Qué es archivo?

El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere al conjunto de documentos

producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su
actividad. Esta definición es la propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y
contrasta con la de Elsevier (que se detiene en la conservación del documento), y con la de
la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo).

Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma
importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas
son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación y
distribución para un uso eficiente.

Importancia:

El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos.

El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio
nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que
son necesarios conservar en su base de datos.

Características:

 Representables. Los archivos suelen tener un nombre de máximo 255 caracteres y

suelen ser representados en sistemas operativos de interfaz gráfica (como Windows)
por un ícono determinado.
 Únicos por directorio. En una misma carpeta o directorio no pueden existir dos
archivos idénticos con el mismo nombre. Cuando ello ocurra alguno de los dos
habrá de cambiar levemente su nombre o en todo caso será remplazado uno por
otro.
 Modificables. Excepto aquellos que expresamente hayan sido protegidos contra
modificación, como es el caso de los archivos vitales del sistema informático, que
no deben sufrir cambios pues éste se desestabilizaría, lo común es que los archivos
puedan borrarse, crearse, modificarse, renombrarse a voluntad o necesidad.
 Poseen un tamaño. De acuerdo a la cantidad de información que un archivo
contenga, éste tendrá un tamaño o “peso”, mensurable en Kb, Mb o incluso Gb.
Mientras más grande sea el archivo, más capacidad deberá tener el soporte donde se
encuentre.

Desventajas:
Falta de espacio de almacenamiento

Los documentos en papel pueden ocupar una cantidad significativa de espacio, y la

cantidad de papel aumentará día a día. Además, los documentos generalmente deberán
almacenarse a mano para que se pueda acceder rápida y fácilmente.

Menor seguridad

Independientemente del tamaño, para cualquier organización es importante proteger sus

datos y otros activos valiosos. Uno de los mayores riesgos de seguridad de la información
para las empresas es el papel porque los documentos impresos se pueden perder, manejar o
dañar fácilmente, mientras que los datos digitales se pueden encriptar y guardar de forma
segura en discos duros o dispositivos electrónicos.

Propenso a daños

Los documentos manuales se pueden dañar, perder, extraviar o robar fácilmente. Un

incendio o desastre natural podría significar la pérdida de información esencial. Si no tienes
ninguna copia, una vez que los archivos hayan desaparecido, no hay forma de recuperar la
información.

Transporte de documentos

El transporte de documentos en un sistema basado en papel es bastante complicado, lento e

ineficiente. Con un sistema de gestión de documentos digitales, simplemente puede
agregar archivos adjuntos a un correo electrónico y enviar información al instante.

Problemas de edición

Si deseas realizar cambios en un documento en papel, deberás volver a escribir todo el

contenido. Esto deberá repetirse cada vez que desees hacer más correcciones. Idealmente,
debes guardar una copia del documento original para distinguir todas las enmiendas que se
han realizado.

Altos precios

Uno de los mayores inconvenientes de los sistemas de gestión de documentos en papel

son los costos asociados. Además de una gran cantidad de papel, necesitarás más
impresoras, fotocopiadoras, papelería y otros suministros de oficina. Estos costos se suman
y pueden convertirse en un gasto significativo en muchas organizaciones.

Limite la comunicación y la colaboración

Cuando se trabaja con documentos en papel, la colaboración es extremadamente difícil. Si
varios jefes de departamento necesitan crear un documento común, deben tener varias
copias impresas, hacer todas las enmiendas necesarias por separado y luego compartir las
distintas versiones antes de comenzar a trabajar en la definitiva. Los sistemas de gestión de
documentos digitales permiten a los usuarios colaborar de una manera fácil y rápida.
También pueden rastrear todos los cambios realizados.

Daño ambiental

Usar más papel es malo para el medio ambiente y no ayudará mucho a impulsar las
credenciales ecológicas de tu empresa. Muchos de los empleados de hoy quieren trabajar
para empresas que priorizan la sostenibilidad y muchos consumidores también prefieren
alternativas amigables con el medio ambiente de manera que es necesario que hagas tu
mejor esfuerzo para atraer y retener a ambos

Invertir en un sistema de gestión de documentos digitales reducirá la cantidad de papel

desperdiciada en la oficina y aumentará la efectividad de tus operaciones y la productividad
de tu empresa.

Ventajas del archivo digital.

El archivo digital se ha convertido en una opción para sustituir el documento en papel y

poco a poco el archivo digital comenzó a suplir al archivo físico y en el momento que
entendamos que podemos eliminar en su totalidad el archivo físico, se abren grandes
posibilidades.

1 – Homogeneización y fácil clasificación de documentos.

