Catalogue de services

FP
 SOMMAIRE

Notre objectif 4

Notre démarche 6

Les 9 axes du développement organisationnel 8

Axe n°1 : Stratégie et programme de travail 10

Axe n°2 : Gestion de projets et de portefeuille 11

Axe n°3 : Gestion prévisionnelle des effectifs 12

Axe n°4 : Gestion par objectifs 13

Axe n°5 : Gestion de la qualité des services, des processus et des données 14

Axe n°6 : Développement de la formation et des compétences 15

Axe n°7 : Recrutement et Onboarding 16

Axe n°8 : Leadership 17

Axe n°9 : Développement des équipes et prévention 18

 NOTRE OBJECTIF

Que vous soyez chef d’administration, responsable d’une équipe, chef de projet ou
en charge de la gestion stratégique des ressources humaines, vous êtes confronté au
quotidien à des défis en termes de développement et d’engagement de vos agents, de
gestion du changement, de performance de votre administration et de la qualité de vos
services, bref, des enjeux liés à la maturité de votre administration.

Le ministère de la Fonction publique (MFP) - avec notamment le Service psychosocial

de la Fonction publique (SPS) -, le Centre de gestion du personnel et de l’organisation
de l’État (CGPO) et l’Institut national d’administration publique (INAP) sont à votre
disposition pour vous accompagner dans vos efforts d’amélioration, de progression et
de transformation. Notre catalogue «FP2025» couvre des services qui s’inscrivent dans
9 axes du développement organisationnel permettant d’évoluer vers une administration
mature.

Grâce à nos équipes (experts en développement organisationnel et en ressources

humaines, coaches certifiés, psychologues, formateurs, pédagogues…), nous vous offrons
des prestations de qualité afin d’améliorer le fonctionnement de votre administration,
de gagner en efficacité et d’assurer un pilotage plus aisé, tout en mettant au cœur des
réflexions le développement et le bien-être de vos agents.

Notre objectif vise à vous soutenir dans vos initiatives pour développer la performance de
votre entité et couvre ainsi tous les aspects de la gestion du personnel et de l’organisation.
Elle permet également de vous accompagner dans toutes les situations qui nécessitent
une gestion du changement afin d’engager et de motiver les collaborateurs, de réduire les
résistances, ou encore de fédérer et rassembler autour d’un objectif commun.

Nous sommes à votre disposition pour tous vos projets liés, entre autres, au développement
des compétences de vos collaborateurs, pour vous assister dans le recrutement des bons
profils pour votre administration ou encore pour définir des cahiers des charges et vous
épauler dans le choix de vos prestataires externes.

4
La digitalisation étant un élément primordial pour le développement des organisations,
nous vous accompagnons également dans cette perspective, notamment dans
l’optimisation et la simplification des processus. Nous travaillons étroitement avec
le Centre des technologies de l’information de l’État (CTIE) qui est l’acteur étatique de
référence pour concevoir et implémenter vos projets de digitalisation.

Avec cette initiative FP2025, vous avez désormais un point de contact unique pour
toutes vos demandes de conseil et d’accompagnement en termes de développement
organisationnel.

fp2025@mfp.etat.lu

L’équipe FP2025

5
 NOTRE DÉMARCHE

En guise de premier pas, nous réalisons un diagnostic auprès de la direction à travers un

court entretien. L’objectif est d’analyser votre contexte, de bien comprendre vos besoins
et attentes et d’identifier les prestations qui permettront d’initier le changement souhaité.
Cette étape est essentielle pour établir vos défis prioritaires et les leviers disponibles pour
développer un plan d’optimisation.

Diagnostic

Méthodologies Formations Accompagnements

et outils

Offre d’accompagnement
personnalisé

6
Sur base du diagnostic, une offre d’accompagnement personnalisé vous est proposée.
En fonction de vos besoins, des diagnostics plus ciblés sont également envisageables.

Par la suite, nous vous accompagnons dans la mise en œuvre du changement et de la

transformation souhaitée.

Vous trouvez dans ce catalogue FP2025 des exemples de prestations pour chacun des
9 axes du développement organisationnel. Il s’agit de méthodes et outils, de formations
et communautés de pratique ainsi que de différentes formes d’accompagnement, que
ce soit de la consultance ou du coaching. Ce catalogue n’a pas pour vocation d’être
exhaustif, mais de mettre en évidence les types de services et leurs thématiques que
l’équipe FP2025 peut vous offrir. Selon vos besoins et vos demandes, nous développons
des accompagnements sur mesure.

