UF0513.

GESTIÓN AUXILIAR DE ARCHIVO

EN SOPORTE CONVENCIONAL O
INFORMÁTICO: 60 HORAS

Tema 1: ¿Qué es un ordenador?

Un ordenador es un conjunto de componentes técnicos y
lógicos que interactúan para facilitar las tareas humanas e
incluso reemplazarlas.
• HARDWARE: parte técnica, los aparatos.
• SOFTWARE: parte lógica, los programas.

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 Sistema operativo
Cuando encendemos el ordenador, aparece en la
pantalla lo que denominamos escritorio, esto es
posible, porque el pc lleva instalado un sistema
operativo (o software), que es un conjunto de
instrucciones que hacen que el ordenador
reconozca todos los elementos que lo componen
y además dirige todos los componentes y
programas que están en el ordenador.

Las funciones básicas del sistema operativo son:

•Controla todos los componentes y programas que

tiene el ordenador.
•Hace más cómodo el manejo del ordenador.
•Hace posible que varios programas estén trabajando a
la vez.
•Consigue que cada uno de los componentes funcione
en el momento que es requerido por el usuario.
•Cumple las órdenes del usuario del equipo cuando
quiere acceder a un programa.
•Detecta los errores cometidos por el usuario como de
los programas o de los periféricos.

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 Las funciones básicas del sistema operativo son:

•Gestiona la memoria del ordenador.

•Copia, crea, mueve y elimina archivos y carpetas.
•Permite el intercambio de información con otros
equipos.
•Instala y elimina programas,
•Establece conexiones con otros equipos y con
internet.
•Realiza copias de seguridad.
•Controla el acceso de usuarios y programas.

Capacidades de un ordenador
Los ordenadores son capaces de realizar cuatro actividades
fundamentales:
– Introducir información. Debemos suministrar datos al
ordenador para que éste pueda trabajar.
– Almacenar información. Debe tener la capacidad de
guardar tanto los datos que le son suministrados,
como los resultados de su trabajo.
– Procesar información. Realizar cálculos y
deducciones a partir de los datos.
– Proporcionar información. El ordenador nos hace
partícipes en su proceso.

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 Entorno de trabajo. Interface
El escritorio es lo primero que muestra la pantalla del
ordenador después de encenderlo. En él se encuentran los
accesos directos a programas que tenemos instalados y
otros elementos como carpetas o elementos de Windows.

■ La Interfaz de usuario es la manera con que el sistema

operativo se comunica con el usuario, actualmente las
interfaces son modo grafico mayoritariamente, antes las
interfaces eran modo texto.
■ La interfaz modo texto es aquella en que la comunicación
con el usuario se realiza mediante comandos y ordenes
escritas.
■ La interfaz modo gráfico es aquella en que la
comunicación con el usuario se realiza mediante
ventanas, iconos, botones … es un entorno más intuitivo y
fácil de usar. Los sistemas operativos más recientes
utilizan este tipo de interfaz.

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 Partes de la interface de usuario
■ Los iconos. Representan los programas, accesos directos,
carpetas o archivos con los que se trabaja.
■ La barra de tareas. La barra de tareas está, normalmente, en
la parte inferior del escritorio y está formada por:
– Botón de inicio abre el menú donde encontraremos los
accesos a las principales aplicaciones del sistema
operativo: imágenes, música, equipo, panel de control,
dispositivos e impresoras, ayuda y otros accesos.
– Zona de programas. su finalidad es mostrar los iconos de
los programas que estamos ejecutando y también muestra
los iconos de los programas anclados a la barra (acceso
rápido).
– Área de notificación. Situada a la derecha, permite controlar
otras funciones, como el volumen del ordenador, las
conexiones a Internet, la fecha y la hora …

Todos estos elementos son personalizables por el usuario

cuando accede a las propiedades del escritorio. Para acceder
a estas propiedades tenemos que pulsar el botón derecho del
ratón sobre cualquier zona del escritorio (donde no haya
ningún icono) y seleccionar la opción PERSONALIZAR,
apareciendo una ventana como la siguiente:

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 Carpetas o directorios
Una carpeta o directorio es un espacio de almacenamiento donde se guardan
ficheros de datos u otras carpetas o directorios.
■ Las carpetas ayudan al usuario a organizar los archivos internamente.
■ Cada carpeta, en una misma ubicación, debe tener un nombre único. Hay que
poner un nombre lógico para su finalidad para que nos facilite el
almacenamiento y localización posterior de la información que vamos
guardando.
■ Operaciones que se pueden realizar con las carpetas:
– Crear una carpeta.
– Cambiar el nombre a una carpeta ya creada.
– Abrir una carpeta.
– Copiar una carpeta.
– Organizar una carpeta.
– Mover una carpeta, cambiarla de ubicación.
– Compartir una carpeta con otros usuarios en red.
– Eliminar una carpeta.

