Jesus Leonardo Delgado Zambrano 20211489

Método A3 de proyecto.
El método A3 se basa en el Sistema de Producción Toyota, también conocido
como Lean Manufacturing. Este sistema se centra en la reducción de
desperdicios y la mejora continua.
En la cultura Toyota, los problemas se resuelven en la planta, también llamada
Gemba. Esta palabra japonesa significa “lugar real” y puede ser cualquier lugar
en el que se trabaje y se genere valor. Ir a la planta es muy importante para
observar, aprender, entender los problemas y conducir a los equipos hacia las
soluciones, ya que las personas que están allí tratan todos los días con los
procesos que se producen.
Al percibir que los extensos informes dificultaban la disponibilidad de los líderes
de estar en la planta de fabricación, se solicitó que se sintetizaran todos los
tipos de informes en una sola página. Dado que el A3 era el mayor tamaño de
papel que se podía enviar por fax, reportado por las fábricas a la matriz, la
técnica se denominó informe/método A3.
¿Qué es el método A3?
El método A3 es una herramienta utilizada para identificar problemas y
proponer soluciones resumidas en una de las caras de una hoja de papel. Es
una forma dinámica de pensar, en la que la información se organiza y resume
de forma clara y objetiva para lograr la meta establecida.
Hoy en día ya no tenemos la limitación del formato papel. Aun así, el método
sigue siendo muy utilizado porque no es sólo un modelo o un formulario, A3 es
una herramienta Lean que fomenta la simplicidad y ayuda a desarrollar el
pensamiento sistémico para solucionar problemas.
Tipos de Método A3
● A3 de Propuesta∕ Proyecto – se utiliza en el desarrollo de trabajos con
un principio, medio y fin determinados o indicadores predefinidos.
● A3 de Estado∕ Acompañamiento – se utiliza para demostrar un indicador,
trabajo o proceso durante un tiempo determinado.
● A3 de Resolución de Problemas – hablaremos de este método a lo largo
del artículo.
¿Cómo funciona el método A3?
El método A3 se basa en el concepto PDCA (Plan-Do-Check-Act
[Planificar-Hacer-Verificar-Actuar]). Contiene una estructura dividida en etapas
de identificación, definición y estudio de la situación actual para su posterior
análisis, propuesta y plan de acción, además del seguimiento de los resultados.
Por lo general, el lado izquierdo representa el estado actual (que sirve para
identificar el problema) y el lado derecho el estado futuro (que contiene
posibles contramedidas). Se lee de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo:
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Existen varias variaciones posibles para desarrollar un informe A3, pero en

general consta de las siguientes partes:
1 – Título
● Defina un título para el problema, la propuesta o la mejora que se va a
estudiar.
2 – Definición
● Describa lo que intenta resolver o analizar, por qué es relevante y cómo
afecta a los objetivos de la empresa.
3 – Estado Actual
● No escatime esfuerzos para visualizar el contexto. Acuda al lugar, hable
con las personas implicadas y obtenga toda la información necesaria
sobre el problema o la mejora a estudiar.
● Describa lo que está ocurriendo, utilice hechos y fechas o incluso
experiencias anteriores similares.
● Señale el lugar o la etapa del proceso donde se produce el problema.
● Utilice herramientas visuales para ayudar a ilustrar el proceso actual:
Diagrama de Pareto, histograma, diagrama de dispersión, diagrama de
flujo, etc.
4 – Estado deseado o meta
● Defina qué se va a hacer, cuánto se va a lograr y en qué plazo se espera
el resultado.
● Según la filosofía del Lean Manufacturing, debemos pensar en los
objetivos y visualizar el estado ideal para evitar retrabajos y nuevas
apariciones del problema.
● La visualización del estado futuro puede realizarse dibujando un
diagrama de flujo, a través de una foto, un boceto o un esquema del
estado deseado.
5 – Análisis de la causa raíz
● Utilice herramientas como 5W2H (Who, What, Where, When, Why, How
y How Much), diagrama de causa y efecto (Ishikawa), brainstorming u
otras herramientas disponibles para comprender el problema y llegar a
la causa raíz.
6 – Propuesta
● Proponga una idea para resolver el problema en cuestión.
● Teniendo el análisis y el objetivo bien definidos, establezca las
contramedidas y el modo de acción de cada una de ellas.
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● Muestre cómo las acciones propuestas resolverán las causas

específicas de los problemas o desviaciones identificados en el análisis.
7 – Plan de acción
● Defina los responsables de cada tarea dentro del cronograma y el plazo
específico.
● Se puede utilizar la herramienta 5W2H para desarrollar el plan de acción
y el diagrama de Gantt para mostrar el cronograma con los responsables
y las acciones.

