MANUAL DE FUNCIONES Y PERFÍL DE CARGO

ENCARGADO ADMINISTRATIVO Y RECURSOS HUMANOS

Nombre del Cargo: Encargado Administrativo y de Recursos Humanos

Dependencia: Gerente General

Dependientes: Servicio terciarizado de Seguridad
Área: Administración

1. OBJETIVO DEL PUESTO:

Administrar los recursos del Club, con eficiencia, eficacia y economicidad, en
base a las funciones y responsabilidades de manera oficial por Gerencia
General, de acuerdo a la normativa vigente. Efectuar la administración de
personal y verificar el cumplimiento de contratos tanto del personal de planta.
Llevar a cabo todas las acciones necesarias para garantizar el pago correcto
y oportuno de los sueldos del personal y prestaciones del personal eventual,
así como de las cuotas y retenciones, conforme a las disposiciones legales
vigentes.
Generar y mantener un ambiente propicio de relación laboral de coordinación
constante y sostenida con todo el personal con los cuales se relaciona de
forma directa e indirecta.

2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

• Gestionar todas acciones necesarias para el cumplimiento de las obligaciones

Patronales y Laborales, ante el Ministerio de Trabajo.
• Elaborar planillas de sueldos y planillas de pago de aportes y cargas sociales.
• Elaborar planillas de previsión para indemnizaciones y aguinaldos.
• Realizar las liquidaciones de pago de cualquier remuneración al personal, de
acuerdo con su categoría, determinando la emisión o suspensión de pago, su
distribución la aplicación o suspensión de descuentos de conformidad con las
disposiciones legales aplicables.
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• Efectuar la preparación de Comunicaciones Internas u Memorándum que se

remite al Personal, manteniendo orden en la numeración y archivo de dicha
documentación a solicitud.
• Realizar la entrega de Memorándums al personal.
• Entrega de boletas de sueldo al personal
• Realizar pago de personal que cubra vacaciones (Administración y
Recepciones)
• Realizar las solicitudes de pago de asesores comerciales
• Mantener buenas relaciones con el resto del personal con conductas basadas
en la moralidad, disciplina y respeto.
• Mostrar las instalaciones y las diferentes áreas del Club a personal recién
incorporado, presentándolo a los diferentes trabajadores.
Gestionar el pago y entrega de subsidios y refrigerio a todo el personal del
Club.
• Registrar altas y bajas de personal, así como modificaciones de salario.
• Velar que el club cuente con el personal necesario para llevar a cabo sus
operaciones y servicios de manera eficiente.
• Velar por el cumplimiento a la normativa vigente, respecto de remuneraciones,
beneficios económicos, sociales y prevención de riesgos.
• Realizar la contratación de personal de nuevo ingreso contando con la
respectiva autorización.
• Elaborar manual de funciones para todo el personal que no cuente con el
mismo, actualizar manual de funciones del personal que así lo requiera.
• Elaborar contratos laborales y establecer el cumplimiento a las cláusulas
contenidas en los mismos.
• Control de asistencia de todo el personal de la Institución en horarios
correspondientes de acuerdo con contrato.
• Reportar al Gerente General vía Gerencia Administrativa Financiera la
comisión de faltas por parte del personal permanente.
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• Realizar todos los trámites pertinentes y en forma oportuna ante el Ministerio

de Trabajo, AFPs, Caja Nacional de Salud, Sedes y cualquier otra institución
bajo la cual la Institución deba cumplir obligaciones dentro del marco laboral y
social conforme la legislación nacional vigente.
• Ejecutar las diferentes actividades de gestión que se implementen en la
empresa como ser Evaluaciones de Desempeño, Clima y Cultura
Organización y otros.
• Realizar un cronograma de motivación, capacitación y evaluación del
desempeño del personal del CHLS.
• Organizar agasajo de fin de año para todo el personal.
• Organizar toda festividad para empleados dentro del club.
• Verificar, asignar, codificar y registrar oportunamente todos los activos fijos del
Club en el sistema computarizado, procediendo a su identificación,
codificación, disposición, destino y ubicación, actualizando periódicamente los
inventarios para vigilar su mantenimiento y control.
• Participar en la recepción de activos adquiridos por el Club, verificando sus
características, cantidad y calidad respecto a las solicitadas y activarlos
cuando no se encuentren observaciones realizando el registro de ingresos,
emitiendo informes de recepción.
• Requerir la compra de activos fijos cuando sea necesario, de manera oportuna
en condiciones favorables al Club tanto económicas como de utilidad.
• Coordinar las acciones de transferencia, traslado y disposición de activos fijos
con las diferentes reparticiones del Club, previa aprobación de Gerencia
General.
• Elaborar informes detallados sobre la baja de activos fijos del Club,
recomendando en su caso la necesidad de transferencia de los mismos,
ejecutando acciones de resguardo y custodia de los mismos, así como
realizando el seguimiento y tramitación pertinente que garantice su venta
cuando así corresponda.
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• Realizar control semanal de las instalaciones del Club, notificando cualquier