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Archivo o ficheros
Un archivo o fichero es un conjunto de información almacenada
y organizada con un nombre que lo identifica.
■ Este fichero de datos se ha creado con una aplicación
concreta y podrá ser leída por esa aplicación o una
compatible.
■ Los ficheros se guardan dentro de las carpetas y/o en las
unidades de disco.
■ No pueden existir dos ficheros con el mismo nombre en la
misma ubicación.
■ Los nombres de los ficheros se componen de dos partes:
– El nombre propiamente dicho.
– La extensión, permite identificar el tipo de fichero y saber qué
aplicación lo creó o cual puede leerlo. (pdf, docx, odt, jpg…)

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 El Explorador es una herramienta que permite organizar y controlar
los archivos y carpetas almacenados en el sistema (disco duro) o en
otros dispositivos.

La ventana consta de dos paneles: panel de la izquierda que aparece

la estructura jerárquica del sistema de archivos y en el de la derecha,
el contenido del objeto seleccionado.

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 Panel de Control
El panel de control reúne una serie de herramientas que permiten modificar y
establecer los parámetros de configuración de Windows.

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Para configurar los elementos hay que acceder al Panel de control

que permite acceder a los elementos básicos:
– Configuración de pantalla: la resolución de pantalla, tamaño de
los iconos, conectarse a un proyector …
– Personalización de pantalla: seleccionar el fondo del escritorio,
cambiar los colores de las ventanas, configurar el protector de
pantalla ...
– Configuración de sonido.
– Añadir o quitar programas: gestionar la instalación y
desinstalación de programas, actualmente casi todos los
programas tienen preinstalada la opción de desinstalación.
– Fecha y hora. Se puede adaptar a la franja horaria que se desee,
ponerlo en hora …
– Dispositivos e impresoras. Se pueden ver las impresoras y fax
instalados en el equipo. También permite cambiar la impresora
predeterminada, ver los documentos que hay en cola de
impresión, detener documento ...
– Gestionar otros dispositivos, como el ratón, el escáner … se
pueden cambiar algunos aspectos de su configuración.

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 Aplicaciones
Las aplicaciones instaladas en cada ordenador dependerán
de las necesidades de cada usuario, pero las aplicaciones
preinstaladas en el sistema operativo y que, por tanto, nos
permiten empezar a trabajar con el ordenador de forma
básica son:
– Aplicación de dibujo (PAINT).
– Calculadora.
– Bloc de notas.
– Procesador de textos.
– Grabador de sonido.
– Visor de imágenes y de audio.

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Cuentas de usuario
Las cuentas de usuario son la forma ideal de que varias personas puedan usar el
mismo equipo, pero cada una con su propia configuración personal, es decir,
permiten que cada usuario del equipo tenga organizados sus archivos y
configurado el escritorio y el resto de los elementos de sistema de forma particular.
■ Cada usuario tendrá acceso a su cuenta con un nombre y contraseña personal.
■ Las cuentas de usuario se gestionan desde Inicio  Panel de control 
Cuentas de usuario.
■ Si el sistema solo tiene un usuario y no tiene contraseña, al encender el
ordenador el equipo se inicia directamente.
■ Si el sistema tiene más de un usuario, al encender el ordenador, la primera
pantalla que se muestre será la de elección de usuario.
■ Si el usuario posee contraseña, al hacer clic sobre su icono la pedirá para
poder acceder.
■ Si existen varios usuarios, el usuario podrá abandonar su sesión de trabajo sin
necesidad de apagar el ordenador y dar paso a otro usuario.

