Digitalizacion de Documentos AGN

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Manual de digitalización de documentos
Introducción
El Archivo General de la Nación (agn) tiene como misión preservar, difundir e

incrementar el patrimonio documental de México para salvaguardar la memoria
colectiva y fortalecer la identidad nacional, así como regular, vigilar y promover
la administración eficiente de los archivos públicos, con el fin de mejorar los
procesos de toma de decisiones, la transparencia y la rendición de cuentas en el
ejercicio del poder público. En este aspecto, la digitalización se ha convertido en
un elemento importante en el quehacer archivístico como parte de las labores
de preservación y difusión documental. Por ello, se integró un grupo interdis-
ciplinario con el objetivo de elaborar políticas y lineamientos para la digitaliza-
ción de documentación histórica. Como resultado de esta labor, nace el presente
Manual de digitalización de documentos.
Objetivo general
Obtener una reproducción digital controlada y orientada a la preservación digital

de la memoria histórica de las instituciones y entidades que conforman la historia
nacional.
Marco jurídico
• Ley General de Archivos. Publicada en el Diario Oficial de la Federación

el 15 de junio de 2018.
• Acuerdo que tiene por objeto emitir las disposiciones generales en las
materias de archivos y transparencia para la administración pública
federal y su anexo único. Publicada en el Diario Oficial de la Federación
el 3 de marzo de 2016.
• Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.
(dof 04/05/2016) Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4
de mayo de 2016.
• Lineamientos para la creación y funcionamiento de los sistemas que
permitan la organización y conservación de la información de los
Boletín del Archivo General de la Nación
Número 10 (enero-abril 2022) • ISSN: 0185-1926 • ISSN-e: 2448-8798 41
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archivos administrativos del Poder Ejecutivo Federal de forma completa

y actualizada. (dof 30/10/2018). Publicada en el Diario Oficial de la
Federación el 30 de octubre de 2018.
• Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de
Gestión y Control de Documentos (dof 03/07/2015). Publicada en el
Diario Oficial de la Federación el 3 de julio de 2015.
• Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los
Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública
Federal. Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero
de 2004. Mejores prácticas del International Council on Archives (ica).
• Recomendaciones para proyectos de digitalización de documentos.
• Norma isad-g. Estocolmo, Suecia, 19-22 de septiembre 1999.
• Norma Oficial Mexicana nom-151-scfi-2016 para la conservación de
mensajes de datos y digitalización de documentos. Publicada en el Diario
Oficial de la Federación el 9 de enero de 2017.
• Norma Oficial Mexicana nmx-r-100-scfi-2018 para preservación de
acervos documentales. Publicada en el Diario Oficial de la Federación el
22 de marzo de 2019. Guías técnicas para la digitalización de Materiales
de Patrimonio Cultural. Creación de archivos de imágenes rasterizadas.
Marco normativo de apoyo
• Lineamientos de The Nacional Archives and Record Administration (nara).

• Modelo y estándares del Open Archival Information System.
• Mejores prácticas del International Council on Archives (ica).
• Recomendaciones para proyectos de digitalización de documentos.
• Norma isad-g.
• Norma iso-15489 para archivos.
• Norma iso-19115 para metadatos.
• Estándares del Open Archival Information System (iso-14721).
• Norma Oficial Mexicana nom-151-scfi-2016 para la conservación de
mensajes de datos y digitalización de documentos.
• Norma Oficial Mexicana nmx-r-100-scfi-2018 para preservación de
acervos documentales

42 Número 10 (enero-abril 2022) • ISSN: 0185-1926 • ISSN-e: 2448-8798
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• Guías técnicas para la digitalización de Materiales de Patrimonio

Cultural. Creación de archivos de imágenes rasterizadas.
• Directrices para planificar la digitalización de colecciones de libros
impresos antiguos y manuscritos. Sección de Libros Raros y Colecciones
Especiales de la ifla (International Federation of Library Associations
and Institutions).
• Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos
de dominio público, en particular para aquellos custodiados en biblio-
tecas y archivos.
• persist: la estrategia digital de la unesco para la sostenibilidad de la
información.
Definiciones, siglas y acrónimos

Definiciones
Accesibilidad. El atributo de un documento cuando puede ser localizado, recu-

perado, presentado e interpretado.
Archivo de concentración. La unidad responsable de la administración de docu-
mentos cuya consulta es esporádica y que permanecen en ella hasta su transfe-
rencia secundaria o baja documental.
Archivo de trámite. La unidad responsable de la administración de documentos
de uso cotidiano necesaria para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa, los cuales permanecen en ella hasta su transferencia primaria.
Archivo histórico. La unidad responsable de la administración de los documentos
de conservación permanente y que son fuente de acceso público.
Archivo maestro. Resultado de digitalizar un original a la resolución máxima
determinada, sin ningún tipo de compresión, a resguardo en un formato de segu-
ridad y de preservación; de estos archivos derivarán archivos más pequeños de
manera sistematizada.
Archivo. El conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son
producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio
de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades.
Área coordinadora de archivos. La instancia responsable de administrar la
gestión documental y los archivos, así como de coordinar las áreas operativas
del Sistema Institucional de Archivos.
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Autenticidad. La característica del documento cuando puede probar que es lo que

afirma ser; que ha sido creado o enviado por la persona que se afirma que lo ha
creado o enviado y, que ha sido creado o enviado en el momento que se declara.
Baja documental. La eliminación de documentación que haya prescrito en sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables que no contenga valores
históricos.
Calidad. Características con las que debe contar un objeto digital: apariencia
adecuada, resolución, tono, escala, secuencia, integridad, compresión sin pérdida,
identificador único, etcétera.
Catálogo de disposición documental. El registro general y sistemático que esta-
blece los valores documentales, vigencia documental, los plazos de conservación
y disposición documental.
Ciclo vital del documento. Las etapas de los documentos desde su producción
o recepción hasta su baja o transferencia a un archivo histórico.
Clasificación archivística. Los procesos de identificación y agrupación de expe-
dientes homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro general de clasi-
ficación archivística, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados.
Clasificación de la información. El proceso mediante el cual el sujeto obligado
determina que la información en su poder está en alguno de los supuestos de
reserva o confidencialidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Colección. Conjunto de documentos de archivo de la misma o distinta proce-
dencia, de otros documentos o de componentes documentales reunidos por un
coleccionista con cualquier criterio subjetivo o por un archivólogo por razones
de conservación o de difusión.
Compresión. Proceso de reducción de la medida del archivo de imagen para su
procesamiento, almacenamiento y transmisión. La calidad de la imagen puede
verse afectada por las técnicas de compresión usadas y el nivel de compresión
aplicado. Hay dos tipos de compresión: con pérdida (lossy) y sin pérdida (loss-
less). Aclaración: ante la necesidad de reducir el tamaño de una imagen se ejecutan
algoritmos de compresión que, en la reducción, pueden generar pérdida de infor-
mación (lossy) o no generar (lossless).
Conservación. Adoptar medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y
tecnológica, para la adecuada preservación de los documentos de archivo.

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Consulta de documentos. Las actividades relacionadas con la implantación de

controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan
el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos.
Cuadro general de clasificación archivística. El instrumento técnico que refleja
la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada
sujeto obligado.
Custodia. El procedimiento de la gestión documental que implica la existencia
de un tercero que se responsabiliza de salvaguardar con garantías técnicas y
legales los documentos.
Derecho de autor. Conjunto de normas y principios que regulan los derechos
morales y patrimoniales que la ley concede a los autores, por el hecho solo de
la creación de una obra literaria, artística, científica o didáctica, esté publicada
o inédita. Una obra pasa al dominio público cuando los derechos patrimoniales
han expirado.
Descripción. Elaboración de una representación exacta de la unidad de descrip-
ción mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información
que sirve para identificar, localizar o explicar los documentos de archivo.
Digitalización. La técnica que permite convertir la información que se encuentra
guardada de manera analógica, en soportes como papel, video, casetes, cinta,
película, microfilm, etcétera, en una forma que sólo puede leerse o interpretarse
por medio de una infraestructura tecnológica.
Disponibilidad. Adoptar medidas pertinentes para la localización expedita de
los documentos de archivo.
Disposición documental. La selección sistemática de los expedientes de los
archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha pres-
crito, con el fin de realizar la baja documental o transferirlos.
Distribución. Las actividades que garantizan que los documentos recibidos
lleguen a su destinatario, sea interno o externo.
Documento (unidad documental simple). Información contenida en cualquier
soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier orga-
nización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su
actividad.
Documento cartográfico. Son los planos, croquis, mapas, cartas marítimas.
Documento gráfico. Carteles, sellos, timbres, revistas, grabados, litografías,
etiquetas.
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Documentos de archivo. El registro material que da testimonio de la actividad

del sujeto obligado en el ejercicio de sus facultades, competencias o funciones,
con independencia de su soporte.
Elemento de descripción. Es cada una de las características esenciales que
permiten la identificación, la representación y la recuperación de cualquier
unidad de descripción.
Entidades federativas. Las partes integrantes de la Federación, en términos de
la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Escáner. Dispositivo de digitalización que entrega los datos de las imágenes
escaneadas a un ordenador.
Escáner de bandeja plana. Dispositivo de digitalización que proporciona los
datos de las imágenes escaneadas a un ordenador, siendo plana la bandeja de
cristal en la que se coloca el original.
Escativana (cartivana). Tiras de papel o tela añadidas a un libro y utilizadas para
fijar hojas o láminas, o para reparar o reforzar los pliegues de uniones.
Estabilización. Procedimiento de limpieza de documentos, fumigación, integra-
ción de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel y
resguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros.
Expediente electrónico. Conjunto de documentos electrónicos correspondientes
a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información
que contengan.
Expediente. La unidad documental compuesta por documentos de archivo, orde-
nados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos
obligados.
Fiabilidad. La característica del documento cuyo contenido puede ser conside-
rado una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades
o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de
posteriores operaciones o actividades.
Ficha técnica de valoración documental. Instrumento que permite identificar,
analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental.
Firma electrónica avanzada. El conjunto de datos y caracteres que permite la
identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su
exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los
datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modifica-

