1 

 
(DRAFT) 

RFP for Training Service Providers for Skill Development Trainings in TAHDCO 

  

 No: ‐  5354 /2019/T2/MDTAHDCO/ 

Date of Issue:   20 /09/2019                                                                                                                                                                 

  

  

.  

  

  

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
‐‐‐‐ 

  

 TAHDCO, Chennai – Landline 044‐ Website: www.tahd co.com Email : tahdcotraining@gmail.com 

 
 2 
 
REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) from Institutes/Agencies/Training Providers offering Skill 
Development Training.  

  

TAHDCO (Tamilnadu Adi‐Dravidar Housing and Development Corporation) invites proposals 
from  Agencies  /Organizations/  Institutes  (duly  registered  /  who  are  empanelled  with  TNSDC    for 
Providing  Skill  Development  Training  exclusively  to  unemployed  Youth  of  Scheduled  Caste  & 
Scheduled Tribe  in Tamilnadu. 

   •  For  availability  of  detailed  RFP  document,  interested  Training  Providers  (TP)  can  visit 
website https://tahdco.com  and download the prescribed RFP document and submit their proposal 
through post or in person at No.31, Cenotaph Road, 2nd Lane, Teynampet, Chennai‐600 018. 

Proposals in complete form should reach this office before:   15.10.19(16:00 Hrs)  

Managing Director, TAHDCO, Chennai reserves the right to reject or cancel any or all proposals. 

  

Date:    20/09/2019                                                                                 Managing Director,  
TAHDCO, Chennai      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 3 
 
Notice No: TAHDCO/Skill Development /T2 /19‐20                 Dated: 20/09/2019  

Request for Proposal from Agencies/ Organizations 

/Institutes/Training Provider (TP) for Providing Skill Development  

   TAHDCO, an organization registered under Companies Act and an unit of Adi‐Dravidar Tribal 
Welfare Department, Govt. of Tamilnadu inviting proposals from Agencies /Organizations/ Institutes 
(duly registered /established in India under relevant acts and rules) for providing Skill Development 
Training exclusively to the unemployed youth of Scheduled Caste & Scheduled Tribe  of Tamilnadu 
during the year  2019‐2020.  

 TAHDCO invites proposal for providing Skill Development Training exclusively to the 
unemployed youth of Scheduled Caste & Scheduled Tribe separately. 
 Separate proposals needs to be submitted for Residential courses. 
 Proposals are invited for short term/long term courses in the field of sanitation viz 
Sanitary  Inspector  &  ANM  (Auxiliary  Nurse  Midwife)  or  equivalent  courses  in 
Sanitation  &  Health  Sector  from  concerned  Institutions  must  be  recognized  by 
concerned Department of Government of Tamilnadu. 
  

Name of the Service :  Providing  “NSQF  compliant”  Skill  Development  Training 

recognized  under  NSQF  exclusively  to  the  unemployed  youth  of 
Scheduled Caste of Tamilnadu state during the year 2019‐2020.  
Application  Fee     :  Rs.2,000/‐ 
Earnest Money deposit    :    Rs.10,000/‐  
 

a) Joint Venture / Consortium is not permitted.   

b) The proposal documents are available on website https://tahdco.com  

c) Parties interested have to submit all the required documents by hardcopy.  

 d) The application fee is required to be deposited by DD drawn in favour of “Managing Director, 
TAHDCO, Chennai‐18 “. (Remittance by DD should be submitted separately for Application Fee and 
EMD) 

e) The EMD is required  to be deposited by DD drawn in favour of “Managing Director, TAHDCO, 
Chennai” . (Remittance by DD should be submitted separately for Application Fee and EMD) 

f) Right to reject any or all the proposals is reserved by Managing Director, TAHDCO, Chennai. 

g) All proposals intended should be superscribed  on the cover”RFP‐ Skill training 2019‐20” 

Date:  20/09/2019                                                                                 Managing Director,  
TAHDCO, Chennai      
 
 4 
 
Table of Contents 
1  Key Events and Dates    
2  2 Disclaimer   5 
3  3. Glossary   6 
4  4 Invitation for Proposal   7 
4.1  4.1 Important Dates / Information   “ 
4.2  4.2 Other Important Information Related to Bid “ 
5  5. Introduction .   8 
5.1  5.1 About TAHDCO  “ 
5.2  5.2 Skill Development at TAHDCO  “ 
5.3  5.3 About this RFP  “ 
6  6 Scope of Work for Empaneled Agencies  9 
6.1  6.1 Classification of intending bidders  “ 
6.2  6.2 Scope of Work for bidders   “ 
7  7 Instructions to bidders  11 
7.1  7.1 Purpose of RFP  “ 
7.2  7.2 Cost of RFP   “ 
7.3  7.3 Earnest Money Deposit  “ 
7.4  7.4 Transfer of RFP  12 
7.5  7.5 Consortium   “ 
7.6  7.6 Completeness of the RFP Response “ 
7.7  7.7 Empaneled Period  “ 
7.8  7.8 Language of Bids “ 
7.9  7.9 Bid Submission Forma  “ 
7.10  7.10 Disqualification   13 
7.11  7.11 Bid Evaluation Committee   “ 
7.12  7.12 Evaluation – Technical Bid   “ 
7.13  7.13 Mandatory Documents for bidders  14 
7.14  7.14 Technical Qualification Criteria  “ 
7.15  7.15 Evaluation and Selection of Bidders for Empanelment  15 
7.16  7.16 Award of contract:   “ 
8  8 Payments Terms 16 
  Payments Terms for empanelled bidders  “ 
9  9 Service Level Agreement with TSPs  17 
10  10 General Conditions of Contracts for both bidders 18 
  10.1 Governing Law  “ 
  10.2 Confidentiality “ 
  10.3 Legal Fees and Duties  “ 
  10.4 Period of Validity of Bids   “ 
  10.5 Change in Laws and Regulation  “ 
  10.6 Fraud and Corruption   “ 
  10.7 Force Majeure  19 
  10.8 Change orders and Contract Amendments  “ 
  10.9 Right to accept and to reject any or all Proposals  20 
  10.10 Termination  “ 
  10.11 Payment upon Termination   “ 
  10.12 Applicable laws   “ 
  10.13 General Terms of Proposal Submission  21 
  10.14 Failure to agree with the Terms & Conditions of the RFP  “ 
  11 Guidelines for filling Response to RFP “ 
  11.1 Contents of the RFP   “ 
  11.2 Guidelines for Preparation of Technical Proposal [Envelope A] for bidders: “ 
  12 Schedule  22 
  12.1 Schedule‐A   “ 
  12.2 Schedule‐B   “ 
  12.3 Schedule–C   “ 
  13 Formats to be shared by bidders  23 
 
 5 
 
 
2  Disclaimer  :  The  information  contained  in  this  Request  For  Proposal  ("RFP")  or  subsequently 
provided to TP whether verbally or in documentary or any other form by or on behalf of TAHDCO 
(Tamilnadu  Adi‐Dravidar  Housing  and  Development  Corporation)  (hereinafter  “TAHDCO”)  is 
provided to interested parties on the terms and conditions set out in this RFP and such other terms 
and conditions subject to which such information is provided.  

   This  RFP  is  not  an  agreement  and  is  neither  an  offer,  it  is  an  invitation  by  TAHDCO  to 
interested parties who apply for work order (henceforth “Proposers”) in response to this RFP. The 
purpose  of  this  RFP  is  to  provide  “Proposers”  with  information  that  may  be  useful  to  them  in 
preparing  and  submitting  their  proposals  (“Proposal”)  for  rendering  service  of  imparting/providing 
“NSQF  compliant”  skill  development  training  exclusively  to  unemployed  SC  youth  and  Scheduled 
Tribe’s  as per notified norms.  

   TAHDCO  makes  no  representation  or  warranty  and  shall  have  no  liability  to  any  person 
under any law, statute, rules or regulations or tort, principles of restitution or unjust enrichment or 
otherwise for any loss, damages, cost or expense which may arise from or be incurred or suffered on 
account  of  anything  contained  in  this  RFP  or  otherwise,  including  the  accuracy,  adequacy, 
correctness,  completeness  or  reliability  of  the  RFP  and  any  assessment,  assumption,  statement  or 
information contained herein or deemed to form part of this RFP or arising in any way from this RFP 
process.  

