REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

COLEGIO UNIVERSITARIO DE
ADMINISTRACIÓN Y MERCADEO
CUAM

SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Autor: Jannys Diaz

C.I: 31.208.544
Tutor: Eneida Peña

San Felipe, Julio 2022

 ÍNDICE

pp.

INTRODUCCIÓN 3

CAPITULO I Sistemas de información 5

CAPITULO II Tipos de sistemas de información 10

CAPITULO III Relación existente entre los sistemas 17

de información y la organización.

CAPITULO IV Importancia de los sistemas de información 22

en las organizaciones.

CAPITULO V Ventajas de los sistemas de información. 27

CONCLUSIONES 32

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 34

ANEXOS 37

2
 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo escrito es en base a una investigación documental

según el Manual de Trabajo Especial de Grado de Especialización y Maestría
y Tesis Doctorales (ob. cit.), que consiste: “... en el estudio de un problema con
el objeto de ampliar y profundizar el conocimiento inherente a su naturaleza,
el cual está contenido en diversas fuentes documentales...” (p. 15) (Capítulo
I).

Es por esta razón que se indagaron en diferentes fuentes bibliográficas

y fuentes en la red que sustentan de manera objetiva los Sistema de
información, que es el tema general del presente trabajo. Este se estará
desarrollando en cinco capítulos que se refieren a los sistemas de información
y la implementación de este en las organizaciones.

El primer capítulo se centra en la descripción de los sistemas de

información, sus objetivos, elementos y los componentes con los cuales se
pueden aplicar los sistemas dentro de una organización.

El segundo capítulo está dedicado a la tipología de los sistemas de

información, los cuales varían según su grado de formalidad, automatización,
relación con la toma de decisiones, funcionalidad y grado de especialización.
En este capítulo también veremos clasificación más utilizada comúnmente, en
ella los sistemas de información se agrupan según su utilidad en los diferentes
niveles de la organización empresarial.

El tercer capítulo describe la relación existente entre los sistemas de

información y las organizaciones, donde se concluye en la información como
medio para enlazar estos sistemas, pues posee las cualidades necesarias
para llevar adelante una organización.

3
 El cuarto capítulo se centra en la descripción de la importancia de un
sistema de información dentro de una organización, donde la información
constituye la esencia de estos sistemas, pues este es el recurso de gran valor
para una excelente gestión en las empresas. Además, refiere a las tecnologías
de información como medio importante entre la organización.

El quinto capítulo está dedicado al desglose de cada una de las ventajas

de los sistemas de información, pues estos poseen una riqueza en recursos
para la organización que es de vital importancia conocer. Y finalmente concluir
mencionando los aspectos más importantes sobre la información, tecnologías
de información y sistemas de información en las organizaciones.

4
 CAPITULO I

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La definición de sistema de información que dan Andreu, Ricart y Valor

(1991).

«Es el conjunto formal de procesos que,

operando sobre una colección de datos
estructurada de acuerdo con las necesidades de
una empresa, recopila, elabora y distribuye la
información necesaria para la operación de dicha
empresa y para las actividades de dirección y
control correspondientes, apoyando, al menos en
parte, los procesos de toma de decisiones
necesarios para desempeñar las funciones de
negocio de la empresa de acuerdo con su
estrategia»

Cuando se habla de sistemas de información nos referimos a un

conjunto ordenado de mecanismos que tienen como fin la administración de
datos y de información, de manera que puedan ser recuperados y procesados
fácil y rápidamente.

Lo esencial de todo sistema de información es que mediante él se va a

proporcionar la información necesaria, en el momento oportuno y con la
estructura adecuada, a aquellos miembros de la empresa que la requieran,
bien sea para la toma de decisiones, para el control estratégico o para la
puesta en práctica de las decisiones adoptadas (Meguzzato y Renau, 1991).

5
 Los sistemas de información habilitan a la organización a resolver los
problemas y/o son parte de la solución de los mismos. Si bien los sistemas de
información inicialmente se consolidaron en la empresa para solucionar los
problemas administrativos y contables, el desarrollo de la tecnología se ha
insertado a todo nivel en la organización y constituye un servicio horizontal
integrado a la empresa.

Todos estos sistemas de información a su vez podrían analizarse según

las diferentes áreas de la empresa: ventas y mercadotecnia, manufactura y
producción, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Para cada una de
estas áreas existe un conjunto especifico de aplicaciones informáticas y
equipos, los cuales han de estar coordinados entre sí. Si ello no se realizara,
una empresa tendrá problemas de intercambio de datos entre las diferentes
áreas, aparecerá la existencia de redundancia de datos y la existencia de
ineficiencias e incrementos de costes de comunicación. Por ello resulta clave
la correcta planificación y desarrollo de los sistemas de información.

Por otro lado, todo sistema de información utiliza como materia prima
los datos, los cuales almacena, procesa y transforma para obtener como
resultado final información, la cual será suministrada a los diferentes usuarios
del sistema, existiendo además un proceso de retroalimentación o “feedback”,
en la cual se ha de valorar si la información obtenida se adecua a lo esperado.