No importa si son facturas, notas, contratos, diplomas, fotografías, etc, sin distinción de
dimensiones u origen, cualquier documento es posible homogeneizarlo y convertirlo en
formato digital. Este mismo es representado en un registro dentro de una base de datos que
nos permite clasificar de una manera muy sencilla los documentos digitales.

2 – Ahorro de espacio físico.

Al eliminar los documentos físicos, ese gran espacio destinado a archivar miles de
documentos, quedará en el pasado.

3.- Conversión de espacios pasivos a activos.

Convierte esa habitación (espacio) de archivo que no generaba ningún ingreso a tu empresa,
en una nueva área de ventas, una sala de reuniones donde podrás desarrollar nuevas
estrategias de equipo, o en su caso ahorra en el pago de alquiler, ya que no requerirás tanto
espacio para tu oficina.

4 – Ahorro económico en compra de papel.

Tu empresa reducirá el consumo diario de papel para generar documentos y así ahorrarás
mucho dinero. Se calcula que al implementar el archivo digital, las empresas ahorran hasta
el 80% en recursos económicos destinados a la compra de papel.

5 – Reduce el impacto ecológico de tu empresa.

La implementación del archivo digital minimiza la huella ecológica que deja tu empresa al
reducir el uso de papel, así como la generación de basura que conlleva el desecho y
destrucción de documentos erróneos, pruebas de impresión y archivos físicos.

6 – Aumento de eficiencia en la gestión empresarial.

Ahorra horas de trabajo de búsqueda de documentos, interconecta todos los departamentos

de tu oficina generando sinergia mediante el acceso a los documentos que requieren,
acelerando la validación de los mismos entre departamentos y muchas funcionalidades más
que aumentarán la eficiencia y productividad de tu empresa.

7 – Resguardo seguro de documentos, una más de las ventajas de archivo digital.

Al ser un sistema 100% controlado los documentos se mantienen en resguardo dentro de tu

servidor con respaldo y actualización simultánea. Eliminando por completo la posibilidad
de pérdida de documentos legales, sensibles para tu empresa o importantes para ti.

8 – Accesibilidad inmediata a toda la información.

Disponibilidad 24/7 a todos los documentos de tu empresa, con accesibilidad inmediata y

validada por usuario.

9 – Mejora en los procesos.

El archivo digital permite la integración de diversos tipos de sistemas, como la

contabilidad, que te permitirán multitud de posibilidades que van desde simples
visualizaciones en pantalla de documentos digitalizados, la validación de facturas,
autorización de gastos y muchas cosas más.

10.- La preservación a largo plazo, una de los beneficios del archivo digital.
La gran ventaja del formato digital es que no se puede degradar, ni perder mientras existan
respaldos de la información, así que tus documentos estarán listos y disponibles de por vida
de ser necesario.

Así que ya lo sabes, el archivo digital y el gestor de archivo digital tiene grandes ventajas
para tí y tu empresa, acércate a nosotros y te asesoramos.

El manejo de conflictos, también llamado gestión de conflictos, es el proceso para

manejar los desacuerdos entre dos o más partes involucradas. Este sistema busca minimizar
los factores negativos que surgen del conflicto y alentar a los participantes a llegar a un
acuerdo en el que todos salgan beneficiados.

De esta manera, se gestiona un desacuerdo entre varias partes mediante técnicas para
manejar los conflictos que alivien la tensión entre los involucrados y así alcanzar un
acuerdo satisfactorio.

¿Cuáles son las causas de los conflictos laborales?

Entre las causas más comunes de los conflictos podemos destacar las siguientes:

 Problemas de comunicación. ...

 Relaciones interpersonales. ...
 Diferentes valores. ...
 Claridad de rol. ...
 Intereses opuestos. ...
 Falta de confianza. ...
 Diferencias culturales. ...
 Ausencia de procedimientos, normas o reglas.

Métodos para manejar conflictos

Consejos para resolver conflictos laborales

 Mantén la calma. ...

 Acepta el problema e inicia la búsqueda de una solución. ...
 Busca una solución eficaz y certera. ...
 Habla con los involucrados. ...
 Evita ataques o desaprobaciones. ...
 Orienta de manera asertiva e imparcial. ...
 Llega a acuerdos en los que ambas partes estén satisfechas.
Gestión de manejo de conflictos: Consiste en la destreza de un profesional para resolver
los conflictos laborales con soluciones ágiles y efectivas. Asimismo, es la capacidad para
transformar los problemas en oportunidades de mejora dentro de grupos de trabajo.

