Séminaire de formation

Méthodes d’Audit

Cycle Ventes- Clients

2005

1
SOMMAIRE

 Introduction
► Fondamentaux comptables
► approche de la démarche d’audit

1. Objectifs d’Audit
2. Revue du contrôle interne
3. Révision des comptes

 Conclusion
► Rôle et responsabilité de l’assistant

2
Cycle Ventes – Clients

1. OBJECTIFS D’AUDIT

3
Risques généraux

Fait générateur Recouvrement Garanties données

DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE

en respectant des objectifs d’audit suivants :

EXHAUSTIVITE
REALITE UNICITE
CONCERNE L’ENTREPRISE
BON COMPTE BONNE PERIODE
BON MONTANT

4
Objectifs d’audit

OBJECTIFS TRAVAUX

 réalité revue du contrôle interne

 concerne l’entreprise contrôle de pièces

 sans oubli (exhaustivité) apurement, circularisation

 sans double emploi revue du contrôle interne

 dans le bon compte méthodes et principes comptables

 pour le bon montant contrôle de pièce, dépréciation,

opérations en devises

 sur la bonne période test de cut-off,

5
 Cycle Ventes – Clients

2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

6
Revue du contrôle interne

2.1 Connaissances des opérations

2.2 Evaluation du contrôle interne

2.3 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle interne

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2.1 Connaissance des opérations

 Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère

permanent et pluriannuel
 Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les
méthodes et principes comptables de l’entité

RECENSEMENT
Produits Procédés Activités
commercialisés de vente annexes

Prise de connaissance des principes et méthodes comptables

- achèvement / avancement,
- évaluation,
- garantie hors-bilan,
- provisions,
- devises / couvertures

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2.1 Connaissance des opérations

 Principaux services intervenants

Administration
Administrationdes
des  traitement et suivi des commandes
ventes
ventes

 approbation des commandes

Crédit
CréditManager
Manager
 suivi des litiges

 contrôle des autorisations préalables à la sortie

Expédition
Expédition de marchandises

Facturation  émission de la facture

Facturation

 validation de la correcte imputation

Suivi
Suivides
descomptes
comptes
 suivi des règlements

9
2.2 Evaluation du contrôle interne

 Principales phases du cycle

 Compétences pluridisciplinaires nécessaires

10
2.2 Evaluation du contrôle interne

 Principales phases du cycle

Acceptation
de la
commande

Expédition
Facturation

Enregistrement
Enregistrement Suivi des
des
des factures comptes clients
encaissements

11
 2.2 Evaluation du contrôle interne

 Acceptation, traitement et exécution de la commande

 toutes les commandes sont traitées

rapidement (pas de livraisons pouvant
générer ultérieurement des litiges)

 les conditions de la commande sont

Le contrôle interne doit garantir que acceptables

 le client est solvable

 la commande est acceptée par un

responsable

12
2.2 Evaluation du contrôle interne

 Facturation
 les factures sont toutes correctement et
rapidement établies

 les quantités livrées ont été correctement

saisies et correspondent aux quantités
commandées et aux quantités facturées
Les procédures de livraison et de
facturation doivent donner
 les prix sont correctement appliqués et que
l’assurance que :
les différents rabais ou remises sont
accordés en fonction des accords passés
avec le client

 la facture est arithmétiquement correcte

13
2.2 Evaluation du contrôle interne

 Enregistrement des factures

Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des

factures. Par ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir être
détectées par des procédures adéquates

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 2.2 Evaluation du contrôle interne

 Suivi des comptes clients

 les créances s’apurent « normalement », à
l’échéance de la facture (ce qui permet de
déceler et d’analyser les incidents de
paiements),

 une procédure de relance et de mise en

contentieux existe et est efficace,

Le contrôle interne doit garantir que

 des actions commerciales sont entreprises en
cas d’impayés importants (arrêt de livraisons,
etc.),

 la méthode d’évaluation de la provision pour

dépréciation des créances clients est
adéquate au regard du niveau de risque de
non recouvrement.
15
 2.2 Evaluation du contrôle interne

