MANUAL DE SECRETARIA

ROTARACT CLUB
 OBJETIVOS DO ROTARACT

- Desenvolver qualidades de liderança e perícia profissional

- Difundir o respeito pelo direito dos demais, com base no reconhecimento do valor de
cada um.
- Reconhecer o mérito de todas as ocupações úteis como oportunidade para servir a
sociedade
- Reconhecer, praticar e promover padrões de ética, capacidade de liderança e
responsabilidade profissional.
- Estudar e compreender as carências, os problemas e as oportunidades de servir na
comunidade e no mundo.
- Propiciar oportunidades para atividades pessoais e em grupo com o objetivo de servir
a comunidade e promover a boa vontade e a compreensão internacional
 APRESENTAÇÃO

Este manual vem como ferramenta de auxilio para o cargo de secretário (a) de
Rotaract Clube onde serão apresentadas ferramentas. Essas servirão como auxilio e um
norte para os companheiros do cargo, evidentemente respeitando a cultura de cada clube
e cada clube adequando a sua realidade. As noções “regras” e algo do gênero aqui
salientada podem e devem ser alteradas de acordo com a resolução de cada interessado.
A representadoria deseja a todos um ótimo ano rotario e que todos os presidentes e
secretários estejam sempre unidos em prol do movimento de Rotaract, sempre
acreditando no potencial de sócios, nunca em hipótese alguma seja mencionado a
questão de fracasso, por que o fracasso sempre assombra antes da vitória como no
dicionário, mas só os vencedores conseguem o êxito.
Espero que com este material satisfaça as mais importantes duvidas do cargo de
secretaria. Procurei ser o mais breve e sucinto possível no projeto e elaboração do
mesmo. Qualquer duvida me procurem no 46-8802-9292/46-3224-4541 ou no e-
mail/msn: secretario46460@terra.com.br
Rotaractianamente
Cleomar Martins
SDR 2007/08

“Secretaria Distrital ultrapassando limites que os outros ainda não chegaram”

 SECRETÁRIO

As diversas funções delegadas ao secretário exigem alguém organizado, atento a

detalhes e bom comunicador, pois será responsável pela promoção do clube junto aos
patrocinadores, possíveis novos sócios, Rotaract Clubes. É, além disso, responsável pelo
contato com o público, pelo arquivo de toda documentação e pelas atas das reuniões do
conselho diretor e reuniões ordinárias. Cabe ao secretário enviar ao Rotary Clube
patrocinador o formulário adequado sobre os rotaractianos que alcançam à idade limite
de 30 anos.
Sua principal atribuição como secretário é ajudar o clube a funcionar eficazmente.

Funções da Secretaria:

• Manter e Atualizar o arquivo do clube.

• Atualizar o quadro social do clube e divulgar via planilha pág.(12).
• Providenciar documentação para os novos sócios (Manual Rotaract e Regimento
Interno do Clube) e as suas fichas individuais de cadastro conforme modelo pág. (13).
• Atualizar o Regimento Interno do Clube, sempre que haja alteração.
• Formulário de recuperação modelo pág. (12)
• Escrever as atas do clube sem rasura em um livro ata ou ficha que o clube já use.
• Elaborar e enviar ofícios modelo pág. (11).
• Elaborar imprimir e entregar certificado de reconhecimento profissional para
palestrantes modelo pág. (10).
• Pedido de Menção Presidencial pág. (10).
• Expor para todos os ofícios, recuperações.
• Escrever as atas do clube sem rasura em um livro ata ou ficha que o clube já use.
• Enviar mensalmente o relatório de secretaria para RDR (Representadoria Distrital de
Rotaract) para que a mesma tenha as informações atualizadas do clube e sócios. O
Relatório deve conter: Numero de Sócios, Numero de Reuniões normais e do conselho
diretor, Freqüência, Projetos, visitas recebidas e feitas, copia das atas ou envio via e-
mail do resumo, correspondências recebidas e enviadas números das mesmas,
• Atualizar os dados do Clube na Omir Brasil no Portal (www.omirbrasil.org.br).

Características Essências do Cargo:

• Chegar sempre de 10 a 15 minutos antes da reuniões.

