PROTOCOLO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE

DERECHOS HUMANOS, MEMORIA HISTÓRICA Y CONFLICTO ARMADO

PARA EL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA

Enero 2020

Aprobado por el Comité de Gestión y

Desempeño del Ministerio de Minas
y Energía mediante Acta No. XXX

Elaboró:
Grupo de Gestión de la Información y Servicio al Ciudadano

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 TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 3
2. OBJETIVOS ...................................................................................................................... 4
2.1 Objetivo general.............................................................................................................. 4
2.2 Objetivos específicos .................................................................................................... 4
3 ALCANCE .......................................................................................................................... 4
4 DEFINICIONES ................................................................................................................. 5
5 DESARROLLO ................................................................................................................. 7
5.1 Mapa de ruta para la implementación del Protocolo en el Ministerio .............. 8
5.2 Responsable de la implementación, avances y seguimiento del presente
protocolo. ..................................................................................................................................... 8
5.3 Criterios para la identificación de los archivos relacionados con derechos
humanos, memoria histórica y conflicto armado. ............................................................. 9
5.3.1 Criterio misional. .................................................................................................... 9
5.3.2 Criterio de Contexto y temporalidad histórica. ............................................ 12
5.3.3 Criterios temáticos............................................................................................... 12
5.3.4 Mecanismos de apoyo técnico y funcional. .................................................. 13
5.4 Medidas de Gestión documental de los archivos de derechos humanos,
memoria histórica y conflicto armado. ............................................................................... 14
5.4.1 Medidas Generales del Protocolo .................................................................... 15
5.4.1.1 Inventario documental .................................................................................... 15
5.4.1.2 Capacitación y Sensibilización ..................................................................... 16
5.4.1.3 Garantía de los recursos. ............................................................................... 16
5.4.1.4 Procesos de planeación ................................................................................. 18
5.4.2 Medidas de Protección ....................................................................................... 18
5.4.3 Medidas de Valoración........................................................................................ 19
5.4.4 Medidas de Acceso .............................................................................................. 20
5.4.5 Medidas de Difusión ............................................................................................ 21
5.5 Monitoreo, evaluación y seguimiento del presente protocolo ......................... 22
5.6 Articulación con instrumentos archivísticos ........................................................ 23

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1 INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Minas y Energía es una entidad del orden nacional, de nivel central
que tiene como función: “(…) administrar recursos naturales no renovables del país
asegurando su mejor y mayor utilización; la orientación en uso y regulación de los
mismos, garantizando su abastecimiento y velando por la protección de los recursos
naturales del medio ambiente con el fin de garantizar su conservación, restauración
y el desarrollo sostenible, de conformidad con los criterios de evaluación,
seguimiento y manejo ambiental, señalados por la autoridad ambiental
competente”1.
Dada su naturaleza pública, es sujeto obligado de la Ley 594 de 2000 (ley general
de archivos), por lo que de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.7.6.20 del
Decreto 1084 de 2015, el cual señala que “(…) todas las entidades que conforman
el Sistema Nacional de Atención y Respiración Integral a víctimas, la administración
pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones
públicas y los demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 se encuentran
obligados a la adopción y cumplimiento del Protocolo de gestión documental de los
archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos,
e infracciones al Derecho Internacional Humanitario (Archivos de derechos
humanos, memoria histórica y conflicto armado).
En razón de lo anterior, el Ministerio ha elaborado el presente documento, el cual
presenta los aspectos relevantes para realizar la adecuada implementación,
seguimiento y control de los lineamientos contenidos en el protocolo de archivos de
derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, expedido y adoptado
mediante la Resolución 31 de 2017 proferida por el Archivo General de la Nación y
en Centro Nacional de Memoria Histórica. El documento antes mencionado detalla
las acciones definidas en el capítulo 7 de la norma en mención, “Medidas de gestión
documental de los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto
armado” entre las cuales se contemplan: Inventario Documental, Capacitación y
sensibilización, Medidas de protección, Medidas de Valoración, Medidas de Acceso,
y Difusión de los Archivos.
El presente protocolo, constituye una herramienta para minimizar los riesgos que
enfrentan los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado,
identificados en el Ministerio, en aras del cumplimiento del deber de garantizar el
proceso de Memoria Historia y los derechos de las víctimas en el país.

1
Tomado de https://www.minenergia.gov.co/ministerio

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2 OBJETIVOS

2.1 Objetivo general

Establecer las acciones técnicas y administrativas a adelantar por parte del

Ministerio de Minas y Energía a fin de garantizar la identificación, protección,
preservación, acceso y difusión de los archivos de derechos humanos, memoria
histórica y conflicto armado producidos y/o custodiados como parte del acervo
documental de la entidad, de conformidad con los lineamientos contenidos en el
protocolo establecido para tal efecto por el Archivo General de la Nación y el Centro
Nacional de Memoria Histórica.
2.2 Objetivos específicos

 Establecer los mecanismos de identificación de archivos al interior del

Ministerio, que se refieran, relacionen o asocien, directa o indirectamente a
violaciones a los DDHH e infracciones al DIH ocurridas con ocasión del
conflicto armado interno y su contexto.
 Formular las condiciones y responsabilidades particulares adoptadas por la
entidad en el marco de los procesos de gestión documental, a fin de
garantizar la efectiva protección, valoración, preservación, acceso y difusión
de la documentación objeto de aplicación del protocolo.
 Establecer los mecanismos de control para garantizar la debida aplicación
del protocolo bajo la aplicación de los principios en él señalados, respecto de
los derechos humanos, protección de los derechos de las víctimas, gestión
integral de los archivos, máxima divulgación, buena fe, ética y enfoque
diferencial.