   TAHDCO  may,  in  its  absolute  discretion  but  without  being  under  any  obligation  to  do  so, 
update, amend or supplement the information, assessment or assumptions contained in this RFP.  

   The issue of this RFP does not imply that TAHDCO is bound to select any “Proposers” for any 
project. TAHDCO reserves the right to reject all or any of the Bidders without assigning any reason 
whatsoever.  

   The  proposer  shall  bear  all  costs  associated  with  or  relating  to  the  preparation  and 
submission of its Proposal including but not limited to preparation, copying, postage, delivery fees, 
expenses associated with any demonstrations or presentations which may be required by TAHDCO 
or any other costs incurred in connection with or relating to its RFP. 

 
 6 
 
3 Glossary  

 Terms  Meaning 
“TAHDCO”  Offeror        
“Proposers”  Entity which will respond to this RFP 
Committee  Evaluation Committee which would evaluate the responses to this RFP 
EMD  Earnest Money Deposit  
Empaneled  Training  Entity which has been empaneled with TNSDC.  
Provider 
MIS  TAHDCO ‐ Management Information System 
NOS  National Occupational Standard  
NSDC  National Skill Development Corporation  
NSQF  National Skill Qualification Framework  
QP  Qualification Packs 
TNSDC  Tamilnadu Skill Development Corporation , Guindy, Chennai.  
RFP  Request For Proposal 
SC  Scheduled Caste  
ST  Scheduled Tribe 
SSC  Sector Skill Council  
TSP  Training Service Provider  
  .  

  

  

  

  

  

  

  

 
 7 
 
Invitation for Proposal 

4 Invitation for Proposal 

 This  RFP  Document  is  being  published  by  TAHDCO  inviting  proposals  from  Training 
Providers/Agencies  /  organizations/  institutes/  (Established  in  India  under  relevant  acts  and  rules) 
for providing skill development training to the SC and ST unemployed youths.  

 The complete RFP document is available on the website of www.tahdco.com  for the purpose of 
downloading. The downloaded RFP document shall be considered valid for participation in the 
selection process subject to the submission of required Application (document) fee and EMD.  

Proposers  who  wish  to  participate  in  this  selection  process  must  follow  the  guidelines 
specified in this document.  

 1. selection procedure shall be adopted for identifying TP who is satisfying the prescribed norms. 

  2.. TAHDCO will not be responsible for delay in submission due to any reason. For this “Proposers” 
are requested to submit proposals well in time so as to avoid unforeseen problem.  

   “Proposers”  are  advised  to  study  this  RFP  document  carefully  before  submitting  their 
proposals in response to the RFP notice.  Submission of a proposal in response to this notice shall be 
deemed  to  have  been  done  after  careful  study  and  examination  of  this  document  with  full 
understanding of its terms, conditions and implications. This RFP document is not transferable.  

 4.1 Important Dates / Information  

   Proposals with complete information should reach this office on or before :  15.10.2019       

4.2 Other Important Information Related to RFP.  

 SN  Information  Details  

 
1. Project Name  RFP for imparting Skill Development Trainings in 
TAHDCO during 2019‐2020. 
2. RFP Reference Number  Skill Development /T2/TAHDCO/2019‐20 
3. RFP Issuance Date       20. 09/2019 
4. Earnest Money Deposit (EMD)  Rs.10,000/‐  (Ten Thousand Only) 
5. Application/Document Fee  Rs. 2,000/‐  (Two Thousand Only) 
6. RFP Validity Period  (120) One‐hundred‐and‐twenty days from the date of 
submission of RFP. 
7. Last  date  for  furnishing  Within  14  days  from  the  date  of  work  order  issued  or 
Performance  Security  to  prior to signing of the Agreement whichever is earlier or 
TAHDCO (By successful bidder)  as intimated in the work order issued. 
8. Performance Security value  Performance Security has to be remitted at the rate of 
7.5% of the award of Work order / Project value 
(Institution Cost) 
9.  Issuing Authority   Managing Director, TAHDCO, Chennai. 
 
10. Address of website where  www.tahdco.com 
tender and all associated 
information would be published 
 

 
 8 
 
5 Introduction 

 5.1 About TAHDCO  

TAHDCO, an organization registered under Companies Act and an unit of Adi‐Dravidar Tribal 
Welfare Department, Govt. of Tamilnadu inviting proposals from Agencies /Organizations/ Institutes 
(duly registered /established in India under relevant acts and rules) for providing Skill Development 
Training exclusively to the unemployed youth of Scheduled Caste  and Scheduled Tribe of Tamilnadu 
during the year 2019‐2020.  

TAHDCO has endeavored for causes which support and encourage the following:  

• Empowerment of marginalized and weaker sections of the society  

• Evaluation of various welfare measures and projects implemented by the Government for 
such disadvantaged sections of the society  

•  Contribution  to  the  field  of  Equality  and  Social  Justice  through  policy  recommendations, 
advice and training programs  

5.2 Skill Development at TAHDCO 

TAHDCO  has  embarked  on  an  ambitious  and  noble  mission  of  imparting  skill  training  to 
unemployed youth of SC and ST community who are socially disadvantaged and weaker sections and 
thereby  enabling  them  to  get  job  in  various  industries.  TAHDCO  gives  paramount  importance  to 
quality based skill training under its initiative to promote skill training.  

Objectives  

• To conduct skill development trainings especially for unemployed Scheduled Caste and Scheduled 
Tribe  youth 

• To tie up with reputed training institutes having state of the art training facilities, infrastructure, 
and excellent placement records.  

• To formulate location and trade specific strategies for maximizing employment opportunities on a 
sustainable basis in the State supported by private sector  

• To facilitate a coordinated approach in achieving the above objectives for maximizing the benefits 
over time and space and in reaching out the most needy sections of the population.  

 Currently,  TAHDCO  is  supporting  50+  short  /  mid‐term  Skills  Development  courses  in 
potential high employment sectors. TAHDCO has, through various Training Service Providers (TSPs) 
successfully trained and placements made.  

5.3 About this RFP  

Through this RFP, TAHDCO seeks firms for undertaking skill development training programs 
for SC and ST unemployed youth in all districts of Tamilnadu. Skill Development Training Program 
(SDTP) will try to bridge the gap between incremental manpower requirement by companies or 
industries by identifying certain job roles which are high in demand. Residential training proposals 
needs to be given separately wherever this facility is available as per existing central & TamilNadu 
State Government norms. However, for “Residential Training” it is admissible. 

 This RFP document is addressed for proposers follows:   

   NSDC/SSC/MSSDS/DDU‐GKY/PMKVY‐2/TNSDC  or  any  other  valid  government  programs  in 

skill  development,  affiliated  Training  Service  Providers  (TSPs)  and  having  suitable  experience  in 
conducting skill development programs are encouraged to participate in this RFP. In the case of,  
 9 
 
a) However, for “Residential Training”, it is admissible in the case of where women 
trainees have to travel more than 80kms from their home to reach the nearest 
training centre. 
b) In respect of trainees from Special Areas (as defined in common norms of NSQF) 
are  trained  outside  special  areas.”Special  areas”  means  the  area  defined  in 
common norm of NSQF. 
c) Specific orders will be issued by TAHDCO to impart Residential training. 

 Respondents to this RFP need to adhere to the following:  

a) Conduct trainings for SC trainee.  
b) Conduct trainings  for ST trainee 
c) Separate Proposals to be given to  short term/long term courses in the sector of sanitation 
viz Health Inspector &Health viz  ANM (Auxiliary Nurse Midwife) courses (both Residential as 
well  as  Non  Residential).  These  courses  must  be  recognized  and  institutions  must  be 
authorized  to  conduct  those  courses  by  concerned  Departments  of  Government  of 
Tamilnadu.  
 

 Scope of Work 
 

6 Scope of Work for Proposers/TP 
 6.1 Classification of intending Proposers. This RFP invites proposals from Training Service Providers 
(TSPs) who are affiliated with NSDC/SSC/MSSDS/DDU‐GKY /PMKVY‐2 /TNSDC or any other valid 
government programs in skill development or empanelled with TNSDC. 
Note:   
1.  Charitable  /  Foundation  Arms  of  a  business  house  or  Sister  Company  who  are  in  the  skill 
development  industry  having  the  affiliation  from  TNSDC/NSDC/SSC/MSSDS/DDU‐GKY  /PMKVY‐2/ 
Specific  order  from  concerned  department  of  Government  of  Tamilnadu  or  any  other  valid 
government programs in skill development are eligible.   
2.  TSP,  who  are  already  servicing  skill  development  training  initiative  with  TNSDC  are  treated  as 
empanelled agency.  

