CONTRATO No.

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD Y SOLUCIONES URBANAS - ESU

NIT 890.984.761-8 202200130

FT-M6-GC-01
Versión: 11

CONTRATISTA NIT TELÉFONO FECHA DE SUSCRIPCIÓN

OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S 830.105.621-7 3165292793 28 DE ENERO DE 2022

TEL./CEL.
REPRESENTANTE LEGAL CÉDULA DIRECCIÓN DE CONTACTO
CONTACTO
JUVERLEY LONDOÑO AGUDELO
8.462.840 Cra 11 B No. 96 03 Ofc 502 3165292793

CIUDAD DE RADICADO BIENES O DISPONIBILIDAD

CORREO ELECTRÓNICO
EJECUCIÓN REQUERIMIENTO SERVICIOS PRESUPUESTAL
jlondono@ospinternational.com Medellín 2022000451 Servicio 2022000147
CENTRO DE RUBRO VALOR COMPROMISO
CONVENIO DESCRIPCIÓN RUBRO
COSTOS PRESUPUESTAL CONTRATO PRESUPUESTAL
232020200400 PROYECTOS DE
Recursos Propios 14025 $789.109.825 2022000232
09-P1 INVERSIÓN ESU

OBJETO
El contratista se obliga con la ESU para LICENCIAMIENTO DE SOFTWARE TIPO BPMS PARA LA
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE LA ESU Y DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL, BAJO UN
MODELO DE SOFTWARE COMO SERVICIO (SaaS) ; de conformidad con los términos y condiciones de
contratación y la propuesta presentada por el contratista y aceptada por la ESU, documentos que hacen parte
integrante del contrato.

ALCANCE DEL OBJETO

El alcance del objeto del presente contrato comprende la software de gestión documental que cumpla con los
siguientes Gestión
con lo estipulado por el Archivo General de la Nación AGN, la normatividad vigente y las necesidades
específicas de la ESU.

Nota: Este proyecto se realizará por fases para llevar a cabo en su totalidad el desarrollo del proyecto (fase 2
y 3), Estas dos fases tendrán un plazo hasta el 31 de mayo de 2022 las cuales tendrán unas actividades y
entregables descritas en este documento.

FASE DOS Implementación

En esta fase se realizará la parametrización y cargue de toda la información que se requiere para poder salir
a producción, así mismo, realizar el proceso de migración y desarrollos adicionales.

Parametrización de los diferentes módulos del sistema y del BPM.

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 Preparación y configuración del repositorio (Alfresco o el que defina el cliente y que cumpla con el
estándar CMIS).
Cargue de todas las bases de datos y repositorios, entre ellas la de usuarios, planillas de radicación,
directorio, geografía, TRDs, etc.
Parametrización de cada uno de los flujos del proceso de contratación dentro de la plataforma
Configuración de datos y variables necesarias para el correcto funcionamiento.
Configuración de directorio activo, roles y perfiles.
Configuración de dispositivos, escaneo, rótulos, impresoras.
Pruebas. (Correcciones y ajustes, Administración, configuración, infraestructura, funcionalidad,
generales y verificación funcionales).
Capacitaciones Técnicas y Funcionales a los funcionarios de la entidad, sobre la plataforma.

ENTREGABLES:
Se entregará la plataforma completamente funcional, con la data y parametrizaciones completas.
Se entregara el informe de pruebas funcionales y de la migración realizada sobre la plataforma
MERCURIO.
Se entregaran la totalidad de los flujos planteados en la fase 1 y los desarrollos que se particularizaron
en las historias de usuarios.
Se entregaran los manuales técnicos y funcionales por módulos.
Se entregaran los soportes de las capacitaciones realizadas.

FASE TRES Salida a producción

Definición de salida a producción controlada.
Salida a producción.
Soporte y Estabilización de la plataforma

ENTREGABLES:
Se entregará el documento formal del licenciamiento para la totalidad de los usuarios definidos en
el alcance del contrato.
Se entregará Informe detallado del proceso de soporte y estabilización de la plataforma durante la
vigencia del contrato.

TIEMPO DE IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE

De acuerdo con la descripción de la necesidad, se estima un tiempo de cuatro meses, repartidos en cada fase
de la siguiente manera, Fase Uno 1 Mes, Fase Dos 3 Meses contados a partir de firmada el acta de inicio.
Este tiempo puede variar con base en el levantamiento de requerimientos de implementación y del
cronograma entregado al inicio del proyecto.