Junto con los datos, los otros dos componentes básicos que constituyen
un sistema de información son los usuarios (personal directivo, empleados y
en general cualquier agente de la organización empresarial que utilice la
información en su puesto de trabajo) y los equipos (informáticos, software,
hardware y tecnologías de almacenamiento de la información y de las
telecomunicaciones).

Es conveniente recalcar que en muchas ocasiones existe bastante

confusión, pues al referirse a sistemas de información se piensa en un primer

6
momento tanto los ordenadores como en los programas informáticos. Una
empresa puede adquirir nuevos ordenadores, instalar nuevos productos de
telecomunicaciones, elaborar una página web, realizar comercio electrónico,
pero ello no implica que exista en su organización un sistema de información.
Un sistema de información es un concepto más amplio, pues establece cuáles
son las necesidades de información de la empresa, cómo las va a solucionar
y qué medios (tecnologías de información) va a emplear para el correcto
funcionamiento.

Todo sistema de información va a poseer unos objetivos principales, los

cuales se resumen a continuación:

 Apoyar los objetivos y estrategias de la empresa: El sistema de

información ha de suministrar a la organización toda la información
necesaria para su correcto funcionamiento. La información manejada
abarcará desde la actividad rutinaria de la empresa hasta aquella
necesaria para el proceso de planificación a largo plazo de la empresa.

 Proporcionar información para el control de la totalidad de

actividades de la empresa: Pudiendo comprobar el cumplimiento de
las metas establecidas por la organización. Los sistemas de información
abarcan a todos los departamentos de la empresa y a la gestión global
de la organización.

 Adaptar las necesidades de información a la evolución de la

empresa: Conforme la empresa va creciendo y desarrollándose,
surgen nuevas necesidades de información que han de ser satisfechas
por el sistema de información, evolucionando este último adecuándose
a las nuevas circunstancias del entorno.

7
  Interactuar con los diferentes agentes de la organización:
Permitiendo que estos empleen el sistema de información para
satisfacer sus necesidades de un modo rápido y eficaz. La interactividad
y flexibilidad de los sistemas de información constituyen un punto clave
en el éxito o fracaso.

Para la consecución de dichos objetivos, un buen sistema de

información ha de ser capaz recibir y procesar los datos del modo más eficaz
y sin errores, suministrar los datos en el momento preciso, evaluar la calidad
de los datos de entrada, eliminar la información poco útil evitando
redundancias, almacenar los datos de modo que estén disponibles cuando el
usuario lo crea conveniente, proporcionar seguridad evitando la perdida de
información o la intrusión de personal no autorizado o agentes externo a la
compañía y generar información de salida útil para los usuarios de sistemas
de información, ayudando en el proceso de toma de decisiones.

Elementos de un sistema de información.

Por lo general se considera que todos los Sistemas de información

contienen una diversidad de elementos clasificables en cinco grandes
categorías:

 Elementos financieros: Aquellos vinculados con el capital y con

los activos disponibles de la organización.
 Elementos tecnológicos: Aquellos que tienen que ver con la
maquinaria especializada y la capacidad de procesamiento
automatizado de la información.
 Elementos humanos: Básicamente, personal, tanto
especializado y directivo, como no especializado o común.
 Elementos materiales: Se refiere al emplazamiento del
sistema, a su soporte físico y ubicación.

8
  Elementos administrativos: Aquellos relacionados con los
procesos, la mecánica de conducción, los permisos, informes,
transacciones, etc.

Si bien los Sistemas de Información pueden diferir en la forma en que

se usan dentro de una organización, todos tienen los siguientes componentes:

 Hardware: Los sistemas utilizan hardware local como una

computadora o servicios de Nube para su ejecución.
 Software: Estos son los programas utilizados para
administración, procesamiento y análisis.
 Bases de datos: Los sistemas trabajan con recursos
organizados en tablas y archivos.
 Red: Se deben conectar diferentes recursos entre sí,
especialmente si muchas personas diferentes en una
organización usan el mismo sistema.
 Procedimientos: Describen cómo se procesan y analizan los
datos y recursos específicos para obtener las respuestas para
las que está diseñado el sistema (“lógica del negocio”).

9
 CAPITULO II

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Dada la complejidad de los procesos de tratamiento de la información y

los diferentes grados o niveles en los que, según los problemas, es posible
estructurar datos y procesos, se hace necesaria la existencia de distintas
categorías de si, capaces de abarcar la totalidad de la información que la
organización precisa.

A la hora de clasificar los Sistemas de Información, existe una gran

variedad de criterios. A continuación, podemos ver algunas de las principales
tipologías de sistemas de Información basado en Edwars, C., Ward J. y
Bytheway, A. (1998)

Grado de formalidad.

 Formales.
 Informales.

Automatización.

 Manuales.
 Informales.

Relación con la toma de decisiones.

 Estratégicos (alta dirección)

 Gerencial (nivel intermedio)
 Operativos (control operativo)

Funcionalidad

 Gestión comercial
 Gestión contable

10
  Gestión financiera
 Gestión de recursos humanos
 Gestión de la producción

Grado de especialización.