8 – Monitoreo y Acompañamiento (Follow-up)

● Defina los indicadores o métricas para evaluar y validar o no el éxito de
la implementación.
● Verifique los resultados obtenidos.
● Estandarice lo que ha funcionado.
● Comunique y capacite a todos los implicados (asegúrese de que todos
tengan conocimiento del cambio).
● Desarrolle procedimientos operativos estándar (POE) si es necesario.
● Tomar medidas correctivas en caso de desviaciones.
● Ajustar lo que no funcionó y reinicie el ciclo PDCA cuando sea
necesario.
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Método Kaizen.
El método Kaizen es una estrategia de gestión empresarial que describe la
mejora de procesos organizacionales en todos sus niveles de jerarquía. Su
objetivo es implementar mejoras y reducir ineficiencias para construir un
entorno eficiente y productivo que aumente la competitividad de las empresas.
Kaizen proviene de la combinación de las palabras japonesas kai, que significa
«cambio», y zen, «bueno». Su filosofía se centra en la idea de que, si eres
capaz de hacer algo bien, puedes hacerlo mejor. Además, propone ver los
problemas como áreas de oportunidad para mejorar las cosas. Una de sus
ventajas es que, no importa cuán grande o pequeño sea el logro, solo busca
que las mejoras sean constantes.
Los 10 principios de la filosofía Kaizen
La filosofía Kaizen tiene como base 10 principios fundamentales:
1. Descarta las ideas convencionales.
2. Haz que las cosas sucedan: piensa en cómo hacerlas y no por qué no
se pueden hacer.
3. No te excuses ni justifiques el pasado: cuestiona tus prácticas pasadas y
rescata las que fueron mejores.
4. Si algo está mal o has cometido un error, remédialo inmediatamente.
5. No busques la perfección; hazlo rápido —incluso si es el 50% del
objetivo.
6. Creatividad antes que capital: usa tu sabiduría.
7. Desarrollas sabiduría cuando te enfrentas a las dificultades.
8. Pregunta «Por qué» cinco veces para buscar la raíz del problema.
9. Busca la sabiduría de muchas personas en lugar del conocimiento de
solo una.
10. Nunca dejes de mejorar.
Como ya lo mencionamos, el método Kaizen es popular entre las metodologías
de mejora de procesos para la empresa; pero ¿cuál es su papel y sus
beneficios? A continuación, profundizamos un poco más acerca de su función
en la mejora de procesos.
¿Para qué sirve el método Kaizen de mejora de procesos?
Kaizen, en la mejora de procesos, puede ser vista como una filosofía y un
método. En el primer caso, motiva a los empleados a que tengan un
crecimiento constante a nivel personal y profesional. A través de esto, busca
que estos cambios positivos los lleven a cabo dentro de sus organizaciones.
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Como método, proporciona herramientas y recomendaciones que ayudan a

