UNIDAD 1: GESTIÓN DE ARCHIVOS, PÚBLICOS Y PRIVADOS

¿Que es un archivo?
Conjunto de documentos que son gestionados, organizados, almacenados y custodiados para el
servicio de la empresa y de los usuarios autorizados.

Funciones del archivo:

• Clasificar, ordenar y conservar los documentos.
• Facilitar su rápida localización y consulta

Clases de archivo según su ubicación

1. Centralizados
2. Descentralizados
3. Mixtos.

Clases de archivo según su contenido: Público o privado

Clases de archivo por la frecuencia de su utilización

a) Activo o de gestión: en este archivo se almacena la documentación con la que se trabaja
habitualmente
b) Semiactivo: Documentación que se consulta de ocasional.
c) Pasivo o definitivo: Documentación que ha superado el tiempo establecido y que no suelen
ser consultados

Clases de archivo por el tipo de soporte utilizado:

a) Archivo de papel: el más utilizado por administraciones, empresas y particulares.
b) Archivo electrónico: el acceso es mucho más rápido, suele ser archivo centralizado,
proporciona más información que un archivo en papel, ocupa menos espacio físico, se puede
consultar desde cualquier parte del mundo.

Sistema de Clasificación y Ordenación

Clasificar: es ordenar por clases y criterios, tiene que ser un sistema sencillo y adecuado al tipo de
información que queramos archivar.
Tenemos distintos métodos:
a) Alfabético: el más usado y el más sencillo.
b) Numérico: se establece un n.º a cada documento, por orden de llegada.
c) Sistema mixto/Alfanumérico: Combinación de letras y números.
d) Cronológica: Por fecha del documento. Se comienza ordenando por año, seguido de meses y
días. Muy usado con facturas. Se ordena de la más antigua a la más reciente.
e) Geográfico: Se clasifica en función de lugar geográfico (domicilio, destino…) Es compuesto
ya que requiere varias clasificaciones (región, provincia, ccaa, localidad, calle…) y luego se
ordena alfabéticamente, siendo la capital el criterio de orden principal.
f) Por materias: Ordenar por materias o asuntos y después alfabéticamente, numérico y
cronológico.

Finalidad y Objetivos de los Archivos (Igual que los funciones de los archivos) y además
conservar documentos en un centro activo de información y cumplir con la normativa legal de
conservación de documentación.

Indices de archivo: Actualización

• Indización o elaboración de índices: seleccionar y elegir las palabras-claves más apropiadas
para representar los contenidos de un documento y así poder acceder a ellos.
 • Actualización: Interacción entre los archivos y el usuario, para poder procesar los datos y
que el usuario tenga acceso a sus archivos para recuperar información o actualizarla. Se
pueden realizar varias operaciones sobre un archivo:
◦ Crear archivo, añadir registros, borrar registros, modificar registros, clasificar, borrar un
archivo, fusión, división y consulta.

Manual de archivo: Documento que recoge como llevar a cabo, el proceso de archivo de un
documento, junto con la explicación y codificación. Debe recoger lo siguiente:
• Introducción general
• Relación de tipos de documentos más corrientes en el archivo
• Normas y sistemas de clasificación
• Tipos y sistemas de clasificación
• Tipos y niveles de archivos
• Tipos y criterios para documentos.
• Conservación de la documentación en cada nivel
• Normas para transferir el archivo semiactivo al inactivo o histórico.
• Normas de eliminación y conservación.
• Normas de retención o caducidad.
• Normas de solicitud de documentación al archivo.
• Normas para prestamos.
• Medios materiales necesarios
• Medios personales necesarios.

Mejoras ante detección de problemas de organización

Planificación de un archivo y de un sistema de gestión

Determinación de contenidos y tipos de documentos a archivar

Debemos hacer un índice, listar todos los nombres de todas las carpetas que hay que archivar, no
todo se archiva. Veamos un ejemplo:
Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores
Mobiliario:
• Armarios de archivo: muebles de madera o metálicos. Suelen disponer de cajones o baldas y
contener archivadores AZ, carpetas colgantes…
• Estanterías: muebles metálicos o de madera con baldas para colocar carpetas y cajas de
documentación.
• Estanterías móviles: se desplazan sobre raíles y aprovechar al máximo el espacio.
• Carros móviles para carpetas colgantes: muebles con ruedas con una guía para suspender
carpetas colgantes.
• Archivadores: Muebles de oficina más pequeños que un armario y que contienen carpetas
colgantes.