 Específicos
 Generales

Sin embargo, la clasificación más útil es la propuesta por K y J Laudon

(1996). En ella los sistemas de Información se agrupan según su utilidad en
los diferentes niveles de la organización empresarial. La organización consta
de 4 niveles básicos: un nivel operativo referido a las operaciones diarias de
la organización, un nivel del conocimiento que afecta a los empleados
encargados del manejo de la información (generalmente el departamento de
informática), un nivel administrativo (abarcaría a los gerentes intermedios de
la organización) y un nivel estratégico (la alta dirección de la empresa). Según
estos niveles, K y J Laudon establecen la siguiente clasificación de sistemas
de información:

a) Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO):

Sistemas informáticos encargados de la administración de aquellas

operaciones diarias de rutina necesarias en la gestión empresarial
(aplicaciones de nóminas, seguimiento de pedidos, auditoría, registro y datos
de empleados). Estos sistemas generan información que será utilizada por el
resto de sistemas de información de la compañía siendo empleados por el
personal de los niveles inferiores de la organización (Nivel Operativo)

b) Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC):

Aquellos sistemas de información encargados de apoyar a los agentes que

manejan información en la creación e integración de nuevos conocimientos

11
para la empresa (estaciones de trabajo para la administración); forman parte
del nivel de conocimiento

c) Sistemas de automatización en la oficina (SAO):

Según Andreu, R., Ricart J. y Valor, J. (1991) “Los Sistemas informáticos

empleados para incrementar la productividad de los empleados que manejan
la información en los niveles inferiores de la organización (procesador de
textos, agendas electrónicas, hojas de cálculo, correo electrónico...); se
encuentran encuadrados en el nivel de conocimiento al igual que los Sistemas
de Trabajo del Conocimiento “.

d) Sistemas de información para la administración (SIA):

Lapiedra,R, Devece C Y Guiral, J (2011) Lo definen como un “sistema

basado en ordenador que proporciona información a usuarios que tienen
necesidades similares“. El principal objetivo de los sistemas de información
administrativa es proporcionar a los directivos la información necesaria para
tomar decisiones y resolver problemas. Los sistemas de información
administrativa se apoyan en las bases de datos corporativas, que incluyen
datos que se van generando como consecuencia del procesamiento de
transacciones.

Sistemas de información a nivel administrativo empleados en el proceso de

planificación, control y toma de decisiones proporcionando informes sobre las
actividades ordinarias (control de inventarios, presupuestación anual, análisis
de las decisiones de inversión y financiación). Son empleados por la gerencia
y directivos de los niveles intermedios de la organización.

e) Sistemas para el soporte de decisiones (SSD):

En la empresa no todas las decisiones son de carácter recurrente, sino

que algunas se presentan muy pocas veces o incluso una sola vez. Los ssd

12
son instrumentos para abordar problemas de definición o estructuración
menos precisa, y de carácter más esporádico. Los sistemas de apoyo a la
decisión ayudan a los directivos que deben tomar decisiones no estructuradas.
Una decisión se considera no estructurada si no existen procedimientos claros
para tomarla y tampoco es posible identificar, con antelación, todos los
factores que deben considerarse en la decisión.

Hay que decir que todos los sistemas de información sirven de apoyo a
la toma de decisiones, aunque sea de forma indirecta. Estos sistemas facilitan
un diálogo con el usuario que está considerando soluciones alternativas a un
problema, y el sistema proporciona modelos construidos para la presentación
de la información y acceso a bases de datos.

Son un tipo de sistema de información cuyo principal objetivo es ayudar

al decisor durante el proceso de toma de decisiones. A diferencia de los
sistemas para el proceso de transacciones y de los sistemas de información
administrativa no son estructurados ni formalizados, puesto que generalmente
se utilizan para tratamientos ad hoc y, por tanto, se requiere que sean flexibles,
con capacidad de adaptación. Ayuda en apoyar la toma de decisiones en
aquellas situaciones en que se requiere el poder de procesamiento de datos
del ordenador, y el criterio o racionalidad del decisor.

e) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG):

Sistemas de información a nivel estratégico de la organización diseñados

para tomar decisiones estratégicas mediante el empleo de gráficos y
comunicaciones avanzadas. Son utilizados por la alta dirección de la
organización con el fin de elaborar la estrategia general de la empresa
(planificación de ventas para 4 años, plan de operaciones, planificación de la
mano de obra).

13
Todos estos sistemas de información a su vez podrían analizarse según las
diferentes áreas de la empresa: ventas y mercadotecnia, manufactura y
producción, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Para cada una de
estas áreas existe un conjunto especifico de aplicaciones informáticas y
equipos, los cuales han de estar coordinados entre sí. Si ello no se realizara,
una empresa tendrá problemas de intercambio de datos entre las diferentes
áreas, aparecerá la existencia de redundancia de datos y la existencia de
ineficiencias e incrementos de costes de comunicación. Por ello resulta clave
la correcta planificación y desarrollo de los sistemas de información tal como
veremos en los apartados posteriores.