Una buena gestión de conflictos laborales permitirá que exista un buen clima laboral dentro
de una organización. Este es uno de los aspectos más valorados a la hora de aceptar o
renunciar a un trabajo. Un estudio de la consultora Dench, publicado en El Comercio,
reveló que el 24 % de trabajadores peruanos considera abandonar su trabajo por el mal
clima laboral.

Atención al cliente: La atención al cliente es el conjunto de acciones enfocadas en mejorar

la experiencia de un cliente, con la cual se establece un proceso para resolver cualquier
desafío, duda o problema del cliente de manera inmediata y efectiva. Esto puede hacerse
por distintos medios de comunicación como teléfono, correo electrónico, chat en vivo,
chatbots, tickets y redes sociales.

Importancia: Cuando los clientes buscan atención, lo hacen porque confían en tu empresa
y creen que podrás ayudarlos en cualquier situación rápidamente. Por lo tanto, la excelencia
en el servicio al cliente significa estar preparado para responderles de la mejor manera
posible y estar presente de forma positiva en sus vidas. Cada vez más, los clientes esperan
que sus problemas se resuelvan con agilidad y empatía y también esperan encontrar una
forma fácil e intuitiva de autoservicio disponible las 24 horas del día en todos los
dispositivos.

Tipos de canales de atención al cliente

 Teléfono: Las ventajas de la ayuda telefónica son amplias. ...

 Correo electrónico: En todo el mundo hay miles de millones de usuarios de correo
electrónico. ...
 El chat: ...
 Redes sociales: ...
 Autoservicio: ...
 Foros:

Cómo brindar un servicio al cliente excepcional (9 claves)

 Conoce a tu cliente.
 Personaliza tu comunicación.
 Escucha y ofrece soluciones.
 Presta atención a los detalles.
 Interésate de verdad.
  Construye confianza.
 Mejora los tiempos de respuesta.
 Sé amable.

Un reclamo puede definirse como la queja que el cliente pone cuando encuentra una
diferencia entre lo que la marca promete en términos de producto o servicios y lo que los
clientes obtienen. Se trata de un desajuste entre la percepción que los clientes tienen de la
marca y el hecho de que no obtengan la experiencia al cliente deseada.

Un cliente puede llegar a reclamar por:

 Una comunicación inadecuada

 Mala calidad en el servicio
 Errores en los procesos internos y más.

Recuerda que un reclamo es una oportunidad para entablar una nueva conversación con el
cliente y escucharlos. Ellos te pueden enseñar cual es el camino para resolver el conflicto.

 Claves El cliente es la prioridad. Casi como un mantra, el objetivo final de la

empresa será tener un cliente satisfecho y para ello priorizar en todo momento será
fundamental para mantener una buena relación.
 Saber escuchar. Prestar atención con cautela a las necesidades del cliente a través
de la escucha activa mejorará la comunicación entre ambos, y así como empresa
podrás proporcionarle lo que busca. Ser empático y saber reflexionar también
forman parte de la escucha activa.
 Transmitir correctamente una buena imagen empresarial. Conocer los valores de la
empresa y comunicarlos con confianza, profesionalidad, credibilidad y
amabilidad será clave en la impresión que como empresa se causa en clientes
potenciales.
 Saber actuar. Para poder ofrecerle al cliente lo que precisa, será necesario realizar
un seguimiento en el proceso, ya sea en la resolución de un conflicto o en ayudarle a
obtener lo que necesita. Este proceso deberá ser ágil, simple y eficiente.
 La accesibilidad de la atención al cliente. Acceder al servicio ha de ser un proceso
fácil, con diferentes canales y vías de comunicación, y con un horario amplio de
atención.
 Tener un departamento de atención al cliente contento. Darle autonomía y la
capacidad de interactuar y tratar al cliente libremente bajo los valores de la empresa
al departamento que más en contacto está con los clientes ayudará a que la
comunicación sea fluida y satisfactoria para ambos. Contar con un equipo
preparado que sepa bien promocionar los productos y servicios de la empresa es
otro punto clave en el departamento de atención al cliente. Por otro lado, la opinión
 del cliente y tenerla en cuenta también ayudará a identificar los puntos débiles y los
puntos fuertes de la atención al cliente.
 Trabajo en equipo. Todo el departamento de atención al cliente ha de trabajar de
manera cohesionada y cooperativamente, con el objetivo común de cumplir con
las expectativas del cliente.
 Contar con un buen sistema de control de calidad. Contar con un buen sistema
de control de calidad que, entre otras cosas, pueda valorar la satisfacción del cliente
con el servicio y dar feedback sobre posibilidades de mejora continua.
 Proponer objetivos, recursos y herramientas reales. Para evitar la frustración y el
descontento del cliente se ha de mantener siempre en objetivos realistas acordes a
las capacidades de la empresa.
 La motivación del departamento de atención al cliente. La relación entre cliente y
empresa funcionará siempre y cuando funcione el punto de unión entre los dos: el
departamento de atención al cliente. Siempre será positivo contar con un
departamento de atención al cliente que haya sido muy bien reclutado, seleccionado
y motivado. Los trabajadores son nuestros clientes internos y, por lo tanto, ¡su
satisfacción también cuenta!

Almacén

El control de inventarios ayuda a mantener un balance en las existencias de un almacén y

los productos o artículos que tienen mayor demanda. Puede reducir costos porque refleja
oportunamente lo que no tiene una rotación saludable y lo que debe surtirse lo más pronto
posible; esto evita retrasos en los pedidos o que se estropeen materias primas por un
almacenamiento deficiente o prolongado.

Beneficios del control de inventarios

La gestión y control de inventario ofrecen amplias ventajas para una empresa, sobre todo en
cuanto al orden, planificación y ahorro. Aquí enumeramos algunos beneficios del control de
inventarios:

 Uso óptimo de tus recursos financieros: cuando llevas una gestión adecuada de tu
inventario, tendrás la visibilidad y el control de tus recursos para evitar excesos o
insuficiencias de existencias; además, siempre tendrás el stock disponible para
satisfacer la demanda de los clientes.
 Aumento de la eficiencia operativa: si conoces el estado y ubicación de la
mercancía en tu inventario, podrás reducir tiempos de búsqueda, movimientos
innecesarios y duplicaciones de esfuerzos. Esto ahorra tiempo y mejora la
productividad general.
  Satisfacción del cliente: mantener las existencias óptimas te permite responder
rápidamente a la demanda del mercado y tendrás clientes satisfechos, que no
enfrentan contratiempos debido a no encontrar tus productos.
 Reducción de costos operativos: este es un punto fundamental, ya que el control
de inventarios te ayuda a minimizar costos operativos y, asimismo, podrás optimizar
la planificación de compras y la gestión de proveedores.
 Apoyo a la toma de decisiones: contar con datos precisos y actualizados sobre el
inventario da lugar a una toma de decisiones más informada.

4 componentes del proceso de control de inventarios

1. Objetivos

Estos objetivos están relacionados con la función del inventario. Es habitual que se definan
teniendo en cuenta la cantidad mínima y máxima de artículos en el almacén, así como
registrar aquellos que no se mueven o que se deterioran. Todo esto tiene el fin de tomar
una decisión sobre qué hacer con ellos, contar con el personal y sistemas necesarios
para proteger el inventario, entre otros aspectos.

También es importante que estos objetivos se definan considerando el comportamiento del

mercado, ya que es posible que sea necesario realizar ajustes cuando una materia prima
deja de existir, si los clientes cambian sus necesidades o si la misma empresa se expande.
Así que los objetivos no son estáticos, sino que responden a las exigencias del contexto.

2. Políticas

Este elemento ayuda a establecer medidas, anticipándose a escenarios posibles. Las

políticas son las que dictan las acciones a realizar a nivel operacional y en la estrategia
comercial de la empresa. Se tienen en cuenta aspectos como la cantidad de almacenes y
sus locaciones, qué hacer en caso de que haya escasez de materiales o un aumento en los
precios por parte de los proveedores.

1. Método ABC

Este método consiste en calificar tus mercancías según la cantidad y el valor que
representan, que se ajustan a una de estas categorías:

 Artículos A: representan el 20 % del inventario y, aunque tiene una baja frecuencia

de ventas, representan el 80 % de su valor.
 Artículos B: son el 40 % del total y corresponden al 15 % del valor, mientras que
su frecuencia de ventas es moderada.
  Artículos C: son parte del resto del 40 % y también los menos costosos del
inventario, con apenas el 5 % de su valor. Además, es la mercancía que más se
vende.

Gracias al método ABC es sencillo identificar los artículos con mayor impacto financiero,
para así darles la atención que merecen. Por su puesto, los porcentajes no siempre
funcionan de esa manera, ya que cada empresa tendrá un inventario con diferentes
jerarquías.

2. Método PEPS

También conocido como el método PEPS, funciona al identificar los primeros artículos que
ingresan al inventario para que sean los primeros en venderse. Es ideal cuando existe
mercancía perecedera, para evitar que se deteriore al permitir que tengan una rotación
constante.

3. Método EOQ

Se llama EOQ, por las siglas en inglés, que en español significan cantidad económica de
pedido. Se encarga de encontrar el monto de pedido que reduzca los gastos de inventario de
una cantidad importante. Debería basarse en que la demanda es constante y conocida, el uso
del inventario es frecuente y los pedidos llegan en cuanto el stock se agota. La idea es que
siempre se mantenga el mismo nivel de inventario para hacer al pedido oportuno de la
cantidad económica de pedido.

4. Método UEPS

A diferencia del PEPS, en el método UEPS se venden primero los artículos más recientes, o
últimos, en ingresar. Es ideal para empresas que no tienen un inventario muy grande ni
artículos con fecha de caducidad. Una de sus ventajas es que los costos de los productos
que se vendan reflejarán un costo más reciente.

5. Conteo cíclico

Este método implica hacer un conteo regular de una parte de las existencias y se puede
completar con el ABC, ya que a cada clase se le asigna una frecuencia de conteo distinta.
Mejora la exactitud del control del inventario, ya que puede encontrar inconsistencias a
tiempo, sin tener que contarlo todo cada vez.

6. Método del precio ponderado

Este, en lugar de tomar los precios más bajos, se basa en un promedio sin importar la fecha
de entrada o de salida. Tiene una fórmula sencilla: se multiplica cada precio por el
número de unidades que tienen ese precio. Luego ese resultado se suma y se divide entre
la suma del total de unidades. Eso se repite con cada lote.

Cómo llevar un control de inventario: 10 estrategias

1. Clasifica los inventarios

Sin importar cuál método elijas, así sea un control de inventarios en Excel o un software, es
importante que establezcas un sistema que te permita organizar tu inventario y sus
existencias de una forma ágil; que atienda a las necesidades de tu empresa y que sea
escalable, en caso de que tu almacén crezca.

Comienza por hacer un conteo completo y preciso para tener un inventario inicial y
luego registra todos los productos, cantidades y valores que correspondan a la mercancía
que manejas.

2. Utiliza un sistema de etiquetado

Es importante que implementes un sistema de etiquetado con el que puedas marcar y

clasificar los productos con un código único o reconocible, para identificarlos fácilmente en
tu sistema de inventario. Esto facilitará el seguimiento y la actualización de las existencias.

3. Elige la frecuencia de revisión de inventario

Esto te permite estar al tanto de las mercancías dañadas o que necesitan moverse para no
generar pérdidas, como es el caso de los productos perecederos. Es importante tener una
rotación de inventario estratégica. En escala general, existen dos métodos para este proceso:

 Inventario periódico: define una frecuencia para hacer la revisión. Puede ser
semanal, quincenal o mensual.
 Inventario perpetuo: exige una revisión diaria.

4. Define mínimos y máximos

Los datos históricos te ayudarán a definir estos números. Al basarte en esa información,
puedes prevenir la duración promedio de ciertos artículos y así saber cuántos debe haber en
existencia para cumplir con la demanda.

5. Haz seguimiento a las ventas

A lo que nos referimos es que compares, regularmente, lo que vendes con lo que tienes en
tu almacén. Si lo haces de manera regular, tu sistema de control de inventario funcionará
mejor porque podrás identificar rápidamente oportunidades de precios especiales o lo
que cuesta más mover entre tus clientes. Te ayuda a tomar mejores decisiones de compra,
de contratación de proveedores o de innovación de productos.

6. Asegúrate de que la información de tu inventario está actualizada

Para eso es importante que cuentes con una herramienta que te permita automatizar
ciertos procesos y que te dé información actualizada, cada vez que lo requieras. Un
software, como alguno de los que mencionaremos más adelante en este artículo, se
convertirá en tu gran aliado en este ámbito.

7. Recuerda los picos de demanda

Tu sistema de control de inventario debería ayudarte en esto también: tener en tus planes y
estrategias de venta las fechas en que tus productos serán más buscados; no solamente
durante fin de año, sino también teniendo en cuenta el comportamiento del mercado. El
seguimiento a tu inventario te arrojará algunos patrones interesantes que te avisarán si es
momento de volver a surtir o agilizar ventas.

8. Realiza auditorías periódicas

Programa auditorías regulares para verificar la precisión de tus registros de inventario.

Estas auditorías pueden incluir la comparación física del inventario con los datos
registrados en el sistema.

9. Comienza los análisis y pronósticos

Obtén datos sobre tus inventarios para realizar análisis y pronósticos. Esto te ayudará a
identificar patrones de demanda, realizar proyecciones futuras y tomar decisiones
informadas.

10. Usa un software de gestión de inventario

Un software especializado para llevar un registro centralizado y automatizado de tu

inventario es fundamental para dar más precisión a tus registros y llevar un mejor control.
Más adelante verás la lista de nuestras recomendaciones.