• Organizar e divulgar as correspondências enviadas e recebidas
• Ficar atualizado junto ao presidente previamente sobre a pauta das reuniões.
• Formar ou atribuir a alguém a formação de um grupo de e-mails do clube.
• Ser uma pessoa de postura e que trabalhe com sinceridade.
• Secretários e Presidente não pedem desculpas e sim reconhece erros.
• Ser uma pessoa discreta e sempre auxiliar o Presidente do Clube.
• Ter conhecimento amplo sobre elaboração de projetos para orientar companheiros na
elaboração dos mesmos. Ver formulário Omir pág.(13).
 AVISOS

O secretário é responsável por enviar avisos especiais aos sócios do clube para
Informá-los sobre as reuniões do conselho diretor ou reuniões extraordinárias e também
levantar sobre algum sócio que esta se ausentando das reuniões para que sejam tomadas
as devidas providencias.

REUNIÕES DO CONSELHO DIRETOR

Na maioria dos clubes, o secretário lavra as atas das reuniões do conselho diretor,
e divulga no final da mesma para os sócios pertencentes ao conselho diretor. Também
se for de costume do clube o secretario divulga em reunião ordinária apenas os
resultados da reunião do conselho diretor.

PROPOSTAS DE ADESÃO

Procedimentos para adesão de novos sócios

1. Um sócio efetivo deve levar o nome para o clube para analise do mesmo em alguns
clubes há um ficha que o sócio-padrinho deve preencher com os dados do convidado.
Sócios de outros clubes como Rotaract já fechados ou de outras cidades e ex-
interactianos normalmente já são pré-convidados, mas ficam a critério de cada clube.
2. O clube estabelece normas para aceitação de sócios as quais devem ser respeitadas
alguns estabelecem números de reuniões e participação em projetos mas isso é de
cultura de cada um. De fato mesmo depois que vira sócio o mesmo deve participar de
não menos de 60% das reuniões do clube.
3. O convidado preenchendo os requisitos para sócio antes de ser empossado, o
Secretario deve entregar o Manual de Rotaract – recomendável(impresso). E trabalhar
também a questão do manual de novos sócios que eu aconselho que seja usado o do
companheiro Clovis Augusto Aires Quadros do Rotaract Clube Foz do Iguaçu M` Boicy
4. Já que o Rotaract Clube é composto de jovens é recomendável que a posse do novo
sócio seja em reunião festiva. Até mesmo isso o ajudará a se desinibir mais com outros
sócios.
5. Logo que seja empossado o sócio passa a gozar de todos os benefícios de participar
da família rotaria também passa a pagar a jóia mensal, no valor estabelecido por cada
clube.
 SITUAÇÃO ESPECIAS SOBRE SOCIOS

Sócios Honorários: Normalmente sócios honorários são pessoas muito queridas

do clube que ajudam em projetos, já tem alguma experiência rotaria, normalmente mas
não regra já passaram da idade limite (30 anos). Os sócios honorários trabalham como
conselheiros, ou seja, não pagam jóias, não tem direito a voto nas decisões do clube e
não podem gozar de benefícios rotaractianos como auxilio em viagens uso do pin etc.

Sócios afastamento: Sócios que pedem afastamento continuam pertencendo ao

quadro de sócios do clube e o clube que decide sobre o tempo que ele pode ficar
afastado como sócio ainda, mas o mesmo continua com as obrigações do jóia com
clube, pode usar o pin e gozar dos benefícios de ser rotaractiano. Na maioria dos casos
os pedidos de afastamento de clube se dão por motivos de saúde, estudos, família,
trabalho e são perfeitamente compreensíveis já que somos todos amigos. O sócio
afastado pode voltar à hora que desejar e o secretario e o padrinho (madrinha) devem
estar sempre em contato para que o afastamento não se torne desligamento, visitas do
clube na casa de sócios afastados ajudam muito na volta deles sem constrangimento e
motivam ao mesmo tempo.

