Informe de auditoría del proceso de Inventarios

Señor:
José Luis Guerra Meza
Gerente General
LuxeLine Atelier
Ciénaga Magdalena

19 de noviembre 2024

Referencia: Informe de los resultados de la auditoría realizada al

proceso de Inventarios

Apreciado Señor José Luis Guerra Meza:

El presente documento contiene los resultados de la auditoría del proceso de

inventarios realizada en el año 2024 a la compañía LuxeLine Atelier, dando
cumplimiento al plan de auditoría del año 2022 aprobado por el Comité de
auditoría.

Este informe presenta las áreas de mejora detectadas en el proceso

analizado, junto con los riesgos identificados, su impacto y probabilidad de
ocurrencia. Asimismo, incluye las recomendaciones sugeridas por el auditor
y los planes de acción establecidos por los responsables del proceso,
orientados a reducir los riesgos que podrían comprometer el logro de los
objetivos de la empresa.

Los hallazgos presentados en este informe se basan en la situación actual de

los procesos evaluados, así como en el diseño y la eficacia de los controles
implementados por la organización que están en funcionamiento en este
momento. En consecuencia, estos resultados no son transferibles a periodos
futuros debido a la naturaleza dinámica de los procesos y del negocio.

Agradecemos la colaboración brindada, cualquier aclaración adicional con

gusto será atendida.

Cordialmente,

Valentina Sarmiento Ramos

1.084.606.190
Gerente de auditoría interna
Informe de auditoría del proceso de Inventarios
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Tabla de contenido

1. Contextualización del proceso de inventarios

2. Objetivo y alcance
3. Metodología realizada para la ejecución de la auditoría
4. Valoración de riesgos
5. Resultados de la auditoría
6. Oportunidades de mejora identificadas
7 anexos
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1. Contextualización del proceso de inventarios

Las directrices o lineamientos para el proceso de inventarios son definidos y

administrados de manera centralizada en la planta de General. Las tomas
físicas de inventario se realizan dos veces al año, con un cubrimiento del
100% de las bodegas, materia prima y producto terminado.

A junio de 2022, los saldos de inventario de cada una de las bodegas es el

siguiente:

Bodega Materia Producto

Prima terminado
(Unidades) (Unidades)
General 1.500 980
Bodega A 800 500
Bodega B 400 320
Bodega C 300 120

2. Objetivo y alcance

2.1 Objetivo

Se llevó a cabo una evaluación integral del proceso de gestión de inventarios

de la compañía LuxeLine Atelier, considerando que las directrices y
lineamientos provienen de manera centralizada desde la planta general.
Durante el análisis, se identificaron los riesgos asociados al proceso que
podrían comprometer el logro de sus objetivos, así como el diseño y la
efectividad de los controles, tanto manuales como automáticos,
implementados por la administración para su mitigación.

En esta evaluación se tomaron como base las políticas y procedimientos

establecidos por la administración, que sirven como guía para las actividades
ejecutadas por los responsables del proceso.

2.2 Alcance

La ejecución de la auditoría consideró la evaluación del proceso de gestión

de inventarios de materia prima y producto terminado en las áreas de
almacén, producción y logística, se evaluaron los siguientes subprocesos y/o
actividades, de acuerdo a nuestra metodología de muestreo estadística:

a) Recepción de materia prima en el almacén y plantas de producción

b) Recepción de producto terminado en el área de Logística.
c) Almacenamiento y control del inventario
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d) Toma física de inventario, niveles de autorización y administración de

ajustes.
e) Devoluciones, no conformes y bajas.
f) Bodegas de tránsito o control
g) Discriminación de funciones en el proceso de administración de
inventarios.
h) Controles de acceso y edición de los sistemas de información que
apoyan el proceso.

El proceso evaluado tuvo alcance a las bodegas general, A, B y C y a las

transacciones realizadas durante el año 2022.

Limitación del alcance de la auditoría:

En la Bodega A, el equipo de auditoría interna no pudo llevar a cabo las

tomas físicas de inventario debido a que el espacio estaba en proceso de
reestructuración física y no se autorizó el acceso.

3. Metodología realizada para la ejecución de la auditoría

Para la ejecución de la auditoría del proceso de inventarios, realizamos las

siguientes actividades que corresponden a la metodología de auditoría
interna:

1. Entender el proceso de inventarios, por medio de entrevistas con los

responsables del proceso y verificación de políticas y procedimientos
internos.

2. Identificación de riesgos del proceso y controles manuales y

automáticos definidos por la administración para la mitigación de su
materialización.

3. Solicitud de información preliminar para análisis y definición de

muestras aleatorias de auditoría de transacciones y documentación.