3 ALCANCE

El presente protocolo abarca las disposiciones adoptadas por el Ministerio, para ser
aplicadas sobre los documentos de archivo en cualquiera de sus fases gestión,
central e histórico, que conforman el acervo documental del Ministerio, incluyendo
la documentación bajo su custodia, producida por las entidades liquidadas;
independiente del soporte o medio de registro (análogo o digital), tendientes a
garantizar su identificación, protección, preservación, acceso y difusión de acuerdo
con las disposiciones previstas en el Protocolo de gestión documental de los
archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos,
e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del
conflicto armado interno. Por tanto, es de obligatorio cumplimiento para todos los
servidores y contratistas del Ministerio.
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4 DEFINICIONES

Se relacionan a continuación las definiciones básicas contenidas en el Derecho

Internacional sobre los Derechos Humanos, del Derecho Internacional Humanitario,
especialmente los protocolos I y II de Ginebra y el Derecho Penal Internacional, así
como las principales adopciones en la materia definidas por la Resolución 031 de
2017 “Por la cual el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN y
el Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH), expiden y adoptan el Protocolo
de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas
violaciones a los Derechos Humanos, e Infracciones al Derecho Internacional
Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno”:
 Archivos de derechos humanos de memoria histórica y conflicto armado 2:
Comprenden las agrupaciones documentales de diversas fechas, soportes
materiales reunidas o preservadas por personas, entidades públicas y privadas del
orden nacional e internacional, cuyos documentos testimonian y contribuyen a
caracterizar las graves violaciones de los Derechos Humanos, las infracciones al
Derecho Internacional Humanitario y hechos relativos al conflicto armado, así como
sus contextos, tales como:
a) Graves violaciones de los derechos humanos e infracciones al Derecho
Internacional Humanitario.
b) Las acciones institucionales derivadas de la denuncia de tales violaciones a
los derechos humanos o de la reclamación de las medidas de atención
humanitaria y de las reparaciones materiales y simbólicas.
c) El contexto local, regional o nacional de desarrollo del conflicto y sus
impactos diferenciados en la población.
d) Los perpetradores de las violaciones a los Derechos Humanos e infracciones
al DIH y su modus operandi.
e) Las acciones de exigibilidad de garantía a los derechos humanos por parte
de la sociedad y de las víctimas.
f) Respuestas institucionales frente a las violaciones a los derechos humanos
de la reclamación de las reparaciones.

2
Protocolo de gestión de la información sobre graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e
infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno. CNMH –
AGN. 2017

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 g) Los modos de vida, proyectos familiares, sociales, políticos y comunitarios
afectados por la dinámica del conflicto armado interno.
h) Los modos de resistencia de la sociedad civil frente al conflicto armado.
 Conflicto armado interno 3 : Conflictos armados no internacionales, entre
fuerzas gubernamentales y grupos armados no gubernamentales, o entre esos
grupos únicamente. El derecho de los tratados de DIH también hace una
distinción entre conflictos armados no internacionales en el sentido del artículo
3 común a los Convenios de Ginebra de 1949 y conflictos armados no
internacionales según la definición contenida en el artículo 1 del protocolo
adicional.
 Convenios de Ginebra de 1949 4 : Cuatro tratados que son la base del DIH
moderno y que han sido ratificados universalmente. Los cuatro Convenios de
Ginebra confieren protección a distintas categorías de personas durante los
conflictos armados: los heridos y los enfermos de las fuerzas armadas en
campaña (Convenio de Ginebra I), los heridos, los enfermos y los náufragos de
las fuerzas armadas en el mar (Convenio de Ginebra II), los prisioneros de
guerra (Convenio de Ginebra III) y la población civil (Convenio de Ginebra IV).
 Crímenes de lesa humanidad5: Cualquiera de los actos que se enumeran a
continuación, cuando se cometen como parte de un ataque generalizado o
sistemático contra una población civil y con conocimiento de dicho ataque:
asesinato; exterminio; esclavitud; deportación; persecución por motivos
políticos, raciales, nacionales, étnicos, culturales, religiosos, de género o de otro
tipo; apartheid; encarcelación arbitraria; tortura; violación, esclavitud sexual,
prostitución forzada, embarazo forzado, esterilización forzada o cualquier otra
forma de violencia sexual; desaparición forzada de personas; u otros actos
inhumanos que causen intencionalmente grandes sufrimientos o atenten
gravemente contra la integridad física o la salud mental o física”.
 Derecho Internacional Humanitario6: Cuerpo del derecho internacional que
consiste en tratados y normas consuetudinarias que se proponen, en tiempo de
conflicto armado, limitar el sufrimiento que causa la guerra, mediante la
protección de las personas que no participan en las hostilidades o que han
dejado de hacerlo y la restricción de los métodos y los medios de combate que

3
Comité Internacional de la Cruz Roja, Documento de opinión, 2008
4
Glosario de Derecho Internacional Humanitario, CICR.
5
Ibíd.
6
Ibíd.

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 pueden emplearse (conocido también como derecho de la guerra, derecho de
los conflictos armados o jus in bello).
 Documentos y archivos de derechos humanos 7 : Corresponden a
documentos que, en sentido amplio, se refieren a violaciones a derechos
humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario. Los archivos de
derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservación, protección
y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos, la
jurisprudencia, la legislación interna, y en particular, el inciso final del
artículo 21 de la Ley 1712 de 2014.
 Infracciones graves del derecho internacional humanitario 8 : Infracciones
más flagrantes de los cuatro Convenios de Ginebra y de su Protocolo adicional
I, cometidas en relación con un conflicto armado internacional contra ciertas
categorías de personas (combatientes heridos, enfermos o náufragos,
prisioneros de guerra, civiles que quedan en manos de un Estado extranjero).
Las infracciones graves del DIH se consideran crímenes de guerra. Los cuatro
Convenios de Ginebra y su Protocolo adicional I enumeran los actos que se
consideran infracciones graves: el homicidio intencional, la tortura o los tratos
inhumanos, el hecho de causar deliberadamente grandes sufrimientos o de
atentar gravemente contra la integridad física o la salud, la deportación o el
traslado ilegal, la toma de rehenes, entre otros.
 Violaciones graves del DIH 9 : Son infracciones que revisten gravedad y
constituyen crímenes de guerra, cuando ponen en peligro a personas protegidas
(p. ej., los civiles que son prisioneros de guerra, los heridos y los enfermos) o
bienes protegidos (p. ej., objetos o infraestructura de uso civil) o cuando infringen
valores importantes. La mayoría de los crímenes de guerra implican muertes,
lesiones, destrucción o una sustracción ilegítima de bienes. Un acto puede
constituir un crimen de guerra si infringe valores universales importantes, aunque
no ponga en peligro físicamente en peligro de manera directa a personas ni
bienes. Eso incluye, por ejemplo, la profanación de cadáveres y el reclutamiento
de menores de 15 años para las fuerzas armadas.