 Suivi des encaissements

 les recettes sont intégralement comptabilisées

Le contrôle interne doit garantir que

 les recettes sont correctement comptabilisées
(bon compte individuel)

16
2.2 Evaluation du contrôle interne

 Compétences nécessaires en complément de l’audit financier

Intervenants Eléments revus

Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto-
(SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données

Fiscalistes TVA, taxes à l'importation, ORGANIC, Déclaration

(Magellan) d'Echange de Biens

Juristes Analyse et examen critique de contrats présentant des risques

(Magellan) ou litiges particuliers, validation de certains montage juridiques

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2.3 Conséquences induites par les conclusions

Adaptation de l’approche
 Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les
conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter :
► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les
recommandations faites,
► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne
relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence

 Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche

et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final
► Une procédure fiable permettra de limiter le champ de révision
► Une procédure faible conduira à faire des diligences approfondies sur certains
risques

18
Cycle Ventes – Clients

3. REVISION DES COMPTES

19
Révision des comptes

3.1 Préparation du final

3.2 Travaux de contrôle

3.3 Mémo de synthèse

3.4 Contrôle de l’annexe

20
3.1 Préparation du final

Préparation
Préparationdesdes  sélection des clients à circulariser à partir des
circularisations
circularisations balances auxiliaires, suivant l’importance du
solde de clôture et du volume des opérations
traitées par les clients

 préparation et envoi des lettres

 mise en place d’un tableau de suivi

21
3.2 Travaux de contrôle (1/2)

1. Etablissement de la feuille maîtresse

2. Revue analytique des principaux postes

3. Cadrage balance auxiliaire/balance générale

4. Exploitation de la circularisation et revue des intercos, mise en place

d’une procédure alternative le cas échéant

5. Tests de cut-off

6. Contrôle et apurement des AAE et des FAE

22
3.2 Travaux de contrôle (2/2)

7. Contrôle de pièces

8. Contrôle du mode de comptabilisation des créances en devises (principe

et tests)

9. Contrôle des clients créditeurs

10. Apurement des effets à recevoir

11. Contrôle des provisions pour dépréciation des créances

ET SURTOUT : Je n ’oublie pas de prendre connaissance du mémo

de section N-1 et de la synthèse intérimaire

23
3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse

 Rappel rapide des principes méthodologiques

 Présentation des comptes concernés :

► ACTIF : 41 - Clients et comptes rattachés
49 - Provisions pour dépréciation des comptes clients

► PASSIF : 419 - Clients créditeurs

► CR : 654 - Pertes sur créances irrécouvrables

665 - Escomptes accordés

681 - Dotations aux provisions pour dépréciation des créances

70 - Ventes

781 - Reprises de provisions pour dépréciation des créances

24
3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse
Société : Index : A
Exercice : 31/12/2001 Fait par : E.C.
Le : 12-janv

Clients
K€

Solde au Solde au
# Libellé Variation Index
31/12/01 31/12/00

4 111 001 Clients hors groupe 10 041 10 198 -157 A10

4 111 000 Clients groupe 1 572 2 414 -842 A10
4 119 000 Clients position de change 506 -1 065 1 571 A20
4 131 000 Effets à rececoir 349 288 61 A100
4 161 000 Clients douteux et litigieux 150 98 52 A150
4 181 000 Clients, factures à établir (groupe et hors groupe) 0 95 -95 A30
Total comptes débiteurs - Brut 12 618 12 028 590
49 110 Provision pour dépréciation - clients -148 -96 -52
49 115 Provision pour dépréciation - clients douteux et litigieux -23 -98 75
Total provisions -171 -194 23 A150
TOTAL CLIENTS ACTIF 12 447 11 834 613
DSA 31-1

4 191 000 Clients avances et acomptes perçus -12 0 -12 A40

4 192 000 Clients AMD -37 -103 65 A50
4 671 500 Litiges clients à plus d'un an -74 -50 -24 A60
Total comptes créditeurs -123 -153 29
DSA 31-2