7
 LES 9 AXES DU DÉVELOPPEMENT
ORGANISATIONNEL

Notre approche d’amélioration continue s’inscrit dans les 9 axes du développement

organisationnel permettant d’évoluer vers une administration mature. Pour chacun
des axes, nous proposons des méthodologies, des outils, des formations et des
accompagnements permettant de répondre aux défis identifiés.

Stratégie et
programme de Gestion de projets
travail et de portefeuille
Développement des
équipes et prévention
Gestion prévisionnelle
des effectifs

L’administration
mature
Leadership
Gestion par
objectifs

Recrutement et
Onboarding Gestion de la qualité des
services, des processus
Développement de la et des données
formation et des
compétences

8
Une administration mature est une entité qui progresse sur les différents axes et qui :

adopte une stratégie, poursuit des objectifs en lien avec une vision claire et
s’appuie sur une gouvernance de projets répondant à cette stratégie ;
gère de manière proactive le recrutement, accompagne ses agents dans le
développement de leurs compétences et encourage le partage d’idées et de
bonnes pratiques ;
s’inscrit dans une approche d’amélioration continue de la qualité de ses services
en mettant la satisfaction du client-usager au centre de ses réflexions ;
maîtrise ses parcours clients-usagers, dispose de processus formalisés et assure
un suivi rigoureux de ses moyens financiers ;
s’appuie sur les bénéfices de la digitalisation, met en place une culture d’innovation
et favorise l’automatisation là où cela apporte une réelle valeur ajoutée ;
met en œuvre une communication stratégique et ciblée à l’aide d’outils innovants,
aussi bien en interne auprès de ses agents qu’en externe auprès de ses clients-
usagers.

Les 9 axes sont à envisager dans une approche de gestion du changement, d’innovation
et de co-création afin :

de développer de nouvelles formes d’organisation du travail («New ways of

working»1 ) ;
de repenser les façons de collaborer et d’implémenter des approches de travail
plus agiles ;
d’aménager les espaces de travail.

En somme une approche collaborative et participative, flexible et qui s’appuie sur les
dernières technologies. Dans cette optique, la mise en place d’un laboratoire d’innova-
tion et la réalisation d’ateliers de co-création ( product design, design thinking, service
design) sont envisagées dans le futur.

*Les «New Ways of Working» (NWOW), entraînées par la transformation digitale, permettent d’atteindre une
performance durable, soutenue par l’innovation permanente et l’engagement réel des collaborateurs dans une
organisation. Chaque administration doit désormais construire ses nouveaux modes de fonctionnement en agis-
sant de façon cohérente sur différents leviers, comme les pratiques de management ou les espaces physiques
de travail. Le télétravail est une application concrète des NWOW et favorise la maturité organisationnelle comme
son déploiement efficace présuppose un certain nombre de facteurs qui doivent, de manière optimale, être en
place au préalable, comme la gestion par objectifs, des techniques de management modernes se basant sur la
responsabilisation des équipes, et souvent aussi des espaces de travail innovants, favorisant la collaboration et
l’échange entre le personnel.
9
 Axe n°1 : Stratégie et programme de travail

Vos objectifs En détail

Vous devez réaliser votre programme de travail.
Élaborer le programme de travail de l’ad- C’est la première étape essentielle pour un chef
ministration. d’administration. Une stratégie bien déterminée, des
objectifs stratégiques clairs et alignés à la vision sont
Fédérer et faire adhérer les agents à la
à la base d’une administration mature. Avec un grand
vision et au projet global commun.
défi en parallèle : mettre en place une approche qui
Implémenter le programme de travail de permette de fédérer et de faire adhérer vos agents à
manière structurée. la vision et aux objectifs communs. Cet axe présente
un lien fort avec l’axe n°8 «Leadership» car mettre
Assurer la gestion de la performance de
en place une stratégie et un programme de travail
l’administration.
nécessitent de développer un leadership fort.

