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INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………3

LAS NECESIDADES DE CONOCIMIENTO EN LA EMPRESA Y EL

ARCHIVO……………………………………………………………………………….4

 DEPARTAMENTO DE VENTAS…………………………………….5
 DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL
CLIENTE……………………………………………………………….6

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y CONSULTAS DE DOCUMENTOS………..7

CONCLUSIÓN……………………………………………………………………..…..9

WEBGRAFÍA…………………………………………………….……………………10

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La gestión documental y de archivos se ha convertido en una práctica
fundamental en la actualidad. La constante captura, almacenamiento y
recuperación de ficheros hace que mantener un orden y una lógica sea clave
para asegurar una buena productividad y eficiencia. Disponer de un archivo
estructurado, clasificado y correctamente referenciado puede suponer un gran
cambio para cualquier compañía. Las ventajas de la gestión de documentos son
múltiples, pero también lo son las dudas que despierta.
Llevar a cabo una mala gestión documental y de archivos implica pérdidas para
la empresa, tanto económicas como de tiempo y organización. El mayor
problema es la falta de una política o procedimiento de almacenamiento. Esto
provoca que cada trabajador guarde los ficheros siguiendo su propio criterio,
hecho que dificulta su búsqueda y consulta por parte de terceros. Por las mismas
razones se da la duplicidad de documentos, guardados de forma repetida en
distintos directorios y con diferentes referencias por cada usuario.
Los beneficios de tener una gestión documental y de archivos correcta son
múltiples. No solamente se solucionan los problemas antes mencionados,
también se consigue un ahorro de dinero, tiempo y espacio. Mantener un
archivo correctamente ordenado y referenciado facilita la localización de
datos por parte de los trabajadores. Esto implica una mayor eficiencia y
eficacia en el trabajo realizado, ya que la búsqueda se realiza de forma rápida y
sencilla.
La gestión de archivos consigue evitar la pérdida de documentación y datos,
ya que todos los ficheros están identificados siguiendo patrones establecidos e
integrados en un mismo sistema. Paralelamente, se establece una colaboración
entre los distintos departamentos y órganos de la empresa que facilita e
incrementa la comunicación.

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Nuestra empresa, llamada “Herramientas y Mecánica, S.L.” es una empresa que
se dedica a vender y proveer de herramientas y mecánica industrial, tal y como
su nombre lo indica, a las distintas empresas del sector de la industria mecánica,
y entre los productos que ofertamos tenemos de todo aquello que puedan
necesitar las empresas e industrias para su desarrollo y funcionamiento, como,
por ejemplo, llaves inglesas, martillos, hasta sistemas de mecanizado, perforado
y perfilado mediante láser.
Debido al volumen de trabajo y ante el aumento de los clientes que se han ido
sumando a lo largo de nuestra trayectoria laboral, que ya suma más de diez
años, nos vemos en la necesidad de crear una base de conocimientos destinada
a unificar los procesos y procedimientos que se emplean en la empresa, y para
ello, debemos comenzar actualizando el departamento de Atención al Cliente,
para de esta manera poder informar a nuestros clientes sobre las características
técnicas, reparación uso y limpieza de máquinas y herramientas, servicio que
ofertamos desde nuestros inicios laborales y que aseguramos durante un plazo
de diez años.
Para ello, hemos creado un grupo de trabajo que se encargará de dar forma a
esta base de conocimientos, y entre las labores que debemos desarrollar se
encuentran las siguientes:

¿Qué es una base de conocimientos?

Una base de conocimientos es una biblioteca de autoservicio en línea con
información sobre un producto, servicio, departamento o tema, y con la cual es
posible crear, seleccionar, compartir, utilizar y gestionar los conocimientos de
toda la empresa.
Es muy importante porque nos permite simplificar todos los procesos, desde la
solución de problemas hasta la formación/incorporación y las preguntas
generales sobre procedimientos y soporte. También nos ayuda en agilidad y así
poder ofrecer un servicio más rápido. Además, también podemos mejorar el
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autoservicio, dar un mayor acceso a más artículos e informar periódicamente de
las novedades a través del sistema de gestión de conocimientos.

DEPARTAMENTO DE VENTAS:

Los documentos activos son aquellos que la empresa usa casi a diario, y deben
estar ubicados en lugares accesibles a los trabajadores, de manera tal que casi
no tengan que moverse de su puesto para realizar las consultas.

