TÍTULO 9

DISPOSICIONES
ESPECIALES
ACUERDO 001 DEL 2024
ÍNDICE
1. CAPÍTULO 1
2. CAPÍTULO 2 - CAPÍTULO 3
3. CAPÍTULO 4 - CAPÍTULO 5
4. CAPÍTULO 6 - CAPÍTULO 7
 DISPOSICIONES ESPECIALES CAPÍTULO 1
Se refiere a los Archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
CRITERIOS PARA LA INDENTIFICACION Y VALORACION Y REGLAMENTOS RELATIVOS
Artículo 9.1.1.
Establece instrucciones para aplicar los instrumentos archivísticos, a la
información y documentos que tienen que ver con los Derechos Humanos y
Derecho Internacional Humanitario
Serán considerados documentos que tienen que ver a los Derechos Humanos, aquellos como
1.los que muestren vulneración de derechos
2. Dar garantía al restablecimiento individual y colectivo de los Derechos Humanos o a los
deberes correlativos.
3. dar actuación a las obligaciones constitucionales y legales de los Derechos Humanos.
4. que haya una evolución de los derechos conforme al ordenamiento jurídico colombiano.
Artículo 9.1.1.2. Criterio Orgánico –
relacionado con la protección, garantía, y restablecimiento de los
Derechos Humanos, así como la ejecución y cumplimiento a través de
programas y proyectos

Artículo 9.1.1.3. Criterios de contenido.

La información relativa a los Derechos Humanos contenida en los
documentos y los archivos se tendrán en cuenta para:
1. cumplimiento de funciones en torno a los Derechos Humanos a través
de planes, programas y proyectos.
2. Testimonios importantes de relevancia social
3. datos e información de historia en materia de Derechos Humanos, que
puedan servir para la investigación.
SECCIÓN 2
identificación de documentos referente a la violación de los
Derechos Humanos, y Derecho Internacional Humanitario,
ocurridas por el conflicto armado interno.

Artículo 9.1.2.1. Criterios para la identificación.

identificar archivos referente a violaciones a los Derechos Humanos y el
Derecho Internacional Humanitario, teniendo en cuenta el Protocolo de
gestión documental de los archivos y todo lo ocurrido por el conflicto
armado emitido por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado y el Centro Nacional de Memoria Histórica, en el marco de lo
ordenado por la Ley 1448 de 2011 “Por la cual se dictan medidas de
atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto
armado interno y se dictan otras disposiciones.".
Artículo 9.1.2.2. Valoración documental.
conservación permanente de documentos relacionados con
crímenes de lesa humanidad y violación a los Derechos
Humanos y Derecho Internacional Humanitario.

Artículo 9.1.2.3. Ajustes para garantizar la disponibilidad de

documentos que sirvan para la reparación de víctimas,
Artículo 9.1.2.4. Medidas de protección de los archivos.
Custodiar y controlar los documentos de archivo para información
referente a violaciones a los Derechos Humanos, y derecho
Internacional Humanitario, verificarán que se apliquen las medidas de
protección establecidas en el “PROTOCOLO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
artículo 2.8.2.2.4. del Decreto 1080 de 2015
los servidores públicos y contratistas, entregarán un
inventario de los documentos de archivo a su cargo,

Artículo 9.1.2.5. Acceso a documentos relativos a los

Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario o
Lesa Humanidad.
. Artículo 9.1.2.6. Integridad de los fondos documentales para
mantener la integridad, veracidad, autenticidad y fidelidad de
los documentos de archivo referente a violaciones a los
Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Artículo 9.1.2.7. Convenios y contratos nacionales e
internacionales.
Los convenios y contratos de personas naturales o
jurídicas, nacionales y extranjeras, en lo relacionado a
investigaciones relacionadas con Derechos Humanos y el
Derecho Internacional Humanitario en Colombia.