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 Tipos de usuario

■ Administrador. Es el usuario principal del equipo por lo que

será quien pueda instalar o desinstalar componentes del
ordenador, configurar el sistema y acceder a todos los
elementos, tendrá todos los permisos. Todo ordenador
debe tener un usuario administrador.
■ Usuario estándar. Es un usuario normal del ordenador y
tiene acceso a todas las operaciones de uso estándar pero
no puede modificar la configuración del sistema, ni afectar
a otros usuarios o a la seguridad del sistema.
■ Usuario invitado. La cuenta de invitado es una cuenta de
usuario local estándar, con permisos muy limitados.

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Copia de seguridad
Las copias de seguridad permiten salvaguardar los datos
almacenados en el sistema, por si éste falla o hay una pérdida
accidental.
■ Para realizar la copia de seguridad: Inicio  Todos los
programas  Accesorios  Herramientas del sistema 
Copia de seguridad.
■ Hay que seguir las indicaciones del asistente e indicar qué se
quiere copiar:
– Archivos y configuraciones del usuario actual.
– Archivos y configuraciones de todos los usuarios.
– Toda la información del equipo.
– Elegir personalmente lo que se quiere copiar.
– Indicar dónde se quiere guardar la copia.

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 Operaciones en entorno de red
■ Para tener acceso a la red se debe establecer la conexión,
se realiza desde Inicio  Configuración  Redes e
Internet.
■ Se puede acceder a los recursos disponibles en la red
desde el explorador: “Red” o “Mis sitios de red”, ahí
encontramos los ordenadores, impresoras y otros recursos
conectados.
■ Solo se puede acceder a aquellos archivos o carpetas que
estén compartidos.
■ La conexión entre los ordenadores puede ser mediante
cable o inalámbrica.

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Clasificación de redes
SIGLAS NOMBRE CARACTERÍSTICAS EJEMPLO

Red integrada por todos los dispositivos en el Para conectar

entorno local y próxima al usuario. Permite al periféricos:
PAN Área Personal
usuario establecer una comunicación con sus auriculares
dispositivos de forma rápida, fácil y práctica. inalámbricos

Diferentes equipos informáticos conectados entre si

LAN Área Local con líneas de alta velocidad, con cable o sin Instituto
(inalámbrica) Abasta como mucho un edificio.

Los equipos informáticos se distribuyen en Central

Área diferentes edificios que pertenecen a la misma Bancaria y sus
MAN
Metropolitana organización propietaria de los equipos. Se utiliza sucursales
para unir redes LAN. Ayuntamientos

Los ordenadores están conectados entre sí a gran

WAN Área Extensa Internet
distancia, incluso en diferentes continentes.

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 Operaciones con recursos de red
■ Una ventaja de los recursos de red es que permite
compartir carpetas y archivos almacenados en el equipo,
en la red o en la Web.
■ Los archivos que queramos compartir los podemos colocar
en la carpeta “Documentos compartidos” y serán visibles
para todos los usuarios del equipo.
■ Otra opción es utilizar la opción del menú contextual del
recurso a compartir: Propiedades  Pestaña compartir

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Dispositivos de Almacenamiento
Existe una gran variedad de dispositivos de almacenamiento.
■ Antes de cerrar un documento o una aplicación, guardamos
el trabajo realizado en disco para no perderlo y poderlo
utilizar posteriormente.
■ Tipos de discos:
– Discos duros
– Discos ópticos
– Disco Blue-ray
– Pendrive, lápiz, memoria USB

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 Dispositivos de Entrada/Salida
■ Permiten la comunicación el PC con el exterior.
■ Los dispositivos situados fuera del propio
microprocesador son dispositivos de entrada o
salida.

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Dispositivos de entrada de datos

■ El teclado
■ El ratón
■ El scanner
■ El lápiz óptico
■ El joystick
■ El micrófono
■ La webcam

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 Dispositivos de salida de datos
■ El monitor
■ La impresora
■ Los auriculares y los altavoces

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Tema 2:
El archivo en la empresa
■ El archivo es un lugar físico donde se guarda
documentación de forma ordenada.
■ Generalmente archivo es el conjunto ordenado de
documentos que se conservan con un fin concreto:
histórico, jurídico, científico, económico, religioso …
■ Archivo también se atribuye a la institución o
servicio que custodia los documentos.

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 Para la empresa es de vital importancia tener un sistema
de conservación de documentos que, además, garantice
una rápida localización. Por eso es necesario establecer
normas y criterios concretos de organización del archivo.

