프로젝트 수명 주기란 무엇입니까?

The project life cycle is a five-phase framework project managers use to guide their projects to completion. It outlines all project stages, from inception to final implementation, and describes what the team must achieve during each phase.

Below is a summary of the project life cycle phases and their primary objectives.

1. Initiation: Define the project’s scope, cost, feasibility, goals, timeline, and success criteria.
2. Planning: Create a project roadmap or detailed action plan that outlines the tasks needed to complete the project.
3. Execution: Carry out the work to complete the product, service, or result. Ensure your team has all the necessary resources, tools, and instructions.
4. Monitoring and controlling: Monitor the progress and performance of your team and project to identify any deviations from the plan or quality issues so you can make changes accordingly.
5. Closure: Close the project, sign any outstanding contracts, pay vendors, conduct a post-project review, and identify how to improve next time.

When project managers clearly understand the various project management phases, they can see the big picture and better understand how to handle each stage. By breaking the project down into more straightforward steps, it’s easier for project managers to anticipate what’s coming next, which helps them stay on track and ensure the project’s success. Using the right tools and methods contributes to effective team management throughout the project life cycle.

The 5 phases of a project life cycle

Understanding the five project management life cycle phases and their requirements will give you a repeatable, improvable framework for effective project management.

시작 단계

계획 단계

During the planning phase in the project life cycle, you create a roadmap for completing the project on time and in line with your success criteria, all without going over budget.

In this stage, you’ll break your project into smaller tasks, set milestones and deadlines, and create detailed plans for resources, schedules, tools, and task assignments.

Below are some items you might create in the planning phase.

• Project management plan: Specify the project phases and tasks. Create a work breakdown structure and Gantt chart to outline task dependencies and timelines.
• Risk plan: Predict potential risks and create standard operating procedures for dealing with them, including who owns each issue.
• Financial plan: Create and allocate a budget across teams and resource types.
• Resource plan: Identify the team members you’ll need and assign roles. Use resource management software to centralize the documents, briefs, and other resources.
• Communication plan: Choose which channel(s) you’ll use to communicate with your team and clients. Decide how frequently you’ll communicate and set up meetings on the calendar.
• Quality plan: Establish KPIs and define how you’ll measure your team’s performance and outputs.

With a project management tool such as Jira, it's easy to store these plans in a centralized, accessible location. You can also access project planning templates to streamline your efforts.

실행 단계

The project execution phase is where you implement the project plan and complete the project deliverables.

As the project manager, you assign tasks, clarify roles, answer questions, oversee work, facilitate communication, attend briefings and meetings, support your team, and keep them on track.

This might mean providing team members with new tools, materials, or resources.

Teamwork can be a challenge for projects with multiple people and complex tasks. Companies frequently use collaboration software to help teams work together and minimize downtime.

Jira provides end-to-end project execution management. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, allowing teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.

With Jira, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget, allowing immediate adjustments to keep the project moving forward.

모니터링 및 제어 단계

In this phase, you’ll track project progress and make adjustments to ensure the project stays on track.

Collect information from timesheets, reports, and team members. Using Jira to manage your next project will help you track a project’s progress; with either the timeline view, which acts as a Gantt Chart, or the Kanban board, both make it easier to identify when things are off track against your project roadmap.

As the project manager, your job is to restore order when issues arise—this is the controlling aspect of this phase.

Here are some examples of hiccups you might have to manage.

• Timeline: If a team member can’t complete a task on time, you assign it to someone else.
• Cost: A vendor cost is higher than anticipated, so you reduce the project scope.
• Team: A disagreement has arisen between two team members, so you help them resolve it.
• Quality: One part of the product is substandard, so you create a different approach for building it.
• Risk: An unforeseen risk emerges, and you need to mitigate it.

The monitoring and controlling phase lasts throughout the project life cycle. Project managers constantly spot opportunities to perform better.

You can integrate Confluence with tools like Jira to communicate your project’s progress across key stakeholders. Confluence keeps all project-related documentation in one place, allowing you to share updates, track changes, and collaborate in real-time with your team.

Closure phase

Projects have a defined end, unlike ongoing operations. This is the closure phase, where final tasks like delivering results, paying vendors, signing contracts, or ensuring proper storage and accessibility of documentation are completed.