Notre réponse à vos besoins

Méthodologies et outils Formations Accompagnements

Boîte à outils - Programme de Parcours de développement en Coaching collectif et ateliers sur

travail management niveau 3 mesure
Programme de travail - SWOT
Templates - Programme de travail Directeurs Stratégie et vision
Programme de travail et gestion Valeurs
du changement - Chefs de projet Objectifs et KPI’s
Gestion des risques
Communauté de pratique -
Programme de travail Consultance - Programme de
travail

10
 Axe n°2 : Gestion de projets et de portefeuille

Vos objectifs En détail

Votre programme de travail est établi et vous avez
Mettre en place une gouvernance de de nombreux projets à mener à bien. Il vous faut
projets efficace. désormais une gouvernance de projets pour soutenir
votre stratégie. Appliquer une gestion de projets
Définir un portefeuille de projets et en harmonisée à travers toute votre administration et
suivre l’avancement.
accroître les compétences de vos chefs de projet vous
Appliquer une méthodologie de gestion permettront d’atteindre vos objectifs dans les délais,
commune permettant un déroulement en respectant les coûts planifiés et avec une gestion
efficace et professionnel de vos projets. des ressources adaptée.
Développer une approche de planification Vous aurez ainsi une vue synthétique de votre
des projets et réduire le travail en urgence. portefeuille et suivrez aisément les avancées. La
priorisation sera plus effective, vous identifierez plus
Mettre en place un Project management simplement les situations critiques et les décisions
office (PMO).
de principe à prendre, avec comme objectif de piloter
Développer une culture projet. votre administration et d’orienter la stratégie au
quotidien. Vos agents pourront par ailleurs profiter
d’un environnement de travail plus structuré, avec des
rôles et responsabilités clairs, et garantir les délais
souhaités.

Notre réponse à vos besoins

Méthodologies et outils Formations Accompagnements

Méthodologie de gestion de projet Formation «Qualité» Consultance - Gestion de projet

QUAPITAL Gestion de projet
Gérer le changement et faire
Templates QUAPITAL adhérer à votre projet

Plateforme de gestion et de suivi Communauté de pratique - Gestion

de projets de projet

11
 Axe n°3 : Gestion prévisionnelle des effectifs

Vos objectifs En détail

Pour mettre en œuvre votre stratégie, vous devez vous
Évaluer la maturité organisationnelle assurer d’avoir les ressources nécessaires. La gestion
et les axes d’amélioration de manière prévisionnelle des effectifs (GPE) est le point de départ
objective. pour analyser les écarts de compétences, identifier
les profils de compétences dont vous avez besoin et
Établir les besoins en effectif de manière
structurée. minimiser les risques en élaborant des plans de
succession pour les fonctions critiques.
Préparer le Numerus Clausus et le plan Dans ce contexte, il est particulièrement important de
de recrutement pluriannuel.
lier le niveau de maturité organisationnelle de votre
Identifier les profils de compétence à administration à la gestion prévisionnelle des effectifs
recruter pour répondre à la stratégie. sur les années à venir. En effet, ces deux problématiques
vont de pair et sont fortement interdépendantes.
Anticiper les besoins en compétences.
En parallèle, cette démarche vous permet d’assurer
Assurer l’employabilité de votre personnel l’employabilité de vos agents et de garantir que les
sur le moyen et long terme. compétences disponibles répondent aux exigences
futures de votre stratégie.
Réduire les risques par rapport aux fonc-
tions critiques.

Définir des plans de succession.

Notre réponse à vos besoins

Méthodologies et outils Formations Accompagnements

Méthodologie GPE Formation «RH» - GPE Consultance - Évaluation de la

maturité organisationnelle,
Plateforme GPE assistance à l’implémentation

Questionnaire d’évaluation de la
maturité organisationnelle

12
 Axe n°4 : Gestion par objectifs

Vos objectifs En détail

En tant que chef d’administration, vous devez
Mettre en place une gestion par planifier, coordonner et suivre l’impact des activités
objectifs au quotidien avec vos agents. de votre organisation. La mise en oeuvre de la gestion
par objectifs peut vous aider dans cette démarche.
Mettre en place les descriptions de fonc-
Grâce à la définition des descriptions de fonctions et
tion et recenser les profils de compé-
tences. des profils de compétences, ou encore des entretiens
individuels réguliers, vous pourrez mieux gérer la
Définir l’organigramme et les postes à performance globale de votre administration et
responsabilités particulières (PRP).
améliorer la gestion de vos ressources humaines.
Élaborer les plans de travail individuel.

Mettre en œuvre régulièrement les

entretiens individuels.

Mettre en place une culture du feed-

back.

Réaliser une appréciation des perfor-

mances professionnelles.

