CODIGO: G101PR03

PROCEDIMIENTO Versión: 05
OPERACIÓN DE COMITÉS INSTITUCIONALES Este procedimiento rige a partir de su
liberación en GINA

IMPORTANTE: Cómo leer este procedimiento

Este procedimiento se compone de cuatro capítulos, cada uno en una pestaña diferente:
Capítulo 1. Disposiciones Generales: Este capítulo se compone de objetivo, alcance, disposiciones generales sobre el procedimiento, definiciones y documentos asociados.
Capítulo 2. Descriptivo: Este capítulo da una descripción detallada de las actividades del procedimiento, divididas en actividades genéricas y particularidades según las modalidades a desarrollar.
Estructura del Se encuentra el detalle de cada actividad, tiempos, responsables, registros e identificación de controles. Para dar lectura, siempre se debe iniciar con las actividades genéricas y posteriormente se
Procedimiento: revisa si existen particularidades adicionales para cada camino o modalidad con lo cual se complementa la lectura.
Capítulo 3. Registro de aprobación: Este capítulo es administrado por el Equipo Calidad, donde consigna los cambios que se efectúan en cada versión y se registra el nombre y cargo de quien
elabora, revisa y aprueba el procedimiento.
Capítulo 4. Diagrama.

i
Convenciones del Registros en cursiva y subrayado: Controlados por el SGC y Puntos de Control:
Actividades genéricas
descriptivo: disponibles en GINA Implican verificaciones, revisiones y toma de decisiones.

1. OBJETIVO 2. ALCANCE

Establecer las directrices que unifiquen el funcionamiento de los Comités Institucionales, teniendo en cuenta
El presente procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de someter un tema al comité institucional respectivo y finaliza
parámetros de periodicidad, quorum y las funciones de las instancias que los conforman, en términos del
con el seguimiento a los compromisos del comité.
cumplimiento de la convocatoria y el seguimiento adecuado de los compromisos que desde allí se generen.

3. DISPOSICIONES GENERALES

Los comités institucionales operan según lo establecido en la Resolución 803 de 2014 o la que le reemplace, a través de la cual se reglamenta el funcionamiento de los comités internos de
Colciencias.
 4. DEFINICIONES

Acta Es un documento que tiene por objeto dejar constancia de la agenda, desarrollo y compromisos de una reunión.
Comité Es un conjunto de personas y/o funcionarios adscritos a una organización, elegidos para desempeñar una labor determinada a nombre de una institución o asociación.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documentos Internos de Referencia No aplica
Documentos Externos Controlados No aplica
Normatividad Legal Asociada Ver en GINA: documentos/consultar/documentos asociados
 DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO
OPERACIÓN DE CODIGO: G101PR03
COMITÉS VERSIÓN: 05
INSTITUCIONALES

REGISTROS
TIEMPOS Subrayado y en cursiva:
N° 6. DESCRIPCIÓN GENERAL OPERACIÓN DE COMITÉS INSTITUCIONALES RESPONSABLE
(días hábiles) Registro controlado por el
SGC y disponible en GINA

IDENTIFICAR NECESIDAD DE SOMETER TEMA AL COMITÉ INSTITUCIONAL RESPECTIVO Jefe/Director de área

Identifica la necesidad de someter un tema específico del área al Comité respectivo. o funcionario/colaborador
1 Permanente N.A
de dependencia

REMITIR DOCUMENTOS A LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ

Remite por correo electrónico a la Secretaría Técnica del Comité Institucional correspondiente la solicitud de inscripción del tema firmada por el jefe/director de área o funcionario/colaborador junto
con los documentos o presentaciones respectivas, utilizando para tal fin el formato Inscripción de temas para comités institucionales disponible en GINA. En un solo formato se pueden inscribir
varios temas.
Jefe/Director de área o Formato inscripción de
Nota 1: la inscripción del tema en los comités institucionales debe realizarse con al menos con 5 días de antelación a la sesión programada.
2 funcionario/colaborador 30 minutos temas para Comités
de dependencia Institucionales
Nota 2: cada comité podrá establecer si la inscripción de los temas se realiza adicionalmente entregando físicamente los documentos a la Secretaría Técnica.

Nota 3: cada comité determina la necesidad de solicitar justificación del tema a inscribir, para lo cual podrá incorporarla en el formato de inscripción de temas para comités institucionales (ver
GINA).

RECIBIR, ANALIZAR Y FILTRAR LOS TEMAS

Recibe los documentos para el Comité y realiza un análisis previo de los mismos de acuerdo con la pertinencia de los temas inscritos. Verifica la necesidad de presentar el tema ante el comité
respectivo, teniendo en cuenta las funciones asignadas en el acto administrativo de su constitución.

Secretario Técnico de
3
i¿Se presenta el tema? Comité 1 día Correo electrónico
Si: continúa actividad 4.

No: informa al área o funcionario/colaborador solicitante para que éste trate el tema en la instancia que considere pertinente. Finaliza el procedimiento.