Si bien hemos encontrado diferentes definiciones de un sistema de

soporte gerencial en lo que sí existe unanimidad es en sus características, las
cuales comentamos a continuación:

 Capacidad de acceso y gestión de la información

Deberá captar la información, tanto interna como externa, que sea de

relevancia para el ejecutivo, y por tanto, ha de ser capaz de acceder y
gestionar información de múltiples fuentes y formatos, y manejar información
estructurada y no estructurada, tanto cuantitativa como cualitativa. Un sistema
de soporte gerencial permite el acceso directo a la información sin necesidad
de intermediarios.

 Presentación de la información

La información ha de llegar en forma significativa y manejable al

usuario, lo que implica combinar datos de diferentes fuentes en un mismo
informe o pantalla, y capacidad de filtrar y comprimir un amplio rango de
información. Paralelamente a la capacidad de agregación, un eis deberá

14
permitir la posibilidad de profundizar, indagar y obtener información más
detallada sobre algún aspecto concreto si el directivo lo considera oportuno.

La presentación de la información se debe adaptar a las preferencias

personales del usuario, permitiéndole elegir, por ejemplo, la forma que utilizará
el sistema para llamar su atención en caso de que aparezcan desviaciones en
alguna variable.

 Orientación a los factores críticos de éxito (csf)

El Sistema de soporte gerencial deberá proporcionar información sobre

las variables clave del negocio, y deberá ser lo suficientemente flexible para
adaptarse a los posibles cambios que se produzcan en él, garantizando el
mantenimiento de la orientación del sistema hacia los factores críticos de éxito.
Por ello, se considera que debe ser diseñado para la evolución constante. La
correcta determinación de las necesidades de información de los usuarios es
un requisito imprescindible para que el sistema de soporte gerencial tenga la
adecuada orientación, y condiciona en gran medida su éxito o fracaso.

 Capacidad de comunicación y organización del tiempo

Un sistema de soporte gerencial también debe servir de apoyo a las

funciones de comunicación, a través del correo electrónico, y de organización
del trabajo del directivo por medio de agenda o calendario, que generalmente
proporciona el sistema.

 Facilidad de uso

Estos sistemas deben adecuarse al perfil de sus usuarios, es decir,

personas que, generalmente, no tienen formación en informática y que,
además, no disponen del tiempo para adquirirla. Ello significa que deben tener
una fácil utilización que permita acceso directo e intuitivo a sus prestaciones.

15
 Los sistemas de soporte gerencial son una de las armas más
prometedoras que la tecnología pone al servicio de la empresa. Permiten que
un ejecutivo, desde su propia mesa de despacho, pueda comprender y
analizar las fuerzas que actúan en su compañía y en el mercado.

Los ejecutivos pueden utilizar los sistemas de soporte gerencial de dos

formas: una, como acceso de lectura a la información sobre la situación actual
y sobre las tendencias previstas, y otra, como herramienta para la realización
de análisis personalizados

16
 CAPITULO III

Relación existente entre los Sistemas de Información y la

Organización.

Los sistemas de información y la organización poseen un lazo que los

une inevitablemente, la razón de ser, la razón de implementar estos sistemas
en las empresas, pues nos proporciona los datos necesarios para la toma de
decisiones y la realización de estrategias que ayudan a impulsar la eficiencia
de cada organización. Este factor es la información, que posee el poder para
enlazar estos dos sistemas y generar facilidad e innovación al mismo tiempo.

Según Lapiedra,R, Devece, C y Guiral, J. (2011) La información “es un

conjunto de datos transformados de forma que contribuye a reducir la
incertidumbre del futuro y, por tanto, ayuda la toma de decisiones’’. La
información representa los datos transformados de forma significativa para la
persona que los recibe, es decir, tiene un valor real o percibido para sus
decisiones y para sus acciones. Así pues, la información son datos que han
sido interpretados y comprendidos por el receptor del mensaje. La relación
entre los datos y la información es equivalente a la que existe entre la materia
prima y el producto acabado. Una información será significativa en cuanto que
sea útil como materia prima para una decisión determinada

La información es un bien económico que presenta unas características

únicas: ni se merma al ser consumida ni se pierde al ser transmitida. Dado que
la idea de escasez es el fundamento tradicional del valor económico, se puede
pensar que la información tiene poco valor, ya que es fácil de copiar y no
escasea. Pero esto no es siempre así, porque cierta información específica
puede no ser de utilidad para todas las organizaciones y, además, suele
implicar que se desarrolle un trabajo especializado para obtenerla, aplicando
procedimientos difíciles de copiar.

17
 La información, como concepto general, se considera hoy en día un
recurso que en muchas ocasiones es estratégico. De hecho, la información se
ha convertido en uno de los recursos más importantes con el que cuentan
muchas empresas. Es un recurso capaz de producir movimientos bursátiles,
originar reestructuraciones sectoriales e incluso variar las políticas de los
estados. Un recurso que ha hecho mermar la importancia de la mano de obra
y del capital como motor económico, sentando las bases de una nueva forma
de hacer negocios fundamentada en la aplicación masiva de las tecnologías
de la información en las empresas, instituciones de todo tipo y en la sociedad
en general, y cuyo símbolo más representativo es el fenómeno de Internet.