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ción ulterior de estos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma
autógrafa.
Foliación. Consiste en numerar de forma continua y en orden todas las páginas
de cada unidad documental.
Fondo. Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obli-
gado que se identifica con el nombre de este último.
Frente. También llamado recto.
Gestión documental. Tratamiento integral de la documentación a lo largo de
su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización,
acceso, consulta, valoración documental y conservación.
Grupo interdisciplinario. Conjunto de personas que deberá estar integrado por
el titular del área coordinadora de archivos, la unidad de transparencia, los titu-
lares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos
internos de control o sus equivalentes, las áreas responsables de la información,
así como el responsable del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en
la valoración documental.
Guía de archivo documental. Esquema que contiene la descripción general de
la documentación contenida en las series documentales, de conformidad con el
Cuadro general de clasificación archivística.
Incorporación. Proceso mediante el cual se toma la decisión de si un documento,
con base en el Catálogo de disposición documental, debería crearse y conser-
varse y, por lo tanto, debe ser integrado en el sistema de administración y gestión
documental con sus metadatos y clasificación archivística correspondientes.
Injerto de papel. Técnica que permite recuperar las partes perdidas de las hojas,
restituyéndoles su forma y textura originales.
Institución. Cada una de las organizaciones fundamentales de un Estado, nación
o sociedad.
Instrumentos de consulta. Instrumentos que describen las series, expedientes
o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja
documental.
Instrumentos de control archivístico. Los instrumentos técnicos que propi-
cian la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo
largo de su ciclo vital, que son, el cuadro general de clasificación archivística y
el catálogo de disposición documental.

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Integridad. Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces

para reflejar con exactitud la información contenida.
Interoperabilidad. Capacidad de los sistemas de información de compartir datos
y posibilitar el intercambio entre ellos.
Inventarios documentales. Instrumentos de consulta que describen las series
documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inven-
tario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja
documental (inventario de baja documental).
ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. Constituye
una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas.
Legible. El documento que se puede visualizar y leer con claridad y facilidad,
atendiendo a su adecuada resolución digital.
Lineamientos. Lineamientos para la organización y conservación de los archivos.
Metadatos. Cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los
documentos electrónicos o digitales, de carácter instrumental, destinada al
conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la
finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la intero-
perabilidad del propio documento, es decir, gestión, localización, identificación,
etcétera, de recursos, legibles e interpretables por máquina.
Organización. Conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a
la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales
con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información.
Patrimonio documental. Son los documentos que, por su naturaleza, no son susti-
tuibles y dan cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones
que han contribuido en su desarrollo, además de transmitir y heredar informa-
ción significativa de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y
artística de una comunidad, incluyendo los que hayan pertenecido o pertenezcan
a los archivos de los órganos federales, entidades federativas, municipios, alcal-
días de la Ciudad de México, casas curales o cualquier otra organización, sea
religiosa o civil.
Plazo de conservación. Periodo de guarda de la documentación en los archivos
de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia docu-
mental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se esta-
blezcan de conformidad con la normatividad aplicable.

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Plazo de reserva. El periodo por el cual los sujetos obligados, conforme con la
Ley General y normatividad aplicable, clasifican la información como reservada
mientras subsisten las causas que dieron origen a dicha clasificación.
Preservación digital. El proceso específico para mantener los materiales digi-
tales durante las diferentes generaciones de la tecnología, a través del tiempo,
con independencia de los soportes en los que se almacenan.
Procedencia. Conservar el origen de cada fondo documental producido por los
sujetos obligados, para distinguirlo de otros fondos semejantes y respetar el orden
interno de las series documentales en el desarrollo de su actividad institucional.
Producción e identificación. Las actividades tendientes a normalizar los docu-
mentos que se generan en ejercicio de las funciones institucionales. Comprende
los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme
con las funciones de cada área con el propósito de normalizar y unificar los crite-
rios de elaboración y presentación de los documentos.
Productor. La instancia o individuo responsable de la producción de los docu-
mentos.
Programa anual de desarrollo archivístico. El instrumento de planeación orien-
tado a establecer la administración de los archivos de los sujetos obligados, en el
que se definen las prioridades institucionales en materia de archivos.
Programa anual. Programa anual de desarrollo archivístico.
Recepción. Las actividades de verificación y control que la Institución debe
realizar para la admisión de documentos, que son remitidos por una persona
natural o jurídica (foliado, sellos de tiempo, registro de documentos).
Registro Nacional. Al Registro Nacional de Archivos.
Resolución. Número de píxeles, en alto y ancho, que forman una imagen. A más
píxeles, mejor resolución y, a mayor resolución, mayor claridad y definición. Este
término también se refiere al dispositivo de salida mediante el cual se visualizará
la imagen (monitor, impresora). Resolución también es expresado en dpi (dots
per inch/puntos por pulgada).
Sección. A cada una de las divisiones del fondo documental basada en las atri-
buciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.
Serie. A la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados en expe-
dientes, de acuerdo con un asunto, actividad o trámite específico.
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Sistema institucional. A los sistemas institucionales de archivos de cada sujeto

obligado.
Sistema local. A los sistemas de archivos en las entidades federativas.
Sistema. Sistema informático que permite almacenar y procesar información,
software.
Sistematización. El proceso mediante el cual se organizan, de forma contro-
lada, los procedimientos de la gestión documental en el Sistema Institucional
de Archivos.
Soportes documentales. A los medios en los cuales se contiene información,
además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros.
Soportes secundarios. Segunda o tercera superficie que puede presentarse desde
su origen o que fueron incorporadas por razones diversas (exposición, conser-
vación, etcétera) cuyas características son que, no están en contacto directo con
la fotografía.
Subserie. A la división de la serie documental.
Sujetos obligados. A cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los
Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos,
fideicomisos y fondos públicos, así como cualquier persona física, moral o sindi-
cato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la fede-
ración, las entidades federativas y los municipios, así como a las personas físicas
o morales que cuenten con archivos privados de interés público.
Testar. Tachar información o caracteres de manera parcial o total.
Testigo. Boleta que sustituye a una unidad documental y/o de instalación despla-
zada de su colocación habitual, en la cual deben figurar la signatura, el destino
y la fecha de salida.
Tinta trasminada. Se refiere a cuando la tinta ferrogálica ha pasado a través de
una foja, lo cual dificulta la lectura en ambas caras de la foja o, incluso, la frac-
tura del papel.
Tipo documental. Unidad documental regulada por la misma norma de proce-
dimiento; de formato, contenido informativo y soporte homogéneos.
Trámite. Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumpli-
miento de su función administrativa.
Transferencia. Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes
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que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al

archivo histórico.
Transferencia documental. Traslado controlado y sistemático de expedientes
de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración
(transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera
permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia
secundaria).
Trazabilidad. Cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para
la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la
modificación de documentos electrónicos.
Unidad de descripción. Conjunto de documentos que constituye la base de una
única descripción.
Unidad de instalación. Unidad física manejable para contener documentos de
utilidad a la hora del ingreso y salida de la instalación, localización, eliminación
o de la conservación de documentos.
Unidad documental compuesta (expediente). Es una unidad organizada de
documentos reunidos como testimonio y prueba de una o varias acciones sujetas
a un procedimiento administrativo; o bien, durante el proceso de organización
archivística.
Unidad documental. Término archivístico que sirve para identificar, denominar
y, en el caso de la descripción, representar de forma genérica al documento de
archivo como la menor unidad de descripción.
Valoración documental. Actividad que consiste en el análisis e identificación de
los valores documentales, es decir, el estudio de la condición de los documentos
que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concen-
tración, o evidénciales, testimoniales e informativos para los documentos histó-
ricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su
caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental.
Verjurado, acabado. Entramado de líneas de color claro que quedan marcadas en
el papel fabricado con un molde que tiene una malla construida mediante finas
varillas cosidas una a continuación de otra.
Vigencia documental. Periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de confor-
midad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

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Siglas y acrónimos
PPP-Puntos por pulgada.

RGB-Red, Green y Blue por sus siglas en inglés.
CMYK-Cyan, Magenta, Yellow y Black por sus siglas en inglés.
TIFF-Tagged Image File Format por sus siglas en inglés.
CCD-Charge Coupled Device por sus siglas en inglés.
1. Introducción
El agn busca —con la digitalización— una reproducción digital fiel e íntegra

con respecto al documento original, y que reúna las siguientes características:
calidad (apariencia adecuada, resolución, tono, color, escala, secuencia, comple-
titud, compresión sin pérdida, nomenclatura o identificador único, etcétera),
autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad, valor de uso, funcionalidad,
interoperabilidad.
Cualquier proyecto de digitalización que se busque implementar debe contar
con un equilibrio entre demanda y requisitos, por lo que la selección de los mate-
riales debe orientarse no sólo hacia el interés de su contenido o su demanda, sino
con la viabilidad técnica, aspectos legales y las circunstancias de la institución,
que deberá ceñirse a un cronograma de trabajo que incluya el proceso de prepa-
ración de material para su digitalización los procesos de preparación del material
para su digitalización. La digitalización contribuirá en:
• Mejorar el acceso a la información a través de plataformas digitales.

• Eficientar la rendición de cuentas y solicitudes de información.
• Coadyuvar a la preservación del documento original al reducir su mani-
pulación.