CONSOLIDAR INFORMACIÓN Y REMITIR ORDEN DEL DIA CON ANEXOS

Consolida el orden del día y lo remite por correo electrónico a los asistentes junto con los documentos soporte para el Comité.
Secretario Técnico de
4 1 día Correo electrónico
En caso de ser requerido, solicita por correo electrónico a la Oficina de TIC apoyo en la disposición de equipo audiovisual y demás asuntos operativos necesarios. Comité

ORGANIZAR ESPACIO PARA DESARROLLO DE COMITÉ

El día en que se realiza el Comité organiza la sala de juntas, sala reservada o la dependencia, garantizando el acceso a internet y los medios audiovisuales para el desarrollo de la sesión.
Secretario Técnico de De 15 a 30
5 N.A
Comité y Oficina de TIC minutos

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 DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO
OPERACIÓN DE CODIGO: G101PR03
COMITÉS VERSIÓN: 05
INSTITUCIONALES

REGISTROS
TIEMPOS Subrayado y en cursiva:
N° 6. DESCRIPCIÓN GENERAL OPERACIÓN DE COMITÉS INSTITUCIONALES RESPONSABLE
(días hábiles) Registro controlado por el
SGC y disponible en GINA

SOMETER A CONSIDERACIÓN EL ORDEN DEL DÍA Y APROBACIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ANTERIOR
Presenta el orden del día y lo pone a consideración de los asistentes al Comité.

Somete a aprobación el acta de la sesión anterior, bajo el entendido de que todos los miembros debieron haberla leído con antelación y realizado observaciones. Se informa sobre este Orden del día
Secretario Técnico del
6 procedimiento, sobre las observaciones recibidas y somete a aprobación dicha acta. En caso de que no se apruebe, se solicitan los ajustes y se presenta nuevamente en la siguiente sesión del 15 minutos
Comité
comité. Acta anterior aprobada

Nota: de ser el caso reorganiza los puntos del orden de acuerdo con las observaciones generadas.

DESARROLLAR LA SESIÓN DE COMITÉ

De acuerdo con los puntos señalados en el orden del día desarrollan la sesión del Comité respectivo, iniciando con la revisión de los compromisos derivados de sesiones anteriores, cuyo
seguimiento es responsabilidad del servidor que se asigne en el Comité, salvo en el de Dirección. De acuerdo con lo
7 Miembros del comité establecido en el Orden del día
Nota: para realizar el seguimiento, cada comité puede definir distintos mecanismos, como el formato Seguimiento a compromisos comités institucionales(ver GINA), correos electrónicos, entre orden del día
otras herramientas tecnológicas.

TOMAR DECISIONES, ASIGNAR COMPROMISOS Y EMITIR CONCLUSIONES

Teniendo en cuenta las funciones definidas en el acto administrativo correspondiente y una vez analizados y discutidos los temas, toman decisiones asignando compromisos y responsables. De acuerdo con lo
8 Establecen las conclusiones de la sesión para su debido registro en el acta del comité. Miembros del comité establecido en el N.A
orden del día

iELABORAR ACTA DE COMITÉ Y VERIFICAR CONTENIDO

Elabora el acta del respectivo comité, la socializa mediante correo electrónico y la somete a consideración de los asistentes. Recibe las observaciones generadas por los asistentes al comité y De acuerdo con la Acta de reunión
realiza los ajustes pertinentes, verificando que se incorporen con claridad todas las conclusiones y decisiones tomadas por el comité. Secretario Técnico del
9 periodicidad del
Comité
comité Correo electrónico
Nota: el acta de cada comité debe ser sometida a aprobación en la siguiente sesión que se programe.

FIRMAR ACTA DEL COMITÉ

Firman acta de Comité, verificando el contenido de la misma. Presidente y secretario
10 15 minutos Acta del comité firmada
técnico del comité

CUSTODIAR ACTAS
Custodia las actas del comité y dispone de éstas en medio magnético en Waira y en físico, para facilitar su consulta, verificación y permanente actualización. Secretario Técnico del Acta de comité en Waira y
11 Permanente
Comité física

REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS DEL COMITÉ Formato Seguimiento a

Sesión de Comité
Teniendo en cuenta los compromisos establecidos en el comité realiza seguimiento a través de la Matriz de seguimiento a compromisos (ver GINA) o el mecanismo que estime conveniente y rinde compromisos comités
posterior a la
informe de avances de las tareas asignadas a las áreas. institucionales
Jefe Oficina de Control asignación del
12 Interno/ Secretario compromiso
Nota: el responsable del seguimiento a los compromisos se definirá en la resolución de conformación del comité respectivo, salvo en el Directivo que esta función corresponde al Jefe de Control Correo electrónico
Técnico del Comité
Interno Permanente
Otras herramientas

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 7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación
0 2010-02 Todos Se crea el documento
6y8 Se ajusta redacción de actividades y se elimina el numeral correspondiente a indicadores, ya que la
1 2010-12 medición se realizará por proceso con los indicadores señalados en la caracterización.
Se actualiza el formato de acuerdo con el último autorizado para los procedimientos, se ajusta la redacción
del objeto y de las disposiciones generales, se crea el alcance y se ingresa en las definiciones el concepto
2 de comité, se ajusta la redacción de los numerales 1, 2, 3 y se modifica el numeral 4 complementando las
2013-08-27 1, 2, 3 y 4
actividades que se realizan, se crean tiempos, se agregan registros.

Todos Se cambia el nombre del procedimiento, se actualiza procedimiento basado en la operación no solo del
3 2014-10 Comité de Dirección, sino de los demás comités institucionales de Colciencias.

6 Inclusión de formato para seguimiento de los compromisos que se surtan en el Comité Institucional.
4 2014-10

5 Se actualiza la normatividad asociada al procedimiento.

6 Se ajustan todas las actividades del procedimiento, precisando los responsables, tiempos y registros del
Rige a partir de su mismo. Se incorporaron otras herramientas de seguimiento a los compromisos derivados de los comites.
5
liberación en GINA

V Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Nombre: Nombre:

Diana Paola Yate Virgües

María Cristina Bermúdez Adriana I. Prieto Adriana I. Prieto
Gloria Rocio Pereira
5

Cargo: Cargo: Cargo:

Contratistas OAP-Equipo Calidad Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación