EVIDENCIA

MAPA DE PROCESOS Y CARACTERIZACION DEL PROYECTO ANÁLISIS,

DISEÑO, DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA PANADERÍA Y
REPOSTERÍA LA ESPECIAL

Presentado por:
PATRICIA ROCHA SUERRA

DARLEY ACOSTA CORRALES

TUTOR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO EN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

2020
1- Título del proyecto: ANÁLISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLANTACIÓN
DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
PANADERÍA Y REPOSTERÍA LA ESPECIAL

2- Planteamiento del problema o necesidad que pretende solucionar

La creciente complejidad de las organizaciones ha aumentado en gran medida la

necesidad de tener información más conveniente y oportuna. Actualmente las
organizaciones, ya sean públicas o privadas, se han abocado a los avances
tecnológicos de la época, los cuales tienden a convertirse en una herramienta
importante para el desarrollo de las mismas, trayendo a favor un mejor
desenvolvimiento del personal y rapidez en los procesos, lo que genera un mejor
servicio. Debido a esta gran necesidad de cambio, se desarrollará la
automatización delas actividades que se realizan en los diferentes procesos de la
empresa, como es el registro de entradas y salidas del inventario, requisiciones de
compras, solicitud y entrega de productos. Al respecto hay que tener en cuenta
que una de las razones que determina la importancia y justificación de desarrollar
un sistema automatizado para esta empresa, es la de registrar y controlar los
procesos, para dar así una respuesta inmediata a los diferentes clientes (internos
y externos) que soliciten información, en el momento en que lo requieran evitando
pérdida de tiempo. El sistema que se desea desarrollar es de suma importancia
porque con él se busca la optimización de los procesos actuales permitiendo
conocer en tiempo real la información de inventario, requisiciones de compras,
solicitud y entrega de productos, a su vez permitirá controlar el inventario del
almacén, lo cual facilitará saber con qué recursos cuentan la empresa, que
materiales se han utilizado, con que material se dispone, toda esta información es
de suma importancia y la misma con la optimización de los procesos podrá ser
suministrada de manera oportuna, confiable y veraz.

3- Justificación del proyecto.

Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el contexto de

la empresa como el de los usuarios, dando de esta manera un punto departida al
presente proyecto, puesto que estos posibilitan y modifican el progreso del mismo.
La empresa El presente proyecto se desarrollará en la empresa Panadería y
Repostería LA ESPECIAL (Panadería, pizzería, repostería y comidas rápidas).
ubicada en la ciudad de Santa Marta, Magdalena, con un promedio de 15
trabajadores, quienes serán los primeros usuarios del sistema de información
acorde a esta empresa, cabe destacar también que esta empresa lleva en
funcionamiento 18 años, en los cuales la compañía ha desarrollado procesos de
inventarios y facturación de manera manual. Como otros tantos contables, como lo
realizan muchas empresas a nivel nacional, principalmente en esta zona del país,
debido a la poca difusión, desarrollo e implementación de sistemas de información
acordes a las necesidades, que optimicen procesos y solucionen problemáticas
frente al tiempo, distancia y circunstancias como sucede en la empresa
anteriormente mencionada.

Validación de la idea de solución

El sistema a desarrollar llevará el registro controlado de la información general de
cada producto existente, con el fin de obtener todos los datos necesarios de cada
producto de una manera organizada, confiable y correcta. Se lograrán mejoras en
la empresa misma, que se reflejarán en el control de gastos, manejo del
inventario, control de entrada y salida de productos obteniendo así mayores
ganancias por medios de ahorro, y tiempo, que dan el impacto a la empresa de
obtener un mayor crecimiento económico. Este sistema se realizará para el uso
exclusivo de Panadería La Especial

4- Objetivo General

Crear un sistema de inventario que muestre, guarde y controle las existencias de

los productos que maneje Panadería La Especial.

5- Objetivos Específicos

 Diseñar una Página web que represente a la empresa y sus intereses.

 Implementación del login o logon (en español ingresar o entrar) para el
acceso al sistema.
 Orientar el Sistema de Control de Inventario Panadería La Especial a la
web.
 Controlar el acceso de información y del sistema para los clientes y el
personal del negocio.
 Posibilitar el ingreso de productos, con su descripción e imagen, valor y
cantidad.
 Registrar las ventas realizadas para un control de los productos en
existencia disponibles.

