Manual SIGDOC

CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL
SECRETARÍA EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Dirección General de Tecnologías de la Información

Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas
Sistema de Gestión Documental

(SIGDOC)
Manual de Usuario
Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

Manual de Usuario
Agosto de 2020
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN AL SISTEMA ........................................................................................................................................ 6

2. ROLES Y RESPONSABILIDADES ...................................................................................................................................... 7
RESPONSABLE DE ASUNTOS ENTRANTES (RAE) .................................................................................................................... 7
RESPONSABLE DE ASUNTOS SALIENTES (RAS) ..................................................................................................................... 7
RESPONSABLE DE ASUNTOS SALIENTES-COORDINACIÓN (RASC) ........................................................................................ 8
RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO Y FINIQUITO (RSF – LÍDER DE ÁREA INTERNA) .................................................................. 8
RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO Y FINIQUITO (RSF – APOYO PARA LA ASIGNACIÓN DE ASUNTOS) ..................................... 9
RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO Y FINIQUITO (RSF) ............................................................................................................. 9
RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO, FINIQUITO Y ASUNTOS SALIENTES (RSF - ASIGNACIÓN) ................................................. 9
ADMINISTRADOR DE GESTIÓN (ADM) .................................................................................................................................... 10
3. PROCESO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................................... 11
ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO (DOCUMENTOS ENTRANTES) ......................................................................................... 11
ETAPAS PARA EL REGISTRO, CONTROL, SEGUIMIENTO Y ATENCIÓN DE DOCUMENTOS ENTRANTES. ................................... 12
Registro ............................................................................................................................................................................. 12
Turno ................................................................................................................................................................................. 12
Asignación ........................................................................................................................................................................ 12
Seguimiento ..................................................................................................................................................................... 13
Atención ............................................................................................................................................................................ 13
Finiquito............................................................................................................................................................................. 13
ETAPAS PARA LA RECEPCIÓN ELECTRÓNICA DE ASUNTOS Y COPIAS DE CONOCIMIENTO. ................................................... 14
Acuse de recepción ......................................................................................................................................................... 14
Recepción electrónica de asuntos y copias de conocimiento .................................................................................. 14
ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO (DOCUMENTOS SALIENTES)........................................................................................... 15
ETAPAS PARA EL REGISTRO, CONTROL, SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS SALIENTES. ......................................................... 15
Registro ............................................................................................................................................................................. 15
Recepción ......................................................................................................................................................................... 15
Envío ................................................................................................................................................................................. 16
ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO (DOCUMENTOS SALIENTES PARA TRÁMITE ELECTRÓNICO)........................................... 16
ETAPAS PARA EL REGISTRO, CONTROL, SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS SALIENTES PARA TRÁMITE ELECTRÓNICO. ......... 17
Registro ............................................................................................................................................................................. 17
Recepción ......................................................................................................................................................................... 17
4. ACCESO AL SISTEMA ................................................................................................................................................... 20
5. PANTALLA PRINCIPAL ................................................................................................................................................. 21
6. ASUNTOS ENTRANTES (REGISTRO Y TURNO) .............................................................................................................. 22
Movimientos ..................................................................................................................................................................... 22
Alta de documento entrante ........................................................................................................................................... 22
Editar documento entrante ............................................................................................................................................. 24
Cancelar documento entrante ....................................................................................................................................... 25

Manual de Usuario
Agosto de 2020
Adjuntar archivo digitalizado al documento entrante ................................................................................................. 27

Detalle de documento entrante ..................................................................................................................................... 28
Consulta documento adjunto ......................................................................................................................................... 29
Turnar documento entrante ........................................................................................................................................... 30
Editar turno ....................................................................................................................................................................... 31
Cancelar turno ................................................................................................................................................................. 33
Vistas de documentos entrantes ................................................................................................................................... 33
Consulta de documentos entrantes .............................................................................................................................. 34
7. ASUNTOS ENTRANTES (ASIGNACIÓN Y CONSULTA DE SEGUIMIENTO) ....................................................................... 37
Lista de asuntos turnados .............................................................................................................................................. 37
Editar datos del documento ........................................................................................................................................... 37
Editar turno ....................................................................................................................................................................... 38
Actualizar datos del turno ............................................................................................................................................... 39
Rechazar turno ................................................................................................................................................................ 41
Alta asignación ................................................................................................................................................................. 42
Editar asignación ............................................................................................................................................................. 44
Cancelar asignación........................................................................................................................................................ 45
Seguimiento ..................................................................................................................................................................... 47
Vistas de documentos turnados .................................................................................................................................... 50
Consulta de documentos entrantes turnados ............................................................................................................. 51
8. ASUNTOS ENTRANTES (SEGUIMIENTO Y ATENCIÓN) .................................................................................................. 53
Lista de asuntos asignados ........................................................................................................................................... 53
Seguimiento (Registro de acciones) ............................................................................................................................. 53
Vistas de documentos asignados ................................................................................................................................. 58
Consulta de documentos entrantes asignados ........................................................................................................... 59
9. ASUNTOS SALIENTES .................................................................................................................................................. 60
Movimientos ..................................................................................................................................................................... 60
Alta de documento saliente ............................................................................................................................................ 60
Editar documento saliente .............................................................................................................................................. 62
Cancelar documento saliente ........................................................................................................................................ 64
Recibir documento saliente ............................................................................................................................................ 65
Adjuntar archivo digitalizado al documento saliente .................................................................................................. 66
Consulta documentos adjuntos ..................................................................................................................................... 67
Detalle de documento saliente ...................................................................................................................................... 68
Vistas de documentos salientes .................................................................................................................................... 69
Consulta de documentos salientes ............................................................................................................................... 70
Copia de documentos salientes .................................................................................................................................... 71
Finiquitar más de un documento entrante con la generación de un documento saliente. ................................... 72
Eliminar documentos entrantes relacionados con un documento saliente. ............................................................ 74
Editar un documento saliente con estatus de “enviado”............................................................................................ 75

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Trámite electrónico de asuntos salientes .................................................................................................................... 76

Consulta de acuse electrónico ...................................................................................................................................... 78
10. ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN ......................................................................................................................... 81
Módulo de cancelación de finiquitos ............................................................................................................................. 81
11. ADMINISTRACIÓN DE CATÁLOGOS ............................................................................................................................. 83
CATÁLOGO DE TIPOS DE DOCUMENTO .............................................................................................................................. 83
Alta ..................................................................................................................................................................................... 83
Edición/modificación ....................................................................................................................................................... 84
Activar/inactivar................................................................................................................................................................ 85
CATÁLOGO DE MEDIOS DE RECEPCIÓN ............................................................................................................... 86
 Alta ........................................................................................................................................................................... 86
 Edición/modificación .............................................................................................................................................. 87
 Activar/inactivar ...................................................................................................................................................... 88
CATÁLOGO DE ÁREAS INTERNAS ........................................................................................................................... 89
 Alta ........................................................................................................................................................................... 89
CATÁLOGO DE INSTRUCCIONES ............................................................................................................................. 92
 Alta ........................................................................................................................................................................... 92
CATÁLOGO DE EMPLEADOS TURNO ...................................................................................................................... 95
 Alta ........................................................................................................................................................................... 95
ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS ............................................................................................................................. 98
 Alta ........................................................................................................................................................................... 98
 Edición/modificación ............................................................................................................................................ 100
 Eliminar .................................................................................................................................................................. 101
12. FUNCIONALIDADES ADICIONALES ............................................................................................................................ 102
Agenda de documentos ................................................................................................................................................ 102

Manual de Usuario
Agosto de 2020

Manual de Usuario
Agosto de 2020
1. Introducción al sistema
El Sistema de Gestión documental (SIGDOC), es una herramienta tecnológica mediante la cual, se permite llevar a
cabo el registro, seguimiento y atención de los documentos que ingresan y dan respuesta a los asuntos de
competencia de las áreas administrativas y órganos auxiliares en el Consejo de la Judicatura Federal.
El objetivo principal, es establecer un medio estructurado de registro, asignación y seguimiento de asuntos dentro
de las áreas administrativas y órganos auxiliares del Consejo de la Judicatura Federal, a fin de que puedan conocer
en cualquier momento el estatus en el que se encuentran, como parte de su gestión, proporcionando los reportes y
resúmenes estadísticos necesarios para la toma oportuna de decisiones.

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2. Roles y responsabilidades
Responsable de Asuntos Entrantes (RAE)
Servidor público designado en la adscripción, para llevar a cabo el registro y turno de los documentos que ingresan
para su correspondiente seguimiento y atención.
Responsabilidad:
 Registrar los documentos que ingresan a la adscripción.

 Turnar los documentos a las áreas internas de la adscripción, para su correspondiente asignación,
seguimiento y atención.
 Consultar y generar los reportes que el titular solicite, en relación al estatus que guarda la gestión
documental dentro de la adscripción.
 Digitalizar y adjuntar los documentos que sustenten el registro de los asuntos entrantes.
 Consultar la agenda de documentos entrantes con estatus (Registrado y Pendiente). Así mismo, podrá
realizar la consulta de los documentos con estatus (Con seguimiento, Atendidos, Finiquitados y
Cancelados), todos ellos, de solo consulta. Revisar reglas de negocio.
 Consultar la agenda de documentos entrantes turnados con estatus (Pendiente, con seguimiento,
atendidos, finiquitados, cancelados y rechazados), así como el total de documentos en esos estatus.
Revisar reglas de negocio.
Responsable de Asuntos Salientes (RAS)
Servidor público designado en la adscripción, para llevar a cabo el registro de los documentos físicos y electrónicos
que dan respuesta a documentos entrantes o bien aquellos generados en la propia área como parte de su gestión
documental. De igual forma podrá llevar a cabo el registro de los documentos de trámite electrónico.
Responsabilidad:
 Registrar los documentos físicos y electrónicos que dan respuesta a los documentos entrantes o bien
que son generados dentro de la adscripción como parte de su gestión.
 Entregar los documentos físicos previamente registrados a la Coordinación Administrativa o área que
realiza el trámite de entrega, para que le reciban.
 Digitalizar y adjuntar los documentos físicos que sustenten el registro de los asuntos salientes.
 Disponer de la funcionalidad para que puedan editar los datos generales del documento saliente, en
particular el campo “En respuesta a”, a fin de que en todo momento, aún que el estatus del documento
sea “Enviado”, puedan integrar la información.
 Consultar la agenda de documentos físicos y electrónicos entrantes turnados con estatus (Pendiente,
con seguimiento, atendidos, finiquitados, cancelados y rechazados), así como el total de documentos
en esos estatus. Revisar reglas de negocio.
 Consultar la agenda de documentos físicos y electrónicos salientes con estatus (Registrados, recibidos,
enviados y cancelados), así como el total de documentos en esos estatus. Revisar reglas de negocio.
 Disponer de la funcionalidad para agregar los documentos entrantes que requiera relacionar con el
documento saliente.

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 Así mismo, deber disponer de la funcionalidad para eliminar algún documento entrante relacionado al
saliente.
Responsable de Asuntos Salientes-Coordinación (RASC)
Servidor público designado en la adscripción, para llevar a cabo la recepción y envío de los documentos salientes
que dan respuesta a documentos entrantes, o bien aquellos generados en la propia área como parte de su gestión
documental.
Responsabilidad:
 Recibir la documentación relacionada con los documentos salientes registrados, que dan respuesta a
los documentos entrantes o bien que son generados dentro de la adscripción como parte de su gestión
y que requieren de ser enviados al destinatario.
 Enviar los documentos al destinatario, recabar el acuse de recibo y actualizar el estatus del documento
a enviado.
 Digitalizar y adjuntar los documentos que sustenten el registro de los asuntos salientes.
 Disponer de la funcionalidad para que puedan editar los datos generales del documento saliente, en
particular el campo “En respuesta a”, a fin de que en todo momento, aún que el estatus del documento
sea “Enviado”, puedan integrar la información.
 Consultar la agenda de documentos salientes con estatus (Registrados, recibidos, enviados y
cancelados), así como el total de documentos en esos estatus. Revisar reglas de negocio.
 Disponer de la funcionalidad para agregar los documentos entrantes que requiera relacionar con el
documento saliente.
 Así mismo, deber disponer de la funcionalidad para eliminar algún documento entrante relacionado al
saliente.
Responsable de Seguimiento y Finiquito (RSF – Líder de área interna)
Servidor Público designado en la adscripción, para llevar a cabo la asignación de los documentos para su
correspondiente seguimiento y atención con el personal a su cargo.
Responsabilidad:
 Revisar los documentos que han sido turnados a su área para su correspondiente seguimiento y
atención.
 Atender de manera directa los documentos que le han sido turnados, de trámite o de conocimiento.
 Asignar los documentos de trámite que han sido turnados a su área para su correspondiente
seguimiento y atención por parte del personal a su cargo.
documental dentro de su área.
 Ajustar los datos generales del documento, así como, del turno en caso de así requerirlo.
 Rechazar un turno recibido.

