CUESTIONARIO TALLER DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

CUESTIONARIO TALLER DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

COMPETENCIAS:

ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE.

CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD

VIGENTE

Querido aprendiz, este instrumento es creado para recolectar la evidencia del resultado de aprendizaje, es de vital
importancia, que lo desarrolle teniendo en cuenta la información dada por su instructora, el material de apoyo del tema
y la investigación que usted realice, haciendo uso de herramientas tecnológicas.

Aprendiz: Jenifer Andrea Amorocho Lozano

1. ¿Qué es una transferencia documental?
Rta: Remisión de los
documentos del archivo de
gestión al central, y de éste
al histórico, de conformidad
con las tablas de retención y
de valoración documental
vigentes.
2. ¿Qué diferencia existe entre una transferencia documental primaria y secundaria?
Rta: Que la transferencia documental primaria consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestión o de
oficina al archivo central, cuando pierden su vigencia administrativa.
Y la transferencia documental secundaria es la remisión de documentos del archivo central al archivo histórico para su
conservación permanente, cuando adquieren valores secundarios.

3. Explique la diferencia entre transferencias regulares e irregulares.

Rta: Las transferencias regulares son aquellas que, planificadas mediante un calendario, siguen las prescripciones y
normativa de envío de la documentación y adjuntan las relaciones de entrega de dicha documentación debidamente
complementadas.
Y las transferencias irregulares son aquellas que se llevan a cabo excepcionalmente para recoger documentos de
unidades administrativas o archivos que sufren algún tipo de contingencia (inundaciones, mala gestión archivística,
derrumbes, etc.). En este tipo de transferencia los documentos llegan en la mayoría de los casos desorganizados y sin
una relación de entrega.

4. Con base en el ciclo vital de los documentos, ¿Cuáles son los valores primarios y secundarios? de ejemplos de cada
uno.

Rta: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición
final.

Valores primarios: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que
cumplen sus fines administrativos, técnicos, fiscales, legales y/o contable.

● Valor administrativo: Plan de capacitación, memorando, bitácoras.

● Valor legal: Contrato, convenios, acuerdos.
● Valor fiscal: Declaraciones tributarias, órdenes de pago, impuestos federales.
● Valor contable: Comprobantes de egreso, nóminas de pago, pólizas.
● Valor técnico: Investigaciones, proyectos.
 Valor secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y
cultural, deben conservarse en un archivo.

● Valor histórico: Resoluciones, actas de constitución, historias laborales.

● Valor cultural: Estudios de impacto social, ordenanzas, decretos.
● Valor científico: Testimonios, escrituras.

5. Investiga la normatividad vigente para las transferencias documental, y diga el concepto de cada una.
 Rta: Ley 594 del 2000 Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.
 Decreto 1382 de 1995
Tablas de retención documental y transferencias al archivo general de la nación por entidades del orden nacional del
sector central de la rama ejecutiva.
 Decreto 998 de 1997
Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la
rama ejecutiva.
 Acuerdo 08 de 1995
Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al archivo nacional de la
nación.
 Resolución 147 de 1997. Crea el comité de transferencia de la documentación histórica al archivo general de la
nación.
 Acuerdo 039 de 2002
Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo
24 de la ley 594 del 2000.
 Acuerdo de 09 de 1995
Por el cual se reglamenta la presentación de las tablas de retención documental al archivo general de la nación, ordenado
por el Decreto de 1382 de 1995.
 Circular de 028 de 2000
Adopción tablas de retención documental.
 Acuerdo 006 de 1996
Por el cual de crea el comité evaluador de documentos del archivo general de la nación.

6. ¿Qué beneficios obtiene la empresa al implementar las transferencias documentales?

 Rta: Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.

Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y
por consiguiente de respuesta.

 Ahorro de Costes. En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no está en
papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar, …)

 Ahorro de Tiempo. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de
descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y
recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además, al ser ya
un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos
físicos.

 Mejora del ROI. Numerosos estudios ya realizados demuestran que existe una mejora del ROI al implantar un
gestor documental ya que se reducen los costes, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las
demandas documentales de la organización mejorando la productividad.

