EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS MODALIDAD VIRTUAL

FECHA: Del 13 al 16 de mayo del 2023.

LUGAR: Sistema de Educación Virtual (SIVEC)
TEMAS: Módulo V Descripción Archivística y Transferencias Documentales

1. ANTECEDENTES.

Siendo el mes de enero del año 2023, el encargado del archivo de gestión del
Batallón de Ingenieros No 68 “Cotopaxi” debe realizar la transferencia primaria de
la Subsección Documental “Instrucción y Entrenamiento”, conforme lo estipula
la Tabla de Plazos de Conservación Documental que se detalla.

El encargado del archivo de gestión procede a cumplir cada uno de los pasos
aprendidos para realizar la transferencia primaria.

1-6
 TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
FUERZA TERRESTRE
PLAZOS DE TÉCNICA
DISPOSICIÓ
CONSERVACION DE
N FINAL
EN EL ARCHIVO SELECCIÓN
SECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE CÓDIGO DE

CONSERVAR

CONSERVAR
DESCRIPCIÓN DE SERIE DOCUMENTAL BASE LEGAL

COMPLETA
HISTORICO

MUESTRA
ELIMINAR
CENTRAL
GESTION
DOCUMENTAL DOCUMENTAL 1 DOCUMENTAL 2 DOCUMENTAL LA SERIE

Documentos electrónicos, digitales y físicos

generados en la institución, de entidades externas o
ciudadanos, para tramitar temas relacionados con los
procesos que maneja la Secretaría General. Los
Correspondencia FT 19.03.01.01 3 7 - X - - -
documentos generados en la institución (oficio,
mensaje militar, memorándum) son normados en el
Manual de Elaboración de Documentación Militar Regla Técnica
(MEDOMI). Nacional para la
BATALLÓN DE Documentos electrónicos, digitales y físicos
Alistamiento Instrucción y generados en la institución, obedece a planes organización y
INGENIEROS No
Operacional Entrenamiento Planes FT 19.03.01.02 militares con fines de ejercicio que se relacionan con 3 12 - mantenimiento X - - -
68 "COTOPAXI"
las capacidades del Batallón de Ingenieros para de los archivos
operaciones en defensa externa y ámbito interno. públicos

Documentos electrónicos, digitales y físicos

generados en la institución, obedece a programas de
Programas FT 19.03.01.03 3 6 - X - - -
instrucción para potenciar las capacidades del
Batallón de Ingenieros.

2-6
Al momento se encuentra en el paso de “armar y etiquetar las cajas con los
expedientes conforme a la capacidad de almacenamiento”, para lo cual
dispone de las siguientes carátulas de los expedientes:

FUERZA TERRESTE
2019
SECCIÓN
DOCUMENTAL FT 19 BATALLÓN DE INGENIEROS No 68 "COTOPAXI"
SUBSECCIÓN
DOCUMENTAL 1 FT 19.03 Alistamiento Operacional
SUBSECCIÓN
DOCUMENTAL 2 FT 19.03.01 Instrucción y Entrenamiento
SUBSERIE
SERIE DOCUMENTAL FT 19.03.01.01 Correspondencia DOCUMENTAL
DESCRICIÓN
DOCUMENTAL
Contiene 23 oficios, 33 mensajes militares, 9 memorandos

NÚMERO DE Documentos de correspondencia (oficios, mensajes militares y

EXPEDIENTE 01 memorandos) con sus anexos correspondientes

FECHA DE APERTURA 1/1/2019 FECHA DE CIERRE 18/6/2019

Documentos electrónicos, digitales y físicos generados en
Reservado X
la institución, de entidades externas o ciudadanos, para
VALOR CONDICIONES DE
tramitar temas relacionados con los procesos que maneja Confidencial
DOCUMENTAL ACCESO
la Secretaría General. Los documentos generados en la
institución (oficio, mensaje militar, memorándum) son Público X
normados
Archivo en deelGestión
Manual de 3
Elaboración
años de Documentación
PLAZO DE DESTINO CONSERVACIÓN - N° de fojas 83
Archivo Central 7 años
CONSERVACIÓN FINAL
Archivo Histórico - ELIMINACIÓN X N° de tomo

FUERZA TERRESTE
2019
SECCIÓN
DOCUMENTAL FT 19 BATALLÓN DE INGENIEROS No 68 "COTOPAXI"
SUBSECCIÓN
DOCUMENTAL 1 FT 19.03 Alistamiento Operacional
SUBSECCIÓN
DOCUMENTAL 2 FT 19.03.01 Instrucción y Entrenamiento
SUBSERIE
SERIE DOCUMENTAL FT 19.03.01.01 Correspondencia DOCUMENTAL
DESCRICIÓN
DOCUMENTAL
Contiene 29 oficios, 37 mensajes militares, 4 memorandos

NÚMERO DE Documentos de correspondencia (oficios, mensajes militares y

EXPEDIENTE 02 memorandos) con sus anexos correspondientes

FECHA DE APERTURA 19/6/2019 FECHA DE CIERRE 3/12/2019

Documentos electrónicos, digitales y físicos generados en
Reservado X
la institución, de entidades externas o ciudadanos, para
VALOR CONDICIONES DE
tramitar temas relacionados con los procesos que maneja Confidencial
DOCUMENTAL ACCESO
la Secretaría General. Los documentos generados en la
institución (oficio, mensaje militar, memorándum) son Público X
normados
Archivo en deelGestión
Manual de 3
Elaboración
años de Documentación
PLAZO DE DESTINO CONSERVACIÓN 0 N° de fojas 83
Archivo Central 7 años
CONSERVACIÓN FINAL
Archivo Histórico - ELIMINACIÓN 0 N° de tomo