5 DESARROLLO

El presente protocolo se desarrollará en los siguientes puntos:

7
Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.5.4.7.
8
Glosario de Derecho Internacional Humanitario, CICR.
9
Ibíd.

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5.1 Mapa de ruta para la implementación del Protocolo en el Ministerio

A continuación (Figura 1), se presenta de manera esquemática las acciones que se

deben realizar en el Ministerio para la implementación del Protocolo de gestión
documental de los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto
armado:

Figura 1. Mapa de ruta para la implementación del Protocolo de Archivos de DH, MH y CA en el Ministerio
Fuente: Ministerio de Minas y Energía

5.2 Responsable de la implementación, avances y seguimiento del presente

protocolo.

De acuerdo con punto 7.1.4, numeral 4 del Protocolo de Gestión Documental de los
archivos referidos a graves violaciones de derechos humanos adoptado por la
Resolución 031 de 2017 del Centro Nacional de Memoria Histórica y el Archivo
General de la Nación, indica que las entidades adelantarán las medidas necesarias
para la implementación, avances y seguimiento del protocolo dejando constancia
de cada decisión en las actas del comité de archivo, o de gestión institucional quien
determinará al responsable de la implementación del protocolo.
De acuerdo con lo anterior en el caso del Ministerio de Minas y Energía la
dependencia encargada de la implementación, avance y seguimiento del protocolo
de gestión documental de los archivos de derechos humanos, memoria histórica y
conflicto armado interno es el Grupo de Gestión de la Información y Servicio al
Ciudadano, adscrito a la Secretaría General, en cumplimiento de sus funciones,
otorgadas por la Resolución Número 4-0447 del 22 de mayo de 2019.

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5.3 Criterios para la identificación de los archivos relacionados con derechos
humanos, memoria histórica y conflicto armado.

De acuerdo con el punto 6, “CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS

ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS, MEMORIA HISRÓTICA Y CONFLICTO
ARMADO” del Protocolo de Gestión Documental de los archivos referidos a graves
violaciones de derechos humanos adoptado por la Resolución 031 de 2017 del
Centro Nacional de Memoria Histórica y el Archivo General de la Nación se
establecen los siguientes criterios para la identificación de los archivos relacionados
con derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado:
5.3.1 Criterio misional.
El criterio misional para el Ministerio de Minas y Energía se compone de los
siguientes elementos:
 Contexto histórico funcional.
A continuación, se presenta una breve reseña de la evolución funcional del
Ministerio, con el fin de aportar a la comprensión de la producción documental que
se pueda llegar a identificar en el marco del Protocolo de Gestión Documental de
los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado.
El Ministerio de Minas y Energía surge a partir del “plan para la defensa y el fomento
de las industrias existentes” como mecanismo para hacer frente a los problemas de
orden económico generados a raíz de la Segunda Guerra Mundial (1939-1945),
buscando el aprovechamiento de los recursos naturales y el desarrollo de otras
fuentes de producción.
El Decreto 968 del 18 de mayo de 1940 estableció por primera vez el Ministerio de
Minas y Petróleos y al mismo tiempo modificó la organización del Ministerio de la
Economía Nacional. Durante los años siguientes el Ministerio fue reestructurado
mediante el Decreto 0464 de 1951, el Decreto 0481 de 1952, el Decreto 636 del 10
de abril de 1974 con el cual se modifica el nombre del Ministerio de Minas y
Petróleos por el de Ministerio de Minas y Energía, el Decreto 2119 del 29 de
diciembre de 1992, el Decreto 0070 de 2001, el Decreto 520 de 2003, el Decreto
0381 del 16 de febrero de 2012, el Decreto 1617 del 30 de julio de 2013, con el fin
de establecer el nuevo marco institucional requerido, la reorganización del Ministerio
de Minas y Petróleos se convirtió en un propósito fundamental. La Ley 2 de 1973
concedió al poder ejecutivo las facultades necesarias para reorganizar el sector
minero energético, otorgando al Gobierno los elementos y medios indispensables
para el cumplimiento cabal de sus funciones como promotor y responsable del

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desarrollo óptimo de los recursos naturales renovables y no renovables destinados
al abastecimiento energético del país10.
 Fondos documentales custodiados por el Ministerio, objeto del presente
protocolo
Teniendo en cuenta lo expuesto en el apartado anterior, y con el fin de establecer
una línea base para la identificación de la documentación objeto de análisis, a
continuación, se relaciona de forma general los fondos documentales que
componen los archivos del Ministerio de Minas y Energía. En este sentido es
necesario aclarar que además del fondo documental propio, el Ministerio ha recibido
fondos documentales de entidades liquidadas, algunas de ellas adscritas o
vinculadas, en cumplimiento de disposiciones normativas relacionadas con la
entrega de archivos en casos de liquidación, fusión o escisión.
- Archivo Central: ubicado en la Carrera 50 # 26–20 y con un acervo documental
conformado por un total 10.059 Metros Lineales (m) con la siguiente distribución:
FONDO DOCUMENTAL m FONDO DOCUMENTAL m
Electrificadora Archipiélago 247 Ecominas 45
Power Ligth
Electrificadora Atlántico 952 Electrificadora Guajira 112
Electrificadora Bolívar 262 Inea 173
Carbocol 592 Electrificadora Magangué 151
Electrificadora Cesar 95 Electrificadora Magdalena 53
Electrificadora Chocó 120 Mineralco 71
Electrificadora Córdoba 233 Minercol 345
Corelca 2.518 Electrificadora Sucre 300
Ecocarbón 211 Electrificadora Tolima 416
Ecogás 362 Ministerio de Minas y 2801
Energía
TOTAL 10.059

Tabla 1. Tabla de relación de fondos documentales

10
Tomado de https://www.minenergia.gov.co/historia1.

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 Fuente: Ministerio de Minas y Energía11

