MICROSOFT OFFICE

Ángela Baltazar-SEXTO
Contenido
Microsoft office Word ..................................................................................................................... 3
Microsoft Word ............................................................................................................................... 5
Microsoft Power Point .................................................................................................................... 8
Microsoft Excel .............................................................................................................................. 11
Microsoft Publisher ....................................................................................................................... 14
Microsoft Access ........................................................................................................................... 16

Ángela Baltazar-SEXTO
Microsoft office Word
La suite de programas ofimáticos Microsoft Office no solo es la
primera opción entre muchos usuarios de Windows: gracias a las
versiones para macOS, iOS y Android, así como a una variante
web reducida para todos los navegadores comunes, esta
solución es muy conveniente para todo tipo de usuarios, sea
cual sea el sistema operativo que utilicen. Microsoft ha
establecido estándares con programas de Office como Word
(procesamiento de textos), Excel (hojas de cálculo), PowerPoint
(presentaciones) o Outlook (Gestor de correo electrónico y
citas), por lo que las herramientas individuales se caracterizan
tanto por la simple orientación del usuario como por su amplia
gama de funciones. El uso de la edición actual, que se
distribuye bajo el nombre "Office 365", requiere la una
suscripción mensual (a partir de 7 euros al mes) o la compra
única de una licencia (solo disponible con el paquete "Office
Home & Student").
Microsoft Office es un paquete de aplicaciones, servidores y
servicios desarrollado por Microsoft. La primera vez que se hizo
mención pública de Microsoft Office fue cuando Bill Gates,
fundador de Microsoft, lo presentó en la COMDEX de Las Vegas
en 1988. Esta primera versión de Office ya incluía aplicaciones
como Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint,
que con los años se han vuelto herramientas básicas para los
trabajadores de todo el mundo, llegando a ser utilizados por
más de 1.000 millones de personas.

La última versión de Microsoft Office disponible es Office 2016,

lanzada al mercado el 22 de septiembre de 2015, que sucede al
Microsoft Office 2013.

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Entre las novedades más llamativas que incluye esta versión
destacan la posibilidad de guardar, abrir y modificar archivos
alojados en la nube trabajando directamente desde el
escritorio; nuevas herramientas de búsqueda en aplicaciones
como Word, Excel y PowerPoint; o la opción de firmar como co-
autores en tiempo real de aquellos usuarios que trabajen
conectados a través de Office Online.

Historia de Microsoft Office

La relación de Microsoft con los paquetes de ofimática no
empezó directamente con Microsoft Office, sino que
previamente ya había experimentado con diversas aplicaciones
que desarrolló para que fuesen utilizadas por los usuarios de
Macintosh. Así, resulta imposible no mencionar a Microsoft Works
(1986) como un claro precedente de Office. En este programa
ofimático ya se incluían diversos funciones que luego se harían
muy populares como la hoja de cálculo, el procesador de texto
o un sistema de bases de datos.

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Microsoft Word
Esta herramienta es útil para crear una amplia variedad de
documentos profesionales de forma rápida y sencilla. Además,
es una de las más populares en la actualidad.

Microsoft Word se puede utilizar para producir muchos tipos de

documentos por sus múltiples características y herramientas.

En teoría, Microsoft Word es un procesador de textos, lo que

quiere decir que es una aplicación que usa para «procesar» –
formatear, manipular, guardar, imprimir, compartir – un
documento basado en texto.

Microsoft Word es posiblemente el procesador de textos más

popular del planeta. Eso es porque es parte de Office Suite de
Microsoft, que está instalado en mil millones de dispositivos en el
mundo. Tanto para principiantes como para usuarios
avanzados, Word sigue siendo el mejor procesador de textos del
mundo. Sus funciones intuitivas le permiten crear documentos
visualmente atractivos y efectivos de forma rápida.

Microsoft Word también incluye opciones como el corrector

ortográfico, corrector gramatical, formato de texto y fuentes,
soporte HTML, soporte de imágenes, diseño de página
avanzado y más. Microsoft Word puede revisar su gramática y
ortografía, así como la complejidad de su escritura. Word utiliza
pruebas lingüísticas como la prueba Flesch Reading Ease, que
calcula una puntuación en una escala de 100 puntos. Cuanto
mayor sea el número, más fácil de entender.

