Administración I

Tarea Virtual Nº 2
 Tarea Virtual Nº 2

Tema: Elaboración de un ensayo sobre Manual de objetivos y políticas: concepto,

Objetivo: Elaborar un ensayo sobre manual de objetivos y políticas: concepto,

Actividad: Realice una lectura del libro Administración Moderna, Agustín

INTRODUCCIÓN
Un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información
y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y/o procedimientos de una
organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
El objetivo fundamental de los manuales es explicar en términos accesibles el porqué de
las decisiones gubernamentales, ministeriales o departamentales y el cómo se deben
aplicar en la práctica.
Los manuales permiten alcanzar los siguientes objetivos:
• Presentar una visión de conjunto de la entidad.
• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
•Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar
la uniformidad en el trabajo.
•Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición
de instrucciones y directrices.
•Proporcionar información básica para la planeación e implementación de medidas de
modernización administrativa.
• Facilitar el reclutamiento y selección del personal.
• Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, que facilite su
incorporación a las distintas unidades, entre otros.
Para Quiroga Leas, los manuales se pueden clasificar por su contenido, por su función
específica o por su área de aplicación.
• Por su contenido pueden ser manuales de: Historia de la organización, políticas,
procedimientos, contenido múltiple o de servicios al público.

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• Por su función específica o área de actividad pueden ser manuales de: Ventas,
producción, finanzas, personal, otras funciones y generales.
• Por su área de aplicación pueden ser manuales: Macroadministrativos, si se refieren al
sector público en su conjunto. Microadministrativos, si contienen información de una sola
entidad.
Rubén Oscar Rusenas en su libro Manual de Control interno, clasifica los manuales así:
•Manual de organización: Reúne los lineamientos generales del ente expresando los
objetivos principales a seguir, definiendo los fines a alcanzar, detallando los medios y
estableciendo las políticas a cumplir. En este manual se agrupan las funciones que han
de cumplir los integrantes según la estructura organizativa que se adopte y se determina
cual es la responsabilidad asignada o correspondiente a cada tarea.
También quedan expresadas en él, las relaciones entre los distintos departamentos y
sectores de la empresa, y en caso de conflicto actúan como medio de regulador o
atenuantes de las diferencias, para que el motivo de conflicto se solucione sin alterar la
estructura de la empresa. Dentro de este manual también encontramos los
procedimientos, los sistemas, las normas y las instrucciones vigentes para el movimiento
administrativo de la organización.
• Manual de funciones: Comprende una descripción detallada de las tareas que deben
desarrollar los individuos en los distintos sectores de la organización. Es absolutamente
necesario que todas las funciones o tareas que se llevan a cabo en un sector o por un
individuo queden expresas por escrito, ya que de esta manera en caso de conflicto, se
puede saber con exactitud quien no cumplió con sus tareas o quien invadió obligaciones
correspondiente a otro sector o persona, El manual de funciones debe expresar
claramente y sin ambigüedad, a que unidad o individuo reporta la tarea que se esta
describiendo , y en caso inverso quienes son los subordinados de ese sector o individuo.
Este manual contiene las funciones propias a realizar y cuales son las tareas a supervisar
y cuales son las funciones de control que se deben llevar a cabo no podemos olvidar que
toda función va acompañada de la correspondiente responsabilidad, que también debe
quedar inserta en el manual.
Por último, y como síntesis, señalemos que el manual de funciones debe estar expresado
por escrito y toda modificación que se produzca debe incorporarse de inmediato.
•Manual de procedimientos: Describe claramente las etapas o pasos que deben cumplirse
para ejecutar una función, cuales son los soportes documentales y que autorización
requiere. Bajo este rótulo podemos incorporar al manual de sistemas administrativos las
normas, las instrucciones, los memorandos, etc.
•Manual de autorizaciones: Fija los límites de actuación de las personas, expresado en
valores monetarios o unidad de moneda. Este manual expresa los limites de autoridad de
los individuos, detallando que le esta permitido aprobar y comenzar un gasto o compras
o firmar un cheque o documentación comercial.
Manual de procedimientos
El manual de procedimientos es un documento que consiste en la descripción de
actividades a seguir en una unidad administrativa, dicho manual incluye información de
empleados de acuerdo a sus responsabilidades, documentos necesarios, máquinas de
oficina a utilizar incluyendo cualquier dato u objeto que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de la actividad administrativa.

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Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la
determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y
financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz
desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.
Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:
Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
Auxilian en la inducción al puesto.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el
desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la
información.
Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
Son guías del trabajo a ejecutar.
Elaboración.:
1) Definir el contenido:
Introducción.
Objetivos.
Áreas de aplicación.
Responsables.
Políticas.
Descripción de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminología.
2) Recopilación de información.
3) Estudio preliminar de las áreas.
4) Elaboración de inventario de procedimientos.
5) Integración de la información.
6) Análisis de la información.
7) Graficar los procedimientos.
8) Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
9) Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.

Las fuentes de información más comunes son los archivos de la unidad administrativa,
una vez el manual tiene que ser revisado para verificar que la información esté completa,
que sea veraz y no tenga contradicciones.
El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión,
difusión y distribución con los empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se
requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.[2]
Manual Operativo

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Es una herramienta didáctica que ayuda a los encargados de las instituciones o
secretarias a ejecutar de manera más eficiente, acciones durante su operación, en este
manual se especifican las funciones y responsabilidades de todos los entes que participan
en el desarrollo de un proyecto, de qué forma deben interactuar entre ellos y qué manera
se va a dirigir el proyecto. A su vez los manuales de operación tienen como función
el apoyar y dar certificación de validez a toda recopilación de datos que tiene que ver con
el proceso de información con herramientas como la: captura, codificación y validación.
Hay que tener en cuenta que el número de manuales con los que cuenta una secretaria o
institución, serán dados por otros aspectos que se denominan “condicionantes”.
La importancia que tiene dichos manuales repercute de manera directa en los agentes
operativos de una secretaria o institución, pues este manual reparte de manera
proporcional todo el conocimiento de capacitación que se necesita para efectuar de
manera eficaz, el desarrollo de un proyecto, este manual debe servir de soporte a los
agentes pues cuando no se cuenta con una buena gerencia el manual puede servir de
base para el buen funcionamiento de dicha organización.
Se debe cumplir con ciertas características en cuestión de capacitación en los agentes, la
principal es que se debe de adaptar al plan que se efectuó desde el inicio de un proyecto,
lo que quiere decir que debe acatar las normas o funciones que se establecieron desde
un inicio, no cambiar de manera discrecional toda actividad por simple convicción; a su
vez debe de proporcionar un plan de contingencia, que pueda efectuarse en caso de que
sea necesario, para no perder el rumbo del proyecto en ningún momento. Seguido a
esto encontramos atribuciones a los manuales como, darles a conocer a los agentes sus
atribuciones para que de ninguna manera exista un conflicto entre estos y siempre se
desempeñen de manera eficaz, establecer mecanismos de control que permitan evaluar
el desempeño de cada integrante y así evitar que haya evaluaciones arbitrarias, cómo se
mencionó uno de los más importantes puntos de dichos manuales es el incrementar la
eficiencia y la coordinación entre los agentes que conformen la organización.
Los requisitos y elementos del manual están conformados por tres clases o
tipos(elementos): contenidos sustantivos, la ejemplificación de las situaciones que se
pueden presentar en el transcurso de la elaboración del proyecto y por
último los ejercicios de los procedimientos a seguir. Por su parte los requisitos para un
manual de buena calidad son que: debe ser practico e inductivo para que el agente,
entienda de manera sencilla sus funciones, su redacción debe de ser precisa y clara no
prestarse a dar impresiones, la información que se debe de manejar debe ser verídica,
actual y precisa, pues de esta forma el agente será capaz de interpretar con mayor
facilidad el contexto que lo rodea y su problemática, por ultimo debe establecer los
parámetros de evaluación.
Como ya se ha dicho antes, en cualquier organización de cualquier tipo, deben existir
dichos manuales para que exista un correcto funcionamiento entre los elementos que
conformen dicha institución, pero los manuales pueden ser diversos en su orden temático,
aunque comparten una unica finalidad que es el mantener una organización sustentable,
con un gran manejo de recursos y que logre la eficacia entre todos sus miembros.
El diseño del manual de operación es importante, es el auxiliar de cómo se van a realizar
las tareas operativas y, según el INEGI, deben tenerse en cuenta las características
generales del proyecto, el contexto de la aplicación, las modalidades de la capacitación y
el perfil del usuario final. Otras características para tomarse en cuenta son los recursos

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económicos de los que se disponen al momento y las fechas establecidas de entrega de
resultados del proyecto.
Referente a características generales, es todo aquello que va a abarcar el proyecto:
frecuentemente es el cómo y dónde se va a aplicar el programa. La estadística ayuda con
muestreos para saber cuál será el modo más eficiente de aplicar el programa e indicarle
a recursos humanos como interactuar con ello. Estos conceptos y su complejidad
impactan directamente en el diseño de los manuales: a mayores instrucciones es posible
que el usuario tenga que leerlo más de 1 vez para entender cómo va a ejecutar sus tareas,
pero no es nada que un buen diseño del manual pueda solucionar. Un diseño de manual
adecuado hará que dicho usuario (capacitando) entienda de forma clara las instrucciones,
dándole las herramientas necesarias, para realizar bien su función. También es importante
Los manuales operativos suelen incluir ejemplos de posibles situaciones reales que
pueden llegar a presentarse en cierto momento al capacitando, por ello es importante
establecer un lenguaje claro y conciso en su elaboración. Los ejemplos pueden incluir
casos extremos como conflictos religiosos, políticos y hasta casos donde se vea
involucrado el narcotráfico que garanticen la integridad física de las personas que están
en el proyecto.

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