Compras (COP) : I. Objetivo

Compras (COP)
I. Objetivo.
Establecer un proceso eficiente y estandarizado para la adquisición de materiales
y suministros necesarios para la fabricación de carteras, asegurando la calidad,
costo y entrega oportuna de los insumos.
II. Alcance.
Este procedimiento se aplica al departamento de compras y abarca desde la
solicitud de materiales hasta la recepción y almacenamiento de estos. Incluye la
interacción con proveedores y la gestión de inventarios.
III. Referencia.
Este procedimiento se basa en las políticas de compras de la empresa, normas de
calidad aplicables y lineamientos internos para la selección y evaluación de
proveedores.
IV. Responsable:
El responsable de compras es la persona encargada de ejecutar este
procedimiento, incluyendo la coordinación con los departamentos de producción y
almacén.
V. Descripción de actividades.
Identificación de necesidades de compra.
Objetivo: Detectar y documentar los requerimientos de materiales, suministros o
servicios de los distintos departamentos de la empresa. Esto es esencial para
asegurar la continuidad de las operaciones y la producción de las carteras.
El proceso comienza con la detección de necesidades por parte de los
departamentos como producción, mantenimiento o almacén. Estas áreas evalúan
sus niveles de inventario y recursos disponibles, identificando cualquier carencia o
requerimiento. Las necesidades pueden surgir por la disminución de inventarios,
requerimientos de mantenimiento, o por necesidades específicas para nuevos
proyectos o productos.
Una vez identificada la necesidad, el departamento debe llenar una solicitud de
compra (“COM-PR-03”). Este documento debe contener la descripción detallada
del material o servicio requerido, la cantidad necesaria, especificaciones técnicas,
el motivo de la solicitud y el plazo máximo de entrega. La solicitud debe ser
aprobada por el jefe del departamento o el gerente del área, según el nivel de
autorización requerido.
La instrucción de operación para esta etapa implica varios pasos: primero, revisar
los niveles de inventario o evaluar la necesidad específica del área. Luego,
completar el formato de Solicitud de Compra con toda la información necesaria
para una correcta identificación del material o servicio. Después, enviar la solicitud
al Departamento de Compras para su revisión y procesamiento. Finalmente, se
debe registrar la solicitud en el sistema interno de control para seguimiento y
referencia futura.
Solicitud y evaluación de cotizaciones.
Objetivo: Obtener y comparar ofertas de diferentes proveedores para asegurar la
adquisición de materiales o servicios en las mejores condiciones posibles en
términos de costo, calidad y tiempos de entrega.
Primero, el responsable de compras toma la Solicitud de Compra (“COM-PR-03”)
aprobada y solicita cotizaciones a varios proveedores registrados. Se utiliza en el
procedimiento para cotización (“COM-PR-04”) para enviar a los proveedores,
especificando todos los detalles necesarios como la descripción del material,
cantidad, especificaciones técnicas y condiciones requeridas. Esta evaluación
considera factores como el precio, la calidad de los productos o servicios, la
capacidad de entrega y otras condiciones importantes.
Finalmente, se seleccionan las mejores opciones basadas en la evaluación, y
estas se preparan para la etapa de selección y aprobación del proveedor. Este
proceso asegura que se elijan los proveedores que mejor cumplan con los
requisitos de la empresa y sus estándares de calidad.
Selección y aprobación del proveedor.
Objetivo: Elegir al proveedor que ofrezca la mejor propuesta en términos de costo,
calidad y condiciones de entrega, y obtener la aprobación formal para proceder
con la adquisición de los materiales o servicios necesarios.
En esta etapa, el responsable de compras comienza revisando las cotizaciones
evaluadas previamente para identificar las opciones más adecuadas. Luego, se
realiza una evaluación detallada de los proveedores seleccionados, que puede
incluir la verificación de referencias, revisión del historial de desempeño y
confirmación de su capacidad para cumplir con los requisitos. Una vez completada
la evaluación, se elige el proveedor que mejor cumple con los criterios
establecidos. Esta selección debe estar claramente justificada y es necesario
obtener la aprobación formal del jefe del Departamento o del Gerente, según las
políticas de la empresa. Después de la aprobación, se comunica al proveedor
seleccionado sobre la decisión y se formaliza el acuerdo para la adquisición.
Los documentos utilizados en esta etapa incluyen el Informe de Selección de
Proveedor (“COM-IF-03”), que detalla la evaluación y justificación de la elección
del proveedor, y el Formato de Aprobación de Compra (“COM-FO-03”), que se
utiliza para obtener la aprobación formal de la compra.
Generación y emisión de la orden de compra.
Objetivo: Formalizar la adquisición de materiales o servicios mediante la creación
y envío de una orden al proveedor.
Primero, el responsable de compras elabora la Orden de Compra (“COM-FO-01”),
que incluye detalles como descripción del producto, cantidades, precios,
condiciones de pago y plazos de entrega. Luego, la orden se revisa internamente
y se aprueba, si es necesario. Finalmente, se envía al proveedor, quien debe
confirmar su recepción y aceptación mediante la confirmación de recepción.
Recepción y verificación de los materiales/servicios.
Objetivo: Asegura que los materiales o servicios entregados cumplan con los
requisitos de la orden de compra.
En esta etapa, el área de almacén o el departamento correspondiente recibe los
artículos entregados por el proveedor. Se verifica que coincidan con la Orden de
Compra (“COM-FO-01”) en términos de descripción, cantidad y especificaciones, a
través de una inspección física y la comprobación de documentos de entrega. Se
completa un Registro de Recepción de Materiales (“COM-PR-05”) para
documentar la recepción y cualquier discrepancia encontrada. Si se detectan
problemas, se toman acciones correctivas, como contactar al proveedor o
gestionar devoluciones.
Pago y cierre de la compra.
Objetivo: Encargado de completar la transacción financiera y cerrar el proceso de
adquisición.
Primero, el responsable de compras revisa la factura del proveedor para
asegurarse de que coincida con la Orden de Compra (“COM-FO-01”) y con los
Registros de Recepción (“COM-PR-05”) en términos de cantidades y precios.
Luego, se obtiene la aprobación interna para el pago, que puede requerir la firma
del jefe del departamento o del gerente. Una vez aprobado, se realiza el pago al
proveedor, y se emite un Comprobante de Pago (“COM-IF-04”) para confirmar que
la transacción financiera ha sido completada. Finalmente, se completa el Informe
de Cierre de Compra (“COM-IF-05”) para formalizar el cierre del proceso, y se
archiva toda la documentación relevante, incluyendo la factura, la Orden de
Compra y el Registro de Recepción.
Cooperación para presentar auditorías.
El principal objetivo de realizar esta descripción de operación es contribuir a las
auditorías internas y externas que indique el programa de auditoría (“SGC-PD-
01”), esto conforme a la ISO 9001:2015 y la 19011:2014. Ya que es de vital
importancia asegurarse de que el departamento de compras esté alineado con los
requerimientos solicitados. Es por ello que pone a disposición de los auditores
toda la información que sea necesaria para asegurarse que los procesos se
realizan de la manera correcta. A su vez, nos comprometemos a resolver las
observaciones que surjan durante el periodo establecido para correcciones y
mejora.
Anexos
 Lista de proveedores aprobados.
 Políticas de compras y condiciones de pago.
 Criterios de evaluación de proveedores y materiales.
 Procedimientos de almacenamiento y gestión de inventario.

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