Materiales de archivo:
• Carpetas A-Z: de cartón rígido y con anillas para archivar documentos.
• Carpetas clasificadoras: en su interior están divididas en compartimentos con etiquetas.
• Subcarpetas: para ordenar, separar y clasificar documentos dentro de una carpeta. Son de
cartulina.
• Carpetas colgantes o suspendidas: disponen de un sistema de gancho para colgar archivador.
• Cajas de archivo definitivo: Para guardar documentos de archivo intermedios.
• Tarjeteros y tarjetas de registro.

Ciclo Vital de un documento Físico

Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital
Reproducción: Consiste en indexar o digitalizar documentos físicos.
a) Microfilmación: Técnica fotográfica que consiste en reproducir, conservar y archivar
documentos de cualquier tipo, en poco espacio, gran cantidad de documentos. Cada
microficha puede tener entre 100 y 400 documentos.
b) Escaneado: sustituye al microfilmado, se digitaliza la documentación mediante un escaner
que lo convierte en archivo de texto o imagen.
Cotejo: consiste en verificar que tanto la imagen digital como los datos obtenidos en el proceso de
digitalización, son fieles al documento original en papel.

Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y

custodia de la información archivada
Funcionamiento: esta marcada por normativas como reglamento interno de cada empresa.
Mantenimiento de un archivo: Tener en cuenta los siguientes elementos:
• Acceso: documentación restringida que se accede con protocolo de acceso.
• Conservación: documentación ordenada y guardada.
• Seguridad: LOPD
Proceso de archivo de un documento: Guardar, almacenar y proteger la documentación.

Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo. Configuración de objetos

en sistemas operativos. Forma de operar. Creación/nombramiento, copia y eliminación de
archivos, carpetas, subcarpetas y otras.
Sistemas operativos:
• Conjunto de programas destinados a permitir el uso apropiado de las partes físicas del
ordenador (hardware) y de esta manera interactuar con el usuario.
• Características: eficiente, capaz de evolucionar y actualizarse, administrador de hardware,
conecta los distintos dispositivos, organizador, gestiona comunicaciones en red.
• Clasificación sistemas operativos:

• Sistemas operativos más usados desde el inicio: Mac os, MS-Dos, Microsoft Windows,
Linux, Android, Sistemas operativos a través de internet (icloud, Cloudo, Chrome OS,
Windows Azure).

• Funciones de un sistema operativo:

◦ Permite el uso de los programas de cada usuario, a traves de la memoria central del
ordenador.
◦ Controla los dispositivos periféricos (impresora, pantalla, teclado…)
◦ Gestión de permisos y de usuarios, a través de sus cuentas y contraseñas.
◦ Control de concurrencia (se puede bloquear un archivo para otro usuario)
◦ Detección y tratamiento de errores.
◦ Administra la memoria.
◦ Control de seguridad
Gestión del sistema operativo
• Gestión de procesos: Es similar al proceso de oficina. Se concreta lista de tareas a realizar,
con prioridad (alta, media, baja). Funciones: administrar el espacio libre, identificar y
localizar un archivo, controlar o bloquear el acceso de los usuarios a los archivos, ubicar
archivos…
• Memoria: Elemento hardware que almacena de forma temporal o permanente todos los
datos. Hay dos tipos Memoria Ram/Cache y Disco duro.
• Fichero: están organizados. Seguir la ruta de directorios.
• Usuarios: Permite acceso a distintos usuarios.
• Recursos: CPU, memoria primaria, secundaria (ram, cache, discos), periféricos, programas
en ejecución.

Gestión del sistema de archivos

Funciones: Crear y eliminar archivos y directorios. Ofrecer funciones para manipular archivos.
Ubicar archivos. Realizar copias de seguridad.

Búsqueda de archivos

Configuración de entornos de trabajo:

• Como configurar los iconos en el escritorio: crear accesos directos en el escritorio y
organizarlos

• Configuración del ratón

Creación/Nombramiento, copia y eliminación de archivos, subcarpetas y otras

Archivos, operaciones con ellos: Crear, renombrar, abrir, guardar, copiar, mover, eliminar

Técnicas de protección de accesos públicos y privados en archivos convencionales e

informáticos
Niveles de protección
• Básico: carácter personal.
• Medio: ficheros con datos relativos a infracciones administrativas, penales, hacienda,
servicios financieros o solvencia patrimonial.
• Alto: ficheros que contengan datos de ideología, religión, creencias, origen racial, salud o
vida sexual o los recabados para fines policiales sin consentimiento.
Modalidad de acceso a la información: Lectura, escritura, ejecución, borrado, creación y búsqueda.