3-6
 FUERZA TERRESTE
2019
SECCIÓN
DOCUMENTAL FT 19 BATALLÓN DE INGENIEROS No 68 "COTOPAXI"
SUBSECCIÓN
DOCUMENTAL 1 FT 19.03 Alistamiento Operacional
SUBSECCIÓN
DOCUMENTAL 2 FT 19.03.01 Instrucción y Entrenamiento
SUBSERIE
SERIE DOCUMENTAL FT 19.03.01.02 Planes DOCUMENTAL
DESCRICIÓN
DOCUMENTAL
Contiene 03 planes militares sin clasificación, solo con fines de ejercicio

NÚMERO DE
EXPEDIENTE 01 Planes militares sin clasificación, solo con fines de entrenamiento.

FECHA DE APERTURA 5/3/2019 FECHA DE CIERRE 8/11/2019

Documentos electrónicos, digitales y físicos generados en
Reservado X
la institución, obedece a planes militares con fines de
VALOR CONDICIONES DE
ejercicio que se relacionan con las capacidades del Confidencial
DOCUMENTAL ACCESO
Batallón de Ingenieros para operaciones en defensa
externa y ámbito interno. Público X
Archivo de Gestión 3 años
PLAZO DE DESTINO CONSERVACIÓN 0 N° de fojas 109
Archivo Central 12 años
CONSERVACIÓN FINAL
Archivo Histórico - ELIMINACIÓN 0 N° de tomo

FUERZA TERRESTE
2019
SECCIÓN
DOCUMENTAL FT 19 BATALLÓN DE INGENIEROS No 68 "COTOPAXI"
SUBSECCIÓN
DOCUMENTAL 1 FT 19.03 Alistamiento Operacional
SUBSECCIÓN
DOCUMENTAL 2 FT 19.03.01 Instrucción y Entrenamiento
SUBSERIE
SERIE DOCUMENTAL FT 19.03.01.03 Programas DOCUMENTAL
DESCRICIÓN
DOCUMENTAL
Contiene la planificación anual de alistamiento operacional.

NÚMERO DE
EXPEDIENTE 01 Programas de instrucción

FECHA DE APERTURA 15/2/2019 FECHA DE CIERRE 5/12/2019

Documentos electrónicos, digitales y físicos generados en
Reservado X
la institución, obedece a programas de instrucción para
VALOR CONDICIONES DE
potenciar las capacidades del Batallón de Ingenieros. Confidencial
DOCUMENTAL ACCESO
Público X
Archivo de Gestión 3 años
PLAZO DE DESTINO CONSERVACIÓN 0 N° de fojas 78
Archivo Central 6 años
CONSERVACIÓN FINAL
Archivo Histórico - ELIMINACIÓN 0 N° de tomo

2. PEDIDO 1.

Con la información obtenida, proceda a llenar el Inventario de Expedientes para

Transferencia Primarias de la Subsección Documental “Instrucción y
Entrenamiento”.

4-6
 INVENTARIO DE EXPEDIENTES PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
NÚMERO: 2023-BE68-001 FECHA: 01/02/2023

FUERZA TERRESTRE
SECCIÓN DOCUMENTAL FT 19 BATALLÓN DE INGENIEROS No 68 "COTOPAXI"
SUBSECCIÓN DOCUMENTAL 1 FT 19.03 Alistamiento Operacional
SUBSECCIÓN DOCUMENTAL 2 FT 19.03.01 Instrucción y Entrenamiento
AÑO QUE SE REALIZA LA UBICACIÓN DEL ARCHIVO INSTALACIONES DEL FUERTE MILITAR "MARCO AURELIO
TRANSFERENCIA PRIMARIA 2023 CENTRAL SUBÍA"
FECHAS EXTREMAS
TIEMPO DE AÑO PREVISTO
NÚMERO DE Nro de CONSERVACIÓN PARA
SERIE DOCUMENTAL Nro CAJA DESCRIPCIÓN
EXPEDIENTE APERTURA CIERRE HOJAS ESTIPULADO EN VALORACIÓN
LAS TPCD DOCUMENTAL

Documentos de correspondencia
(oficios, mensajes militares y
FT 19.03.01.01 Correspondencia CAJA No 01 01/01/19
memorandos) con sus anexos
correspondientes

Contiene 29 oficios, 37 mensajes

FT 19.03.01.01 CAJA No 01 19/06/19 03/12/19
militares, 4 memorandos

FT 19.03.01.02 Planes CAJA No 01 08/11/19

Contiene la planificación anual de

FT 19.03.01.03 CAJA No 01 15/02/19 05/12/19
alistamiento operacional.

TOTAL EXPEDIENTES DE LA SUBSECCIÓN

DOCUMENTAL 2

5-6
3. PEDIDO 2.

Complete los datos de la etiqueta de caja.

FUERZA TERRESTRE
2019
CAJA No 01
SECCIÓN
FT 19 BATALLÓN DE INGENIEROS No 68 "COTOPAXI"
DOCUMENTAL
SUBSECCIÓN
FT 19.03 Alistamiento Operacional
DOCUMENTAL 1
SUBSECCIÓN
FT 19.03.01 Instrucción y Entrenamiento
DOCUMENTAL 2
CANTIDAD Fecha Fecha
EXPEDIENTES Inicio Fin
FT 19.03.01.01
SERIES Planes
DOCUMENTALES Programas

TOTAL

6-6