Para la Implementación se relacionan a continuación los ítem que debe llevar la BPMs

Permitir la recepción de documentos internos y externos, posibilitando un mayor controldel

flujo de documentos.
Permitir contar con una organización inicial en un repositorio, de acuerdo con las
necesidades de la entidad y que pueda ser consultado por un usuario administrador.
Posibilitar la configuración de procesos, de manera que se habilite el envío,
almacenamiento, consulta de documentos y manejo de prioridades.
Contar con notificaciones y alarmas a funcionarios que permita dar una respuesta ágil y enlos

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 tiempos legalmente establecidos a peticiones quejas y reclamos, oficios, memorandos,entre
otros.
Contar con notificaciones y alarmas y automatización del proceso contractual; actas de inicio,
minuta entre otros.
Garantizar la disponibilidad, administración y consulta a largo plazo de los documentos
electrónicos de archivo, conforme a la normatividad vigente y aplicable a la entidad.
Posibilidad de parametrización, de acuerdo con las necesidades de la entidad y su
estructura.
Gestionar la conservación de los documentos de acuerdo con las Tablas de Retención
Documental (TRD) de la entidad.

Facilitar el escaneo de documentos en formatos .pdf, .pdf-A, .tif y .jpg.

Permitir la visualización de los documentos clasificados e indexados a partir de las TRD dela
entidad.
Permitir al usuario definir qué campos se van a capturar por cada tipo documental paraque
sea configurado en el módulo.
Que se encuentre alojado en servidores virtualizados en la nube, permitiendo su acceso
desde diferentes lugares mediante URL, usuario y contraseña.
Garantizar planes de contingencia y operación de la herramienta tecnológica, frente a posibles
fallas que se presenten en los servicios del software.
Acceder a la herramienta desde los navegadores conocidos en el mercado (Google Chrome,
Explorer, Mozilla).
Trabajar con motores de bases de datos relacionales y no relacionales.
Proporcionar una capacidad de almacenamiento máximo de 375 GB de disco para repositorio
anual.
El software debe permitir todo el ciclo del proceso de gestión documental basados en flujosde
trabajo como (Producción de documentos, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, disposición final) para llevar a cabo la administración de los documentos de manera
más eficiente.
Garantizar radicación local y vía web para PQRSFD y Comunicación general y/o APIs
(Application Programming Interfaces) independientemente de las tecnologías utilizadas.
El Software como servicio deberá ser una plataforma interoperable con las soluciones
especificadas por la ESU garantizando la creación, conexión y ejecución de estas, o en su
defecto deberá suplir las necesidades por medio de recursos compatibles que permitan
funcionalidad entre las conexiones externas requeridas.
La solución deberá ser implementada a nivel Medellín

Adicionalmente se deben tener en cuentas las siguientes especificaciones particulares para la

ESU:

Infraestructura
Ambientes de trabajo: El proveedor debe garantizar los siguientes ambientes para laprestación del
servicio:

Pruebas: Ambiente donde se realizarán las pruebas de nuevos desarrollos y

actualizacionesde las funcionalidades contratadas.
Producción: Ambiente donde se realizará el trabajo día a día por parte de los usuarios
y donde se despliegan las actualizaciones y desarrollos previamente ejecutados y
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 aprobadosen el ambiente de pruebas y por el supervisor del contrato.

Perfiles requeridos: El software como servicio deberá establecer diferentes perfiles a nivelde
usuario, entre ellos:

Administrador: Acceso a toda la configuración y administración de la plataforma.

Radicador: Al menos con las siguientes funciones:

-Indexación de imágenes.
-Radicación de documentos
-Creación de entidades
-Consulta de expedientes.
-Inventario de documentos

Indexador: Al menos con las siguientes funciones:

-Radicación de documentos
-Indexación de imágenes.
-Creación de entidades
-Consulta de expedientes.
-Indexación de documentos
-Creación de expedientes
-Inventario de documentos
-Registro de inventarios
-Movimiento de documentos entre expedientes
-Movimiento de documentos entre carpetas

Gestión: Al menos con las siguientes funciones:

-Radicación de documentos internos y externos.
-Trámite documentos (índices de ruta, formularios, firmas, delegación de documentos,
reasignación de documentos en rutas documentales, comentarios, causales de devolución)
-Consultas de expedientes.
-Búsqueda de documentos.
-Anexar documentos.
-Relacionar documentos entre sí.

Nota: La plataforma debe permitir crear perfiles adicionales según la ESU considere para suoperación.

Backups:
El proveedor debe comprometerse a realizar un backup incremental de la base de datos eimágenes de lo
trazado a través del software de acuerdo a lo siguiente:

-Diario: Incremental por 30 días.

-Mensual: Deberá ser almacenado en una ubicación que el proveedor considere y deberá estar
disponible los primeros 10 días de cada mes para la descarga de la información por partede la ESU.

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 Nota: Almacenar la información generada hasta por un mes de antigüedad mientras la ESUrealiza
la descarga de la información.

Licenciamiento

El licenciamiento y demás obligaciones para dar cumplimiento al desarrollo de las solucionespara la

ESU deberán ser asumidos por el proveedor.

El proveedor deberá ofrecer como mínimo 130 licencias para el inicio del contrato, además, deberá
especificar el valor de licencia adicional.