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 Consultar la agenda de documentos entrantes turnados con estatus (Pendiente, con seguimiento,
atendidos, finiquitados, cancelados y rechazados), así como el total de documentos en esos estatus.
Revisar reglas de negocio.
Responsable de Seguimiento y Finiquito (RSF – Apoyo para la asignación de asuntos)
Servidor público designado en la adscripción, para apoyar a líder de área interna en llevar a cabo la asignación de
los documentos para su correspondiente seguimiento y atención por el personal a su cargo.
Responsabilidad:
 Revisar los documentos que han sido turnados a su área para su correspondiente seguimiento y
atención.
 Atender de manera directa los documentos que le han sido turnados, de trámite o de conocimiento.
 Asignar los documentos de trámite que han sido turnados a su área para su correspondiente
seguimiento y atención por parte del personal a su cargo.
documental dentro de su área.
 Ajustar los datos generales del documento, así como, del turno en caso de así requerirlo.
 Rechazar un turno recibido.
Responsable de Seguimiento y Finiquito (RSF)
Servidor público designado en la adscripción, para llevar a cabo el seguimiento y atención de los documentos que
le han sido asignados por parte del líder del área.
Responsabilidad:
 Revisar los documentos que le han sido asignados para su correspondiente seguimiento y atención.
 Integrar las acciones que correspondan a la atención de cada documento asignado, considerando
aquellas que dan seguimiento y la que se considera una acción concluyente, misma que atenderá el
documento asignado.
 Consultar y generar los reportes que el jefe inmediato solicite, en relación a los documentos que le han
sido asignados.
 Consultar la agenda de documentos entrantes asignados con estatus (Pendiente, con seguimiento,
atendidos, finiquitados y cancelados), así como el total de documentos en esos estatus. Revisar reglas
de negocio.
Responsable de Seguimiento, Finiquito y Asuntos Salientes (RSF - Asignación)
Servidor público designado en la adscripción, para llevar a cabo el seguimiento y atención de los documentos físicos
y electrónicos que le han sido asignados por parte del líder del área y así mismo el registro de los documentos físicos
y electrónicos que dan respuesta a documentos entrantes.

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Responsabilidad:
 Revisar los documentos físicos y electrónicos que le han sido asignados para su correspondiente
 Integrar las acciones que correspondan a la atención de cada documento asignado, considerando
aquellas que dan seguimiento y la que se considera una acción concluyente, misma que atenderá el
documento asignado.
 Consultar y generar los reportes que el jefe inmediato solicite, en relación a los documentos físicos y
electrónicos que le han sido asignados.
 Consultar la agenda de documentos físicos y electrónicos entrantes asignados con estatus (Pendiente,
con seguimiento, atendidos, finiquitados y cancelados), así como el total de documentos en esos
estatus. Revisar reglas de negocio.
 Registrar los documentos físicos y electrónicos que dan respuesta a los documentos entrantes o bien
que son generados dentro de la adscripción como parte de su gestión.
 Consultar la agenda de documentos físicos y electrónicos salientes con estatus (Registrados, recibidos,
enviados y cancelados), así como el total de documentos en esos estatus. Revisar reglas de negocio.
Administrador de Gestión (ADM)
Servidor público designado en la adscripción, para llevar a cabo el registro y turno de los documentos físicos y
electrónicos que ingresan para su correspondiente seguimiento y atención.
Responsabilidad:
 Administración de catálogos.
 Consultar la agenda de documentos físicos y electrónicos entrantes con estatus (Registrado y
Pendiente). Así mismo, podrá realizar la consulta de los documentos con estatus (Con seguimiento,
Atendidos, Finiquitados y Cancelados), todos ellos, de solo consulta. Revisar reglas de negocio.
 Consultar la agenda de documentos físicos y electrónicos entrantes asignados con estatus (Pendiente,
con seguimiento, atendidos, finiquitados y cancelados), así como el total de documentos en esos
estatus. Revisar reglas de negocio.
 Consultar la agenda de documentos físicos y electrónicos salientes con estatus (Registrados, recibidos
y cancelados), así como el total de documentos en esos estatus. Revisar reglas de negocio.

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3. Proceso de gestión de documentos
El Sistema de Gestión Documental (SIGDOC) integra un proceso que, de forma específica identifica el estado que
guardan los documentos entrantes y salientes.
Esquema general del proceso (Documentos entrantes)

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Etapas para el registro, control, seguimiento y atención de documentos entrantes.
Registro
Es la etapa en donde se registran los datos generales del documento, así como los relacionados con la recepción y
anexos que en su caso pueda integrar. Una vez generado el registro de los datos señalados, el estatus del
documento queda como (Registrado).
Consideraciones:
o Solamente el RAE podrá realizar el registro de documentos entrantes.

o Una vez registrado el documento, estará disponible para adjuntar el documento digitalizado.
o Con el documento digitalizado, podrá realizar el turno correspondiente al área responsable.
Turno
Es la etapa en donde, una vez registrado el documento, podrá ser turnado a las áreas internas para su
correspondiente atención. Una vez realizado el turno, el estatus del documento queda como (Pendiente).
Consideraciones:
o Solamente el RAE podrá realizar el turno de los documentos.

o Podrá realizar diversos turnos relacionados con un documento.
o Una vez realizado el turno, el documento estará disponible para atenderlo de forma directa por el
líder del área o bien para que éste sea asignado al personal a su cargo para su seguimiento y
atención.
o Podrá realizar turnos de conocimiento o de trámite, así como la edición de estos mismos hasta el
estatus de “Con Seguimiento”.
Asignación
Es la etapa en donde, una vez turnado el documento, podrá ser asignado al personal a cargo del líder del área para
su correspondiente seguimiento y atención. Una vez realizada la asignación, el estatus del documento queda como
(Pendiente) y cambiará el estatus del turno y asignación, una vez que se integren acciones, el cual podrá ser (Con
seguimiento) o (Atendido) si existe una acción concluyente.
Consideraciones:
o Solamente el RSF (Líder) o RSF (Apoyo), podrán realizar la asignación de los documentos turnados
al área.

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o Podrá realizar la asignación de manera exclusiva al personal a su cargo registrado en el catálogo.

o Podrá realizar diversas asignaciones relacionados con un documento.
o Una vez realizada la asignación, el documento estará disponible para su seguimiento y atención.
Seguimiento
Es la etapa en donde, una vez asignado el documento, será sujeto de seguimiento, en el cual se integrarán las
acciones que se han realizado para atenderlo. Una vez que se integren acciones, el estatus de la asignación
cambiará a (Con seguimiento). En este caso no se considera ninguna acción concluyente.
Consideraciones:
o Solamente el RSF podrá integrar las acciones que correspondan a los documentos que le fueron
asignados.
o No podrá re-asignar el documento a otra persona.
o Podrá ingresar acciones parciales.
Atención
Es la etapa en donde, una vez asignado el documento, será sujeto de atención, en el cual, una de las acciones
registradas, será la concluyente. Una vez que se integre esta acción, el estatus de la asignación cambiará a
(Atendida).
Consideraciones:
o Solamente el RSF podrá integrar las acciones que correspondan a los documentos que le fueron
asignados.
o No podrá re-asignar el documento a otra persona.
o Podrá ingresar la acción concluyente.
o Una vez integrada una acción concluyente, no podrá realizar modificación alguna.
Finiquito
Es la etapa en donde, el finiquito del o los documentos entrantes, estará sujeto al registro de la acción concluyente
por parte de las asignaciones relacionadas. Una vez que dichas asignaciones se encuentren en estatus “Atendido”,
el sistema cambiará el estatus del turno a “Atendido” o “Finiquitado”, según corresponda.

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Consideraciones:
o El finiquito se realiza de forma automática.

o Un documento finiquitado no podrá ser modificado, solo se podrá consultar.
Etapas para la Recepción electrónica de asuntos y copias de conocimiento.
Acuse de recepción
Es la etapa en donde podrá consultar el acuse de recepción de los asuntos que tramito de forma electrónica y
aquellos acuses de asuntos que se han recibido a través de un trámite electrónico.
Consideraciones:
o La columna “Acuse” se habilita solo para los asuntos salientes que fueron tramitados
electrónicamente.
o Para los asuntos que sean tramitados de forma física, se mostrarán únicamente las entregas de las
copias de conocimiento.
o En caso de que no se haya podido entregar electrónicamente el asunto en el primer intento a todas
las áreas destinatarias, el sistema realizará reintentos automáticos e impedirá la impresión del acuse
hasta que todas las áreas destinatarias hayan recibido el asunto para trámite y/o copia de
conocimiento.
Recepción electrónica de asuntos y copias de conocimiento
Es la etapa en donde se recibirán automáticamente los asuntos tramitados electrónicamente dirigidos a su unidad
administrativa u órgano auxiliar, para el seguimiento, turno o conocimientos de los mismos.
Consideraciones:
o Los asuntos entrantes creados automáticamente por el sistema, derivados del trámite electrónico
se generan en estatus de “Registrado”, para las áreas que hacen uso del Sistema de Gestión
Documental, y en estatus “Finiquitado”, para el resto de las áreas.
o Las opciones disponibles en el listado de asuntos entrantes registrados automáticamente por el
sistema son “Editar” y “Turnar”.
o Para la opción “Editar” únicamente estarán disponibles para los ajustes los campos de:
 Fecha de término
 Resumen y
 Observaciones.

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Esquema general del proceso (Documentos salientes)
Etapas para el registro, control, seguimiento de documentos salientes.
Registro
Es la etapa en donde se registran los datos generales del documento, así como los relacionados con los anexos
que pudiera integrar. Una vez generado el registro de los datos señalados, el estatus del documento queda como
(Registrado).
Consideraciones:
o Solamente el RAS podrá realizar el registro de documentos salientes.

o Una vez registrado el documento, estará disponible para que el área que recibe el documento físico,
lo reciba y pueda realizar el trámite administrativo correspondiente.
Recepción
Es la etapa en donde el área que realizará el trámite administrativo, recibe el documento físico, lo revisa y cambia

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el estatus del mismo en el sistema a (Recibido)
Consideraciones:
o Solamente el RAS-C podrá realizar la recepción de folio en el sistema.
Envío
Es la etapa en donde el área que realizará el trámite administrativo, una vez que entrega el documento al destinatario
y recibe el acuse de recibo, digitaliza el documento y lo adjunta como soporte documental al folio saliente. El cambio
de estatus se realizará de forma automática a (ENVIADO).
Consideraciones:
o Solamente el RAS-C podrá realizar el cambio de estatus a (ENVIADO), considerando que el cambio
se realizará de forma automática, una vez que se adjunte el documento digitalizado al folio
relacionado.
o El cambio de estatus del documento saliente a (ENVIADO), habiendo adjuntado el documento
saliente, determinará el FINIQUITO de un documento entrante si se hizo la relación correspondiente.
Esquema general del proceso (Documentos salientes para trámite electrónico)

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Etapas para el registro, control, seguimiento de documentos salientes para trámite electrónico.
Registro
Es la etapa en donde se registran los datos generales del documento e indica en la casilla, habilitada para dicho fin,
que le dará trámite electrónico, adicionalmente se deberá capturar en los campos de la sección “Destinatarios” la
información del tipo de Destinatario, el nombre del Destinatario y el Área destino, el estatus del documento queda
como (Registrado).
Consideraciones:
o Podrá registrar y eliminar durante la captura, uno o varios destinatarios para trámite del asunto y
destinatarios con copias de conocimiento.
Recepción
Es la etapa en donde el Sistema validará que los destinatarios tengan una cuenta de correo electrónico activa para
la recepción de las notificaciones o hagan uso del Sistema de Gestión Documental como su herramienta de gestión
documental. En caso de que se intente registrar un destinatario de un área de adscripción que no cumpla con alguna
de estas condiciones, el sistema impedirá el registro del destinatario.
Consideraciones:
o En el listado de asuntos salientes, en la columna “Tipo Docto.”, el sistema mostrará el tipo de

documento más el texto “Electrónico”, para identificar en el listado aquellos asuntos a los que se les
dará el trato de trámite electrónico.
Registro de copias de conocimiento de asuntos en soporte de papel
Es la etapa en donde se registra a los destinatarios con copia de conocimiento de asuntos en soporte de papel, para
notificar electrónicamente a las áreas de adscripción destinatarias que les fue enviada una copia de conocimiento.
Consideraciones:
o El sistema validará que los destinatarios marcados para copia de conocimiento tengan una cuenta
de correo electrónico activa para la recepción de las notificaciones o hagan uso del Sistema de
Gestión Documental, como su herramienta de gestión documental. En caso de que se intente
registrar un destinatario para copia de conocimiento de un área de adscripción que no cumpla con
alguna de estas condiciones, el sistema impedirá el registro del destinatario.
Adjuntar documentos
Es la etapa en donde se carga en el sistema los documentos anexos al asunto saliente y el documento para trámite,
ya sea electrónico o físico.

