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MANUAL PARA EVALUACION DE DESEMPEÑO POR COMPETENCIAS

Actividad N° 10

YURELLY TOBAR GRANDA

INSTRUCTOR
JAIRO ENRIQUE FIGUEROA CHAPARRO

SENA, SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ESPECIALIZACION TECNOLOGICA
GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS – METODOLOGIA
FICHA (1966086)
SANTANDER DE QUILICHAO (C), 17 DE NOVIEMBRTE/ 2019
 TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. JUSTIFICACION……………………………………………………………………………. 3

2. OBJETIVOS…………………………………………………………………………………. 4

2.1. Objetivos generales…………………………………………………………………... 4

2.2. Objetivos específicos …………………………………………………………………. 4

3. POLITICAS Y NORMAS …………………………………………………………………… 5

4. DEFINICION DE EVALUACION…………………………………………………………… 6

5. BENEFICIOS DEL PROCESO ……………………………………………………………... 6

6. PARTICIPANTES ……………………………………………………………………………. 6

7. PERIODICIDAD ……………………………………………………………………………… 7

8. PROCESO DE EVALUACION …………………………………………………………….. 7

8.1 Antes de la evaluación ………………………………………………………………… 7

8.2 Durante la evaluación (entrevista de evaluación) ………………………………….. 8

8.3 Después de la evaluación (seguimiento al proceso) ………………………………. 8

9. INSTRUMENTOS…………………………………………………………………………. 9-11

10. INSTRUCTIVO PARA LA INSTRUMENTOS …………………………………………. 12-14

 JUSTIFICACIÓN

El presente Manual de Evaluación de Desempeño busca determinar el valor del trabajo realizado
por el empleado en la organización y a la vez sirve para medir el nivel competitivo de
INCUBADORA SANTANDER S.A ya que la suma de todos los puestos con buen desempeño
refleja eficiencia y logro de los objetivos de las unidades y de la empresa en su conjunto. A través
de este instrumento se busca establecer un sistema de evaluación con las respectivas normas
para su aplicación.
La Evaluación de Desempeño en ocasiones genera estrés y malestar entre los trabajadores, pero
cuando el diseño es el correcto, se transforma en una potente herramienta para alinear a los
trabajadores en cómo conseguir los objetivos. Al identificar los conocimientos, las funciones y
responsabilidades principales de cada cargo, se deben seleccionar aquellos aspectos que son
centrales en el que hacer del trabajador y la relación de estas funciones con indicadores de
resultados. Esto le ayudara al trabajador a sentirse valorado y tendrá mayor claridad de qué se le
exige en su cargo. Además, permite mejorar las condiciones de trabajo, detectar necesidades de
capacitación y fortalecer las conductas positivas del personal. Para que este proceso sea
completo, se debe evaluar respetando las fechas, establecidas para su aplicación dependiendo del
cargo y de la necesidad de ir supervisando las metas.
Es importante hacerlo, ya que es un acto que establece orden y tranquilidad (nada mejor que
obtener una retroalimentación sobre los resultados para corregir los errores y fortalecer los
aciertos). A través de este Instrumento de Evaluación de Desempeño se podrá tener personas más
preparadas y orientadas a resultados. Para ello se debe destacar lo bueno (el cumplimiento de
metas y las fortalezas del personal) y corregir lo malo (debilidades que se deben trabajar).
Generando así sentido de equipo, quienes están mejor evaluados pueden apoyar a los otros, y
poner una meta de equipo que mejorar. Como instrumento de administración de personal, este
Manual permite definir objetivos, medir el nivel de logros y en función de ello tomar decisiones
respecto del desarrollo futuro de cada trabajador con el fin último de alinear los objetivos
individuales con los de la organización.

Yurelly Tobar 3
 OBJETIVOS

Objetivo General

Fomentar la eficacia de los empleados de INCUBADORA SANTANDER S.A, estimulando su

trabajo, para optimizar la contribución de cada individuo al logro de la eficiencia en labor realizada.

Objetivos Específicos

1. Facilitar la ejecución de las operaciones en las diferentes áreas de la organización y la

aplicación de los métodos y técnicas administrativas, por parte del personal que ejerce funciones
de jefatura.

2. Identificar el potencial de desarrollo de los empleados y estimular sus deseos de superación,

guiando sus esfuerzos hacia la plena realización de sus posibilidades de mejoramiento.

3. Contribuir al mejoramiento de las relaciones humanas, facilitando la comunicación positiva y

productiva entre jefes y subalternos, para el logro de las metas de la organización.

4. Determinar y corregir deficiencias en el trabajo, tanto organizacionales como individuales,

mediante el análisis de los problemas colectivos e individuales que se detecten a través del
proceso de evaluación.

Yurelly Tobar 4
 POLITICAS Y NORMAS

Políticas

 Al momento de la selección, la evaluación de la competencia es realizada por el Coordinador de

Selección, seguimiento y evaluación, mediante la verificación de los registros que evidencien la
educación, experiencia, formación específica o conocimientos adicionales y las habilidades, con la
aplicación de pruebas psicotécnicas y técnicas.

 La evaluación de competencias periódica, se realizará anualmente mediante la aplicación de un

cuestionario denominado “Evaluación de Desempeño laboral” en el cual además de evaluar las
competencias definidas según el nivel de autoridad del cargo, se evalúa el cumplimiento de las
funciones/responsabilidades establecidas en el “Manual de funciones”.

 Esta evaluación de desempeño la realizan en dos actores, el Jefe inmediato y un compañero de

trabajo del evaluado.

Normas

 La Unidad de Recursos Humanos será el ente supervisor en la ejecución y seguimiento de todo

el proceso de la Evaluación del Desempeño.

 La aplicación y recolección de los Formularios será realizada directamente por el personal de

Recursos Humanos delegado para tal proceso.

 El análisis de resultados generales y de la revisión de casos especiales cuando a criterio de los

jefes y de las autoridades superiores lo requieran; este equipo estará formado por el Jefe de la
División Administrativa y un representante nombrado por la Dirección Ejecutiva.

 La duración de cada período de evaluación será como máximo de un año, sin embargo, queda
a criterio de la Dirección Ejecutiva fijar otros plazos y períodos para la evaluación.

 Todos los empleados estarán sujetos al Sistema de Evaluación del Desempeño, a excepción
del Director Ejecutivo y aquel personal que tenga menos de tres meses de laborar en la institución.

 Cuando los empleados que una Unidad no puedan ser evaluados por su jefe inmediato, o
existan otros motivos por los cuales no pueda ser evaluado, será la Unidad de Recursos Humanos
la que determinará el procedimiento a seguir.

 Para los casos de apelación de las Instancias que ejecutaran la evaluación del desempeño y
que no se pueda resolver, será elevado a la comisión designada para tal fin o en su defecto, a una
persona designada por la Comisión Ejecutiva, de manera que se pueda encontrar una solución
adecuada.

 La Unidad de Recursos Humanos emitirá un informe final de la evaluación del desempeño, que
será presentado a la Dirección Ejecutiva, siendo una herramienta de reconocimiento del recurso
humano, que facilite la toma de decisiones y la definición de acciones para el desarrollo de las
capacidades y habilidades de los empleados, mediante la determinación del nivel de actuación con
respecto a los estándares del desempeño.

Yurelly Tobar 5
 DEFINICION DE EVALUACION

La evaluación de los recursos humanos, es un proceso destinado a determinar y comunicar a los

colaboradores, la forma en que están desempeñando su trabajo y, en principio, a elaborar planes
de mejora. Cuando se realiza adecuadamente la evaluación de personal no solo hacen saber a los
colaboradores cual es su nivel de cumplimiento, sino que influyen en su nivel futuro de esfuerzo y
en el desempeño correcto de sus tareas. Si el refuerzo del colaborador es suficiente, seguramente
mejorara su rendimiento .La percepción de las tareas por el colaborador debe aclararse mediante
el establecimiento de un plan de mejora. Hoy en día la evaluación del desempeño es la forma más
usada para estimar o apreciar el desenvolvimiento del individuo en el cargo y su potencial de
desarrollo. Podemos indicar entonces, que la evaluación del desempeño puede definirse como el
procedimiento mediante el cual se califica la actuación del empleado teniendo en cuenta el
conocimiento y el desempeño en el cargo. La evaluación requiere de estándares de desempeño
que permitan mediciones más objetivas. Estos parámetros pueden extraerse del análisis de
puestos. Basándose en las responsabilidades y labores en la descripción del puesto, el analista
puede decidir qué elementos son esenciales y deben ser evaluados. Cuando se carece de esta
información, los estándares pueden desarrollarse a partir de observaciones directas sobre el
puesto o conversaciones con el superior inmediato.

BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

A nivel general, el sistema de evaluación del desempeño con lleva implícitos una serie de
beneficios para INCUBADORA SANTANDER S.A; al respecto cabe mencionar:

 Permite identificar las personas idóneas en caso de promociones, traslados y suplencias.

 Promueve en los funcionarios una actitud abierta a la formación y capacitación para el

mejoramiento continuo.

 Orienta hacia una detección oportuna de requerimientos indispensables en cuanto a las

competencias que se requieren para desempeñar de forma idónea un puesto.

 Le ayuda a los funcionarios a comprender qué se espera de su desempeño y cuál es su función

en el cumplimiento de los objetivos institucionales.

 Contribuye a mantener niveles adecuados de motivación en los funcionarios de la institución,

partiendo de la premisa de que en cuanto mejor domine una persona su puesto, mejor se sentirá al
realizar cada una de las tareas que este conlleva.

 Propicia un ambiente positivo de confianza y apoyo entre el equipo de colaboradores de la

dependencia, que promueve la retroalimentación permanente.

PARTICIPANTES

Los participantes con los cuales se desarrollará la Evaluación del Desempeño serán los empleados
de INCUBADORA SANTANDER S.A, incluyendo los contratistas y se realizará de acuerdo a sus
funciones, según la clasificación en que se encuentren, así: Estará integrado por Gerentes, Jefes
de Gerencia, Jefes de Áreas, Supervisores, y todo funcionario que tenga personal a su cargo o
bajo su responsabilidad. Formado por investigadores, extensionistas, biotecnólogos, biometristas y
socioeconomistas, laboratoristas, monitoreadores de género, técnicos de capacitación. Integrado
por planificadores, comunicadores, analistas, profesionales administrativos, auditores,
colaboradores jurídicos, auxiliares y colaboradores administrativos, personal secretarial, operarios
de computadora, bodegueros, y todo aquel personal que realiza actividades administrativas y que
no esté catalogado en otros sectores. Constituido por auxiliares de investigación, auxiliares de
laboratorio, operarios de comunicación, dibujantes, fotógrafos, ordenanzas, mensajeros,

Yurelly Tobar 6
motoristas, vigilantes, mecánicos, carpinteros, electricistas, peones agrícolas, personal de
mantenimiento y todo trabajador que realice actividades operativas en apoyo, tanto a las
actividades administrativas como técnicas y que no esté incluido en los otros sectores.

PERIODICIDAD

Este proceso es necesario realizarla dos veces al año, esto para poder definir que debemos tener
en cuenta para el plan de capacitación y evidenciar si los empleados están desarrollando de
manera eficiente sus las labores asignadas.

PROCESO DE EVALUACIÓN

La evaluación del desempeño es un proceso a cargo, principalmente, del jefe inmediato. El

superior del jefe inmediato solo participará, ya sea en la evaluación Intermedia o en la evaluación
Final, cuando el empleado manifieste disconformidad en relación con lo actuado por el jefe
inmediato.
El proceso de evaluación del desempeño está dividido en dos fases: evaluación Intermedia y
evaluación Final; cada una de estas cubre un período de seis meses. Con fundamento en dichas
evaluaciones se obtendrá la evaluación Anual, la que, más que una evaluación es el resumen
cuantitativo y cualitativo de los resultados obtenidos en los dos períodos previos.

Evaluación Intermedia.

La evaluación Intermedia del desempeño permitirá al empleado y a su jefe inmediato conocer en

que medida aquel ha logrado trasladar al desempeño cotidiano la capacitación o las otras opciones
de mejoramiento proyectadas al final del ciclo anterior. También ha de servir para que el jefe
inmediato haga las propuestas de capacitación u otras opciones de mejoramiento requeridas por el
empleado, en procura de una reorientación y mejoría de su desempeño durante el segundo
semestre del año.
Es necesario que los individuos que intervienen en este proceso: el empleado, su jefe inmediato y,
en algunos casos, el superior del jefe inmediato, no pierdan de vista el carácter parcial de esta
evaluación.