Project managers will also use this phase to evaluate team performance, allowing them to spot areas for improvement.

Here are some questions you might ask during the closure phase:

• Did everyone accomplish their tasks?
• Did communication ever break down?
• What talents and shortcomings did you find in each team member?

Present these findings to your team members in a post-project meeting. Encourage them to speak, share what went wrong, and voice their ideas about how to do better on similar projects.

In addition to evaluating the team, assess the quality of your product.

• Is it up to the client’s standards?
• Did it solve the problem you set out to solve?
• Where did it underperform and overperform?

These questions will help you better understand your current ability to hit your goals. Qualitative and quantitative feedback is important. Run tests, send surveys, and get an accurate depiction of your creation’s performance.

Confluence is a valuable tool for documenting this entire process. With Confluence, you can easily store, share, and reflect on project outcomes, lessons learned, and team feedback, creating a centralized knowledge base for future projects.

Types of project life cycles

There are three variations of the project life cycle: Agile, Waterfall, and iterative.

애자일 모델

애자일 모델은 유연성 및 반복적인 진행을 중시합니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 조정하고 개선할 수 있습니다. 팀은 지속적인 피드백을 기반으로 점진적으로 적응합니다.

애자일은 끊임없이 주고받는 공동 작업에 의존하며 예상치 못한 장애물에 자주 부딪히는 소프트웨어 개발 팀에서 인기 있는 방법론입니다.

고려할 수 있는 두 가지 애자일 프레임워크는 칸반 및 스크럼입니다. 칸반은 작업을 시각화하고, 진행 중인 작업을 제한하며, 지속적인 워크플로를 보장하므로, 엄격한 마감 날짜가 지정되지 않고 유연성이 필요한 프로젝트에 적합합니다. 스크럼은 목표 및 정기적인 검토가 설정된, 시간이 정해진 스프린트를 기준으로 수행되며, 체계적인 반복 및 팀 책임 의식을 장려합니다.

워터폴 모델

워터폴 방법론은 선형적이고 순차적인 흐름을 따르며, 각 단계는 이전 단계의 산출물에 따라 달라집니다. 애자일과 달리 반복적인 프로세스가 아닙니다.

주로 워터폴 모델을 따르는 프로젝트 유형의 예로는 제조, 건설 및 의료 프로젝트 등이 있습니다.

반복 모델

반복 모델에서는 피드백 및 여러 반복을 통해 프로젝트를 개선하는 주기를 반복합니다.

반복 모델은 일반적으로 마일스톤 종료 시점에 피드백이 이루어진다는 점에서 애자일 모델과 약간의 차이가 있습니다. 애자일 모델에서는 피드백이 더 지속적이고 빈번하게 이루어집니다.

프로젝트 수명 주기 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?

효과적인 프로젝트 수명 주기 관리는 다음과 같은 다양한 방법으로 프로세스를 간소화합니다.

• 프로젝트 가시성 개선: 팀은 사전에 장애물을 제거하여 적시에 고품질의 결과를 제공하고 더 효과적인 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
• 위험 관리 개선: 팀은 위험을 조기에 발견하고 솔루션을 찾을 수 있습니다. 위험을 정기적으로 확인하여 프로젝트를 제시간에 맞춰 진행하고 비용이 많이 드는 지연 또는 장애를 방지할 수 있습니다.
• 이해 관계자 커뮤니케이션 강화: 정기적인 업데이트, 진행률 보고서 및 미팅을 통해 참가자는 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 더 많은 정보를 얻고 참여도를 높일 수 있습니다.

프로젝트 매니저는 Jira 도구를 사용하여 아이디어를 체계화하고 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 따라서 사용자 지정 로드맵을 손쉽게 만들고 팀과 공유할 수 있습니다.

• Jira는 대규모 프로젝트를 관리 가능한 작업으로 나누고, 진행률을 추적하며, 회사 전체의 팀워크를 촉진합니다.
• Jira Product Discovery를 Jira와 함께 사용하면 소프트웨어 개발 프로젝트, 비즈니스 작업 등에 대한 컨텍스트 및 가시성을 확보할 수 있습니다.

프로젝트 수명 주기 관리의 어려움

프로젝트 관리는 복잡하고 어려울 수 있습니다. 범위 크리프, 리소스 제약, 커뮤니케이션 단절과 같은 잠재적인 장애물에 대한 세심한 주의가 필요합니다.