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2. Selección del material para digitalizar

2.1 Criterios de selección
Los criterios en la selección de documentación histórica para su digitalización

son múltiples y varían de acuerdo con las características propias de un archivo,
ya sea público o privado. Algunos de estos son:
• Estado de conservación de la documentación
Se debe valorar si es necesaria la intervención de la documentación en mal

estado por parte del área de conservación. Asimismo, se sugiere considerar las
posibilidades con que cuente la institución para rescatar los medios físicos en
riesgo de pérdida, si fuera el caso, y generar una estrategia adecuada de digitali-
zación en función de la naturaleza de la materia y su particular deterioro. Cabe
señalar que cualquier proyecto de digitalización deberá ir acompañado de un
Diagnóstico Documental que incluirá, entre otros, el estado de conservación,
estado descriptivo, volumen y los distintos soportes que comprende la docu-
mentación a digitalizar.
• Frecuencia de consulta, manipulación y reproducción
La digitalización amplía potencialmente el número de usuarios que pueden

consultar los materiales a través de plataformas digitales, lo que implicaría un
menor préstamo de los documentos originales, promoviendo su preservación a
largo plazo.
Por ello se priorizará aquella documentación con alta tasa de consulta física
y de reproducción parcial.
• Documentos que deben ser conservados a largo plazo
Existen documentos que, por el impacto y relevancia en la historia de un

país no se encuentran a consulta pública, y están a resguardo de un espacio que
propicie su conservación, por lo que se priorizará su digitalización y difusión
por lo anterior expuesto.

AGN
• Documentos que han sido preparados previamente para el proceso
Es frecuente, especialmente en archivos públicos, encontrar proyectos incon-

clusos. Si se detectan materiales que ya han sido preparados para su digitaliza-
ción, se recomienda darles continuidad, no sólo por el ahorro de recursos que
representan, sino para concluir el proyecto en pro de su preservación.
Una vez que se tiene una propuesta de material a digitalizar, se deben valorar
los aspectos legales de la documentación:
• Derechos de autor.
• Depósito legal.
• Clasificación de la información.
3. Criterios específicos de selección
El agn, de acuerdo con sus propios objetivos (visión y misión), seleccionará el

material a digitalizar.
En el presente manual se entiende a la digitalización como un proceso
integral cuyo producto final debe ser una copia íntegra y fiel con respecto al
documento original; sin embargo, existen casos en los que se deberá realizar
una valoración previa del material a digitalizar, como es el caso de las fojas en
blanco o sin información, por el espacio y costo que conlleva en servidores
institucionales. Por ello se atenderá lo siguiente:
• No se aplicará ningún criterio de selección a materiales novohispanos.

• En caso de bloques de fojas en blanco al final de una volumen o expe-
diente, se foliarán, pero no se digitalizarán.
• Se registrará el total de fojas en blanco en la Plantilla de Descripción
Documental (pdd).
• Se digitalizarán los encuadernados de piel, pergamino, madera, textil
o los que, por su naturaleza o riqueza histórica lo requieran. Se asen-
tará su existencia en el “Área de Notas” de la pdd.

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• La valoración sólo se aplicará a documentación de los siglos xix-xxi,

donde abunda el papel industrial y documentación mecanoescrita.
• Sólo aplicará para los vueltos en blanco o sin información. Si la foja
contiene algún sello, membrete, etc., esta se digitalizará.
• En los casos donde la foja se encuentre cancelada con una frase,
dibujo o letra, esta se digitalizará; se recomienda valorar los casos
que así lo requieran.
4. Recomendaciones para la preparación del mate-

rial seleccionado para su digitalización
4.1 Manipulación de los materiales
Siempre se debe tener mucho cuidado al momento de manipular y trabajar con

los documentos que serán digitalizados, para ello se recomienda cumplir con
los siguientes puntos:
• Lavarse constantemente las manos.

• Usar guantes de nitrilo que deberán ser lavados después de cada uso.
• Usar cubrebocas preferentemente N95 o superior y bata completamente
cerrada esto para la protección tanto del digitalizador como del docu-
mento.
• Los documentos siempre deberán manipularse con ambas manos y en
caso de que sean muy grandes entre dos o más personas.
4.2 Homologación de criterios
Todo proyecto de digitalización que se busque implementar debe contar con

criterios homologados aplicados a:
• Diagnóstico de conservación e intervención del soporte documental.

• Descripción documental.
• Foliación.
Cada uno de estos elementos se desarrollan a continuación.

AGN
4.2.1 Diagnóstico de conservación e intervención del soporte

documental
La elaboración de un diagnóstico antes de iniciar un proyecto de digitalización es

imperante; en este se deben sustentar los motivos de la digitalización, tomando
en cuenta que impactará en el ejercicio de los recursos presupuestales del agn.
El diagnóstico se realizará de manera integral y deberá contar con los siguientes
elementos:
• Introducción.
• Justificación del diagnóstico.
• Organización y descripción documental.
• Volumen de la documentación a digitalizar.
• Condiciones de la documentación.
• Conclusiones.
4.2.1.1 Condiciones físicas de la documentación
Se debe partir de un análisis del estado físico de la documentación que tome en

cuenta el estado de conservación del soporte y sus elementos sustentados, la
idoneidad y condición del sistema de guardas, las condiciones de instalación y
almacenamiento, así como la infraestructura de la institución para promover la
adecuada conservación-restauración de los documentos físicos.
4.2.1.2 Estado de conservación
El estado de conservación de los documentos se podrá considerar como:
• Bueno, si:
• El documento no presenta daño físico en su estructura, o presenta
un daño en menos del 25% de su totalidad.
• Los elementos sustentados se encuentran estables.
• La manipulación del documento o unidad de instalación no supone
un riesgo para la integridad del soporte.

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• Regular, si:
• El documento presenta daño físico en su estructura en hasta un 50%
de su totalidad.
• Los elementos sustentados presentan degradaciones que alteran la
imagen y no representan un riesgo en la estructura del soporte, ni
interrumpen la adecuada lectura.
• Cuenta con elementos añadidos que dificultan su lectura, apertura
y/o manipulación que pueden ser removidos sin mucha dificultad y
sin poner en riesgo la integridad del soporte.
• La manipulación del documento o unidad de instalación requiere
mayor cuidado para prevenir mayores daños en la integridad y estructura.
• Malo, si:
• El documento presenta daño físico en su estructura. En más de un 50%.
• Los elementos sustentados presentan degradaciones que alteran la
imagen y ponen en riesgo la estructura del soporte.
• La alteración no permite la adecuada lectura del documento.
• Cuenta con elementos añadidos que dificultan su lectura, apertura
y/o manipulación, especialmente si se encuentran oxidados y su
remoción pone en riesgo la integridad del documento.
• Si los elementos añadidos del punto anterior son parte de la creación
original del documento (tales como lacres, sellos, bulas, listones,
etcétera) y la digitalización requeriría de la remoción parcial o total
del(os) mismo(s) (para este último caso, se considera malo, debido
a que se deberá acudir con un especialista para apoyar con la mani-
pulación y preparación previa del documento).
• La manipulación del documento o unidad de instalación requiere el
empleo de soportes auxiliares.
• Presenta crecimiento de microorganismos con apariencia húmeda,
afelpada o costrosa (con concreciones) .
Cuando la documentación se encuentre en mal estado, deberá ser estabili-

zada antes de ser digitalizada, salvo casos muy particulares donde la documen-
tación no pueda intervenirse se podrá considerar la digitalización con el apoyo
de personal capacitado para su manipulación.
AGN
4.2.2 Criterios de descripción documental
Enfocados en conseguir la sistematización de la información descriptiva con base

en la normativa vigente y las mejores prácticas archivísticas. No se digitalizará si
la documentación no cuenta con metadatos de descripción. En el agn se manejan
plantillas de descripción que varían con respecto al tipo de soporte: Plantilla de
Descripción documental; Plantilla de Descripción de documentos Iconográficos;
Plantilla de Descripción de documentos cartográficos y la Plantilla de Descrip-
ción de documentos videográficos y fonográficos. En el presente se incluyen, a
manera de anexo, acompañadas de su instructivo de llenado.
4.2.3 Criterios de foliación
Los siguientes criterios se establecen para el uso de fondos o colecciones histó-

ricos. La foliación consiste en numerar de forma continua y en orden todas las
fojas de la unidad documental, permitiendo su identificación, y su correlación
con la reproducción digital. Antes de llevar a cabo una foliación se debe tomar
en cuenta lo siguiente:
• Acervo documental.
• Identificar si el material documental cuenta con folios y si se encuen-
tran ordenados de manera consecutiva.
• Efectuar la revisión pasando foja por foja a volumen y/o expediente
abierto. Evitar la revisión parcial con el fin de prevenir la omisión
de fojas de diferente formato.
• Identificar saltos en la foliación, tales como: omisiones, pérdida y/o
extracción de material por motivos diversos.
• Identificar si existen folios con el suplemento “bis”, “a”, “b”, etcétera.
En caso de presentarse alguna de las anteriores, se deberá foliar la totalidad

de la unidad documental sin importar su tamaño, posición o contenido, consi-
derando que:
• La foliación deberá realizarse siempre con lápiz de grafito número

2B o HB, no con portaminas o similares.
AGN
• El folio se escribirá en el frente de la foja.