Dentro de este departamento, los documentos activos que debemos archivar

son:
 Facturas.
 Recibos emitidos por prestadores de servicios.
 Notas de débito.
 Notas de crédito.
 Tickets emitidos por máquinas registradoras.
 Documentos fiscales emitidos mediante controladores fiscales
homologados.
Archivaremos, además, otros documentos referentes a la apertura de la empresa
y su funcionamiento, dentro de los cuales podemos encontrar la licencia de
apertura del local, facturas de servicios contratados, como agua, luz e internet,
entre otros.
Estos documentos, debido a su importancia, deben guardarse por un período de
cuatro años, al menos, según la normativa (artículo 29.2, e, de la Ley 58/2003,
de 17 de diciembre, General Tributaria), y se debe garantizar su conservación,
la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así
como la accesibilidad por parte de la Administración tributaria en cualquier
momento.

1-SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

Con el objetivo de mantener todos los documentos de este departamento bien
organizados y poder acceder a ellos de manera rápida y efectiva, vamos a
organizarlos por orden cronológico, distinguiendo entre albaranes, recibos y
facturas, estableciendo grupos según los asuntos.

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2- DOCUMENTACIÓN QUE SERÁ DIGITALIZADA:
Debido a la importancia que tienen todos estos documentos, serán
digitalizados todos aquellos que tengan una fecha de hasta cuatro años hasta
el presente, el resto formará parte de la documentación semiactiva de la
empresa, ya que deben ser guardados y custodiados por su valor legal.

3- SOPORTE:
Para los documentos utilizaremos el soporte informático, pues este nos
brinda una capacidad ilimitada de almacenamiento, y mucha más rapidez y
facilidad para encontrar la información que se requiera, siempre siguiendo los
criterios establecidos, quedando disponibles y accesibles para cualquier
consulta posterior.

4- FECHA DE ELIMINACIÓN:
Aquellos archivos que hayan pasado a ser inactivos o históricos se eliminarán
del sistema al pasar diez años, quedando solamente los que por su valor legal
o documental deban ser conservados, por ejemplo, todos aquellos
documentos relacionados con el local. Por otra parte, la documentación que
deje de tener valor, será destruida siguiendo los protocolos establecidos.

DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL CLIENTE:

La importancia que tiene la gestión documental para este departamento es que

mantiene la información segura y confidencial, permite responder a las
peticiones de los clientes al instante y los procesos son visibles todo el tiempo,
lo cual evita que el cliente tenga que repetir su problema una y otra vez. Así,
cualquier empleado que acceda a un proceso de reclamación, por ejemplo, podrá
ver qué documento ha iniciado el proceso, cuál es el problema del cliente y en
qué estado se encuentra la reclamación. También nos permite tener la
información de los datos personales de los clientes a la mano, y de esta forma
ellos no tienen que volver a dar sus datos cada vez que llaman.
De esta forma, Se hace mucho más fácil el trato con los clientes, lo cual influye
de manera positiva en su nivel de satisfacción.

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1- SISTEMA DE CLASIFICACIÓN.
Para organizar la información dentro del departamento de Atención al cliente
vamos a utilizar el sistema de clasificación temática, pues serán agrupados por
el tema o asunto, y una vez agrupados, serán ordenados cronológicamente, de
acuerdo con la fecha de entrada de entrada de la información, en el caso de las
incidencias, reclamaciones y devoluciones.

2- DOCUMENTACIÓN QUE SERÁ DIGITALIZADA:

Se digitalizarán las incidencias, las quejas y sugerencias y las devoluciones, por
la importancia que tienen para la empresa y su desenvolvimiento. El resto de los
documentos se archivará en archivadores.

3- SOPORTE:
Para una mayor eficiencia y rapidez en la búsqueda de documentos, elegimos el
soporte informático debido a la importancia de agilizar tiempo a la hora de
encontrar y dar solución a las incidencias que puedan presentar los clientes. En
este tipo de soporte incluiremos también las quejas, sugerencias y devoluciones.
Para el resto de documentación utilizaremos el soporte papel.

4- FECHA DE ELIMINACIÓN:
Al igual que todos los documentos, los archivos del departamento de Atención al
cliente deberán ser guardados por un tiempo de cuatro años. Posteriormente,
pasarán a ser archivos inactivos, y dependiendo de la importancia de cada
documento, serán eliminados en un plazo de seis años.

Las empresas cuentan con un sistema de clasificación de archivos que les

permite su fácil localización. Este sistema de clasificación suele ser fácilmente
reconocible, para facilitar su uso.