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Consideraciones:
o Para el documento de trámite firmado electrónicamente y para el archivo digitalizado del documento
saliente firmado de forma autógrafa, dependiendo del caso, se deberá considerar lo siguiente;
 Solo se aceptan documentos con extensión .PDF.
 El tamaño máximo permitido será de 10MB.
o Para los documentos anexos considerar lo siguiente:
 Se aceptan documentos con extensiones .XLS, .XLSX, .PPT, .PPTX, .DOC, .DOCX, .PDF,
.JPG, .PNG, .TIFF, .ZIP y .RAR
 El tamaño máximo permitido será de 20MB.
Trámite electrónico de asuntos y copias de conocimiento
Es la etapa en donde se envía a las áreas destinatarias los asuntos marcados para trámite electrónico y las copias
de conocimiento de los asuntos en soporte de papel.
Consideraciones:
o Si el asunto saliente no fue marcado para trámite electrónico, el asunto deberá entregarse
físicamente de forma tradicional y el sistema únicamente realizará la entrega de las copias de
conocimiento.
o El sistema validará que los destinatarios tengan una cuenta de correo electrónico activa para la
recepción de las notificaciones o hagan uso del SIGDOC como su herramienta de gestión
documental. En caso de que se intente hacer el trámite electrónico a un área de adscripción que no
cumpla con alguna de estas condiciones, el sistema impedirá la ejecución de las acciones del botón
“Tramitar”.
o Asimismo, el sistema impedirá la ejecución de las acciones del botón “Tramitar” si no se ha cargado
el documento firmado electrónicamente o la digitalización del documento con firma autógrafa, según
corresponda.
o En el listado de asuntos salientes, el ícono de la columna “Acuse”, se muestra únicamente cuando
el asunto ha sido tramitado.
o La notificación electrónica del trámite del asunto se enviará al correo electrónico de cada área de
adscripción.
o Se envía un correo electrónico para cada área destinataria, cada uno con el folio entrante
correspondiente.
o La notificación electrónica debe incluir el número de folio generado, el nombre del área remitente y
la URL al Sistema de Gestión Documental, si se trata de un área que utiliza el sistema como su
herramienta de apoyo, o la URL al documento digitalizado, en caso contrario.
o Al dar clic en la liga, el sistema muestra la pantalla de autenticación del Sistema de Gestión
Documental y solicita usuario y contraseña. Si las credenciales del usuario son correctas el usuario
ingresa al sistema para las gestiones correspondientes.
o En caso de que el área destinataria no tenga implementado el Sistema de Gestión Documental
como herramienta informática de apoyo, la liga que se muestra en el correo electrónico corresponde
al documento digitalizado. Sin embargo, el servidor público que desee consultar el documento debe
proporcionar usuario y contraseña válidos del Sistema de Impresión de Recibos Electrónicos de
Pago, para poder visualizarlo.
o En caso de que el área destinataria no tenga implementado el Sistema de Gestión Documental
como herramienta informática de apoyo, el sistema creará un número de folio de asunto entrante,
independientemente de que los usuarios del área no realicen la consulta en el SIGDOC.

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o Los documentos anexos se envían a los destinatarios con copia de conocimiento, únicamente si
esto fue indicado en el momento de la carga del anexo.
o Una vez que se ha dado trámite electrónico a un asunto no será posible modificar el documento
principal o los anexos y se mostrarán solo para consulta.

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4. Acceso al sistema
Los servidores públicos que tengan acceso al sistema, tendrán de manera predeterminada un usuario y contraseña
(Recibos electrónicos), la cual servirá para ingresar al Sistema de Gestión Documental con los permisos que
determine el rol que tenga asignado.
Descripción
Paso Responsable
RAE, RAS, RAS-C, RSF, Abren una sesión de intranet, en la cual deberá agregar la siguiente ruta:
1. RSF-A, ADM http://cjfappsgdl/Gestion/Seguro/iuLogin.aspx?ReturnUrl=%2fGestion
Muestra la pantalla inicial, la cual solicita agregar los siguientes datos:

SIGDOC
2. • Usuario: u + Expediente (Ejemplo: u58633)
• Contraseña: (Recibos electrónicos)
RAE, RAS, RAS-C, RSF,
3. RSF-A, ADM Registran los datos requeridos y presiona el botón “Ingresar”.

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Agosto de 2020
5. Pantalla principal
La pantalla principal del SIGDOC integra la funcionalidad necesaria para llevar a cabo el proceso de gestión de un
documento, desde su registro, hasta su atención.
La pantalla está estructurada de la siguiente forma:
a) Dispone de un menú en el cual se encuentran las funciones principales del SIGDOC.

b) Identifica al usuario que se encuentra validado en el sistema, presentando las opciones de menú de acuerdo
al rol asignado.
c) Indica el rol de usuario.
d) Muestra la fecha y hora de acceso al sistema.

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6. Asuntos entrantes (Registro y Turno)
Este menú estará disponible, única y exclusivamente para los roles (RAE y ADM), quienes podrán realizar el registro
y consulta de los documentos que ingresan a la adscripción, enviados por áreas internas del propio Consejo de la
Judicatura o por externos.
Roles que intervienen:
 Responsable de Asuntos Entrantes
Movimientos
Presentará de forma inicial la lista de documentos entrantes registrados el día de hoy.
Paso Descripción
1. RAE Selecciona el menú “Asuntos entrantes” y selecciona la opción “Movimientos”.
2. Sistema Muestra la pantalla “Movimientos”, en la cual se presentará de manera inicial, los documentos
registrados el día de hoy.
Alta de documento entrante
En la lista de documentos, presentará el botón para registrar uno nuevo, mismo que se encuentra en la parte superior
derecha de la lista, indicando (+ Nuevo).
Paso Descripción
1. Sistema Muestra la lista de documentos entrantes.
2. RAE Selecciona el botón (+ Nuevo), mismo que se encuentra en la parte superior izquierda de la
lista.
3. Sistema Muestra la interfaz “Nuevo Documento Entrante”, en la cual se deberán registrar los siguientes
datos para generar el registro:
 DATOS GENERALES DEL DOCUMENTO

 DATOS DE RECEPCIÓN
 DATOS DE ANEXOS

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4. RAE Una vez registrada la información requerida deberá presionar el botón “Agregar”
5. Sistema Mostrará un mensaje indicando que el registro se realizó de manera satisfactoria.
6. RAE Cierra el mensaje.
7. Sistema Agrega el documento entrante a la lista, para poder realizar cualquiera de las siguientes
acciones:
 EDITAR
 CANCELAR
 ADJUNTAR

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Editar documento entrante
En la lista de documentos, presentará el botón para editar aquel que requiera consultar o en su caso realizar alguna
modificación.
Paso Descripción
2. RAE Selecciona el registro que desea editar/modificar y presiona el icono que se encuentra en la
columna “Editar”.
3. Sistema Muestra la interfaz “Editar Documento Entrante”, en la cual podrá hacer ajustes a cualquiera
de los campos capturados en la interfaz de registro. Podrá hacer ajuste en cualquiera de los
siguientes apartados:

 DATOS DE RECEPCIÓN
 DATOS DE ANEXOS
4. RAE Una vez modificados los datos, deberá presionar el botón “Actualizar”
5. Sistema Mostrará un mensaje indicando que el registro se actualizó correctamente.
6. RAE Cierra el mensaje.
7. Sistema Actualiza el registro en la lista, dejando disponibles los iconos para realizar cualquiera de las
siguientes acciones:
 EDITAR
 CANCELAR
 ADJUNTAR

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Cancelar documento entrante
En la lista de documentos, presentará el botón para cancelar aquel, que por alguna razón se capturó indebidamente.
Paso Descripción
2. RAE Selecciona el registro que desea cancelar y presiona el icono que se encuentra en la columna
“Cancelar”.
3. Sistema Muestra un mensaje, preguntando, si desea cancelar el folio y si es el caso señalando que no
podrá realizar ningún cambio una vez cancelado el registro.
4. RAE Acepta cancelar el folio seleccionado, presionado el botón “Aceptar”.
5. Sistema Solicita indicar el motivo de la cancelación.
6. RAE Captura el motivo de la cancelación y presiona el botón “OK”.

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7. Sistema Presenta un mensaje indicando que se canceló el folio satisfactoriamente.
8. RAE Cierra el mensaje presionando el botón “OK”.
9. Sistema Actualiza el registro en la lista, inhabilitando todos los iconos relacionados con el registro a fin
de que no pueda ser utilizado.

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Adjuntar archivo digitalizado al documento entrante
En la lista de documentos, presentará el botón para adjuntar el documento digitalizado relacionado.
Paso Descripción
2. RAE Selecciona el registro al cual desea adjuntar el documento digitalizado relacionado y presiona
el icono que se encuentra en la columna “Adjuntar”.
3. Sistema Muestra la interfaz “Adjuntar Documento Entrante”, en la cual podrá buscar el archivo que
desea adjuntar y subirlo al sistema para relacionarlo con el folio seleccionado.
4. RAE Presiona el botón “Examinar”.
5. Sistema Mostrará el explorador de archivos, en el cual deberá seleccionar el archivo que desea adjuntar.
6. RAE Seleccionar el archivo.
7. Sistema Presenta el archivo en el campo de selección.
8. RAE Presiona el botón “Subir”.
9. Sistema Realiza el proceso para adjuntar el archivo al folio seleccionado y genera el mensaje indicando
que el documento se agregó correctamente.
10. RAE Cierra la interfaz.
11. Sistema Actualiza el registro en la lista, habilitando además de los iconos: Editar, Cancelar y Adjuntar,
el icono para “Turnar”.

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Detalle de documento entrante
En la lista de documentos, presentará la liga para consultar el detalle completo del documento entrante, a fin de
mostrar el total de campos que fueron registrados, considerando que la lista únicamente muestra los campos
principales.
Paso Descripción
2. RAE Selecciona el registro que desea consultar y presiona la liga de acceso que se encuentra en el
número de folio.
3. Sistema Muestra la interfaz “Detalle del documento”.

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Consulta documento adjunto
En la lista de documentos, presentará la liga para consultar el documento adjunto.
Paso Descripción
2. RAE Selecciona el registro y presiona el icono para consultar el documento adjunto, mismo que se
encuentra a la izquierda de cada registro.
3. Sistema Muestra el mensaje indicando, si se requiere abrir el documento o bien si desea guardarlo.
4. RAE Solicita abrir el documento.