Disponibilidad del servicio

El informe de disponibilidad deberá ser tomado por el proveedor directamente del hosting contratado
que almacena el servicio donde se evidencie la disponibilidad mensual del servicio y en caso de
generarse una indisponibilidad superior a la definida, deberá entregar el respectivo soporte dado que
este valor afectará el canon mensual a favor de la ESU.

La disponibilidad del hosting debe ser con base al 99.5 %, las capacidades del hosting deben ser claras
y acordes de acuerdo con la solución, información migrada e información nueva que permita el
almacenamiento y funcionamiento exitoso de la plataforma, en caso de que la operación aumente los
recursos deberán definir el valor adicional de cada una de estos.

El proveedor está obligado con la ESU a realizar reconocimiento económico cuando se afecta la
disponibilidad del 99.5%. La aplicación de este será con periodicidad mensual de conformidad con lo
establecido en informes e indicadores requeridos. Para tal fin se acudirá a la siguiente tabla:

D= %Disponibilidad efectiva
%d= Porcentaje de descuento sobre el Precio del Servicios SaaS

Formula de penalidad:

Si 100%<=D>=99,5%; %d =0% Si 99,5%<D>=99,0%; %d =2%Si

99,0%<D>=98,0%; %d =4% Si D<98,0%; %d = 1 - D + 5%

ANS

Tipo de prioridad tiempo de atención y escalamiento, tiempo de respuesta a nivel de servicioPrioridad 1

(Crítico). 1 hora 4 horas, Soporte tercer nivel.

Prioridad 2 (Medio). 2 horas 8 horas, Soporte segundo nivel.Prioridad 3
(Bajo). 8 horas 48, Soporte primer nivel.
Crítico: Problemas graves que no le permitan trabajar a los usuarios en el sistema. Enocasiones el
desconocimiento de los problemas hace imposible determinar cuánto tiempo seutilizará en la solución
que corresponda, sin embargo, el proveedor tendrá el compromiso de contar con los expertos de
soporte necesarios y si es del caso desplazarlos hasta las instalaciones de la ESU para dar solución

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definitiva al problema presentado.

Medio: Problemas que permiten trabajar a los usuarios en el sistema, pero generan inconsistencia en
la información o sus funcionalidades no se ejecutan de manera exitosa. El proveedor tendrá el
compromiso de contar con los expertos de soporte necesarios y si esdel caso desplazarlos hasta las
instalaciones de la ESU para dar solución definitiva al problema presentado.

Bajo: Se refiere que el sistema presentó un problema o falla, pero los usuarios pueden continuar
trabajando normalmente, teniendo en cuenta que ya se reportó el problema. En eltranscurso de horas
establecidas el proveedor deberá enviar un reporte con el seguimiento ysolución aplicada.

Soporte técnico durante la vigencia del contrato:

Línea telefónica local, número virtual o número nacional 01800

Correo electrónico.
Plataforma de recepción de tickets.

Notas:
Para cualquiera de los anteriores medios el proveedor debe manejar un número de casoque
permita realizar seguimiento completo al evento presentado.
Los anteriores medios para la atención de requerimientos no generarán costo alguno.
El proponente deberá contar con el procedimiento que debe realizar la ESU con el fin de
poder recibir el soporte técnico respectivo y oportuno.
Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor están a cargo exclusivo del proponente
seleccionado.

Migración:
El proponente deberá garantizar la migración de datos del software de gestión documental que opera
actualmente en la entidad, incluyendo lo que se derive de radicados (internos, externos y recibidos),
expedientes, históricos destinatarios y de rutas, además de otros datossegún lo acordado con la ESU
para consulta histórica a partir de la fecha de migración. Adicional a esto, deberá incluir la
configuración de índices, rutas y demás especificaciones que requiera para que los flujos de trabajo
operen de manera correcta de acuerdo con los procesosinternos de la entidad.
Horas desarrollo
El oferente deberá incluir en la oferta una bolsa de horas de desarrollo de 600 horas duranteel primer
año para garantizar las necesidades de la entidad para futuros desarrollos de la ESU.

Capacitaciones Administradores de TI:

El oferente deberá ofrecer como mínimo capacitaciones de 8 horas cada una en sesiones de 1.5 a 2 horas al
personal que administrará el software BMPS, definiendo los siguientes temas:

Transferencia de conocimiento por parte del proponente sobre la administración,

configuración y manejo de la plataforma BPMS.
Generar informes de la plataforma, que permitan evidenciar la trazabilidad del sitio.

Usuario Final:

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Se requiere capacitaciones prácticas de mínimo 12 horas en sesiones de 1.5 a 2 horas cada una, que
permita capacitar a dos grupos de usuarios previamente definido por la entidad no mayor a 15
personas cada una y el personal de TI, en el cual se muestre el funcionamiento detodos los módulos
que componen el BMPS.

Nota: las capacitaciones de cada módulo deberán quedar grabadas y deberán ser enviadas alpersonal
de TI de la ESU.

1.1. BPMS PARA EL PROCESO CONTRACTUAL DE LA ESU

La ESU requiere, anexo al Sistema de Gestión Documental, un BPMS para automatizar todas las
actividades que se involucran en el proceso contractual:

Proceso Comercial
Proceso de Compras/Contratación
Proceso de Supervisión
Los procesos anteriores están descritos como anexo a este documento, en los archivos:

DE
Caracterización y Diagrama de Flujo del Proceso Contractual.
Modelo de requisitos de Software de GD

La Hiperautomatización de todas las actividades deberá incluir: alertas de vencimientos de

documentos, envío de documentos por correo electrónico automático, devolución de documentos,
creación, edición y aprobación en línea de documentos por diferentes actores, ejemplo: minuta de
contratos, pólizas, actas de inicio, etc.; guardar toda la documentación final de un contrato; generar
informes parametrizados como: estado actual de requerimientos, de contratos, de ejecución, tiempos
de cada actividad, tiempos utilizados por usuario, valores financieros del contrato: ejecutado,
disponible, etc; visualización en tiempo real de cada uno de los requerimientos y contratos. Los
informes se podrán parametrizar acorde a las necesidades de la organización teniendo en cuenta los
campos que se diligencianen el software. Deberá generar gráficas de indicadores de acuerdo con las
necesidades de la entidad.

La automatización de procesos debe incluir la funcionalidad actual de CRM SOHO (Propuestas,Control

de Contratos, cuentas, Contactos, Actividades e Informes) y la integración con el sistema de
información ERP SAFIX como parte de los procesos automatizados con BPM. La ESU es responsable de
coordinar con los proveedores de dichos sistemas los posibles desarrollos requeridos para lograr esta
integración y es responsable de los costos que se deriven de estos.

Para el desarrollo del software, el contratista deberá entrevistarse con cada uno de los actoresde la
cadena de valor para detallar los campos, alertas, notificaciones, informes, tiempos de vencimientos
y todo aquello necesario para adecuar el software a los requerimientos actualesde la entidad.

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PLAZO
El plazo del presente contrato será de hasta el 31 de mayo de 2022, previo cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento y ejecución del contrato. El plazo del contrato podrá ser modificado antes de su
vencimiento mediante documento suscrito por las partes, previa verificación de la necesidad o conveniencia
por parte del supervisor, teniendo en cuenta el cumplimiento del contrato, los precios y las condiciones de
ejecución del contrato.

VALOR
El valor del presente contrato asciende a la suma de SETECIENTOS OCHENTA Y NUEVE MILLONES
CIENTO NUEVE MIL OCHOCIENTOS VEINTICINCO PESOS ML ($789.109.825) IVA incluido.

FORMA DE PAGO
Se realizará los pagos de acuerdo con el recibo de satisfacción de los servicios correspondientes
relacionados a continuación: Implementación, capacitación, Migración Mercurio, Personalizaciones y
desarrollos adicionales, los pagos serán así:

FASE DOS: Ya que esta fase contempla la Migración, Capacitaciones y personalizaciones se realizara
una vez que termine la fase dos del proyecto, lo cual asciende a un valor de 313.109.825 M/CTE,
distribuidos así: Implementación $69.793.500 M/CTE; capacitación: $14.065.800 M/CTE; Migracion:
$67.315.325 M/CTE y Personalización: $161.935.200 M/, por el servicio debidamente prestado,
previala presentación de la cuenta de cobro respectiva, acompañada del certificado de cumplimiento
expedido por el funcionario encargado de la supervisión del contrato y del cumplimiento de los
requisitos de pago de seguridad social teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 1273 del 2018.
La ESU efectuará las retenciones que en materia de impuestos establezca la Ley.

FASE TRES: Una vez se entre en producción se dará inicio al proceso de soporte por lo que el valor
restante del licenciamiento y hosting se deberá pagar un pago por un valor de $ 476.000.000 M/CTE;
que corresponde a 12 meses en caso de dar continuidad con el proyecto se deberá cancelar durante
el segundo año un valor mensual de $ 20.816.667 M/CTE.

