5W2H: APRENDA A FAZER


AS PERGUNTAS CERTAS PARA

SEU NEGÓCIO
“
Fazer as perguntas
certas exige tanta
habilidade quanto dar

as respostas certas.
Thomas J. Watson, ex-CEO

“
da IBM que desenvolveu a cultura
e seu estilo de gestão da empresa
SUMÁRIO
Introdução

04

O que é 5W2H

05

Para que serve o 5W2H

15

5W2H no dia a dia

17

Exemplo de uma análise 5W2H

21

Sumário 3
 Introdução

Ter o hábito de perguntar “Por quê?”

pode ser a diferença entre adotar uma

solução medíocre ou se empenhar para

pensar como fazer algo funcionar

de verdade.

Se juntar mais perguntas a esse processo -

“o quê”, “quem”, “quando”, “onde”,

“como” e “quanto” - você passa a contar

com uma ferramenta de formato simples,

mas altamente eficiente para tomar

as melhores decisões.

É isso que o G4 Educação traz neste

ebook, com exemplos de perguntas

para fazer em um projeto ou para resolver

um problema no trabalho. Simples e bem

explicado.

Que tal começar agora?

Introdução 4
 O que é 5W2H

É a sigla para um plano de ação que lista

atividades a serem realizadas dentro

de um projeto para que se torne mais ágil,

transparente, eficiente e, portanto, com
maiores chances de ser bem-sucedido.

O termo 5W2H refere-se a 7 perguntas

chave em inglês que líderes,
empreendedores e seus times devem

se fazer para resolver problemas

e mapear oportunidades.



5W para “what”, “why”, “who”, “where”

e “when” e 2H para “how” e “how much”.

Assim:
What - O que

Why - Por quê

Who – Quem

Where - Onde

When - Quando

How - Como

How much – Quanto custa

O que é 5W2H 5
 What – O que?

É aqui que vamos definir, de maneira

curta e direta, o propósito final do projeto
e o que cada pessoa precisa fazer em cada
uma de suas etapas.

Alguns exemplos de perguntas:

• O que será feito?

• O que esse projeto vai realizar?

• O que precisamos?

• O que queremos alcançar?

• O que observamos?

• O que cada integrante deve fazer para

que o projeto se realize?

• O que faz com que esse projeto seja

relevante?

• O que podemos aprender com esse

projeto?

• O que aconteceu com esse projeto?

• O que fazer depois de encontrarmos

a solução?

O que é 5W2H 6
 Why – Por quê? 

A resposta do porquê de um projeto

é a busca por motivos para executar

a ideia. É preciso que fique claro para

a equipe e para os stakeholders

os argumentos e dados usados para

resolver um problema ou atingir
determinado objetivo. Aqui entram
também alguns aspectos financeiros

e qualitativos. Quanto mais os integrantes

entenderem a relevância da proposta,
maiores as chances de engajamento

da equipe e de empregarem suas

habilidades no projeto.

Alguns exemplos de perguntas:

• Por que será feito?

• Por que isso é um problema?

• Por que seguir por esse caminho?

• Por que perseguir esse propósito?

• Por que esse projeto precisa

ser realizado?

• Por que envolver essas pessoas

no projeto?

O que é 5W2H 7
• Por que temos de pagar mais caro?

• Por que contratar pessoas de fora?

• Por que envolver essas áreas?

• Por que fazer agora e não em seis

meses?

Who – Quem?  

Para o projeto andar é preciso definir

as pessoas responsáveis pelas diferentes

tarefas em todas as etapas, sem deixar
espaço para questionar quem deveria
estar cuidando do quê. A regra de ouro

é colocar as pessoas certas nas funções

certas – e garantir maior eficiência.

Alguns exemplos de perguntas:

• Quem são as pessoas envolvidas

no projeto?

• Quem são os stakeholders que serão

acionados para colaborar?

O que é 5W2H 8
• Quem vai assumir qual posição

no projeto?

• Quem vai distribuir as responsabilidades?

• Quem vai fazer o registro do avanço

do projeto?

• Quem poderia fazer diferença para

a equipe?

• Quem vai fazer o quê?

Where – Onde?  

Diz respeito ao local onde o projeto será

desenvolvido, o que inclui os lugares

em que as reuniões vão acontecer,

a localização das etapas ou mesmo

departamentos que vão absorver tarefas
ou recursos. 

Alguns exemplos de perguntas:

• Onde o projeto será realizado?

O que é 5W2H 9
• Em que local ocorrerão as reuniões?

• Onde as pessoas serão alocadas?

• O trabalho será presencial, remoto

ou híbrido?

• As reuniões serão presenciais ou por

videoconferência?

When – Quando? 

Definir as datas e prazo final (deadline)*

do cronograma é fundamental para que

cada pessoa saiba quando precisa fazer
suas entregas. Ainda que os prazos sejam
apenas sugeridos no início, é importante
ter essa noção de tempo e urgência para

o projeto decolar.  

*Deadline - Limite estabelecido para a conclusão

de uma atividade dentro de um cronograma 


que não deve ser ultrapassado.

O que é 5W2H 10
Alguns exemplos de perguntas:

• Quando será feito?

• Quando começarão os testes?

• Quando teremos os primeiros

resultados?

• Em quanto tempo será feito?

• Qual o deadline dessa atividade?

• Qual a data para que a versão final esteja

concluída?

• Quando vamos iniciar a implementação?

• Quando vamos começar a aplicar o que

aprendemos?

• Haverá alguma frequência?

How – Como?  

O primeiro dos dois “Hs” desta

metodologia refere-se aos procedimentos

a serem seguidos para execução

e finalização do projeto. É preciso listar

os métodos usados e os critérios para

avaliação, ou seja, explicar de forma

O que é 5W2H 11
objetiva a todos os stakeholders

as métricas, a construção de processos

e como é possível entregar resultados.

Alguns exemplos de perguntas:

• Como o projeto será feito?

• Como as atividades serão avaliadas?

• Como e quais metodologias serão

aplicadas?

• Como serão feitas as entregas da fase 1?

• Quais as condições para o projeto

ocorrer?

• Como saber que o projeto está

avançando bem?

• Como aproveitar melhor as habilidades


dos stakeholders?

O que é 5W2H 12
 How Much – Quanto? 

Não adianta criar um plano ambicioso

se ele não for ajustado à realidade

financeira da empresa. Estimar os custos
do projeto gera melhor entendimento

das operações, especialmente se envolve

a aprovação de terceiros – aí é preciso
explicitar o ROI (Return on Investment,

ou retorno sobre o investimento). 

Alguns exemplos de perguntas:

• Quanto o projeto custará?

• Quanto vai custar cada etapa?

• Quanto seria o ROI se o projeto

for implementado?

• Como minimizar os custos?

O que é 5W2H 13
 Jogo rápido

O que é e para que serve 

Ferramenta que consiste em um checklist

de atividades que devem ser
desenvolvidas por um grupo de pessoas
para um projeto, dentro de uma janela

de tempo.


Utilizar o 5W2H juntamente com outras

estratégias é uma ótima forma

de promover uma cultura de melhoria

contínua e tomar decisões com base

em fatos e dados.

5W

What – O que deve ser feito?

Why – Por que precisa ser feito?

Who – Quem deve fazer?

Where – Onde será implementado?

When – Quando deverá ser feito?

2H

How – Como será feito?

How much – Quanto vai custar?

O que é 5W2H 14
 Para que serve
o 5W2H?
A ferramenta 5W2H serve para controlar
tarefas dentro da empresa, dando mais
clareza às atividades que são feitas,
como são feitas, por que são feitas,
quando serão feitas, por quem são feitas,
onde vão acontecer e quanto tudo isso
custar. Isso possibilita que o fluxo de
processos possa avançar de forma mais
fluida e, portanto, permite um ganho

de produtividade e sinergia.

Na definição do Sebrae, seu principal

propósito é ser “um checklist que indica
as atividades, os prazos

e as responsabilidades de todos

os envolvidos em um projeto”.
What
Criação de um
Treinamento da equipe

O que novo website de atendimento

Why
Aumentar a geração de Reduzir o número

Por que oportunidades comerciais de reclamações dos clientes

Who
Bruno
Equipe de

Quem Marcondes Atendimento

Where
Online São Paulo
Onde

When
01/11/22 a 15/12/22 15/10/22 a 30/01/23
Quando

How
Contratação de agência

Treinamento In-company
Como de conteúdo

How Much
R$ 10.000,00
R$ 8.000,00
Quanto custa

Para que serve o 5W2H? 15

Por ser uma ferramenta que aplica
objetividade à execução de projetos,

a abordagem 5W2H é usada em áreas

de gestão, como Gestão de Projetos,

Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária,
Elaboração de Planos de Negócio,
Elaboração do Planejamento Estratégico
entre outros.

Na hora de discutir oportunidades,

ao questionar – o que, por que, quem,

quando, onde, como e quanto custa –
uma rodada de perguntas pode levar

a uma tomada de decisão mais rápida.

A ordem das perguntas, ou seja, se você

vai perguntar “Quem” antes de “O que”

ou “Por que” depois de “Quando” não faz

diferença e não altera sua eficiência.
Agora, ela não vai funcionar tão bem

se você não tem respostas para a maioria

das perguntas.