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Turnar documento entrante
Una vez que se adjuntó el documento digitalizado, la lista, presentará el botón para turnar el documento a las áreas
internas.
Paso Descripción
2. RAE Selecciona el registro que desea turnar y presiona el icono que se encuentra en la columna
“Turnar”.
3. Sistema Muestra la interfaz “Lista de turnos”, en la cual podrá realizar el turno del documento al área
responsable de su atención.
4. RAE Presiona el botón (+ Nuevo), que se encuentra en la parte superior derecha de la interfaz.
5. Sistema Presenta la interfaz “Nuevo turno”, en la cual deberá seleccionar al área responsable de su
atención e identificar los detalles de la atención.
6. RAE Una vez integrados los datos del turno, presiona el botón “Agregar”.
7. Sistema Actualiza e integra el registro en la lista de turnos, dejando disponibles los iconos para realizar
cualquiera de las siguientes acciones:
 EDITAR
 CANCELAR

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Editar turno
Una vez turnado el documento, se tendrá la posibilidad de realizar ajustes y para ello, se deberá editar para hacer
los cambios necesarios.
Paso Descripción
2. RAE Selecciona el registro del cual desea editar el turno y presiona el icono que se encuentra en la
columna “Turnar”.

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3. Sistema Muestra la interfaz “Lista de turnos”, en la cual se presentarán los turnos realizados.
4. RAE Selecciona el turno que desea editar, ya sea para consultarlo o bien para realizar algún ajustes,
presionando el botón “Editar”.
5. Sistema Muestra la información del turno seleccionado.
6. RAE Consulta o modifica los datos del turno y en su caso, presiona el botón “Actualizar”
7. Sistema Actualiza el registro conforme a los cambios realizados y actualiza la lista de turnos.

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Cancelar turno
Una vez turnado el documento, se tendrá la posibilidad de cancelarlo.
Paso Descripción
2. RAE Selecciona el registro del cual desea consultar el turno que desea cancelar y presiona el icono
que se encuentra en la columna “Turno”.
3. Sistema Muestra la interfaz “Lista de turnos”, en la cual se presentarán los turnos realizados.
4. RAE Selecciona el turno que desea cancelar, presionando el botón “Cancelar”.
5. Sistema Presenta un mensaje solicitando la confirmación para cancelar el turno.
6. RAE Acepta la cancelación del turno presionando el botón “Aceptar”.
7. Sistema Actualiza el registro en la lista cambiando su estatus a “Cancelado”.
Vistas de documentos entrantes
Toda vez que se tienen documentos entrantes registrados, se tendrá la posibilidad de realizar consultas a través de
vistas inmediatas de los documentos registrados:
 HOY
 MES ACTUAL
 MES ANTERIOR
 PENDIENTES DE DIGITALIZAR

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 PENDIENTES DE TURNAR
 REGISTRADOS
 PENDIENTES
 CON SEGUIMIENTO
 ATENDIDOS
 FINIQUITADOS
 CANCELADOS
 TURNOS RECHAZADOS
Paso Descripción
2. RAE Selecciona el campo “Vista”, mismo que se encuentra ubicado en la parte superior izquierda
de la lista.
3. Sistema Muestra las vistas a través de las cuales puede mostrar la información, como una consulta
inmediata de los documentos entrantes registrados.
4. RAE Selecciona la vista que desea consultar.
5. Sistema Presenta el resultado en la lista de acuerdo a la vista seleccionada indicando el número de

registros encontrados.
Consulta de documentos entrantes
Toda vez que se tienen documentos entrantes registrados, se tendrá la posibilidad de realizar consultas a través de
filtros básicos o avanzados que permitan obtener la información deseada.
Paso Descripción
 RAE Selecciona el menú “Asuntos entrantes” y selecciona la opción “Consulta”
 Sistema Muestra la interfaz “Consulta de Asuntos Entrantes”.

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 RAE Podrá realizar una consulta básica a través del número de documento o bien por el número de
folio. También podrá realizar consultas avanzadas considerando integrar la combinación de los
campos utilizados en el registro. Una vez integrado el filtro, presiona el botón “Buscar”.
Las búsquedas por número de folio, se podrá realizar bajo las siguientes condiciones:
a. Por un rango de folios específico. En este caso utilizará el (-) como separador para
integrar el rango de folios a consultar. Ej. No. Folio = 15 – 23
b. Por números de folio indicados. En este caso se utilizará la (,) como separador
entre cada número de folio que desea buscar. Ej. No. Folio = 2, 5, 8, 11
c. También podrá generar la consulta integrando la combinación de rangos de folio y
números específicos. Ej. No. Folio = 15-23, 28, 40, 52
 Sistema Muestra el resultado de la búsqueda en la lista de documentos entrantes, considerando mostrar

los iconos que correspondan para cada registro de acuerdo a su estatus.
FILTRO BÁSICO

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FILTRO AVANZADO

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7. Asuntos entrantes (Asignación y Consulta de Seguimiento)
 Responsable de Seguimiento y Finiquito (Líder del área)
Lista de asuntos turnados
Presentará de forma inicial la lista de documentos entrantes turnados pendientes.
Paso Descripción
1. RSF Selecciona el menú “Seguimiento” y selecciona la opción “Asuntos turnados”.

(Líder)
2. Sistema Muestra la lista de documentos turnados (Pendientes), la cual presentará los datos generales
del asunto, habilitando los siguientes botones para realizar la acción que corresponda:
 EDITAR DATOS DEL DOCUMENTO

 EDITAR TURNO
o ACTUALIZAR DATOS DEL TURNO
o RECHAZAR TURNO
 ASIGNAR
 SEGUIMIENTO
Editar datos del documento
Toda vez que se recibe el turno de un documento, se tendrá la posibilidad de realizar ajustes a ciertos campos que
requiere de ser completados o cambiados derivado del registro inicial.
Paso Descripción
1. RSF Identifica el documento del cual desea consultar los datos generales del registro y turno y
(Líder) selecciona el icono que se encuentra en la columna “Editar”.

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2. Sistema Muestra los datos registrados en ambos apartados, habilitando aquellos que son sujetos de
modificación.
3. RSF Realiza los ajustes que considere pertinentes y presiona el botón “Actualizar”.
(Líder)
4. Sistema Presenta el mensaje de confirmación, indicando que el registro se actualizó con éxito.
5. RSF Cierra el mensaje.

(Líder)
6. Sistema Actualiza el registro en la lista.
Editar turno
Cualquier turno registrado, será sujeto de consulta, modificación o rechazo, por lo que estará disponible la columna
“Editar Turno”, para mostrar los datos del registro.
Paso Descripción
1. RSF Selecciona el folio del cual desea consultar los datos del turno y presiona el botón “Editar
(Líder) turno”.
2. Sistema Muestra el detalle del turno.

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Consideraciones:
o Solamente el líder del área y el rol de apoyo, podrán editar el campo de Elaborar respuesta de SI a NO
y viceversa, siempre y cuando el estatus sea “Pendiente” o “Con Seguimiento”; así mismo se habilitará
el campo de Área Interna donde seleccionará el área que responde al trámite o “ninguna”.
o Si ya está atendido o finiquitado, tendrán que solicitar la liberación de la respectiva acción al
administrador de gestión.
Actualizar datos del turno
Una vez editados los datos del turno, se podrán realizar ajustes a la información que fue registrada de forma inicial.
Paso Descripción
1. RSF Realiza los ajustes correspondientes, considerando que tendrá habilitados los siguientes
(Líder) campos para cualquier modificación.
 Finalidad
 Instrucción

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 Detalle de la instrucción
 Elaborar respuesta
2. RSF Actualiza los datos requeridos y presiona el botón “Actualizar”.
(Líder)
3. Sistema Actualiza los datos del registro del turno.

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Rechazar turno
Cualquier turno registrado, será sujeto de “Rechazo”, por lo que estará disponible la columna “Editar Turno”.
Paso Descripción
1. RSF Registra el motivo del rechazo del turno, considerando que el sistema, requiere que al
(Líder) menos el motivo tenga 15 caracteres como mínimo. Presiona el botón “Rechazar turno”.
2. Sistema Muestra mensaje indicando que el turno será rechazado.
3. RSF(Líder) Presiona el botón “Aceptar”.
4. Sistema Presenta mensaje confirmando que el turno ha sido rechazado.

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Alta asignación
Toda vez que existen documentos turnados a un área interna, deberán ser asignados al personal a cargo para su
correspondiente seguimiento y atención. En este caso, los documentos turnados pueden estar identificados como
de “TRAMITE” o “CONOCIMIENTO”.
Paso Descripción
1. RSF Identifica el documento que desea asignar y selecciona el icono que se encuentra en la
(Líder) columna “Asignar”.
2. Sistema Muestra la lista de asignaciones en donde aparece el personal que tiene asignado el
documento.

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3. RSF Selecciona la opción (+ Nuevo) que se encuentra ubicada en la parte superior izquierda de
(Líder) la pantalla.
4. Sistema Presenta la interfaz para seleccionar a la persona que se encargará del seguimiento y
atención del asunto.
5. RSF Registra los datos requeridos y guarda la información presionando el botón “Agregar”.
(Líder)
6. Sistema Integra el registro de la asignación a la lista, habilitando los siguientes botones en cada
registro:
 EDITAR
 CANCELAR
De los documentos de trámite:
 De manera obligatoria, los documentos turnados para trámite, deberán ser asignados al personal para su
De los documentos de conocimiento:
 En el caso de los documentos identificados como de “CONOCIMIENTO”, el líder del área, podrá determinar
si él, será el encargado de cerrar la atención al documento o bien, tendrá la posibilidad de asignarlo a su
personal para su seguimiento y atención. El procedimiento para asignar un documento de conocimiento es
el mismo que se utiliza para los documentos identificados como de “TRAMITE”. En este caso, una vez que
el documento de “CONOCIMIENTO”, es asignado al personal, el líder no podrá integrar ninguna acción, a
menos que se auto asigne el folio.

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Editar asignación
Cualquier asignación registrada, será sujeto de consulta y en su caso modificación, por lo que estará disponible la
columna “Editar” para mostrar el registro y en su caso realizar ajustes.
Paso Descripción
1. RSF Identifica el documento del cual desea consultar las asignaciones y selecciona el icono que
(Líder) se encuentra en la columna “Asignar”.
documento.
3. RSF Identifica la asignación que desea consultar o en su caso modificar y selecciona el icono que
(Líder) se encuentra en la columna “Editar”.
4. Sistema Presenta la información relacionada con la asignación seleccionada.
5. RSF Consulta o en su caso realiza los ajustes pertinentes y presiona el botón “Actualizar”.
(Líder)
6. Sistema Actualiza el registro y presenta la lista, dejando habilitados los botones para editar y cancelar.

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Cancelar asignación
Cualquier asignación registrada, será sujeto de cancelación, por lo que estará disponible la columna “Cancelar” para
mostrar el registro y en su caso realizar dicha acción.
Paso Descripción
1. RSF Identifica el documento del cual desea consultar las asignaciones y selecciona el icono que
(Líder) se encuentra en la columna “Asignar”.
documento.

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3. RSF Identifica la asignación que desea cancelar y selecciona el icono que se encuentra en la
(Líder) columna “Cancelar”.
4. Sistema Presenta el mensaje de alerta en donde solicita la confirmación para cancelar la asignación.
5. RSF Acepta llevar a cabo dicha acción, presionando el botón “Aceptar”.

(Líder)
6. Sistema Actualiza el registro en la lista, identificándolo como “Cancelado”.

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Seguimiento
Toda vez que se realiza la asignación de un asunto para su correspondiente seguimiento y atención, el responsable,
líder del área, deberá tener la posibilidad de consultar las acciones realizadas por su personal, considerando de
igual forma consultar aquellas que haya realizado el mismo, derivado de haberse auto asignado el documento.
Paso Descripción
1. RSF Identifica el documento del cual desea conocer las acciones realizadas y selecciona el icono
(Líder) que se encuentra en la columna “Seguimiento”.
2. Sistema Muestra la interfaz “Registro de acciones”, la cual presentará el seguimiento llevado a cabo
por el personal que tiene asignado el asunto.

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En la lista de documentos turnados, presentará la liga para consultar el detalle completo del documento entrante, a
fin de mostrar el total de campos que fueron registrados, considerando que la lista únicamente muestra los campos
principales.
Paso Descripción
1. Sistema Muestra la lista de documentos entrantes turnados.
2. RSF(Líder) Selecciona el registro que desea consultar y presiona la liga de acceso que se encuentra en
el número de folio.

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Agosto de 2020
En la lista de documentos turnados, presentará la liga para consultar el documento adjunto.
Paso Descripción
1. Sistema Muestra la lista de documentos turnados.
2. RSF Selecciona el registro y presiona el icono para consultar el documento adjunto, mismo que
(Líder) se encuentra a la izquierda de cada registro.
4. RSF Solicita abrir el documento.

