Caso de Estudio-Fragancias-Teoria de Organizacion Formal

FACULTAD DE CIENCIAS E INGENIERAS FSICAS Y FORMALES PROGRAMA PROFESIONAL DE INGENIERA INDUSTRIAL
SISTEMAS DE ORGANIZACIONES INDUSTRIALES
TEMA: CASO DE ESTUDIO FRAGANCIAS S.A.

DOCENTE: LOYAGA DEZA, WALTER
PRESENTADO POR:
ASILLO TORRES, VICTOR CARAZAS RAMIREZ, JULIAN GALLEGOS MANSILLA, ROBERTO MEDINA LLERENA, DIEGO SANTA CRUZ ORTEGA, OSMAR ZUIGA CHAVEZ, DANIEL
SECCIN: B SEMESTRE: VI AREQUIPA PERU 2011
CASO DE ESTUDIO FRAGANCIAS S.A.

1. Graficar la estructura orgnica de Fragancias S.A., teniendo en cuenta la informacin proporcionada en el caso de estudio.
GERENCIA GENERAL
Gerencia Produccion Auxiliar de Administracin de Produccin
Gerencia Importaciones y creacion de nuevos productos Auxiliar de Importaciones Auxiliar de Creacion de nuevos productos Auxiliar Finanzas
Gerencia Administracion
Seccion Fabrica
Seccion Deposito
Seccion Compras
Seccion Personal
Seccion Contadura
Capataz Planta
Capataz Envasado
Auxiliar lmacen
Auxiliar Ordenes
Seccion Control de Calidad
Auxiliar Personal
Auxiliar Contadura
Operario Planta
Operario Envasado
Auxiliar Expedicin
Auxiliar Proovedores
Auxiliar Control de Calidad Seccion Ventas Seccion Administracion de Ventas Auxiliar Seccion Contadura
Auxiliar Recepcin
Auxiliar Control Vendedores
2. Explicar los criterios de departamentalizacin utilizados a nivel primario y secundario
En un nivel primario, la empresa se dividi en tres grandes secciones: Produccin, Importacin y creacin de nuevos productos y Administracin. Para esto se utilizo un criterio de operatividad, ya que la produccin se refiere nicamente a la creacin de los productos que se sacaran a la venta, el departamento de Importacin y creacin de nuevos productos tiene una tarea ms especfica y no cotidiana por lo que abarca dos sectores, y ltimamente administracin que ve el desenvolvimiento de la empresa con 5 oficinas. Para el nivel secundario, Produccin se divide en tres departamentos por el proceso que sigue, siendo estos: Fbrica, Depsito y Compras. Mientras Importacin, solo tiene una jefatura de control de calidad, creemos, a partir de que requiere mayor control para el
ingreso de material por lo que significa el costo. Pero con dos auxiliares para cada rubro (Importaciones y Creacin de nuevos productos). La administracin se divide en cinco para abarcar mejor el desenvolvimiento de Personal, Contadura, Ventas, Finanzas y Administracin de ventas. Creemos que as, podra buscar la sectorizacin de estos y se mantiene el hecho de buscar financiamientos contra restados con un departamento de ventas que le respalde para dichos trmites.
3. Identificar las fallas que presenta la actual estructura orgnica de fragancias S.A. y sealar los problemas que cada una de esas fallas puede generar en el funcionamiento de la empresa