Notre réponse à vos besoins

Méthodologies et outils Formations Accompagnements

Guide et formulaires GPO Formation «RH» Ateliers sur mesure ( recensement

GPO et association des profils de
Plateforme de définition et de gestion Introduction au modèle de compétences)
de l’organigramme – PROMETA compétences
Entretien individuel Consultance
Plateforme de descriptions de Fonctions et compétences
Entretien d’appréciation
fonctions PROMETA Entretien individuel
Sur mesure
Conduire des entretiens difficiles
Modèle de compétences «5+1»
Communauté de pratique - GPO Bilan de compétences et plan de
Dictionnaire des compétences com-
développement personnel
portentales et profils de compé-
tences

13
 Axe n°5 : Gestion de la qualité des services, des
processus et des données
Vos objectifs En détail
La gestion des processus et de la qualité des services
Documenter les parcours clients-usagers. constitue la base d’une administration mature. Elle
permet tout d’abord de mieux formaliser les parcours
Formaliser les procédures et processus utilisateurs pour améliorer la qualité de vos services
en vue d’une amélioration continue.
et garantir la satisfaction de vos clients-usagers. Elle
Déployer des routines et accélérateurs enclenche également une série de réflexions pour
de traitements. mieux délimiter les rôles et responsabilités au sein
de votre administration, simplifier le travail de vos
Mesurer la satisfaction des clients-usagers.
agents, automatiser et digitaliser certaines tâches,
Mettre en place des tableaux de bords préparer les données en vue de mettre en place des
pour mieux piloter l’administration. tableaux de bord pour pouvoir prendre des décisions
efficaces, basées sur des données fiables.
Faciliter et préparer la digitalisation.

Notre réponse à vos besoins

Méthodologies et outils Formations Accompagnements

Méthodologie et plateforme Formation «Qualité» Consultance de A à Z

PROMETA Business Process Management
Gestion de la qualité
Plateforme de sondage
Communauté de pratique -
Organisation / Qualité

14
 Axe n°6 : Développement de la formation et des
compétences
Vos objectifs En détail
Le développement de la formation et des compétences
Développer les compétences de vos est le pilier d’une gestion des ressources humaines
collaborateurs. professionnelle. Soutenir ses agents dans un contexte
qui change et faire en sorte qu’ils restent employables est
Favoriser l’apprentissage dans l’adminis-
une responsabilité importante de l’employeur. La
tration.
formation est un des moyens pour répondre aux
Mettre en place une culture de la formation. écarts de compétences détectés dans le contexte
de la gestion prévisionnelle des effectifs et lors de
Mettre en place des plans de formation
l’entretien individuel. La formation est aussi un facteur
sur mesure.
qui contribue au bien-être des agents ainsi qu’à la
Garantir l’employabilité de vos agents. performance globale de l’administration. Elle s’inscrit
dans la logique de professionnalisation de la gestion des
Accompagner et outiller les formateurs
ressources humaines proposée dans l’axe 4 «Gestion par
pour définir la meilleure approche
pédagogique en fonction du contexte objectifs». Vous mettez en place un plan de formation
entre approche présentielle, digitale ou qui correspond à la fois à vos objectifs stratégiques
mixte. et aux besoins en compétences réels de vos agents.
En parallèle, vous veillez à ce que vous disposiez de
formateurs internes dans votre administration qui
perfectionnent leur approche pédagogique, tirent
profit des avantages de la digitalisation, favorisent
l’apprentissage et développent les compétences.

Notre réponse à vos besoins

Méthodologies et outils Formations Accompagnements

Méthodologie Qualité pédagogique Formation «Train the trainer» Consultance

et conception de formation en mode Certificat d’animation de Définition d’un plan de formation
présentiel, digital ou mixte formation sur mesure
Digitalisation des formations Conception de formations sur
Méthodologie de plan de formation Conception de formation mesure
sur mesure Digitalisation de formations
Communauté de pratique -
Templates de conception de Formateurs
formation
Formation «RH»
Plateforme d’apprentissage en ligne Favoriser le transfert des compé-
(Learning management system) tences dans son administration
Monter un plan de formation
dans votre administration