crear un plan de acción para implementar las mejoras necesarias. Facilita que
las empresas visualicen sus fallas o deficiencias, permite que busquen cómo
solucionarlas y que apliquen y mantengan un seguimiento estratégico para
evitar caer de nuevo en los mismos errores. También fortalece a los equipos
internos para futuros percances.
Las 5 S del método Kaizen
Para conseguir un mejor ambiente laboral, el método Kaizen, en su idea más
disciplinada, busca eliminar o disminuir las imperfecciones dentro de una
organización. Esto puede ser por medio de la supresión de procesos poco
funcionales o tiempos improductivos. Para esto, aplica el juego de las 5 S que
consiste en lo siguiente:
1. Seiri (clasificación)
Consiste en identificar y clasificar lo que sirve y lo que no en los procesos
organizacionales. Lo que no es funcional se aparta o elimina por completo. De
esta manera, el proceso solo contará con las herramientas y funciones que
realmente necesita.
2. Seiton (organización)
Invita a ordenar lo previamente clasificado para encontrar la forma más fácil de
realizarlo o encontrarlo. En este paso es común que se detecten tiempos
improductivos y empiecen a eliminarse.
3. Seiso (limpieza)
Tanto a nivel personal como laboral, este método espera que todo tenga un
buen mantenimiento y se eliminen los residuos. Un espacio limpio puede
aumentar la motivación de los colaboradores.
4. Seiketsu (estandarización)
Esto puede tomarse como una primera evaluación para asegurar que los
cambios hasta ahora implementados estén funcionando o no. Una vez que se
hayan encontrado las mejoras de proceso, todos los miembros de la empresa
deben aplicarlas para que el método cumpla con sus objetivos.
5. Shitsuke (Mejoramiento constante)
Aquí se fomenta la disciplina y el autocontrol para el mejoramiento de la
productividad. Este método no es definitivo y debe trabajarse todos los días
para que funcione. La empresa entera es responsable de mantener esta mejora
de procesos y asegurarse de que continúe marchando con éxito.
Ventajas del método Kaizen
El método Kaizen es muy funcional sobre todo en aquellas empresas
con trabajo estandarizado. Entre las principales ventajas generales están que:
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● Aporta sentido de pertenencia, valor y determinación a los empleados.

Esto, por automático, eleva su seguridad y autoestima laboral y
personal.
● Crea un enfoque más sutil que lleva a que todos acepten e implementen
los cambios de procesos.
● Fomenta la disciplina para que los errores o deficiencias sean cada vez
menos comunes.
● Refuerza al equipo de trabajo con herramientas y soluciones.
● Establece protocolos y sistemas para mejora de procesos a corto,
mediano y largo plazo.
Para la mayoría de las empresas, existe un gran esfuerzo por eliminar las
deficiencias que limiten o repriman su productividad. Además, la búsqueda de
la perfección y el aumento de la calidad, sin duda, son aspectos que le quitan el
sueño a cualquier compañía que busca mantenerse competitiva.
El método Kaizen, como has podido comprobar, va más allá de solo el
mejoramiento de procesos, pues también trabaja de manera personal con los
colaboradores para el desarrollo de buenos hábitos. Esto, a su vez, provoca
otros beneficios a nivel individual como:
● Satisfacción del empleado: una empresa que trabaja bajo la metodología
Kaizen tiene una cultura centrada en el trabajo en equipo y el cambio.
Cada miembro puede compartir sus ideas, lo que fomenta la
participación y el compañerismo.
● Incremento en su eficiencia: al tener procesos más planificados y
organizados, los empleados y empleadas saben qué actividades les
corresponden y cómo aprovechar su tiempo. Esto los hace más
eficientes y productivos.
¿Cómo se aplica el método Kaizen? 7 pasos fundamentales
1. Forma un equipo de trabajo.
2. Define los objetivos.
3. Recolecta y analiza los datos.
4. Observa y monitorea el proceso.
5. Diseñen las estrategias y un plan de acción.
6. Hagan seguimiento de los cambios.
7. Estandariza y documenta.
1. Forma un equipo de trabajo
Antes de empezar a buscar las deficiencias en el proceso empresarial, es
importante que designes a un equipo de colaboradores que serán responsables
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de implementar con eficacia el método Kaizen. Este grupo debe estar integrado
por miembros de diferentes áreas, por ejemplo: una persona de ventas, otra de
producción, una más de marketing y alguien de recursos humanos.
La diversidad en el equipo te permitirá que haya más experiencias y diferentes
conocimientos que serán de ayuda para cada etapa de adopción. Otro punto
vital es que este grupo designará a la persona líder que se encargará de que
todos cumplan con sus compromisos y se asegure de que el proceso marche
de la mejor forma.
2. Define los objetivos
Ningún método o estrategia puede iniciarse si no se conocen los objetivos a los
que se busca llegar. Por ello, define cuáles son los procesos que deseas
mejorar. Algunos de los más comunes son el aumento de calidad de productos,
servicios o atención al cliente, productividad o la reducción de accidentes.
Ya que habrá un trabajo en equipo, es importante que tú y los demás miembros
del equipo designado se aseguren de que todos los miembros de la empresa
tengan conocimiento de que habrá una serie de cambios y se sientan lo
suficientemente motivados para tomar las acciones necesarias de la mejor
manera posible.
3. Recolecta y analiza los datos
Para que puedas conocer las causas que están llevando a una falla o
deficiencia en los procesos, requerirás de una visualización completa de la
empresa. Existen varias herramientas que puedes utilizar para encontrar
información estratégica. Estas son algunas de las más útiles:
● Diagrama de Pareto: te permite asignar un orden de prioridades para
afirmar que cada elemento o factor contribuye a un mismo efecto. En el
diagrama se colocan los problemas «poco vitales y los más triviales».
El diagrama de Pareto también es conocido como curva 80 % - 20 %,
pues se destaca que el 20 % del esfuerzo supone el 80 % de los
resultados y viceversa.
● Hoja de chequeo: también llamada hoja de verificación, es un formato
impreso en el que registrarás y compilarás datos según la ocurrencia de
determinados sucesos. Verás que su utilización es muy sencilla para
registrar, sobre todo, datos sistemáticos que después te servirán para
analizar y detectar los problemas en cuestión.
● Diagrama de dispersión: se usa comúnmente para mostrar cómo dos
variables se relacionan entre sí. De esta manera podrás estudiar todas
las conexiones que haya entre diversos factores, problemas o causas
relacionadas a la calidad. Con este diagrama tienes a tu disposición
hacer un análisis de las variables y determinar si tienen una correlación
positiva, negativa o nula.
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4. Observa y monitorea el proceso