En definitiva, el archivo se define como el lugar donde se

custodian de forma ordenada y sistemática los documentos
de interés para la empresa para preservarlos y garantizar
las peticiones de consulta de información con rapidez.

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Finalidad de los archivos

■ La finalidad última del archivo es doble:
– Conservar la documentación.
– Dar soporte a las necesidades de información.
■ Los archivos son servidores de información:
– Dan soporte documental a las tareas
administrativas. Ayudan a localizar fácilmente y de
forma rápida los documentos.
– Ayudan a cumplir con las normativas legales que
establecen la conservación de los documentos un
determinado período de tiempo.

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 Importancia del archivo para la
empresa
Por circunstancias legales de obligado
cumplimiento:
■ El artículo 30 del Código de Comercio establece que “los
empresarios deben conservar los libros,
correspondencia, documentación y justificantes
concernientes a su negocio, debidamente ordenados,
durante seis años, a partir del último asiento realizado en
los libros, excepto lo que se establezca por disposiciones
generales o especiales”.

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Por la utilidad que proporciona para la gestión

empresarial
 El trabajo administrativo está basado en
documentación que se puede necesitar en
cualquier momento. (tramitar un pedido a un
cliente: necesita información previa y genera
documentos nuevos, albaranes o facturas).
 La información también es necesaria para tomar
decisiones a niveles superiores de la empresa.

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 Por la información que contienen de carácter
histórico para la organización
 Existe también la necesidad de conservar los
documentos por su carácter histórico o por su valor
simbólico o sentimental.
 Si la empresa posee documentación con más de 100
años de antigüedad, está obligada a guardarla o a
depositarla en el archivo histórico provincial.

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Tipos de documentos y clasificación

■ En una empresa puede haber diferentes tipos de
documentos:
– Documentos de texto en soporte papel: documentos,
cartas, expedientes…
– Documentos en soporte electrónico: bases de datos,
documentos de texto, mensajes de correo electrónico…

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 Equipos y materiales para el archivo
■ Los documentos tienen que estar bien conservados y
tienen que ser accesibles y fáciles de buscar.
■ Para el diseño del archivo hay que tener en cuenta:
– Las necesidades de información de la empresa.
– La disponibilidad física de espacio.
– Los recursos económicos de que se dispone.
– El soporte del archivo: papel o digital.

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Archivo físico

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Archivo informático
■ Se puede almacenar mucha información con muy poco
espacio, lo cual permite.
– Aumentar la capacidad de almacenamiento.
– Ahorrar en gasto de papel.
– Contribuir a la mejora del medio ambiente.
– Acceder de forma rápida a la información deseada y
sin necesidad de desplazarse del lugar de trabajo.
– Realizar un mantenimiento rápido de los datos
almacenados.

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 ■ Existen diferentes tipos de software para generar y archivar
documentación (contabilidad, facturación, nóminas…)
■ La información generada en papel también se puede
escanear y archivarla digitalmente.
■ Hay que realizar copias de seguridad de los archivos digitales
para evitar pérdidas. Se pueden realizar en dispositivos como
un disco duro externo, pendrive, DVD…
■ Muchas empresas utilizan Internet como medio de emisión de
la documentación generada (facturas, albaranes,
reclamaciones…)

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Ventajas e inconvenientes
■ Ventajas del archivo informático:

– Necesitamos menos espacio físico.

– Permite un acceso más rápido y con múltiples
criterios de búsqueda.
– Requieren un mantenimiento menos costoso.
– Permite el acceso de diversos usuarios a la misma
información de forma simultánea.
– Permite la realización de copias de seguridad.

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 ■ Inconvenientes del archivo informático.
– No están a salvo de los peligros de pérdida o
destrucción, siendo a veces más grave.
– Requieren un mantenimiento más especializado.
– Se necesitan equipos informáticos para su gestión
y almacenamiento.

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Planificación previa para el

archivo de una empresa
1. Precisar el método correcto para que la clasificación
sea sencilla, fácil de manejar y de comprender para
las personas que lo utilizan.
2. Determinar criterios de selección de los documentos
que se deben archivar.
3. Establecer unas normas internas de consulta.
4. Disponer de sistemas de seguridad adecuados,
cámaras ignífugas y blindadas que garanticen la
conservación de los documentos.
5. Realizar la gestión documental de forma que sea
económicamente rentable.