Sócios Desligamento: O desligamento de um sócio normalmente se dá de forma

formal em carta entregue ao padrinho(madrinha) sendo que o mesmo deve entregar ao
secretario(a) e ele em acordo com os demais companheiros pode fazer ou não a leitura
da mesma. No ato de desligamento o ex-socio deve liquidar todo e qualquer debito com
a tesouraria, entregar o pin e outros pertences do clube além de não mais desfrutar dos
benefícios de ser rotaractiano

MOMENTO DA PALAVRA DA SECRETARIA

O Secretário(a), deverá fazer do seu momento, um momento dinâmico. De modo a

cativar os restantes companheiros tirando aquele stigma de uma pessoa fechada e
burocrática, principalmente quando na reunião comparecer visitantes e convidados. As
informações e correspondências devem ser selecionadas em conjunto com o presidente,
identificando assim os seus principais pontos, tirando assim a sua monotonia.
A fala de secretario(a) deve ser clara objetiva, com organização, mostrando assim
alguém com as qualificações que o cargo merece. Toda e qualquer correspondência
deve ser lida em voz alta, no entanto para não mostrar falta de preparo o secretario(a)
deve ler todas as correspondências antes e selecionar as para que não haja erros e
embaraços na sua leitura.
Também deve apresentar os comprovantes de envio de relatórios para a
representadoria tanto em confirmação de e-mail ou carta
 ATA

A Ata é de fundamental importância dentro de um clube a mesma não pode ter

rasuras, quando da sua rasura ex. (leiloa mas se quis escrever leilão deve colocar entre
parênteses (leiloa) e colocar em seguida a palavra digo seguida da correção).
A Ata não deve ser cheia e monótona o ideal mesmo e fazer um rascunho dos
tópicos na reunião e em seguida passar correta para um computador ou um livro ata
mesmo. E sempre cuidem para não fazerem da ata um testamento. Basicamente uma ata
tem os principais tópicos na reunião abordados com ex: projetos futuros e suas datas,
realizações presentes e suas devidas deliberações.
Nas assembléias ou reuniões para discussões de regimento interno e admissão de
novos sócios, conflitos entre sócios, bem como discussões de projetos de fundamentais
do clube a ata deve ser redigida e lida logo após a reunião e nessas sim deve ser o mais
abrangente possível.
As Atas são imprescindíveis principalmente para o histórico do clube.
Modelo de ata pág. ( 8 )

SEGUNDO SECRETARIO

É recomendável que o secretario nomeie um 2° secretario deixando o mesmo com

algumas atribuições e no caso de sua ausência momentânea ou permanente o 2°
secretario esteja apto a desenvolver o trabalho a altura. O correto mesmo é que como o
cargo de secretaria é um dos mais trabalhosos do clube, o secretario titular desde a posse
já atribua algumas tarefas para o 2° secretario.
 Gestão 2007/08
Presidente do Clube:________________
Secretario(a) do Clube:________________
Presidente do RI:_____________________
Data Abertura Clube de Rotaract:__/__/_____.

ATA DA REUNIÃO DE Nº ______

DATA : ________________________________________________
LOCAL DA REUNIÃO:___________________________________
HORÁRIO DE INICIO:____________________________________
PRESIDIU A REUNIÃO:___________________________________
PROTOCOLO DA REUNIÃO:_______________________________

PAUTA DO PROTOCOLO:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

SECRETARIOU A REUNIÃO:_____________________________________________

INFORMES DA SECRETARIA:

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

PAUTA DO PRESIDENTE:

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
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______________________________________________________________________

RELATOS, INFORMES E DECISÕES IMPORTANTES DA REUNIÃO:

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PALAVRA LIVRE: _______________________________ASSUNTO:_____________

PALAVRA LIVRE: _______________________________ASSUNTO:_____________
PALAVRA LIVRE: _______________________________ASSUNTO:_____________

RELATOS IMPORTANTES PALAVRA LIVRE:

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______________________________________________________________________
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______________________________________________________________________
• Em Anexo Lista de Freqüência da Reunião

Sendo relato da verdade assino a presente a ata

___________________________ ____________________________
Presidente Secretário(a)
RECONHECIMENTO PROFISSIONAL

Conferimos a Padre Quevedo, o certificado de Reconhecimento

Profissional pelo excepcional trabalho realizado a nossa comunidade nas funções de
ESCRITOR E RELIGIOSO, o qual ajuda proporcionar o desenvolvimento de nossa
cidade.

cidade, 08 de Outubro de 2007.