Para que serve o 5W2H? 16

 5W2H no dia a dia

Como o 5W2H permite visualizar

de maneira rápida e fácil as necessidades,

motivações, atividades a serem realizadas,
responsáveis pelas atividades e o que falta
para atingir uma meta, é uma escolha
acertada para montar um plano de ação

e fazer o acompanhamento de cada tarefa

e etapa.

O exemplo a seguir mostra o processo

de contratação de um funcionário
passando pelas 7 perguntas.

What
Contratar um novo colaborador

O que para o setor administrativo

Why
Porque a demanda está crescendo e se tornou

Por que maior do que a capacidade da equipe atual

Who
Roberta Pereira, profissional de RH
Quem

Where
No escritório da empresa
Onde

When
Até o final do mês
Quando
A vaga será anunciada em plataforma digital. Após seleção

How
inicial, Roberta irá entrevistar candidatos via vídeo. Seleção final

Como incluirá Roberta, Diego e gestor. Luiza, que é auxiliar

administrativa, vai cuidar das etapas legais

How Much
O orçamento liberado para o processo de contratação

é de R$ 50 para divulgação da vaga, 10 horas de trabalho

Quanto custa para o profissional de RH e 3 horas para o auxiliar administrativo

5W2H no dia a dia 17

E aqui a possibilidade de montar uma
estrutura completa para tomada

de decisão no varejo com mais eficiência.

What
Parcerias com fábricas de matéria-prima e novos fornecedores
O que
Why
Comprar matérias-primas e outros produtos

Por que necessários com preço de fábrica

Who
Diretor de Compras
Quem
Where
Contato remoto: telefone e aplicativos de mensagem
Onde

When
3 semanas para concluir as novas parcerias
Quando
How
Legalizando a documentação e fechando contrato com o fornecedor
Como
How Much
R$ 100 em ligações telefônicas, pacotes de dados móveis

Quanto custa e confecção da documentação necessária

Como tornar o 5W2H parte

da operação  

Como em outras coisas no negócio, o uso

contínuo é que vai fazer a ferramenta

se tornar parte integrante dos processos

e também tornar as perguntas mais

acertadas para cada caso.

5W2H no dia a dia 18

 Desenvolva perguntas
adequadas para cada situação
Cada problema ou questão traz vantagens
se você fizer as perguntas que realmente
importam. No início, você pode até copiar
um modelo da outra área, mas lembre-se
que só você conhece os meandros do seu
departamento, o que é feito ali e onde quer
chegar. Faça as perguntas certas

e chegará às melhores respostas.

Responda a cada pergunta

da melhor maneira
Como as perguntas, as respostas são
fundamentais no processo. Em alguns
momentos, você e seu time podem não
ter uma resposta. Desenvolva um plano
para responder a perguntas que não
tenham uma resposta imediata.

5W2H no dia a dia 19

 Dependendo da situação
• Se você está montando um projeto, deixe
que as perguntas e respostas ajudem

a formar seu plano. 

• Se você estiver analisando um processo

para oportunidades de melhoria,
desenvolva perguntas adicionais sobre
possíveis mudanças a partir de suas
perguntas e respostas iniciais.

• Se você estiver definindo um problema,

permita que as perguntas e respostas
levem a uma análise de causa.

• Se você estiver revisando um projeto

concluído, desenvolva perguntas
adicionais sobre como modificar, expandir
ou padronizar as alterações de suas
perguntas e respostas iniciais.

• Se estiver preparando um artigo,

relatório ou apresentação, inclua
respostas às perguntas em seu texto.

5W2H no dia a dia 20

 Exemplo de uma
análise 5W2H

Aqui está o exemplo de aplicação para

melhorar a produtividade de uma equipe
de vendas, segundo a Indeed.

What

Atualizar o sistema de software da equipe de vendas

O que

Why
Software desatualizado não atende

Por que mais às necessidades da empresa

Wh o
Gerente de vendas e equipe de análise

Quem de software especial em colaboração

Wher e
No departamento de vendas
Onde

Whe n

Quando
Até o final do trimestre atual

How
Análise de 5 produtos alternativos

Como e definição de melhor substituição

How Much
O orçamento máximo para software é de US$ 120.000
Quanto custa

A partir desta análise é possível começar

a pesquisar qual software atenderia

melhor às necessidades da companhia.

Ao responder “como”, ficará claro para

a equipe qual o processo de teste

e análise de software pode ser usado.

Exemplo de uma análise 5W2H 21

“
A capacidade de fazer
a pergunta certa

é mais da metade

da batalha para
encontrar a resposta
“
Robert Half, consultoria líder

em recrutamento de profissionais

22