EMPRESA TEXTIL

AREA DE AREA
CONTABILIDA ADMINISTRATIV
D A
110 120

AREA ARCHIVO
121
 EMPRESA TEXTIL

GERENCIA
100

AREA AREA
ADMINISTRATIV PRODUCCION
A 130
120

AREA ARCHIVO AREA DE

121 DISEÑO
131
AREA DE
CONFECCIONES
132

AREA DE
CONTROL DE
CALIDAD
133
AREA DE
PLANCHADO
134
 DEPENDENCIA: GERENCIA
FUNCION SERIE SUB-SERIE

Reprentar juridica y legalmente a

PROCESOS PROCESOS JUDIC
la empresa ante terceros

Dirigir y controlar las funciones

MANUALES MANUAL DE FUNCIO
administrativas de la empresa
Supervisar el correcto y oportuno
cumplimiento de las funciones del
personal, analizando la MANUALES MANUAL DE CONTROL
eficiencia del desempeño del
trabajo.

AUTORIZACIONES DE C
Autorizar las compras y las ventas AUTORIZACIONES
AUTORIZACIONES DE

PROGRAMAS PROGRAMA DE ATENCION

Atender y promover nuevos

clientes y rutas de ventas
PLANES DE VENTA - P
PLANES
MARKETING

Realizar estrategias para el

PLANES PLAN ESTRATEGICO DE
cumplimiento de las metas

INFORMES INFORMES DE AR
Analizar los informes de las areas
y establecer mejoras
PLANES PLAN DE MEJORAM

Coordinar la presentacion de
CRONOGRAMA CRONOGRAMA DE ACT
actividades

Pagar los prestamos otorgados

COMPROBANTES COMPROBANTE DE
por instituciones financieras

Realizar las transacciones entre la COMPROBANTES DE TRA

COMPROBANTES
empresa y sus prestamistas BANCARIA

Pagar los impuestos, cuotas, todo

COMPROBANTES COMPROBANTES DE E
gasto que tenga la empresa
 Seleccionar el personal idoneo,
PROGRAMAS DE SELE
de acuerdo al requerimiento de la PROGRAMAS
PERSONAL
temporada

Pagar al personal de acuerdo a lo

PROGRAMAS PROGRAMA DE NOM
que produjo

DEPENDENCIA: AREA CONTABLE

FUNCION SERIE SUB-SERIE

REGISTRO DE DEPRE
Hacer la depreciacion de maquinaria REGISTROS
y equipos con que se cuenta ACUMULADA

ACTAS ACTAS DE COMITÉ CO

Preparar y ordenar la informacion
financiera y estadistica para la toma
de desiciones de autoridades
superiores
INFORMES FINANCIEROS,
INFORMES
GESTION.

LIBRO DIARIO DE CONTAB

LIBROS DE
DE INVENTARIO, LIBRO
CONTABILIDAD
BALANCE GENER

Indicar y analizar los ingresos, egreso

y gastos de operación de la empresa ESTADOS ESTADOS DE RESULTADO
e informar periodicamente al FINANCIEROS FLUJO DE EFECT
Director general
DECLARACIONES DE
DECLARACIONES DECLARACIONES D
TRIBUTARIAS DECLARACIONES DE RETE
FUENTE

DEPENDENCIA: TRAMITES ADMINISTRATIVOS

FUNCION SERIE SUB-SERIES

ACTAS DE COMITÉ DE ARC

ACTAS DE ELIMINACION DE DOCUM
DE ENTRADA Y RECIBO ADM
su funcion es la de atender y
realizar el tramite administrativo
interno y externo de la empresa CIRCULARES INTERNAS, C
llevando para ello el control de la CIRCULARES
EXTERNAS
docuemntacion recibida emitida y
velar por el mantenimiento de los
archivos administrativos
INFORMES DE GESTION, IN
INFORMES
PQRS
 REGISTRO DE DOCUMENT
REGISTROS
REGISTRO DE DOCUMENTO
Disponer el sistema de tramite
documentario asi como el registro
respectivo efectuado
posteriormente su seguimiento
PROCESOS PROCESO DE TRAMITE DO

Mantiene informado a la empresa

del estudio y seguimiento de los INFORMES INFORMES DE EXPEDIENT
expedientes en proceso

Recomendar las acciones a

tomar, respecto de expedientes
PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMIN
administrativos que tengan a su
cargo

DEPENDENCIA: PRODUCCION

FUNCION SERIE SUB-SERIE

Mantener un buen nivel de
inventarios y una adecuada INVENTARIOS INVENTARIO DE MATERI
relacion del mismo