Como en todo proceso, es fundamental detenerse un poco a ver cómo van las
cosas. En esta fase deberás enfocarte en el análisis de los datos recolectados,
a fin de verificar que todo esté claro y correcto. Esta etapa es muy importante,
pues aquí podrás empezar a visualizar las deficiencias o daños en el proceso
empresarial.
5. Diseñen las estrategias y un plan de acción
Una vez que se hayan identificado los daños en el proceso organizativo, lo
siguiente es que el equipo designado haga una lluvia de ideas hasta determinar
cuáles son las vías de solución más óptimas. Todos los planes de acción que
diseñen tienen que estar registrados con fechas, descripción de
actividades/labores y personas encargadas de realizarlos.
6. Hagan seguimiento de los cambios
Conforme va pasando el tiempo, el equipo responsable debe realizar un
monitoreo constante de los cambios implementados para comprobar si están
funcionando o no. El seguimiento es muy importante, ya que ayudará a saber si
alguna acción no está dando los resultados esperados y, entonces, debe ser
cambiada.
Para hacer comparativas, pueden ocupar herramientas como Minitab. En ella
se agregan datos de Excel para hacer análisis estadísticos. Lo mejor de todo
es que su uso es muy sencillo y cualquiera en el equipo podrá tener acceso a
la información y analizarla.
7. Estandariza y documenta
Cuando ya se hicieron las comparativas y cambios necesarios y la mejora de
procesos se ha conseguido con éxito, el último paso será que comprueben que
todos los miembros de la empresa implementen las estrategias y cambios en
su día a día. Una buena forma de establecer este nuevo proceso es
documentándolo. Este puede ser a través de un manual de
procedimientos hecho a cargo de una persona designada o como un trabajo en
equipo realizado por el grupo designado. Una vez terminado el manual, deberá
compartirse a toda la compañía y ser entregado a los nuevos elementos que se
sumen en el futuro.
Como una recomendación extra, si deseas implementar el método Kaizen para
la mejora de procesos de tu empresa, considera hacer reuniones periódicas
con los miembros de tu equipo o áreas de la compañía. De esta manera podrás
conocer su percepción del cambio y saber si están satisfechos con las
estrategias que se han implementado como resultado del método.
5 ejemplos de uso del método Kaizen
1. Ejemplo del método Kaizen en el espacio de trabajo
2. Ejemplo del método Kaizen en una estrategia de redes sociales
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3. Ejemplo del método Kaizen en una presentación comercial