• La numeración siempre iniciará con el número “1”.
• El folio no llevará enmendaduras.
• No se debe aplicar fuerza al escribir.
• El folio se escribirá en el extremo superior derecho, o en el espacio
en blanco más cercano a éste, sin alterar membretes, sellos o texto.
• El folio se colocará en el extremo superior derecho de principio a fin,
sin importar la dirección del texto.
• En caso de piezas de gran formato, deberán ser extendidas con
cuidado sobre una superficie plana de mayor tamaño que el docu-
mento y, colocar el folio en el extremo superior derecho.
• Las fojas blancas iniciales o las guardas que acompañan a la encua-
dernación moderna o reencuadernación no llevarán folio.
• Las fojas blancas intermedias sí llevarán folio, considerando que debe
realizarse una numeración continua.
• No se foliarán compensadores o fojas blancas que no pertenezcan a
la unidad documental (valorar cada caso).
• La escartivana que une la pieza documental a la encuadernación no
llevará folio por tratarse de material ajeno al volumen y al docu-
mento original. Ésta puede ser de papel japonés, fojas recicladas u
otros materiales.
• En caso de hallarse injertos que completen una foja en el extremo
superior derecho, el folio se colocará en el lugar más cercano a éste,
es decir, sobre el documento original.
• En el caso de fojas de menor formato, el orden de la foliación atenderá
a la original, si no se contara con tal, se foliará en orden de aparición
siguiendo la secuencia de las piezas documentales.
• El uso de suplementos (a, b, c o bis, ter, quater, etcétera) estarán reser-
vados para identificar y vincular las partes de una misma foja que se
encuentre fragmentada.
• En caso de ser varias piezas en un mismo soporte secundario, se
colocará sólo un folio en éste.
• Las carátulas, portadillas, encuadernados de piel, pergamino, textil,
etc., llevarán un número consecutivo como elemento de control.
Este número se colocará al reverso del material (si éste lo permite).
AGN
• En caso de que un encuadernando contenga hojas de respeto

(cortesía), estas se digitalizarán de manera íntegra, por lo que
contarán con el folio correspondiente, asimismo, se registrará en el
“Área Notas de la pdd” la existencia de estos encuadernados.
• Por una cuestión de control, los bloques de fojas en blanco al final
de un volumen se foliarán, pero no se digitalizarán y se asentará en
la pdd el total de folios en blanco. Para casos donde existan folios
blancos dispersos a lo largo de un volumen, se valorará con base a
los criterios de temporalidad, riqueza histórica, etc., sí se procederá
a su digitalización.
• El registro de fojas en un volumen será por rangos.
• En caso de cometer un error en la foliación, se recomienda usar goma
de borrar libre de látex y ftalatos por ser agentes que dañan el papel,
ni goma de pan (migajón) por la grasa que desprende.
• Se recomienda foliar bloques de 50 fojas y retroceder para su cotejo.
En caso de error u omisión, la corrección será mínima. Al finalizar
una foliación se recomienda que un colega la revise.
• Acervo gráfico.
• Si se encuentra un grupo de fotografías en un soporte secundario, se
foliará dicho soporte y no pieza por pieza.
• En caso de fotografías sueltas en soporte papel, el folio se colocará
en el extremo superior izquierdo del reverso de la imagen.
• Los encuadernados propios de un álbum fotográfico se manejarán
bajo los criterios de una encuadernación documental, es decir, se les
asignará un número consecutivo.
• Se foliará el soporte del álbum para digitalizar de manera fiel un
conjunto de fotografías en un mismo soporte y no pieza por pieza.
• Documentos gráficos que se encuentren en el interior de una guarda
de cualquier material distinto al papel, se colocará una etiqueta blanca
con el número consecutivo correspondiente.
• Acervo bibliohemerográfico.
• El material bibliohemerográfico sólo se foliará cuando forme parte
de un expediente documental, conforme con los criterios anteriores.
• Foliación previa.
AGN
• Nunca se testará o cancelará la foliación original, sin importar su orden.

• Nunca se borrará una foliación previa (foliación moderna) por ser
referencia de localización; esta se testará o cancelará cuidadosamente,
es decir, se colocará una pequeña línea cruzada sobre el número a
invalidar sin hacer presión excesiva.
• Se colocará el nuevo folio según lo referido en líneas anteriores.
5. Control de documentos digitalizados
El formato “Control de Documentos Digitalizados” tiene por objetivo dar segui-

miento a la documentación, desde su ingreso al área para su preparación, hasta
su devolución al área de resguardo una vez concluida la digitalización y valida-
ción de las imágenes. El formato se conforma por tres apartados (en la sección
anexos se acompaña el control para la digitalización con el instructivo de llenado
correspondiente):
• Preparación.
• Producción.
• Validación.
6. Metadatos
Con metadatos nos referimos a cualquier tipo de información en forma electró-

nica asociada a los documentos electrónicos o digitales, de carácter instrumental,
destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus caracte-
rísticas, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conserva-
ción y la interoperabilidad del propio documento, es decir, gestión, localización,
identificación, etcétera, de recursos, legibles e interpretables por máquina. Los
metadatos que se manejan en el agn en el proceso de digitalización son:
• Metadatos administrativos. Su función es gestionar y administrar los

recursos digitales:
• Derechos y reproducción de la información.
• Requerimientos legales para el acceso.
• Criterios de selección para la digitalización.
AGN
• Seguimiento y control de versiones.
• Metadatos descriptivos. Su función es representar e identificar los

recursos digitales:
• Registros catalográficos en fichas descriptivas homologadas (Docu-
mental, Cartográfico, etcétera).
• Índices.
• Metadatos para la conservación. Su función es la preservación de la

información:
• Condiciones de uso de la documentación.
• Diagnósticos.
• Acciones llevadas a cabo para preservar las versiones físicas y digi-
tales de los recursos.
• Metadatos técnicos. Su función es informar sobre los requerimientos

técnicos del hardware o software:
• Documentación del hardware y software.
• Información de formato, compresión, optimización de imagen.
• Información en cabecera del archivo maestro.
• Autentificación y datos de seguridad.
• Metadatos de acceso. Su función es permitir la recuperación, navegación

y consulta de la información:
• Nomenclatura de imagen digital.
• Metadatos de uso. Su función es informar el nivel de utilización de la

información, tipos de usuarios:
• Estadísticas de consulta.
• Tipo de usuario que acceda a la información.
• Metadatos de almacenamiento. Permiten el almacenamiento y resguardo

de la información:
• Estructura de almacenamiento.

AGN
El agn busca implementar los lineamientos para el uso estandarizado de los

metadatos mencionados. El lector podrá notar que cada apartado del presente
manual forma parte de la clasificación de metadatos planteados. En cada uno de
los apartados se enlazan los metadatos con el procedimiento planteado.
7. Cotejo, identificación, corrección, descripción y

registro de información
En este punto se confrontará la información vertida en los instrumentos de

consulta (en caso de existir) con el material original, para determinar si es perti-
nente alguna corrección. Dependiendo el tipo de soporte de que se trate, será la
Plantilla de Descripción a implementar. El instrumento de consulta deberá ser
actualizado a los campos de la ficha referida y formarán parte de los metadatos
descriptivos. Asimismo, en caso de tratarse de un volumen que se validará por
expediente desacuerdo al proyecto de que se trate, se colocarán separadores
que indiquen al digitalizador dónde termina uno e inicia un expediente, espe-
cialmente los que no son fácilmente identificables, esto como apoyo para que el
digitalizador pueda concretar la expedientación de las imágenes digitales una
vez revisada su secuencia.
Mención aparte requiere la revisión del Cuadro de Clasificación del fondo
o colección a digitalizar derivado de su importancia en la elaboración de la
“Nomenclatura para la gestión de archivos digitales” (ver apartado). El Cuadro de
Clasificación deberá desglosarse en el diagnóstico, particularmente en el apar-
tado de organización y descripción documental, en caso existir. De lo contrario,
se planteará en el proyecto la viabilidad de su elaboración. Una vez revisado el
Cuadro de Clasificación, se informará al Registro Central para que proceda a la
elaboración de la nomenclatura para las imágenes.
8. Par á metros gener ales de digitaliz ación de

imágenes
Las imágenes digitalizadas no sustituyen la documentación original, por lo cual

se debe respetar el contenido de la información de los documentos originales.
En este aspecto, la preservación de los documentos originales, así como de los
objetos digitales, es imprescindible, por lo que no se digitalizarán documentos
AGN
(expedientes, volúmenes, etcétera) de manera parcial y su digitalización se hará

en un formato de preservación o en archivo maestro. A continuación, se enlistan
los parámetros generales de digitalización de imágenes; cabe señalar que, en los
apartados siguientes se profundizará en algunos de ellos. Las características de
este tipo de imágenes son:
• Deberá contar con una resolución de mínima de 300 ppp y máxima de

600 ppp (ver apartado de calidad de la imagen).
• En caso de un grupo de fotografías en un soporte secundario, el soporte
se digitalizará a 600 ppp para posibilitar el recorte de las imágenes, de
manera individual, sin comprometer su resolución.
• Para no perder la resolución se foliará dicho soporte y no pieza por pieza.
• Se digitalizará en formato tiff.
• Deberá encontrarse alineada y ser nítida al 100% del tamaño real, sin
perder los atributos del documento original (líneas, manchas, bordes,
color, etcétera).
• No deberán aparecer manchas, rayas, reflejos u objetos ajenos al docu-
mento.
• Se respetará la forma de lectura natural del documento de acuerdo con
la predominancia de la escritura, aun cuando el texto contenga infor-
mación escrita o plasmada en otras direcciones.
• Se capturará la imagen completa considerando un margen recomen-
dado de 5mm en toda la periferia, esto, como forma de asegurar que el
documento fue digitalizado en su totalidad.
• Si se encuentran papeles sueltos que no pertenezcan al expediente,
deberán ser retirados para capturar la imagen o, colocarlos en un área
que no obstruya la visualización del texto.
• Se colocará una hoja blanca debajo del documento original para cubrir
faltantes o perforaciones naturales del documento.
• No llevará, en ningún caso, marca de agua.
• Se asignará una nomenclatura a cada imagen digital con los elementos
de identificación correspondientes, esto, para facilitar su manejo en base
de datos y evitar el extravío de imágenes (ver apartado de Nomencla-
tura para la gestión de archivos digitales).