3. Firms owned by Schedule Caste and Scheduled Tribe entrepreneur are encouraged to apply.  

6.2 Scope of Work for PROPOSERS/TSP The  TNSDC empanelled agencies would be required to carry 
out the following activities within stipulated timelines which shall be decided by MD, TAHDCO.  

The following is the broad scope of work for Empanelled TSPs if they are sanctioned work 
under TAHDCO skill development training initiative.  

Detailed scope of work shall be incorporated into the Agreement signed between TAHDCO 
and the Empanelled TSP prior to execution of work. Work started without having made agreement 
will be treated as invalid. 

I. Mobilization of Trainees  
a) Prior to initiation of training, ground‐level mobilization must be done by Empanelled 
TSPs at their own cost.  
b)  Mobilization  should  be  accompanied  by  counselling  wherein  Empanelled  TSPs  are 
expected to  provide trainee with all  possible information on the nature of  work in the 
sector/trade, availability of jobs, potential pay and entitlements, growth prospects and 
risks involved, with the aim of helping trainee and their families make informed choices.  
c)  Registration  of  trainees  must  be  linked  to  their  AADHAR  identity,  which  the 
Empanelled TSPs are expected to facilitate before trainee registration. 
 10 
 
d) TAHDCO MIS system is under development and is to be rolled out shortly. TSP has to 
upload the information of registered trainee’ information on it.   
II. Training  
a) TSP has to create a batch of maximum 50 trainees and minimum of 20 for conduction 
of  skill  development  training.  creating  batch  should  be  done  exclusive  for  SC  &  St 
trainees only. b) TSP has to impart training as per the NSQF approved course curriculum 
and  accordingly  conduct  the  classes,  deviation  to  which  leads  to  cancellation  of  work 
order  
c) TSP has to conduct soft skills as per the suggestive guidelines of TAHDCO (Schedule B) and should 
submit the progress report to TAHDCO during the training session fortnightly.  
 
 d)  Attendance  must  be  collected  only  through  AADHAR  linked  biometric  attendance  system 
(Precision/PB ABAS 300/ESSL‐X990/Visiontek‐G11/Bio enable or equivalent as per Govt. guidelines) 
and submit the same to TAHDCO on daily and real time basis. 

e)  TSP  should  not  only  concentrate  on  class  room  based  training  but  also  arrange  for  practical 
oriented training as well.  

f) For residential training courses, necessary infrastructure must be available and particular location 
must be approved by appropriate central/TN state Agency like NSDC/TNSDC/particular Department 
of State Government of Tamilnadu. 

III. Assessments & Certification  

a)  TSP  must  conduct  the  independent  assessment  of  trainee  after  completion  of  training  by 
SCVT/DGET a recognized third‐party agency after taking approval from TAHDCO   

b) TSP should also conduct regular internal assessment in the form of quizzes, assignments and tests 
to develop the learning habit among trainee.  

IV. Placement   

a)  Sufficient  placement  opportunities  to  all  the  eligible  trainees  and  ensure  placement  of  all 
deserving candidates. TSPs are requested to select the needy trainees who are in real sense looking 
for job after completion of training and minimum of 70% trainees should be offered placement by 
TSP. 

V. Post Placement Tracking  

a) Maintain the record of all placed trainee who successfully placed after completion of training for a 
period  of  not  less  than  3  months  and  provide  relevant  information  to  TAHDCO  in  the  prescribed 
format like salary details, career plan, employer’s feedback etc.  

VI. Others  

a) Submission of all the requisite documents as decided by TAHDCO unfailingly (online MIS platform 
of TAHDCO/offline).  
b)  TSPs  shall  be  responsible  for  all  aspects  of  the  training  including  center  readiness,  quality  of 
training delivery, assessment and certification, and outcomes required from the training.  
c)  Adequate  practical  and  on  the  job  training/internship  must  be  incorporated  into  the  training 
module where necessary.  
 11 
 
d) Curriculum must be based on the National Occupational Standards (NOS) and Qualification Packs 
(QPs)  developed  by  Sector  Skill  Councils  established  under  the  National  Skill  Development 
Corporation (NSDC) under NSQF. 
e) Persons deployed as trainers by the Empanelled TSPs must be competent instructors in possession 
of requisite knowledge, skills and experience in their domain and should be possessing qualification 
as prescribed under NSQF.  
Instruction to Proposers  
  7 Instructions to Proposers    

7.1 Purpose of RFP  

The objective of this RFP is to identification and selection of TP/ firms/ organizations which 
are  functioning  in  the  domain  of  skill  development  and  training.  The  expected  key  benefits  of  this 
process are as follows:  

1. To provide skill development training to the unemployed SC & ST youth in all districts in the State 
of Tamilnadu.  

2.  To  assist  in  creating  an  enabling  environment  to  attract  the  needy  and  most  desired  trainee  by 
providing employment based skill development training program. 

3.  To  increase  the  employability  of  the  youth  and  empower  them  to  take  part  in  the  economic 
growth of  the state of Tamilnadu and India and thereby reduce unemployment, underemployment, 
poverty and socio‐economic inequality.   

7.2 Cost of RFP   

1. The “Proposers” are requested to deposit the Application or Document fee of Rs. 2,000/‐ by DD 
drawn in favour of MD,TAHDCO, Chennai Application fee is non‐ refundable.  

2.  The  proposers  shall  be  responsible  for  all  the  costs  associated  with  the  preparation  of  their 
proposal and their participation in the selection Process. TAHDCO will not be responsible or in any 
way liable for such costs, regardless of the conduct or outcome of the selection Process.  

7.3 Earnest Money Deposit  

The Earnest Money Deposit (EMD) of Rs.10,000/‐ is required to be deposited by DD drawn in 
favour of MD,TAHDCO, Chennai.  

a) The EMD shall be denominated in Indian Rupees only.   
b) No interest will be payable to the proposer on the amount of the EMD.  
c) Proposal submitted without adequate EMD will be liable for rejection.   
d) Unsuccessful “Proposers” EMD shall be returned after completion of selection process   
e) EMD of Successful “Proposer” will either be returned after the award of contract and submission 
of the performance security or adjusted for performance security within specified time and in 
accordance with the format given in the RFP.  
f) EMD shall be non‐transferable.  
g) The EMD may be forfeited:  
i. If a “Proposer” withdraws his proposal or revises/ increases his proposal during the period of bid 
validity or its extended period, if any.  
ii.  If  successful  “Proposers”  fails  to  sign  the  Contract  or  to  furnish  Performance  SECURITY  within 
specified time in accordance with the format given in the RFP.  
 12 
 
iii.  If  during  the  process,  a  “Proposers”  indulges  in  deliberate  act  that  would  jeopardise  or 
unnecessarily  delay  the  process  of  bid  evaluation  and  finalisation.  The  decision  of  the  TAHDCO 
regarding forfeiture of the EMD Security shall be final and binding upon proposers.  
7.4 Transfer of RFP   
The  RFP  Document  is  not  transferable  to  any  other  “Proposers”.  The  “Proposers”  who 
purchases the document and submits it should be the same.   
7.5 Consortium ‐Consortium are not allowed.  
  The proposer should implement training in their own centres mentioned in the proposal 
specific permission should be obtained from TAHDCO to conduct training in places other than the 
one mentioned in the proposal allotment order. The allotment cannot changed/ transfer to any 
other TSP. 
 

7.6 Completeness of the RFP Response  
“Proposers”  are  advised  to  study  all  instructions,  forms,  terms,  requirements  and  other 
information in the RFP document carefully. Submission of PROPOSAL shall be deemed to have been 
done  after  careful  study  and  examination  of  the  RFP  document  with  full  understanding  of  its 
implications. The response to this RFP should be full and complete in all respects. Failure to furnish 
all  information  specified  in  the  RFP  document  or  submission  of  a  proposal  not  substantially 
responsive  to  the  RFP  document  in  every  respect  will  be  at  the  bidder's  risk  and  may  result  in 
rejection of proposal.  
 