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Para revisar la historia de Microsoft Word tenemos que ir muchos
años atrás, cuando Word 1.0 para Windows se lanzó en 1989.
Este fue uno de los primeros procesadores de texto que ofreció
una interfaz WYSIWYG (What You See Is What You Get o lo que
ves es lo que obtienes en español).

Esta combinación de facilidad de uso y características robustas

lo convierte en el procesador de texto de referencia tanto en
hogares como en oficinas en la actualidad. Ahora también está
disponible para el sistema operativo Mac, así como una versión
basada en web a través de una suscripción a Office 365.

Microsoft Word ofrece muchísimas posibilidades de crear

documentos personales y profesionales más allá del simple texto
que creamos desde 0. Por ejemplo, puede hacer uso de
plantillas diseñadas por profesionales para darle una mejor
apariencia. Con estas plantillas podrá crear informes,
propuestas, boletines, folletos, catálogos, volantes, CVs, tarjetas
de visitas, facturas, recibos, paquetes de productos, etiquetas,
invitaciones, tarjetas de regalos, entre otros.

Microsoft Word es compatible con muchos otros programas,

siendo el más común los otros componentes de la suite de
Office.

Microsoft Word ha evolucionado a lo largo de los años con

suscripciones en línea que ofrecen acceso en múltiples
dispositivos, así como una versión gratuita de Word basada en la
nube. Por esto, sigue siendo la herramienta de referencia para

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producir documentos importantes: es confiable, personalizable y
tiene muchas funciones integradas.

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Microsoft Power Point
Es un potente software de presentación desarrollado por
Microsoft. Es probablemente la herramienta más popular a la
hora de hacer presentaciones, por lo que es usado en todo el
mundo, por empresas grandes y pequeñas.

Microsoft Power Point es un componente estándar del software

de la suite Microsoft Office de la empresa y se incluye junto con
Word, Excel y otras herramientas de productividad de Office, lo
que ha ayudado a su popularidad.

En Microsoft Power Point se presentan diapositivas para transmitir

información con elementos en multimedia. Este programa se
utiliza para crear presentaciones comerciales complejas,
esquemas educativos simples y mucho más.

Microsoft Power Point fue desarrollado por Dennis Austin y

Thomas Rudkin y se suponía que se llamaría Presentador, pero el
nombre no se adaptó debido a problemas de marcas
registradas, por lo que fue rebautizado como Power Point en
1987 como sugirió Robert Gaskins.

En agosto del año 1987, Microsoft compró Forethought por $ 14

millones y lo convirtió en su unidad de negocios de gráficos,
donde la compañía continuó desarrollando el software.

Fue años después, el 1990, cuando se presentó la primera

versión junto a Windows 3.0. Era bastante básico, con opciones
de personalización limitadas y solo permitía la progresión de la
diapositiva en una dirección, hacia adelante.

Ángela Baltazar-SEXTO
Sin embargo, Power Point se convirtió rápidamente en una de
las marcas comerciales más icónicas y la primera adquisición
importante de Microsoft. Incluso hoy en día, posee hasta el 95
por ciento de la participación de mercado del software de
presentación.

Las funciones de Microsoft Power Point

Microsoft Power Point permite a los usuarios crear

presentaciones ricas con opciones multimedia y constituidas por
una serie de diapositivas. Dado que está completamente
integrado con las otras herramientas de la suite de Microsoft
Office, se puede importar contenido creado con Excel o Word a
PowerPoint, así como otros medios como imágenes, audio y
videoclips.

Además, presenta una serie de plantillas para proporcionar al

usuario diseños predefinidos para diferentes propósitos.

Durante una presentación de Microsoft PowerPoint, el

presentador tiene la libertad de definir el ritmo controlando el
flujo de las dispositivas manualmente o haciendo que se cambie
a intervalos preestablecidos.

Microsoft Power Point experimentó un cambio muy significativo

en Power Point 97, cuando agregó efectos de transición

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predefinidos y permitió al usuario programarlos apropiadamente
para que las diapositivas pasaran automáticamente. Esto le
permite al presentador seguir una progresión predefinida y
continuar con la presentación sin detenerse para cambiar o leer
las diapositivas.

En versiones anteriores, las presentaciones se guardaban solo

como formato .pptx estándar. Sin embargo, las versiones más
recientes de 2013 y 2016 permiten a los usuarios guardar
presentaciones en diferentes formatos, como imágenes (JPEG,
GIF, PNG, etc.), videos (WMV o MPEG-4) o texto (PDF).

