P 04 Acciones Correctivas y Preventivas Medicina Udea PDF

FACULTAD DE
MEDICINA
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y CÓDIGO
DE MEJORA P-04
VERSIÓN
01
AREAS ADMINISTRATIVAS
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Douglas Lanny Alarcón Salazar Faber Andrés Gallego Figueroa Gloria Lucia Jiménez Valdés
Profesional de Apoyo SG Coordinador de Calidad Asistente del Decano
FECHA FECHA FECHA
13-06-2014 24-06-2014 01-07-2014
1 DEFINICIÓN
1.1 OBJETIVO
Establecer las acciones correctivas y preventivas necesarias para eliminar las causas de
una no conformidad real o potencial, con el fin de prevenir o evitar su ocurrencia.
1.2 ALCANCE
Aplica a todas las no conformidades reales o potenciales identificadas dentro del Sistema
de Gestión (SG) de cada Área Administrativa de la Facultad.
2 NOTAS DE CAMBIO
N° Descripción Página (s)

01 1
02
03
04
3 RESPONSABILIDAD
3.1 PERSONAL ADMINISTRATIVO

Detectar, dar tratamiento y reportar las no conformidades reales y potenciales al
responsable del área o a quien este deleguen.
3.2 LÍDER, COORDINADOR Y/O JEFE DE CADA AREA ADMNISTRATIVA

Proveer los recursos necesarios para la implementación de las acciones correctivas,
preventivas y de mejora.
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FACULTAD DE
MEDICINA
DE MEJORA P-8314-05
VERSIÓN
02
SERVICIOS DE LABORATORIO Y VACUNACIÓN
4. GLOSARIO Y SIGLAS
4.1 ACCIÓN CORRECTIVA: Es aquella emprendida para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situación no deseada, con el propósito de evitar que
vuelva a ocurrir.
4.2 ACCIÓN PREVENTIVA: Es aquella tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
4.3 CAUSA: Es la razón por la cual se ha presentado, o es posible que se presente una no
conformidad.
4.4 CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Tratamiento de la no conformidad.
4.5 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito especificado o convenio.
4.6 PLAN DE ACCIÓN: Conjunto de actividades que se implementan para eliminar la

causa de las no conformidades reales o potenciales.
4.7 QUEJA: Manifestación de insatisfacción o no conformidad de los usuarios acerca del

incumplimiento de un requisito.
5 CONTENIDO
5.1 GENERALIDADES
5.1.1 Acciones Correctivas y Preventivas
La necesidad de implementar una acción correctiva o preventiva según sea el caso, puede
surgir de la detección de no conformidades derivadas de: servicios no conformes, quejas y
sugerencias de los usuarios, auditorías internas y externas, revisión por la dirección,
análisis de datos, mediciones de satisfacción, análisis de indicadores del proceso y
retroalimentación u observaciones del personal.
La información relacionada con la implementación de acciones correctivas y preventivas,

se registra en el formato de Acciones Correctivas, Preventivas (F-06) y se archiva como
evidencia del tratamiento y cierre de la no conformidad real o potencial, siguiendo las
directrices dadas en el procedimiento “Control de Registros (P-02)”.
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MEDICINA
DE MEJORA P-
VERSIÓN
01
La eficacia de las acciones emprendidas, se registra en la casilla “Observaciones” y en

caso que no sea eficaz, se revisan las causas, siguiendo las especificaciones del presente
procedimiento. Igualmente el campo “Observaciones” permite registrar el seguimiento a
las acciones tomadas.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 Acciones Correctivas y Preventivas
• El personal administrativo, identifica, trata y redacta la no conformidad real o potencial,

utilizando el formato “Acciones Correctivas y Preventivas (F-04)”.
• El Líder, Coordinador o Jefe del Área Administrativa o quién él delegue:
Evalúa el tratamiento dado a la no conformidad, con el fin de identificar la necesidad

de adoptar acciones para asegurar que las no conformidades no vuelvan a ocurrir; en
caso afirmativo, conforma un equipo de mejoramiento para la identificación de las
posibles causas.
Inicia el análisis de las posibles causas que originaron la no conformidad real o

potencial, con el grupo de personas convocadas, teniendo en cuenta los componentes
del proceso según el diagrama causa-efecto o de Ishikawa: personas (usuarios y
personal de cada Área Administrativa),Identifican y registran la(s) causa(s)
fundamental(es) o causa(s) raíz, en el formato “Acciones Correctivas y Preventivas (F-
06)”.
Registra el resumen de la información de las acciones correctivas, preventivas y de

mejora en el formato “Consolidado de Acciones Correctivas y Preventivas (F-06), para
ser analizada en las reuniones de Las Áreas Administrativas y en la Revisión por la
Dirección del SG, con el fin de recopilar las acciones correctivas, preventivas y de
mejora de todos Áreas Administrativas.
• El equipo de mejoramiento responsable, establece las acciones correctivas y/o