7. Alcance del Proyecto: Delimitación

Al observar los procesos llevados en la empresa Panadería La Especial, se pudo

analizar que la mayoría de ellos, se hacen de manera manual, factor que puede
hacer este sistema vulnerable a pérdida de documentos y por otro lado
centralizado puesto que solo pocos usuarios pueden acceder a la información
retardando procesos de control, de seguimiento y de inventarios, por ello se
sugiere empezar por analizar y desarrollar un sistema de información accesible
desde la web , centrada en los procesos de inventarios y facturación, puesto que
en primer lugar la empresa está en crecimiento y desea abrir otra sede y para ello
se hace vital que tanto el propietario, empleados como clientes conozcan cuántos
productos se encuentran disponibles, para tener un control y a su vez para poder
venderlos y comprarlos, en segundo lugar se considera que es necesario delimitar
el sistema de información puesto que se desea dar solución a la necesidad más
relevante de la empresa y generar cambios

Importantes en el progreso de la misma con este sistema. Para finalizar es

necesario aclarar que existen varios sistemas de información con el mismo
objetivo el control de inventarios, ya que hoy en día muchas empresas desean
sistematizar y automatizar procesos, debido a la relevancia del control de activos
en una compañía, sin embargo, este va a estar enfocado especialmente en el
control y seguimiento de todos los productos de la empresa aquí mencionada
como su relación en el proceso de facturación.

8. Beneficiarios del Proyecto

 Los beneficiarios directos vendrían a ser todos quienes estén relacionados

directamente con el proyecto de control de inventario, entre los cuales
serían, el departamento de contabilidad, la gerencia, clientes,
administración y personal de bodega.

 Los beneficiarios indirectos serán los que se relacionen con el software de

control de inventario, entre los cuales tendríamos los proveedores,
medioambiente, empresas de mantenimiento informático. Impacto nuestro
sistema de solución integral softcol plantea organizar de manera
significativa la administración de inventarios, contabilidad y finanzas de la
empresa beneficiaria panadería La especial.

9. Impacto

Social
Mejoramiento de la calidad de Vida y el bienestar de los empleados y clientes con
el uso eficiente de los sistemas de información.

Económico

Este es uno de los ámbitos con mayor impacto considerando que nuestro sistema
al realizar sus respectivas funciones, brindará tiempo valioso que sería empleado
en otras actividades laborales optimizando el rendimiento ya su vez aumentando
las ganancias generadas en la empresa.

Ambiental

Al implementar nuestro sistema de inventario se anulará el uso de materiales que

los funcionarios de la empresa empleaban para contabilizar de forma manual
como papel, bolígrafos y más. De ésta manera se disminuye posible
contaminación visual o ambiental causada por el consumo de dichos materiales.

Tecnológico

A través de nuestro proyecto llevamos un gran aporte al sector tecnológico, con el

tiempo iremos innovando e implementando nuevas funciones y despertando el
interés en los usuarios para que busquen satisfacer las necesidades de sus
negocios o empresas por medio de la tecnología.

Ya que el proyecto de sistema de control de inventarios e proyecta como una

solución integral se necesitaría de toda la información de inventarios, facturación,
requisiciones de compras, solicitud y entrega de productos y debido a que esta
información actualmente es un proceso manual podría interferir en el producto final
del software.

10. Restricción Técnica

Se podría presentar demoras en la implementación ya que dependemos en caso
de eventualidades en el Hardware o en el servicio de internet del personal de
soporte de las empresas prestadoras de servicios.

11. Riesgos

Cuando hablamos de riesgos en una empresa, estamos hablando de un

fenómeno, es decir que se pueden presentar un sinfín de riesgos que pueden
afectar a la empresa tanto en los procesos de organización, tecnológicos, físicos,
también puede afectar a los clientes y hasta a la imagen de la empresa. Hablando
de la empresa Panadería La Especial, se pueden presentar los siguientes riesgos:

En el uso del sistema se pueden generar riesgos como los virus, fraudes,
también el colapso de las telecomunicaciones generando daños en la
información de la empresa entre otros.