7.7 Validity Period of Work order 
1. The contract awarded through this RFP shall remain in force /valid for a period of one (1) year only 
or as mentioned in the agreement/work order. However, the TAHDCO reserves the right to amend / 
delete selection list based on time to time reviews of the performance of empanelled agencies.  
 2. The tenure of the Agreement period shall be for a period of one (1) year whichever is earlier from 
the date of award of work order/Agreement made. 
a)  The  TSP  continuing  to  meet  the  eligibility  and  qualifications  criteria  as  required  by  the 
prevailing  conditions  for  selection,  or  as  may  be  amended  by  TAHDCO  from  time  to  time; 
and   
b) The performance of the TSP under the TAHDCO skill development program post selection 
process. Various factors as provided in Schedule C may be considered for the performance 
review.  
c) At the time of renewal, documentary support for eligibility qualifications and credentials 
must be furnished to TAHDCO as requested.  
3. TAHDCO may also float RFP / RFPs for augmenting the list of TSP.  
4. Selection does not guarantee any form of income / award of work / retainer fees.   
  
7.8 Language of Bids: This bid should be submitted in English /Tamil language only.  
7.9 Bid Submission Format  
The entire proposal shall be submitted strictly as per the format specified in this Request for 
Proposal. Proposal with deviation from this format are liable for rejection.   
 7.10   Proposal:  
   The proposal shall include following documents: The documents accompanying the Proposal 
shall be numbered serially and placed in the order mentioned below, along with this checklist:   

S.N  Description  Reference 

1.   Cover Letter with the proposal  Form–I 
2.   Affidavit on not being blacklisted  Form–II 
3.   Mandatory Documents   Form–III 
4.   Technical Capability Statement   Form–IV 
5.   Board Resolution for Proposal Submission  Form–V 
  6. 
  Authorization for Signing of proposal  Form–VI 
 13 
 
The “Proposers” should ensure that all the required documents, as mentioned in this RFP document, 
are  submitted  along  with  the  proposal  and  in  the  prescribed  format  only.  Non  submission  of  the 
required documents or submission of the documents in a different format/ contents may lead to the 
rejections of the proposal submitted by the “Proposers”.  

7.11 Disqualification  

The Proposal is liable to be disqualified in the following cases or in case the “Proposers” fails 
to meet the requirements as indicated in this RFP:  
1.  Proposal  not  submitted  in  accordance  with  the  procedure  and  formats  prescribed  in  this 
document or treated as non‐conforming Proposal.   
2. During validation of the Proposal, or its extended period, if any, “Proposers” increases his 
quotes.   
3. Proposal is received incomplete.   
4. Proposal is not accompanied by all the requisite documents.   
6.  “Proposers”  tries  to  influence  the  Proposal  evaluation  process  by 
unlawful/corrupt/fraudulent means at any point of time during the process.  
7.  Prior  to  evaluation  of  Proposals,  TAHDCO  shall  determine  whether  each  Proposal  is 
responsive to the requirements of the RFP.  
A Proposal shall be considered responsive only if:  
• It is received by the Proposal Due Date including any extension thereof;   
• It is accompanied by the Processing Fee;   
• It does not contain any condition or qualification; and   
• It is not non‐responsive in terms hereof.   
 8.  TAHDCO  reserves  the  right  to  reject  any  Proposal  which  is  non‐responsive  and  no  request  for 
alteration,  modification,  substitution  or  withdrawal  shall  be  entertained  by  TAHDCO  in  respect  of 
such proposal.  

7.12 Evaluation Committee  

   The  Proposal  Evaluation  Committee  constituted  by  the  Managing  Director,  TAHDCO  will 
shortlist  the  institutes  and  will  recommend  to  the  Managing  Director,  TAHDCO  for  selection.  The 
Selection Committee constituted by Managing Director, TAHDCO reserves the right to reject any or 
all  proposal  without  assigning  any  reason.  The  Proposal  Evaluation  Committee  shall  evaluate  the 
proposal and submit its recommendation to Competent Authority whose decision shall be final and 
binding upon the “Proposers”. 
 7.13 Evaluation  

The evaluation of the proposals will be carried out in the following manner:  
1. The proposals will be evaluated as per the requirements and evaluation criteria as spelt out in the 
RFP. The “Proposers” are required to submit all required documentation in support of the evaluation 
criteria.   
2. At any time during the evaluation process, the Committee may seek written clarifications from the 
“Proposers”.  The  Committee  may  seek  inputs  from  their  professional  and  technical  experts  in  the 
evaluation process.  
3.  The  Committee  reserves  the  right  to  do  a  reference  check  of the  past  experience  stated  by  the 
“Proposers”. Any  feedback  received  during  the  reference  check  shall  be  taken  into  account  during 
the evaluation process.  
   If  at  any  time  during  the  evaluation  process  TAHDCO  requires  any  clarification,  it  reserves 
the  right  to  seek  such  information  from  any  or  all  of  the  “Proposers”  and  the  “Proposers”  will  be 
obliged to provide the same with supporting documents in the specified time frame.  
 
 14 
 
7.14 Mandatory Documents for “Proposers”: 

 TAHDCO  shall  verify  whether  the  “Proposers”  meets  the  specified  qualification  criteria  to 
decide eligibility.  

S.N  Qualification Criteria  Supporting document 

1.   Company Profile  Form ‐ III 
2.   Demand Draft  Drawn   of Tender Fee &  EMD Fee   Enclosed  receipts 
3.   GST Registration certificate    Enclosed Certificate 
4.   a) Copies of Income tax returns for last 3 financial   
years.     
b) Income and Expenditure Statement, Balance Sheet   
and Profit & Loss  statement for previous 3  Enclosed Certificate 
Financial years certified by Chartered Accountant. 
c) Certificate from CA stating turnover of last 3 
financial years 
5.   The “Proposers” must be a legal entity in the form of  Copy of Certificate of Incorporation / 
Proprietorship Firm / Partnership Firm / Private  Registration Certificate 
Limited Company / Public Limited Company / Society /   
Trust / Association / Educational Institution  
 
6.   The  “Proposers”  should  have  been  operational  and  Copy of Certificate of Incorporation / 
working  exposure  of  skill  development  in  India  from  Registration Certificate along with Work 
the last 1 years prior to date of issue of RFP   order for Skill development training. 
 
7.   The proposers should have been affiliated to any state  Valid Memorandum of Understanding/ 
or  central  recognized  skill  development  training  Certificate of affiliation 
initiative  such  as  TNSDC/PMKVY‐2/DDUGKY/MSSDS/   
and so on any Department of State Government of TN  
8.   An eligible “Proposers” must not have been blacklisted  Self‐Declaration signed by authorized 
by  any  State  Government/  Central  Government  /  signatory. 
Donor Agency.   
 

 7.15 Technical Qualification Criteria 

SN  Evaluation Criteria  Max.  Score  Supporting 

  Marks  document 
 
A.   ORGANIZATIONAL  20     
  COMPETENCE  
1  Number of operational years in  20  • Operational year between 2‐5  Certificate of 
Skill Development training of  years = 5 marks • Operational  Incorporation  
the proposer from the date of  year between 5‐10 years = 10   
issue of this RFP   marks • More than 10 years= 20 
marks  
B  PAST EXPERIENCE   25     
2  The proposer  should have  15  • Credentials / References from  Work orders / 
experience of working with  1 or more clients = 6 marks •  Completion 
Central / State clients in the  Credentials / References from 3  certificates from the 
field of skill development   or more clients = 9 marks   relevant program  
  • Credentials / References from   
5 or more clients = 15 marks  
 15 
 
3  The proposer should have  10  •  Yes = 10 marks •   No = 0   Work orders / 
received repeat work orders    Completion 
from the any government  certificates from the 
skilling program for any two  relevant program 
consecutive years.  
C   TRAINING CAPABILITIES   25     
4  The proposer should have  20  • 100 to 500= 5 • 501 to 1000 =  Copy of Work 
experience of having  8 marks • 1001 to 5000= 10  Order(s)/Compl 
successfully completed the skill  marks • 5001 to 7000 = 15  etion Certificate(s) 
development training for the  marks • Above 7,000 trainees =  and specifying 
specified number of trainees  20 marks   therein the number 
during the last three (3) years    of trainees trained 
as on issue to this RFP under  by the TSP.  
any Government‐sponsored   
programs, across all sectors  
5  Experience of Skill development  5  • No =0 • Yes = 5    
training in TamilNadu   
D  PLACEMENT CAPABILITIES   30     
6  The proposer  should have  15  • 100 to 500 = 5 marks • 501 to  Copy of Work 
experience of having  1500= 8 marks • 1501 to 2500 =  Order(s)/Compl 
successfully placed for the  12 marks • Above 2500 trainees  etion Certificate(s) 
specified number of trainees  = 15 marks   and specifying 
during the last three (3) years    therein the number 
as on issue to this RFP across all  of trainees placed by 
sectors   the TSP.  
 