(Líder)

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Vistas de documentos turnados
Toda vez que se tienen documentos entrantes turnados, se tendrá la posibilidad de realizar consultas a través de
 PENDIENTES
 CON SEGUIMIENTO
 ATENDIDOS
 FINIQUITADOS
 TURNADOS HOY
 TURNADOS EN EL MES
 PENDIENTES DE ASIGNAR
 TODOS
Paso Descripción
1. Sistema Muestra la lista de documentos turnados.
2. RSF Selecciona el campo (Vista), mismo que se encuentra ubicado en la parte superior izquierda
(Líder) de la lista.
inmediata de los documentos entrantes turnados.

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4. RSF Selecciona la vista que desea consultar.

(Líder)

Consulta de documentos entrantes turnados
Toda vez que se tienen documentos entrantes turnados, se tendrá la posibilidad de realizar consultas a través de
filtros que permitan obtener la información deseada.
Descripción
Paso
1. RSF Selecciona la opción “Consulta de asuntos turnados”.
(Líder)
2. Sistema Muestra la interfaz en donde deberá indicar los criterios de búsqueda.
3. RSF Podrá realizar una consulta básica a través de la combinación de los campos utilizados en
(Líder) el registro. Una vez integrado el filtro, presiona el botón “Buscar”.
Las búsquedas por número de folio, se podrán realizar bajo las siguientes condiciones:
a. Por un rango de folios específico. En este caso utilizará el (-) como separador
para integrar el rango de folios a consultar. Ej. No. Folio = 15 – 23
c. También podrá generar la consulta integrando la combinación de rangos de folio
y números específicos. Ej. No. Folio = 15-23, 28, 40, 52

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4. Sistema Muestra el resultado de la búsqueda en la lista de documentos turnados, considerando

mostrar los iconos que correspondan para cada registro de acuerdo a su estatus.

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8. Asuntos entrantes (Seguimiento y Atención)
 Responsable de Seguimiento y Finiquito (Personal a cargo del área interna y en su caso el líder de la misma)
Lista de asuntos asignados
Presentará de forma inicial la lista de documentos entrantes asignados pendientes.
Paso Descripción
1. RSF Selecciona el menú “Seguimiento” y selecciona la opción “Asuntos asignados”.
2. Sistema Muestra la lista de documentos asignados (Pendientes), la cual presentará los datos
generales del asunto, habilitando los siguientes botones para realizar la acción que
corresponda:
 SEGUIMIENTO
Seguimiento (Registro de acciones)
Toda vez que se recibe la asignación de un asunto para su correspondiente seguimiento y atención, el responsable
asignado, deberá tener la posibilidad de integrar las acciones que correspondan para atenderlo.
Paso Descripción
1. RSF Identifica el documento al cual desea dar seguimiento/atención y selecciona el icono que se
encuentra en la columna “Seguimiento”.
2. Sistema Muestra la interfaz “Registro de acciones”, la cual presentará el seguimiento llevado a cabo
y permitirá integrar acciones.
3. RSF Selecciona la opción (+ Nuevo) que se encuentra ubicada en la parte superior izquierda de
la pantalla.

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4. Sistema Presenta la interfaz para integrar las acciones que dan seguimiento y atención al asunto.
5. RSF Registra los datos requeridos y guarda la información presionando el botón “Agregar”.
6. Sistema Integra el registro de la acción realizada a la lista.

Manual de Usuario
Agosto de 2020
En la lista de documentos turnados, presentará la liga para consultar el detalle completo del documento entrante, a
fin de mostrar el total de campos que fueron registrados, considerando que la lista únicamente muestra los campos
principales.
Paso Descripción
1. Sistema Muestra la lista de documentos entrantes asignados.
2. RSF Selecciona el registro que desea consultar y presiona la liga de acceso que se encuentra en el
número de folio.

Manual de Usuario
Agosto de 2020

Manual de Usuario
Agosto de 2020
En la lista de documentos asignados, presentará la liga para consultar el documento adjunto.
Paso Descripción
1. Sistema Muestra la lista de documentos asignados.
2. RSF Selecciona el registro y presiona el icono para consultar el documento adjunto, mismo que
se encuentra a la izquierda de cada registro.
4. RSF Solicita abrir el documento.

Manual de Usuario
Agosto de 2020
Vistas de documentos asignados
Toda vez que se tienen documentos entrantes asignados, se tendrá la posibilidad de realizar consultas a través de
 PENDIENTES
 CON SEGUIMIENTO
 ATENDIDOS
 FINIQUITADOS
 TURNADOS HOY
 TURNADOS EN EL MES
 PENDIENTES DE ASIGNAR
 TODOS
Paso Descripción
1. Sistema Muestra la lista de documentos asignados.
2. RSF Selecciona el campo (Vista), mismo que se encuentra ubicado en la parte superior izquierda
de la lista.
inmediata de los documentos entrantes asignados.
4. RSF Selecciona la vista que desea consultar.


Manual de Usuario
Agosto de 2020
Consulta de documentos entrantes asignados
Toda vez que se tienen documentos entrantes asignados, se tendrá la posibilidad de realizar consultas a través de
filtros que permitan obtener la información deseada.
Paso Descripción
1. RSF Selecciona la opción “Consulta de asuntos asignados”.
2. Sistema Muestra la interfaz en donde deberá indicar los criterios de búsqueda.
3. RSF Podrá realizar una consulta básica a través de la combinación de los campos utilizados en
el registro. Una vez integrado el filtro, presiona l botón “Buscar”.
a. Por un rango de folios específico. En este caso utilizará el (-) como separador
para integrar el rango de folios a consultar. Ej. No. Folio = 15 – 23
c. También podrá generar la consulta integrando la combinación de rangos de folio
y números específicos. Ej. No. Folio = 15-23, 28, 40, 52.
4. Sistema Muestra el resultado de la búsqueda en la lista de documentos asignados, considerando

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9. Asuntos salientes
Este menú estará disponible, única y exclusivamente para los roles (RAS y RAS-C), quienes podrán realizar el
registro y consulta de los documentos que se generan en el área, considerados como “Salientes”, que se generan
como parte de la gestión de la adscripción, o en respuesta a documentos entrantes.
Movimientos
Presentará de forma inicial la lista de documentos salientes registrados el día de hoy.
Paso Descripción
1. RAS, Selecciona el menú “Asuntos salientes” y selecciona la opción “Movimientos”.

RASC
2. Sistema. Muestra la pantalla “Movimientos”, en la cual se presentará de manera inicial, los

documentos registrados el día de hoy.
Alta de documento saliente
En la lista de documentos, presentará el botón para registrar uno nuevo, mismo que se encuentra en la parte superior
izquierda de la lista, indicando (+ Nuevo)
Paso Descripción
1. Sistema Muestra la lista de documentos salientes.
2. RAS, Selecciona el botón (+ Nuevo), mismo que se encuentra en la parte superior izquierda de
RASC la lista.
3. Sistema Muestra la interfaz “Nuevo Documento Saliente”, en la cual se deberán registrar los
siguientes datos para generar el registro:
 DATOS ADICIONALES DEL DOCUMENTO
NOTAS:
 Para registrar más de un folio entrante en el campo “En respuesta a”, deberá darlos
de alta uno por uno con el botón de Agregar.

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Agosto de 2020
 Para registrar más de un Área destino y Destinatario, deberá seleccionar el Tipo

de Destinatario y el nombre del Destinatario, por último, dar clic en el botón de
Agregar para cada uno.
4. RAS,RASC Indica si el asunto saliente se enviará a los destinatarios de forma electrónica o tradicional.
Para el primer caso, la casilla de verificación “Trámite electrónico” deberá estar habilitada.
5. RAS, Una vez registrada la información requerida deberá presionar el botón “Agregar”
RASC
6. Sistema Mostrará un mensaje indicando que el registro se realizó de manera satisfactoria.
7. RAS, Cierra el mensaje.

RASC
8. Sistema Agrega el documento saliente a la lista, para que, a partir de ese momento, pueda realizar
cualquiera de las siguientes acciones:
 EDITAR
 CANCELAR
 RECIBIR
 COPIAR

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Agosto de 2020
Editar documento saliente
En la lista de documentos, presentará el botón para editar aquel, que requiera consultar o en su caso realizar alguna
modificación.
Paso Descripción
2. RAS, Selecciona el registro que desea editar/modificar y presiona el icono que se encuentra en la
RASC columna “Editar”.
3. Sistema Muestra la interfaz “Editar Documento Saliente”, en la cual podrá hacer ajustes a cualquiera
de los campos capturados en la interfaz de registro. Podrá hacer ajuste en cualquiera de los
siguientes apartados:

 DATOS ADICIONALES DEL DOCUMENTO
4. Ras, Una vez modificados los datos, deberá presionar el botón “Actualizar”
RASC
5. Sistema Mostrará un mensaje indicando que el registro se actualizó correctamente.
6. RAS, Cierra el mensaje.

RASC
7. Sistema Actualiza el registro en la lista, dejando disponibles los iconos para realizar cualquiera de las
siguientes acciones: Editar, Cancelar, Recibir o Copiar.
NOTAS:
 Para registrar más de un folio entrante en el campo “En respuesta a”, deberá darlos
de alta uno por uno con el botón de Agregar.
 Para registrar más de un Área destino y Destinatario, deberá seleccionar el Tipo de
Destinatario y el Nombre del servidor público, por último, dar clic en el botón de
Agregar para cada uno.
 Si desea eliminar algún Área destino y Destinatario, seleccione el área y de clic en
el botón

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Agosto de 2020
Consideraciones:
o Se pueden agregar múltiples documentos entrantes relacionados con el saliente en cualquier momento,
en este caso, podrá vincular el saliente con los entrantes sin importar el estatus que tengan éstos, solo
validará que requieran respuesta documental.
o Cuando se complete la relación del saliente con los entrantes, se dará continuidad con el proceso del
saliente. Dependiendo de si el trámite se realizará de forma electrónica o por vía tradicional, con entrega
física en papel, suceden los siguientes eventos:
 Entrega con soporte en papel: realizando la recepción y envío del mismo, considerando adjuntar
el documento digitalizado con la firma autógrafa y los documentos anexos en formato
electrónico, para las copias de conocimiento.
 Entrega electrónica: considerando adjuntar el documento con la firma electrónica y los
documentos anexos en formato electrónico.

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Cancelar documento saliente
En la lista de documentos, presentará el botón para cancelar aquel, que por alguna razón se capturó indebidamente.
Paso Descripción
2. RAS, Selecciona el registro que desea cancelar y presiona el icono que se encuentra en la
RASC columna “Cancelar”.
3. Sistema Solicita indicar el motivo de la cancelación.
4. RAS, Captura el motivo de la cancelación y presiona el botón “OK”.

RASC
5. Sistema Presenta un mensaje indicando que se canceló el folio satisfactoriamente.
6. RAS, Cierra el mensaje presionando el botón “OK”.

RASC
7. Sistema Actualiza el registro en la lista, inhabilitando todos los iconos relacionados con el registro, a
fin de que no pueda ser utilizado.

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Recibir documento saliente
En la lista de documentos, cuando se haya seleccionado el trámite del asunto en soporte de papel, presentará el
botón para marcar como recibido un documento que fue registrado y que es entregado para su correspondiente
trámite administrativo.
Paso Descripción
1. Sistema Muestra la lista de documentos salientes con estatus de “Registrado”
2. RAS, Selecciona el botón que se encuentra en la columna “Recibir”.

RASC
3. Sistema Presenta un mensaje, solicitando la confirmación para recibir el documento.
4. RAS, Aceptan la recepción del documento presionando el botón “Aceptar”.

RASC
5. Sistema Actualiza el estatus del documento en la lista, señalándolo como “Recibido”, integrando la
fecha y hora en que se realizó la acción, habilitando de igual forma el botón “Adjuntar”.