Para participar con éxito en este nuevo entorno, las empresas deben
hacer más que nunca un esfuerzo por aprender a valorar y a gestionar sus
recursos de información, de la misma manera que hace tiempo que
aprendieron a valorar y a gestionar sus recursos de mano de obra y capital.

A pesar de que todos los directivos necesitan información, no la

necesitan del mismo tipo. El tipo de información requerido dependerá de
diversos factores: nivel jerárquico, labor que se está realizando,
confidencialidad, urgencia, etc. De hecho, la utilidad de la información es
cuestionable, y puede suceder que algo que para una persona es información,
para otra sea un dato. Por ejemplo, si nos situamos dentro de una
organización, la transferencia de información de un nivel organizativo a otro
puede provocar un cambio de significado de dicha información, y así lo que
para un nivel jerárquico es información significativa, para otro se convierte en
un dato.

La buena información es la que proporciona valor. La experiencia

demuestra que la buena información debe reunir las siguientes cualidades:

 Relevancia: Esta es una cualidad decisiva. La información relevante

es aquella que aumenta el conocimiento y reduce la incertidumbre

18
 respecto al problema que se va a considerar. A menudo, los informes
y mensajes contienen partes irrelevantes que provocan dificultad y
causan frustración en su uso. Debemos destacar que muchas
decisiones empresariales erróneas son debidas a sobrecargas de
datos. La información correcta no se extrae de una acumulación
excesiva de datos, lo cual provoca más bien un sentimiento general de
incapacidad de resolución de un problema, sino que se basa en la
obtención de los datos relevantes.
 Exactitud: La información debe ser lo suficientemente exacta para el
directivo con respecto al propósito buscado. No hay ninguna
información que sea absolutamente exacta e incluso puede suceder
que un incremento en el coste de la información, persiguiendo una
mayor exactitud, no dé lugar a un incremento en el valor de la
información. El nivel de exactitud debe ser acorde con la importancia
de la decisión que se va a tomar y variará según el rango jerárquico
que ocupe en la organización la persona que deba ejecutar esta
decisión. El nivel de exactitud requerido en la información dependerá
del nivel jerárquico en que nos situemos.
 Completa: Lo ideal sería que toda la información requerida para tomar
una decisión estuviera disponible; sin embargo, esto no es posible en
la realidad. Una información será considerada completa si nos informa
sobre los puntos clave del problema que estamos estudiando.
 Confianza en la fuente: La confianza en la fuente se incrementa
cuando la fuente ha sido digna de crédito en el pasado. Especialmente,
cuando se trata de decisiones de tipo estratégico, los directivos
utilizarán informes de varias fuentes para incrementar la confianza en
el mensaje
 Comunicar con la persona correcta: En la empresa cada directivo
tiene asignada una esfera de actividad y responsabilidad concreta y
debe recibir información para realizar las tareas que tiene asignadas.

19
 Aunque, en ocasiones, en una organización esto no funciona tan bien
como debería, y es posible que la información no se proporcione al
nivel adecuado en la organización; así, puede suceder que un superior
no proporcione toda la información a la persona que la necesita,
mientras que en ocasiones un subordinado puede retener una
información en un intento por hacerse indispensable. Los
suministradores de la información deben conocer las necesidades de
información para hacerla llegar directamente donde es requerida.
 Puntualidad: La buena información es aquella que es comunicada en
el momento en que va a ser utilizada. En cierta medida, la necesidad
de rapidez en la obtención de la información puede estar en conflicto
con la exactitud de esta aunque los métodos modernos de
procesamiento de datos pueden producir información exacta muy
rápidamente. Información vital para la empresa puede convertirse en
papel mojado si existen retrasos en la obtención, en el procesamiento
o en la comunicación de dicha información.
 Detalle: La información debería contener la mínima cantidad de
detalles para una eficaz toma de decisiones. Cada carácter o dato
superfluo significa un esfuerzo añadido de almacenamiento, más
procesamiento, más dificultad de asimilación y probablemente peores
decisiones. El nivel de detalle debería variar con el nivel en la
organización: a más alto nivel en la organización mayor es el grado de
agregación y síntesis. En ocasiones, la información, sobre todo en los
niveles más bajos, tiene que ser con mucho detalle para que tenga
utilidad, aunque siempre se debe aplicar la regla general del menor
detalle posible para que sea coherente con un uso eficaz de la
información. Debido a la necesidad de ser conciso y dirigir la atención
hacia donde es requerida, a menudo se utilizan informes cuya finalidad
consiste en destacar aquellos ítems en los que su comportamiento
difiere significativamente del estándar fijado o presupuestado.

20
  Comprensión: La comprensión es lo que transforma datos en
información. Si la información no es entendida no puede ser utilizada
y, por tanto, no puede añadir valor.

Los sistemas de información y las organizaciones influyen entre sí.

Los gerentes crean sistemas de información para dar servicio a los intereses
de la empresa de negocios. Al mismo tiempo, la organización debe estar
consciente y abierta a las influencias de los sistemas de información, para
beneficiarse de las nuevas tecnologías.