Una de las primeras que podemos observar a partir del organigrama es que en la seccin de Importaciones y creacin de nuevos productos existen auxiliares para diferentes tareas, especificadas para cada una, pero igual hay una jefatura subordinada donde puede haber un cruce de informacin o de rdenes, por lo que se recomendara mejor hacer 3 departamentos independizados y al mismo nivel jerrquico. Eliminar el departamento de ventas, y subordinarla al departamento de Administracin de ventas, aunque un poco mas de burocracia, pero se unifica la informacin. As como unir los departamentos de finanzas y contadura que llevan informacin similar y con el mismo fin, por lo que la duplicidad de informacin podra llevar a desorientar o mala toma de decisiones. Tambin la creacin de departamentos unitarios en Depsito y Compras, eliminando auxiliares y mejorando as el cruce de informacin y jerarqua.
4. Proponer y fundamentar una nueva estructura orgnica para la empresa.
Incluimos los auxiliares de Administracin de Produccin en la seccin Fbrica como Planeacin de la produccin, que tendr la misma funcin pero ya no como un servicio sino como un rea. Los auxiliares de la seccin depsito y compras no fueron considerados en el organigrama, debido a que solo mencionaremos a los jefes de cada seccin. Para la gerencia de Importaciones y Creacin de nuevos productos:
Gerencia Importaciones y creacion de nuevos productos
Importaciones y Creacion de nuevos productos
Juntamos los 3 auxiliares de importaciones y los 2 de creacin de nuevos productos, creamos la seccin fusionada y asignamos un jefe. Hicimos esto sustentando el nombre de la gerencia cuya principal funcin es ejercida por esta seccin y no debera ser por un auxiliar Para la Gerencia de Administracin:
Seccion Recursos Humanos
Seccion Ventas
Seccion contabilidad
Seccion Administracion de Ventas
Seccion Finanzas
En esta gerencia no hicimos mayores cambios, podemos mencionar que se cambi el nombre de la seccin de personal por la seccin de RR.HH., adems cada seccin cuenta por lo menos con un auxiliar y un jefe, en el casi de ventas cuenta con vendedores en Arequipa y el interior del pas, no se los menciona ya que estos estn a disposicin del jefe de seccin
GERENCIA GENERAL
Abogado y analista programador
Gerencia Produccion
Gerencia Importaciones y creacion de nuevos productos
Seccion Fabrica
Seccion Deposito
Seccion Compras
Importaciones y Creacion de nuevos productos
Seccion Recursos Humanos
Seccion Ventas
Sector Planta
Seccion contabilidad
Seccion Administracion de Ventas
Sector Envasado Seccion Finanzas Planeacion de la Produccion
5. Proponer y Describir el cargo de Gerente de Administracin tomando en cuenta la estructura orgnica propuesta
El Gerente de Administracin; funcin que toma Correa, es toda funcin relacionada con finanzas, estados de resultados, ganancias, etc. Este necesita estar al tanto de las ventas, compras, adquisiciones para poder autorizarlas, segn el dinero que haya en caja. Cumple adems con el pago al personal, es por esto que tiene a su cargo el rea de personal la cual se renombro con RR.HH; ya que tiene todo lo concerniente a los pagos de salarios y seguros que tiene la empresa. Tambin tiene a su cargo contabilidad la cual se encarga de pago de impuestos informes de rentabilidad y dems. Como es obvio las ventas estn a cargo de esta gerencia, es por esto que el rea de contabilidad tiene un rpido acceso a esta informacin. Este gerente decidir las ventas futuras de la empresa, los productos que se producirn o se dejaran de producir, los productos en los cuales se d nfasis en la venta.
TEORIA DE ORGANIZACIN FORMAL

