Sesion 3

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Planeación y Control de Presupuestos

SESIÓN 3
Sesión No. 3
Nombre: Planeación del presupuesto. Parte I.

Objetivo de la sesión:
El alumno comprenderá la importancia de planear un presupuesto, utilizando la
definición de objetivos estratégicos, tácticos y de operación en el corto, mediano
y largo plazo. Además conocerá lo que es un plan, para elaborar un presupuesto
mediante un diagrama de flujo.

Contextualización

En la sesión anterior se analizaron las fases del proceso administrativo y su


relación con los presupuestos, la utilización de presupuesto para la planeación y
toma de decisiones y la compatibilidad existente entre el sistema contable y de
costos con el presupuesto.

Comprender la importancia de definir objetivos estratégicos, tácticos y de


operación, el plan a seguir para elaborar un presupuesto mediante la utilización
de un diagrama de flujo, son elementos que los administrativos de una empresa
deben de considerar para lograr los objetivos trazados por la empresa.

Al final de la sesión conocerás la importancia de definir objetivos, planear y


organizar un presupuesto.
Introducción al Tema

¿Por qué las empresas planean sus presupuestos?

Las empresas utilizan en sus procesos administrativos la planeación ya que


necesitan conocer con antelación lo se debe hacer para poder administrarlos
correctamente. Esta planeación muestra las operaciones proyectadas de la
empresa que pueden ser de corto, mediano o largo plazo.

En este proceso de planeación se toman decisiones en función del cumplimiento


de objetivos que pueden ser de corte estratégico (de mediano o largo plazo),
táctico (de corto plazo) o de operación (reducción de costos). El propósito de la
elaboración de este tipo de objetivos, es con la finalidad de lograr las metas
(financieras) que se ha establecido la empresa.

Para su cumplimento se desarrollan planes representados en un diagrama de


flujo que ayudan a visualizar los puntos a seguir de forma ordenada y secuencial,
permitiendo mantener una buena organización en la empresa.
Explicación

1.Definición de objetivos estratégicos, tácticos y de operación (largo,


mediano y corto plazo)

Las empresas trabajan en función de


objetivos (resultados) claros y precisos,
los cuales son desarrollados para cumplir
las metas a las que se desea llegar. Estos
objetivos son fundamentales para
organizar las actividades a realizar en la
empresa, estas ayudan a medir y evaluar
los resultados que se obtienen.

Según Franco (s/f), los objetivos que se proponen las empresas se definen
normalmente con base a necesidades que deben ser cumplidas en tiempos
(cortos, medianos o largos) determinados. En función del tiempo se dividen los
objetivos en tres partes:

 Los objetivos estratégicos, normalmente están considerados para


mediano o largo plazo y abarcan las actividades de la empresa en forma
muy general. Este tipo de objetivos se encausan hacia el cumplimiento de
los objetivos generales que se enfocan en el crecimiento y permanencia
de la empresa, en la generación de utilidades y los impactos de corte
social a los que se desea llegar.
 Los objetivos tácticos, son considerados para el corto plazo, las
enfocándose a actividades que se presentan en la empresa y se sigue
recurrentemente el cumplimiento específico de metas
buscando los medios necesarios para alcanzarla.
 Los objetivos de operación, estos están enfocados en la reducción de
costos esenciales para que la empresa pueda ser eficiente y mantener sus
precios en un nivel bajo sin caer en pérdidas de rentabilidad o utilidades.

2. Plan de acción para la elaboración del presupuesto

Los planes de acción para la elaboración del presupuesto integran las decisiones
que se han tomado en conjunto para lograr que se cumplan cada uno de los
objetivos propuestos, los cuales ayudan al cumplimiento de las metas previstas
por la empresa.

¿Qué es lo que se quiere hacer? o ¿Qué se va a hacer?

Para UNITAR (2009), este plan detalla todas las actividades que se deben
realizar para el correcto funcionamiento y desarrollo de los procesos efectuados
dentro de la empresa.

Normalmente son elaborados por el área administrativa de planeación y control


que tiene la obligación de dar a conocer las necesidades de recursos tanto físicos
como humanos necesarios para ejecutar las actividades de la empresa.