Con todo lo mencionado anteriormente podemos notar como cada

cualidad que posee la información se convierte en el lazo que une a los
sistemas de información y la organización, puesto que sin ella es imposible
generar un enlace.

21
 CAPITULO IV

Importancia de los sistemas de información en las organizaciones.

Los sistemas de información están cambiando en la actualidad la forma

en que operan las organizaciones. Mediante su uso se obtienen grandes
mejoras, ya que automatizan los procesos operativos que se pueden llevar a
cabo en toda empresa, proporcionan información de apoyo al proceso de
tomas de decisiones y facilitan el logro de ventajas competitivas a través de su
implantación dentro de la organización. Los sistemas de información han
llegado para quedarse por su gran utilidad como herramienta complementaria
en diferentes áreas, ya sea en lo personal, empresarial (gestión de recursos
humanos, procesamiento de transacciones, gerencial o administrativas, toma
de decisiones) y comunicacional, entre otros.

Asimismo, los sistemas de información son desarrollados en las

empresas para ayudar en el desempeño de las tareas que se prevén realizar.
Así, podemos encontrar un sistema de registros médicos en un hospital, un
sistema de registros criminales en las comisarías, un sistema de pago de
nóminas en todas las empresas, sistemas de inventarios en los auto
mercados, sistemas de automatización de oficinas, sistemas de
automatización de bibliotecas, sistemas de automatización de la gestión
jurídica, entre otros.

Los sistemas de información cobran importancia en las organizaciones

desde su punto esencial, la información, que es el recurso básico de gran valor
para las empresas que la gestionan adecuadamente.

La información es interpretada y transformada en decisiones y

acciones. Las empresas están constantemente, por una parte, generando
información interna y captando información externa de sus clientes,
proveedores y socios comerciales (lo que ocurre de forma natural como

22
consecuencia de la realización de sus operaciones); y por otra, recabando
información externa de su entorno para superar o aprovechar que la realidad
económica se desarrolla en mercados de información imperfecta, asimétrica e
incompleta.

La implementación de sistemas de información en una compañía,

brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad
de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos una
verdad competitividad. Para ello, es necesario un sistema eficaz que ofrezca
múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera
frecuente y oportuna.

Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera

empresa competitiva insertada en el mercado actual, deberán analizar
detalladamente la implementación necesaria de sistemas de información
precisos.

Es importante destacar que toda empresa, sea cual sea su tamaño,

posee un sistema de información más o menos formalizado. Sin embargo, no
todas son conscientes de su existencia o de su importancia. Cualquiera que
sea la razón, la consecuencia para las empresas que se encuentran en esta
situación es la misma: no gestionan adecuadamente su sistema de
información. Para poder hacerlo, en primer lugar, deben ser conscientes de su
existencia, en segundo lugar, conocer cuáles son los objetivos básicos de todo
sistema de información.

Es necesario tener una comprensión básica de los sistemas de

información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso
es importante también, tener una cultura informática en nuestras
organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los
sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas
veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era

23
de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a
las amenazas del mercado y su incapacidad de competir.

Conceptualmente, los sistemas de información pueden existir sin el

soporte de la tecnología de la información. Sin embargo, la potencia de cálculo
y la capacidad de análisis de datos proporcionada por los ordenadores, y la
facilidad y rapidez en la distribución de la información proporcionada por las
redes de comunicación, hacen que estas tecnologías se hayan convertido en
muy poco tiempo en relevantes para la gestión empresarial, siendo una
realidad contrastable que su aplicación está cambiando drásticamente la forma
de competir de las empresas y lo que éstas demandan de sus profesionales.

Los sistemas de información se aplican para simplificar y automatizar

los procesos administrativos. Se usan las computadoras y los sistemas
informáticos para mejorar el proceso de contabilidad, elaborar nóminas y
facturación buscando sobre todo el ahorro de costes y tiempo en la realización
de dichas operaciones. Existe una carencia de formación por parte de los
empleados de la organización en dichos sistemas y no hay profesionales que
puedan resolver dichos problemas dentro de la compañía.

Las tecnologías de información junto con los sistemas de información

generan a las organizaciones un mayor alcance para el cumplimento de los
objetivos de la empresa de manera efectiva. Puesto que su labor proporciona
a la administración un mejor manejo de los datos que este provee y de esta
manera tomar decisiones coherentes, generar estrategias y gestionar los
recursos.

Como se ha mencionado anteriormente, las diferentes partes que

componen los sistemas de información son vitales para la relevancia y
supervivencia de una organización, pues a pesar de ser un sistema complejo
integrado por personas, máquinas y procesos claramente establecidos se

24
necesita aplicar sistemas de información para la mejor organización de datos
y una optimización en el proceso administrativo.