 Homologación. En muchas ocasiones una misma tarea puede ser realizada de diferentes maneras por
diferentes personas, departamentos… que imposibilitan poder medirlas de una forma eficaz. Con un gestor
documental que administre tus procesos, se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las
tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la empresa, esto permitirá poder cuantificar los resultados
de dichas tareas. Además si estas tareas se generan desde el gestor documental, llegará el momento que
todos los trámites dentro de la organización sean electrónicos, desapareciendo en gran medida el papel.

 Mejora en los procesos. La automatización de los procesos permite el control del propio proceso y de los
documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión. Esto provoca un
 aumento de la eficacia del trabajador además de poder gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los
procesos de trabajo de la empresa.

 Cumplimiento de las normativas de seguridad. Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el
cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo, ya están diseñados para el cumplimiento de la
LOPD (Ley de Protección de Datos) a través del acceso controlado al repositorio. A día de hoy
nuestro BKMplus también cumple las ISO referentes a la descripción y gestión de la documentación,
incluyendo la que ya es electrónica. (ISO 15489 – ISO 27001- ISO 30300 – ISO 30301, Esquema Nacional
de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Ley 11/2007)

 Reducción del riesgo profesional. Manejar grandes volúmenes de papel implica un riesgo de perderlo,
duplicarlo, el deterioro… e incluso siniestros… y si hablamos de documentación sensible o restringida con
mayor razón. Un buen sistema de gestión documental, como BKMplus, tiene las medidas de solución antes
estos riesgos, con la premisa de decir adiós al papel.

 Movilidad. La incesante y continua mejora de las tecnologías ha determinado que la movilidad sea un
elemento indispensable en el día a día, es decir, estar conectados en cualquier momento y en cualquier
lugar. Y el mundo empresarial y documental tampoco escapa a esto, por lo que nuestro gestor documental ya
está desarrollado como plataforma 100% web para poder adaptarse y cumplir con este requisito, pudiendo
acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.

 Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. El empuje de las nuevas tecnologías y la clara
tendencia actual es llegar a la oficina sin papeles y que todos los documentos desde que nacen sean
electrónicos. El veloz ritmo innovador de estas permite y a la vez impiden la consecución de ese objetivo.
Unas de las grandes incógnitas a día de hoy es la preservación y conservación a largo plazo de los formatos
de los documentos que ya se generan electrónicamente en cumplimiento con las leyes de conservación y
más importante, recuperación futura del contenido de las mismas. La existencia de esta plataforma, y poder
contar con ella dentro de tu gestor documental, supondría saber que tu información estará disponible durante
todos los años de vida del documento a salvo de los cambios tecnológicos que se produzcan en ese tiempo
ya que asegurará el contenido de los mismos independientemente del momento de recuperación y del
formato con el que se conservó.

7. ¿Cuál es el objetivo principal de las transferencias documentales?

Rta:
- Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
- Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
- Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
- Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de acumulación de documentos en las dependencias e instituciones
productoras.
- Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo
histórico institucional.
- Guardar la documentación en las mejores condiciones de conservación.
8. Defina: TRD, TVD, FUID, acta de entrega, expurgo, unidad de conservación.
Rta:
- TRD: Tabla de Retención Documental:
cuales se caracterizan por ser una herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la información y su
respectiva tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los documentos, así como su disposición final. Es decir,
por medio del control y el reconocimiento de la información y de la estructura organizacional, se categorizan, seleccionan y
organizan los diferentes documentos a fin de establecer sus tiempos de conservación en archivo y los procesos a seguir
cuando su ciclo de vida haya terminado.

- TVD: Tablas de Valoración Documental:

Son un listado de asuntos o series y subseries documentales a los cuales se les determina un tiempo de permanencia en el
archivo central, así como su disposición final, y se elaboran y aplican a los documentos ya producidos y que han pasado a su
segunda o tercera etapa, es decir, a documentación semiactiva de uso administrativo y legal ocasional o inactiva que ha
dejado de emplearse con fines legales o administrativos.
- FUID: Formato Único de Inventario Documental:

se presenta la relación de documentos proyectados a eliminar y aprobados por cada oficina productora por
duplicidad.

- Acta de entrega:

Es el documento mediante el cual el Concesionario hace entrega a la Entidad recibe a satisfacción los bienes, las
obras, o los servicios objeto del contrato dentro del plazo contractual.

- Expurgo:

consiste en un proceso mediante el cual se seleccionan determinados documentos de la colección de la

Biblioteca/CRAI para retirarlos de la misma de forma definitiva o pasarlos a una zona de almacenamiento.

- Unidad de Conservación:

Es el medio físico utilizado para almacenar y conservar los documentos, pueden ser las carpetas, las cajas y los
libros o tomos.

9. ¿Qué es una referencia cruzada?

Rta: : Se utiliza para hacer alusión a un documento que se encuentra en formato diferente al papel que
hace parte de la serie o subserie correspondiente y que se ubica en otro lugar
10. Define que son los instrumentos archivísticos, y cuales se utilizan en una
Transferencia documental.
Rta: Instrumentos Archivísticos:
Los instrumentos archivísticos son todas las herramientas que ayudan a la
ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión
documental, ya que facilitan el manejo optimizado de los documentos, su
clasificación, categorización, verificación y ordenamiento al interior de las
empresas y entidades. Esto garantiza tener un control detallado sobre los
documentos, su destino, tratamiento y disposición final.

Los instrumentos archivísticos son:

 Cuadro de clasificación documental CCD.

 Tabla de Retención Documental TRD.
 Programa de gestión documental PGD.
 Plan institucional de archivos PINAR.
 Formato único de inventario documental FUID.
 Modelo de Requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos
electrónicos de archivo.
 Banco terminológico de tipos, series y sub series documentales BANTER.
 Tabla de control de acceso TCA.

11. ¿Qué es un comité de archivo, y quienes lo conforman?

Rta: es un órgano interno de la Administración Municipal, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados
con la organización, manejo y control de los documentos.

Lo conforman:
- El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de
 forma mediata el archivo de la entidad (secretario general o subdirector Administrativo, entre otros)
o su delegado.
- El jefe de la Oficina Jurídica o su delegado
- El jefe de la Oficina de Planeación o su delegado
- El jefe de la Unidad de Organización y Métodos o su delegado
- El jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el jefe de la unidad administrativa
u operativa del archivo
12. ¿Qué es un plan de transferencia documental?
Rta: Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central (Transferencia Primaria), y de este al
histórico (Transferencia Secundaria), de conformidad con las Tablas de Retención – TRD y de la Tabla de
Valoración Documental – TVD, vigentes.
13. ¿Qué es un cronograma de transferencia?
Rta: El cronograma de transferencia, para cada una de las diferentes dependencias indica la fecha en que se deben
transferir los expedientes, que han cumplido su gestión administrativa, al archivo central de la identidad. Las políticas y
procedimientos establecidos para la trasferencia documental, desde los archivos de gestión al archivo central son de obligatorio
cumplimento por parte de los funcionarios de todas las áreas.
14. ¿Qué se requiere para realizar una transferencia documental?
Rta: - Plan y Cronograma de Transferencia.
- Tiempo de retención estipulados.
- Preparación física de la documentación.
- Limpieza de la documentación
- Eliminación del material metálico
- Identificación del material afectado por el biodeterioro
- Revisión y foliación
- Unidades de conservación y Re almacenamiento
- Diligencionamineto del formato único del inventario documental
15. ¿Cuáles son los pasos para realizar una transferencia documental primaria?, explique cada uno de ello.
Rta: 1. Tener en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales.
2. Prepare la transferencia documental, teniendo en cuenta lo estipulado en la TRD.
3. Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben transferirse.
4. Realice los procesos técnicos de clasificación, ordenación y descripción.
5. Retire todos aquellos documentos que no hacen parte del expediente (formatos, hojas en blanco, fotocopias
cuando no hagan parte del expediente).
6. Incorporar en cada carpeta el volumen de folios adecuado.
7. Ordene las carpetas y luego proceda a enumerarlas de (1) hasta (n).
8. Registro los datos completos en el Formato Único de Inventario Documental-FUID
9. Imprimar el original y la copia del inventario y remita con memorando al área de Gestión Documental o quien
haga sus veces.
10. Se realiza la verificación de la totalidad de la transferencia en presencia de las dos partes.
11. Si cumple con los requisitos técnicos, el encargado del Archivo Central le dará la ubicación física de la
transferencia.
12. Si no cumple con los requisitos técnicos, se devolverá toda la transferencia para su revisión y ajuste.

Fecha de entrega: 14/06/23

GFPI-F-019 V3