Evaluación Final.

La segunda parte del proceso de evaluación del desempeño culmina con la evaluación Final, que
debe llevarse a cabo en la última quincena del mes de noviembre de cada año. Los resultados que
aquí se determinen deben reflejar con fidelidad el desempeño alcanzado por el empleado durante
el segundo semestre del año, a partir de las ideas orientadoras propuestas, para este segundo
período, en la entrevista de la evaluación Intermedia. Además, de esta evaluación deben derivarse,
igual que en la evaluación Intermedia, propuestas específicas y concretas de capacitación u otras
opciones de mejoramiento requeridas por el empleado, y que se han de especificar en la parte D
del formulario, con miras a la programación del trabajo para el ciclo siguiente.

Evaluación Anual

La evaluación Anual del desempeño, más que una evaluación propiamente dicha, es una síntesis
cuantitativa y cualitativa de los resultados obtenidos por el empleado en las dos evaluaciones
previas, a saber: la Intermedia y la Final.

 Antes de la evaluación

Definición de criterios y evidencias del desempeño laboral

Los criterios serán los atributos o características de calidad que deberán presentar tanto los

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resultados obtenidos como el desempeño mismo del empleado en la realización de cada elemento
de competencia, se refiere al qué y cómo se espera el desempeño del empleado a evaluar.

Estas evidencias son de tres tipos:

 Las evidencias del producto son los resultados esperados del trabajo del empleado, con sus
características de calidad tal como se han convenido al fijar las contribuciones y metas
individuales.
 Evidencias de desempeño o comportamiento de empleado directamente relacionado con la
forma como se espera que actúe el empleado al realizar el trabajo. Se define en términos de
actitudes, valores o manifestaciones tales como oportunidad, amabilidad, transparencia.
 Evidencias de conocimientos y comprensión se refieren a la aplicación de los conceptos,
principios, habilidades y destrezas que le permiten al empleado lograr un desempeño eficaz en la
realización del trabajo.

 Durante la evaluación (entrevista de evaluación)

La evaluación del desempeño laboral de los empleados de INCUBADORA SANTANDER S.A, es el

proceso que se desarrolla durante el periodo a evaluar; mientras el empleado ejerce sus funciones,
partir del momento en que se concretan los compromisos y hasta el día en que se comuniquen los
resultados.

Esta fase comprende las siguientes actividades:

 Realización del seguimiento al desempeño del empleado.

 Conformación de portafolio de evidencias
 Prescribir acciones correctivas

 Después de la evaluación (seguimiento al proceso)

La fase de verificación del cumplimiento de compromisos se realiza al finalizar cada período de

evaluación semestral de conformidad a la programación aprobada. Esta fase comprende las
siguientes actividades:

 Comparar los logros obtenidos contra compromisos adquiridos.

 Valorar los resultados alcanzados por el empleado.

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 INSTRUMENTOS

Formato de evaluación de desempeño.

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
DATOS DEL EVALUADO
Nombres: Apellidos:
Cargo Actual: Fecha Evaluación:
DATOS DEL EVALUADOR
Nombres: Apellidos:
Relación con el evaluado: Jefe inmediato supervisado Cliente Colega
INDICADORES DE GESTIÓN
Marque con una X la respuesta que usted
CALIFICACIÓN COMENTARIOS
cree que es correcta.
DESEMPEÑO EN EL TRABAJO
1. Planifica y organiza el trabajo para lograr 1 2 3 4 5
objetivos.
2. Está motivado para lograr diversos 1 2 3 4 5
resultados.
3. Es creativo para proyectar nuevas ideas. 1 2 3 4 5
4. Le preocupa el aprovechamiento de los 1 2 3 4 5
recursos de la empresa.

