Acuerdo 002 de 2004

ESTADO DE VIGENCIA
Derogado
por el Acuerdo 001 de 2024
___________________________________________________
ACUERDO No. 002
(Enero 23 de 2004)
“Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos
acumulados”
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley
General de Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO
Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 8 dispone que “Es obligación del
Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la
Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios
para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación
de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva
“ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.
Que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada,
en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración
en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
Que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los

archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de
los documentos y la normatividad archivística.
Que los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos
que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.
Pasada su vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de
la identidad nacional.
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General de la Nación el 15-01-2025 13:02:46
ACUERDO 002 DE 2004 | 1
Que se hace necesario establecer los lineamientos básicos para la organización de los
fondos acumulados de las entidades del país.
ACUERDA
ARTICULO PRIMERO.- Establecer los lineamientos básicos que deben seguir las
entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen
funciones públicas, para la organización de sus fondos acumulados y la elaboración y
aplicación de las Tablas de Valoración Documental.
ARTICULO SEGUNDO.- DEFINICIONES. Para los efectos del presente Acuerdo, se

definen los siguientes conceptos así:
CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a

la documentación producida por una institución. En él se registran jerárquicamente las
Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales.
FONDO ACUMULADO. Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos
dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de
conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos

documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de
sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a

los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final.
ARTÍCULO TERCERO.- ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS
PRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
1. Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y
conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación.
2. Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y organigramas (en
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ACUERDO 002 DE 2004 | 2
el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución de la estructura
orgánica de la institución, a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la
misma documentación, objeto de organización).
3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes
estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.
4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en la
estructura Administrativa.
5. Planta física: Verificar en las áreas de depósito y de trabajo, las condiciones ambientales, locativas y
materiales del mobiliario.
6. Conservación de la documentación: Se debe constatar si se presenta deterioro biológico, químico o
físico; también se requiere determinar en qué unidades de Continuación Acuerdo No. -2004 Página
No. 3 conservación (Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la
documentación.
SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICO
Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que
refleje la situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias
observadas; tales como, el estado de organización documental, instrumentos de
recuperación de la información (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre
otros), tipos de soporte ( papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos,), fechas
extremas teniendo en cuenta desde la más antigua hasta la más reciente y el volumen de la
documentación dado en metros lineales, entre otros.
TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO

INTEGRAL
Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos
en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades
de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del
cronograma que permita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el
presupuesto correspondiente.
En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos

relacionados a continuación:
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ACUERDO 002 DE 2004 | 3
Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo
u organismos productores.
Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las

unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al
interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros),
correspondientes a las diferentes unidades administrativas.
Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental

adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo además, la documentación
afectada biológicamente.
En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes

actividades:
Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).

Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo.
Foliación y retiro del material abrasivo. Continuación Acuerdo No. 002 -2004 Página No. 4
Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y Cajas.
Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el inventario.
CUARTA ETAPA. VALORACIÓN
Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales,

legales y técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos, científicos y culturales),
que posea la documentación. Esta valoración dará como resultado, el establecimiento de los
tiempos de retención y su disposición final los cuales quedarán plasmados en la Tabla de
Valoración Documental.
ARTICULO CUARTO.- FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.
Las entidades de la Administración Pública adoptarán el formato de Tabla de Valoración
Documental, que se adjunta en el presente Acuerdo.
Las Tablas de Valoración se elaborarán teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificación con el
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ACUERDO 002 DE 2004 | 4
fin de registrar correctamente las oficinas productoras (tanto administrativas como
misionales) y la documentación por ellas producida. Además se tendrán en cuenta otros
datos tales como la retención de la documentación y la disposición final (conservación total,
eliminación, selección), producto de la valoración.
Estas Tablas de Valoración Documental, se someterán a consideración y evaluación del

Comité de Archivo de la Entidad correspondiente. La aprobación será dada por el Comité
Evaluador de Documentos respectivo y serán de aplicación inmediata.
ARTÍCULO QUINTO. – El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y
deroga expresamente los demás que le sean contrarios.
CT = Conservación Total M = Microfilmación

E = Eliminación S = Selección Fecha:
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA. Debe anotarse el nombre de la entidad o razón social

de la entidad que produjo los documentos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe registrarse el nombre de la dependencia que

produjo la documentación en ejercicio de sus funciones.
HOJA __. Se numerará cada hoja de las TVD consecutivamente. DE___. Se

registrará el total de hojas de las TVD.
CÓDIGO N°. Se registrará el código que identifica tanto a la oficina productora como el
asunto o la serie.
ASUNTO O SERIE. Debe anotarse el nombre de los asuntos o de las series tal y como
aparece en el inventario.
RETENCIÓN. Debe registrarse el tiempo en años, que debe permanecer la documentación

en la fase de archivo correspondiente.
--
ACUERDO 002 DE 2004 | 5
DISPOSICIÓN FINAL. Debe señalarse para cada asunto o serie la opción correspondiente
de disposición final según lo indique el resultado de la valoración, marcándola con una equis
(X).
CONSERVACIÓN TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

decir, los que tienen por disposición legal o los que por su contenidos informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son Patrimonio
documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la
ciencia y la cultura.
ELIMINACIÓN. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su
valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia
para la investigación, la ciencia y la cultura.
MICROFILMACIÓN. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas

imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o
magnéticos.
SELECCIÓN. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la

documentación por medio de muestreo. Éste se entiende como la operación por la cual se
conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección
con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.
PROCEDIMIENTOS. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la

modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.
FIRMAS DE APROBACIÓN. Debe firmar el Presidente y Secretario del Comité de

Archivo de la Entidad.
FECHA. Debe registrarse la fecha en que se aprueban las TVD.
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ACUERDO 002 DE 2004 | 6

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ESTADO DE VIGENCIA

Que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los

ARTICULO SEGUNDO.- DEFINICIONES. Para los efectos del presente Acuerdo, se

CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a

ARTÍCULO TERCERO.- ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS

PRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICO

TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO

En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos

Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las

Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental

En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes

Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).

CUARTA ETAPA. VALORACIÓN

Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales,

Las Tablas de Valoración se elaborarán teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificación con el

Estas Tablas de Valoración Documental, se someterán a consideración y evaluación del

CT = Conservación Total M = Microfilmación

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO

ENTIDAD PRODUCTORA. Debe anotarse el nombre de la entidad o razón social

UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe registrarse el nombre de la dependencia que

HOJA __. Se numerará cada hoja de las TVD consecutivamente. DE___. Se

RETENCIÓN. Debe registrarse el tiempo en años, que debe permanecer la documentación

CONSERVACIÓN TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

MICROFILMACIÓN. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas

SELECCIÓN. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la

PROCEDIMIENTOS. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la

FIRMAS DE APROBACIÓN. Debe firmar el Presidente y Secretario del Comité de

FECHA. Debe registrarse la fecha en que se aprueban las TVD.

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HOJA . Se numerará cada hoja de las TVD consecutivamente. DE_. Se