15
 Axe n°7 : Recrutement et Onboarding

Vos objectifs En détail

Faire en sorte que les collaborateurs recrutés
Rédiger une annonce pour publication correspondent aux exigences de la fonction est
d’un poste. essentiel, surtout dans un contexte d’emploi à vie. À
cette fin, il est incontournable de réaliser une sélection
Réaliser des tests d’évaluation de compé-
en s’appuyant sur des méthodes professionnelles. Un
tences et des inventaires de personnalité
et de motivation. recrutement adapté doit également répondre aux écarts
de compétences constatés dans l’administration. Cette
Professionnaliser les entretiens de démarche est en outre très importante pour garantir une
recrutement.
mobilité interne efficace. Elle s’applique au recrutement
Accueillir un nouveau collaborateur dans interne ou externe, quel que soit le niveau hiérarchique
les meilleures conditions. ou encore dans une optique d’aide à l’inclusion. À travers
notre approche, nous vous accompagnons dans la
Encadrer les stagiaires.
définition du profil à recruter, nous mettons à disposition
notre portefeuille de tests et nous vous proposons de
vous accompagner lors de vos entretiens.
À la suite du recrutement, l’accueil et l’intégration du
nouveau collaborateur (appelé aussi «onboarding»
seront tout aussi importants. Dans ce cadre, des
bonnes pratiques et des outils vous sont proposés pour
améliorer l’expérience des collaborateurs nouvellement
engagés.

Notre réponse à vos besoins

Méthodologies et outils Formations Accompagnements

Portefeuille de tests Formation «RH» Consultance

psychométriques Entretien structuré Épreuves spéciales et sélections
Optimiser vos recrutements Rédaction d’offres d’emploi
Bilan de compétences Encadrement du stagiaire Optimisation de la procédure de
recrutement
Guide d’entretien basé sur les Communauté de pratique - Optimisation de l’Onboarding
compétences Entretien structuré Aide à l’inclusion

16
 Axe n°8 : Leadership

Vos objectifs En détail

Pour répondre aux objectifs stratégiques, il est
Développer le leadership et le potentiel essentiel que les fonctions dirigeantes, avec le middle
des fonctions dirigeantes. management (chefs de département), développent
une culture du management, du leadership et de la
Accompagner les responsables dans
gestion des ressources humaines. Il est primordial de
leurs défis quotidiens.
les soutenir dans leurs problématiques quotidiennes
Accompagner la prise de nouvelles afin qu’ils puissent garantir le fonctionnement et le
responsabilités. développement de l’administration, des équipes et
accorder une attention particulière aux talents de leurs
Soutenir les dirigeants dans la définition
de leur stratégie. collaborateurs. Développer le leadership constitue
un des piliers majeurs pour soutenir la stratégie et le
programme de travail établi.

Notre réponse à vos besoins

Méthodologies et outils Formations Accompagnements

Portefeuille de tests Parcours de développement en Coaching individuel (chefs d’admi-

psychométriques management nistration et middle management)
Niveau 1 - Découverte du
Bilan de compétences management Coaching de comité de direction et
Niveau 2 - Middle management de division
Niveau 3 - Top management et
Ateliers sur mesure
hauts cadres dirigeants
Sur mesure (Co-développement - Leadership)

Formation MBA

17
 Axe n°9 : Développement des équipes et prévention

Vos objectifs En détail

Développer le travail en équipe, prévenir les situations
Développer le travail en équipe et la délicates et favoriser le bien-être des agents est un des
collaboration. piliers majeurs d’une gestion des ressources humaines
moderne. Cela fait partie des thèmes essentiels à
Développer l’esprit d’équipe et la cohésion.
considérer pour une collaboration efficace et constitue
Améliorer la communication entre les une pièce importante pour garantir la performance
agents. globale de l’administration.

Développer le télétravail et favoriser une

collaboration à distance efficace.

Mesurer la motivation, la satisfaction et le

bien-être des collaborateurs.

Mesurer, anticiper et prévenir les risques

psychosociaux.

Gérer un conflit ou une crise .

Gérer l’absentéisme.

Organiser le retour au travail ou la réinté-

gration d’un agent dans une équipe après
un arrêt de maladie de longue durée.

Notre réponse à vos besoins

Méthodologies et outils Formations Accompagnements

Méthodologie de sondage «Qualité Formation «Développement des Consultance

de vie et motivation au travail» équipes» sur mesure Plan d’action suite au sondage du
personnel
Boîte à outils - Télétravail Formation «RH» Télétravail
Télétravail pour manager Conduire des entretiens difficiles
Télétravail pour RH Suivi pour retour au travail
Risques psychosociaux
Gestion de l’absentéisme Supervision, coaching collectif et
Premiers secours psychologiques ateliers sur mesure (travail en équipe,
Conduire des entretiens difficiles cohésion et team building, communi-
cation, co-création)
Communauté de pratique -
Télétravail Consultation
Analyse des risques psychosociaux
Accompagnement psychosocial
pour GRH, supérieur hiérarchique
et agents
Ministère de la Fonction publique
FP2025
10, avenue John F.Kennedy
L-1855 Luxembourg

fp2025@mfp.etat.lu

Version du 1er octobre 2020