Los elementos que integran un plan de acción son los siguientes:

 Análisis de la situación actual.


 Análisis de las necesidades actuales.
 Metas.
 Objetivos.
 Relación de actividades y tareas.
 Plazos y tiempos.
 Recursos necesarios y responsabilidades correspondientes.
Es importante destacar que en un plan de acción deben considerarse las metas
específicas a seguir, las actividades, los tiempos o plazos marcados, los recursos
necesarios para elaborar dicha actividad, las responsabilidades de los
involucrados, seguimientos y por último la evaluación.

Regularmente, este plan se divide en tres grandes rubros: uno enfocado a la


calidad, otro a los costos y el tercero en tiempos. Un plan no es fijo, debe de
adecuarse o modificarse a los requerimientos de la empresa por ser un proceso
evolutivo que cuenta con un inicio y un fin en un tiempo programado.

2.2.1 Diagrama de flujo de elaboración del presupuesto

Es una herramienta utilizada en los planeas de acción para visualizar las


responsabilidades, funciones, tiempos y elementos necesarios para llevar a cabo
cada uno de los planes propuestos y se entregan a los responsables para su
cumplimiento (UNITAR, 2009).

La siguiente imagen muestra el plan a seguir en el departamento de compras


para la elaboración de un producto:
3. Organización para elaborar el presupuesto

La organización para elaborar un presupuesto, se enfoca en distribuir las


responsabilidades entre todos los integrantes responsables de llevar a cabo el
presupuesto, estableciendo y reconociendo los vínculos existentes entre ellos
para el cumplimiento del fin propuesto. En otras palabras se pregunta:

¿Cómo se va a hacer?

Para organizar se deben delimitar de forma específica las responsabilidades y


atribuciones para que cada integrante sepa cómo actuar sin miedo a dañar o
extralimitarse en las funciones u obligaciones de los otros participantes. Es
importante que cada uno de los elementos integrantes del presupuesto rinda
cuentas en cada fase del mismo a la administración, para medir el resultado y
compararlo con lo programado en el periodo (UNITAR, 2009).

La organización debe contar con los siguientes elementos:

 Estructurar funciones y actividades de recursos humanos.


 Estructurar funciones y actividades en la producción.
Conclusiones

La planeación de un presupuesto está constituida de 5 etapas: la planeación, la


organización, la dirección, el control y la evaluación. En esta sesión se vio la
importancia que tiene para las empresas la estructuración y diseño de objetivos
para lograr sus metas. El planear cuidadosamente todas las decisiones que se
deben llevar a cabo para cumplir dichos objetivos y organizar al personal
involucrado en el proceso de producción es apenas la mitad del camino para
lograr lo que la empresa se propone en un tiempo determinado.

En la sesión siguiente se abordará la información tanto interna como externa que


requieren las empresas para hacer una presupuestación correcta, así como la
importancia de contar con un manual de elaboración para el presupuesto.
Para aprender más

Definición de objetivos estratégicos, tácticos y de operación (largo,


mediano y costo plazo). Plan de acción para la elaboración del presupuesto
y organización para elaborar un presupuesto.

 MARTE (2012). El Proceso Administrativo-administración para todos.


Video disponible en:

https://www.youtube.com/watch?v=CTynUJskQ8o

 Sir Siegfried. (2013). Proceso Administrativo–Planeación. Video


disponible en:

https://www.youtube.com/watch?v=CuzZ19uXHD4
Cibergrafía

Franco, C. F. (s/f). Planeación y presupuestos. Gaceta financiera. Documento


disponible en:

http://www.gacetafinanciera.com/PMem.pdf

MARTE (2012). El Proceso Administrativo-administración para todos. Video


disponible en:

https://www.youtube.com/watch?v=CTynUJskQ8o

Sir Siegfried. (2013). Proceso Administrativo–Planeación. Video disponible en:

https://www.youtube.com/watch?v=CuzZ19uXHD4

UNITAR. (2009). Guía para el desarrollo de un plan de Acción para la gestión


racional de las sustancias químicas. Documento disponible en:
https://cwm.unitar.org/publications/publications/cw/pops/AP_Guidance_01_Apr_0
9_sp.pdf

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