6. A continuacin se expresa cuatro afirmaciones que pueden ser verdaderas o falsas. Srvase indicar, para cada una de ellas, si son V o F; en especial fundamente su respuesta. A. La teora de la organizacin formal es una parte de la teora de las organizaciones.(V) Si, debido a la organizacin formal se unen esfuerzos individuales para lograr as metas grupales u organizacionales. B. La visin esttica de la organizacin pone especial nfasis en los mtodos y procedimientos de trabajo que hacen posible el cumplimiento de las actividades; cuya ejecucin facilita a su vez, el logro de las funciones asignadas a los distintos rganos.(F) C. El trmino organizacin se puede utilizar asignndosele diferentes significados: a) Se le puede identificarlo como una funcin o un proceso: la accin de asignar (V) La organizacin cumple una funcin importante en la empresa, porque se logra el mejoramiento en la estructura y funcionamiento del mismo. b) Se puede usarlo para referirse a los resultados de esa accin de organizar: la organizacin formal. (V) Cuando existe organizacin dentro de una empresa, se observa que esta cumple con sus metas y objetivos. c) Se puede identificar con el todos los cargos y puestos de la empresa cuyo desempeo por parte de quienes los ocupan hace posible su funcionamiento.(V) Esta se encuentra en cada rea de la empresa, lo que hace que esta logre un mejor funcionamiento en cada una de estas. D. Las relaciones formales de autoridad lineal y de autoridad funcional establecen vnculos formales de comunicacin entre rganos ubicados en el mismo nivel jerrquico. (V) 7. A continuacin se expresa en forma parcial el contenido de cuatro afirmaciones; srvase completar, en cada caso, los espacios en blanco de manera que en su conjunto cada una de esas afirmaciones tenga un sentido correcto A. A los rganos de las estructuras se les suele identificar en forma genrica, por ejemplo como: AREAS, SECCIONES, DEPARTAMENTOS, GERENCIAS, ETC. Si a esos rganos se les vincula en forma ms especfica con las reas funcionales de una empresa podremos encontrar denominaciones tambin mas especificas tales como, por ejemplo: DEPARTAMENTO DE PRODUCCION, GERENCIA DE FINANZAS, AREA DE CONTABILIDAD, DEPARTAMENTO DE LOGISTICA, ETC. B. Las funciones asignadas a un rganos son un conjunto de CARGOS C. Los PUESTOS son unidades organizativas ms personalizadas que los cargos: estn referidos a las tareas especficas que realiza cada persona dentro de la organizacin. El total de CARGOS coincide con la cantidad de personas que trabajan en una organizacin. Para un PUESTO puede haber muchos CARGOS en una organizacin. D. Un sistema administrativo est integrado por CONJUNTOS DE RGANOS O AREAS, el sistema administrativo de la funcin de Finanzas est integrado por ejemplo, por CONTABILIDAD, TESORERA.
8. A continuacin se presentan tres opciones para completar cada una de las cuatro afirmaciones que en forma muy parcial se expresa seguidamente; srvase elegir, para cada caso, la opcin correcta: A. Un cargo es: 2) Un conjunto de tareas similares agrupadas bajo el mismo nombre B. Los rganos son: 1) Unidades que surgen como consecuencia de aplicar la divisin del trabajo C. Las relaciones formales de asesora son: 2) Las que se dan entre rganos que aconsejan o proporcionan informacin especializada y otros rganos que reciben esas opiniones D. La departamentalizacin consiste en: 3) Crear unidades organizacionales diferenciadas, agrupando actividades homogneas o afines 9. Indicar si para resolver este problema puede existir un nica solucin que a su vez, sea la mejor; srvase fundamentar su respuesta. Si su respuesta al punto anterior fue NO srvase analizar las razones que puedan existir para respaldar las cuatro alternativas que se estn estudiando. La creacin de esta nueva unidad encargada de realizar especficamente todas las compras que se realizan en la empresa PERUSAR debe estar ubicada y hacerla depender del departamento de Finanzas, ya que sta se encarga de ver todos los movimientos y transacciones de dinero que la empresa realiza, por lo que es ms conveniente que se coloque aqu ya que todas las compras hechas o que se quieran realizar deben estar bien controladas y registradas para poder llevar una buena organizacin y luego poder contar con una informacin al ciento por ciento real. Adems que para la compra de nuevos productos se necesita informacin necesaria de la cantidad de dinero que se est gastando y en que se gasto, para as poder ver si es conveniente o no que se realice la nueva compra que se quiera realizar

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Gerencia Produccion Auxiliar de Administracin de Produccin

Seccion Control de Calidad

Auxiliar Control Vendedores

2. Explicar los criterios de departamentalizacin utilizados a nivel primario y secundario

4. Proponer y fundamentar una nueva estructura orgnica para la empresa.

Seccion Control de Calidad

Importaciones y Creacion de nuevos productos

Seccion Recursos Humanos

Seccion Administracion de Ventas

Abogado y analista programador

Gerencia Importaciones y creacion de nuevos productos

Seccion Control de Calidad

Importaciones y Creacion de nuevos productos

Seccion Recursos Humanos

Seccion Administracion de Ventas

Sector Envasado Seccion Finanzas Planeacion de la Produccion

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