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Agosto de 2020
Adjuntar archivo digitalizado al documento saliente
En la lista de documentos, presentará el botón para adjuntar el documento saliente firmado de forma autógrafa, para
el trámite en soporte de papel, o para adjuntar el documento firmado electrónicamente, para el trámite electrónico.
De la misma forma, se podrán adjuntar los documentos anexos al asunto en formato electrónico.
Paso Descripción
2. RAS, Selecciona el registro al cual desea adjuntar el documento digitalizado relacionado y presiona
RASC el icono que se encuentra en la columna “Adjuntar”.
3. Sistema Muestra la interfaz “Adjuntar Documento Saliente”, en la cual podrá buscar el archivo que
desea adjuntar y subirlo al sistema para relacionarlo con el folio seleccionado.
4. RAS, Presiona el botón “Examinar”.
RASC
5. Sistema Mostrará el explorador de archivos, en el cual deberá seleccionar el archivo que desea
adjuntar.
6. RAS, Seleccionar el archivo.
RASC
7. Sistema Presenta el archivo en el campo de selección.
8. RAS, Presiona el botón “Subir”.

RASC
9. Sistema Realiza el proceso para adjuntar el archivo al folio seleccionado y genera el mensaje
indicando que el documento se agregó correctamente.

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Agosto de 2020
Consulta documentos adjuntos
En la lista de documentos, presentará la liga para consultar el documento adjunto y los anexos.
Paso Descripción

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Agosto de 2020
2. RAS, Selecciona el registro y presiona el icono para consultar el documento adjunto, mismo que
RASC se encuentra a la izquierda de cada registro.
4. RAS, Solicita abrir el documento.

RASC
Detalle de documento saliente
En la lista de documentos, presentará la liga para consultar el detalle completo del documento saliente, a fin de
mostrar el total de campos que fueron registrados, considerando que la lista únicamente muestra los campos
principales.
Paso Descripción

Manual de Usuario
Agosto de 2020
2. RAS, Selecciona el registro que desea consultar y presiona la liga de acceso que se encuentra
RASC en el número de folio.
Vistas de documentos salientes
Toda vez que se tienen documentos salientes registrados, se tendrá la posibilidad de realizar consultas a través de
 HOY
 MES ACTUAL
 MES ANTERIOR
 REGISTRADOS
 RECIBIDOS
 ENVIADOS
 CANCELADOS
Paso Descripción

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Agosto de 2020
2. RAS, Selecciona el campo “Vista”, mismo que se encuentra ubicado en la parte superior izquierda
RASC de la lista.
inmediata de los documentos salientes registrados.
4. RAS, Selecciona la vista que desea consultar.
RASC

Consulta de documentos salientes
Toda vez que se tienen documentos salientes registrados, se tendrá la posibilidad de realizar consultas a través de
filtros básicos o avanzados que permitan obtener la información deseada.
Paso Descripción
1. RAS, Selecciona el menú “Asuntos salientes” y selecciona la opción “Consulta”

RASC
2. Sistema Muestra la interfaz “Consulta documentos salientes”.
3. RAS, Podrá realizar una consulta básica a través del tipo de documento o bien por el número de
RASC folio. También podrá realizar consultas avanzadas considerando integrar la combinación de
los campos utilizados en el registro. Una vez integrado el filtro, presiona el botón “Buscar”.
a. Por un rango de folios específico. En este caso utilizará el (-) como

separador para integrar el rango de folios a consultar. Ej. No. Folio = 15
– 23
b. Por números de folio indicados. En este caso se utilizará la (,) como
separador entre cada número de folio que desea buscar. Ej. No. Folio =
2, 5, 8, 11
c. También podrá generar la consulta integrando la combinación de rangos
de folio y números específicos. Ej. No. Folio = 15-23, 28, 40, 52

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Agosto de 2020
4. Sistema Muestra el resultado de la búsqueda en la lista de documentos salientes, considerando

FILTRO BÁSICO
FILTRO AVANZADO
Copia de documentos salientes
Toda vez que se tienen documentos salientes registrados y se requiere de generar copias del mismo para reutilizar
la información, generando números de folios nuevos, se utiliza la opción “Copiar”.
Paso Descripción

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Agosto de 2020
2. RAS, Selecciona el icono que se encuentra en la columna “Copiar”.

RASC
3. Sistema. Solicita indicar el número de copias que desea realizar.
4. RAS, Digita el número de copias.

RASC
5. Sistema Muestra el mensaje de confirmación indicando los números de folio que fueron generados.
Finiquitar más de un documento entrante con la generación de un documento saliente.
Puede generar un documento saliente y señalar en el campo “En respuesta a” el documento entrante al que se le
da respuesta. Al respecto es importante señalar que deberá utilizar el botón “Agregar” para indicar los documentos
entrantes que desea finiquitar con el documento saliente.
Cabe señalar que los documentos entrantes que se encuentren atendidos se presentarán en el campo “En respuesta
a”, indicando el número de folio entrante. Así mismo tiene la posibilidad de eliminar los documentos que se agregaron
para sustituirlos.

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Agosto de 2020
Paso Descripción
1. RAS, Ingresan al menú “Documentos salientes” y seleccionan la opción movimientos.

RASC
2. Sistema Presenta la lista de registros.
3. RAS o A través de las vistas o de una consulta específica, solicitan ver los documentos
RASC salientes.
4. Sistema Muestra el resultado de la búsqueda.
5. RAS o Identifican el registro, al cual desean integrar información en el campo “En respuesta
RASC a” y presiona el botón “Editar”.
6. Sistema Muestra la interfaz “Editar documento saliente” con la información previamente

capturada.
7. RAS o Integran la información correspondiente en el campo “En respuesta a” y presionan el
RASC botón “Agregar”.
El documento saliente podrá estar relacionado con más de un documento entrante y

tendrá la posibilidad de agregar los que considere pertinente.
Una vez agregados los documentos relacionados, presiona el botón “Actualizar”
8. Sistema Regresa a la lista de documentos salientes y la actualiza.
Interfaz:
Consideraciones:
o Solamente el RAS o RASC, pueden editar la información del registro e integrar los documentos
entrantes relacionados.
o Se pueden agregar documentos entrantes relacionados en cualquier momento, siempre y cuando
el estatus de los entrantes sea “Atendido”.
o Cuando se complete la relación del saliente con los entrantes, éstos se finiquitarán de forma
automática. Cabe señalar que los documentos entrantes deben tener la etiqueta de respuesta
documental requerida.

Manual de Usuario
Agosto de 2020
o Así mismo, cuando se integre el documento digitalizado correspondiente, éste se presentará en

todos aquellos documentos entrantes a los que se les haya dado respuesta.
Eliminar documentos entrantes relacionados con un documento saliente.
Podrá eliminar un documento entrante relacionado al saliente.
Paso Descripción

RASC
3. RAS o A través de las vistas o de una consulta específica, solicitan ver los documentos
RASC salientes.
5. RAS o Identifican el registro, del cual desea eliminar algún documento entrante relacionado
RASC y presiona el botón “Editar”.

capturada.
7. RAS o Selecciona el documento entrante relacionado que desea eliminar y presiona el botón
RASC (X).
8. Sistema Elimina el registro de la lista de documentos entrantes relacionados
Interfaz:
Consideraciones:
o Solamente el RAS o RASC, pueden editar la información del registro y eliminar documentos
relacionados.
o Debido a que al momento de relacionar el documento saliente con un entrante, éste último se finiquita,
en caso de eliminar el documento entrante relacionado, éste deberá cambiar su estatus a “Atendido”.

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Agosto de 2020
Editar un documento saliente con estatus de “enviado”
Esta funcionalidad está disponible a fin de que en cualquier momento se pueda realizar la relación con uno o varios
documentos entrantes. En este caso el botón “EDITAR” en la lista de documentos salientes, se encontrará habilitado
para relacionarlo con uno o más documentos entrantes, aún y cuando el estatus sea “Enviado”. En este caso, sólo
podrá utilizar el campo “En respuesta a”, ya que los demás campos se encontrarán inhabilitados.
Asimismo, el botón “Editar” se encontrará habilitado cuando el estatus del documento saliente sea “Registrado” o
“Recibido”, casos en los cuales tendrá la posibilidad de modificar cualquiera de los campos del documento saliente,
con excepción del “Tipo de documento”.
Paso Descripción

RASC
3. RAS o A través de las vistas o de una consulta específica, solicitan ver los documentos con
RASC estatus “Enviado”.
5. RAS o Identifican el registro, al cual desean integrar información en el campo “En respuesta
RASC a” y presiona el botón “Editar”.

capturada.
7. RAS o Integran la información correspondiente en el campo “Relacionado con” y presionan
RASC el botón guardar.
8. Sistema Regresa a la lista de documentos salientes y la actualiza.
Interfaz:

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Agosto de 2020
Consideraciones:
o Solamente el RAS o RASC, podrán editar la información del registro.

o Al momento de editar el registro, únicamente podrán integrar información en el campo “En respuesta a”.
o El botón “Editar” en la lista de documentos salientes estará habilitado, aún que el estatus del documento
sea “Enviado”.
o Cuando se realice la modificación, el estatus del documento, quedará como “Enviado” y conservará el
mismo número de folio.
o Para la integración de la información en el campo “En respuesta a”, deberá respetar las reglas
establecidas en la historia “Registro de documentos salientes”.
Trámite electrónico de asuntos salientes
Una vez que se ha adjuntado el documento digitalizado con firma autógrafa o el documento firmado
electrónicamente, así como los documentos anexos, si es el caso, el usuario hace clic en el botón “Tramitar”, para
que el sistema realice la dispersión del asunto a los destinatarios de trámite y de copias de conocimiento.
Paso Descripción

RASC
RASC estatus “Recibido”, para el trámite con soporte de papel, o “Registrado”, para trámite
electrónico.
5. RAS o Identifican el registro y presionan el botón “Adjuntar”.

RASC
6. Sistema Muestra la interfaz “Adjuntar” con los documentos previamente cargados o con los
controles para cargar o modificar los documentos, de trámite y anexos..
7. RAS o Integran la información correspondiente y presionan el botón Tramitar.
RASC
8. Sistema Solicita la ratificación de la acción mediante una ventana de confirmación.
9. RAS o Confirman la acción.

RASC
10. Sistema  Envía automáticamente a los destinatarios el asunto con el documento firmado
electrónicamente a la bandeja de recepción dentro del SIGDOC, incluidos aquellos
con copia de conocimiento, sin importar si el área tiene implementado o no el
sistema como su herramienta de gestión documental.

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Agosto de 2020
 Envía automáticamente a los destinatarios una notificación al correo electrónico que

las áreas de adscripción hayan configurado para tales efectos, incluidos aquellos
con copia de conocimiento.
 Confirma la acción mediante el mensaje en pantalla: “Se tramitó el asunto”.
 Habilita la opción para visualizar el acuse de recepción en el listado de los asuntos
salientes del área remitente.
 Habilita la opción para visualizar el acuse de recepción en el listado de los asuntos
entrantes de las áreas destinatarias.
Interfaz:
Consideraciones:
o Únicamente el RAS o RASC, podrán dar trámite a asuntos salientes.

o Si el asunto saliente no fue marcado para trámite electrónico, el asunto deberá entregarse físicamente
de forma tradicional y el sistema únicamente realizará la entrega de las copias de conocimiento.
o El sistema validará que los destinatarios tengan una cuenta de correo electrónico activa para la
recepción de las notificaciones o hagan uso del SIGDOC como su herramienta de gestión documental.
En caso de que se intente hacer el trámite electrónico a un área de adscripción que no cumpla con
alguna de estas condiciones, el sistema impedirá la ejecución de las acciones del botón “Tramitar”.
o Asimismo, el sistema impedirá la ejecución de las acciones del botón “Tramitar” si no se ha cargado el
documento firmado electrónicamente o la digitalización del documento con firma autógrafa, según
corresponda.
o En el listado de asuntos salientes, el ícono de la columna “Acuse”, se muestra únicamente cuando el
asunto ha sido tramitado.