Hacer que se cumpla a tiempo los

SISTEMAS SISTEMAS DE CAL
parametros

Verficar la produccion del

producto para la conformacion de INVENTARIOS INVENTARIOS DE PRO
pedidos y ventas

Reportar al gerente general cualquier

problema o necesidad que surja REPORTES REPORTES ADMINIST

Hacer llegar los avances del

INFORMES INFORMES DE PRODU
proceso de produccion al gerente

Hacer el control de calidad a cada

CONTROL CONTROL DE CAL
una de las prendas a fabricar

Hacer que siempre se cuente con

el equipo y las herramientas GESTIONES GESTION DE EQUI
necesarias para el trabajo

Vigilar que el personal del area de

produccion realice eficazmente
CONTROL CONTROL DE ACTVI
sus labores y despache
adecuadamente el producto

Formular y desarrollar los medios

mas adecuados para la ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS DE PRO
elaboracion del producto
 Coodinar la mano de obra, los
materiales, las herramientas, y las
PLANES PLANES DE TRAB
instalaciones para mejorar en lo
mejor posible la produccion

SUB-DEPENDENCIA: DISEÑO DE MODAS

FUNCION SERIE SUB- SERIES

PLANTILLAS
Diseñar los modelos de acuerdo a
lo que se pide
DISEÑOS

Realizar prototipos de distintas

MANUAL MANUAL DE DISEÑO D
tallas

Reportar al encargado de
produccion los materiales REPORTES REPORTE DE MATER
necesasrios para el producto

Realizar y hacer llegar a los

operarios las formas mas
adecuadas y optimas de las MANUAL MANUAL DE FUNCI
diferentes operaciones a realizar
sobre el producto

SUB-DEPENDENCIA: CONTROL DE CALIDAD

FUNCION SERIE SUB-SERIES

Verificar las condiciones optimas

CONTROLES CONTROL DE CAL
del producto

Velar que se cumplan los

CONTROLES CONTROL DE CAL
estandares

Reportar al area de produccion el

REPORTES REPORTES DE CAL
numero de errores por lote

En colaboracion con el area de

produccion encontrar el producto PROCESOS PROCESOS DE SELE
donde ocurran las fallas

Ver que el producto se empaque

CONTROLES CONTROL DE CAL
en forma adecuada

SUB-DEPENDENCIA: CONFECCIONES
 FUNCION SERIE SUB-SERIES

cocer y remallar los diferentes

MANUALES MANUAL DE FUNCI
productos

Elaborar los diferentes productos

PEDIDOS PEDIDOS DE PRODU
que soliciten

Cumplir con el producto en el

CONTROLES CONTROL DE CAL
tiempo solicitado

minimizar el minimo de errores CONTROLES CONTROL DE CAL

llegar a la produccion minima

producida

SUB-DEPENDENCIA: PLANCHADO

FUNCION SERIE SUB-SERIES

Planchar principalmente los

MANUALES MANUAL DE FUNCI
diferentes productos

doblado de los productos MANUALES MANUAL DE FUNCI

empaquetado de los productos MANUALES MANUAL DE FUNCI

reportar en caso de errores al

REPORTES REPORTES DE CAL
encargado de control de calidad

realizar las tareas en el tiempo

menos posible de la forma CONTROLES CONTROL DE CAL
adecuada

DEPENDENCIA: SERVICIO AL CLIENTE

FUNCION SERIE SUB-SERIES

Atender todas las llamdas que

REGISTROS REGISTROS DE LLAM
ingresen a la compañía

Atender de manera eficaz y

PROCESOS PROCESOS DE ATENCION
eficiente a los clientes

SISTEMAS SISTEMA DE PQ
Recepcion telefonica de quejas y
reclamos, se llevaran entonces
estadisticas para el control de las
observaciones recibidas por parte
del cliente.
Recepcion telefonica de quejas y
reclamos, se llevaran entonces
estadisticas para el control de las
observaciones recibidas por parte
del cliente. INFORMES INFORMES DE PQ

Definir y mantener bases de datos

BASES DE DATOS DE CLIEN
totalmente actualizados, en lo que
PROGRAMAS DATOS DE PRODUCTOS,
se refiere clientes, productos,
CONDICIONES COME
precios y condiciones comerciales

ingresar al sistema las ordenes de

GESTIONES GESTION DE ORDENES D
compra de los clientes

DEPENDENCIA: ARCHIVO

FUNCION SERIE SUB-SERIE

Control de ingreso de la REGISTRO DE ENTRDA Y

REGISTROS
documentacion DOCUMENTOS

FORMATO UNICO DE IN
DOCUMENTAL, FORMATO D
Organización del fondo ORAGNICA Y FUNCIONAL,
documental (clasificar, ordenar, FORMATOS CUADROS DE CLASIF
describir) DOCUMENTAL, FORMATO
VALORACION DOCUMENTA
DE TABLAS DE VALORACIO

INVETARIOS INVENTARIO DOCUM

Descripcion (inventarios e
indizacion)
CATALOGO DE DOCUM
CATALOGOS
CATALOGO DE EXPED

Aplicación de las normas

internacionales de descripcion NORMA ISAD(G)
archivistica

Creacion de un sistema de
informacion para el control,
SISTEMAS SISTEMA GESTOR DE BAS
localizacion y digitalizacion de la
informacion estrategica

SISTEMA INTEGRADO DE CO
SISTEMAS
DOCUMENTAL
conservacion

PLAN DE CONSERVACIO
PLANES
PRESERVACIO
Servicio y control de prestamo de CONTROL DE PREST
CONTROLES
archivalia DOCUMENTOS

Selección, traslado de la
FORMATOS FORMATO INVENTARIO DO
documentacion
RENCIA
SUB-SERIE

PROCESOS JUDICIALES

MANUAL DE FUNCIONES,

MANUAL DE CONTROL INTERNO

AUTORIZACIONES DE COMPRAS
AUTORIZACIONES DE VENTAS

PROGRAMA DE ATENCION AL CLIENTE,

PLANES DE VENTA - PLANES DE

MARKETING

PLAN ESTRATEGICO DE VENTAS

INFORMES DE AREA

PLAN DE MEJORAMIENTO

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

COMPROBANTE DE PAGO

COMPROBANTES DE TRANSACCION
BANCARIA

COMPROBANTES DE EGRESOS
 PROGRAMAS DE SELECCIÓN DE
PERSONAL

PROGRAMA DE NOMINAS

CONTABLE

SUB-SERIE
REGISTRO DE DEPRECIACION
ACUMULADA

ACTAS DE COMITÉ CONTABLE

INFORMES FINANCIEROS, INFORMES DE

GESTION.

LIBRO DIARIO DE CONTABILIDAD, LIBRO

DE INVENTARIO, LIBRO MAYOR Y
BALANCE GENERAL

ESTADOS DE RESULTADO, ESTADO DE

FLUJO DE EFECTIVO

DECLARACIONES DE RENTA,
DECLARACIONES DE IVA,
DECLARACIONES DE RETENCION EN LA
FUENTE

DMINISTRATIVOS
SUB-SERIES

ACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO, ACTAS

DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS, ACTA
DE ENTRADA Y RECIBO ADMINISTRATIVO

CIRCULARES INTERNAS, CIRCULARES

EXTERNAS

INFORMES DE GESTION, INFORMES DE

PQRS
REGISTRO DE DOCUMENTOS EMITIDOS,
REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

PROCESO DE TRAMITE DOCUMENTARIO

INFORMES DE EXPEDIENTES ACTIVOS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

DUCCION

SUB-SERIE

INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS

SISTEMAS DE CALIDAD

INVENTARIOS DE PRODUCTOS

REPORTES ADMINISTRATIVOS

INFORMES DE PRODUCCION

CONTROL DE CALIDAD

GESTION DE EQUIPOS

CONTROL DE ACTVIDADES

ESTRATEGIAS DE PRODUCCION
 PLANES DE TRABAJO

ÑO DE MODAS

SUB- SERIES

MANUAL DE DISEÑO DE MODAS

REPORTE DE MATERIALES

MANUAL DE FUNCIONES

OL DE CALIDAD

SUB-SERIES

CONTROL DE CALIDAD

CONTROL DE CALIDAD

REPORTES DE CALIDAD

PROCESOS DE SELECCIÓN

CONTROL DE CALIDAD

NFECCIONES
 SUB-SERIES

MANUAL DE FUNCIONES

PEDIDOS DE PRODUCCION

CONTROL DE CALIDAD

CONTROL DE CALIDAD

LANCHADO

SUB-SERIES

MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL DE FUNCIONES

REPORTES DE CALIDAD

CONTROL DE CALIDAD

O AL CLIENTE
SUB-SERIES

REGISTROS DE LLAMADAS

PROCESOS DE ATENCION AL CLIENTE

SISTEMA DE PQRS
 INFORMES DE PQRS

BASES DE DATOS DE CLIENTES, BASE DE

DATOS DE PRODUCTOS, PRECIOS Y
CONDICIONES COMERCIALES

GESTION DE ORDENES DE COMPRA

CHIVO

SUB-SERIE

REGISTRO DE ENTRDA Y SALIDA DE

DOCUMENTOS

FORMATO UNICO DE INVENTARIO

DOCUMENTAL, FORMATO DE EVOLUCION
ORAGNICA Y FUNCIONAL, FORMATO DE
CUADROS DE CLASIFICACION
DOCUMENTAL, FORMATO DE FICHA DE
VALORACION DOCUMENTAL, FORMATO
DE TABLAS DE VALORACION DOCUEMTAL

