Ensayo Normatividad y Gestión Documental

NORMATIVIDAD Y GESTIÓN DOCUMENTAL
(LEY 594 DEL 2000, ACUERDO 042 DEL 2002
Y ACUERDO 060 DEL 2001)
KAREN MILENA DURAN PEDROZO
INSTRUCTOR: JAIR ALBERTO GUTIÉRREZ
TECNOLOGÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (2171523)
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
VALLEDUPAR
2021
NORMATIVIDAD Y GESTIÓN DOCUMENTAL 2
NORMATIVIDAD Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Es de relevancia para cualquier empresa el cuidado y conservación de los
documentos y/o archivos que se manejen dentro de la misma, manteniendo una
clasificación u orden.
Así lo dicta la ley 594 del 2000 donde es de vital importancia el cuidado,
evitando así la perdida y deterioro de la información que pueda contener los
documentos. Junto con el acuerdo 042 de 2002 se establece la organización de los
archivos de gestión en diferentes entidades, no dejando de lado las pautas para la
administración de los mismos dentro de las entidades tanto públicas como privadas así
como lo expone el acuerdo 060 del 2001.
Teniendo en cuenta lo anterior, ¿Por qué es importante la conservación y la
gestión archivística?, por tanto el propósito del presente trabajo es exponer de una
manera integral la ley y los dos acuerdos que relaciona las facultades legales que
integran las tres.
Dentro de la ley 594 se establece las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación, es
decir, tomando espacio para desarrollar cada etapa que tiene esta ley , brindando el
cuidado que necesite el archivo y así disponer de una documentación organizada de tal
manera que la información empresarial sea recuperable para el uso de la administración
en servicio a quien lo pueda necesitar y de igual manera como fuente de historia para los
ciudadanos.
Brindando así la seguridad y el control de los documentos en sus diferentes fases
de su ciclo vital, salvaguardando la calidad de los soportes ya sean originales o copias
brindando la durabilidad y calidad, cumpliendo con la preservación y conservación de
los mismos.
En un punto de vista se hace importante el cuidado de los archivos dentro de las
organizaciones para tomar decisiones basadas en antecedentes volviéndose así
imprescindibles, conformando archivos importante para la administración y para la
parte de la cultura.
Cabe resaltar el acuerdo 042 del 2002 que las decisiones administrativas se
toman con base a los archivos, es decir, que son una herramienta indispensable para la
gestión documental en las áreas: económicas, políticas, de justicia y cultura del Estado.
La conformación, prevención, organización y el control de los archivos tienen en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivística, esto con el fin que cada empresa tenga una persona
designada para la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión
de su dependencia.
Dado esto en el acuerdo 060 del 2001 expone que se deben establecer conforme
con la unidad de correspondencia y su estructura para que se desarrolle una gestión de
manera centralizada en los servicios de recepción, radicación y distribución de las
comunicaciones, teniendo presente que esto será de base para futuros procedimientos
que ayuden a contribuir con el desarrollo del sistema de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos
de gestión.
Para concluir, la ley y dos acuerdos expuestos a lo lardo de este trabajo son de
suma importancia dentro de las organizaciones por diferentes razón y una de ellas es
para cumplir con las leyes que lo regulan, pero también por el bien integral de cada
empresa desde la parte jurídica y con el aspecto cultural de las instituciones.
Teniendo como resultado el objetivo establecer las reglas y principios generales
que regulan la función archivística del Estado, dando cumplimiento a los criterios que
deben seguir para la organización de los archivos de gestión, mostradas en las entidades
del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial, de
servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
Siguiendo los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de
correspondencia de las entidades públicas y las privadas que puedan cumplir con los
programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución,
seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

REFERENCIAS
Archivo General de la Nación Colombia [AGN]. Ley 594 del 2000. 14 de Julio del 2000
(Colombia).
Archivo General de la Nación Colombia [AGN]. Acuerdo 042 de 2002. 31 de Octubre del
2002 (Colombia).
Archivo General de la Nación Colombia [AGN]. Acuerdo 060 de 2001. 30 de Octubre del
2001 (Colombia).

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(LEY 594 DEL 2000, ACUERDO 042 DEL 2002

Y ACUERDO 060 DEL 2001)

KAREN MILENA DURAN PEDROZO

INSTRUCTOR: JAIR ALBERTO GUTIÉRREZ

TECNOLOGÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (2171523)

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NORMATIVIDAD Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Es de relevancia para cualquier empresa el cuidado y conservación de los

documentos y/o archivos que se manejen dentro de la misma, manteniendo una

evitando así la perdida y deterioro de la información que pueda contener los

documentos. Junto con el acuerdo 042 de 2002 se establece la organización de los

archivos de gestión en diferentes entidades, no dejando de lado las pautas para la

como lo expone el acuerdo 060 del 2001.

Teniendo en cuenta lo anterior, ¿Por qué es importante la conservación y la

integran las tres.

manera que la información empresarial sea recuperable para el uso de la administración

Brindando así la seguridad y el control de los documentos en sus diferentes fases

de su ciclo vital, salvaguardando la calidad de los soportes ya sean originales o copias

brindando la durabilidad y calidad, cumpliendo con la preservación y conservación de

En un punto de vista se hace importante el cuidado de los archivos dentro de las

organizaciones para tomar decisiones basadas en antecedentes volviéndose así

imprescindibles, conformando archivos importante para la administración y para la

La conformación, prevención, organización y el control de los archivos tienen en cuenta

los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la

designada para la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión

con la unidad de correspondencia y su estructura para que se desarrolle una gestión de

manera centralizada en los servicios de recepción, radicación y distribución de las

programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos

empresa desde la parte jurídica y con el aspecto cultural de las instituciones.

Teniendo como resultado el objetivo establecer las reglas y principios generales

del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial, de

servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Siguiendo los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de

programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución,

seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

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