Un riesgo operativo puede dar la posibilidad a pérdidas ocasionadas en la

ejecución de los procesos y funciones de la empresa por fallas en el
sistema, procedimientos o personas que participan en dicho proceso.

También pueden ser accidentes de trabajo, o enfermedades que pueden

afectar tanto a la persona como a la empresa.

También puede haber riesgos físicos como cortocircuitos, daños en el

mantenimiento y deterioro en los productos.

12. Productos o resultados

  Página web que represente a la empresa y sus intereses.
 Implementación del login o logon (en español ingresar o entrar) para el
acceso al sistema.
 Creados los formularios para el ingreso de datos de los productos.
 Implementada la facturación de ventas en el sistema.

Se ha identificado que existe la necesidad de implementar un sistema que facilite

el proceso que implica la realización veraz, ágil y optima del inventario.

Por tal razón se ha decidido implementar una base de datos y un software

accesible desde una página web, y con el propósito de soportar la Gestión
Financiera, Gestión Comercial.

A partir de lo anterior identificamos varias actividades

Identificación de Procesos

• Talento humano

• Proveedores

• Bancos

• Planeación

• Finanzas

• Mercadeo

• Contabilidad

• Administración

Inventario de procesos
1. Compras

2. Recepción de las mercancías

3. Gestión de Inventarios

4. Producción

5. Distribución

Procesos Estratégicos

1. Planeación

2. Finanzas

Procesos Operativos

1. Compras

2. Producción

3. Distribución

Procesos Misionales

1. Recepción de las mercancías

2. Gestión de Inventarios

Procesos apoyo

1. Mercadeo

2. Contabilidad

3. Administración
 MAPA DE PROCESOS

PROCESOS ESTRATEGICOS

PROCESOS MISIONALES
RECEPCION DE
LAS GESTION DE
MERCANCIAS INVENTARIOS
Flujo grama de la producción general
 MACROPROCESO DE ()
PROCESO
Crear un sistema de inventario que muestre, guarde y controle las existencias de los productos que maneje Panadería La
OBJETIVO Especial.

implementar una base de datos y un software accesible desde la pagina web, y con el proposito de soportar la gestion financiera,
ALCANCE gestion comercial.

RESPONSABLE Area de compras

PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
informacion de los procesos,
Recolectar y Analizar la informacion Diseño del software Area financiera, Gestion
Panaderia La especial estrategicos, operativos,
recolectada requerido comercial, area decompras
misionales, de apoyo
Equipos y utensilios, Reposteria,
Harinas y Azucar, grasa y se incluye en el sistema la cantidad venta del producto y Area financiera, Gestion
Distribucaramanga
varios(marcas reconocidas del de productos exclusion en el sistema comercial, area decompras
mercado
Rollos y bolsas de todos los se incluye en el sistema la cantidad venta del producto y Area financiera, Gestion
Continental Trade
tamaños y colores en polietileno. de productos exclusion en el sistema comercial, area decompras
materiales y articulos de se incluye en el sistema la cantidad venta del producto y Area financiera, Gestion
Papeleria Continental Ltda.
papeleria y escritorio de productos exclusion en el sistema comercial, area decompras
Agua envasada, Gaseosas, Jugos se incluye en el sistema la cantidad venta del producto y Area financiera, Gestion
Gaseosas Postobon S.A.
y Nectares de productos exclusion en el sistema comercial, area decompras

INCLUIR AQUÍ UN LINK A

LA(S) GRÁFICA(S) QUE
MODELA(N) ESTE
PROCEDIMIENTO
(DIAGRAMAS DE FLUJO
O MAPAS DE PROCESOS
CRUZADOS)

Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento

sistema de informacion Suministrados por la empresa, de Licencia para operar el software. todo proveedor debe contar
Hardware , software y los procesos. Requisicion de equisicion de compras, ordenes de con los documentos al dia y
plataforma Web. compras, ordenes de compra, compra, facturas entregar las facturas
facturas debidamente diligenciadas.

Medición
Frecuencia
Indicador Formula Medición Metas
stock promedio /Demanda promedio + Control eficaz del inventario
oportunidad de mejorar el tasa de covertura semanal
mediante sistema.
inventario