Para todos los pago, la respectiva factura debe cumplir con los requisitos de las normas fiscales
establecidas en el Artículo 617 del Estatuto Tributario. La fecha de la factura debe corresponder al
mes de su elaboración, y en ella constará el número del contrato y, el concepto del bien o servicio
que se está cobrando.
Las retenciones en la fuente a que hubiere lugar y todo impuesto, tasa, estampilla o contribución
directa o indirecta, Nacional, Departamental o Municipal que se cause con ocasión del contrato
serán a cargo exclusivo del contratista.
Una vez recibida a satisfacción la factura o cuenta de cobro correspondiente, la ESU tendrá treinta
(30) días calendario para proceder a su pago. En caso de incurrir en mora en los pagos, la ESU
reconocerá al contratista un interés equivalente al DTF anual de manera proporcional al tiempo de
retraso.
Al momento de entregar la factura, ésta deberá estar acompañada con el certificado de pago de
aporte de sus empleados al Sistema de Seguridad Social Integral y a las Entidades que administran
recursos de naturaleza parafiscal; y la carta donde se especifique la Entidad y el número de cuenta
bancaria a la cual se le deberá realizar el pago.
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 Para el caso de proveedores que se encuentren obligados a facturar electrónicamente, la
facturación deberá ser remitida al correo electrónico facturacion@esu.com.co y la fecha límite para
la recepción de las mismas estará sujeta a las fechas definidas en la circular 29 del 22 de diciembre
de 2021, documento donde adicionalmente se define la elaboración del recibo a satisfacción por
parte del supervisor designado y el proceso de cierre contable en calidad de empresa industrial y
comercial del estado.

CRUCE DE CUENTAS
Con la firma del presente contrato el contratista autoriza a la ESU, para que, al momento de efectuar
cualquier pago a su nombre, de manera automática y sin previo aviso, la ESU realice cruce de cuentas para
compensar los dineros que el contratista adeuda a la Entidad por cualquier concepto, salvo que sobre los
mismos se tenga suscrito un acuerdo de pago entre las partes.

LUGAR DE EJECUCIÓN
La entrega de todos los bienes y/o servicios se hará en el municipio de Medellín o en el sitio que le defina la
ESU, previa coordinación con el supervisor del contrato.

GARANTÍA CONTRACTUAL
y Soluciones Urbanas -
una garantía única de las expedidas para Entidades estatales que ampare el cumplimiento de las obligaciones
contractuales, otorgada por una compañía de seguros autorizada para operar en Colombia por la
Superintendencia Financiera y preferiblemente con poderes decisorios en la Ciudad de Medellín:
Garantías y Mecanismos de cobertura del riesgo: El Contratista se obliga a garantizar el cumplimiento de las
obligaciones surgidas a favor de la ESU, con ocasión de la ejecución del contrato, de acuerdo con la siguiente
tabla:

AMPARO SUFICIENCIA VIGENCIA

Cumplimiento: 20% con una vigencia igual a la
duración del contrato y seis
(6) meses más
Calidad del servicio / 20% con una vigencia igual a la
bienes y/o equipos duración del contrato y seis
(6) meses más
Salarios, prestaciones 10% con vigencia igual al plazo del
sociales e contrato y tres (3) años más
indemnizaciones al
personal

PARÁGRAFO 1: El contratista deberá modificar el monto de la garantía cada vez que sea necesario, en razón
del incremento del contrato o la afectación por reclamaciones. Si el contratista se negare a constituir o a
reponer la garantía exigida, la ESU directamente solicitará a la Compañía de Seguros la modificación de la
misma, además podrá dar por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que haya lugar a
reconocer o pagar indemnización alguna.

PARÁGRAFO 2: Al recibo del contrato, el contratista contará con máximo dos (2) días hábiles para la
constitución de la póliza única de cumplimiento y entrega de la documentación respectiva.

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OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE
La ESU en desarrollo del presente contrato tendrá los siguientes derechos y deberes: 1) Exigir al contratista
la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. 2) Actualizar y adoptar las medidas necesarias cuando
se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato, previo
informe del supervisor, sobre la ocurrencia de tales hechos. 3) Adelantar las acciones conducentes a obtener
la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato. 4) Ejercer las acciones a
que haya lugar, por las situaciones administrativas de la Entidad, como consecuencia del presente contrato.
5) Pagar oportunamente al contratista el valor del contrato, de conformidad con lo establecido en el contrato.
6) Facilitar al contratista lo necesario para la adecuada ejecución del objeto contractual.