7  The proposer should have  15  • No. of Employer  Valid Memorandum 
Industry Tie‐up, MoUs with the  references/MoUs  for  of Understanding / 
Industry for placement   placements > 10 = 5 marks • No.  Letter specifically 
of Employer references/MoUs   addressed to the 
for placements > 20 = 10 marks  bidder  
• No. of Employer   
references/MoUs  for 
placements > 30 = 15 marks  
  Total  100     
         
 
  7.16 Evaluation and Selection of proposers: 

1. Proposers who will provide mandatory documents only are eligible for   Evaluation.  
2. Proposers who able to score more than 50 marks is eligible for selection.   
3. TAHDCO reserves all rights for final selection of TSPs and target allocation.  
 7.17 Award of work order:   
1. Based on the evaluation, TAHDCO shall award the work order to the eligible proposer who has the 
highest score. TAHDCO will notify in writing that the successful proposal has been accepted. Upon 
the  successful  proposer  furnishing  of  a  Performance  security  deposit,  the  contract  signing  process 
will  commence.  In  case  the  successful  proposer  is  unable  to  furnish  the  Performance  Security 
deposit  and  execute  Agreement  within  21  days,  TAHDCO  shall  forfeit  the  Earnest  Money  deposit.  
Performance  security  shall  be  @7.5%  on  the  gross  institution  cost      of  work  order.  performance 
security is adjustable against EMD and balance amount after adjusting with EMD has to be remitted 
by DD drawn in favour of MD,TAHDCO. 
 16 
 
2. Preference shall be given to the Proposers belong to the Scheduled caste but they should fulfill all 
the technical criteria.   

3.  Prior  to  sanction  of  work,  there  may  be  further  consultations  with  empanelled  TSP’s.  The 
performance  of  Empanelled  TSPs  shall  be  assessed  bi‐annually  and  the  value  of  work  order 
sanctioned (if any) for the subsequent year shall be in accordance with the performance. 

4.  Separate  evaluation  will  be  done  for  short  term/long  term/  Residential/Non‐residential/  Sector 
specific (sanitation / Health) proposals etc.   

4. Final discretion regarding the selection will be taken by TAHDCO only.   

  Payment Terms 

  8 Payments Terms   

Payments Terms for Proposers: In case of sanction of work post‐selection, payment shall be guided 
by the training costs approved at the time of issuing work order. The funds shall be released as per 
the following schedule for short term courses. 

Installment   Payment Schedule  Criteria   Amount to be released 

     
First   Within  30  days  from  Submission of candidate’s application,  25% amount of the 
  start of the batch  selection and joining data and  total eligible project 
successful validation of candidate. List  cost per batch  
of Trainees with photos. 
 
Second   Course Midterm / on  Submission of mid‐term feedback  25% amount of the 
  completion of 50%  forms, candidate dropout details etc.  total eligible project 
works as specified in  Attendance, Group photo of all trainees  cost per batch  
work order.  other photographs taken at the time of 
  training ongoing.  
 
Third   On completion of the  Submission of the copies of the  30% amount of the 
  training program and  certificate and final result of the  total eligible project 
placement of minimum  trainees Submission of placement data  cost per batch   
70% of candidates.  in TAHDCO  prescribed format, along 
  with copy of offer letter (or 
confirmation email)  from the employer  
as a proof of placement. 
 
Fourth   Post placement tracking  Submission of  post placement tracking  20% amount of the 
  for 3 months   reports .3 months salary slip issued by  total eligible project 
  employer with seal, Bank passbook  cost per batch  
entry,     
 

   Payment schedule for long term courses will be done as per final agreement to be executed 
after allotment of courses. 

 
 17 
 
Service Level Agreement 

9 Service Level Agreement with TSPs  

The  proposers  have  to  follow  the  following  terms  and  conditions  under  Service  Level 
Agreements (SLAs):   

SN  Parameters  Milestone / Key  Target / Timeline  Penalty 

  performance indicator   
1  Pre‐ Training    Training  Center  creation   Within 30 days of the  INR 150 for each day 
  in TAHDCO MIS system    issuance of Work  from 30th day onwards 
Order from TAHDCO  till 45th days. After that 
  show cause letter will 
be issued to TSP.  
2  Training  Attendance  report  Submission of manual  INR 100 each day from 
through  Biometric  attendance Within 7  7th day onwards till 
System. Daily online   days of the  15th days. After that 
subsequent month  show cause letter will 
(for each month)   be issued to TSP.  
3  Training  Cancellation of classes  At least 48hr prior  INR 1000 per incident.  
not more than once and  notice    
with prior permission   
from TAHDCO.  
4  Training    Submission of training  Within 5 days from  INR 200 each day from 
  session plan and class  the date of batch start  5th day onwards till 
schedule to TAHDCO  date   15th day. After that 
    show cause letter will 
be issued to TSP.  
 
5  Post Training  TSP to share the  Every fortnight after  INR 1000 each 
placement data of trainee  the batch end date.   fortnightly. After that 
in the requisite format.     show cause letter will 
  be issued to TSP.  
 
6  Post Training   Certification to be  Within 1 month of  INR 1500 each month. 
  awarded to trainee   Batch end date.   After that show cause 
    letter will be issued to 
TSP. 
7   Post Training   TSP to share the final  Within 3 months of  INR 2000 each month 
    placement data with  Batch end data   after 3 months. After 
TAHDCO    that show cause letter 
  will be issued to TSP.  
 

 
 18 
 
 

General Conditions of Award of work  

 10 General Conditions : 

 10.1 Governing Law  

The selection Process shall be governed by, and construed in accordance with, the laws of India and 
the  Courts  at  Chennai  shall  have  exclusive  jurisdiction  over  all  disputes  arising  under,  pursuant  to 
and/or in connection with the Selection Process.  

 10.2 Confidentiality  

a)  Information  relating  to  the  examination,  clarification,  evaluation  and  recommendation  for  the 
Proposers shall not be disclosed to any person who is not officially concerned with the process or is 
not  a  retained  professional  advisor  advising  TAHDCO  in  relation  to,  or  matters  arising  out  of,  or 
concerning the Selection Process.  

b)  TAHDCO  will  treat  all  information,  submitted  as  part  of  the  proposal,  in  confidence  and  will 
require all those who have access to such material to treat the same in confidence. TAHDCO may not 
divulge any such information unless it is directed to do so by any statutory entity that has the power 
under  law  to  require  its  disclosure  or  is  to  enforce  or  assert  any  right  or  privilege  of  the  statutory 
entity and/or TAHDCO.   

10.3 Legal Fees and Duties   

The successful proposer shall be entirely responsible for stamp duties, license fees, and 
other such levies imposed.   

10.4 Period of Validity of Proposals: 

 Proposals shall remain valid for a period of 180 days after the proposal submission deadline 
date prescribed by TAHDCO. A Proposal valid for a shorter period shall be rejected by TAHDCO 
as nonresponsive. In exceptional circumstances, prior to the expiration of the proposal validity 
period, TAHDCO may request proposers to extend the period of validity of their Proposals.  

 10.5Change in Laws and Regulation 

 Unless  otherwise  specified  in  the  work  order,  if  after  the  date  of  the  Invitation  for  Proposals, 
any  law,  regulation,  ordinance,  order  or  bylaw  having  the  force  of  law  is  enacted,  promulgated, 
abrogated, or changed that subsequently affects the Delivery Date and/or the Contract Price, then 
such  Delivery  Date  and/or  agreed    Price  shall  be  correspondingly  increased  or  decreased,  to  the 
extent  that  the  successful  Proposers  has  thereby  been  affected  in  the  performance  of  any  of  its 
obligations under the Contract.  

