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    Sistemas de Documentacion Final

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    Este documento presenta una metodología para el estudio y desarrollo de manuales de procedimientos administrativos. Explica las etapas del proceso, incluyendo la recopilación de datos a través de entrevistas, cuestionarios y observación, así como el análisis de información, validación y actualización de los procedimientos. Además, detalla los elementos que deben incluir los manuales como objetivos, responsabilidades, métodos de trabajo y diagramas de flujo.

    Copyright:

    Attribution Non-Commercial (BY-NC)
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    Este documento presenta una metodología para el estudio y desarrollo de manuales de procedimientos administrativos. Explica las etapas del proceso, incluyendo la recopilación de datos a través de entrevistas, cuestionarios y observación, así como el análisis de información, validación y actualización de los procedimientos. Además, detalla los elementos que deben incluir los manuales como objetivos, responsabilidades, métodos de trabajo y diagramas de flujo.

    Descripción original:

    Sistema de Documentacion

    Derechos de autor

    © Attribution Non-Commercial (BY-NC)

    Formatos disponibles

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    Este documento presenta una metodología para el estudio y desarrollo de manuales de procedimientos administrativos. Explica las etapas del proceso, incluyendo la recopilación de datos a través de entrevistas, cuestionarios y observación, así como el análisis de información, validación y actualización de los procedimientos. Además, detalla los elementos que deben incluir los manuales como objetivos, responsabilidades, métodos de trabajo y diagramas de flujo.

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    Este documento presenta una metodología para el estudio y desarrollo de manuales de procedimientos administrativos. Explica las etapas del proceso, incluyendo la recopilación de datos a través de entrevistas, cuestionarios y observación, así como el análisis de información, validación y actualización de los procedimientos. Además, detalla los elementos que deben incluir los manuales como objetivos, responsabilidades, métodos de trabajo y diagramas de flujo.

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    Bastardo Johanna - Bastidas Argenis

    Facilitador: Lino Simoes Maneiro Lexingler - Martínez Lennis - Silva Yelitza


     Definición
     Ventajas
     Metodología
     Elementos que lo integran
     Conclusiones
    Este manual presenta los procedimientos a seguir en la
    ejecución de un trabajo con ilustraciones, diagramas, cuadros
    y dibujos para aclarar datos
    •Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las
    actividades que realiza una dependencia, así como los
    formatos a utilizar.

    •Establecer de manera formal los métodos y técnicas de


    trabajo que deben seguirse para la realización de las
    actividades de las unidades administrativas o entidad.

    •Definir responsabilidades operativas para la ejecución,


    control y evaluación de las actividades que se desempeñen.

    •Servir como medio de integración al personal de nuevo


    ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las
    distintas áreas de la unidad administrativa o entidad en su
    caso.
    •Representar más fácilmente, mediante el diagrama de flujo,
    las operaciones a realizar por cada área de la unidad
    administrativa o entidad de que se trate.

    •Detectary visualizar más rápidamente las fallas en las que se


    pueda incurrir.

    •Facilitar
    la comunicación entre el personal, ya que a través de
    la implementación de los diagramas se van determinando las
    actividades que debe realizar un departamento o área, así
    como sus responsabilidades.
    •Auxiliar al analista de procedimientos, en la revisión y
    simplificación de los mismos.

    •Conocer de manera detallada, el funcionamiento interno de


    las unidades administrativas en el desempeño de sus tareas.
    La metodología propuesta para el estudio de
    procedimientos comprende las siguientes
    etapas:

    •Planeación del estudio:

    El primer paso será definir la naturaleza del


    problema en cuestión, esto permitirá fijar las
    bases para determinar el objetivo del estudio,
    además de proporcionarnos elementos de
    juicio para decidir la formulación y ejecución
    del plan de trabajo.
    2. Recopilación de datos:

    Para obtener la información, es


    necesario consultar diversas fuentes,
    entre las cual es están:

    La Investigación Documental


    La Investigación de Campo: Esta
    referida a la aplicación de las
    siguientes técnicas:

    h)La Entrevista
    i)El Cuestionario
    j)La Observación
    LA ENTREVISTA

    ENTREVISTADOR ENTREVISTADO

    Además de tomar la iniciativa de la Facilita información o datos sobre


    conversación, plantea mediante sí mismo, sobre su experiencia o
    preguntas específicas cada tema sobre el tema en cuestión o a
    interés y decide en qué momento tratar.
    el tema ha cumplido sus objetivos.
    EL CUESTIONARIO

    Es el método que utiliza un instrumento o formulario


    impreso, destinado a obtener repuestas sobre el problema en estudio y
    que el consultado llena por si mismo.

     Cuestionario Abierto.

     Cuestionario Cerrado.
    LA OBSERVACION
    Es el registro visual de lo ocurre, es una situacional real,
    clasificando y consignando los acontecimientos pertinentes de
    acuerdo con algún esquema previsto y según el problema que
    se estudia
    3. Análisis de la Información:

    4. Registro de la Información:

    Descripción de Diagramas de Análisis de las


    Procedimientos Flujo Actividades

    Mecánico Dinámico
    5. Validación de la información recopilada:
    - Será sometida a la validación de los responsables.
    - La validación se realizará cuando se recomiende
    una modificación.

    6. Revisión y actualización:
    - Revisar y actualizar los Manuales de
    Procedimientos.
    - Responsable de la elaboración del manual de
    procedimientos.
    - Todo cambio, modificación o variación en las
    actividades que se llevan acabo.
    - El único propósito de que las modificaciones se
    realicen de manera oportuna
    Según los objetivos y propósitos de cada dependencia

    Carátula
    - Contenido
    - Logotipo
    - Nombre del manual
    - Organización responsable.
    Portada
    - Nombre del manual
    - Organización responsable de su aplicación
    - Lugar y la fecha de edición.

    Índice General
    - Elementos constitutivos del documento
    Presentación o Introducción
    - Explicación que se dirige al lector
    - Objetivos del manual y la exposición de la estructura del
    documento
    - Información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará
    las revisiones y actualizaciones
    - Vocabulario sencillo

    Objetivo del Manual


    Explicación del propósito que se pretende cumplir con el
    manual de procedimientos
    Lineamientos para el Objetivo

    - Especificar
    - Redacción Clara
    - Verbo Infinito
    - Extensión máxima
    - Evitar Adjetivos calificativos
    Procedimientos

    Objetivo del Procedimiento


    Alcance
    Referencias
    Responsabilidades
    Definiciones
    Método de Trabajo: - Políticas y Normas para la Operación
    - Descripción de la Operaciones
    - Diagrama de Flujo
    - Formas e Instrucciones
    Base Jurídica
    Glosario

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