Presidente do Clube__________________

Secretario(a) do Clube_______________
Diretor da Avenida de Profissionais
Presidente Gestão 2007/08

Menção Presidencial de 2007-08

para Rotaract Club Formulário de Endosso
Rotaract Clube de______ , Distrito______ , patrocinado pelo Rotary Clube
de_________ executou as três atividades abaixo, qualificando-se, assim, à
Menção Presidencial de 2007-08 para Rotaract Clube.

1.

2.

3.

Assinatura do presidente do Rotary Clube patrocinador (obrigatória) Data

Para qualificar-se à Menção Presidencial, o Rotaract Clube deve executar três

atividades, sendo uma delas em Serviços à Comunidade e uma em Serviços
Internacionais. O presidente do Rotary Clube patrocinador deve assinar este
formulário, atestando que o Rotaract Clube cumpriu as exigências, e enviá-lo
ao governador do distrito até 1° de abril de 2007.
 OFICIO N° 0003

Cidade, 23 de outubro de 2007.

Excelentíssimo Sr.
Prefeito____________________
Prefeito Municipal de _________________

Ref. – Solicitação Apoio para Realização de trabalho de Conscientização

Através do presente, o Rotaract Clube __________, em nome de todos os

companheiros deste clube vem solicitar respeitosamente o apoio da Prefeitura Municipal
de ___________ para nos auxiliar no trabalho de conscientização da população sobre
leis de trânsito através da distribuição de material de panfletagem.

Pedimos para tanto que vossa senhoria libere a utilização de via pública para que
nosso clube possa distribuir para os motoristas material educativo e panfletos através de
uma blitz educativa se possível na Rua ________.

O dia a da panfletagem será dia 25 de outrubro o horário será informado

posteriormente, pois depende da disponibilidade do Policia Militar, a divulgação ficará
a cargo do Rotaract e de outras entidades que apóiam este trabalho de conscientização.

No aguardo de vossa resposta, ficamos a sua disposição para esclarecer

eventuais dúvidas através do telefone comercial (0XX) XXXX-XXXX falar com
__________.

Atenciosamente,

Nome do Secretario__________
Nome do Presidente______________
 Gestão 2007/08
Presidente do Clube:________________
Secretario(a) do Clube:________________
Presidente do RI:_____________________
Data Abertura Clube de Rotaract:__/__/_____.

Companheiros Telefones E-mail Endereço Aniv. Aniv.

Res. Com. Celular Club

Convidados

Sócios Honorários

Rotarianos
Conselheiros
 Formulário de Visita de Companheiro ou Visitante ao Clube

À Secretaria do Rotaract Clube ______________________

Formulário de Recuperação Nº - ______ do rotariano(a) ___________________
referente ao dia 23-09-2007.

Nome:_______________________Clube____________Distrito_______
e-mail________________________Cidade___________Pais_________
UF______________Data__________
Companheiro/Visitante______________
Obrigado por nos visitar e compartilhar as suas idéias conosco.
Formulário de Recuperação Nº________
Rotaract Clube Distrito _________________
Cidade/UF. Dia, mês e ano.
Modelo de Formulário de Inscrição
para Sócio do Rotaract
Nome __________________________________Data de nascimento___________________
Endereço residencial__________________________________________________________
Endereço comercial___________________________________________________________
Telefone/Fax_________________________E-mail__________________________________
Ocupação profissional/Classificação/Área de estudo_________________________________
Áreas de interesse
Serviços à Comunidade
Serviços Internacionais
Desenvolvimento Profissional
Atividades pró-juventude
Serviços Internos

1. Você está disposto a participar de 60% das atividades sociais e de prestação de serviços do
clube? Sim Não

2. Está disposto a pagar as quotas de sócio? Sim Não

Compreendo e aceito os propósitos e objetivos do Rotaract, comprometendo-me a obedecer

ao disposto nos Estatutos Prescritos para Rotaract Clube, na Declaração de Normas do
Rotaract e no regimento interno do clube.