10.6 Fraud and Corruption 

 TAHDCO  requires  that  proposer  must  observe  the  highest  standards  of  ethics  during  the 
execution  of  the  work.  In  pursuance  of  this  policy,  TAHDCO  defines,  for  the  purpose  of  this 
provision, the terms set forth as follows:  

1  “Corrupt  practice”  is  the  offering,  giving,  receiving  or  soliciting,  directly  or  indirectly,  of 
anything of value to influence improperly the actions of another party;  
 19 
 
2 “Fraudulent practice” is any act or omission, including a misrepresentation, that knowingly 
or recklessly misleads, or attempts to mislead, a party to obtain a financial or other benefit or to 
avoid an obligation;  

3 “Collusive practice” is an arrangement between two or more parties designed to   achieve 
an improper purpose, including to influence improperly the actions of another party;  

4 “Coercive practice” is impairing or harming, or threatening to impair or harm, directly or 
indirectly, any party or the property of the party to influence improperly the actions of a party; 

5    “Obstructive  practice”  is  •  deliberately  destroying,  falsifying,  altering  or  concealing  of 
evidence  material  to  the  investigation  or  making  false  statements  to  investigators  in  order  to 
materially impede a TAHDCO investigation into allegations of a corrupt, fraudulent, coercive or 
collusive  practice;  and/or  threatening,  harassing  or  intimidating  any  party  to  prevent  it  from 
disclosing  its  knowledge  of  matters  relevant  to  the  investigation  or  from  pursuing  the 
investigation, or • Acts intended to materially impede the exercise of TAHDCO’s inspection and 
audit rights.  

If it is noticed that the proposer has indulged into Corrupt / Fraudulent / Collusive / Coercive 
/ Obstructive practices, 

a.  It  will  be  a  sufficient  ground  for  TAHDCO  to  terminate  the  agreement  and  initiate 
blacklisting of the proposer.  

b.  It  will  reject  a  proposal  for  award  if  it  determines  that  the  proposer  recommended  for 
award  has,  directly  or  through  an  agent,  engaged  in  corrupt,  fraudulent,  collusive,  coercive  or 
obstructive practices in competing for the contract; and  

 10.7 Force Majeure  

The  successful  Proposers  shall  not  be  liable  for  forfeiture  of  its  Performance  Security, 
liquidated damages, or termination for default if and to the extent that it‘s delay in performance or 
other  failure  to  perform  its  obligations  under  the  agreement  is  the  result  of  an  event  of  Force 
Majeure.  

Force  Majeure  shall  not  cover  the  price  fluctuation  of  components.    For  purposes  of  this 
Clause, Force Majeure means an event or situation beyond the control of the successful Proposers 
that is not foreseeable, is unavoidable, and its origin is not due to negligence or lack of care on the 
part of the successful Proposers. Such events may include, but not be limited to, acts of TAHDCO in 
its  sovereign  capacity,  wars  or  revolutions,  fires,  floods,  epidemics,  quarantine  restrictions,  and 
freight  embargoes.    If  a  Force  Majeure  situation  arises,  the  successful  Proposers  shall  promptly 
notify  TAHDCO  in  writing  of  such  condition  and  the  cause  thereof.  Unless  otherwise  directed  by 
TAHDCO  in  writing,  the  successful  Proposers  shall  continue  to  perform  its  obligations  under  the 
agreement  as  far  as  it  is  reasonably  practical  and  shall  seek  all  reasonable  alternative  means  for 
performance not prevented by the Force Majeure event.  

10.8 Change orders and  Amendments of work order 

TAHDCO  may  at  any  time  order  the  successful  Proposers  to  make  changes  within  the  general 
scope of the Contract, in any one or more of the following:  
1. The place of service delivery.   
 20 
 
2. The related services to be provided by the successful Proposers.  If any such change causes an 
increase or decrease in the cost of, or the time required for, the successful proposers performance 
of  any  provisions  under  the  agreement,  an  equitable  adjustment  shall  be  made  in  the 
agreed/prescribed Price or in the Delivery and Completion Schedule, or both, and the work award 
shall  accordingly  be  amended.  Any  claims  by  the  successful  proposer  for  adjustment  under  this 
Clause  must  be  asserted  within  45  days  from  the  date  of  the  successful  proposers  receipt  of 
TAHDCO‘s change order.   
10.9 Right to accept and to reject any or all Proposals    

1 Notwithstanding anything contained in this RFP, TAHDCO reserves the right to accept or reject any 
proposal and to annul the selection Process and reject all Proposals at any time without any liability 
or  any  obligation  for  such  acceptance,  rejection  or  annulment,  and  without  assigning  any  reasons 
thereof.   

2 Such misrepresentation/improper response as  described herein shall lead to the disqualification of 
the proposer.   

3  In  case  it  is  found  during  the  evaluation  of  proposals  or  at  any  time  before  signing  of  the 
Agreement or after its execution and during the period of subsistence thereof, that one or more of 
the pre‐qualification conditions have not been met by the Proposers or that the Proposers has made 
material misrepresentation or has given any materially incorrect or false information, the Proposers 
shall  be  disqualified  forthwith  and  the  Agreement,  if  signed,  shall  be  liable  to  be  terminated  by  a 
communication in writing by TAHDCO to the Proposers, without TAHDCO being liable in any manner 
whatsoever to the Proposers.   

10.10 Termination  

TAHDCO, at its discretion, can terminate the Proposals of TSP earlier than the expiry of Two (2) year 
period in the event of failure of TSP to remain eligible in view of prevailing eligibility conditions (as 
revised from time to time) or to perform as per agreement  deliverables or other relevant reason(s) 
given in writing to the TSP.   

10.11  Payment  upon  Termination  TAHDCO  may  consider  making  a  payment  for  the  part 
satisfactorily performed on the basis of Quantum Merit as assessed by it, if such part is of economic 
utility to the TAHDCO.    

10.12 Applicable laws   

1 The agreement shall be interpreted in accordance with the laws prevalent in India   

2 Compliance with all applicable laws: The proposer  shall undertake to observe, adhere to, abide by, 
comply  with  and  notify  the  Department  about  all  laws  in  force  or  as  are  or  as  made  applicable  in 
future,  pertaining  to  or  applicable  to  them,  their  business,  their  employees  or  their  obligations 
towards them and all purposes of this Tender and shall indemnify, keep indemnified, hold harmless, 
defend and protect  the Department and its employees/ officers/ staff/ personnel/representatives/ 
agents from any failure or omission on its part to do so and against all claims or demands of liability 
and  all  consequences  that  may  occur  or  arise  for  any  default  or  failure  on  its  part  to  conform  or 
comply with the above and all other statutory obligations arising there from.   

3 Compliance in obtaining approvals/ permissions/ licenses: The proposer shall promptly and timely 
obtain all such consents, permissions, approvals etc., as may be necessary or required for any of the 
purposes  of  this  project  or  for  the  conduct  of  their  own  business  under  any  applicable  Law, 
 21 
 
Government Regulation/Guidelines and shall keep the same valid and in force during the term of the 
project, and in the event of any failure or omission to do so, shall indemnify, keep indemnified, hold 
harmless, defend, protect and fully compensate the Department and its employees/ officers/ staff/ 
personnel/  representatives/agents  from  and  against  all  claims  or  demands  of  liability  and  all 
consequences that may occur or arise for any default or failure on its part to conform or comply with 
the above and all other statutory obligations arising there from and the Department will give notice 
of any such claim or demand of liability within reasonable time to the bidder.  