범위 크리프는 프로젝트 요구 사항이 프로젝트 시작 시 팀이 결정한 것 이상으로 확장될 때 발생하며, 이로 인해 리소스 부족 및 지연이 발생하거나 프로젝트 계획과의 편차가 생길 수 있습니다. 변경 제어 프로세스를 통해 범위 크리프를 없앨 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트 범위를 자주 확인하고 변경 사항을 전달하고 이해 관계자를 참여시켜 변경 사항이 프로젝트 목표에 부합하는지 확인해야 합니다.

리소스 제약이 있으면 지연이 발생하여 프로젝트를 성공적으로 완료하지 못하게 될 수 있습니다. 리소스 문제를 해결하려면 프로젝트 계획 초기에 리소스를 확인하세요. 백업 계획을 세워 잠재적인 문제를 찾고, 외부 도움을 받거나 리소스를 전환하는 등의 솔루션을 고민해 보세요.

커뮤니케이션 단절이 생기면 생산성이 저하될 수 있습니다. 여기에는 커뮤니케이션 부족, 의견 불일치 및 원활하지 않은 공동 작업 등이 포함됩니다. 프로젝트 팀 내에서 기꺼이 정보를 공유하는 문화를 조성하고 공식적이든 비공식적이든 정기적으로 미팅을 진행하면 모두가 같은 정보를 공유하여 커뮤니케이션 단절을 방지할 수 있습니다. Jira와 같은 프로젝트 관리 도구는 커뮤니케이션을 단순화하고 진행률을 추적하며 정보 공유를 간소화해 줍니다.

How does Agile differ from traditional project life cycles?

다음은 프로젝트 수명 주기 관리를 마스터하는 데 도움이 되는 몇 가지 검증된 기법입니다.

• 명확한 마일스톤을 구현합니다. 프로젝트를 마감 날짜가 지정된 마일스톤으로 세분화하세요. 그러면 프로젝트를 더 쉽게 달성할 수 있는 부분으로 나누고 진행률을 더 효과적으로 추적할 수 있습니다.
• 정기적으로 커뮤니케이션합니다. 팀원들과 정기적으로 미팅을 가져 진행률을 논의하고, 병목 상태가 있는지 살펴보며, 새로운 아이디어를 얻으세요.
• 이해 관계자를 참여시킵니다. 팀이 모든 기대치를 충족할 수 있도록 피드백을 요청하고, 업데이트를 제공하며, 요청을 명확히 설명하여 이해 관계자를 프로세스에 참여시키세요.

작업 진행률을 면밀히 주시하고 팀원들도 쉽게 따라 할 수 있도록 합니다. 그러면 마감 날짜를 놓치거나 업무를 누락하는 것을 방지할 수 있습니다.

How does project life cycle management contribute to organizational growth?

이 경우 Jira 보드 같은 도구가 유용합니다.

Jira 칸반 보드는 작업을 계획하고 시각화하며 추적하기에 유용합니다. 전체 팀은 칸반 보드를 통해 모든 작업 및 작업 상태에 대한 공통의 개요를 볼 수 있습니다. 팀원은 모두가 최신 정보를 파악할 수 있도록 작업을 적절한 단계로 간편하게 옮길 수 있습니다.

효과적인 프로젝트 수명 주기 관리를 위한 Jira 사용

Project management can be complex and challenging, requiring careful attention to potential obstacles, such as scope creep, resource constraints, and communication breakdowns.

Scope creep happens when project requirements expand beyond what the team decided at the start of the project, leading to insufficient resources, delays, and deviations from the project plan. Change control processes help eliminate scope creep. Project managers must check the project's scope often, communicate changes, and involve stakeholders to make sure any changes match the project goals.

Resource constraints can cause delays, jeopardizing successful project completion. To overcome these resource issues, check your resources early in the project planning. Create a backup plan ahead of time. This is how you can find potential problems and think of solutions, like getting outside help or shifting your resources.

Productivity suffers when there are communication breakdowns, which encompass insufficient communication, disagreements, and poor collaboration. Creating a culture where people are happy to share information within the project team and holding regular meetings, both formal and casual, can keep everyone on the same page and prevent communication breakdowns. Project management tools, such as Jira, simplify communication, track progress, and simplify information sharing.