Un sistema de información adecuado además ofrece una importante y

notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de
uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren
alcanzar los objetivos planteados por la compañía. (Clavel, M. 2012)

Otra relevancia de los sistemas de información radica en que estos son

elementos necesarios para la organización en las empresas, cumpliendo
tareas como:

 Recolección de datos: se refiere al uso de una gran variedad

de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por un
analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales
pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la
observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.
 Procesar los datos: Los datos ingresados en la computadora
en la etapa anterior se procesan para su interpretación. El
procesamiento se puede realizar mediante técnicas de filtrado,
análisis e visualización de datos e incluso con algoritmos de
aprendizaje automático, aunque el proceso en sí puede variar
ligeramente dependiendo de la fuente de datos que se procesa
(base de datos, redes sociales, dispositivos conectados, etc.) y
su uso previsto (examen de patrones de publicidad, diagnóstico
de dispositivos conectados, determinar las necesidades del
cliente, etc.).
 Ordenar datos: Es fundamental llevar un cierto orden para no
malgastar tiempo buscando las cosas y sobre todo para
mantener un control de nuestro día a día. Tener las carpetas
desperdigadas por nuestro escritorio conviviendo a la vez con un

25
 montón de iconos hace prácticamente inviable llevar un orden y
aún más, encontrar las cosas con facilidad.
 Almacenar datos: Una vez que se procesan todos los datos, se
almacenan para su uso futuro. Si bien es posible que alguna
información se use de inmediato, gran parte de ella tendrá un propósito
más adelante. Además, los datos almacenados correctamente
son una necesidad para cumplir con la legislación de protección
de datos como GDPR. Cuando los datos se almacenan
correctamente, los miembros de la organización pueden acceder
a ellos rápida y fácilmente cuando sea necesario.

Por otra parte, es de vital importancia utilizar tecnologías de información

y comunicación adecuadas para el procesamiento y trasmisión de los datos
que se gestionarán en el sistema de información., con lo cual permite conocer
la información sobre mercados y competidores, estadísticas de proyectos,
proveedores y otras informaciones relevantes para la gestión organizacional y
la toma de decisiones.

26
 CAPITULO V

Ventajas de los sistemas de información.

Nuestro mundo es el mundo de la información. Multitud de libros,

revistas y periódicos se presentan todos los días a los posibles lectores. A
pesar de ello, la capacidad humana es limitada y solamente una pequeñísima
cantidad de toda esa información llega a su conocimiento. Las empresas no
escapan de esta realidad puesto que la información que accede a ellas es más
amplia; y esta se ha convertido en un elemento clave para la gestión, así como
para la supervivencia y crecimiento de una empresa.

Si bien es cierto que a mayoría de las acciones provienen de decisiones

y esta a su vez provienen de tener información, ya que esta aumenta la
posibilidad de toma de decisiones correctas, hasta llegar a niveles de certeza
donde no habría equívoco posible. Por lo tanto, es necesario capturar toda la
información posible para una mejor organización. Para esto es necesario
implementar sistemas de información que promuevan el desarrollo
administrativo de cada empresa.

Muchas empresas en la actualidad no han establecido estos sistemas

que les permite conocer el funcionamiento en tiempo real de las diferentes
partes y estar al tanto de que afecta la actividad interna de esta. Por lo
considerado anteriormente es de suma importancia no solo tener estos
sistemas, sino hacer un buen funcionamiento de estas; de no ser así la
empresa enfrentaría problemas administrativos, de gestión y en la
organización de la misma, lo que traería consigo consecuencias como la
pérdida de clientela, aumento de competencia, etc.

Conociendo ya lo que es un sistema de información y su importancia es

necesario de igual manera saber las ventajas que este ofrece a nuestra
organización y de esta manera determinar la necesidad de implementarlas

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inmediatamente. Con ventaja nos referimos a obtener una diferencia, en
general sobre otras organizaciones o sobre el estado actual de las cosas.

Desde el punto de vista del empresario las ventajas y beneficios de un

Sistemas de información son los factores que más importan y lo que va a
permitir tener una mejora favorable ante cualquier tipo de organización
competitiva.

Las dos ventajas más importantes son:

 Eficacia / efectividad:

La eficacia o efectividad responde a una pregunta: ¿Qué se logró?

Esta busca una alta productividad, un aumento de la misma y una

consecuente mejora de los servicios. La eficiencia, se relaciona con la manera
de cumplir el objetivo. Con la búsqueda de mayor eficiencia se busca hacer
más por menos, bajar costos, reducir las labores rutinarias y repetitivas

Los Sistemas de información que responden a este tipo de criterios son:

 Sistemas que permitan un ahorro de costos

 Sistemas que permitan una reducción de labores manuales
 Sistemas que permiten una reducción de espacio físico

 Aumento de ventajas competitivas:

Los Sistemas de información de este tipo responden a la pregunta:

¿Cómo lograr una posición, un servicio único y diferente, antes los
competidores que todavía no lo poseen?

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 En general se caracterizan por permitir o habilitar el crecimiento del
negocio y se usan para ganar una ventaja sobre nuestros competidores. Los
SI que responden a este tipo de criterios son:

 Sistemas de compra por Internet

 Servicios bancarios diferentes
 Sistemas de compra de pasajes aéreos

Ante este factor, las organizaciones competitivas reaccionan, con la

incorporación de la novedad a sus recursos, tratan de disminuir la ventaja
existente de la empresa que lidera este proceso. Es decir, en forma más fácil,
copian al líder. La líder gana mercado por el diferencial de tiempo ante la
competencia tardía.