AGN
• Se asignará el nombre en la cabecera del archivo maestro (master) con

el nombre de la institución que digitaliza y la fecha de creación.
• El archivo maestro no puede ser sometido a ningún tipo de edición.
En caso de ser requerida una imagen para consulta o difusión, el archivo

maestro:
• Se convertirá el archivo maestro a jpeg, resguardando en tiff.

• Se comprimirá a 72 ppp.
• Se colocará la marca de agua oficia en el extremo derecho de la imagen
digital, y:
• No deberá cubrir la información del documento original.
• La opacidad no deberá rebasar el 20%.
• En caso de realizar algún retoque, debe constar en metadatos de imagen

como “copia optimizada” o “copia manipulada”.
9. Calidad de Imagen
9.1 Resolución
La resolución se determina por el número de pixeles utilizados para representar

la imagen, los pixeles se expresan en puntos por pulgada (ppp, dpi o dpp). Incre-
mentar el número de pixeles da como resultado una imagen de mayor resolución
y una mejor delineación de los detalles finos.
9.2 Resolución
La resolución para la preservación de formatos digitales en archivos maestros

deberá ser de un mínimo de 300 ppp y un máximo de 600 ppp.
9.3 Profundidad de bits
Es la medida del número de bits para definir cada píxel. Mientras mayor sea, más
tonos de grises y colores se representarán. Se recomienda manejar una profun-

AGN
didad de 24 bits para la preservación del objeto digital, ya que esta configuración
produce 16.7 millones de colores y es la de mayor uso por las aplicaciones de
gama alta, puesto que ofrece color con realismo fotográfico.
9.4 Establecimiento de estándares
El establecimiento de estándares se refiere a la búsqueda de equilibrio entre

cantidad y calidad de los documentos digitalizados de acuerdo con la capacidad
y necesidad de cada institución, por ello, se deberá definir la calidad de imagen
digital basados en los atributos del archivo maestro, definiendo los niveles acep-
tables de calidad, de imagen digital calidad 8 a 5, escala 1:1.
Índice de calidad (qi) aplicable a la captura digital

Modos de color, rgb y grises, escala 1:11
Índice de calidad QI
Casi ilegible 3.0
Mínimo 3.6
Bueno 5.0
Superior 8.0
Tabla 1. Índice de Calidad (qi).
9.5 El tipo de formato de compresión
La compresión se utiliza para reducir el tamaño necesario en el procesamiento,

almacenamiento, envío de imágenes o difusión, ya sea por medio de importación
externa, de almacenamiento en un sistema automatizado del control de gestión
y control de documentos o para la consulta del público en general.
Para ello, se utiliza el formato jpeg, ya que es un estándar de compresión
y codificación digital de imágenes de propósito general, con este formato de
compresión, la imagen tiende a ocupar poco espacio de almacenamiento con la
resolución de 72 y 150 ppp, esto dependiendo de los requerimientos técnicos
que requiera el sistema.
1
http://preservationtutorial.library.cornell.edu/tutorial-spanish/conversion/conversion-04.html
AGN
9.6 Características del objeto digital
• Autenticidad: la persistencia a lo largo del tiempo, de las características

originales del documento respecto al contexto, la estructura y el conte-
nido, es decir, que un documento sea lo que pretende ser.
• Fiabilidad: entendida como la capacidad de un documento para servir
de prueba fidedigna, aspecto que hace referencia a la autoridad y vera-
cidad de los documentos como prueba.
• Integridad: entendida como el hecho de que un documento esté completo
y no haya sido alterado.
• Disponibilidad: entendida como la capacidad de localizar, recuperar,
presentar e interpretar un documento.
9.7 Revisión de calidad de la imagen
Este apartado tiene por objetivo revisar que la imagen sea fiel e íntegra con
respecto al documento original, es decir, el digitalizador deberá revisar que la
imagen cuente con:
• Nitidez (buen enfoque).

• Sea visible y/o legible, especialmente los documentos textuales.
• Encuadre (esté correctamente alineada).
• No tenga ruido (fluctuación de luz visible en la digitalización).
• No tenga objetos (polvo, rayones, manchas que tengan impacto en la
calidad de la imagen).
• No tengan márgenes añadidos adicionales a los previamente establecidos.
• Secuencia (que no falten o se dupliquen folios o imágenes digitales).
De no existir ningún tipo de incidencias, el departamento de digitalización

comprobará la secuencia del objeto, es decir, verificará con el original que el
número de fojas digitalizadas sea igual al número de imágenes digitales resul-
tantes del proceso.

AGN
9.8 Métodos
Las herramientas de evaluación de las imágenes digitalizadas requieren de un

proceso de valoración de la calidad visual, la cual debe llevarse a cabo:
• Desde la pantalla o en el material digitalizado.

• Basada en una mezcla de evaluación en pantalla y en físico.
Deben tenerse en cuenta las limitaciones técnicas de software que pueden

afectar a la evaluación, comenzando con las posibilidades de conseguir las mejores
herramientas para el proceso.
9.9 Decisión de puntos de referencias
Se utilizará como referencia la comparación de archivos maestros o documentos

originales contra los documentos de conversión para verificar su calidad.
9.10 Producto final
En caso de que la imagen digitalizada no cumpla con los estándares establecidos

se deberá eliminar y generar una nueva versión. Por otro lado, si el error se
produce durante el proceso de conversión, se deberá de acudir al archivo maestro.
10. Protocolo de alm acena miento o gestión de

archivos
Tiene la finalidad de almacenar documentos digitales para su uso futuro por lo

que es importante considerar los siguientes datos:
10. 1 Formato
Para la selección de un formato de imagen se sugiere considerar:
• La preservación de las características esenciales del documento físico.

• La menor pérdida de información del documento digital.
AGN
• La infraestructura tecnológica existente.
En caso del archivo maestro, se recomienda el tiff, que es un formato de

imagen flexible, altamente portátil, de estándar abierto y de uso profesional de
imágenes. Éste puede utilizar compresión sin pérdidas, aunque requiere mucho
espacio de almacenamiento.
10.2 Almacenamiento e integración de los archivos digi-

tales
Para el resguardo de los archivos digitales, el digitalizador organizará las imágenes

en carpetas y subcarpetas que correspondan a los clasificadores de los distintos
fondos, secciones, series y subseries según correspondan al documento a digi-
talizar con base a una carpeta raíz (fondo), dentro de la cual se albergarán las
imágenes correspondientes. Caso similar representa el almacenamiento de los
acervos hemerográficos (ver Imagen ii) y bibliográficos (ver Imagen iii). Las
estructuras son:
Imagen 1. Ejemplo: Estructuración de carpetas de resguardo.

AGN
Imagen 2. Ejemplo: Estructuración de carpetas de resguardo Diario Oficial o prensa.
Imagen 3. Ejemplo: Estructuración de carpetas de resguardo material bibliográfico.
10.3 Carpetas y archivos
Se homologará la organización de carpetas para la localización eficiente de los

objetos digitales, tomando en cuenta que cada imagen digitalizada deberá ser
nombrada con la nomenclatura correspondiente.

AGN
10.4 Nomenclatura para la gestión de archivos digitales
Los criterios generales para la formación de las nomenclaturas para las imágenes
digitalizadas son los siguientes:
• La formación de las nomenclaturas está a cargo de la dahc.

• Las nomenclaturas las colocará el departamento de digitalización una vez
concluida la digitalización y verificación de secuencia de las imágenes
digitalizadas.
• Los grupos o fondos documentales que no se encuentren en la Guía
General se guardarán en carpetas y subcarpetas, con el nombre del
fondo; las imágenes se guardarán con el número de folio correspondiente.
• El número máximo de caracteres para la nomenclatura es de 35 y 250
para la ruta de almacenamiento.
Las partes que conformarán la nomenclatura son:
• Acervo documental y gráfico:

• Siglas del Grupo documental: 3 letras.
• Número de Grupo documental (conforme con la Guía General):
4 dígitos.
• Sección: dos letras para las iniciales de la sección + dos dígitos, 4
caracteres.
• Serie: dos letras para las iniciales de la sección + dos dígitos, 4 carac-
teres.
• Subserie: dos letras + dos dígitos, 4 caracteres.
• UI: número de caja + 5 dígitos, 7 caracteres.
• E: expediente + 4 dígitos, 5 caracteres.
• Asimismo:
• S: sobre + 5 dígitos, 6 caracteres (se modificará expediente por sobre
de así requerirlo el cig).
• Guion bajo: para separar fojas, 1 carácter.
• Fojas: 5 dígitos + F (frente) ó V (vuelta), 6 caracteres.

AGN
• Fojas sin información al reverso: 5 dígitos. Se omitirá la F o V para

indicar que se aplicó un criterio de selección, no una omisión o error
de digitalización.
Ejemplo documental
GR0248BM01DG01UI0004E0009_00005F
GR Gonzalo Robles
248 Grupo documental 248
BM01 Sección 1. Banco de México
DG01 Serie 1. Dirección General
UI0004 Caja 4
E0009 Expediente 9
00005F Foja 5 frente
Tabla 2. Ejemplo: Nomenclatura del Fondo Gonzalo Robles.
• Acervo bibliohemerográfico:
• Clasificación: 20 dígitos (sólo material bibliográfico).
• Título: 3 letras (siglas iniciales del título de la publicación).
• Guion bajo: para separar título o clasificación (separa el título de la
clasificación de las páginas).
• Fecha: (Diario Oficial o prensa) 8 dígitos (año, mes y día: aaaammdd).
• Sección: (Diario Oficial) 4 caracteres, o (prensa) 3 letras (política pol,

cultura cul, deporte dep, suplemento sup, economía eco).
• Edición: (Diario Oficial) 3 caracteres mat, ves, ext, sup ó alc (matutina
mat, vespertina ves, extraordinaria ext, suplemento sup, alcance alc).
• Página: 5 dígitos.
Ejemplo bibliográfico
FR972.032A318h_HM_00001
FR972.03A318h_ La clasificación del material en Acervo Bibliográfico
HM_ Historia de México
00001 Número de la página digitalizada
Tabla 3. Ejemplo: Nomenclatura del material bibliográfico.

