DERECHO MERCANTIL

TEMA 4

DEBER DE DOCUMENTACIÓN CONTABLE

DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL
SUMARIO:
Normativa referenciada
1. Obligación de llevanza de una contabilidad ordenada. Introducción.
1.1. Los libros de contabilidad.
1.2. Formalidades y requisitos de la llevanza de libros.
1.3. Intereses protegidos por el deber de la llevanza de la contabilidad.
2. Obligación de redactar las cuentas anuales. Introducción.
2.1. Documentos que integran las cuentas anuales.
2.2. Redacción de las cuentas anuales.
2.3. Verificación de las cuentas anuales.

NORMATIVA REFERENCIADA
Código de Comercio
 Artículo 25:
1. “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad
de su Empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así
como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin
perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de
Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.
2. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas
debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquéllos. Se presume
concedida la autorización, salvo prueba en contrario.”
 Artículo 27:
1. “Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el
Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su
utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el
libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de
cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de
origen.
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 2. Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier
procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas
correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados
antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
En cuanto al libro de actas, se estará a lo dispuesto en el Reglamento del Registro
Mercantil.
3. Lo dispuesto en los párrafos anteriores se aplicará al libro registro de acciones
nominativas en las sociedades anónimas y en comandita por acciones y al libro
registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada, que podrán llevarse
por medios informáticos, de acuerdo con lo que se disponga reglamentariamente.
4. Cada Registro Mercantil llevará un libro de legalizaciones.”
 Artículo 28:
1. “El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de
la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los
balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de
ejercicio y las cuentas anuales.
2. El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la
empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las
operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle
aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la
actividad de que se trate.”
 Artículo 29:
1. “Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el
procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco,
interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación,
inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las
anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado
no sea preciso con arreglo a la Ley, el Reglamento o la práctica mercantil de general
aplicación.
2. Las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en pesetas.”
 Artículo 30:
1. “Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años,
a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por
disposiciones generales o especiales.
2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se
refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso
de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo
prevenido en dicho párrafo.”
 Artículo 32:
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 1. “La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que se derive de lo
dispuesto en las Leyes.
2. La comunicación o reconocimiento general de los libros, correspondencia y demás
documentos de los empresarios, sólo podrá decretarse, de oficio o a instancia de
parte, en los casos de sucesión universal, suspensión de pagos, quiebras,
liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulación de
empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan
derecho a su examen directo.
3. En todo caso, fuera de los casos prefijados en el párrafo anterior, podrá decretarse la
exhibición de los libros y documentos de los empresarios a instancia de parte o de
oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el
asunto en que proceda la exhibición. El reconocimiento se contraerá exclusivamente a
los puntos que tengan relación con la cuestión de que se trate.”
 Artículo 35:
1. “En el balance figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
El activo comprenderá con la debida separación el activo fijo o no corriente y el activo
circulante o corriente. La adscripción de los elementos patrimoniales del activo se
realizará en función de su afectación. El activo circulante o corriente comprenderá los
elementos del patrimonio que se espera vender, consumir o realizar en el transcurso
del ciclo normal de explotación, así como, con carácter general, aquellas partidas
cuyo vencimiento, enajenación o realización, se espera que se produzca en un plazo
máximo de un año contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Los demás
elementos del activo deben clasificarse como fijos o no corrientes.
En el pasivo se diferenciarán con la debida separación el pasivo no corriente y el
pasivo circulante o corriente. El pasivo circulante o corriente comprenderá, con
carácter general, las obligaciones cuyo vencimiento o extinción se espera que se
produzca durante el ciclo normal de explotación, o no exceda el plazo máximo de un
año contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Los demás elementos del
pasivo deben clasificarse como no corrientes. Figurarán de forma separada las
provisiones u obligaciones en las que exista incertidumbre acerca de su cuantía o
vencimiento.
En el patrimonio neto se diferenciarán, al menos, los fondos propios de las restantes
partidas que lo integran.
2. La cuenta de pérdidas y ganancias recogerá el resultado del ejercicio, separando
debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los
resultados de explotación, de los que no lo sean. Figurarán de forma separada, al
menos, el importe de la cifra de negocios, los consumos de existencias, los gastos de
personal, las dotaciones a la amortización, las correcciones valorativas, las
variaciones de valor derivadas de la aplicación del criterio del valor razonable, los

