PROFESSOR(A): DANILO SOARES

Introdução ao Gerenciamento de Projetos Públicos

5W2H para Concepção de Projetos

Objetivo da Aula

Aplicar a ferramenta 5W2H para a concepção de projetos

Apresentação

Olá, estudante, na aula anterior você compreendeu as características de projetos e

de processos. Agora, nesta aula, você conhecerá a ferramenta 5W2H e como ela pode ser
usada para a concepção de projetos.
Essa é uma ferramenta muito usada na área de gestão, por ser simples e de fácil aplicação.
Ela tem como objetivo propor sete perguntas que devem ser respondidas para o devido
entendimento de um projeto. Um detalhe interessante é que, apesar de essa ferramenta
ser bastante usada e ser alvo de vários estudos, não é possível definir exatamente quem
foi o seu criador.
Ficou curioso para saber mais sobre a ferramenta e como você poderá usá-la? Então
acompanhe esta aula e bons estudos!

1. Planejamento com 5W2H

Você sabe que um bom planejamento é necessário e, se executado da maneira correta,

pode trazer ótimos benefícios e facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos. Isso também
é verdade no setor público, em que o planejamento tem um papel de extrema importância.

O planejamento está relacionado sempre à capacidade de uma instituição de se adaptar à

incerteza permanente que envolve o futuro e às mudanças imprevistas nos ambientes. Isso
vale tanto para o setor privado como para o público. Desde a Constituição Federal de 1988, o
planejamento de médio e longo prazo é obrigatório pelo art. 165 e, após a aprovação do Poder
Legislativo, ele se tornou lei. Todo governo deve definir suas prioridades na forma de programa
e projetos, com diretrizes, objetivos e metas. (TONI, 2016, p. 28)

Conforme o trecho citado acima, você pode perceber que o planejamento é importante
tanto para o setor privado quanto para o setor público. Mas será que o planejamento também
é importante para a gestão de projetos? A resposta é sim, e vou te mostrar.

Livro Eletrônico
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Acredito que você, caro estudante, deve lembrar que, no final da aula anterior, eu
apresentei algumas falhas mais comuns em gestão de projetos. Gostaria de apresentar
novamente alguns daqueles pontos para você relembrar:
• Planejamento inadequado das metas e dos objetivos;
• Baixa compreensão do nível de complexidade do projeto;
• Definição inadequada do tempo para a realização de cada atividade;
• Estimativa incompleta ou inadequada para mensurar os custos do projeto;
• Existência de poucos dados para a gestão do projeto;
• Treinamento e capacitação insuficientes dos envolvidos;
• Não destinação de tempo para o planejamento;
• Stakeholders com expectativas divergentes.

Como um bom planejamento poderia mitigar essas falhas?

Acredito que você percebeu que a maioria das falhas foi causada por erros no planejamento.
Então, o planejamento é uma parte fundamental para a gestão de projetos. É na etapa de
planejamento que são alinhadas as expectativas dos stakeholders, além de definir vários
aspectos do projeto que podem influenciar o sucesso deste.
Outro ponto importante que justifica a relevância da fase de planejamento são as
características de um projeto que vimos anteriormente: temporalidade e individualidade.
Temporalidade significa que um projeto tem uma duração finita. Já a individualidade
significa que um projeto é único, e é esse o ponto que gostaria de focar. Como cada projeto
é singular, você pode deduzir que as características, os requisitos e os desafios de um
projeto são diferentes de outros projetos. Cada projeto tem as suas particularidades, pois
são conduzidos em ambientes e/ou períodos de tempo diferentes. Mesmo que dois projetos
tenham o mesmo objetivo e sejam iniciados de forma simultânea, em dois locais similares,
a evolução e os desafios de cada um deles podem ser completamente diferentes. Dessa
forma, o planejamento para um projeto se difere de outro.
Como cada projeto é único, você pode deduzir que existe um componente de incerteza
em um projeto. Segundo Costa (2019), todo projeto tem um grau de incerteza, que varia de
acordo com a clareza de um escopo definido no planejamento. Por exemplo, se, durante o
planejamento, o objetivo do projeto não foi bem estabelecido, o grau de incerteza aumenta.

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Já que o planejamento é tão importante, existe alguma ferramenta que possa

auxiliar nessa fase?

A resposta é sim! Existe uma infinidade de ferramentas que podem ser utilizadas no
planejamento de um projeto. Mas gostaria de destacar uma: o 5W2H.
5W2H é uma técnica de organização das informações cuja denominação remete a expressões
em inglês what, who, when, where, why, how, how many (em português, respectivamente, “o
quê?”, “quem?”, “em que prazo?”, “em que local?”, “por quê?”, “como?” e “quanto custa?”). (TONI,
2016, p. 377)

O nome dessa ferramenta faz referência a sete perguntas que devem ser respondidas:
cinco perguntas que começam com a letra “W”, em inglês (what, who, when, where, why),
e duas perguntas que começam com a letra “H”, também em inglês (how, how many/how
much). Em português, podemos traduzi-las para “o quê?”, “quem?”, “em que prazo?”, “em
que local?”, “por quê?”, “como?” e “quanto custa?”. Responder a essas perguntas é essencial
para um realizar um bom planejamento.
A implantação de qualquer metodologia de excelência em uma organização passa por tópicos
comuns que auxiliarão nas respostas ao 5W2H (O quê? Quando? Onde? Quem? Quanto? Como?
Por quê?), como: planejamento, objetivos, seleção de áreas/projetos, seleção de pessoas etc.
Esses itens devem ser tratados adequadamente para obter sucesso na implantação. (SOUZA;
BERGAMO FILHO; OLIVEIRA, 2021, p. 21)

Como citado anteriormente, essa ferramenta tem como base as perguntas fundamentais
para a construção de um bom planejamento. Apesar de ser bastante simples a sua aplicação,
essa ferramenta produz resultados ótimos. Então, vou detalhar cada pergunta do 5W2H:
• What: significa “o quê?”. Você deverá pensar no que será feito no projeto. Você deverá
definir com detalhes o objetivo, as etapas e as fases do projeto.
• Who: significa “quem?”. Você deverá pensar em quem deve fazer as ações para a exe-
cução do projeto. Você deverá definir com detalhes quais são os recursos humanos
envolvidos, os responsáveis, as equipes envolvidas e as funções de cada um.
• When: significa “em que prazo?” ou “quando?”. Você deverá pensar quando as ações
para a execução do projeto deverão ser feitas. Você deverá definir com detalhes quais
são os prazos, como será o cronograma e qual tempo para cada atividade.

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• Where: significa “em que local?” ou “onde?”. Você deverá pensar onde as atividades do
projeto serão realizadas ou implantadas. Você deverá definir com detalhes quais serão os
locais, as áreas, os departamentos ou os contextos que serão impactados pelo projeto.
• Why: significa “por quê?”. Você deverá pensar no motivo do projeto. Você deverá definir
com detalhes quais serão as justificativas, os desafios, os benefícios e os resultados
esperados.
• How: significa “como?”. Você deverá pensar em como o projeto será conduzido. Você
deverá definir com detalhes quais os métodos, as atividades e os processos que serão
executados.
• How many ou How Much: significa “quanto?” ou “quanto custa?”. Você deverá pensar
o quanto custará esse projeto. Você deverá definir os custos e orçamentos para a
realização do projeto.

Para resumir, veja a imagem a seguir:

Figura 1 | Resumo da ferramenta 5W2H

Elaborada pelo autor.

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Agora que você já conhece bem as características dessa ferramenta, gostaria de te

convidar para ver algumas situações em que ela pode ser aplicada.

2. Aplicando 5W2H em Projetos

Como você já percebeu, a fase de planejamento é muito importante em um projeto,

e a ferramenta 5W2H é uma poderosa aliada nessa fase. Então, irei apresentar algumas
situações simuladas, em que será aplicada o 5W2H. Mas, antes, gostaria de deixar algumas
recomendações para o uso da ferramenta:
• Registre as respostas: em algumas situações, você ficará tentado a responder as
perguntas apenas mentalmente e não realizar o registro. Isso é um erro. É importante
que você registre as informações obtidas pela 5W2H.
• Envolva os stakeholders: se possível, envolva todos os stakeholders no processo de
planejamento e encoraje que eles participem de forma ativa nessa fase. Para isso, você
pode usar um brainstorming.

O brainstorming ou tempestade de ideias é uma ferramenta para incentivar a

participação e o desenvolvimento de ideias em um grupo. De forma resumida, é
um processo em rodadas, em que todos os participantes devem contribuir com
ideias na sua vez. Ou seja, todos terão espaço para mostrar as suas ideias e poderão
contribuir.