AGN
Ejemplo hemerográfico
DOF19300502SS02MAT_00001
DOF DOF
19300502 19300502
SS02 SS02
MAT_ MAT_
00001 Número de la página digitalizada
Tabla 4 Ejemplo: Nomenclatura de material hemerográfico.
Si bien la generación de las nomenclaturas de los materiales documentales

y gráficos queda a cargo del Registro Central, se deberá tener cierta flexibilidad
en los criterios debido a la gran diversidad de fondos con características propias
a resguardo del agn.
11. Equipo y su funcionamiento
El agn cuenta con equipos especializados, para la digitalización de diversos

soportes. Debemos señalar que, a través distintos convenios, estos equipos pueden
estar sujetos a préstamo a otras entidades, de ahí la importancia de la elaboración
de un instructivo de operación de escáneres. (Ver anexo).
11.1 Control de calidad del escáner
Cuando un proyecto de digitalización está en marcha, deben establecerse medidas

que permitan asegurar que los dispositivos operan dentro de los parámetros
previstos. Los factores para tomar en cuenta son:
11.1.1 Resolución espacial
Se refiere al nivel del enfoque, la estabilidad mecánica del sistema óptico (lentes,
espejos, filtros, el número de bits, el ccd-Charge Coupled Device, etcétera) y el
nivel de proceso de las imágenes.

AGN
11.1.2 Reproducción tonal
La gama de valores del escáner (el parámetro de brillo) siempre debe estable-
cerse en 1.0 en el programa del escáner.
11.1.3 Reproducción del color
Existen varios modelos de color para definir las propiedades de la gama de colores.
Los más usados son: rgb (pantalla) y cmyk (impresión).
11.1.4 Condiciones de visualización
La evaluación de las imágenes siempre necesita un sistema de control que es

importante adaptar a los requisitos de visualización, que difieren entre las nece-
sidades del monitor y de los documentos originales.
Los monitores se visualizan mejor con una luz tenue, aunque no en habita-
ciones oscuras, y los documentos originales con una luz más intensa. Los efectos
adicionales como los reflejos pueden afectar a la evaluación y por consiguiente
deben ser minimizados.
12. Protocolos de seguridad
Los principales protocolos de seguridad a seguir para el resguardo de los archivos

digitales maestros se dividen en 2 procesos:
12. 1 Logística
Cuando se requiera procesar las imágenes (cambio de formato, resolución, renom-

bramiento, etcétera) siempre usar la herramienta “copiar”, ya que en el caso de
que ocurra un error o daño en el archivo, aún se tendría el original intacto.
Generar una serie de carpetas y subcarpetas que identifiquen el fondo,
sección, serie, subserie, unidad de instalación (caja, volumen, sobre, etcétera),
según sea el caso y, finalmente, el expediente donde serán resguardados los
archivos digitales.

AGN
12.2 Identificación
Para lograr un control de seguridad, las carpetas serán resguardadas dentro de

los servidores restringiendo el acceso únicamente a las personas involucradas
en su manipulación, respaldo y organización. Cada dirección del agn pondrá a
disposición al área de tecnologías el acceso y las personas encargadas de acuerdo
con la siguiente tabla de niveles de permisos de acceso a los archivos digitales.
Tipo de Nivel Permisos Puesto

Administrativo A1 Leer y escribir Director y Encargado del servidor de dti
Administrativo A2 Leer y escribir Directores y subdirectores
Administrativo A3 Leer y escribir Digitalizadores
Operativo Sólo lectura Personal autorizado por Área
Usuarios Sólo lectura General de consulta
Tabla 5. Tipo de niveles de permisos de acceso.
Debemos recordar que se debe evitar la pérdida, daño o desorden en función

de su preservación.
13. Manejo de riesgos
Dentro de la seguridad del archivo maestro se identifican posibles riesgos que

pueden surgir dentro de los procesos de digitalización, estos conllevan una orga-
nización concreta a través de acciones factibles y efectivas. Para ello se cuenta
con las siguientes técnicas de manejo del riesgo:
• Evitar. El riesgo es evitado cuando se bloquean puertos usb para la trans-

ferencia de archivos —interna y externamente— que pueden llegar a
ocasionar perdidas de información por medio de malware y spam dentro
del dispositivo; para la transferencia de archivos se recomienda la utili-
zación de unidades cd/dvd.
• Reducir. El riesgo es evitado cuando se limita los usuarios que podrán
tener acceso a los archivos digitales.

AGN
• Retener, asumir o aceptar el riesgo. Es uno de los métodos más comunes

del manejo de riesgos, es la decisión de aceptar las consecuencias de la
ocurrencia del evento. Puede ser voluntaria o involuntaria, de acuerdo
con el manejo de archivos digitales pueden ser eliminados de manera
definitiva después de ser respaldados correctamente.
• Transferir. Es buscar de un respaldo y compartir el riesgo con otros
controles, se busca tener un servidor de respaldo fuera la Entidad por
seguridad de la información.
• Prevenir. Se pretende que con ayuda de un software Antivirus la infor-
mación tenga menor riesgo de pérdida.
14. Validación
Para lograr una digitalización de calidad se deberán seguir las etapas anteriores, ya
que la clave no es una digitalización con la más alta resolución posible (elementos
externos), sino que iguale el contenido informacional del documento original
(contenido), es decir, que sea íntegra, fiable y auténtica.
La validación, en este aspecto, es el proceso de revisión final; es comprobar
que la digitalización ha cumplido con los metadatos descriptivos, calidad,
secuencia, nomenclatura, etc. De haberse completado cada uno de los paramentos,
se procederá a dar un visto bueno de la información para su preservación digital.
15. Diagnóstico posterior
Posterior a la digitalización, el soporte documental siempre deberá ser canalizado

al área de conservación para un nuevo proceso de evaluación física, de manera
que se pueda identificar y estabilizar nuevamente, debido a cualquier alteración
o daño derivado del proceso, en caso de ser necesario.

AGN
Anexos
I. Plantilla de Descripción de documentos textuales

AGN
II. Plantilla de Descripción de documentos Iconográficos

AGN
III. Plantilla de Documentos cartográficos

AGN
IV. Plantilla de Descripción de documentos videográficos

y fonográficos

AGN
V. Control de documentos digitalizados. Preparación

AGN
VI. Control de documentos digitalizados. Producción

AGN
VII. Control de documentos digitalizados. Validación
VIII. Instructivo de operación de escáneres.
Introducción
La conservación y salvaguarda de los acervos históricos documentales (papel,

fotografía, tela, fibras, piel, cintas), ha sido el principal objetivo del Archivo
General de la Nación, México (agn) desde su origen.
La digitalización de documentos en el (agn) tiene como fines principales
la preservación y difusión de los acervos históricos que son resguardados en el
mismo; al generar archivos digitales de alta calidad y resolución se garantiza que
los documentos originales dejen de ser continuamente manipulados y expuestos
a constantes cambios ambientales (temperatura, humedad, etc.) ya que de esta
forma su consulta se llevará a cabo de manera digital por medio del sistema de
consulta actual.

AGN
El presente documento tiene como propósito ser una guía para la digitalización
de documentos de distintos formatos y soportes que se albergan en el Archivo
General de la Nación.
A través de una serie de pantallas se mostrarán los pasos necesarios para
la operación de los distintos tipos de escáneres con los que cuenta actualmente
el departamento de digitalización, así como las características y parámetros de
calidad con los que deben contar los archivos digitales resultantes.
Digitalización de documentos en escáneres Metis modelos 750

y 1300
Encendido del escáner
Para comenzar el proceso de digitalización de documentos, es necesario encender

el escáner y retirar la tapa del lente de la cámara antes de iniciar el software en
el equipo, el switch de encendido de los escáneres se encuentra a un costado; se
trata de un switch azul que habrá que mover hacia arriba para encender y hacia
abajo para apagar el equipo:
Imagen 1. Ejemplo de encendido y apagado.

AGN
Una vez encendido el escáner se procederá a abrir el software para la digitali-

zación, el cual está identificado en el escritorio del equipo con el siguiente ícono:
Imagen 2. Logo.
Después de iniciar el programa aparecerá la siguiente ventana:
Imagen 3. Venatana de inicio.
En la cual debemos presionar el botón “Start”.

A continuación, aparecerá la siguiente ventana:
Imagen 4. Venatana de arranque.
En la cual se debe presionar el botón “Load”.

AGN
Al hacer esto, automáticamente se cargarán los parámetros guardados en la

última sesión utilizada en el escáner.
Preparación y ajustes previos a la digitalización
Ajuste de resolución de la digitalización de la imagen.

Antes de comenzar a escanear se debe revisar que la resolución a la que se
va a digitalizar sea la adecuada, normalmente, se utiliza una resolución base de
300 ppp, este valor está indicado en la siguiente pantalla:
Imagen 5. Selección de PPP.
En caso de que no sea la resolución a la que se va a digitalizar se puede ajustar

al oprimir el siguiente botón:
Imagen 6. Ajuste de resolución.
Se desplegará un menú donde podremos realizar los siguientes ajustes de

resolución:
Imagen 7. Cambio de resolución.