4 All legal disputes are subject to the jurisdiction of Civil Courts of Chennai only.  

 10.13 General Terms of Proposal Submission   

1 Each Proposers must submit a single proposal. 
 2 TAHDCO shall receive the proposal in accordance with the terms set forth in this RFP and other 
documents that may be provided by TAHDCO pursuant to this RFP as amended/clarified from time 
to time by TAHDCO 
3  Proposers  shall  not  have  a  conflict  of  interest  ("Conflict  of  Interest")  that  affects  the  Selection 
Process or any sanction of work that may follow. Any proposer  found to have a Conflict of Interest is 
liable to be disqualified.   
4 Any misrepresentation shall lead to disqualification of the Bidder.   
5  TAHDCO  will  not  return  any  proposal  or  any  information  provided  along  therewith.  TAHDCO 
reserves the right to verify all statements, information and documents submitted by the Proposers in 
response  to  the  RFP.  Failure  of  TAHDCO  to  undertake  such  verification  shall  not  relieve  the 
Proposers  of  its  obligations  or  liabilities  hereunder  nor  will  it  affect  any  rights  of  TAHDCO  there 
under.   
 10.14  Failure to agree with the Terms & Conditions of the RFP   
Failure of the proposer  to agree with the Terms & Conditions of the RFP shall constitute 
sufficient grounds for the annulment of empanelment  

   11 Guidelines for filling Response to RFP  

 11.1 Contents of the RFP   

The following are the Schedule attached as part of this RFP   
1. Soft skill curriculum guidelines  
2. Indicative parameters for annual performance review of TSPs   
 11.2 Guidelines for Preparation of Technical Proposal [Envelope A] for proposers:  
The  Proposers  shall  submit  the  proposal  in  the  formats  specified  in  this  RFP.  Chapter  12,  Copy  of 
Certificate of Incorporation / Registration Certificate  

1. Certificate of  affiliation from SSC/NSDC  
2. Covering Letter (Form‐I)  
3. Self‐declaration of not being blacklisted (Form‐II)  
4. Pre‐qualification criteria (Form‐III‐A)  
 The following are the appendices attached as a part of this RFP:  
The  documents  accompanying  the  Proposal  shall  be  numbered  serially  and  placed  in  the 
order mentioned below, along with this checklist:   

 
 22 
 
SN  Description  Reference 
1.   Cover Letter with the proposal[for SC or ST specify]  Form–I 
2.   Affidavit on not being blacklisted   Form–II 
3.   Mandatory Documents   Form–III 
4.   Technical Capability Statement for proposal   Form–IV 
5.   Board Resolution for Proposal Submission  Form–V 
6.   Authorization for Signing of proposal  Form–VI 
Schedules 

  12 Schedule  

12.1 Schedule‐A 

 It has been observed that students from the weaker sections of the society face difficulty in 
conversing  in  English  and  also  require  substantial  grooming  on  presentation  and  soft  skills.  Apart 
from  technical  skills,  it  is  pertinent  for  the  students  targeting  corporate  jobs  to  have  a  positive 
outlook along with enhanced confidence during selection drives by corporates.  

 Indicative outline of Soft skill curriculum:  

Module‐1  Spoken English  
Module‐2  Business Communication 
Module‐3  Personality Development   
Module‐4  Industry relevant training 
Module‐5  Detailed Interview Preparation  
 
 

 12.2 Schedule‐B  

List of finalized sectors along with preferable courses as per the cost category prescribed in the 
Common Norms notified by the Ministry of Skill Development and Entrepreneurship on  Feb, 2015:  

Cost for Category‐I  Cost for Category‐II  Cost for Category‐III 

Rs. 38.50 per hour per trainee  Rs. 33 per hour per trainee  Rs. 27.5 per hour per trainee 
 

  12.3 Schedule–C  

The performance of Empanelled TSPs shall be assessed annually at the time of empanelment 
renewal on following parameters (Indicative):  

 a) Achievement of targets: In terms of beneficiary numbers; against assigned and completed 
successful training.  

b) Achievement of outcomes: Proportion of trainees successfully certified; Proportion of trainees 
facilitated with wage.  

c) Quality of training: Training infrastructure; Training methodology; Trainer Quality; Trainees 
Assessed & Trainees Enrolled; Trainees Certified & Trainees Assessed; Feedback from Monitoring 
agency/team.  

d) Quality of placement: Trainee job‐retention record; Average salary of placed trainees, 
International placements.  
 23 
 
 13 Formats to be shared by bidders   

Form – I 
Format – Covering Letter 
To,  

 The Managing Director,  
TAHDCO, Teynampet, Chennai‐18 
 Dear Sir,  

Subject:  Proposal  for  ‐  to  impart  skill  development  training  to 

Unemployed SC & ST youths in Tamilnadu through TAHDCO 
– Proposal submitted – reg. 
 This  is  in  response  to  the  RFP  issued  by  the  TAHDCO  (Ref  No.  ……………………..........)  dated 
…………………….  for  imparting  skill  development  training  to  SC  &  STyouths  in  Tamilnadu  through 
TAHDCO 
 We ………………………………………………………………… (Name of the Proposers) are keen to get work order 
with  TAHDCO  as  Training  Service  Provider  under  Group  …………………………………………..  category  and 
hereby express our interest in being considered for the same.  
 
 We hereby confirm that:  
 a) The  RFP is being submitted by  ………………………………………..…..  ………………………………… which is  the 
“proposer” in accordance with the conditions stipulated in the RFP.   
b) We have examined in detail and have understood the terms and conditions stipulated in the RFP 
issued by TAHDCO and in any subsequent communication sent by TAHDCO. We agree and undertake 
to  abide  by  all  these  terms  and  conditions.  Our  RFP  is  consistent  with  all  the  requirements  of 
submission as stated in the RFP or in any of the subsequent communications from TAHDCO.   
c) The information submitted in our RFP is complete and correct to the best of our knowledge and 
understanding.  We  would  be  solely  responsible  for  any  errors  or  omissions  in  our  RFP.  We 
acknowledge that TAHDCO will be relying on the information provided in the RFP and the documents 
accompanying  such  RFP  for  Selection  of  Training  Service  Providers  to  impart  skill  development 
training  in  Tamilnadu,  and  we  certify  that  all  information  provided  in  the  application  is  true  and 
correct;  nothing  has  been  omitted  which  renders  such  information  misleading;  and  all  documents 
accompanying such RFP are true copies of their respective originals.   
d) We acknowledge the right of TAHDCO to reject our RFP without assigning any reason or otherwise 
and hereby waive, to the fullest extent permitted by applicable law, our right to challenge the same 
on any account whatsoever.   
e) We declare that we satisfy all legal requirements and meet all the eligibility criteria laid down in 
the RFP.   
f) This  RFP is unconditional and we hereby undertake to abide by the  terms  and conditions of the 
RFP.   
g)  We  understand  that  any  work  sanctioned  in  pursuance  to  the  selection  process  detailed  in  this 
RFP shall be on the terms and conditions specified in the Letter of Award / Work Order / Agreement 
pertaining to such work, which shall be thoroughly reviewed and accepted by us before undertaking 
such work.   
h)  We  have  not  directly  or  indirectly  or  through  an  agent  engaged  or  indulged  in  any  corrupt 
practice, fraudulent practice, coercive practice, undesirable practice or restrictive practice.   
 For and on behalf of:   

Signature:   
 Name:   
 Designation:   
 (Company Seal)  (Authorized Representative and Signatory)   
 Note:   
 The  Covering  Letter  is  to  be  submitted  by  Company  Secretary  /  Authorized  Representative 
and Signatory on the organization’s letterhead with his/her dated signature and seal.   
 24 
 
 

Form – II 

Affidavit for not being blacklisted 

(Affidavit on non‐judicial stamp paper by Company Secretary/Authorized Representative and 
Signatory of the proposer with his/her dated signature and company seal) 

  

I/We,  on  behalf  of………………………………………………………..(Name  of  proposer),  with  its 

registered  office  at………………………………………………………………  do  hereby  declare  that  the  above‐
mentioned proposer has not been blacklisted/ debarred by any State/Central Government authority 
/ Donor Agency for breach on our part.  

  

For and on behalf of:  
  
Signature:  
  
Name:  
  
Designation:  
  
Date:  
  
(Company Seal)  
  
(Authorized  Signatory)  
  
 
  

  

  

 
 25 
 
Form – III 
Format –proposer’s  Details for Pre‐qualification  
(To be provided by Company Secretary or Authorized Signatory on Letterhead with his/her dated 
signature and company seal) 
 Company Profile of the Proposer:     

SN  Information   Details 

1.   Name of responding proposer:      
2.   Address of responding proposer:      
3.   Name,  Designation  and  Address  of   
the  contact  person  to  whom  all 
references  shall  be  made  regarding 
this RFP: 
4.   Telephone number of contact   
person 
5.   Mobile number of contact person   
6.   E‐mail address of contact person:      
7.   PAN No. ( Enclose Copy)   
8.   GST Registration No   
( Enclose Certificate) 
9.   Status of Firm/ Company (Public Ltd.,   
Pvt. Ltd., etc.)   
10.   Company Registration Certificate (   
Enclose Certificate)   
11.      
  