 OK BG 31/12/2001 version 12 janvier 2002

# OK Rapport Général 31/12/2000
25
3.2.2 Revue analytique

 Comprendre l’évolution des principaux postes

Objectifs  Orienter les travaux à effectuer sur le cycle

 Rappel des principes méthodologiques

 Réaliser un comparatif N/N-1 en valeur et/ou en %
 Analyser les principales variations : par entretien,
Travaux à effectuer
par recoupement avec les évolutions des postes
de produits,
 Calculer le délai de règlement clients : selon la
méthode ayant le plus de pertinence pour la
société (tenir compte de la nature de l’activité)
 Rédiger une note intégrable directement dans le
mémo de synthèse
26
3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale

 S’assurer de l’exhaustivité des comptes clients tels

Objectifs qu’ils apparaissent dans la balance générale
 S’assurer de la non compensation des soldes
créditeurs et débiteurs

Travaux à effectuer  Rapprocher le solde de la balance générale de celui

de la balance auxiliaire
 Analyser les écarts (100%)
 Matérialiser le rapprochement et rationaliser les
écarts

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 3.2.4 Exploitation des circularisations

 Exploitation des circularisation et revue des comptes intercompagnies

 S’assurer de la réalité des créances et de

l’exhaustivité de leur comptabilisation
Objectifs

 Isoler les risques / créances :

► litige commercial
► problème dans la chaîne de traitement
comptable

Exercice n°1

28
3.2.4 Exploitation des circularisations

Travaux à effectuer

 Faire effectuer par le client une relance par  Mettre en œuvre une procédure

fax si le taux de réponses obtenues n’est alternative, si nécessaire :

► analyse du détail du solde des clients
pas satisfaisant.
n’ayant pas répondus à la circularisation
► remonter à la pièce justificative pour les
 Rapprocher le solde comptabilisé dans la éléments principaux
balance auxiliaire par la société de la
réponse obtenue.  Faire un tableau de synthèse et conclure.

 Se faire expliquer les écarts, le cas  S’assurer qu’une procédure de

échéant. rapprochement des soldes intragroupe a

été mise en place.

29
 3.2.5 Cut-off

 S’assurer de la correcte séparation des

Objectifs exercices

 Editer les journaux de ventes des mois

précédents et suivants la date d’arrêté
 Sélectionner des montants significatifs
(factures et avoirs)
 Pour chaque montant sélectionné :
prendre une copie de la facture correspondante
Travaux à effectuer
rapprocher la facture d’un bon de livraison ou d’un
bon d’expédition
s’assurer du correct rattachement du produit à
l’exercice concerné
 Faire un tableau synthétisant l’ensemble
des tests effectués et matérialisant le
scope d ’audit
 Conclure

30
3.2.6 FAE, AAE, PCA

 Contrôle et apurement des AAE, FAE et PCA

Objectifs

 S’assurer de l’exhaustivité des créances comptabilisées

 S’assurer de la correcte séparation des exercices

Travaux à effectuer

 Rapprocher les FAE des bons d’expéditions correspondants

 Contrôler les quantités et les prix devant être facturés
 S’assurer du correct apurement des FAE (émission des factures) sur l’exercice (ou la période)

suivant(e)
 Obtenir des explications auprès du service commercial pour les principaux montants d’AAE
 Rapprocher les AAE des factures correspondantes
 S’assurer du correct apurement des AAE sur l’exercice (ou la période) suivant(e)
 S ’assurer de la pertinence des avoirs à établir émis juste après la clôture
31
3.2.7 Contrôle de pièces

 Contrôle de pièces

Objectifs

 Réalité de la créance
 Concerne bien l’entreprise
 Correcte évaluation et bonne imputation comptable

Travaux à effectuer

 Contrôler que la facture a bien été émise par la société

 Valider que chaque facture sélectionnée correspond à une commande autorisée par le
 responsable, à une sortie de stock des bonnes quantités, à un enregistrement comptable
pour
 le bon montant (TTC, TVA et HT)
 Contrôler la date de réalisation de la prestation et la date d ’émission de la facture

32
3.2.8 Créances en devises

 Contrôle du mode de comptabilisation des créances en devises

Objectifs

 S ’assurer que les créances en devises sont valorisées au cours de clôture,

 S ’assurer que les écarts de conversion n ’ont pas été compensés,
 S ’assurer que le risque de change latent sur l ’écart de conversion actif est provisionné.