Otra cualidad de los archivos es que están protegidos para evitar que personas
no autorizadas o ajenas a la empresa puedan acceder a ellos.

En el caso que nos ocupa, vamos a estudiar y conocer un poco la manera en la

que las bibliotecas organizan los libros.

Toda biblioteca necesita un sistema de ordenamiento que facilite la organización,

la localización y la conservación de todo el material que poseen, y estos sistemas
siguen unas reglas básicas que se basan en el principio de facilitar y hacer
accesible la información sobre el libro o información que se está buscando. En
el caso de que no esté digitalizada, tradicionalmente se ha utilizado la
preparación de una tarjeta con la información bibliográfica que sea de fácil

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lectura, pero que contenga la suficiente información para orientar al usuario
sobre dónde encontrar el libro en cuestión.
Uno de los sistemas de clasificación que se usan es por categorías o temas: el
sistema Dewey. Este sistema es sumamente práctico, y consiste en ordenar los
volúmenes con códigos, teniendo en cuenta dos de sus características: su
temática y los subtemas que abarca. Es un método jerárquico que puede
adaptarse a las necesidades y los gustos de cada usuario, y permite incluir
cuantas subcategorías sean necesarias. Exige un trabajo bastante exhaustivo,
porque se deben colocar en los lomos de los libros los códigos correspondientes.
En España la clasificación más difundida es la Clasificación Decimal Universal
(CDU).
Se organiza de la siguiente manera:
La CDU organiza el conocimiento en 10 grandes clases que, conforme al

principio de subordinación lógica, pueden ir subdividiéndose y descendiendo en

el nivel JERÁRQUICO de 10 en 10. No todas las clases están ocupadas (la 4
está vacante), ni todas las subdivisiones posibles tienen asignada una materia,
lo cual permite desarrollos futuros. La base de sus notaciones son las cifras
arábigas, separadas por un punto cada tres dígitos. A pesar de tratarse de
notaciones eminentemente numéricas, pueden presentar también determinados
signos o símbolos y, excepcionalmente, especificaciones alfabéticas (A/Z). Esto
se debe a que la CDU es, además, una clasificación POR ASPECTOS O
MULTIDIMENSIONAL, en la que un mismo concepto puede hallarse en más de
una clase según el punto de vista desde el que se aborde.
Como su propio nombre indica, es DECIMAL, puesto que los números se
organizan como si fueran fracciones decimales (cuanto más largo es el número,
más específica es la materia), y tiene vocación UNIVERSAL o enciclopédica.
Este sistema se orienta cada vez más hacia la creación de un archivo maestro
legible por ordenador, que permita el uso y tratamiento electrónico de sus datos.
Sin duda, este proceso se traduce en una búsqueda más rápida y ágil de las
materias principales, pues bastará con teclearlas, visualizarlas y comprobar su
pertinencia.

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Podemos concluir diciendo que mantener un sistema de clasificación de
documentos útil y eficaz y adaptado a las necesidades de la empresa es
fundamental, porque permite un ahorro de tiempo cuando la información está
sistematizada, nos ahorra problemas de extravío de documentos, y, por
consiguiente, los costes que esto puede ocasionar, se gana en organización, y
por tanto, se mejora la productividad, y por último, evitamos perder información
vital e importante para la empresa.

Usando el sistema de clasificación más adecuado al tipo de información que se

va a guardar, y dependiendo de la actividad que se realizará, podremos usar uno
u otro sistema, siempre buscando la claridad y sencillez a la hora de localizar los
archivos, lo cual nos ayudará a mantener el control de la información.

Una buena gestión documental garantiza que el almacenamiento de los

documentos utilizados en la empresa será ejecutado de la manera más eficiente
y optimizando la búsqueda de datos, lo cual es muy importante para el proceso
de desarrollo de la actividad, cualquiera que esta sea, y mejorarlo.

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http://www.bibliopos.es/Biblion-A2-Biblioteconomia/12Sistemas-de-
clasificacion-CDU.pdf

https://www.passermoving.com/clasificacion-documentos-
empresa/#:~:text=Para%20clasificar%20correctamente%20tenemos%20que,un
a%20estructura%20jer%C3%A1rquica%20y%20l%C3%B3gica.

https://gdx-group.com/como-influye-la-gestion-documental-en-el-servicio-al-
cliente/

Apuntes Unidad 5 Tratamiento, clasificación y archivo de la información

empresarial.

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