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Agosto de 2020
o La notificación electrónica del trámite del asunto se enviará al correo electrónico de cada área de
adscripción.
o Se envía un correo electrónico para cada área destinataria, cada uno con el folio entrante
correspondiente.
o La notificación electrónica debe incluir el número de folio generado, el nombre del área remitente y la
URL al Sistema de Gestión Documental, si se trata de un área que utiliza el sistema como su herramienta
de apoyo, o la URL al documento digitalizado, en caso contrario.
o Al dar clic en la liga, el sistema muestra la pantalla de autenticación del Sistema de Gestión Documental
y solicita usuario y contraseña. Si las credenciales del usuario son correctas el usuario ingresa al sistema
para las gestiones correspondientes.
o En caso de que el área destinataria no tenga implementado el Sistema de Gestión Documental como
herramienta informática de apoyo, la liga que se muestra en el correo electrónico corresponde al
documento digitalizado. Sin embargo, el servidor público que desee consultar el documento debe
proporcionar usuario y contraseña válidos del Sistema de Impresión de Recibos Electrónicos de Pago,
para poder visualizarlo.
o En caso de que el área destinataria no tenga implementado el Sistema de Gestión Documental como
herramienta informática de apoyo, el sistema creará un número de folio de asunto entrante,
independientemente de que los usuarios del área no realicen la consulta en el SIGDOC.
o Los documentos anexos se envían a los destinatarios con copia de conocimiento, únicamente si esto
fue indicado en el momento de la carga del anexo.
o Una vez que se ha dado trámite electrónico a un asunto no será posible modificar el documento principal
o los anexos y se mostrarán solo para consulta.
Consulta de acuse electrónico
Una vez que se ha dado trámite electrónico a un asunto, el sistema habilita la opción para consultar el acuse de
entrega.
Paso Descripción

RASC
RASC estatus “Enviado”.
5. RAS o Identifican el registro y presionan el botón “Acuse”.

RASC
6. Sistema Muestra la interfaz de consulta de acuses con el listado de las áreas destinatarias, el
folio entrante generado, la fecha y hora de registro en el sistema y el tipo de entrega,
“Trámite” o “C.C.”.

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Agosto de 2020
7. RAS o Hace clic en el botón “Consultar Acuse”, para visualizar el acuse electrónico.
RASC
8. Sistema Muestra una ventana emergente con la primera página del documento de trámite y
marcas de agua que indican que se realizaron las entregas a las áreas destinatarias
con el número de folio entrante generado, fecha y hora y el nombre de la adscripción
destinataria.
Interfaz:

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Agosto de 2020
Consideraciones:
o El ícono de la columna “Acuse” se habilita solo para los asuntos salientes que fueron tramitados
electrónicamente.
o Para los asuntos que sean tramitados de la forma tradicional en soporte de papel se mostrarán únicamente las
entregas de las copias de conocimiento.
o En la ventana emergente que muestra el listado de las áreas destinatarias, para el caso del trámite de un asunto
en soporte de papel, se encuentra una leyenda con el texto “Las áreas destinatarias para trámite del asunto
reciben físicamente el documento, por lo que no se genera un acuse electrónico”.

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10. Administración de información
Módulo de cancelación de finiquitos
A través de este módulo se permitirá la cancelación de las asignaciones que se encuentran atendidas o finiquitadas
y que a petición del responsable del seguimiento, requieren de su cancelación para realizar modificaciones y volver
cerrar la asignación.
Paso Descripción
1. ADM Selecciona el menú “Administración” y la opción “Finiquitos”.
2. Sistema Muestra la interfaz “Finiquitos”.
3. ADM Podrá realizar una consulta básica a través del folio/Año. Una vez capturada la información,
presiona el botón “Buscar”.
4. Sistema Muestra el resultado de la búsqueda en la lista de documentos, presentando el icono
“Editar”.
5. ADM Presiona el botón editar.
6. Sistema Muestra la interfaz con los turnos y asignaciones del documento.
7. ADM Selecciona la acción concluyente que desea eliminar y presiona la opción “Eliminar”.
8. Sistema Presenta un mensaje de alerta, señalando que la acción concluyente será eliminada y en
consecuencia la asignación será liberada.
9. ADM Acepta que se realice la acción.
10. Sistema Actualiza el estatus de la asignación, del turno y del folio.

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Agosto de 2020

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Agosto de 2020
11. Administración de catálogos
CATÁLOGO DE TIPOS DE DOCUMENTO
A través de este módulo se permitirá la administración del catálogo de tipos de documento que será utilizado para
la gestión documental en la adscripción. Podrá realizar actividades, tales como: Alta, Edición/Modificación y
Activar/Inactivar.
Alta
Paso Descripción
1. ADM Selecciona el menú “Catálogos” y la opción “Tipos de documento”.
2. Sistema Muestra la interfaz catálogo de “Tipos de documento”.
3. ADM Selecciona la opción “+ Nuevo”, misma que se presenta en la parte superior izquierda de la
interfaz.
4. Sistema Presenta la interfaz “Nuevo tipo de documento”.
5. ADM Integra la información requerida, indicando la descripción del tipo de documento, alguna
observación y la referencia para saber si será parte de un documento entrante o saliente. Una
vez capturada la información presiona el botón “Agregar”.
6. Sistema Muestra mensaje de confirmación, indicando que el tipo de documento se generó con éxito.
7. ADM Cierra el mensaje.
8. Sistema Actualiza la lista de tipos de documento integrando el nuevo registro.
Interfaz:

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 Administrador de gestión (ADM).
Edición/modificación
Paso Descripción
3. ADM Presiona el botón “Editar”, misma que se presenta para cada registro.
4. Sistema Presenta la interfaz “Editar tipo de documento”. Esta interfaz muestra la información del registro
previamente capturada.
5. ADM Realiza los ajustes correspondientes y actualiza el registro. Deberá considerar las reglas que
aplican relacionadas con cualquier modificación, las cuales se detallan en este mismo
apartado.
6. Sistema Actualiza la lista de tipos de documento actualizando el registro seleccionado.
Interfaz:

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Agosto de 2020
Consideraciones:
o Solamente el ADM podrá realizar modificaciones a los tipos de documento.

o Si el tipo de documento ya se encuentra utilizado al menos en un registro y se desea realizar algún cambio,
los ajustes impactaran a todos los documentos que lo tengan relacionado. En este caso el sistema emitirá
un mensaje señalando la implicación.
o Si el tipo de documento no está relacionado con ningún documento, se realizarán los ajustes
correspondientes de manera normal.
Activar/inactivar
Paso Descripción
3. ADM Presiona el botón “Activar/desactivar”, mismo que se presenta para cada registro.
4. Sistema Muestra el mensaje de alerta indicando que el tipo de documento seleccionado será habilitado
o inhabilitado según corresponda.
5. ADM Acepta realizar la acción.
6. Sistema Actualiza la lista de tipos de documento actualizando el registro seleccionado, pasando su

estatus a inactivo o activo según la petición realizada.
Interfaz:

Manual de Usuario
Agosto de 2020
Consideraciones:
o Solamente el ADM podrá activar e inactivar los tipos de documento.

o Si el tipo de documento ya se encuentra activo, lo podrá utilizar en todo momento.
o Si el tipo de documento se inhabilita, dejará de estar visible a partir del momento en que se realice la acción
y podrá utilizarlo nuevamente a partir del momento que quede como activo.
CATÁLOGO DE MEDIOS DE RECEPCIÓN
A través de este módulo se permitirá la administración del catálogo de medios de recepción de los documentos
entrantes. Podrá realizar actividades, tales como: Alta, Edición/Modificación y Activar/Inactivar.
 Alta
Paso Descripción
1. ADM Selecciona el menú “Catálogos” y la opción “Medios de recepción”.
2. Sistema Muestra la interfaz catálogo de “Medios de recepción”.
3. ADM Selecciona la opción “+ Nuevo”, misma que se presenta en la parte superior

izquierda de la interfaz.
4. Sistema Presenta la interfaz “Nuevo medio de recepción”.
5. ADM Integra la información requerida, indicando la descripción del medio de

recepción y alguna observación. Una vez capturada la información presiona
el botón “Agregar”.
6. Sistema Muestra mensaje de confirmación, indicando que el medio de recepción se
registró con éxito.
8. Sistema Actualiza la lista de medios de recepción integrando el nuevo registro.
Interfaz:

Manual de Usuario
Agosto de 2020
 Edición/modificación
Paso Descripción
4. Sistema Presenta la interfaz “Editar medios de recepción”. Esta interfaz muestra la información del
registro previamente capturada.
apartado.
6. Sistema Actualiza la lista de medios de recepción actualizando el registro seleccionado.
Interfaz:

Manual de Usuario
Agosto de 2020
Consideraciones:
o Solamente el ADM podrá realizar modificaciones al catálogo de medios de recepción.

o Si el medio de recepción ya se encuentra utilizado al menos en un registro y se desea realizar algún cambio,
los ajustes impactaran a todos los documentos que lo tengan relacionado. En este caso el sistema emitirá
un mensaje señalando la implicación.
o Si el medio de recepción no está relacionado con ningún documento, se realizarán los ajustes
correspondientes de manera normal.
 Activar/inactivar
Paso Descripción
4. Sistema Muestra el mensaje de alerta indicando que el medio de recepción seleccionado será habilitado
o inhabilitado según corresponda.
6. Sistema Actualiza la lista de medios de recepción actualizando el registro seleccionado, pasando su

estatus a inactivo o activo según la petición realizada.
Interfaz:

Manual de Usuario
Agosto de 2020
Consideraciones:
o Solamente el ADM podrá activar e inactivar los medios de recepción.

o Si el medio de recepción ya se encuentra activo, lo podrá utilizar en todo momento.
o Si el medio de recepción se inhabilita, dejará de estar visible a partir del momento en que se realice la acción
y podrá utilizarlo nuevamente a partir del momento que quede como activo.
CATÁLOGO DE ÁREAS INTERNAS
A través de este módulo se permitirá la administración del catálogo de áreas internas a las que se podrán turnar los
documentos entrantes. Podrá realizar actividades, tales como: Alta, Edición/Modificación y Activar/Inactivar.
 Alta
Paso Descripción
1. ADM Selecciona el menú “Catálogos” y la opción “Áreas internas”.
2. Sistema Muestra la interfaz catálogo de “Áreas internas”.
interfaz.
4. Sistema Presenta la interfaz “Nueva área interna”.
5. ADM Indica la descripción del área interna y presiona el botón “Agregar”.
6. Sistema Muestra mensaje de confirmación, indicando que el área interna se registró con éxito.
8. Sistema Actualiza la lista de áreas internas integrando el nuevo registro.

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Agosto de 2020
Interfaz:
 Administrador de gestión.
Paso Descripción
4. Sistema Presenta la interfaz “Editar Áreas internas”. Esta interfaz muestra la información del registro

Manual de Usuario
Agosto de 2020
apartado.
6. Sistema Actualiza la lista de Áreas internas actualizando el registro seleccionado.
Interfaz:
Consideraciones:
o Solamente el ADM podrá realizar modificaciones al catálogo de Áreas internas.
Paso Descripción
4. Sistema Muestra el mensaje de alerta indicando que el Área interna seleccionada, será habilitada o
inhabilitada según corresponda.
6. Sistema Actualiza la lista de Áreas internas actualizando el registro seleccionado, pasando su estatus
a inactivo o activo según la petición realizada.

Manual de Usuario
Agosto de 2020
Interfaz:
Consideraciones:
o Solamente el ADM podrá activar e inactivar las áreas internas.

o Si el área interna ya se encuentra activa, la podrá utilizar en todo momento.
o Si el área interna se inhabilita, dejará de estar visible a partir del momento en que se realice la acción y
podrá utilizarla nuevamente a partir del momento que quede como activa.
CATÁLOGO DE INSTRUCCIONES
A través de este módulo se permitirá la administración del catálogo de instrucciones que se utilizarán al momento
de emitir el turno de los documentos entrantes. Podrá realizar actividades, tales como: Alta, Edición/Modificación y
Activar/Inactivar.
 Alta
Paso Descripción
1. ADM Selecciona el menú “Catálogos” y la opción “Instrucciones”.
2. Sistema Muestra la interfaz “Catálogo de instrucciones”.
interfaz.
4. Sistema Presenta la interfaz “Nueva instrucción”.
5. ADM Indica la descripción de la instrucción y presiona el botón “Agregar”.
6. Sistema Muestra mensaje de confirmación, indicando que la instrucción se registró con éxito.

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Agosto de 2020
8. Sistema Actualiza la lista de instrucciones integrando el nuevo registro.
Interfaz:
Paso Descripción
2. Sistema Muestra la interfaz catálogo de “Instrucciones”.
4. Sistema Presenta la interfaz “Editar instrucciones”. Esta interfaz muestra la información del registro
apartado.
6. Sistema Actualiza la lista de instrucciones actualizando el registro seleccionado.