- Fondo Ministerio de Minas y Energía - Archivos de gestión: se encuentran ubicados

en la Calle 43 No. 57 - 31 CAN, con un volumen documental de 2,125 m. El volumen
indicado relaciona los archivos ubicados en las dependencias, con excepción de
Dirección de Hidrocarburos que cuenta con un espacio designado para la custodia
de su archivo de gestión en las instalaciones del archivo central debido al elevado
volumen de documentos que produce dicha área, sin embargo, es de aclarar que
están contemplados en el dato presentado para archivos de gestión.
De acuerdo con la volumetría previamente indicada, el Ministerio cuenta con un total
de 12.184 metros lineales de documentos, potencialmente susceptibles de ser
objeto de aplicación del protocolo de gestión documental de los archivos referidos
a violaciones a los DDHH e infracciones al DIH ocurridas con ocasión del conflicto
armado interno.
Lo anterior, en razón a que es necesario identificar dentro de los fondos
documentales recibidos y el propio la documentación que cumpla con las
condiciones señaladas en el Protocolo antes mencionado, apoyado en los
instrumentos archivísticos, tablas de retención documental, tablas de valoración
documental y su respectivos cuadros de clasificación, acompañado de sus
inventarios documentales.
Si bien a primera vista, en el fondo documental del Ministerio resulta natural
identificar archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado,
asociados a aquellas dependencias cuya misionalidad y funciones están más
directamente relacionadas con esta temática, tales como la Oficina de Asuntos
Ambientales, es necesario observar que otras áreas estratégicas, de apoyo y
transversales también pueden haber producido o estar produciendo documentos
relacionados y/o que brindan contexto a los anteriores y sin los cuales se vería
comprometida la utilidad, para efectos de la garantía derechos de las víctimas, de
los documentos que puedan ser identificados en áreas como la mencionada.
Tal puede ser el caso de documentos relativos a políticas, estrategias sectoriales e
institucionales, presupuestos, planes, proyectos, diseño institucional, contratación y
auditorías, entre otros, que den cuenta de acciones institucionales en relación
directa o indirecta con violaciones a los DDHH, infracciones al DIH o hechos
relativos al conflicto armado interno y su contexto.

11
https://drive.google.com/file/d/1Xae8A0cZXtGVQixU_89S9IwR8C_5_BSF/view. Anexo 4. Secretaria General. consultado 8
de noviembre 2019.

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Similar situación se presenta con los fondos documentales recibidos de otras
entidades antes mencionadas.
5.3.2 Criterio de Contexto y temporalidad histórica.
En este sentido, la entidad cuenta con un acervo documental que debe ser revisado
para la identificación de los documentos y archivos relacionados con los derechos
humanos, memoria histórica y conflicto armado en un contexto de temporalidad
definido a continuación:
1. Para las personas que individual o colectivamente hayan sufrido un daño por
hechos ocurridos a partir del 1° de enero de 1985 y 1° de enero de 1991
hasta el 2021 definido por la Ley 1448 de 2011 que tiene como finalidad la
reparación y restitución de tierras.
2. Para las personas que hayan sido víctimas por hechos ocurridos antes del 1°
enero de 1985 tienen derecho a la verdad, medidas de reparación simbólica
y a las garantías de no repetición previstas en la Ley 1448 de 2011.
5.3.3 Criterios temáticos.
Se aplicarán los siguientes criterios temáticos a los archivos de derechos humanos,
memoria histórica y conflicto armando12:
a) Los relativos a graves violaciones de los derechos humanos e infracciones el
Derecho Internacional Humanitario.
b) Los relativos a acciones de exigibilidad de derechos y de derechos y de
recuperación de la memoria histórica por parte de la sociedad y de las
víctimas.
c) Los relativos a acciones institucionales derivadas de la denuncia de tales
violaciones a los derechos humanos o de la reclamación de medidas de
atención humanitaria y de las reparaciones materiales y simbólicas.
d) Los relativos al contexto local, regional o nacional de desarrollo del conflicto
y sus impactos, diferenciados en la población.
e) Lo relativos a los perpetradores de las violaciones a los derechos humanos
e infracciones al DIH y su modo operandi.

12
Protocolo de gestión de la información sobre graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho
internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno. Pag 33.

Página 12 de 25
 f) Los relativos a los perpetradores de las violaciones a los derechos humanos
e infracciones frente a violaciones a los derechos humanos o las demandas
de reparación de las víctimas.
g) Los relativos a los modos de vida, proyectos familiares, sociales, políticos y
comunitarios afectados por la dinámica del conflicto armado interno.
h) Los modos de resistencia de la sociedad civil frente al conflicto armado.
En este criterio para entender el concepto y alcance de cada uno de los temas
relacionados, su relación y aplicabilidad en las funciones que obligan al
Ministerio, el grupo de Gestión de la Información y Servicio al Ciudadano se
apoyará en las dependencias relacionadas con los temas, entre ellas, la Oficina
de Asuntos Ambientales y Sociales, así como la Oficina Asesora Jurídica en lo
pertinente.
5.3.4 Mecanismos de apoyo técnico y funcional.
Sera el Grupo de Gestión de la Información y Servicio al Ciudadano el líder funcional
de la elaboración, aprobación, publicación y puesta en marcha del Protocolo para
efectos del presente documento se requiere de una coordinada participación y
articulación de las diferentes dependencias.
Por lo anterior se establecerá como mecanismo de apoyo para logro de los objetivos
y metas planteadas, convocar a mesas de trabajo a las diferentes dependencias
con dominio propio de sus funciones, quienes prestaran apoyo técnico que permita
la adecuada implementación de los criterios para la identificación de los archivos
del presente documento y adoptar la medidas de gestión documental y de archivos.
Entre las área claves estarán:
 Secretaria General: apoyo estratégico para la aprobación de políticas,
objetivos y metas del protocolo, así como asignación de los recursos
necesarios para la puesta en marcha, control, seguimiento y monitoreo del
protocolo.
 Oficina Asesora Jurídica: orienta en aspectos legales y jurídicos propios del
sector minero energético
 Oficina de Planeación y Gestión Internacional: apoya en aspectos de
planeación para la implementación y la integración de los procesos y
procedimientos conforme a los lineamientos del sistema integrado de
gestión.
 Grupos de Infraestructura Tecnológica y Grupo de Soluciones Tecnológicas:
orienta la adecuación y el uso de los recursos tecnológicos y aquellos
relacionados con la herramientas que gestionan o gestionaron información
relacionado con el presente documento.

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  Subdirección de Talento Humano: área formuladora del Plan Institucional de
Capacitación quien orienta las acciones pertinentes para articular las
necesidades de sensibilización y capacitación frente al presente protocolo.
 Oficina de Asuntos Ambientales y Sociales: encargado de orientar los
aspectos relacionados con el desarrollo económico y la gestión de los
asuntos sociales implica trabajar en la comprensión y el reconocimiento de
conflictos y contextos que rodean las comunidades y el territorio que reciben
los impactos de la actividad minero energético. Por esta razón, trabaja de
manera conjunta con la autoridad competente en la solución de conflictos y
la formulación de estrategias de diálogo y concertación con las comunidades,
en desarrollo de las actividades del sector minero energético.
 Viceministro de Minas y las áreas funcionales que lo componen: apoyo en la
revisión y la evolución del sector minero conforme al contexto histórico para
la identificación de los documentos relacionados con derechos humanos,
memoria histórica y conflicto armado.
 Viceministro de Energía y las áreas funcionales que lo componen: apoyo en
la revisión y la evolución del sector de hidrocarburos y energético conforme
al contexto histórico para la identificación los documentos relacionados con
derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado.
 Oficina de Control Interno: garantizar el cumplimiento del Plan de
mejoramiento archivísticos.
5.4 Medidas de Gestión documental de los archivos de derechos humanos,
memoria histórica y conflicto armado.

El Ministerio de Minas y Energía debe garantizar el “conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación” 13 .
Definidos los criterios mediante los cuales se identificarán y registrarán los archivos
de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado es necesario garantizar
su: protección, valoración, preservación acceso y difusión. Para la construcción del
registro de archivos que garantice la reparación de las víctimas, derecho a la verdad
y garantía de la no repetición.

13
Artículo 6. literal g, de la Ley 1712 de 2014.

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5.4.1 Medidas Generales del Protocolo
El Ministerio de Minas y Energía atenderá las acciones pertinentes durante el ciclo
vital de los documentos relacionados con los archivos de derechos humanos de
acuerdo con las siguientes medidas generales:
5.4.1.1 Inventario documental

El formato único de inventario documental - FUID, es el instrumento archivístico

donde se registran los inventarios documentales al interior del Ministerio y el
instrumento de recuperación de las documentación e información, en el cual se
describen los fondos documentales en cualquiera de sus etapas de archivo.

Por lo anterior es el instrumento archivístico mediante el cual quedarán registrados

los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado como lo
señala el numeral 7.1.1 del Anexo 1 de la Resolución 31 de 2006 del Archivo
General de la Nación y el Centro Nacional de Memoria Histórica, para lo cual se
adoptan las siguientes medidas:

 El formato de inventario documental deberá registrar un campo que determine,

cuáles expedientes están identificados como archivos de derechos humanos,
memoria histórica y conflicto armado, con el fin de garantizar su identificación,
recuperación, soporte, unidad de almacenamiento.
 El inventario debe registrar series, subseries y asuntos documentales que por
función pudieran haberse producido en los periodos de tiempo de la historia
institucional de Ministerio y entidades liquidadas, que facilite la identificación de
los expedientes, su acceso y recuperación para la aplicación de los criterios de
archivo de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado.
 Se realizará un inventario de los archivos de derechos humanos, memoria
histórica y conflicto armado, que puedan estar contenidos en el archivo central
y en los archivos de gestión, el cual deberá ser registrado ante el Archivo
General de la Nación y el Centro de Memoria Histórica.
 El inventario de los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto
armado deberá expedirse de manera oficial y estar público a través de los
canales de comunicación y divulgación que el Ministerio establece para tal fin,
garantizando su divulgación y conocimiento en favor de las víctimas, los
ciudadanos y las entidades permitiendo intercambio y uso de información entre
ellos.
 Se deberá incluir dentro de las obligaciones de funcionarios y contratistas, la
responsabilidad de mantener actualizados los inventarios de los archivos de
Página 15 de 25
 derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado que se encuentran
tanto en gestión y bajo su custodia, de igual manera la entrega de los mismos
al momento de su desvinculación con el cumplimiento de sus procesos técnicos.
5.4.1.2 Capacitación y Sensibilización
El Grupo de Gestión de la Información y Servicio al ciudadano deberá incluir en el
Plan Institucional de Capacitación – PIC, las acciones frente a capacitación y
sensibilización relacionadas con la aplicación del presente protocolo en atención
con lo señalado en el numeral 7.1.2 del Anexo 1 de la Resolución 31 de 2006 del
Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de Memoria Histórica, por tanto,
se hace necesario que el Grupo antes mencionado incorpore las siguientes
acciones:
 Se desarrollarán todas las acciones tendientes a la socialización, divulgación y
sensibilización del alcance, objetivos y articulación del presente Protocolo a
través el Grupo de Comunicaciones Prensa y la Subdirección de Talento
Humano.
 Se debe programar capacitaciones a todos funcionarios y contratistas que
tengan bajo su responsabilidad la administración de los archivos de gestión y
central, así como quienes tengan bajo sus funciones la gestión y trámite de los
documentos relacionados con derechos humanos, memoria histórica y conflicto
armado, que garantice ampliar conocimientos, habilidades y aptitudes para
afianzar competencias que asegure una adecuada implementación del presente
Protocolo.
 Se dejará un registro de asistencia durante los procesos de capacitación,
socialización y sensibilización que contenga los temas tratados concerniente a
derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, de igual forma se
debe realizar una evaluación que permita evidenciar que temas hayan sido
asimilados e interiorizados.
 Se verificará que todos los funcionarios y contratistas del Ministerio sean
sensibilizados frente al alcance y los objetivos del protocolo.
5.4.1.3 Garantía de los recursos.

A continuación, se presentarán los recursos requeridos para la implementación del

protocolo:

 Recurso Normativo

Es necesario el cumplimiento de la legislación archivística y la legislación en relación

con el ciudadano para garantizar sus derechos, la protección de datos personales,

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la libertad y acceso a la información, las restricciones de uso por reserva legal y el
secreto profesional y lineamientos internos de la gestión por procesos.

El Grupo de Gestión de la Información y Servicio al Ciudadano deberá garantizar el

la actualización del nomograma que hace parte del Sistema Integrado de Gestión
del Ministerio de toda la normativa relacionada con la implementación del protocolo.

 Recurso Humano.
El Grupo de Gestión de la Información y Servicio al Ciudadano dispondrá del recurso
humano para garantizar la adecuada aplicación del protocolo, en atención al
cumplimiento de los criterios y medidas de gestión documental establecidas en el
presente documento.

 Recurso Financiero.
El Grupo de Gestión de la Información y Servicio al Ciudadano y la Subdirección
Administrativa y Financiera deben garantizar los recursos necesarios en el Plan
Estratégico Institucional, para implementar el protocolo al acervo documental del
Ministerio incluyendo la documentación producida por entidades liquidadas,
privatizadas, escindidas, suprimidas o reestructuradas que permita el logro de las
metas.
Estos recursos deberán estar reflejados en planes o proyectos en el Plan
Institucional de Archivos – PINAR, documento que planea los proyectos para
mejorar la gestión documental y de archivos a largo, mediano y corto plazo.

 Recursos Administrativos
Es necesario integrar los documentos desarrollados producto de la implementación
del protocolo con las funciones administrativas permitiendo el desarrollo
organizacional garantizando un proceso estable y normalizado, para lo cual es
necesarios su integración con:
- En el Plan Anual de Capacitación del Ministerio garantiza los recursos
necesarios para capacitar a los funcionarios frente a las necesidades de
implementación del protocolo en derechos humanos, memoria histórica y
conflicto armado.
- El Plan Anual de Adquisiciones y cuantías de Contratación por año, el cual
garantiza el registro de las necesidades de contratación para la puesta en
marcha del proceso de implementación del protocolo.

Se debe garantizar que los funcionarios públicos y contratistas que presten sus
servicios en al marco de la implementación del protocolo cuenten con las
competencias (educación, formación, habilidades y experiencia) necesarias para

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realizar los trabajos, conforme al Decreto 1080 de 2015 y Acuerdo 08 de 2014 en
su artículo 8°, para el cumplimiento y calidad de los productos.

5.4.1.4 Procesos de planeación

En aplicación de las medidas de planeación de los archivos de derechos humanos,

memoria histórica y conflicto armado señaladas en el numeral 7.1.4 del Anexo 1 de
la Resolución 31 de 2006 del Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de
Memoria Histórica, en el Ministerio a través del Grupo de Gestión de la Información
y Servicio al Ciudadano, se adoptan las siguientes medidas:

▪ Se deberá registran e integrar los procesos, procedimientos y formatos

desarrollados durante la implementación del protocolo al Sistema de Gestión de
Calidad permitiendo su formalización y garantizando su obligatoria aplicación,
así como los responsables y las actividades a cumplir.
▪ Se revisarán los diferentes actos administrativos que relacionen dentro de sus
funciones, acciones para la atención integral de las víctimas en sus fases de
denuncia y puestas en conocimiento de las autoridades competentes de las
violaciones a derechos humanos atención humanitaria atención psicosocial,
medidas de reparación y reparación integral, que permita el adecuado manejo
de estos archivos (independiente del soporte) durante su ciclo de vida.
▪ Se aplicarán lo procesos de gestión documental establecidos en el PGD
(Planeación, producción, Gestión y trámite, Organización, transferencia,
disposición de documentos, preservación a largo plazo y Valoración), para los
expedientes identificados que permitan el cumplimiento de los objetivos
planteados
5.4.2 Medidas de Protección

En aplicación de las medidas de protección de los archivos de derechos humanos,

memoria histórica y conflicto armado señaladas en el numeral 7.2 del Anexo 1 de la
Resolución 31 de 2006 del Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de
Memoria Histórica, en el Ministerio a través del Grupo de Gestión de la Información
y Servicio al Ciudadano, se adoptan las siguientes medidas:

 No se realizará eliminación de documentos en los archivos de gestión y central

mientras no se haya surtido el proceso de identificación de archivos de derechos
humanos, memoria histórica y conflicto armado conforme a los criterios
consignados en el presente documento, aun cuando esta sea la disposición final
establecida en la Tabla de Retención Documental o en las Tablas de Valoración
Documental respectivas y se hayan cumplido los tiempos de retención.

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 La anterior disposición será elevada al Comité institucional de gestión y
desempeño para su discusión y aval y se comunicará a todos los funcionarios y
contratistas del Ministerio.
 Las agrupaciones documentales identificadas dentro de las series, subseries y
asuntos como archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto
armado serán priorizadas para la implementación de las acciones de
conservación y preservación, determinadas en el Sistema Integrado de
Conservación del Ministerio.
 Los sistemas de radicación y registro de comunicaciones oficiales, los de
Peticiones incluyendo Quejas, Reclamos y Sugerencias y demás sistemas de
información del Ministerio, deben ser revisados para definir metadatos que
registren la condición de archivos de derechos humanos, memoria histórica y
conflicto armado para los casos en que así se identifique y generar medidas que
impidan la eliminación, conserven metadatos y pistas de auditoría sobre la
producción, gestión y trámite e implementen los controles de acceso necesarios
para cada caso.
 La elaboración de formatos para la atención de víctimas de conflicto armando
deben garantizar contenidos mínimos frente a los derechos y trámites en favor
de las víctimas.
 Se deberán incluir aspectos relacionados con el deber de los funcionarios y
contratistas de identificación y protección especial para los archivos de
derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, así como el de
informar a sus superiores o supervisores sobre riesgos o hechos que afecten su
autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
 Para la entrega al Centro Nacional de Memoria Histórica de los archivos que
sean identificados como archivos de derechos humanos, memoria histórica y
conflicto armado, se realizará un proceso de digitalización para el caso de
documentos en soportes físicos y la entrega de metadatos que garanticen su
autenticidad, integridad y fiabilidad para el caso de documentos electrónicos.
5.4.3 Medidas de Valoración

