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    La utilización del archivo digital representa varias 4.

    Resguardo seguro de documentos


    ventajas, entre las cuales destacamos: El archivo digital es una herramienta que se encuentra
    en un sistema controlado 100% por la empresa de
    1. Homogeneización de documentos forma interna dentro de un servidor con respaldo: así,
    Cualquier documento es fácil de convertir a formato se convierte en una opción que elimina y evita por
    digital sin importar su naturaleza: desde facturas y completo la posibilidad de pérdida de información
    contratos hasta diplomas y fotografías. y la difusión de documentos legales y exclusivos de
    Además, el archivo digital nos permite clasificar cada una organización.
    uno de ellos para facilitar su uso. La utilización del archivo digital permite establecer
    una jerarquía de acceso por medio de autorizaciones
    2. Ahorro de espacio físico y tiempo y restricciones de lectura y modificaciones según el
    Eliminar documentos físicos genera espacios libres: perfil de cada usuario; a su vez, ayuda al cumplimiento
    los enormes estantes en tu almacén que están llenos de normativas, ya que su uso tiene implícito el
    de archiveros pueden migrar al formato digital y estar cumplimiento de la Norma de Protección de Datos
    al alcance de pocos clics en tu computadora. Personales.
    Al mismo tiempo, tu negocio reducirá en grandes También, esta solución reduce el riesgo de robo de
    cantidades el consumo diario de papel, lo cual información debido a todos los filtros de seguridad
    también conlleva el ahorro de espacio por metro con los que cuenta para evitar cualquier manipulación
    cuadrado al no usar más documentos en formato física o digital de los documentos que gestiona.
    físico ni estanterías. Igualmente, esto hará que no Otra gran ventaja dentro de esta es la posibilidad de
    necesites más impresoras y diversos materiales de recuperar documentos dañados físicamente al ayudar
    oficina que suelen requerir mantenimiento. en su restauración y preservación.
    El uso del archivo digital permite la visualización de los
    documentos sin importar la ubicación ni la distancia 5. Aumento del ROI
    entre el usuario y el servidor de estos, dando paso a ¡Así es! Tu empresa experimentará impactos positivos
    la eliminación de gastos de paquetería o mensajería en el ROI, pues gracias al uso del archivo digital podrás
    en tu negocio. reducir costos y aumentar la calidad en el manejo de
    Como consecuencia, tu empresa será más sostenible la información dentro de tu negocio.
    y será posible posicionarla de mejor manera mediante
    estrategias y campañas de relaciones públicas: la 6. Eliminación de riesgos
    responsabilidad social corporativa definitivamente El archivo digital puede mantener copias incluso
    es una ventaja competitiva muy importante en el de diferentes ubicaciones físicas y elimina el riesgo
    mercado de hoy. frente a catástrofes o accidentes como incendios
    y terremotos. ¿Cómo? Toda la información de una
    3. Mayor eficiencia en la gestión empresarial empresa puede estar tanto en un servidor externo
    Tener todos los documentos necesarios clasificados como en uno interno: actualmente, crear y conservar
    y ordenados en las computadoras de todos los copias de seguridad digitales es cada vez más
    miembros de la organización ahorrará horas de trabajo accesible y sencillo.
    en la búsqueda de archivos. Asimismo, evitar la pérdida de documentación que
    La disposición de un archivo digital permite conectar pueda llevar a problemas legales es uno de los riesgos
    a todos los departamentos de una empresa y generar que debe ser considerado para la implementación y
    sinergia entre estos por medio de acceso a toda la actualización de esta herramienta.
    información requerida para hacer negociaciones,
    compras, listas de inventarios, contratos y facturas, https://www.docusign.com/es-mx/blog/archivo-digital
    entre otras tareas.

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