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 ingresos y gastos financieros, las pérdidas y ganancias originadas en la enajenación
de activos fijos y el gasto por impuesto sobre beneficios.
La cifra de negocios comprenderá los importes de la venta de los productos y de la
prestación de servicios u otros ingresos correspondientes a las actividades ordinarias
de la empresa, deducidas las bonificaciones y demás reducciones sobre las ventas así
como el Impuesto sobre el Valor Añadido, y otros impuestos directamente
relacionados con la mencionada cifra de negocios, que deban ser objeto de
repercusión.
3. El estado que muestre los cambios en el patrimonio neto tendrá dos partes. La
primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de
la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de
pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La
segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los
procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa
cuando actúen como tales. También se informará de los ajustes al patrimonio neto
debidos a cambios en criterios contables y correcciones de errores.
4. El estado de flujos de efectivo pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y
agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por
la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos
en el ejercicio.
5. La memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros
documentos que integran las cuentas anuales.
6. En cada una de las partidas de las cuentas anuales deberán figurar, además de las
cifras del ejercicio que se cierra, las correspondientes al ejercicio inmediatamente
anterior.
Cuando ello sea significativo para ofrecer la imagen fiel de la empresa, en los
apartados de la memoria se ofrecerán también datos cualitativos relativos a la
situación del ejercicio anterior.
7. La estructura y el contenido de los documentos que integran las cuentas anuales se
ajustará a los modelos aprobados reglamentariamente.
8. La estructura de estos documentos no podrá modificarse de un ejercicio a otro, salvo
en casos excepcionales, siempre que esté debidamente justificado y se haga constar
en la memoria.”
 Artículo 38: “El registro y la valoración de los elementos integrantes de las distintas
partidas que figuran en las cuentas anuales deberá realizarse conforme a los principios
de contabilidad generalmente aceptados. En particular, se observarán las siguientes
reglas:
a. Salvo prueba en contrario, se presumirá que la empresa continúa en funcionamiento.
b. No se variarán los criterios de valoración de un ejercicio a otro.

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 c. Se seguirá el principio de prudencia valorativa. Este principio obligará a contabilizar
sólo los beneficios obtenidos hasta la fecha de cierre del ejercicio. No obstante, se
deberán tener en cuenta todos los riesgos con origen en el ejercicio o en otro anterior,
incluso si sólo se conocieran entre la fecha de cierre del balance y la fecha en que éste
se formule, en cuyo caso se dará cumplida información en la memoria, sin perjuicio
del reflejo que puedan originar en los otros documentos integrantes de las cuentas
anuales. Excepcionalmente, si tales riesgos se conocieran entre la formulación y antes
de la aprobación de las cuentas anuales y afectaran de forma muy significativa a la
imagen fiel, las cuentas anuales deberán ser reformuladas. En cualquier caso,
deberán tenerse en cuenta las amortizaciones y correcciones de valor por deterioro
en el valor de los activos, tanto si el ejercicio se salda con beneficio como con pérdida.
Asimismo, se deberá ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en
condiciones de incertidumbre.
d. Se imputará al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los
ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su
cobro.
e. Salvo las excepciones previstas reglamentariamente, no podrán compensarse las
partidas del activo y del pasivo ni las de gastos e ingresos, y se valorarán
separadamente los elementos integrantes de las cuentas anuales.
f. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos siguientes, los activos se contabilizarán,
por el precio de adquisición, o por el coste de producción, y los pasivos por el valor de
la contrapartida recibida a cambio de incurrir en la deuda, más los intereses
devengados pendientes de pago; las provisiones se contabilizarán por el valor actual
de la mejor estimación del importe necesario para hacer frente a la obligación, en la
fecha de cierre del balance.
g. Las operaciones se contabilizarán cuando, cumpliéndose las circunstancias descritas
en el artículo 36 de este Código para cada uno de los elementos incluidos en las
cuentas anuales, su valoración pueda ser efectuada con un adecuado grado de
fiabilidad.
h. Los elementos integrantes de las cuentas anuales se valorarán en la moneda de su
entorno económico, sin perjuicio de su presentación en euros.
i. Se admitirá la no aplicación estricta de algunos principios contables cuando la
importancia relativa de la variación que tal hecho produzca sea escasamente
significativa y, en consecuencia, no altere la expresión de la imagen fiel del
patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

1. OBLIGACIÓN DE LLEVANZA DE UNA CONTABILIDAD ORDENADA.

INTRODUCCIÓN
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  El estatuto jurídico del comerciante se caracteriza por la imposición de una serie de
obligaciones profesionales, estas obligaciones pueden ser:
1. Generales.
2. Especiales, para ciertos empresarios: sectores de seguros y bancario.
 Centrándonos en las obligaciones generales, el empresario mercantil está sujeto en las
siguientes obligaciones:
1. Llevanza de una contabilidad ordenada. Todo empresario está obligado a llevar una
contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa, como también a
elaborar periódicamente unos balances y unos inventarios (artículo 25 del Código de
Comercio) que permitan conocer con claridad la imagen fiel de su patrimonio, de los
resultados de la empresa y de su concreta situación financiera.
Esta obligación se exige no solo en interés propio sino también en el de terceros y en
el del propio Estado.
2. Redactar las cuentas anuales.

1.1. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

La contabilidad se lleva por los empresarios con un conjunto de libros, hay una serie de libros
comunes y obligatorios y luego tenemos los libros especiales o adicionales.