En aplicación de las medidas de valoración de los archivos de derechos humanos,

memoria histórica y conflicto armado señaladas en el numeral 7.3 del Anexo 1 de la
Resolución 31 de 2006 del Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de
Memoria Histórica, en el Ministerio, a través del Grupo de Gestión de la Información
y Servicio al Ciudadano se adoptan las siguientes medidas:

 La Tabla de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental,

deberán ser actualizadas, en caso de requerirse, en relación a la valoración

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 documental de las series, subseries y agrupaciones documentales identificadas
como archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, con
el fin de garantizar la disposición final de conservación total de las mismas.
 En el proceso de valoración documental, se aplicará como criterio de valoración
secundaria el potencial contenido relativo a los derechos humanos, memoria
histórica y conflicto armado.
 Los expedientes identificados dentro de las series, subseries y asuntos que
cumplan con las características de documentos de archivos de derechos
humanos, memoria histórica y conflicto armado, que por efectos de Tablas de
Valoración Documental o las Tablas de Retención Documental tengan por
disposición final eliminación deberán ser objeto de revaloración y no podrán ser
eliminados. Esta determinación será elevada al Comité Institucional de Gestión
y Desempeño e informada al Archivo General de la Nación.
 En el caso de series, subseries y asuntos que por efectos de Tablas de
Valoración Documental o las Tablas de Retención Documental tengan por
disposición final selección, serán seleccionados para conservación aquellos
expedientes que cumplan con las características de documentos de archivos de
derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado.
5.4.4 Medidas de Acceso

En aplicación de las medidas de acceso de los archivos de derechos humanos,

memoria histórica y conflicto armado señaladas en el numeral 7.4 del Anexo 1 de la
Resolución 31 de 2006 del Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de
Memoria Histórica, en el Ministerio, a través del Grupo de Gestión de la Información
y Servicio al Ciudadano se adoptan las siguientes medidas:

 La Tabla de Control de Acceso deberá ser actualizada en relación a los

usuarios, niveles de acceso y permisos sobre las series, subseries y
agrupaciones documentales identificadas como archivos de derechos humanos,
memoria histórica y conflicto armado, con el fin de garantizar la confidencialidad,
el acceso, modificación o eliminación accidental o voluntaria de las mismas.
 El Banco Terminológico deberá ser actualizado para garantizar la inclusión de
términos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos e
infracciones al derecho internacional humanitario cuyo uso será obligatorio en
la identificación y la descripción de los archivos identificados como archivos de
derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado.
 El índice de información clasificada y reservada será actualizado con el fin de
indicar expresamente los casos en que se presenten limitaciones de acceso

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 asociadas con archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto
armado.
 El procedimiento de préstamo y consulta será revisado y actualizado con el fin
de especificar medidas y condiciones especiales de acceso a usuarios internos
y externos sobre archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto
armado.
 El préstamo y devolución de documentos y expedientes identificados como
archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, será
registrado en los archivos de gestión y central de manera especial y se realizará
revisión del estado y completitud al momento del préstamo y de la devolución.
En caso de detectarse adulteraciones, pérdida o daño de documentos, el
responsable del archivo deberá informar por escrito a su superior inmediato
quien iniciará las medidas pertinentes.
 Para la publicación de información y el suministro de copias de archivos de
derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado se tendrá especial
atención en la anonimización de datos personales y sensibles de acuerdo con
lo señalado en las normas aplicables.
 Para el caso de publicación o suministro de copias de documentos electrónicos
identificados como como archivos de derechos humanos, memoria histórica y
conflicto armado, éstas se efectuarán en formatos que garanticen la neutralidad
tecnológica y faciliten el acceso a los usuarios.
 Para la interoperabilidad entre sistemas de información que requieran realizar
transacciones, transferir, importar o exportar documentos identificados como
como archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, se
deberán usar protocolos y metadatos que garanticen la autenticidad, integridad
y fiabilidad de los documentos y la cadena digital de custodia ininterrumpida
sobre los mismos.

5.4.5 Medidas de Difusión

En aplicación de las medidas de difusión de los archivos de derechos humanos,

memoria histórica y conflicto armado señaladas en el numeral 7.5 del Anexo 1 de la
Resolución 31 de 2006 del Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de
Memoria Histórica, en el Ministerio, a través del Grupo de Gestión de la Información
y Servicio al Ciudadano se adoptan las siguientes medidas:

 Las medidas y condiciones especiales de acceso, préstamo y consulta a

usuarios internos y externos sobre archivos de derechos humanos, memoria
histórica y conflicto armado, se publicarán en la página web, en la intranet y

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 en los sitios donde se reciban solicitudes y se preste el servicio de préstamo
y consulta de tal forma que sean visibles para los usuarios. Estas serán
redactadas de manera sencilla, haciendo uso de estrategias de lenguaje
claro y con enfoque diferencial de acuerdo con la población a atender en los
respectivos puntos de servicio.
 Se elaborará un informe semestral, al comité de gestión y desempeño del
Ministerio, que presente estadísticas del periodo reportado y el acumulado
del año, sobre el acceso efectivo a archivos de derechos humanos, memoria
histórica y conflicto armado, el cual debe incluir: cantidad de usuarios
atendidos, total de solicitudes efectuadas, volúmenes de información
entregada, fondo documental consultado y temas de consulta. El anterior
deberá ser elaborado por el Grupo de Gestión de la Información y Servicio al
Ciudadano y presentado a la Secretaría General del Ministerio durante los
diez primeros días hábiles de cada mes para su aprobación. Una vez
aprobado, deberá ser publicado en la página web del Ministerio en el link de
Transparencia. Para tal efecto los archivos de gestión deberán presentar
reporte con iguales características al Grupo de Gestión de la Información y
Servicio al Ciudadano, dentro de los cinco primeros días hábiles de cada
mes. Se hará uso de herramientas informáticas que permitan agilidad en el
proceso de reporte y consolidación de información.
 Se realizará lo pertinente para que los cambios en la estructura, funciones de
las dependencias, procedimientos e instrumentos archivísticos que afecten
los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado
sean especialmente publicados en la página web del Ministerio en el link de
Transparencia.