Control de acceso interno: palabra clave, encriptación, diccionarios de seguridad, límites sobre la
interfaz del usuario y etiquetas de seguridad.

Control de acceso externo: dispositivos de control de puertos, firewalls o puertas de seguridad.

Copias de seguridad: hay que hacerlas cada cierto tiempo, se realizan de forma automática,
debemos hacerla de forma externa (esto es no hacerlas en el disco duro del ordenador, ya que si
resulta dañado, perderemos la copia)
UNIDAD FORMATIVA 2: OPTIMIZACIÓN BÁSICA DE UN SISTEMA DE
ARCHIVO ELECTRÓNICO

Equipos informáticos
• Instalación de sistema operativo- componentes necesarios: Cd de auto-arranque y Drivers
de los dispositivos de hardware para el sistema operativo elegido.

• Elementos del Hardware: CPU, Placa base, BIOS (localiza y carga el sistema operativo en
la memoria ram), Chipset (controla interacción entre CPU y resto de dispositivos), Buses
(conexiones que llevan información de un componente a otro del equipo informático),
Dispositivos de almacenamiento (para guardar datos de forma temporal), Memoria Ram
(memoria principal del ordenador), Memoria caché (poca capacidad, pero altísima
velocidad, para información que se solicita con más frecuencia), tarjeta gráfica, tarjeta de
sonido, conexiones (usb, firewire, puerto de serie y puerto paralelo) y Periféricos.

◦ Periféricos de entrada (suministran información al equipo informático): teclado, ratón,

escaner, unidad de almacenamiento externo (disco duro, pen drive, tarjetas de memoria)
◦ Periféricos de salida (proporciona información al usuario): monitor/pantalla, impresora,
altavoces.
◦ Periféricos de entrada/salida (para comunicar ordenadores entre sí y periféricos de
almacenamiento): Modem, router, disco duro, unidades opticas (cd-rom, dvd o bluRay).

• Elementos del software:

◦ Software de sistema (básico): Sistema operativo, controladores de dispositivos,
programas utilitarios (para resolver problemas específicos, realizar tareas generales y de
mantenimiento).
◦ Aplicaciones informáticas: procesadores de texto, diseño, edición de video, tratamiento
fotográfico, correo electrónico, gestores de bases de datos, hojas de cálculo.
◦ Software de programación.

• Equipos de reproducción: Impresoras, altavoces, unidades opticas, reproductores de audio

y de video.

Optimización de sistemas operativos monousario, multiusuario y en red

Los sistemas operativos tienen funciones como :

• Multiusuario: nos permite incluir dos o más usuarios.
• Multiprocesador: nos permite abrir un mismo programa en diferentes Pc.
• Multitarea: nos ayuda a ejecutar al mismo tiempo varios programas.
• Multitramo: permite arrancar las distintas partes de un mismo programa al mismo tiempo y
que no se produzcan errores.
• Tiempo real: son las entradas que tiene el sistema, realizándolas de forma inmediata.

Funciones y comandos básicos

Interface: forma de comunicación que tiene el sistema operativo con el usuario.
• Partes: escritorio, iconos, barra de tareas y botón de inicio.
• Iconos: representación gráfica de cualquier programa o carpeta con los que trabaja en el PC

b
 • Botón de inicio: barra de tareas se muestra en la parte inferior del escritorio, su fin es
mostrar los iconos de los programas que estamos ejecutando.

• Botón de inicio: se abre el menú si se pulsa en el.

Herramientas básicas del sistema operativos

a) Asistente para transferencias de archivo y comunicaciones: para pasar archivos y
configuraciones de un equipo antiguo a otro.
b) Liberador de espacio en disco duro: cuando modificamos un archivo, el sistema operativo
guarda esta actualización en una ubicación diferente, así quedan fragmentados los archivos.
El desfragmentador de disco reune cada una de las partes del archivo, haciendo que el
tamaño sea menor y ahorre así espacio en el disco y tiempo de respuesta. Clic en Inicio,
Accesorios, Herramientas del sistema, Desfragmentador de disco.

c) Información del sistema: información del hardware, componentes, información de internet,

aplicaciones… Clic en inicio, Programas y accesorios, herramientas del sistema,
información del sistema.
d) Liberador de espacio en disco: para eliminar archivos innecesarios. Calculará el espacio
total que se puede liberar.
e) Restaurar el sistema: volver a la situación anterior después de haber realizado cambios
importantes. Inicio, programas, accesorios, herramientas del sistema, restaurar sistema.