1. Los comunes y obligatorios son:

1.1. Libros de inventario y cuentas anuales. Aquí se transcriben al menos de forma
trimestral los llamados balances de comprobación, el inventario de cierre del
ejercicio y las cuentas anuales, artículo 28.1 del Código de Comercio.
1.2. Libro diario. En este libro se registran día a día todas las operaciones relativas a
la actividad de la empresa, artículo 28.2 del Código de Comercio.
2. Los especiales, que son:
2.1. Libro de actas. Recoge los acuerdos tomados por la Junta General y por los
demás órganos de la sociedad.
2.2. Libro registro de acciones nominativas. En sede de sociedad anónima y sociedad
comanditaria por acciones.
2.3. Libro de socios. Recoge las acciones o participaciones con alusión expresa de la
persona física o jurídica que sea su titular.

1.2. FORMALIDADES Y REQUISITOS DE LA LLEVANZA DE LIBROS

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  El Código de Comercio se preocupa expresamente por el contenido que tengan esos
libros contables, y sobre todo que no sean falseados ni falseables, y para ellos establece
dos mandatos imperativos:
1. Extrínseco. Son las llamadas garantías extrínsecas, el Código de Comercio nos exige la
legalización de los libros (artículo 27.1 del Código de Comercio y 329 y siguientes del
Reglamento del Registro Mercantil). Los libros los permite legalizar el Registro
Mercantil mediante su presentación del lugar de donde tengan el domicilio, para que
antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada libro que presentemos una
diligencia y en todas las hojas de cada libro el sello del Registro.
2. Intrínsecos. Son las llamadas garantía intrínsecas. Los libros deben ser llevados con
claridad, por fechas, sin tachaduras, sin espacios en blanco. Es decir: con pulcritud.
Junto a esas garantías el empresario tiene un deber adicional: el de conservar esos libros
y toda la documentación relativa al negocio debidamente ordenada durante seis años,
este deber se extiende a sus herederos y a los liquidadores, así se desprende del tenor
del artículo 30.2 del Código de Comercio.

1.3. INTERESES POTEGIDOS POR EL DEBER DE LA LLEVANZA DE LA CONTABILIDAD

 La contabilidad de los empresarios es secreta (artículo 32.1 del Código de Comercio),
pero con carácter excepcional y de forma restrictiva el empresario puede contravenir
dicho secreto en una serie de supuestos tasados:
1. Se permite solicitar ante el Juez la comunicación o el reconocimiento de la
contabilidad en una serie de supuestos:
1.1. Sucesión universal.
1.2. Concurso.
1.3. Liquidación de sociedades.
1.4. ERE’s.
1.5. Cuando los socios tengan derecho a ese examen.
2. De oficio o a instancia de parte, puede decretarse la exhibición de los libros y de los
documentos contables cuando el empresario al que pertenezcan dichos libros tengan
interés o responsabilidad en dicho asunto (artículo 32.3 del Código de Comercio) y
deberá llevarse a cabo en el establecimiento del empresario para evitar que los libros
salgan del establecimiento mercantil.

2. OBLIGACIÓN DE REDACTAR LAS CUENTAS ANUALES

 Es una obligación que pesa sobre todo empresario.
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2.1. DOCUMENTOS QUE INTEGRAN LAS CUENTAS ANUALES
 Son los siguientes:
1. Balance. Es un flash del momento de la empresa en la que se recoge el activo y el
pasivo.
2. La cuenta de pérdidas y ganancia. Comprende los ingresos y los gastos del ejercicio
anual y por diferencia lo que dará es el resultado del ejercicio.
3. Estado de cambios en el patrimonio neto. Comprende:
3.1. Los ingresos y los gastos generados por la actividad de la empresa.
3.2. Y, los cambios en el patrimonio neto derivados de las transacciones realizadas
con los socios de la empresa.
4. El estado de flujos de efectivo. Se precisa de aquellas empresas que no puedan
formular balance, y su función es la de poner de manifiesto de forma ordenada y
agrupada, por categorías o por actividades, los pagos realizados por la empresa,
artículo 35.4 del Código de Comercio.
5. Memoria. Un detalle pormenorizado, amplio, completo y comentado de la
información contenida en todos los documentos que hemos visto anteriormente.

2.2. REDACCIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES

 Se deberán redactar por el empresario o en su caso por el administrador de la sociedad y
en todo caso firmada por el empresario.
 Estas cuentas deberán redactarse con claridad y mostrarán la imagen fiel del patrimonio,
de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
 Hay uno criterios de valoración que se emplean para la redacción de las cuentas anuales:
 Son los principios de contabilidad generalmente aceptados, los llamados GAAP, son
una materia sometida a cambios profundos y que siempre hay que estar
actualizándolos, artículo 38, párrafo 1º del Código de Comercio.

2.3. VERIFICACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES

 La intervención sobre las cuentas se lleva a cabo por una serie de sujetos concretos, son
los auditores de cuentas, y su misión es la de dotar de la máxima transparencia la
información contable de la empresa.
 Los auditores de cuentas pueden ser personas físicas o jurídicas, deben reunir una serie
de requisitos de capacitación y encontrarse inscritos en el llamado Registro Oficial de
Auditores de Cuentas.