5.5 Monitoreo, evaluación y seguimiento del presente protocolo

La aplicación de las medidas relacionadas con el monitoreo, evaluación y

seguimiento en la identificación y registro de los archivos de derechos humanos,
memoria histórica y conflicto armado señaladas en el numeral 8 del Anexo 1 de la
Resolución 31 de 2006 del Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de
Memoria Histórica, en el Ministerio, será a través de:

 Monitoreo: a través del Comité de Gestión y Desempeño

 Evaluación: a través de la Coordinación Grupo de Gestión de la Información
y Servicio al Ciudadano
 Seguimiento: a través del responsable de la puesta en marcha del proyecto

Se adoptarán las siguientes medidas:

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  Se desarrollarán un conjunto de procesos y procedimientos para los cuales
se determinarán indicadores para realizar el análisis y recopilación
sistemática de información relevante sobre el avance y el logro de los
objetivos y metas del presente protocolo.
 Medición del avance en la identificación de los archivos en los fondos
documentales custodiados por el Ministerio descrito en el presente protocolo.
 Definir las actividades de análisis y seguimiento derivadas de los procesos y
procedimientos aplicados para adecuada implementación de los criterios
para la identificación de los archivos del presente documento y adoptar la
medidas de gestión documental y de archivos.
 Atender las recomendaciones derivadas de las visitas de inspección,
vigilancia y control realizadas por el ente rector de la política archivista
Archivo General de la Nación y realizar seguimiento a la implementación de
las mismas, mediante el Plan de Mejoramiento Archivístico en acciones y
actividades relacionadas con el presente protocolo.
 Los planes o proyectos reflejado en el Plan Institucional de Archivos – PINAR,
deben contener indicadores de cumplimiento de metas que apoyan el
presente numeral.
5.6 Articulación con instrumentos archivísticos

Para atender a los compromisos dictados mediante Resolución 31 de 2006 del

Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de Memoria Histórica, el
Ministerio cuenta con instrumentos fundamentales que dictan lineamientos sobre la
apropiada gestión documental y que deberá ser tenido en cuenta durante el proceso
de implementación, como lo son:

Instrumentos Técnicos Relación

Plan Institucional
Instrumento donde se debe registrar mediante un plan o
de Archivos -
proyecto la implementación del protocolo.
PINAR.

Instrumento que reúne las directrices y especifica actividades

Programa de que deben realizarse para organizar y administrar los
Gestión documentos, por esto se debe tener en cuenta fortalecer los
Documental - PGD lineamientos frente a los procesos de gestión documental
relacionados con el presente protocolo.

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 Los expedientes identificados dentro de las series, subseries y
asuntos que cumplan con las características de documentos
Tablas de de archivos de derechos humanos, memoria histórica y
Retención conflicto armado, que por efectos de las Tablas de Retención
Documental -TRD Documental tengan por disposición final eliminación y y/o
eliminación deberán ser objeto de revaloración y no podrán ser
eliminados

Los expedientes identificados dentro de las series, subseries y

asuntos que cumplan con las características de documentos
Tablas de de archivos de derechos humanos, memoria histórica y
Valoración conflicto armado, que por efectos de Tablas de Valoración
documental - TVD Documental tengan por disposición final eliminación y y/o
eliminación deberán ser objeto de revaloración y no podrán ser
eliminados.
Instrumento archivístico en el cual se registra el inventario de
los documentos que componen el fondo documental del
Ministerio. Mediante este instrumento se realizará la
búsqueda y se debe registrar los expedientes que cumpla los
Inventario
requisitos del protocolo.
documental - ID
Mediante este instrumento se realizará el reporte para el
registro de los archivos de derechos, humanos, memoria
histórica y conflicto armado.
Deberá ser actualizada con relación a los usuarios, niveles de
acceso y permisos sobre las series, subseries y agrupaciones
Tablas de Control documentales identificadas como archivos de derechos
de Acceso - TCA humanos, memoria histórica y conflicto armado, con el fin de
garantizar la confidencialidad, el acceso, modificación o
eliminación accidental o voluntaria de las mismas.
El Banco Terminológico deberá ser actualizado para garantizar
la inclusión de términos relacionados con graves violaciones a
Banco
los derechos humanos e infracciones al derecho internacional
Terminológico -
humanitario cuyo uso será obligatorio en la identificación y la
BT
descripción de los archivos identificados como archivos de
derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado.
Desarrollo e integración de los procesos y procedimientos
conforme a los lineamientos del sistema integrado de gestión
mediante los que documentara y normalizara el adecuada
Procesos y implementación de los criterios para la identificación de los
procedimientos archivos del presente documento y adoptar la medidas de
gestión documental y de archivos.

El índice de información clasificada y reservada será

Índice de actualizado con el fin de indicar expresamente los casos en
información que se presenten limitaciones de acceso asociadas con
clasificada y archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto
reservada - ICR armado.

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 Las agrupaciones documentales identificadas dentro de las
series, subseries y asuntos como archivos de derechos
Sistema Integrado humanos, memoria histórica y conflicto armado serán
de Conservación -
priorizadas en especial aquellas priorizadas mediante el
SIC
diagnostico, para la implementación de las acciones de
conservación y preservación, determinadas en el Sistema
Integrado de Conservación del Ministerio

Tabla 2. Tabla de relación de Instrumentos archivísticos con el Protocolo de Archivos de DH, MH y CA

Fuente: Ministerio de Minas y Energía

La presente tabla orienta la relación que tienen los instrumentos archivísticos y lo

lineamientos que orientan para llevar a buen término la implantación del protocolo,
así como las acciones que se tendrían que realizar para ajustar los mismos
garantizando procesos sistémicos y garantes de las normas de la función
archivística.

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