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Microsoft Excel
MS Excel o simplemente Excel es un software de aplicación
publicado por la empresa Microsoft, que brinda soporte digital a
las labores contables, financieras, organizativas y de
programación, mediante hojas de cálculo. Forma parte del
paquete Microsoft Office, que contiene diversos programas de
oficina como Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, etc.

Excel es posiblemente el programa más popular de su área en

el mundo entero, publicado en diferentes versiones y
actualizaciones desde su primerísima aparición en 1985.

Entre su oferta de capacidades está la gestión de tablas,

formatos y fórmulas matemáticas, así como funciones pre
programadas, y su correspondiente conversión a gráficos de
diversa naturaleza.

Su nombre fue sujeto a controversia cuando otra empresa, que

ya poseía un software llamado Excel, ganó una demanda
contra Microsoft obligándolos a usar su nombre como parte del
de la aplicación, naciendo así MS Excel, a menudo nombrado
mediante el uso de las letras XL, por su sonido en inglés. Con el
tiempo, no obstante, Microsoft compraría la marca a su
empresa rival y conquistaría todas las formas de nombre del
producto.

Este programa pertenece a Microsoft bajo licencia comercial

de uso y funciona bajo los entornos operativos de Windows,
Macintosh y algunos otros, en diversos idiomas. Sin embargo,
existen versiones paralelas como el paquete de código abierto

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Open Excel o Libre Excel, pertenecientes a Open Office o Libre
Office respectivamente.
El antecesor directo de Excel fue un programa de manejo de
hojas de cálculo publicado por Microsoft en 1982, de nombre
Multiplan, que fue sumamente popular en ciertos sistemas, pero
no lo suficiente para superar al Lotus 1-2-3 de Lotus
Development, una empresa competidora comprada por IBM en
1996.

En 1985 apareció la primera versión de Excel para Mac, y la

primera para Windows en 1987, dándole a la aplicación la
ventaja sobre el Lotus 1-2-3, que tardó mucho en migrar hacia
dicho entorno virtual. Así, Excel se convirtió paulatinamente en
el programa de hoja de cálculo por excelencia para PC,
superando incluso al popular Quattro Pro de la empresa
Borland.

Desde entonces, Excel ha ofrecido a su público una versión

actualizada cada dos años, más o menos, hasta alcanzar las
versiones actuales, que son la v16.0 (Excel 2107). En el caso del
Sistema Operativo OS/2, la versión en vigencia es la 3.0, de 1991.

Como se ha dicho, Excel es un sistema de hojas de cálculo, esto

es, de planillas de gestión de información de manera ordenada
y sistemática, permitiendo la automatización de operaciones
lógicas (aritméticas, geométricas, etc.) y facilitándole la vida a
los contadores, financieros, gestores de información e incluso a
quienes trabajan con listas.

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Se trata de una aplicación versátil, útil sobre todo para elaborar
tablas, gráficas y otras operaciones de representación de la
información, a partir de una matriz virtualmente infinita de filas y
columnas en las que pueden introducirse y personalizarse los
datos. Además, Excel cuenta con un sistema de macros o
fórmulas automatizadas, que permiten también su empleo con
fines de algoritmos y programación.

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Microsoft Publisher
Denominado formal y oficialmente como Microsoft Office
Publisher , es una aplicación de autoedición de Microsoft
Corporation. Generalmente, se lo considera como un programa
netamente para principiantes que se diferencia ciertamente del
popular procesador de textos Word porque el Publisher
especialmente hace hincapié en el diseño y la maquetación de
páginas antes que en el proceso y la corrección de los textos tal
lo que ocurre con Word.

Básicamente, el Publisher ayudará a quien lo emplee a crear,

personalizar y también compartir muy sencillamente una amplia
variedad de publicaciones y material de marketing. El mismo
dispone de una enorme variedad de plantillas instaladas y por
otro lado, también descargables desde el sitio web para de esta
manera facilitar el proceso de diseño y de maquetación.

Respecto del porqué el Publisher solamente tiene una muy

pequeña porción del mercado esto se debe exclusivamente a
que se trata de un segmento liderado por aplicaciones como
ser Adobe inDesign y QuarkXpress. El Publisher ha sido
históricamente menor apreciado por los centros gráficos y de
impresión en comparación a las aplicaciones que recién
mencionábamos, por tanto, es que su participación en el
mercado es realmente pequeña.