4. Definición y ejecución del programa de auditoría, en donde se realizan

análisis de información y validación de la operatividad de los controles
manuales y automáticos, por medio de pruebas de auditoría y
procedimientos analíticos.

5. Identificación de hallazgos, de acuerdo a la ejecución de nuestras

pruebas se identificaron hallazgos y riesgos que podrían afectar el
proceso, los cuales fueron validados con los responsables del proceso y
la Gerencia general.
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6. Definición de acciones de mitigación, los responsables del proceso y la

alta gerencia definieron planes de acción para mitigar los riesgos
identificados y las debilidades de control, estos planes identifican el
responsable y fecha de su implementación.

7. Emisión de informe, se emite de manera formal el presente informe,

con la totalidad de los hallazgos identificados, recomendaciones y
planes de acción definidos por la administración.
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4. Valoración de riesgos

5. Resultados de la auditoría

De acuerdo a la ejecución de nuestros procedimientos, se observaron las

siguientes debilidades de control con riesgos alto y medio que podrían
afectar el proceso de Gestión de inventarios:

1 Ausencia de lineamientos para el manejo y administración de materia prima no conforme

2 Inadecuada segregación de funciones para la aplicación de ajustes de materia prima y

producto terminado

3 Debilidad en el control de consumos de materia prima por referencia

4 Ausencia de controles para las tomas físicas de inventario

Riesgo alto Riesgo medio Riesgo bajo

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6. Oportunidades de mejora identificadas

No Hallazgo de auditoría Recomendación Riesgo (Probabilidad / Impacto)

1 Ausencia de lineamientos para el manejo y administración de 1. Documentar y formalizar las políticas y Riesgos
materia prima no conforme. procedimientos de inventarios,
considerando los lineamientos y criterios Financiero: Pérdida económica por materia
De acuerdo a la inspección realizada a la bodega general ubicada en para el manejo de la materia prima que prima en mal estado sin devolución oportuna
Ciénaga Magdalena, se observó: no cumple las políticas internas de y costos asumidos por la compañía
calidad, procesos de almacenamiento,
1. El procedimiento para la administración de inventarios código 098 devolución a proveedores, disposición y Probabilidad
de 2020, no considera lineamientos para la identificación, niveles de autorización. Cierto
disposición de materia prima y lineamientos para la devolución al
proveedor. 2. Verificar los controles automáticos de Impacto
2. En el sistema de información el área de calidad bloquea las bloqueo de materia prima no conforme, Extremo
materias primas no conformes, sin embargo, la opción para liberar accesos y cambio de estado, limitando
está disponible para operarios y almacenistas esta actividad al área de calidad.

No Recomendaciones

1 Identificar las materias primas no devueltas al proveedor y se realizara el procedimiento de devolución

2 Verificar y ajustar las políticas y procedimientos de administración del inventario, incluyendo el manejo y administración de las materias primas no conformes, se
capacitarán a los funcionarios para su cumplimiento.

3
Verificar el sistema de información para limitar los accesos de identificación de materia prima, ajustes y liberación exclusivamente para el área de calidad.
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No Hallazgo de auditoría Recomendación Riesgo (Probabilidad / Impacto)

2 Inadecuada segregación de funciones para la aplicación de ajustes 1. Verificar los procedimientos de Riesgos
de materia prima y producto terminado. administración de inventarios,
considerando: Fraude: Ajustes de inventario no autorizados
1. Entre los meses de mayo y julio de 2022 la compañía realizo y accesos inadecuados para su
ajustes netos por valor de $1.200 millones de materia prima y a) Funciones para su administración, administración.
$600 millones de producto terminado, para lo cual se observó: ajustes y bajas, de acuerdo a los roles
y responsabilidades del área. Las Financiero: Pérdida económica por pérdida
a) Los ajustes en el sistema de información fueron realizados parametrizaciones de acceso y edición de inventario.
por los analistas de inventario, responsables de la en transacciones de ajustes y bajas de
administración y custodia de los inventarios sin una inventario deben estar segregadas. Probabilidad
autorización adicional de un nivel superior. Cierto
b) Las actas que soportan los ajustes realizados no se b) Procedimiento para realizar ajustes y
encuentran autorizadas por el Jefe de inventarios bajas de inventario, documentación Impacto
responsable del área, ni por el gerente general. soporte y niveles de autorización. Alto
c) Los procedimientos de inventario, no identifican los
procedimientos a llevar a cabo para ajustes de inventario,
que consideren documentación soporte y niveles de
autorización de acuerdo al monto y cantidad de inventario
ajustado.