Los beneficios de eficiencia y aumento de las ventajas competitivas no

se dan aislados, no son únicos. Un Sistema de Información produce una
combinación de estos beneficios, en la decisión de invertir en un buen Sistema.

Por otro lado, los sistemas de información proporcionan ventajas

secundarias como:

 Soporte general de la oficina:

Disponibilidad inmediata de la información; se facilitan las

comunicaciones entre niveles jerárquicos; reducción de las ausencias en los
puestos de trabajo motivadas por la necesidad de comunicación entre
personas distantes; flexibilidad en la ubicación del puesto de trabajo, etc.

 Normalización en la producción y distribución de documentos:

Eliminación de la duplicidad de archivos; seguridad en la limitación de

acceso a la información mediante la introducción de códigos de acceso;
gestión automática de bases de datos, textos y documentos, etc

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  Comunicación directa:

Disminución de la necesidad de reuniones; incremento de la eficiencia de

la información transmitida; mayores alternativas en cuanto a los medios de
comunicación a usar; posibilidad de acceder al trabajo (información) de otros;
mejora de las comunicaciones horizontales y verticales dentro de la empresa
y con el exterior, etc

 Acceso directo al soporte de proceso de datos:

Sin intermediarios, ni interferencias a los datos por parte de las personas

que tengan que tomar decisiones o que los necesiten para las actividades de
sus puestos de trabajo; facilidad para la actualización de las bases de datos,
etc.

 Simplifican la detección de problemas y oportunidades:

Por ejemplo, mediante el adecuado tratamiento estadístico de los datos

posibilitan la detección de posibles correlaciones ocultas entre variables.

 Permiten explorar un mayor número de alternativas y hacerlo

con más profundidad:

Por ejemplo, mediante la aplicación de herramientas de simulación es

posible evaluar las consecuencias de adoptar determinadas decisiones.

 Realizan presentaciones estructuradas de los resultados

obtenidos:

Por medio de gráficas, tablas, etc. Lo que mejora su análisis, acrecienta

la creatividad de las soluciones y facilita su comunicación.

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 Es un ingrediente importante para el desarrollo de productos y
servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja
estratégica en el mercado global.
 Es una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para
millones de hombres y mujeres.
 Proporciona una sociedad de información global.
 Facilita a gestión de empresas tanto pequeñas como grandes.
 Proporciona la información necesaria, en el momento oportuno y con
la estructura adecuada, a aquellos miembros de la empresa que la
requieran.
 Colabora en la consecución de los objetivos de la empresa, apoyando
la realización y coordinación de las tareas operativas.
 Mejora el proceso de contabilidad, elaborar nóminas y facturación
buscando sobre todo el ahorro de costes y tiempo en la realización de
dichas operaciones.

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 CONCLUSIONES

Los sistemas de información constituyen uno de los aspectos

estratégicos claves para el buen hacer de la empresa. Para ello es necesario
que la totalidad de la organización esté concienciada de su utilidad, tanto por
parte de la alta dirección, la cual ha de tenerlos en cuenta a la hora de realizar
el proceso de planificación estratégica de la empresa, como por parte de los
distintos usuarios de la empresa. Ha de existir una política de información y
motivación dentro de la empresa. Si esto se lleva a cabo, la empresa logrará
superar a sus competidores, podrá aumentar su poder de negociación e
incluso podrá evitar la entrada de nuevos competidores.

A la hora de establecer un sistema de información es necesario

conocer sus tipologías según los criterios, para aplicar el que sea más útil y a
través de ellas planificar, desarrollar e implantar estrategias. En otro orden de
ideas, la información cumple un papel fundamental, pues gracias a ella existe
una relación entre los sistemas de información y las organizaciones, de esta
manera gestionar de manera efectiva y tomar buenas decisiones para las
empresas.

La importancia de los sistemas de información radica en el hecho que

a través de ellos se facilita la organización y normalización de la información,
con lo cual permite conocer datos e informaciones relevantes para la gestión
organizacional y la toma de decisiones.

Los sistemas de información nos ofrecen una gran variedad de

ventajas, las cuales ayudaran a la organización. Al saber combinar este
conocimiento con la visión, la misión y los objetivos de la empresa tendremos
los elementos clave para el éxito en el comercio. Por ello toda empresa ha de
considerar los sistemas de información como un todo, un elemento más de su
política de negocio.

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 Así pues, para concluir dejo el comentario concluyente de Hopper,
vicepresidente de Sistemas de Información de American Airlines en los años
noventa, el cual sigue teniendo más vigencia que nunca: «Hoy en día es más
peligroso que nunca ignorar el poder de la tecnología de la información, pero
todavía es más peligroso creer que por ella misma, un sistema de información
puede proporcionar una ventaja competitiva sostenible a una empresa»

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 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

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http://www.AA82300/. {consulta, 2022, julio 2}

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 ANEXOS

Anexo 1.

Anexo 2.

Anexo 3 Anexo 4

37
Anexo 4

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