Taller No. 1.1 Reflexión Inicial

Version: 01
Código: GFPI-F-
132
GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

TALLER DE APRENDIZAJE
Denominación del programa o Técnico Asistencia Administrativa

módulo
de formación:
Actividad técnica de aprendizaje - Identificar los Pre saberes en relación al diario vivir y la importancia de la Gestión
ATA: Documental
Nombre del taller Reflexión Inicial N° 1.1

Objetivo de aprendizaje del taller: Identificar los pres saberes
Participe de forma activa en cada una de las preguntas que se plantean en el taller,
Descripción del taller: tenga en cuenta las indicaciones del Instructor .
Preparación (Recursos y medios): Taller de aprendizaje, hojas, lápiz, computador.

Tiempo de ejecución 1 horas
Bibliografía y webgrafía: Guía de Aprendizaje y Material de apoyo entregado para el desarrollo de la
competencia Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativa
DESARROLLO DEL TALLER
Taller Nro. 1.1: Ubiquémonos por un momento en nuestra casa. Allí se reciben varios
documentos en un mes como: facturas por pagar de agua, luz, gas, teléfono, cartas,
requerimientos, invitaciones, cobros de impuestos, facturas de compras, entre otros. Todos
estos documentos deben tener un trato especial, un destino y un trámite final.
Lo invito a ver el siguiente video: Sistema de gestión documental link

https://www.youtube.com/watch?v=uxLwxvnG2NY
Preguntas Hiladoras:
1. ¿Qué es Gestión documental?

2. ¿Para que sirve la Gestión Documental?
3. ¿Qué ofrece la gestión documental?
4. ¿Qué etapas se dan en el proceso de Gestión Documental?
5. ¿En qué consiste la organización de los archivos?
6. ¿Qué se requiere para iniciar la organización de archivos?
7. ¿Qué procesos se realizaron?
8. ¿Qué actividades realizaron cada uno?
9. ¿Qué es la disposición de documentos?
10. ¿Qué es la conservación de documentos?
11. ¿Qué tipo de valores se presentan para la conservación de documentos?
Conclusión
Socializamos con nuestros compañeros.
1. Gestión Documental: consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Los documentos

llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico. Una factura que viene por correo
ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura
probablemente comenzó con un pedido de la empresa.
Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben
mantenerse referenciados, y que sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.
2. Sirve para tratar de manera correcta una cantidad considerable de información, la cual podría generar problemas
que afecten directamente la eficiencia de la empresa. Para evitar dicha situación o para contrarrestarla, existen
varias herramientas y estrategias propias de la gestión documental, como lo es la implementación de Programas
de Gestión Documental. A continuación, te explicaremos qué son y sus funciones principales en pro de la evolución
organizacional.
3. Ofrece procesos para la organización de archivos, lo cual permite la seguridad de la información ante un extravío,
perdida o destrucción de la original. Sin embargo, para garantizar que realmente están protegidas nuestras copias,
debemos resguardarlas en otro lugar.
4. Etapas
• Planeación documental.
• Producción documental.
• Gestión y trámite de los documentos.
• Organización
• transferencia documental.
• Disposición final de los documentos
• Preservación
• Valoración
5. La organización de archivos, proporcionar una estructura lógica documental, de manera que permite conocer los
términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder físicamente a ellos, para dar respuesta a la
única ubicación posible del documento dentro de la estructura organizativa documental y que reproduzca el
proceso mediante el cual los documentos han sido creados.
6. se requiere que materializar o utilizar instrumentos de descripción y búsqueda documental y realizar previamente
las tareas de clasificación, ordenación e instalación del fondo, en ese orden.
7. Actividades:
• Planeación: Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información, teniendo en
cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa
• Producción: realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y categorización, teniendo en cuenta su
relevancia y funcionabilidad en los procesos en los que incide.
• Gestión y trámite: análisis del documento de manera integral, es decir, su incidencia en los procesos de la
empresa, revisión a los trámites en los que incide el documento, su nivel de relevancia y la calidad y facilidad del
acceso que este debe tener.
• Organización: operaciones técnicas de gestión documental, revisión a fondo del documento se establece su
categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo
de archivo al que será designado, se establece ordenación y almacenamiento documental, con base en su ciclo de
vida.
• Transferencia: Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tienen en cuenta
los formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental
(TVD).
• Disposición de documentos: Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en
pro de su conservación o eliminación; teniendo como base las tablas de retención y valoración documental. Esto
permite el seguimiento de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y
de ser el caso, de establecer las pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.
• Preservación a largo plazo: Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a cabo
durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito de garantizar su preservación a
largo plazo. De este modo se implementan los medios y formas para la conservación de la información.
• Valoración: Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y secundarios, los cuales
ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de este modo su conservación y disposición final,
temporal o definitiva.
8. Que es Disposición final de documentos: selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a
su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención
documental o en las tablas de valoración documental.
9. Conservación de documentos:
La conservación de los documentos de archivo, producidos por las entidades se debe hacer tomando en cuenta el
tiempo que de acuerdo con las normas archivísticas y/o generales vigentes sea necesario para dar continuidad a
los compromisos contractuales, laborales y misionales que haya contraído la entidad y/o empresa; la
conservación igualmente debe prever, el cumplimiento de lo señalado en la Constitución Política de Colombia,
articulo 15 derecho a la intimidad y artículo 20 derecho a la información.
Con el fin de poder determinar la conservación de un documento, se debe realizar un proceso de Valoración
Documental que implica la identificación de los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de
establecer su tiempo de permanencia en las diferentes fases de archivo (archivo de oficina, archivo, central y
archivo histórico). El valor primario es el que poseen los documentos desde su punto administrativo, fiscal, legal,
contable y técnico. El valor secundario de los documentos es aquel que por su importancia histórica, científica, y
cultural, amerita conservarse permanentemente.
10. Qué tipo de valores se presentan para la conservación de documentos.

• Valor primario de los documentos se determina para conocer los plazos de vigencia y prescripción. Son los valores
que tienen los documentos cuando se encuentran en la dependencia originadora. Es una cualidad por la cual un
documento evidencia la existencia o la veracidad de un hecho.
Se subdivide en:
✓ valor administrativo,
✓ fiscal,
✓ legal,
✓ jurídico,
✓ probatorio e
✓ informativo
• Valores secundarios son los que interesan a la investigación y a la historia y se juzgan para determinar si la
documentación que se está valorando se puede eliminar o se debe conservar.
Instructor:
Fecha:
Control de documento: / /2022

Centro de Servicios Empresariales y Turísticos
Institución Educativa:

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10. Qué tipo de valores se presentan para la conservación de documentos.

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