No Recomendaciones

1 Verificar y ajustar las políticas y procedimientos de administración del inventario, definiendo actividades de control y niveles de autorización para ajustes y bajas de
materia prima y producto terminado y se capacitaran a los funcionarios para su cumplimiento.
2
Definir una matriz de autorización para todo el proceso de inventarios, desde su traslado, movimientos, ajustes y bajas de acuerdo a la estructura del área y la
organización.
3
Verificar el sistema de información los niveles de autorización para ajustes y bajas y se validaran los accesos actuales de acuerdo a la política de niveles de
autorización que se definida.
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No Hallazgo de auditoría Recomendación Riesgo (Probabilidad / Impacto)

3 Debilidad en el control del consumo de materia prima por 1. Evaluar la activación del módulo de Riesgos
referencia. costos en el sistema de información xxxx,
lo cual permitirá obtener información Financiero: Información financiera no
Se evidenció que en el proceso de producción la materia prima confiable y en línea con la operación. confiable.
consumida no se carga directamente a las órdenes de producción:
2. Definir un costo estándar para todos los Financiero: Pérdida económica por
a) El cálculo de distribución del consumo es realizado en hojas elementos del costo (materia prima, consumos de materia prima no autorizados e
de Excel y es ponderado de acuerdo a la producción costos directos e indirectos), por tipo de irreales.
mensual. producto y unidad. Esta definición debe
realizarse de acuerdo a los históricos de Fraude: Consumo de costos de materia
b) No se tiene estimado el consumo estándar para cada tipo de consumo y definir niveles de tolerancia prima no autorizados
materia prima de acuerdo a la cantidad producida, por lo para desviaciones.
tanto, no se realizan controles de desviación de consumo.
3. Definir controles de análisis, monitoreo y Probabilidad
c) De acuerdo a la validación del consumo de materia prima de validación de las desviaciones del costo Cierto
345 órdenes de producción del mismo producto y con por producto.
cantidades de producción similares, se observaron Impacto
diferencias en consumo desde el -20% hasta el 180%. Moderado
El anterior tratamiento no permite:

a) Conocer el costo a nivel de detalle por cada tipo de producto

o Referencia
b) Definir precios de venta con mayor precisión.
c) Realizar análisis de costo y desviaciones por consumos de
materia prima.
d) Identificar el costo individual de cada producto.

No Recomendaciones
1 Validar la activación del módulo de costos, en donde se administre en línea con el proceso los consumos de materia prima y la asociación de otros costos a las órdenes
de producción.
2 Definir costos estándar para el control del consumo de materia prima, costos directos e indirectos, con niveles de tolerancia de desviaciones de acuerdo a análisis
históricos y se parametrizarán en el sistema de información
3 Realizar análisis periódicos de costeo, identificando desviaciones sobre las cuales se solicitarán justificación.
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No Hallazgo de auditoría Recomendación Riesgo (Probabilidad / Impacto)

4 Ausencia de controles para la toma física de inventario 1. Cumplir el procedimiento de tomas Riesgos
físicas de inventario el cual indica que
Auditoría interna solicitó la realización de toma física de inventarios en “se deben verificar y justificar las Fraude: Ajustes de inventario no autorizados
las bodegas general, A, B y C, para producto terminado, la cual se llevó diferencias resultantes de la toma física y por debilidad en la asignación de roles para
a cabo el día 02 del mes noviembre del año 2022, observando: de inventario” la toma física de inventarios.

a. Diferencia entre los conteos físicos y las cantidades registradas en 2. Justificar las diferencias identificadas en Financiero: Pérdida económica por pérdida
el sistema por valor neto de $120 millones, equivalente a los 8,6% la toma física de inventario realizada el de inventario y ajustes incorrectos o no
del inventario, estas diferencias fueron ajustadas sin realizar día xxx del mes xxx del año 2017, y autorizados.
previamente la identificación y análisis de las causas de las solicitar las autorizaciones requeridas
diferencias. para la aprobación de sus ajustes. Probabilidad
Probable
b. En las bodegas A y C, quienes realizaron el conteo físico también 3. Realizar la distribución del personal que
cumplieron el rol de mesa de control y registraron los resultados de realiza en inventario, garantizando una Impacto
los conteos al sistema de información. adecuada segregación de funciones, Bajo
entre los responsables de la
administración de la bodega, conteos y
mesa de control.

4. Reforzar la capacitación de tomas

físicas de inventario a los colaboradores
que van a ejecutar esta actividad.

No Recomendaciones

1 Reforzar las capacitaciones de toma física de inventarios a los funcionarios que participan en esta actividad, identificando claramente sus funciones de acuerdo al rol
asignado y se mantendrá una adecuada segregación de funciones en la actividad de toma física de inventario.

2
Sin excepción todas las diferencias de inventario, resultantes de la toma física deben ser justificadas y autorizadas de acuerdo a los niveles definidos en el
procedimiento de inventarios.