AGN
Seleccionamos la opción “Optical Resolutions”, nos ofrecerá las siguientes

opciones de resolución (400, 600 y 800 ppp-puntos por pulgada):
Imagen 8. Selección de resolución.
Aquí se debe seleccionar la resolución a la que será digitalizado el documento,

en caso de que se requiera una resolución distinta a los valores preestablecidos,
se puede ajustar utilizando el regulador de porcentaje en esta misma ventana, así
que, para poder ajustar la resolución a 300 ppp, primero, hay que seleccionar la
opción 400 ppp para después ajustar al 75% para obtener la resolución deseada:
Imagen 9. Niveles de resolución.
En el caso específico del escáner modelo 1300, cuando se haga un cambio

de resolución de 400 a 600 ppp o viceversa se debe hacer un ajuste manual en el
obturador de la cámara y alinear la marca que presenta con la de la resolución
que se planea utilizar:
Imagen 10. Ajuste de lente.

AGN
Esto hará que aparezca un botón rojo debajo del botón del cambio de resolución:
Imagen 11. Aplicar cambios.
Ya que se realizó el ajuste del lente de la cámara hay que presionar el mencio-
nado botón, el cual hará que el escáner cambie la elevación del brazo que porta
la cámara y se ajuste, dependiendo de la resolución elegida, una vez hecho esto
hay que presionar los botones “Save” y “Exit” en ese orden:
Imagen 12. Guardar cambios.
Una vez ajustada la resolución, se debe colocar el material a digitalizar en las

planchas del escáner, procurando que el documento este derecho, bien alineado,
sin dobleces o arrugas que puedan dificultar u obstruir la toma de la imagen.
Selección de carpeta de guardado de imágenes
Lo primero que hay que hacer es crear una carpeta específica para el docu-
mento en particular que será digitalizado; ya creada, debe ser seleccionada en
la siguiente ventana:
Se deberá dar clic en la parte de en medio, en el ícono de folder:
Imagen 13. Selección de guardado.

AGN
Esto abrirá una ventana donde se seleccionará la carpeta creada para que se
almacenen las imágenes:
Imagen 14. Selección de carpeta.
En esta debemos seleccionar la carpeta de destino donde serán guardadas

las imágenes del documento a digitalizar, una vez seleccionada la carpeta dar
clic en el botón “Save”.
Selección de perfiles de digitalización
Dependiendo del tipo de documento que se vaya a digitalizar, los escáneres

cuentan con distintos perfiles creados para dar nombre a los archivos que irán
siendo generados durante la digitalización; estos pueden ser seleccionados al dar
clic en los siguientes campos:
Imagen 15. Selección de perfil.

AGN
Esto nos abrirá una siguiente ventana:

En la cual deberemos de presionar el botón con la opción desplegable:
Imagen 16. Selección de macro.
Y nos ofrecerá las siguientes opciones:
Imagen 17. Opciones de perfil.
Los que serán utilizados, principalmente y, dependiendo del tipo de docu-

mento a digitalizar, son el llamado “Frente Vuelta” utilizado para documentos
que se encuentran foliados, con este perfil las imágenes generadas irán siendo
nombradas de la siguiente manera: 00001F, 00001V, 00002F, 00002V, etcétera.
Y el perfil llamado “Diario Oficial” el cual nos sirve para los documentos que
cuentan con una paginación de origen, lo cual nos dará una numeración continua
al nombrar las imágenes: 00001, 00002, 00003 etcétera. Cualquiera de estos se
deberá de seleccionar dependiendo del documento a digitalizar, el mismo perfil
se deberá seleccionar en ambos campos.

AGN
En caso de ser necesario cambiar la numeración del nombre de las imágenes

se puede realizar de dos formas distintas:
1. Con los botones de “+” o “-“ ubicados en esta parte de la ventana:
Imagen 18. Cambio de numeración 1.
Esto es recomendable cuando es un cambio mínimo de numeración, ya que

habrá que hacer clic en el botón correspondiente por cada número que se quiera
aumentar o disminuir.
2. Cuando se requiera hacer un cambio mayor de numeración, o se nece-
site regresar al principio del conteo se deberá hacer clic en el campo del
perfil correspondiente en la misma ventana:
Imagen 19. Cambio de numeración 2.
Al hacer esto aparecerá la siguiente ventana:

En la cual tendremos que seleccionar el botón “Edit”:
Imagen 20. Selección de edición.

AGN
Lo cual abrirá la siguiente ventana:

En la cual debemos seleccionar el campo “Numero” y presionar el botón “Edit”:
Imagen 21. Cambio de numeración.
Así, se abrirá una nueva ventana, en la cual sólo debemos cambiar el número
en el campo “Value” a un número mayor o menor, dependiendo del caso:
Imagen 22. Selección de valores.

AGN
Una vez hecho esto, presionar el botón “Continue”.

Que nos regresará a la ventana anterior, en la que hay que presionar el botón
“Save and Exit” para guardar los cambios realizados:
Imagen 23. Guardar y salir.
Comenzar la digitalización
Vista previa
Para comenzar a digitalizar, es necesario hacer primero una toma de vista
previa que servirá para revisar si el documento se encuentra bien alineado, esto
se logra al presionar el siguiente botón:
Imagen 23. Vista previa.

AGN
Así el escáner hará un barrido completo de la superficie y aparecerá la vista

previa del documento en la siguiente ventana:
Imagen 23. Vista previa del documento.
En esta ventana se puede ajustar el marco que delimitará la parte del docu-
mento a digitalizar, para hacerlo, sólo hay que dar clic en la línea de contorno
para ajustar tanto el alto como el ancho de los márgenes; en el caso de las líneas
centrales (en azul) el ancho se puede ajustar al presionar el siguiente botón:
Imagen 24. Ajuste del empalme.

AGN
Con lo cual aparecerá la siguiente ventana donde podremos ajustar el ancho

del rango de sobre empalme de los márgenes al ajustar el valor, dependiendo
de cómo se requiera, al dar un valor mayor o menor en el siguiente campo:
Imagen 25. Cambio de valor del empalme.
Entre más alto sea el valor que se utilice, mayor será el ancho del empalme
y viceversa:
Imagen 25. Ejemplo de cambio de valor en el empalme.

AGN
Digitalización de documentos
Una vez ajustados los márgenes en el documento que se pretende digitalizar, se

hará la toma para obtener la imagen digital mediante presionar el siguiente botón:
Imagen 26. Digitalización de imágenes.
Así, el escáner realizará el barrido de captura de imágenes, sólo por la super-

ficie delimitada por los márgenes ajustados anteriormente; de aquí en adelante
únicamente será necesario cambiar la hoja o el documento y volver a presionar
el botón para escanear. En caso de que el documento a digitalizar se encuentre
encuadernado, ya no será necesario hacer vista previa antes de cada toma.
Digitalización en escáner Metis modelo 1600

Para encender el escáner se requiere subir el switch azul, que, en el caso del
modelo 1600, se encuentra a un costado de la fuente de poder:
Imagen 27. Ubicación del switch de encendido.

AGN
Una vez encendido el escáner, se procederá a abrir el software identificado

en el escritorio del equipo por el símbolo:
Imagen 28. Símbolo del software.
Lo cual nos abrirá la ventana con el programa para digitalización de docu-

mentos de gran formato:
Imagen 29. Ventana de digitalizaición.
Preparación y ajustes previos a la digitalización
El funcionamiento de este modelo es muy similar al de los escáneres ante-

riores. Lo primero es ajustar los parámetros de resolución e indicar la carpeta
en la cual se guardarán los archivos generados.

AGN
Resolución de la imagen
De igual manera, se deberá de ajustar la resolución de salida de las imágenes

seleccionando la ventana de opciones al presionar el siguiente botón:
Imagen 30. Botón para seleccionar la resolución.
Con esto se abrirá una nueva ventana:
Imagen 31. Botón para seleccionar cambio en la resolución.
En la cual a través de un clic en el botón desplegable nos dará las opciones

de resolución:
Imagen 32. Ajuste de resolución.

AGN
Al igual que en caso anterior se podrá escoger alguno de los valores prede-
terminados y ajustar con el valor de porcentaje para lograr la resolución deseada:
Imagen 33. Cambio de parámetros de la resolución.
Una vez hecho el ajuste, hay que presionar, primero, el botón “guardar” y
después “cerrar” para que se registren los cambios.
Imagen 34. Botón de guardar y cerrar.
Para seleccionar la carpeta en donde se guardarán los archivos, lo primero es

crear en el equipo la carpeta correspondiente, una vez hecho esto podrá ser
seleccionada por el software del escáner al oprimir el siguiente botón:
Imagen 35. Botón para seleccionar carpetas.

AGN
Esto desplegará la ventana de selección de carpeta para el guardado de los

archivos:
Imagen 36. Seleccionar carpeta.

Aquí se debe ubicar y seleccionar la carpeta creada y dar clic en la opción
“seleccionar carpeta”; ya seleccionada la ruta de guardado de las imágenes, lo
siguiente que se debe registrar es el nombre que llevará el archivo por digita-
lizar en el siguiente campo:
Imagen 37. Campo de nombre de imagen.

El nombre del archivo se tiene que ingresar de forma manual; posteriormente,
el software del escáner dará una numeración continua a las digitalizaciones
posteriores a partir del nombre que se introdujo primero.

AGN
Vista previa.
Lo primero por hacer es colocar el documento para digitalizar en la platina
del escáner; cabe mencionar tener cuidado de que esté bien alineado y que no
presente dobleces, después, se procederá a obtener una vista previa del docu-
mento presionando el siguiente botón:
De esta forma el escáner hará un barrido de la superficie total de la platina
y mostrará la posición del documento; una vez obtenida la imagen, seleccio-
narla herramienta para colocar el recuadro delimitador de la imagen que se
encuentra en:
Imagen 39. Delimitación del área a digitalizar.
Una vez seleccionada, sólo dar clic en el área de vista previa y arrastrar el
cursor para crear un marco de selección que sirve para ajustar los límites del
documento por digitalizar:
Imagen 40. Delimitación de la imagen.

AGN
Digitalización de documentos
A continuación, basta dar clic en el botón de digitalizar y el escáner realizara la

toma de la imagen dentro del área delimitada:
Imagen 41. Delimitación de imagen.

Digitalización de objetos
El escáner modelo 1600 cuenta con la capacidad de digitalizar ciertos objetos:

puede registrar relieves, texturas y profundidad. Para ejecutar dicha digitaliza-
ción los pasos son los mismos que en el caso de la digitalización de documentos;
la única diferencia es que, antes de la vista previa, es necesario ajustar el alto
de las lámparas y la cámara del escáner midiendo, primero, el objeto que se va
a digitalizar y después agregar ese valor en el siguiente campo:
Imagen 42. Nivel de altura de lámparas.
Es recomendable aumentar unos centímetros más a la medida original del

objeto para que el escáner pueda realizar el barrido sin ningún problema; una

AGN
vez hecho los ajustes, el escáner elevará o reducirá la elevación de las lámparas
y la cámara y ajuste del lente:
Imagen 43. Comparación de nivel de altura de lámparas.
Posteriormente, se puede obtener una vista previa para hacer los ajustes
necesarios y, a continuación, realizar la digitalización del objeto siguiendo los
mismos pasos que se utilizan para la digitalización de documentos.
Digitalización de negativos y fotografías
La digitalización de negativos fotográficos y fotografías se realizarán en el escáner

Epson modelo expression 10000 xl, especializado para este tipo de formatos
documentales.
Cabe resaltar que las lámparas de este escáner generan mucho calor, por lo
cual, ningún documento se deberá dejar dentro más tiempo del necesario para
su digitalización.
Para encender el escáner es necesario presionar el botón de encendido ubicado

en la esquina inferior izquierda del equipo, al accionarlo el escáner hará un

AGN
barrido inicial y estará listo para digitalizar cuando se encienda la luz verde
sobre la palabra “ready”:
Imagen 44. Botón de encendido.
Ya que el escáner se encuentra encendido se puede abrir el software para

comenzar con la digitalización, el ícono de este es el siguiente:
Imagen 45. Ícono del sistema de Epson.

AGN
Preparación y ajustes previos a la digitalización de negativos fotográficos
Lo primero que hay que revisar previo a la digitalización es que las lámparas
que se encuentran en la parte superior del escáner (tapa) estén descubiertas ya
que, de no ser así, no se podrá realizar la digitalización de negativos:
Imagen 46. Muestra de lámparas descubiertas.
Asimismo, cerciorarse que esté colocada la regleta que servirá para alinear
las plantillas donde se colocarán las tiras de negativos fotográficos:
Imagen 47. Colocación de regleta.

AGN
Cabe resaltar que la manipulación de este tipo de materiales es extrema-

damente delicada, por lo que, siempre se deben utilizar guantes de nitrilo para
evitar dejar huellas o residuos.
El primer paso para la digitalización de negativos será identificar la cara
brillosa de la película, la cual debe ir de cara a la cama del escáner, es decir, “boca
abajo”, de esta manera deberán ser colocados en las plantillas especializadas para
la digitalización de este tipo de negativos:
Se tiene que levantar la parte que asegura el negativo a la plantilla y colo-
carlo como ya se especificó arriba, después, se colocará, de nuevo, para fijarlo:
Imagen 48. Colocación de negativo.

Ya que se tienen listos los negativos en la plantilla, habrá que colocarla en
el escáner alineando las flechas que tienen la plantilla de los negativos y la de la
regleta del escáner en la parte superior izquierda:
Imagen 49. Alinaeación de las plantillas.

AGN
Después de colocar la plantilla se debe cerrar completamente la tapa del

escáner, así, estará listo para la digitalización.
Antes de obtener una vista previa de las imágenes por digitalizar, se tiene
que seleccionar el perfil adecuado para el tipo de material; en primer lugar, hay
que cerciorarse que en el campo de “tipo de documento” esté seleccionada la
opción “película”:
Imagen 50. Tipo de material.
Después, seleccionar el tipo de película, determinado por el material por

digitalizar:
Imagen 51. Selección de película.

AGN
Posteriormente, se ajusta la resolución a la que se digitalizarán los archivos:
Imagen 52. Colocación de resolución.
Y, finalmente, el tamaño al que se realizará la digitalización. En el caso de

negativos es de 35mm; se seleccionarán los tamaños “10 x 15 cm (tamaño media
carta)”, “carta” o “doble carta”, conforme con el caso solicitado:
Imagen 53. Selección de tamaño.

AGN
Al igual que con los escáneres anteriores, es recomendable crear en el equipo,

primero, la carpeta en la cual serán resguardados los archivos generados por la digi-
talización. Una vez generada se podrá seleccionar presionando el siguiente botón:
Imagen 54. Botón de almacenamiento.
Esta acción abrirá la siguiente ventana en la que debe seleccionarse la opción

“Personalizado” y presionar el botón “Examinar”:
Imagen 55. Selección de almacenamiento.
Con ello se obtiene la ventana de selección de carpeta:
Imagen 56. Selección de carpeta.

AGN
En esta ventana sólo se selecciona la carpeta creada previamente y dar clic

en “Aceptar”.
Nombramiento de los archivos
En la misma ventana donde seleccionamos la carpeta de destino se tiene una

parte donde se debe registrar la forma en que serán nombrados los archivos que
se generarán a partir de la digitalización; aquí, se tiene un campo para colocar
un prefijo con letras y algunos signos y otro con una numeración de tres dígitos,
que será generada de manera ascendente, automáticamente, por el escáner:
Imagen 57. Nombre de la imagen.
Finalmente, en esta ventana se podrá elegir el formato de la imagen, la cual

siempre será en formato tiff. Una vez realizados todos los ajustes, se dará clic
en el botón “Aceptar”.

AGN
Vista previa
Ya que han sido ajustados los parámetros se puede generar una vista previa de
las imágenes, para ello, se tiene que seleccionar la casilla “Miniatura” y, después,
presionar el siguiente botón:
Con lo anterior el escáner hará una toma general y se abrirá una ventana
donde aparecerán las imágenes tal como fueron colocadas dentro de la plantilla:
Imagen 59. Vista de imágenes.

AGN
En cada imagen se tiene la opción de seleccionar, con un recuadro de ajuste,

la zona por digitalizar del negativo. Es probable que el recuadro no abarque toda
la imagen o, que no se expanda como se requiere, en este caso, hay que desblo-
quearlo al seleccionar la siguiente casilla:
Imagen 60. Botón de desactivado.
Dicha acción se tendrá que hacer con cada una de las imágenes por digita-
lizar. Al termino de los ajustes, dar clic en el botón “Todas” para que sean selec-
cionadas las imágenes ajustadas y sean digitalizadas:
Imagen 61. Selección de todas las imágenes.

AGN
Digitalización
Con todo lo anterior, ya todo está listo para el proceso; basta oprimir el
botón “Escanear”. Cabe mencionar que el tiempo que le toma al escáner realizar
las digitalizaciones varía, de acuerdo con el número de imágenes seleccionadas
y su resolución:
Imagen 62. Botón de escaneo.
Preparación y ajustes previos a la digitalización de foto-

grafías
Para digitalizar fotografías lo primero por hacer es colocar la cubierta en la

lámpara de la parte superior (tapa del escáner) para que se realice la digitaliza-
ción adecuadamente:
Imagen 63. Muestra de lámpara cubierta.

AGN
También, hay que retirar la regleta con la cual se alinean las plantillas para
los negativos para descubrir la regla de alineación con las medidas para distintos
formatos que tiene el escáner en la parte superior:
Imagen 64. Retira regleta.
Una vez hecho, se coloca la fotografía con la parte de la imagen sobre el

vidrio del escáner, es decir, “boca abajo”, alineándola con las reglas que se tienen
tanto vertical como horizontalmente; posteriormente, cerrar la tapa totalmente:
Imagen 65. Colocación de documento.

AGN
Ahora se regresa al campo donde se selecciona el tipo de documento y

cambiarlo al de “Reflectante”:
Imagen 66. Selección de material.
Esta acción cambia ciertos campos en la ventana, por lo que hay que asegu-
rarse que esté seleccionada la opción de foto en el campo “Tipo Auto Exposición”:
Imagen 67. Tipo de material.

AGN
Para seleccionar la resolución de la imagen se sigue el mismo paso que para

los negativos, sin embargo, para las fotografías, no se debe realizar cambios en
su tamaño, en este caso se debe dejar como “Tamaño Original”:
Imagen 68. Tamaño de formato.
Selección de carpeta de guardado de imágenes y nombramiento de los archivos
Se siguen el mismo tratamiento que para los negativos fotográficos, en otras

palabras, no hay diferencia en el proceso de ambas opciones.
Vista previa y digitalización
A diferencia del caso anterior, antes de realizar la vista previa se tiene que dese-
leccionar la casilla “Miniatura” en la parte baja del botón:

AGN
Después aparecerá la siguiente ventana:
Imagen 70. Vista final.
Aquí se utiliza el puntero para crear un margen delimitador para la imagen

el cual indicará el área que se va a digitalizar. En caso de que se tengan varias
fotografías en una sola toma, se seleccionan individualmente y se oprime el botón
“Todas”, antes de comenzar la digitalización.


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4.2.1 Diagnóstico de conservación e intervención del soporte

La elaboración de un diagnóstico antes de iniciar un proyecto de digitalización es

4.2.1.1 Condiciones físicas de la documentación