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1)Cumplir con todas las especificaciones del bien y/o servicio a contratar definidas en la
oferta del contratista 2) Prestar el servicio de soporte y mantenimiento de la herramienta de gestión
documental en los niveles dos (2) (especialistas) y tres (3) (fabricante). 3) Proporcionar a la ESU las
actualizaciones del software correspondientes y el soporte de instalación de éstas, sin costos adicionales. 4)
Ofrecer el servicio de soporte y mantenimiento de la herramienta y sus componentes con los más altos
estándares de calidad y garantía de producto. 5) Suministrar el alojamiento en la nube de la herramienta con
un proveedor que ofrezca como mínimo un ANS del 99,95% 6) Garantizar que la información de la plataforma
en la nube esté respaldada con copias de seguridad (snapshots) de máximo cada ocho (8) horas efectuadas
durante las horas hábiles (operación). 7) Mantener actualizado el licenciamiento Twain durante la vigencia
del contrato. 8)Entregar la información y datos almacenados en la herramienta en el momento y en el medio
que lo requiera la ESU para el cierre y liquidación del contrato. 9) Cumplir de buena fe con el objeto del
presente contrato, de conformidad con la propuesta adjunta, la cual hace parte integral del contrato y en los
términos del Código Civil. 10) Presentar los informes requeridos sobre la ejecución del contrato. 11)
Constituir las garantías que le sean exigidas en el presente contrato y mantenerlas vigentes por el tiempo
estipulado por la ESU. 12) Acreditar el pago de aportes parafiscales y seguridad social para cada uno de los
pagos. Acatar los requerimientos y observaciones que con ocasión de la ejecución del contrato le hagan el
supervisor y/o la contratante. 13)Acatar los requerimientos y observaciones que con ocasión de la ejecución
del contrato le hagan el supervisor y/o la contratante 14) Considerar que las relaciones contractuales están
basadas en el reconocimiento, seguimiento de las reglas, principios de la ética y la buena fe contractual; en
un ambiente de respeto y de confianza que genere valor para las partes y para la sociedad en general. 15)
Rechazar las prácticas corruptas y delictivas en general; se prevendrá y combatirá el fraude, el soborno, la
extorsión y otras formas de corrupción. 16) Tanto en el desarrollo de los proyectos y procesos, como en su
área de influencia, el contratista promoverá prácticas que reflejen la protección y conservación del medio
ambiente, el respeto al pluralismo democrático, a las minorías étnicas, a la equidad de
género y a los derechos humanos en general. 17) Velar por el respeto de la dignidad en las condiciones de
trabajo por parte de sus contratistas y subcontratistas, por lo que no se avalarán prácticas discriminatorias,
trabajo forzado o de menores. 18) Cumplir con las políticas de prevención que eviten la utilización y
explotación sexual de niños, niñas y adolescentes en el desarrollo de sus actividades comerciales, así como a
no contratar menores de edad en cumplimiento de los pactos, convenios y convenciones internacionales
ratificados por Colombia, según lo establece la Constitución Política de 1991 y demás normas vigentes sobre
la materia, en particular aquellas que consagran los derechos de los niños. 19) No revelar a ningún tercero
información a la que tenga acceso durante la prestación del servicio. 20). Contar con licencias, permisos y
autorizaciones respectivas, vigentes y conformes a la normatividad colombiana para el desarrollo del
presente contrato. Así mismo, asegurarse que los terceros a emplear cumplan con todos los requisitos y
obligaciones exigidos por la normatividad. 21) La información utilizada para el desarrollo del presente
contrato es de carácter confidencial y deberá abstenerse de reproducirla o darla a conocer, y utilizarse
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exclusivamente en relación con el propósito que ha señalado el contratante. Así mismo
deberá informar de la naturaleza de reservada de la misma a cada una de las personas
que tengan acceso a ella. 22) Las demás que tengan relación directa con la naturaleza y objeto del presente
contrato. 23) Cumplir con los siguientes ANS de soporte:

Tiempo de Tiempo de Solución Tiempo de Solución

Concepto
Respuesta Temporal Definitiva
Fallas críticas Hasta 2 hora Máximo 3 horas Máximo 5 días
Fallas
Hasta 3 Hora Máximo 6 horas Máximo 10 días
intermedias
Fallas leves Hasta 6 horas Máximo 24 horas Máximo 15 días

24) Garantizar que el soporte de nivel dos (2) y (3) estén enmarcados en los siguientes alcances: a) Soporte
de nivel dos (2): Soporte funcional y técnico especializado en la herramienta, con capacidad de atención
especializada en redes de comunicación, sistemas de información, sistemas operativos, infraestructura
tecnológica, bases de datos e interoperabilidad de la herramienta. b) Soporte de nivel tres (3): Soporte de
atención experto, encargado de identificar y solucionar los problemas a nivel de código fuente de los
componentes de la herramienta. 25)Proporcionar soporte técnico cinco (5) días a la semana (lunes a viernes),
ocho (8) horas al día, en el horario de 8:00 am a 5:00 pm, con posibilidad de atender casos de prioridad alta
fuera de este horario a través de línea celular. Primará la búsqueda de un punto de restauración del servicio
para dar continuidad a la operación.26) Entregar la matriz de escalamiento y atención con los nombres,
cargos, teléfonos y correos de las personas involucradas. El contratista está en la obligación de mantener
actualizada la matriz de escalamiento y atención. 27) Atender los casos que le sean escalados por el soporte
de nivel uno (1). 28) Atender las solicitudes de cambio (RFC) debido a actualizaciones, correcciones de
defectos o mejoras que pueden estar asociadas a soluciones de problemas. 29) Atender solicitudes de
información o análisis que solo pueden ser realizados a través del código fuente de la aplicación o el análisis
del rendimiento de esta, como complemento al análisis de infraestructura. Incluye gestión de datos en base
de datos. 30). Asistir a las reuniones de seguimiento que la ESU solicite. 31) Desplegar las soluciones con la
aprobación escrita del supervisor del contrato o de quien el delegue. 32) Entregar los manuales de usuario,
manual de administración y manuales técnicos de la herramienta. 33) Entregar el material de capacitación y
de gestión del conocimiento al supervisor del contrato o a quien el delegue.