COMUNICACIÓN
1. Su comunicación oral es eficaz. 1 2 3 4 5
2. Se comunica por escrito con 1 2 3 4 5
eficacia.
3. En reuniones de trabajo contribuye con 1 2 3 4 5
información relevante.
DESARROLLO PROFESIONAL
1. Solicita y obtiene de su jefe inmediato, la 1 2 3 4 5
aprobación y autorización de sus planes de
desarrollo profesional y logra así, nuevas
oportunidades de aprendizaje y crecimiento
2. Proyecta su desarrollo profesional de 1 2 3 4 5
acuerdo con las políticas y objetivos de la
institución.
3. Aplica los nuevos aprendizajes obtenidos 1 2 3 4 5
en la capacitación adquirida recientemente.
4. Aprovecha las oportunidades de desarrollo 1 2 3 4 5
profesional para mejorar su Productividad.
OBJETIVIDAD
1. Cumple con sus funciones con absoluta 1 2 3 4 5
imparcialidad
2. Empleo de métodos de investigación que 1 2 3 4 5
garanticen la recopilación técnica y científica
de evidencias.
3. Informa sobre los actos u omisiones 1 2 3 4 5
constitutivos de delito de sus subordinados o
iguales en categoría jerárquica.
4. Atiende con diligencia la solicitud de 1 2 3 4 5
auxilio o queja de la ciudadanía, y de sus
propios subordinados

EFICIENCIA Y EFICACIA
1. Evitar que las pruebas pierdan su calidad 1 2 3 4 5
probatoria y se facilite la correcta tramitación
del procedimiento correspondiente.
2. Cumple y hace cumplir con diligencia las 1 2 3 4 5
órdenes que recibe con motivo del
desempeño de sus funciones.
3. Evita todo acto u omisión que produzca 1 2 3 4 5
deficiencia en su cumplimiento
4. Entrega la información que le es 1 2 3 4 5
solicitada, en los términos de las leyes
correspondientes.

FIRMA EVALUADOR FIRMA EVALUADO

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Formato de retroalimentación
ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIÓN
DATOS DEL EVALUADO
NOMBRES: APELLIDOS:

CARGO ACTUAL: FECHA EVALUACIÓN:

DATOS DEL EVALUADOR
NOMBRES: APELLIDOS:

Colega
Relación con el evaluado: Jefe inmediato supervisado Cliente
(par)
ESCALA DE CALIFICACIÓN
Supera las expectativas 100% a más de cumplimiento
Cumple las expectativas 76 a 100% de cumplimiento
Cumple la mayoría de las expectativas 51 a 75% de cumplimiento
Cumple parcialmente las expectativas 26 a 50% de cumplimiento
No cumple las expectativas 0 a 25% de cumplimiento
INDICADORES DE GESTIÓN

PUNTAJE PUNTAJE COMENTARIOS Y/O

No. DESCRIPCIÓN INDICADOR OBTENIDO (%) ESPERADO (%) OBSERVACIONES

1 Desempeño en el trabajo 100%

2 Comunicación 100%

3 Desarrollo profesional 100%

4 Objetividad 100%

5 Eficiencia y eficacia 100%

PUNTAJE TOTAL
FORTALEZAS DEBILIDADES

Yurelly Tobar 10
Formato de plan de mejoramiento
PLAN DE MEJORA
DATOS DEL EVALUADO
NOMBRES: APELLIDOS:

CARGO ACTUAL: FECHA EVALUACIÓN:

DATOS DEL EVALUADOR

NOMBRES: APELLIDOS:

Relación con el
Jefe inmediato supervisado Cliente Colega
evaluado:
DESCRIPICIÓN
1. Persona que requiere
plan de mejora.
2. Debilidades (aspectos
que necesitan acción
correctiva)
3. Descripción de la acción
de mejora.
4. Objetivo (s)
5. Metas (s)

Fecha inicio
Plazo de ejecución
Fecha final

Responsable (s)

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 INSTRUCTIVO PARA LOS INSTRUMENTOS

 INSTRUCTIVO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Para utilizar y diligenciar el formato de evaluación es necesario seguir los siguientes pasos:

 Información general:

 Nombre y apellido del evaluado

 Cargo actual del evaluado
 Fecha en la que se realiza la evaluación
 Nombre y apellido del evaluador
 Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)

 Indicadores de gestión:

Se identifica los indicadores que se desean evaluar. Definir los indicadores con el evaluador de
acuerdo con la misión, meta o finalidad asignada a su dependencia y dentro del marco de las
funciones del empleado. Se deben plantear indicadores objetivos y de real evaluación.