Pero esta no ha sido la única razón de su poca apreciación, sino

que también el hecho de ser una aplicación de nivel de
entrada empeora sus limitaciones, especialmente en los casos

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de las versiones más antiguas, que por ejemplo, no permiten ver
disponibles algunas fuentes, no pueden mostrar objetos
incrustados en otras computadoras, transparencias, sombreados
de objetos y exportar directamente a formato PDF.

De todos modos, vale destacar, que las versiones más recientes

de Publisher, tales como Microsoft Publisher 2007 presentan una
mayor capacidad en lo que respecta a la separación y
procesamientos de varios niveles de colores, asimismo permite
exportar archivos en formato PDF con la posibilidad de incrustar
las propias fuentes tipográficas dentro de ellos, aunque ojo, esta
aplicación solamente se podrá descargar desde el sitio web.

A pesar de los contras y de los pros, Microsoft Publisher se

encuentra dentro de la lista de programas de alta gama de
Microsoft Office. Su uso es muy común y útil en las pequeñas
empresas que no suelen disponer de profesionales dedicados al
diseño y la maquetación de páginas y documentos.

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Microsoft Access
Es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite
ofimática Microsoft Office en su versión profesional. Y es una de
esas aplicaciones que por desconocimiento la mayoría de las
veces nunca abrimos pero ¿Realmente que es, para que sirve y
que podemos hacer con Microsoft Access?

La definición propia de Access es que es una base de datos,

pero definir en toda su amplitud el concepto de base de datos
es complicado, así que voy a intentar simplificarlo con los
siguientes ejemplos:

El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en

una base de datos para poder buscar fácilmente un libro.
Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa
podemos guardarlas en una base de datos y con un par de clic
de ratón buscar la que necesitemos.
El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden
guardar en una base de datos para poder analizar a golpe de
ratón y en segundos los costes de las mismas, la rentabilidad del
vehículo, etc.
La gestión de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en
una base de datos, ingresos, gastos, recibos, préstamos, todo
bien organizado y que nos permita de forma cómoda introducir
los datos y con un golpe de ratón visualizar informes de nuestras
cuentas.
En mi empresa, el control del almacén podemos llevarlo con
una base de datos, entradas, salidas, stock, albaranes, facturas,
todo ello desde una sola base de datos.

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En mi empresa, la gestión de una campaña de marketing
podemos dirigirla y analizarla con una base de datos donde
introducir toda la información, gastos, contrataciones, impresos,
anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.
Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores,
aulas, cursos, exámenes, evaluaciones, matriculaciones,
recursos, eventos, nóminas, etc, todo ello desde una base de
datos.
Como ves, ese programa que tienes instalado en el ordenador y
no sabes para que sirve acaba de abrirte un abanico de
posibilidades casi infinitas pero ¿Todo esto será difícil de hacer,
no? pues depende, Microsoft siempre piensa en sus clientes y
nos ofrece una herramienta muy cuidada y a la vez que sencilla
para proyectos pequeños pero también esconde muchísimas
características para usuarios avanzados que quieran
embarcarse en un gran proyecto.

¿Has visto un programa comercial de facturación? pues eso es

una base de datos. ¿Y no te gustaría diseñar tu propio
programa de facturación adaptado a tus necesidades e ir
mejorándolo según te vaya haciendo falta sin necesidad de
invertir ingentes cantidades de dinero en caros programas
comerciales? pues eso es Access. Diseñado para ti, mente
inquieta.

Para muchos de los proyectos descritos Access ofrece una serie

de plantillas que con apenas unos clics de ratón tendremos
funcionando nuestra base de datos. Para proyectos más
complejos proporciona un montón de asistentes que con cuatro
preguntas tienes un botón que abre un informe, o añade un
registro a tu base de datos o simplemente cierra el programa.

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Pero si eres un usuario aventajado Access también te ofrece
herramientas de programación avanzada, puedes saltarte la
sencillez de los asistentes e ir directamente a programar en
Visual Basic, herramienta que se incluye dentro de Microsoft
Access, y que te va a permitir dar rienda suelta a tu imaginación
hasta límites inimaginables.

Gracias a su facilidad de uso permite un aprendizaje escalable,

porque una vez la pruebas, y entiendes su funcionamiento, es
como una droga, te engancha.

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