indicar los costos y tarifas en su propuesta serán de su exclusiva
responsabilidad, por tanto, asumirá las pérdidas o mayores costos que se deriven de ello.
j) En caso de discrepancias entre los valores unitarios, subtotales y/o o valor total de la oferta, ADRES
tomará en cuenta los valores unitarios para su evaluación aritmética. Dicha precisión no podrá
considerarse modificación de la propuesta.

Recomendación 1. Para todos los efectos (ADRES) hace referencia a la Administradora de los Recursos del
Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Recomendación 2. Las cotizaciones deben presentarse en moneda legal colombiana, que contemple de
manera implícita los costos directos e indirectos en que usted debe incurrir para cumplir a satisfacción la
necesidad de la ADRES. Estos costos deben estar distribuidos en el precio unitario, es decir por elemento antes
de IVA cuando aplique, de forma tal que permita hacer un presupuesto ajustado a los valores de mercado.
Cuando se habla de costos directos e indirectos se hace referencia a todas las erogaciones necesarias para el
cumplimiento y satisfacción de la necesidad. Entre los principales esta los impuestos, tasas, contribuciones,
personal y gastos de transporte.

Recomendación 3. La veracidad de la información solicitada en referencia a sus condiciones y las condiciones

reales del mercado es importante para la ADRES, toda vez que podrá generar un estudio del sector adecuado
para el futuro proceso de contratación.

Recomendación 4. Omita los centavos en la elaboración de la cotización. Utilice números enteros. Cuando
sus operaciones arrojen centavos, aproximé al peso, ya sea por exceso, si la suma es mayor a 0.51, o por
defecto, si la suma es menor o igual a 0.50. Las ofertas económicas deben tener incluido el IVA si hubiera lugar.

Página 14 de 15
 PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓDIGO GCON-FR19

VERSIÓN 02
FORMATO SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES
FECHA 20/12/2022

Recomendación 5. Tenga cuenta, que en esta etapa la entidad está en formación del proceso de selección,
por lo que la información entregada por el cotizante y la cotización en sí, no constituyen, ni obligan a las partes.

Recomendación 6. Como quiera que usted es el experto en relación con el bien y/o servicio de qué trata el
presente documento, usted no solo está en el deber de realizar la cotización con la debida diligencia y ética,
sino que, además, le asiste el deber de indicar, formular o sugerir, sobre aspectos que considere, puedan incidir
en el proceso. Para ello, usted puede utilizar el Formato “Recomendaciones del proveedor”, para que exponga
y desarrolle lo pertinente. La cotización solicitada servirá́ de base para la elaboración del estudio del sector y
para establecer el presupuesto oficial estimado del futuro proceso de contratación. En consecuencia, bajo
ninguna circunstancia constituye en sí misma una oferta y en efecto NO obliga a las partes.

SAUL DIAZ OLIVAREZ

ASESOR ENCARGADO DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES (E)

Revisó y elaboró aspectos contractuales: Alix Adriana Sánchez Ávila DGTIC -

Revisó y elaboró aspectos técnico-funcionales: Hector Oswaldo Bonilla Rodriguez - DGTIC
Revisó y aprobó SIP y sus anexos: Juan Camilo Martínez - GGC

Página 15 de 15