 Escala de Calificación:

Asignar porcentajes a cada indicador, de acuerdo a la siguiente información:

Marque con una X el grado de consecución, siendo:

Supera las expectativas 100% a más de cumplimiento

Cumple las expectativas 76 a 100% de cumplimiento

Cumple la mayoría de las expectativas 51 a 75% de cumplimiento

Cumple parcialmente las expectativas 26 a 50% de cumplimiento

No cumple las expectativas 0 a 25% de cumplimiento

 Comentarios:

El encuestado debe ser lo más objetivo posible para asignar las calificaciones de cada indicador,
asimismo debe señalar con una X la calificación que mejor describa al evaluado. Si la
calificación es 1 o 5, deben justificar con un breve comentario por qué escogió dicha calificación

 Firma del evaluado y del evaluador:

Al terminar de diligenciar el formato de evaluación, el evaluado y el evaluador debe firmar en el

correspondiente espacio asignado.

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 INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIÓN

Para utilizar y diligenciar el formato de entrevista de retroalimentación es necesario seguir los

siguientes pasos:

 Información general:

 Nombre y apellido del evaluado

 Cargo actual del evaluado
 Fecha en la que se realiza la evaluación
 Nombre y apellido del evaluador
 Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)

 Escala de Calificación:

Método para calificar y categorizar los aspectos a evaluar.

 No. Se debe enumerar cada uno de los indicadores a evaluar.

 Indicador: Se escribe el indicador que se evaluó.
 Porcentaje obtenido: Se escribe el porcentaje que obtuvo el evaluado en cada indicador.
 Porcentaje esperado: Se asignan porcentajes a cada actividad, de acuerdo con la meta de
cada indicador.
 Comentarios y/o observaciones: Se escribe los comentarios de los resultados de cada
indicador.
 Puntaje total: Se suman todos los porcentajes obtenidos por cada indicador y se divide en
el número de indicadores, el resultado será el promedio del puntaje obtenido.
 Fortalezas: Indicar cuales fueron las características en las que presenta mayor habilidad y
destreza.
 Debilidades: indique cuales fueron las características en las que presenta mayor carencia,
que aspectos merece acciones correctivas.

 INSTRUCTIVO PLAN DE MEJORA

Para utilizar y diligenciar el formato de plan de mejora es necesario seguir los siguientes pasos:

 Información general:

 Nombre y apellido del evaluado

 Cargo actual del evaluado
 Fecha en la que se realiza la evaluación
 Nombre y apellido del evaluador
 Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)

 Descripción:

 Persona o área que requiere plan de mejora: escriba nuevamente el nombre del
evaluado.
 Debilidades: indique cuales fueron las características en las que presenta mayor carencia,
que aspectos merece acciones correctivas
 Descripción acción de mejora: Relacione las actividades que usted planteará como
acción de mejora a las debilidades halladas.
 Objetivo(s): Describa brevemente el objetivo que se pretende lograr con la actividad

Yurelly Tobar 13
 planteada para subsanar la debilidad.
 Metas(s): Defina la meta a alcanzar identificando la unidad de medida.
 Plazo de ejecución: Determine en plazo en que se espera alcanzar la meta propuesta,
si las actividades sobrepasan una vigencia, debe determinar para cada año el
porcentaje de cumplimiento y en lo posible defina un posible entregable, que le permita
a al evaluador evaluar el nivel de avance de la actividad. Coloque la fecha de inicio de
plan de mejora y al final del proceso coloque la fecha final.
 Responsable(s): Escriba en Cargo y nombre de la persona responsable de adelantar la
actividad.
 Indicador de cumplimiento: en este indicador se debe colocar todos los aspectos positivos
o negativos que el evaluado obtuvo durante el plan de mejora y cuál fue el nivel de
cumplimiento.
 Observaciones: Presente comentarios u observaciones que considere necesarios.
 Firma del evaluado y del evaluador: Al terminar de diligenciar el formato de evaluación, el
evaluado y el evaluador debe firmar y colocar el nombre en el correspondiente espacio
asignado.

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