Archivos Ley y Directrices.

A continuación de describen algunos puntos clave para el manejo de los archivos y de la
información , teniendo como base la normatividad nacional tener en cuenta que la gran mayoría
de estas normas aplican para entidades publicas, pero que son directrices que podemos adoptar a
nivel corporativo en ESB
La Constitución Política de 1999

• Derecho que tienen todas las personas de acceder a los documentos públicos.
• Registros-documentos se deben protección, conservación, rehabilitación y divulgación.
• Responsabilidades: reunir, organizar, incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir el
patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental de la nación, sostenido en los
diferentes soportes de información.
Política Nacional de Archivos

• Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos,
• Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el
uso adecuado del patrimonio documental .
• Promover la organización y fortalecimiento de los archivos.
La Ley 594 de 2000

• Define prohibiciones para trasladar los documentos
• Además, insta a la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total que
comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos
Ley 1185 de 2008

• La documentación, información documentadas o archivos son un Patrimonio
Ley 397 de 1997

• La documentación de las manifestaciones declaradas BIC en cualquiera de sus soportes
(textual, fotográfico, sonoro, audiovisual, etc.)
Ley 527 de 1999

• Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y
de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al
mensaje de datos la calidad de prueba
Ley 872 de 2003

• Decreto reglamentario 4110 de 2004 y 4297 de 2007: obligan a las entidades públicas a
implementar sistemas de gestión de la calidad e involucran un proceso de gestión
documental. Conforme a la Ley 87 de 1993
• Decreto reglamentario 1537 de 2001, las entidades públicas deben implementar sistemas
de control interno por procesos y el componente información a la gestión documental.
Decreto 2126 de 2012

• Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación y se
determinan las funciones de sus dependencias.

• Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional
de Archivos

• “por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58
y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado”.
Decreto 106 de 2015
• “por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección,
vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de
carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones”.
Acuerdo 002 de 2014

expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación por medio del cual se
establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de
los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”.
Concepto 5482 de 2012,

Desarrollar programas de gestión documental, tablas de retención documental, inventarios
documentales, cuadros de clasificación documental;
NTC ISO 15489 sobre Gestión de Archivos Electrónicos
• 6.3. Responsabilidades
• Los profesionales de la gestión de documentos de archivo son responsables de
todos los aspectos relacionados con ésta
• Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicación de las políticas de gestión
de documentos de archivo en el seno de la organización.
• Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentación sea precisa y legible y que esté a disposición del personal siempre
que se necesite.
• Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo
precisos y completos sobre sus actividades.
• 8.3.3. Soporte físico de almacenamiento y protección Durante el diseño del sistema

de gestión de documentos de archivo se debería tener presente la necesidad de
contar con soportes de almacenamiento, elementos para la protección física,
procedimientos de manipulación y sistemas de almacenamiento apropiados. Conocer
los plazos de conservación de los documentos de archivo influirá en las decisiones a
tomar sobre los soportes de almacenamiento. El sistema de gestión de documentos
de archivo debería anticiparse a posibles catástrofes para garantizar que los riesgos
identificados puedan minimizarse. La integridad de los documentos de archivo
debería ser preservada de forma demostrable durante y después de la recuperación
de un siniestro.
Norma Colombiana NTC ISO/IEC 27001 sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad de la

Información.
• Con respecto a la gestión de la información digital, también contamos con esta norma. La
cual establece un conjunto de requisitos para un sistema de gestión de la seguridad de la
información (SGSI),
Circular 0001 del 31 de marzo de 2020

• Esta circular establece la nueva política de gestión documental para las entidades públicas
en Colombia. Reemplaza la norma anterior, la Circular 010 del 15 de noviembre de 2013.
Los principales cambios son:
• El uso de documentos electrónicos es obligatorio. Los documentos en papel sólo deben

utilizarse como último recurso.
• Todas las entidades públicas deben tener un sistema de gestión de documentos
electrónicos (EDMS).
• Los documentos deben clasificarse según su nivel de importancia y sensibilidad.
• Para el trámite y radicación de documentos, la entidad deberá disponer de correos y

medios electrónicos oficiales, adicionalmente podrá habilitar, formularios electrónicos en el
portal web, sedes electrónicas, líneas de atención y/o canales de comunicación digital.
Estos mecanismos tecnológicos deberán asignar un número consecutivo único de
radicación, a las comunicaciones oficiales recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envío.
Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015

•Ahora se permite la firma electrónica.
•Los documentos deben ser almacenados en un lugar seguro.
Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015

•Los documentos deben ser registrados y archivados según su nivel de importancia y
sensibilidad.
•Ya no se requieren archivadores.
Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos

•Las entidades públicas deben conservar sus archivos durante un mínimo de 25 años se
establece un registro nacional de archivos.
•Seguir las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
•Uso de Programas de gestión documental.
•Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total,
comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
•Inventario documental para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.
•Visitas de inspección.
•Prevención y sanción
•Archivo privado
•Prohibiciones
•Cláusula contractual. incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la
obligación de aquéllas entidades u otras empresas de entregar copias de los archivos
producidos en desarrollo de dichos proyectos organizacionales.
•Métricas de Conservación de documentos.
ACUERDO 008 DE 2014

• Establecen las especificaciones técnicas de los lugares de archivo.
ISO 30301 DE 2011 sistema de gestión para los documentos o documental
• La alta dirección debe asignar y mantener los recursos que necesita el sistema de gestión
documental.
• La organización debe determinar la capacitación necesaria para el desempeño de los
procesos y aplicación de gestión documental de las personas que trabajan en ella.
• La organización debe determinar un Programa de formación continua en creación y control
de documentos.
• La organización debe determinar Políticas y procedimiento para las comunicaciones
internas del SGD.
• Entre otras dispociones...

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A continuación de describen algunos puntos clave para el manejo de los archivos y de la

La Constitución Política de 1999

Política Nacional de Archivos

La Ley 594 de 2000

Ley 1185 de 2008

Ley 397 de 1997

Ley 527 de 1999

Ley 872 de 2003

Decreto 2126 de 2012

Decreto 2578 de 2012

Decreto 2609 de 2012

Acuerdo 002 de 2014

Concepto 5482 de 2012,

NTC ISO 15489 sobre Gestión de Archivos Electrónicos

• 8.3.3. Soporte físico de almacenamiento y protección Durante el diseño del sistema

Norma Colombiana NTC ISO/IEC 27001 sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad de la

Circular 0001 del 31 de marzo de 2020

• El uso de documentos electrónicos es obligatorio. Los documentos en papel sólo deben

• Para el trámite y radicación de documentos, la entidad deberá disponer de correos y

Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015

Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015

Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos

ACUERDO 008 DE 2014

ISO 30301 DE 2011 sistema de gestión para los documentos o documental

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