SUPERVISIÓN
La supervisión del Contrato será realizada por el Profesional Especializado G3 de la Oficina Estratégica o quien
sea designado por el funcionario competente. Al Supervisor le corresponderá realizar el seguimiento
administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del contrato. En todo caso la designación podrá hacerse
directamente por el Gerente.

INDEMNIDAD
De conformidad con el reglamento de contratación de la ESU el Contratista se obliga a indemnizar a la Entidad
con ocasión de la violación o el incumplimiento de las obligaciones previstas en el presente Contrato. El
Contratista se obliga a mantener indemne a la ESU de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones
de terceros que tengan como causa sus actuaciones hasta por el monto del daño o perjuicio causado y hasta
por el valor del presente Contrato. Igualmente, el Contratista mantendrá indemne a la Entidad por cualquier
obligación de carácter laboral, o relacionadas que se originen en el incumplimiento de las obligaciones

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laborales que el Contratista asume frente al personal, subordinados o terceros que se vinculen a la ejecución
de las obligaciones derivadas del presente Contrato.

CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

De conformidad con el artículo 1592 del Código Civil Colombiano, las partes convienen que en caso de
incumplimiento del contratista en las obligaciones del contrato, o de la terminación del mismo por hechos
imputables a él, pagará a la ESU en calidad de cláusula penal pecuniaria una suma equivalente al diez por
ciento (10%) del valor total del contrato. El valor pactado de la presente cláusula penal es el de la estimación
anticipada de perjuicios, no obstante, la presente cláusula no impide el cobro de todos los perjuicios
adicionales que se causen sobre el citado valor. Si lo anterior no fuere posible, se cobrará por la vía judicial.
Las partes convienen, conforme lo establece el artículo 1600 del código civil, que podrá pedirse a la vez la
pena y la indemnización de perjuicios a que hubiere lugar.

EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL

El contratista ejecutará el objeto de este contrato con plena autonomía técnica y administrativa, sin relación
de subordinación o dependencia, por lo cual no se generará ningún tipo de vínculo laboral.

CESIÓN DEL CONTRATO

EL contratista no podrá ceder total o parcialmente su posición contractual sin la autorización previa, expresa
y escrita de la ESU. EL contratista tampoco podrá ceder total o parcialmente derechos u obligación
contractual alguna sin la autorización previa, expresa y escrita de la ESU.

UTILIZACIÓN DE MECANISMOS DE SOLUCIÓN DIRECTA EN LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

La ESU y el contratista buscarán solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias
surgidas de la actividad contractual. Para tal efecto, al surgir las diferencias acudirán al empleo de los
mecanismos de solución de controversias contractuales, a la conciliación, a la amigable composición o a la
transacción. En todo caso, la implementación de los anteriores mecanismos estará supeditada a la necesidad
del servicio por parte de la ESU o de sus clientes.

CONFIDENCIALIDAD
En caso que exista información sujeta a alguna reserva legal, las partes deben mantener la confidencialidad
de esta información, la cual deberá estar previamente marcada como tal, para ello, debe comunicar a la otra
parte que la información suministrada tiene el carácter de confidencial. Cada una de las partes acuerda
mantener la confidencialidad de la información Confidencial de la otra parte durante un periodo de tres años
contados a partir de la fecha de revelación.
TERMINACIÓN
El presente contrato se podrá dar por terminado por las siguientes causas: 1) Cuando se alcance y se cumpla
el objeto del contrato 2) Por mutuo acuerdo de las partes. 3) Cuando por razones de fuerza mayor o caso
fortuito se haga imposible el cumplimiento del objeto contractual. 4) Por el incumplimiento
administrativamente declarado por parte de la ESU de cualquiera de las obligaciones establecidas en el
contrato. 5) Por vencimiento del término fijado para la ejecución del mismo. 6) Por las demás causales
señaladas en la Ley.

LIQUIDACIÓN
El contrato será objeto de liquidación dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su terminación.
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Dentro de este plazo, las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, de los
cuales quedará constancia en el acta de liquidación. Si es del caso, para la liquidación se exigirá al
CONTRATISTA la ampliación de la vigencia de los amparos y garantías para avalar las obligaciones que deba
cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

En todo caso la liquidación del contrato estará sujeta a las disposiciones del reglamento de contratación de
la ESU.

INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
El contratista con la firma del presente contrato, declara bajo la gravedad de juramento que no se encuentra
incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Constitución y la Ley. La
contravención a lo anterior, dará lugar a las sanciones de ley.

TRATAMIENTO DE DATOS
El contratista asume la obligación de proteger los datos personales a los que acceda con ocasión del contrato,
así como las obligaciones que como responsable o encargado le correspondan acorde con la Ley 1581 de
2012 y sus decretos reglamentarios en cuanto le sean aplicables. Por tanto, deberá adoptar las medidas de
seguridad, confidencialidad, acceso restringido y de no cesión en relación con los datos personales a los
cuales accede, cualquiera que sea la forma de tratamiento. Las medidas de seguridad que deberán adoptarse
son de tipo lógico, administrativo y físico acorde a la criticidad de la información personal a la que accede y/o
recolecta, para garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y
no será sometida a tratamiento contrario a la finalidad comprendida en lo dispuesto en el objeto contractual.
En caso de tratarse de datos sensibles, de niños, niñas y adolescentes, tales como origen racial,
organizaciones sociales, datos socioeconómicos, datos de salud, entre otros, las medidas de seguridad a
adoptar serán de nivel alto. El contratista aportará, para la formalización del contrato, copia de su Política de
Protección de Datos Personales y de Seguridad de la Información a la ESU, la cual deberá dar cumplimiento
a lo establecido en las disposiciones referente a protección de datos personales. El contratista, con la
presentación de la oferta manifiesta que conoce la Política de Protección de Datos de la ESU y que, de ser
aceptada la oferta en el proceso del asunto, acepta y se compromete a dar cumplimiento a lo establecido en
ella y demás protocolos establecidos por la ESU para el tratamiento de datos personales. Igualmente, El
contratista se compromete a informar y hacer cumplir a sus trabajadores las obligaciones contenidas en esta
cláusula y las demás que contenga la normativa referente a la protección de datos personales, asimismo los
trabajadores de El contratista deben conocer y aceptar la Política de Protección de Datos Personales de la
ESU. El contratista indemnizará los perjuicios que llegue a causar a El contratante como resultado del
incumplimiento de las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, aplicables al tratamiento de la información
personal, así como por las sanciones que llegaren a imponerse por violación de la misma. El incumplimiento
de las obligaciones derivadas de esta cláusula se considera como un incumplimiento grave por los riesgos
legales que conlleva el indebido tratamiento de datos personales, y en consecuencia será considerada justa
causa para la terminación del contrato, y dará lugar al cobro de la cláusula penal pactada, sin necesidad de
ningún requerimiento, a los cuales renuncia desde ahora

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG - SST)

El contratista deberá encontrarse en las adaptaciones que den lugar para la implementación del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de conformidad con el Decreto 1072 de 2015, así
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como sus modificaciones y los documentos que los complementen. En todo caso previo el inicio de la
ejecución del contrato, el contratista deberá presentar las evidencias de las acciones realizadas en la
implementación del mencionado, y el cumplimiento dela tabla de valores de la Resolución 0312 de 2019 del
Ministerio del Trabajo.

DOCUMENTOS DEL CONTRATO

1- Disponibilidad y compromiso presupuestal. 2- Cedula de Ciudadanía. 3- Propuesta presentada por el
contratista. 4- RUT. 5- Certificado de Existencia y Representación legal. 6- Certificado de paz y salvo aportes
al sistema de seguridad social y parafiscal. 7- Certificado de antecedentes disciplinarios. 8- Certificado de
antecedentes fiscales. 9. Certificado de antecedentes judiciales. 10- Registro Nacional de Medidas
Correctivas - RNMC. 11- Consulta de Inhabilidades de la Ley 1918 de 2018 y Decreto 753 de 2019 - 12- Demás
documentos que se deriven del presente contrato.

NATURALEZA JURÍDICA DEL CONTRATO

Este Contrato se rige por las normas comerciales y civiles, y especialmente, por el Reglamento de
Contratación de la Entidad, expedido por la Junta Directiva de la ESU.

DOMICILIO
El domicilio contractual es el Municipio de Medellín.

POR LA ESU, POR EL CONTRATISTA,

EDWIN MUÑOZ ARISTIZABAL JUVERLEY LONDOÑO AGUDELO

Gerente Representante Legal

Aprobó: Juan Felipe Hernández Giraldo- Secretario General

Revisó: Marcela Salazar Valencia -Profesional Universitario G3- Oficina Estratégica
Revisó: Sandra Auxilio Arias Chavarria- Profesional Universitario - Unidad de Gestión Jurídica
Revisó: Natalia Ramirez Asesora Gerencia
Proyectó: Paula Villa Rodriguez- Profesional Universitario - Unidad de Bienes y Servicios

Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales
vigentes, por tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para firma.

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