• Foque os detalhes importantes: em algumas situações, é comum que as pessoas

simplifiquem determinadas informações do 5W2H. Isso pode ser um problema quando
o resumo omite informações que poderão ser úteis no futuro. Então, tenha clareza e
tente construir uma resposta que seja de fácil compreensão para todos os envolvidos
no projeto.
• Nem sempre a primeira resposta é a melhor: em vários momentos, o grupo de pes-
soas que está usando o 5W2H pode chegar a uma resposta inicialmente. Tente ver
diferentes ângulos e perspectivas para validar essa resposta. Uma sugestão é voltar e
revisar as respostas, após responder todas elas.

Agora que você já conhece algumas boas práticas para a aplicação do 5W2H, posso
apresentar algumas situações para você acompanhar. Logo, irei descrever alguns exemplos
hipotéticos para você entender as etapas da construção do 5W2H e alguns possíveis

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resultados. É importante ressaltar que as respostas apresentadas não são a única verdadeiras.
Fique à vontade para usar a sua criatividade e pensar em possíveis outras respostas.
• Primeira situação: imagine que determinado departamento de um órgão público
deseja diminuir em 70% o consumo de copos descartáveis.
− Preparativo para o 5W2H: foram convocados todos os colaboradores para participar
do plano de ação desse projeto. Durante a reunião, foi aplicado um brainstorming
para incentivar a participação de todos. Uma pessoa foi escolhida para registrar todas
as ideias em uma folha de papel. Após responder a todas as perguntas, foi realizada
uma revisão para verificar possíveis inconsistências ou novos pontos de vista.
− Resultado:
Projeto: Redução do consumo de copo descartável do setor em 70%

What Comprar canecas não descartáveis para

Criar campanha de conscientização
O que? os servidores

Para o órgão que orienta sobre a diminuição Para incentivar os servidores a não
Why
do consumo de materiais descartáveis, foi usarem os copos descartáveis e dar
Por que?
criada uma diretriz preferência às canecas

When
Até o início do próximo mês Começar no início do próximo mês
Quando?

Where No setor do órgão público No setor do órgão público

5W2H Onde? (salas 1, 2 e 3) (salas 1, 2, 3 e anfiteatro)

Who
Responsável pelo setor Todos do setor
Quem?
Realizar a cotação das canecas
Verificar a possibilidade de aquisição das Colocar cartazes orientando sobre o
How
canecas impacto na geração de lixo por copos
Como?
Comprar canecas para os servidores descartáveis
utilizarem
How much
R$ 850,00 R$ 55,00
Quanto?

• Segunda situação: imagine que determinado departamento de um órgão público de-

seje melhorar a organização da sala de almoxarifado. Isso é necessário, pois diversos
servidores já relataram que é difícil saber o que precisa ser adquirido ou onde estão
determinados materiais.

Agora é a sua vez! Monte um plano de ação para esse projeto. Não se esqueça das
recomendações feitas anteriormente.

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Considerações Finais

Você chegou ao final da segunda aula! Vamos relembrar um pouco o que foi visto nela?
Você conheceu a ferramenta 5W2H, que faz referência a sete perguntas que devem ser
respondidas: cinco perguntas que começam com a letra “W” em inglês (what, who, when,
where, why) e duas perguntas que começam com a letra “H” em inglês (how, how many/
how much). Em português, podemos traduzi-las para “o quê?”, “quem?”, “em que prazo?”,
“em que local?”, “por quê?”, “como?” e “quanto custa?”.
Você percebeu que, a partir das respostas a essas perguntas, é possível realizar um bom
planejamento. Em seguida, você foi apresentado a uma situação de aplicação da ferramenta
para o planejamento de um projeto.
Na próxima aula, você compreenderá as principais características do gerenciamento de
projetos com base no Guia PMBOK. Até a próxima aula.

Materiais Complementares

5W2H: é hora de tirar as dúvidas e colocar a produtividade no seu dia a dia. Disponível
em: https://endeavor.org.br/pessoas/5w2h/. Acesso em 23 out. 2022.

Referências

COSTA, Adriana Bastos da. Fundamentos da Gestão de Projetos: da teoria à prática –

como gerenciar projetos de sucesso. Curitiba: Intersaberes, 2019.

SOUZA JR., Adelio Pereira de; BERGAMO FILHO, Clovis; e OLIVEIRA, Luis Carlos A. Modelo
híbrido: evolução na gestão empresarial para eficiência e inovação ágil. Rio de Janeiro:
Brasport, 2021.

TONI, Jackson de. O planejamento estratégico governamental: Reflexões metodológi-

cas e implicações na gestão pública. Curitiba: Intersaberes, 2016.

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