Manual de Usuario
Agosto de 2020
Interfaz:
Consideraciones:
o Solamente el ADM podrá realizar modificaciones al catálogo de instrucciones.
Paso Descripción
2. Sistema Muestra la interfaz catálogo de “Instrucciones”.
4. Sistema Muestra el mensaje de alerta indicando que la instrucción seleccionada, será habilitada o
inhabilitada según corresponda.
6. Sistema Actualiza la lista de instrucciones modificando el registro seleccionado, pasando su estatus a

inactivo o activo según la petición realizada.

Manual de Usuario
Agosto de 2020
Interfaz:
Consideraciones:
o Solamente el ADM podrá activar e inactivar las instrucciones.

o Si la instrucción ya se encuentra activa, la podrá utilizar en todo momento.
o Si la instrucción se inhabilita, dejará de estar visible a partir del momento en que se realice la acción y podrá
utilizarla nuevamente a partir del momento que quede como activa.
CATÁLOGO DE EMPLEADOS TURNO
A través de este módulo se permitirá la administración del catálogo de empleados a los que se les podrá asignar un
documento turnado. Alta, Edición/Modificación y Activar/Inactivar.
 Alta
Paso Descripción
1. ADM Selecciona el menú “Catálogos” y la opción “Empleado Turno”.
2. Sistema Muestra la interfaz “Catálogo de empleados para turno”.
interfaz.
4. Sistema Presenta la interfaz “Nuevo empleado para turno”.
5. ADM Integra la información requerida, indicando: el área interna a la que pertenece el empleado, el
nombre del empleado, alguna observación y si ese empleado fungirá como actual líder de
grupo. Una vez capturada la información presiona el botón “Agregar”.
6. Sistema Muestra mensaje de confirmación, indicando que la información del empleado se registró con
éxito.

Manual de Usuario
Agosto de 2020
8. Sistema Actualiza la lista de empleados integrando el nuevo registro.
Interfaz:
Paso Descripción
1. ADM Selecciona el menú “Catálogos” y la opción “Empleado turno”.
2. Sistema Muestra la interfaz catálogo de “Empleado turno”.

Manual de Usuario
Agosto de 2020
4. Sistema Presenta la interfaz “Editar empleado turno”. Esta interfaz muestra la información del registro
apartado.
6. Sistema Actualiza la lista del catálogo empleado turno.
Interfaz:
Consideraciones:
o Solamente el ADM podrá realizar modificaciones al catálogo de empleados turno.
Paso Descripción
1. ADM Selecciona el menú “Catálogos” y la opción “Empleado turno”.
2. Sistema Muestra la interfaz catálogo de “Empleado turno”.
4. Sistema Muestra el mensaje de alerta indicando que el empleado seleccionad, será habilitado o
inhabilitado según corresponda.

Manual de Usuario
Agosto de 2020
6. Sistema Actualiza la lista de empleados turno modificando el registro seleccionado, pasando su estatus
a inactivo o activo según la petición realizada.
Interfaz:
Consideraciones:
o Solamente el ADM podrá activar e inactivar los registros de empleado turno.

o Si el empleado ya se encuentra activo, la podrá utilizar en todo momento.
o Si el empleado se inhabilita, dejará de estar visible a partir del momento en que se realice la acción y podrá
utilizarlo nuevamente a partir del momento que quede como activo.
ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS
A través de este módulo se permitirá la administración del catálogo de usuarios que operarán el sistema con el rol
que les corresponda.
 Alta
Paso Descripción
1. ADM Selecciona el menú “Usuarios” y la opción “Movimientos”.
2. Sistema Muestra la interfaz “Administración de usuarios”.
interfaz.
4. Sistema Presenta la interfaz “Agregar usuario”.

Manual de Usuario
Agosto de 2020
5. ADM Integra la información requerida y presiona el botón “Agregar”.
6. Sistema Muestra mensaje de confirmación, indicando que la información del usuario se registró con
éxito.
8. Sistema Actualiza la lista de usuarios integrando el nuevo registro.
Interfaz:
Consideraciones:
o Una vez capturado el número de expediente del servidor público, procederá a buscar la información, misma
que es recuperada del catálogo institucional.
o Será necesario indicar el rol que tendrá el usuario dentro del sistema.
o Habiendo registrado el usuario, se estará en posibilidad de integrarlo a un área interna.

Manual de Usuario
Agosto de 2020
Paso Descripción
4. Sistema Presenta la interfaz “Editar usuario”. Esta interfaz muestra la información del registro
apartado.
6. Sistema Actualiza la lista de usuarios.
Interfaz:
Consideraciones:
o Solamente el ADM podrá realizar modificaciones al registro del usuario.

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Agosto de 2020
 Eliminar
Paso Descripción
3. ADM Presiona el botón “Eliminar”, misma que se presenta para cada registro.
4. Sistema Muestra el mensaje de alerta, señalando que el registro seleccionado, será dado de baja,
solicitando la confirmación.
5. ADM Indica que la acción se ejecute.
6. Sistema Actualiza la lista de usuarios, eliminando el registro.
Interfaz:
Consideraciones:
o Solamente el ADM podrá eliminar el registro de un usuario.

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Agosto de 2020
12. Funcionalidades adicionales
Agenda de documentos
El sistema dispone de una agenda que permite, de acuerdo al rol del usuario, conocer el total de documentos
clasificados por su estatus.
Para visualizar la agenda de documentos, deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento:
Paso Rol Descripción
1. Rol que se valide Selecciona el menú “Agenda”.
2. Sistema Presenta la interfaz “Agenda de documentos”
3. Rol que se valide Podrá seleccionar el total que presenta cualquiera de los rubros en
sus diferentes clasificaciones:
a. Documentos entrantes
i. Registrados
ii. Pendientes
iii. Con seguimiento
iv. Atendidos
v. Finiquitados
vi. Cancelados
vii. Total general
b. Documentos turnados
i. Pendientes
ii. Con seguimiento
iii. Atendidos
iv. Finiquitados
v. Cancelados
vi. Rechazados
vii. Total general
c. Documentos asignados
i. Pendientes
ii. Con seguimiento
iii. Atendidos
iv. Finiquitados
v. Cancelados
vi. Total general
d. Documentos salientes
i. Registrados
ii. Recibidos
iii. Enviados
iv. Cancelados
v. Total general
.

Manual de Usuario
Agosto de 2020
4. Sistema Presentará el resultado en la lista de asuntos que corresponda

conforme a lo seleccionado. La lista de asuntos está casada con el
rol y dependerá del rubro que seleccione.
5. Rol que se valide Revisará el resultado, mismo que podrá imprimir en el formato de
reportes predeterminados o bien exportarlo a un archivo de Excel.
a. Administrador de Gestión (ADM)

b. Responsable de Asuntos Entrantes (RAE)
c. Responsable de asuntos Salientes (RAS)
d. Responsable de asuntos salientes Coordinación (RASC)
e. Responsable de Seguimiento Finiquito (RSF)
f. Responsable de Seguimiento Finiquito y Salientes (RSF - Asignación)
Consideraciones:
o El conteo de los estatus que presentará la agenda, dependerá del rol que se valide en el sistema,
considerando lo siguiente:
AGENDA DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS ENTRANTES
REGISTRAD PENDIENT C. ATENDID FINIQUITAD CANCELAD TOTA ROLE
OS ES SEGUIMIEN OS OS OS L S
TO
1 2 3 4 2 4 16 ADM,
RAE
DOCUMENTOS TURNADOS
PENDIENT C. ATENDID FINIQUITAD CANCELAD RECHAZAD TOTA ROLE
ES SEGUIMIEN OS OS OS OS L S
TO
1 1 2 3 1 1 9 ADM,
RAS,
RSF
(Líder
)

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DOCUMENTOS ASIGNADOS
PENDIENTE C. ATENDIDO FINIQUITADO CANCELADO TOTA ROLES
S SEGUIMIENT S S S L
O
1 2 3 4 2 12 ADM, RSF
(Seguimiento
), RSF
(Asignación)
DOCUMENTOS SALIENTES
REGISTRADOS RECIBIDOS ENVIADOS CANCELADOS TOTAL ROLES
1 1 2 3 9 ADM, RAS, RASC, RSF

(Asignación)
1. Para documentos entrantes, el conteo que realizará estará determinado por el estatus del documento y
presentará en su agenda los siguientes conteos:
a. Registrados
b. Pendientes
c. Con seguimiento
d. Atendidos
e. Finiquitados
f. Cancelados
g. Total general
2. Para documentos turnados, el conteo que realizará estará determinado de manera independiente por el
estatus del turno para el líder del área y presentará en su agenda los siguientes conteos:
a. Pendientes
b. Con seguimiento
c. Atendidos
d. Finiquitados
e. Cancelados
f. Rechazados
g. Total general
3. Para documentos asignados, el conteo que realizará estará determinado por el estatus de la asignación
y presentará en su agenda los siguientes conteos:
a. Pendientes
b. Con seguimiento
c. Atendidos
d. Finiquitados
e. Cancelados
f. Total general
4. Para documentos salientes, el conteo que realizará estará determinado por el estatus del documento y
presentará en su agenda los siguientes conteos:
a. Registrados
b. Recibidos

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c. Enviados
d. Cancelados
e. Total general
5. El total general que se presenta al final de cada grupo, será el resultado de la suma de todos los conteos
por estatus que lo integran.
6. Cuando se seleccione el total relacionado con alguno de los estatus, el sistema deberá presentar el
detalle de los registros relacionados en la lista que corresponda, misma que tendrá disponible la
funcionalidad de acuerdo al rol que se encuentre validado en el sistema.
7. Para revisar el detalle de otro rubro, la lista deberá mostrar un botón para regresar a la agenda de
documentos.
8. El resultado de los conteos deberá mostrarse conforme a los roles señalados en el esquema anterior y
el detalle de los mismos deberá respetar las reglas que actualmente se integran en las listas de
resultados.
9. De acuerdo al rol que se valide, mostrará únicamente el apartado que corresponda.
Interfaz:

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CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL

SECRETARÍA EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN

Dirección General de Tecnologías de la Información

Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

1. INTRODUCCIÓN AL SISTEMA ........................................................................................................................................ 6

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

Adjuntar archivo digitalizado al documento entrante ................................................................................................. 27

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

Trámite electrónico de asuntos salientes .................................................................................................................... 76

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

Responsable de Asuntos Entrantes (RAE)

 Registrar los documentos que ingresan a la adscripción.

Responsable de Asuntos Salientes (RAS)

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

Responsable de Asuntos Salientes-Coordinación (RASC)

Responsable de Seguimiento y Finiquito (RSF – Líder de área interna)

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Responsable de Seguimiento y Finiquito (RSF – Apoyo para la asignación de asuntos)

Responsable de Seguimiento y Finiquito (RSF)

Responsable de Seguimiento, Finiquito y Asuntos Salientes (RSF - Asignación)

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

Administrador de Gestión (ADM)

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

3. Proceso de gestión de documentos

Esquema general del proceso (Documentos entrantes)

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

Etapas para el registro, control, seguimiento y atención de documentos entrantes.

o Solamente el RAE podrá realizar el registro de documentos entrantes.

o Solamente el RAE podrá realizar el turno de los documentos.

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o Podrá realizar la asignación de manera exclusiva al personal a su cargo registrado en el catálogo.

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o El finiquito se realiza de forma automática.

Etapas para la Recepción electrónica de asuntos y copias de conocimiento.

Recepción electrónica de asuntos y copias de conocimiento

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

Esquema general del proceso (Documentos salientes)

Etapas para el registro, control, seguimiento de documentos salientes.

o Solamente el RAS podrá realizar el registro de documentos salientes.

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

el estatus del mismo en el sistema a (Recibido)

o Solamente el RAS-C podrá realizar la recepción de folio en el sistema.

Esquema general del proceso (Documentos salientes para trámite electrónico)

Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

o En el listado de asuntos salientes, en la columna “Tipo Docto.”, el sistema mostrará el tipo de

Registro de copias de conocimiento de asuntos en soporte de papel

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Trámite electrónico de asuntos y copias de conocimiento

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Sistema de Gestión Documental Centro de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas Versión 1.0

Muestra la pantalla inicial, la cual solicita agregar los siguientes datos:

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La pantalla está estructurada de la siguiente forma:

a) Dispone de un menú en el cual se encuentran las funciones principales del SIGDOC.

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