Travaux à effectuer

 Obtenir le recensement des créances en devises, triées par devises.

 Valider les cours retenus pour la valorisation des soldes en devises significatifs.
 Recouper avec le détail des comptes de conversion (actif / passif).
 Contrôler que l ’écart de conversion actif est l ’objet d ’une provision pour risques du même
montant.

Exercice n°2

33
3.2.9 Clients créditeurs

 Contrôle des clients créditeurs

Objectifs

 S ’assurer que ces comptes sont suivis et ne sont pas la manifestation d ’un litige ou d ’un
risque latent.

Travaux à effectuer

 Obtenir le détail des comptes clients créditeurs.

 Apprécier leur nature, leur bien fondé (risque latent, litige?)
 Valider leur montant par rapprochement avec les flux de trésorerie.
 Obtenir des informations sur leur dénouement.

34
3.2.10 Apurement des effets à recevoir

 Apurement des effets à recevoir

Objectifs


S ’assurer de l ’exhaustivité, de la réalité et de l ’évaluation des effets à recevoir

Travaux à effectuer


Obtenir le détail des effets par banque et par échéance.

Rapprocher leur montant des soldes confirmés par les banques (réponses à la circularisation).

Contrôler leur apurement sur les relevés de comptes bancaires.

Obtenir des explications pour les rejets significatifs (litiges? Risque latent sur un client?)

35
3.2.11 Contrôle des provisions pour dépréciations

 Contrôle des provisions pour dépréciations

Objectifs


S ’assurer que les provisions pour dépréciation des créances sont correctement évaluées et
couvrent suffisamment le risque client.

Travaux à effectuer


Pour les clients douteux : Obtenir le détail, valider les principales variations (pièces
justificatives du redressement judiciaire, de la mise en liquidation…), valider la pertinence des
soldes à la clôture (avancement dans la procédure, jugements, …) et contrôler que le taux de
dépréciation est en adéquation avec le niveau de risque.


Pour les clients « sains » : Obtenir la balance âgée, analyser par entretien le risque des
créances les plus anciennes et s ’assurer que les incidents de paiement ne présentent pas un
risque latent pour la société. S ’assurer que le mode de dépréciation selon l ’ancienneté de la
créance est appliqué et est adéquat avec les risques identifiés.
Par ailleurs, les créances les plus significatives peuvent être analysées, même si
elles ne sont pas anciennes.
36
3.3 Mémo de synthèse

 Rappel des objectifs poursuivis

 Présentation des données chiffrées :

► présentation synthétique
► éléments de la revue analytique - commentaires

 Récapitulatif des travaux effectués :

► indexé avec les sous sections

 Points notés (indexés avec les travaux)

 Conclusion Exercice n°3

37
3.4 Contrôle de l’annexe

 Revue des principes et méthodes comptables :

tout changement de principes et méthodes doit être mentionné en annexe

et l’impact sur les comptes doit être expressément présenté

 Etat des échéances des créances :

► valeur brute
► part à moins d’un an
► entre 1 et 5 ans
► plus de 5 ans

38
3.4 Contrôle de l’annexe

 Tableau de provision de l’actif circulant

 Montant des créances avec les entreprises liées (interco)

 Détail des produits constatés d’avance

 Si les montants sont significatifs, un tableau sur les engagements donnés

et/ou reçus :
► dépôts de garantie, ventes de marchandises à terme, promesses de ventes, effets
escomptés et non échus . . .

39
3.4 Contrôle de l’annexe

 Ventilation du chiffre d’affaires

► par secteur géographique
► par secteur d’activité
► identification du chiffre d’affaires réalisé avec les entreprises liées

 Traitement du chiffre d’affaires libellé en devises

 Explications de certaines variations significatives

► évolution du marché
► changement d’activité

40
Conclusion

Rôle de l’assistant

Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au

préfinal :

► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo

d’approche
► Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les
contrôle alternatifs

41