4. Ejemplo del método Kaizen en un e-commerce
5. Ejemplo del método Kaizen en una rutina personal
Verás algunos ejemplos del uso del método Kaizen de acuerdo con los pasos
que describimos anteriormente. Notarás que es tan útil en la manufactura como
en los negocios digitales e incluso en la vida diaria.
1. Ejemplo del método Kaizen en el espacio de trabajo
En una fábrica de muebles para oficinas e industrias, Mónica Méndez, una líder
de área, decidió implementar el método Kaizen para optimizar el espacio de
trabajo.
1. Hizo una petición a la mesa directiva de la empresa y así logró generar
un equipo de trabajo con 5 jefes de áreas distintas (herrería y diseño).
2. Juntos, definieron como objetivo que el espacio de trabajo sea más
higiénico y organizado durante las jornadas. Buscaron que existiera un
cambio significativo en dos meses o menos.
3. Solicitaron la opinión de sus compañeras y compañeros, al mismo
tiempo que tomaron fotografías del estado de la fábrica durante un día
de trabajo normal.
4. Clasificaron los niveles de orden e higiene en «pulcro», «aceptable» y
«no adecuado».
5. Generaron estrategias de organización para cada estación de trabajo.
Con ayuda de un presupuesto, añadieron utensilios y estantes para
mantener el orden.
6. A lo largo de 3 semanas, documentaron y dieron seguimiento a los
resultados obtenidos en cada área. Optimizaron los procesos que no
daban resultado y reforzaron los que sí.
7. Documentaron el proceso a seguir en las estaciones de trabajo y
llevaron los resultados a la mesa directiva. De esta forma, tanto los
trabajadores como las personas en dirección estén en la misma línea
con respecto de las necesidades de higiene y orden en la fábrica.
2. Ejemplo del método Kaizen en una estrategia de redes sociales
Silvino Suárez, un gestor de redes sociales experto, comenzó sus labores
como gerente de marketing en una empresa educativa. Decidió poner en
marcha el método Kaizen para mejorar su rendimiento:
1. Reunió al equipo de marketing (3 personas) para comenzar. No dejó a
nadie de lado, puesto que es un grupo reducido que lleva funciones
similares.
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2. Tras un análisis, decidieron que su objetivo debía ser unificar la

comunicación de la institución en todos sus canales, y generar contenido
útil. Sus límites de tiempo para lograrlo eran 3 meses.
3. Entre todos, analizaron el estado actual de las redes sociales, sus
activos, indicadores de interacción y demás para conocer el estado de
cada componente.
4. Examinaron cuáles son las fallas y aciertos en las actividades de
marketing que habían llevado.
5. Con ayuda de algunos miembros de los equipos de ventas y directivos,
establecieron un buyer persona. Así, diseñaron una estrategia de redes
sociales integral.
6. Documentaron sus observaciones desde el día 1 de implementación.
7. Tras los 3 meses, generaron un documento de comunicación de la
marca, especializado en las redes sociales. De esta forma, cada nueva
persona contratada sabrá cuáles son las pautas y podrá integrarse
fácilmente a las estrategias.
3. Ejemplo del método Kaizen en una presentación comercial
Carla Costa, una coach de ventas, comenzó a asesorar a una pyme. Este
negocio tenía un bajo rendimiento de ventas, a pesar de que su oferta es
competitiva.
1. Carla formó un equipo de trabajo con 5 agentes de ventas y 2 líderes
comerciales.
2. Su objetivo era que las ventas aumentaran un 25 % al cabo de 3
meses.
3. Asistió a algunas reuniones de ventas como observadora y detectó
varias fallas en el discurso.
4. Entre todos, analizaron el proceso de venta y registraron sus
observaciones. Además, pidieron la opinión de un grupo de clientes.
5. Una vez recopilada la información y hecho el análisis, generaron una
estrategia de ventas reforzada.
6. Observaron las mejoras. Desde la primera semana, el número de cierres
de los agentes comenzó a aumentar.
7. Hicieron un documento con el discurso de ventas mejorado y entrenaron
a las nuevas personas contratadas. Lo mejor es que el objetivo inicial
fue rebasado en menos tiempo del esperado.
4. Ejemplo del método Kaizen en un ecommerce
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Lili Larrague es propietaria de una tienda electrónica. A medida que comenzó a