desperfecto encontrado al Encargado de Mantenimiento, para que se ejecuten
acciones adecuadas de mantenimiento preventivo y correctivo de los activos
fijos muebles e inmuebles en uso, llevando un control sobre los distintos
trabajos de mantenimiento o cambio de repuestos de todos los equipos y
vehículos de la institución, a fin de contar con información permanente sobre
el estado y mantenimiento de los activos fijos del Club.
• Entregar activos adquiridos, a los funcionarios responsables de
correspondientes Unidades Solicitantes correspondientes para su verificación
y activación.
• Clasificar los bienes, según su uso o destino final, facilitando de esta manera
el movimiento y ubicación de los mismos.
• Realizar la salvaguarda de los bienes del Club aplicando medidas de
conservación y protección de los activos fijos, llevando un control físico de los
activos mediante la emisión y asignación de códigos a través del sistema.
• Controlar el uso y estado de los bienes otorgados a los concesionarios y
comodatarios del Club, exigiendo en su caso, se practiquen las reparaciones
y mantenimientos pertinentes a efecto de garantizar su utilidad.
• Velar por el óptimo funcionamiento del servicio brindado por la empresa de
seguridad terciarizada encargada del control de ingreso en el Club (caseta)
• Verificar que las puertas de ingreso y las ventanas del depósito de activos fijos
cuenten con los accesorios, dispositivos y otras medidas de seguridad que
garanticen y precautelen la conservación y protección de los bienes
almacenados, sean chapas, candados, mallas de protección para ventanas,
etc.
• Realizar informes mensuales con novedades acerca de activos a su cargo
• Notificar cualquier irregularidad respecto del personal eventual al Encargado
de Recursos Humanos.
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• Brindar los ambientes apropiados para el desarrollo de funciones al personal

administrativo y operativo, realizando la entrega de activos fijos al personal del
Club con la documentación correspondiente.
• Presentar informes a Gerencia General sobre el vencimiento de contratos de
servicios relacionados a activos fijos y personal eventual del área hipica
• Coordinar y tramitar la regularización del Derecho Propietario de los Bienes
Sujetos a Registro del Club ante las diferentes instituciones públicas y
privadas.
• Realizar todo tipo de trámites administrativos ante instituciones públicas y
privadas
• Coordinar, cotizar, adquirir y realizar la entrega de ropa de trabajo para el
personal en general, verificando las facturas con las órdenes de compra
correspondientes.
• Tramitar la adquisición y activación de Pólizas de Seguros Personales y de los
Bienes del Club en previsión de cualquier contingencia a presentarse,
coordinando con aseguradora la atención de siniestros de activos del club y la
atención medica de las personas ante cualquier incidente suscitado en
instalaciones del Club.
• Verificar que las vías de tránsito y los accesos a las puertas de salida del Club
se encuentren siempre despejados.
• Revisar el cálculo de las comisiones a cancelarse a los Asesores Comerciales
para su posterior aprobación por Gerencia General.
• Coordinar y realizar procesos de reclutamiento de personal eventual, en
coordinación con el Encargado de Recursos Humanos del área hipica
• Vigilar el cumplimiento de los Estatutos, Reglamento y demás normativa del
Club Hípico Los Sargentos, por parte de los socios, usuarios y funcionarios del
Club.
• Organizar y llevar adelante las reuniones informativas con todo el personal en
coordinación con el Encargado de Recursos Humanos.
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• Apoyar en la organización de agasajos y eventos que ser realicen para todo el

personal.
• Realizar otras actividades inherentes al cargo solicitadas por Gerencia
General.

2.1. FUNCIONES GENERALES

• Mantener en reserva el contenido de la información en general, bajo

pena de rescisión de contrato.
• Conocer la misión y visión del club
• Cumplir con las normas, disposiciones y procedimientos del Club.
• Elaborar el presupuesto anual de sus dependencias.
• Respetar el conducto regular en toda comunicación interna y/o externa
tanto verbal como escrita. Vale recalcar que cualquier carta escrita debe
contar con el Vo.Bo. de Gerencia General.
• Mantener el correspondiente orden de sus archivos.
• Participar operativamente en los eventos propios del Club.
• Informar oportunamente cualquier y toda irregularidad observada en el
Club en general.
• Elevar informes y reportes periódicos de sus actividades a requerimiento
de las instancias pertinentes con el Vo.Bo. de Gerencia General.
• Ejecutar el presupuesto programado para la gestión, cumpliendo las
metas establecidas.
• Realizar un trabajo optimo y eficaz en todo momento
• Cumplir con otras funciones inherentes a su cargo, y las que le sean
asignadas por Gerencia General.
• Velar por el correcto uso y custodia de los activos que sean asignados.

3. ALCANCE (AUTORIDAD)
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• Verificación, asignación, codificación y registro oportunamente de todos los

activos fijos del Club.
• Organización de las reuniones informativas con todo el personal.
• Realización de informes mensuales de todos los activos.
• Solicitar llamadas de atención al personal que no realice el respectivo cuidado
con los activos entregados.
• Coordinar con Gerencia General y/o Recursos Humanos Planificación de
capacitación del personal en función a recursos asignados.

4. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

4.1 EDUCACIÓN
• Licenciatura en Administración de Empresas, Contador Público, ramas
afines.

4.2 FORMACIÓN
• Conocimiento en codificación de activos fijos
• Conocimientos en inventarios
• Conocimiento en pólizas de seguro
• Manejo de Excel nivel medio

4.3 EXPERIENCIA
• Experiencia de 2 años en cargos similares

4.4 HABILIDADES
• Manejo de Relaciones
• Trabajo en Equipo
• Responsabilidad
• Orden
• Proactividad
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• Orientación a resultados
• Buena redacción de informes y reportes.

5. RELACIONES
5.1 RELACIONES INTERNAS
4.1.1. DIRECTAS
• Gerencia administrativa financiera
• Gerencia General
• Personal administrativo
• Personal Operativo
4.1.2 INDIRECTA
• Directorio

5.2 RELACIONES EXTERNAS

• Socio
• Proveedores

6. EN CASO DE AUSENCIA
5.1. POSIBLE REMPLAZANTE
• Encargado de Contabilidad
5.2. PODRÁ REMPLAZAR
• Encargado de Encargado de Contabilidad
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Fecha: Fecha: Fecha:

Firma: Firma: Firma:

Nota: El presente Manual de Funciones y Perfil de Cargo es enunciativo y no

limitativo.