Artículo 9.1.2.8. Articulación con entidades públicas para la

protección referente a violaciones a los Derechos Humanos,
y Derecho Internacional Humanitario
 CAPITULO 2 CAPITULO 3
ARCHIVOS FOTOGRAFICOS RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES
SONOROS Y AUDIVISUALES
Establecer el procedimiento archivistico que debe seguirse para al
El objetivo principal es establecer criterios construccion de los expedientes en caso de perdida total,los primeros
tecnicos y administrativos especificos para la pasos son la determinacion de la perdida total y verificacion de que archivos
o documentos cuenta con respaldo.Identificacion de los archivos que tienen
organizacion gestion y conservacion de archivos
que ser intervenidos y posteriormente reconstruidos.
fotograficos sonoros y audivisuales para los
fondos coleccionista de documentos fotograficos Tambien se debe de contar con instrumenos para facilitar dicha
sonoros y audivisuales se deben diligenciar los reconstruccion de expediente como lo pueden ser inventarios documentales
,cuadros de clasificacion ,sistemas de registro y control.
formatos de descripcion en el anexo
8,anexo,9,anexo10. Los documentos sonoros y informar a la entidad propietaria de la informacion lo cual dejara constancia
audiovisuales en soportes o medios analógicos de la perdida de expedientes.
están necesariamente vinculados y unidos a un
Elaborar diagnostico integral de los expedientes para dterminar los que se
tipo específico de soporte. De esa relación
deben intervenir y reconstruir
indivisible entre el soporte y la grabación se
obtiene su calidad, su estética, su integridad, su Los secretarios generales de las entidades deben de raalizar un seguimiento
originalidad y algunos de los criterios para su periodico del avanze de la reconstruccion de los expedientes.
valoración, si son documentos de conservación
La reconstruccion de los expedientes se obtienen las copias de los
permanente, por sus valores históricos, documentos obtenidos debidamente certificadas o auntenticadas segun el
tecnológicos o estéticos. casose procedera a conformar los expedientes dejando constancia
mediante el acto administrativo del procedimiento realizado.
 CAPITULO 4 CAPÍTULO 5
EXPEDIENTES PENSIONALES HISTORIAS LABORALES
El objetivo principal es el de establecer lineamientos que La Historia laboral se debe conformar con los tipos
deben seguir los operadores del sistema general de documentales mínimos establecidos para la serie
pensiones y las entidades que tienen a su cargo documental, descrita en el Banco Terminológico, el
resoluciones pensionales. acceso a esta información es restringida solo para
personal autorizado y lleva un estricto control de
En base a esto se busca mejorar los siguientes consulta.
aspectos.,consulta de el expediente pensional los
encargados de este deben facilitar el acceso y entregar El cierre de la Historia Laboral se determina una vez
informacion requerida a los usuarios manteniendo la cumplido todo el trámite administrativo establecido para
reserva legal que haya lugar. el retiro y pago de las prestaciones sociales definitivas del
Loa encargados del expediente pensional deben funcionario. Para las historias laborales se recomienda un
implementar medidas y mecanismos apropiados para la tiempo de retención de dos años en archivo de gestión
proteccion de los documentos.En la dispocicion final se contados a partir de la desvinculación del funcionario de
deben de realizar el proceso de valoracion del expediente la entidad. Una vez se ha realizado la transferencia al
pensional en cualquier etapa y resgistro en respectivas Archivo Central se recomienda un tiempo de retención
tablas de retencion documental o tablas de valoracion mínimo de ochenta años (La entidad podrá aumentar el
documental con el fin de determinar un mecanismo apto tiempo de retención de las historias laborales en archivo
para su conservacion el tiempo de retencion es de minimo de gestión y archivo central de acuerdo con sus
20 años. necesidades, pero no podrá reducir el tiempo de
retención).
 CAPÍTULO 6 CAPÍTULO 7
LICENCIAS URBANÍSTICAS Y DEMÁS DOCUMENTOS QUE SE
CÁMARAS DE PRODUCEN EN EJERCICIO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA ASIGNADA
A LOS CURADORES URBANOS POR MANDATO LEGAL.
COMERCIO
Entiéndase archivísticamente por registro Para la transferencia documental se deben establecer las series y subseries documentales que
público, el conjunto de documentos, en deban ser entregadas a la autoridad de planeación municipal o distrital, o la entidad que haga
cualquier soporte físico o formato electrónico, sus veces, sin importar el soporte físico o formato electrónico, deben identificarse en la casilla
administrados por las Cámaras de Comercio en de procedimiento de las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental.
ejercicio de las facultades legales, respecto de Dicha entrega se realizará conforme al procedimiento establecido por la autoridad municipal o
los cuales la ley exige su inscripción, se deben distrital y conforme a los tiempos de retención documental indicados por el Gobierno Nacional.
identificar las series y subseries documentales,
acorde con los principios y procesos En los casos de pérdida de la calidad de curador urbano o suspensión temporal o definitiva, se
archivísticos. procederá de la siguiente manera para la entrega de los archivos:
1.Cuando hay un cambio de curador urbano, la entrega de licencias urbanísticas y otras
La eliminación de aquellos documentos que actuaciones relacionadas debe hacerse personalmente al nuevo curador. Se hará mediante acta
iniciaron trámites con fines registrales ante y se anexará el inventario documental de los expedientes.
Cámara de Comercio que no concluyeron en una 2. El curador urbano saliente deberá entregar toda la documentación debidamente ordenada,
operación de registro, no requieren su foliada, con hoja de control o índice electrónico e inventario documental en unidades de
conservación permanente y, en consecuencia, conservación, a quién se haya posesionado en su reemplazo, describiendo la etapa en la que
podrán ser eliminados cumplido un (1) año quedan los expedientes.
después de ejecutoriado el acto administrativo 3. En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia definitiva por cualquier causa del
que decreta el desistimiento tácito, para lo cual curador urbano, un auditor, dos testigos designados por la autoridad municipal o distrital
se debe cumplir con el procedimiento de competente y la persona que asuma sus funciones, procederán a levantar un acta de entrega y
eliminación establecido en el presente Acuerdo. recibo dejando constancia del estado en que se encuentran los archivos.
MUCHAS
GRACIAS