INVENTARIO DOCUMENTAL

CATALOGO DE DOCUMENTOS,
CATALOGO DE EXPEDIENTES

SISTEMA GESTOR DE BASE DE DATOS

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION

DOCUMENTAL

PLAN DE CONSERVACION. PLAN DE

PRESERVACION
 CONTROL DE PRESTAMO DE
DOCUMENTOS

FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL

 LISTADO DE SERIES
CODIGO SERIE CODIGO
1 Actas 1
2
3
4
2 Autarizacion 1
2
3 Catalogo 1
2
4 Circulares 1
2
5 Comprobantes 1
2
3
6 Controles 1
2
3
7 Cronograma 1
8 Declaraciones tributarias 1
2
3
9 Diseño
10 Estados financieros 1
2
11 Estrategias 1
12 Formatos 1
2
3
4
5
6
13 Gestiones 1
2
14 Informes 1
2
3
4
5
6
15 Inventaros 1
2
3
16 Libros de contabilidad 1
2
3
17 Manuales 1
2
 3
18 Norma ISAD (G)
19 Pedidos 1
20 Planes 1
2
3
4
5
6
7
21 Plantillas
22 Procedimientos 1
23 Procesos 1
2
3
4
24 Programas 1
2
3
4
5
6
25 Registros 1
2
3
4
5
26 Reportes 1
2
3
27 Sistemas 1
2
3
4
DE SERIES
SUBSERIE
Actas de comité contable
Actas de comité de archivo
Actas de eliminacion de datos
Actas de entrada y recibo administrativo
Autorizacion de compras
Autorizacion de ventas
Catalogo de documentos
Catalogo de expedientes
Circulares internas
Circulares externas
Comprobante de pago
Comprobante de transaccion bancaria
Comprobantes de egresos
Control de calidad
Crontrol de actividades
Control de prestamo de documentos
Cronograma de actividades
Declaracion de renta
Declaraciones de iva
Declaraciones de retencion de fuente

Estados de resultados
Estado de flujo efectivo
Estrategias de produccion
Formato inventario documental
Formato unico de inventario documental
Formato de organización oragnica y funcional
Formatos de cuadros de clasificacion documental
Formato de ficha de valoracion documental
Formato de tabla de valoracion documental
Gestion de equipo
Gestion de ordenes de compras
Informes de area
Informes financieros
Informes de gestion
Informes de PQRS
Informes de expedientes activos
Informes de produccion
Inventarios de materia prima
Inventarios de productos
Inventario documental
Libro diario de contabilidad
libro de inventario
Libro mayor y balance general
Manual de funciones
Manual de control interno
Manual de diseño de modas

Pedidos de produccion
Plan de conservacion
Plan de preservacion
Plan de ventas
Planes de marketing
Plan estrategico de ventas
Plan de mejoramiento
Planes de trabajo

Procesos administrativos
procesos de selección
Procesos de atecion al cliente
Procesos judiciales
proceso de tramite documentario
Base de datos de clientes
Base de datos de productores
Precios y condiciones comerciales
Programa de atencion al cliente
Programas de selección de personal
Programa de nominas
Registro de depreciacion acumulada
Registro de documentos emitidos
Registro de documentos recibido
Registro de llamadas
Registro de entrada y salida de documentos
Reporte administrativos
Reporte de materiales
Reportes de calidad
Sistemas de calidad
Sistemas de PQRS
Sistema gestor de base de datos
Sistema integrado de consevacion documental
 CUADRO DE CLASIFICACION
CODIGO DEPENDENCIA CODIGO
100 Gerencia 2

7
14
17

20

23
24

110 Area de contabilidad 1

8

10

14

16

25
CUADRO DE CLASIFICACION
SERIE CODIGO SUBSERIE
Autorizacion 1 Autorizacion de compras
2 Autorizacion de ventas
Comprobantes 1 Comprobante de pago
2 Comprobante de transaccion bancaria
3 Comprobantes de egresos
Cronograma 1 Cronograma de actividades
Informes 1 Informes de area
Manuales 1 Manual de funciones
2 Manual de control interno
Planes 3 Plan de ventas
4 Planes de marketing
5 Plan estrategico de ventas
6 Plan de mejoramiento
Procesos 3 Procesos judiciales
Programas 4 Programa de atencion al cliente
5 Programas de selección de personal
6 Programa de nominas

Actas 1 Actas de comité contable

Declaraciones tributarias 1 Declaracion de renta
2 Declaraciones de iva
3 Declaraciones de retencion de fuente
Estados financieros 1 Estados de resultados
2 Estado de flujo efectivo
Informes 2 Informes financieros
3 Informes de gestion
Libros de contabilidad 1 Libro diario de contabilidad
2 libro de inventario
3 Libro mayor y balance general
Registros 1 Registro de depreciacion acumulada