Aplicaciones preinstaladas: aplicación de dibujo, calculadora, block de notas, procesador de texto,

grabador de sonidos.
Sistemas operativos en redes locales
Los entornos de red, son componentes de los sistemas operativos, permiten compartir redes locales,
equipos, recursos, carpetas, archivos almacenados en nuestro equipo, en la red o la web.
• Recurso compartido en red “Recursos de red o mis sitios de red”: Inicio, mis sitios en red,
inicio, buscar, impresoras/equipos/personas, hacer clic en un equipo de la red, buscar el
nombre del equipo
◦ Si no encuentra impresoras/equipos: cambiar preferencias y cambiar comportamiento de
busqueda de archivos y carpetas, estandar, aceptar, impresoras/equipo)
• Para compartir archivos en el equipo: inicio- mis documentos- seleccionar carpeta a
compartir- arrastrarla hasta documentos compartidos.
• Para compartir archivos en red: Inicio- todos los programas- accesorios- explorador
windows- seleccionar carpeta o unidad a compartir, botón derecho ratón, compartir y
seguridad, compartir esta carpeta, establecer opciones y aceptar. Permisos podemos
configurar n.º de usuarios.

Aplicación de medidas de seguridad y confidencialidad del sistema operativos

• Badware/Malware/Software malicioso/Software malintencionado: SW que se infiltra y
causa daños en el sistema informático, sin que lo sepa el propietario.
• Programas: Virus, gusanos, troyanos, rootkits, spyware, adware, crimeware.
• Tipos de malware: Infeccioso, oculto, publicitario y Dialers.

Medidas de conservación e integridad de la información contenida en los archivos

• Software libre: aquellas que son libres y no hay que pagar por ellas.
• Propiedad intelectual: propiedad industrial (invenciones, patentes, marcas…) o derechos de
autor (obras literarias y artísticas y diseños arquitectónicos).
UNIDAD FORMATIVA 3: GESTIÓN BÁSICA DE INFORMACIÓN EN
SISTEMAS GESTORES DE BASES DE DATOS.

Bases de datos: Conjunto de elementos que se almacenan de forma ordenada para su posterior
consulta por parte del usuario.
Tipos de BBDD:
• Relacionales: conjunto de 1 o mas tablas estructuradas en registros (líneas) y campos
(columnas), que se vinculan entre sí por un campo en común. Está formada por:
◦ Tablas: almacenes de los datos. Contiene información básica de ciertos datos. Listas de
registro. La componen filas, denominadas registros y columnas, llamadas campos.
◦ Consultas: operaciones que se realizan en las tablas. Sirven para crear los formularios e
informes. Reune toda la información que proviene de la tabla.
▪ Consultas de selección: facilita el filtrado y organización de la información y obtener
campos calculados y resúmenes en grupos.
▪ Consultas de acción: podemos modificar, borrar o añadir un grupo de registros de
forma simultánea. Además se utilizarán para crear una tabla nueva que contenga
registros de otra.
◦ Formularios: Herramienta cómoda y potente con la que añadir datos. Pantallas que se
presentan visualmente a los usuarios para que encuentren facil y sencillo el acceso a los
datos.
◦ Informes: presentan datos de una forma predeterminada, para imprimir.
◦ Macros y módulos: segmentos de código en lenguaje de programación, permiten realizar
tareas complejas.
◦ Las más conocidas: Openoffice Base, Microsoft access, Google docs.
• Documentales: Base de datos que contiene la información en una sola tabla.
• Funciones de las BBDD: manipular los datos con algún objetivo. Realizar búsquedas,
contar informaciones duplicadas, establecer conexiones…
▪ Funciones matemáticas, estadísticas, de búsqueda y referencia, de texto, lógicas, de
información.

Mantenimiento de información en aplicaciones de bases de datos

• Introducción de datos: 1º dar nombre a cada uno de los campos (pulsar dos veces botón
derecho del ratón y escribir nombre)
• Ordenación de datos: Inicio, ordenar y filtrar.