preventivas para eliminar la(s) causa(s) de la no conformidad real o potencial, la(s)
cual(es) se registra(n) en el plan de acción (acciones, responsables de la ejecución y
verificación de las acciones y fechas de implementación y verificación programadas y
reales). Esto se registra en el formato “Acciones Correctivas y Preventivas (F-06)”.
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FACULTAD DE
MEDICINA
DE MEJORA P-
VERSIÓN
01
6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
En el formato “Listado de Documentos de Origen Externo (F-02)” se referencia el control

que se tiene sobre este tipo de documentos.
6.1 NTC-ISO 9000:2008: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Fundamentos y

vocabulario.
6.2 NTC-ISO 9001:2008: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Requisitos.
7 LISTA DE REGISTROS
En el formato “CONTROL DE REGISTROS (F-03)”, se referencia el control que se tiene

sobre los registros generados por este documento.
7.1 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (F-06).
7.2 CONSOLIDADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (F-06).
8 ANEXOS
8.1 ANEXO 1: FORMATO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (F-06).
8.2 ANEXO 2: FORMATO DE CONSOLIDADO DE ACCIONES CORRECTIVAS,

PREVENTIVAS Y DE MEJORA (F-07).
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ANEXO Nº 1: FORMATO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
FACULTAD DE
MEDICINA
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CÓDIGO
F-06
VERSIÓN: 01
Convenciones: N.C: No Conformidad; A.C: Acción Correctiva; A.P: Acción Preventiva; Formato de fecha: dd-
mm-aaaa
TIPO DE ACCIÓN
FECHA PROCESO IMPACTADO
A.C:__ A.P: __ Nº: ___
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD
TRATAMIENTO O CORRECCIÓN
POSIBLES CAUSAS
CAUSA RAIZ
VERIFICACIÓN DE LA
PLAN DE ACCIÓN EFICACIA DE LA
ACCIÓN
RESPONSABLE DE FECHA DE RESPONSABLE DE
ACCIONES
IMPLEMENTACIÓN EJECUCIÓN VERIFICACIÓN SI NO FECHA
Programada
Real
Programada
Real
Programada
Real
OBSERVACIONES
Fecha de cierre: ________________ Firma: ____________________________
Página 1 de 1
ANEXO Nº2: FORMATO CONSOLIDADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
FACULTAD DE
MEDICINA
CONSOLIDADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
CÓDIGO: F-07
VERSIÓN: 01
Año______
Convenciones: A.C: Acción Correctiva; A.P: Acción Preventiva; A: Abierta; C: Cerrada.

Proceso: Proceso: Proceso: Proceso: Proceso: Proceso: Proceso:
N°
A.C A.P A.C A.P A.C A.P A.C A.P A.C A.P A.C A.P A.C A.P
A C A C A C A C A C A C A C A C A C A C A C A C A C A C
01
02
03
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N° Descripción Página (s)

3.1 PERSONAL ADMINISTRATIVO

3.2 LÍDER, COORDINADOR Y/O JEFE DE CADA AREA ADMNISTRATIVA

4.1 ACCIÓN CORRECTIVA: Es aquella emprendida para eliminar la causa de una no

4.2 ACCIÓN PREVENTIVA: Es aquella tomada para eliminar la causa de una no

4.4 CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

4.5 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito especificado o convenio.

4.6 PLAN DE ACCIÓN: Conjunto de actividades que se implementan para eliminar la

4.7 QUEJA: Manifestación de insatisfacción o no conformidad de los usuarios acerca del

5.1.1 Acciones Correctivas y Preventivas

La información relacionada con la implementación de acciones correctivas y preventivas,

La eficacia de las acciones emprendidas, se registra en la casilla “Observaciones” y en

5.2.1 Acciones Correctivas y Preventivas

• El personal administrativo, identifica, trata y redacta la no conformidad real o potencial,

• El Líder, Coordinador o Jefe del Área Administrativa o quién él delegue:

Evalúa el tratamiento dado a la no conformidad, con el fin de identificar la necesidad

Inicia el análisis de las posibles causas que originaron la no conformidad real o

Registra el resumen de la información de las acciones correctivas, preventivas y de

• El equipo de mejoramiento responsable, establece las acciones correctivas y/o

En el formato “Listado de Documentos de Origen Externo (F-02)” se referencia el control

6.1 NTC-ISO 9000:2008: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Fundamentos y

6.2 NTC-ISO 9001:2008: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Requisitos.

En el formato “CONTROL DE REGISTROS (F-03)”, se referencia el control que se tiene

7.1 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (F-06).

7.2 CONSOLIDADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (F-06).

8.1 ANEXO 1: FORMATO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (F-06).

8.2 ANEXO 2: FORMATO DE CONSOLIDADO DE ACCIONES CORRECTIVAS,

Fecha de cierre: ________________ Firma: ____________________________

Convenciones: A.C: Acción Correctiva; A.P: Acción Preventiva; A: Abierta; C: Cerrada.

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