Assinatura_____________
Data__________________
O secretário do Rotaract Club deverá manter este documento nos arquivos do clube.
 ARQUIVO NACIONAL DE PROJETOS
Organização Multidistrital de Informação de Rotaract Clubs do Brasil
FORMULÁRIO DE APRESENTAÇÃO DE PROJETOS
(favor preencher a máquina ou em letra de fôrma)
Nome do Projeto:___________________________________________________________
: _____ Distrito(s): ______________( ) Clube/Multiclube Distrito: _____________________
Comissão(ões) Responsável(is): ( ) Comunidade ( ) Finanças ( )Internos ( ) Internacionais (
)Profissionais
Endereço para Correspondência(do clube ou distrito):
Destinatário:_________________________________________________________________
Endereço:____________________________________Cx. Postal:____________ CEP:______
Cidade_____________UF:___Idealizadopor:_____Cargo/clube:_________________________Realizado
por:____________________Cargo/clube:_________________________________
Tipo:( )Distrital/Multidistrital Região______________
Clube(s): __________________________________

Objetivos:______________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

Orçamento do Projeto ( ) US$ ( ) R$ PARCERIAS: (nome da entidade)

Descrição Receita Despeza ( ) Rotary Club __________________________
Material ( ) Casa da Amizade ______________________
( ) Interact Club __________________________
Divulgação ( ) Rotaract Club _________________________
Patrocínios ( ) outros _______________________________
Serviços
Total

Número de Pessoas Faixa Etária dos Palavras Chaves para

Envolvidas no Projeto: Beneficiados Caracterização
Rotaractianos: _____ ( ) 0 a 12 anos do Projeto:
Rotarianos: ______ ( )12 a 18 anos 1.____________________
Interactianos: _____ ( )18 a 30 anos 2.____________________
Voluntários:_____ ( )30 a 50 anos 3.____________________
Serviços ( )50 a 65 anos
Contratados:____________ ( )mais de 65 anos
( )outras________

MEIOS DE DIVULGAÇÃO:
( )TV local ( )Cartazes ( )Mala Direta ( )Rotary Clubs ( )Rede nacional de TV
( )Jornal local ( )Panfletos ( )Convite ( )Boletim Distrital ( )Não será divulgado
( )Rádios ( )Faixas ( )Boletim do clube ( )Revista da OMIR ( )Outros
( ) ____________ ( ) ____________ ( ) ____________ ( ) ____________ ( ) ____________

CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
data/mês
etapa
DESCRIÇÃO EXECUTIVA
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

RESULTADOS QUALITATIVOS E QUANTITATIVOS

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

______________________________ _____________________________
Local e data Assinatura do responsavel

PARA USO EXCLUSIVO DA COORDENAÇÃO DO ARQUIVO NACIONAL DE

PROJETOS
Número: _________ Palavras Chaves: ______________________________________
Código: _________ Recebido em: ___/___/___ Integrado ao ANP em: ___/ ___/___
 Lista de e-mail Permanente dos Clubes

rotaract_ampera@hotmail.com
rotaract_assis@hotmail.com
rotaract_cascavelprimavera@hotmail.com
rotaract_doisvizinhos@hotmail.com
rotaract_fozmb@hotmail.com
rotaract_fcobeltraoalvorada@hotmail.com
rotaract_guaira@hotmail.com
rotaract_guaraniacu@hotmail.com
rotaract_ivaipora@hotmail.com
rotaract_mcrondon@hotmail.com
rotaract_mariopolis@hotmail.com
rotaract_medianeira@hotmail.com
rotaract_palmital@hotmail.com
rotaract_palotina@hotmail.com
rotaract_patobrancovila@hotmail.com
rotaract_pitanga@hotmail.com
rotaract_toledo@hotmail.com
rotaract_virmond@hotmail.com

as respectivas senhas vcs podem conseguir com o companheiro

Claudiney Benedito Lucio
Comissão Distrital do Rotary para o Rotaract
Ano Rotário 2007/08
no e-mail cd_rotaract@hotmail.com ou no cel: 44-9105-0451
Cleomar Martins
SDR 2007/08

“Secretaria Distrital Ultrapassando Limites que Os Outros Ainda não Chegaram”