crecer su negocio, se dio cuenta de que las devoluciones de producto se
dispararon.
1. Lideró un equipo con 2 de sus agentes de servicio al cliente, 2
empleados de inventario y algunos miembros del equipo financiero.
2. Definieron como meta mitigar el riesgo de devoluciones. Su objetivo era
que estos casos se redujeran un 75 % al cabo de 6 meses.
3. Examinaron a fondo las causas de devolución. Solicitaron información
adicional a una muestra de clientes.
4. Monitorearon los números de devoluciones, el importe de los productos
devueltos y el costo por la entrega de vuelta al almacén.
5. Hallaron que el problema estaba en las descripciones de producto
deficientes. Contrataron a un equipo que les ayudara a optimizarlas.
6. Al cabo del primer mes, notaron que el número de devoluciones
disminuía considerablemente.
7. Crearon un estándar de lo que debe contener una descripción de
producto y definieron el diseño para que sea legible para los visitantes
de la tienda en línea.
5. Ejemplo del método Kaizen en una rutina personal
Zacarías Zárate, un empleado que trabaja desde casa, notó que cada vez tenía
menos tiempo para realizar deporte y desarrollar sus pasatiempos, a la vez que
tenía un rendimiento menor en su empleo. Por ello:
1. Se puso como objetivo trabajar de forma eficiente en jornadas de 8
horas, hacer una hora de ejercicio diario y dedicarse a sus pasatiempos
al menos 6 horas por semana.
2. Analizó su rutina actual: cuánto tiempo dedica a cada actividad y qué tan
comprometido/enfocado se sentía en cada una.
3. Observó que trabajaba demasiadas horas, pero con poca concentración.
Esto, a su vez, le impedía desarrollarse en lo demás.
4. Diseñó un sistema de horarios para cada actividad e implementó un
sistema de descansos breves durante el trabajo.
5. Hizo un seguimiento de los cambios en su rendimiento, las veces que
salió a practicar deporte y lo que hizo en sus pasatiempos.
6. Tras probar una rutina que le hacía bien, hizo una agenda por días para
seguirla lo mejor posible.
Ahora te dejamos una lista de compañías que hacen uso de este método para
mejorar sus procesos diarios.
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3 empresas que utilizan el método Kaizen

1. Amazon
La compañía de ecommerce más grande en el mercado hace uso del método
Kaizen a través de un enfoque employee centric. Amazon sabe que sus
empleados son pieza clave en su cadena de valor y si quieren que sus
procesos marchen con éxito, necesitan que sus trabajadores estén felices.
Mediante el método Kaizen, Amazon cuenta con un programa de optimización
de procesos para la reducción de errores. Este consiste en escuchar día a día
lo que sus colaboradores tienen que expresar. Si tienen algún problema, no
dudan en aportar las herramientas y soluciones más innovadoras para que
puedan realizar sus actividades sin complicaciones.
Gracias a este enfoque, la compañía ha podido implementar la herramienta
de Safety Leadership Index. Este sistema en línea mide la percepción de los
empleados en cuanto a temas de seguridad laboral. A su vez, Amazon
estandariza sus procesos para que el trabajo de todos los equipos sea más
fácil, seguro y eficiente.
2. Toyota
Sí hay una razón por la que Grupo Toyota siempre se encuentra en los
primeros puestos del ranking mundial de constructores de automóviles. La
implementación del método Kaizen dio comienzo al llamado Sistema de
Producción Toyota o también conocido como Sistema Just-In-Time (producción
justo a tiempo).
El sistema va eliminando todo tipo de desperdicios con respecto a su
producción. Y, como es de esperarse, el método Kaizen, mediante un proceso
de continuos progresos, ha conseguido que Toyota pueda fabricar vehículos de
manera más rápida y eficiente con el objetivo de entregar los autos lo más
pronto posible a los clientes.
3. Helvex
Helvex es una empresa mexicana de productos institucionales y residenciales
para baño y cocina. Hoy, con más de 60 años en el mercado, sigue adoptando
la metodología Kaizen como parte de su filosofía y mejoramiento de procesos
de manufactura. Su aplicación les ha dado resultados como el ahorro en
calidad, costes y servicio.
En al menos un periodo de 10 años ha realizado más de 600 sesiones Kaizen
para estudiar los problemas a los que se enfrentan y encontrar las soluciones
más óptimas.