Eligibility as per Qualification Criteria for proposer:   

SN  Criteria Clause  Supporting Document/s   Page  Compliance 

No.  (Y/N) 
1  Proposer must be a legal entity      
Certificate of Incorporation / 
2  Proposer should have been operational  Registration     
since last 3 years    
3  a) Copies of Income tax returns for last  a) Income tax returns for last     
3 financial years.  3  financial  years.  (2015‐
b) Income  and  Expenditure  Statement,  16,2016‐17,2017‐18)  
Balance  Sheet  and  Profit  &  Loss   b) Income and Expenditure 
statement  for  previous  3  Financial  Statement, Balance Sheet 
years  certified  by  Chartered  and Profit & Loss  statement 
Accountant.   c) Certificate from CA 
c) Certificate from CA stating turnover 
of last 3 financial years.    
4  Affiliation  to  SSC  and/or  NSDC*/DDUGKY  Affiliation Certificate with     
or  TNSDC  or  Centrally  recognized  skill  date of validity for each 
development initiatives  sector where Proposer seeks 
to get empanelled 
5  Proposer  should  not  have  been  Self‐Declaration signed by     
blacklisted  authorized signatory  
    * The entity holding SSC/NSDC affiliation must be the same as the entity applying as “Proposer” in 
response to this RFP who shall be the implementing agency for any work that may be sanctioned.  

 
 26 
 
 

Form‐IV Format – Technical Capability Statement for proposers 

Eligibility  Value  Supporting  Page No. 

Parameter    Document  
  Parameter  Marks  Tick √     
Number of years of  2‐5 years  5    Certificate of   
operation   5– 10 years  10    Incorporation  
    > 10 years   20     
 
<2Projects  6     
Experience of    3–5projects  9      Check Form IVA 
Proposer   for the template   
>= 5 projects   15   
 

Proposer has  No   0      Check Form IVA   

received repeat  Yes   10      for the template 
Work Orders    
100‐500  5       
Trainees trained in  501‐ 1,000  8   
Check Form IVA 
last three years  1001 ‐ 5000    12     
for the template 
  5001‐7000  15   
  > 7,001   20  
Skill training  No   0         
experience  Yes   5     
Trainees placed in  100‐500  5    Declaration on   
last three years     501 – 1500  8    Proposer’s letter 
    1501‐2500  12    head.   
>2500  15     
 
Tie up Agreement  >10  5    Valid   
with Industries for  references  agreements/MoUs 
placement  > 20  10    specifically   
  references  addressed to the 
> 30  15    Proposer   
references     
           
           
 

Form‐IVA 

Experience of the proposer in working with various State/Central departments in implementing 
skill development programs  

Name of  Project  Cost of the  Date of  No. of  Placement  Designation 

the Project  Funding  Project  commencement  trainees  %age  & Contact 
  Dept    as per contract  trained    number of 
    officer to 
whom 
reference 
may be 
given 
             
 27 
 
Form‐IVB 

Experience of the proposer in receiving repeat Work Orders or renewal/extension of MoUs with 
any of the State/Central departments in implementing skill development programs. 

Name  Project  MoU/Work  Milestones  Supporting  MoU/Work  Supporting 

of the  Funding  Order date  achieved  Document  Order date  Document 
Project  Dept  for first  attached  for second  attached on 
year  on page  year  page no. 
no.   
      Trained Placed         
               
 

Form‐IVC 

Experience of the proposer for Training and Placement in past 3 Financial Years  

SN  Name of  Sectors  Course  No. of  Proof for  Total No.  Proof for  Average 

  the    Name  trained  each  of trainee  each  salary 
Project    trainee*  row  placed  row  range of 
    items  after skill  items  placed 
attached  training** attached  trainee 
on page    on page 
no.  no. 
1  <Project  <Sector  Course 1           
X>   A>    
   
2  <Project  <Sector  Course 2           
X>   A>    
   
3  <Project  <Sector  Course 3           
X>   B>    
   
4  <Project  <Sector  Course 4           
Y>   B>    
   
…10                 
  

• Note 1: Data may be provided for financial years 2015‐2016,  2016‐2017 &2017‐2018 OR financial 
years  2014‐15, 2015‐16 & 2016‐17 •  

Note 2: Proposers are requested to furnish information in an organized manner as per the format 
mentioned above and guidelines mentioned below •  

Note 3: The onus of providing adequate and verifiable supporting evidence (of numbers of trainees 
trained and placed) lies upon the Proposer. Detailed candidate‐wise data may be provided on CD, if 
required.   

 1. Supporting evidence must be provided as below:   For “No. of Trainee Trained”, the following is 
required: Original Certificate by a Chartered Accountant stating the number of trainees for whom 
skill training has been completed by the Proposer as per the conditions stated in the note under 
Clause 3.3.4 
 28 
 
3.3.4.  And  

 Self‐attested copies of any of the following:   

• Work Order for each programme accompanied by Certificate of Completion / Proof of Final 
Payment from Government bodies indicating the number of trainee trained in the sector; or  

• Printouts of verifiable information from Government MIS systems showing number of trainee 
trained.   

 
 29 
 
Form – V 
Format – Board Resolution for Proposal Submission 
(To be furnished by the Proposer) 
   
CERTIFIED TRUE COPY OF THE RESOLUTION PASSED AT THE MEETING OF THE BOARD OF DIRECTORS 
OF _______________ <Name of Organisation> AT THEIR MEETING HELD ON _________ <Date> AT 
____________ <Time> AT _____________________<Address>  

 “Resolved that the consent of the Board of Directors is hereby accorded to submit the proposal and 
other necessary documents for Request For Proposal for ‘Empanelment of Training Service Providers 
to Impart Skill Development Training in TAHDCO’ ”  

  

  
  
Signed on behalf of:  
  
________________________________  
  
(Signature of Authorized signatory(s) of the Board)  
  
Name: ____________________ Designation: _______________  
  
   
Signature of:  
  
________________________________  
  
Name: ____________________  
  
Designation: Company Secretary  
  
  

  
 30 
 
Annexure to Form – V(a) 
PROPOSAL NOW SUBMITTED FOR IMPARTING SKILL TRAINING IN RESPONSE TO THE RFP ISSUED 
as per No. 
List of Centres , address & contact details 
S.  District  Centre location &  Contact  Per day Permitted  Name & functioning 
No.  Address  Details  capacity to  capacity of the Person 
conduct training  Responsible 
           
 
 
           
           
           
           
           
           
 
List of courses for which proposal is submitted Annexure to Form – V(b) 
 
S.No.  Name of the course  TNSDC Empanelled  Place & centre  Enclose documents related 
no. & date  address in which  to infrastructure 
proposed to conduct  (Building stability/Fire 
training  Proof certificate/permit to 
conduct training) 
         
 
 
         
         
         
         
         
         
 
Annexure to Form – V(c) 
FINANCIAL  
S.  Skill training course  No. of  Place & centre  Duration in hours  No.  Hourl Cost of 
address in 
No Sector   Course  Course  traine which proposed  Practic Theor Total  of  y  course 
.  code  name  es  to conduct  al  y  day rate  (col 
training  (inclu 5x9x11) 
ding 
s 
In Rs. 
soft 
skills) 
(1) (2)   (3) (4)   (5) (6)   (7) (8) (9)   (10) (11) (12)  
                       
                       
                       
 

 
 31 
 
Form – VI 

Format – Authorization 

(On Company Letterhead) 

  

TO WHOMSOEVER IT MAY CONCERN 

  

  

This  is  to  authorize  Mr./Ms.  _______________________________  son/daughter/wife  of  

________________________    and    presently    residing    at 
____________________________________________________________,  who  is  presently 
employed  with  us  and/or  holding  the  position  of  _________________,  for  doing  in  our  name  and 
signing on our behalf all such acts, deeds and things as are required in connection with submission of 
our  proposal    for  “selection  of  Training  Service  Providers  to  impart  Skill  Development  Training  in 
TAHDCO”  including  but  not  limited  to  signing  and  submission  of  all  applications  and  other 
documents, participating in reviews  and providing information / responses to TAHDCO or concerned 
Authority, signing and execution of all works  including the Agreement and undertakings consequent 
to acceptance of our proposal, and generally dealing with the Authority in all matters in connection 
with or relating to or arising out of our proposal  for the said Project and/or upon award thereof to 
us and/or till the entering into of the Agreement with TAHDCO.  

  

  

Signed on behalf of ______________  

  (Signature)  

 (Name, Title and Address)