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 Seguimiento del archivo
■ Desde que un documento se genera o se recibe en la
empresa, hasta que se elimina o se guarda, pasa por
una serie de fases que determina su vida útil.
■ Es necesario saber en todo momento donde se
encuentra un documento para facilitar su consulta.
■ Es importante cumplir estrictamente con las normas
que se dicten para gestionar y mantener el archivo.

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Gestión del archivo

Documentación
interna
Registro de
Recepción Distribución
entrada o salida
Documentación
externa

Envío a los
Codificación Clasificación
destinatarios
Alfabético
Numérico
Alfanumérico
Geográfico Archivo
Por materias

Expurgo o
Conservación Consulta
eliminación

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 Archivo
Las condiciones de almacenamiento de la
documentación deben garantizar:
■ El espacio adecuado para el volumen de información
a almacenar.
■ Que los responsables del mantenimiento del archivo
realicen su labor de forma sistemática y rigurosa para
evitar pérdidas de información.
■ Una perfecta ordenación del archivo para facilitar la
rapidez de actuación y la eficiente localización del
documento.

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Conservación
■ Mantenimiento y control de las instalaciones donde se
encuentra físicamente el archivo: estado de los
edificios, instalaciones eléctricas, mobiliario…
■ Adopción de medidas preventivas para asegurar que la
información almacenada está protegida en caso de
incendio, robo, inundaciones…
■ Disponer de los recursos necesarios para evitar que
usuarios no autorizados puedan acceder a la
información.

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 Destrucción o expurgo
■ La documentación que se genera tiene un periodo de
conservación limitado.
■ Los documentos que no deben conservarse por ley tienen
un ciclo de vida que se limita a su utilidad.
■ Para realizar un correcto mantenimiento del archivo, es
necesario eliminar la información que no sea necesaria.

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Confidencialidad y seguridad
■ La confidencialidad es la prevenir la divulgación de
información a personas o sistemas no autorizados.
■ Sistema de seguridad son las acciones encaminadas
a evitar el hurto o la destrucción de la información.
■ La integridad es la propiedad que busca mantener los
datos libres de modificaciones no autorizadas.
■ La disponibilidad es la característica, cualidad o
condición de la información de encontrarse a
disposición de quienes deben acceder a ella, ya sean
personas, procesos o aplicaciones.

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 Medidas de seguridad a adoptar
■ Identificar la información y su contenido como confidencial.
■ Restringir el acceso exclusivamente a las personas previamente
autorizadas.
■ Asegurar la correcta y exclusiva entrega de información a sus
receptores.
■ Establecer claves de acceso a los sistemas informáticos que
contengan información confidencial.
■ Disponer de un buen sistema antivirus actualizable.
■ Las copias de documentación deben estar controladas, identificando
el número de copias y a los usuarios de las mismas.
■ Disponer de cámaras de seguridad para el control del acceso del
personal al archivo.
■ Instalar sistemas de seguridad contra incendios para proteger la
información.

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Organización del archivo:

Según la frecuencia de utilización
■ Archivo activo. Recoge documentos recién entregados en
la entidad o de consulta frecuente. Son los archivos de
gestión.
■ Archivo semiactivo. Contienen documentos provenientes
de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el
trabajo concreto. Su finalidad es suministrar información
para comprobar operaciones realizadas.
■ Archivo inactivo. Contiene los documentos que ya no son
útiles para la actividad diaria, pero que por razones
legales o de consulta, deben conservarse
permanentemente o hasta su destrucción. También
llamado archivo histórico.

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 ESTADO DEL DOCUMENTO TIPO DE ARCHIVO

Documentos del año

Archivo Activo o de gestión
Consulta frecuente

Poco consultados Archivo Semiactivo

Documentos con valor histórico

Archivo Inactivo o histórico
Documentos permanentes

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Según el lugar de emplazamiento

■ Archivo Centralizado. Los documentos se conservan en un
mismo lugar y son consultados por distintos
departamentos.
■ Archivo Descentralizado. Se encuentra en los distintos
departamentos de la entidad.
■ Archivo Mixto. Combina los dos sistemas anteriores, utiliza
el archivo centralizado para la documentación de carácter
general y el descentralizado por departamentos para
procesos activos.

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 Tipo de Archivo Ventajas Inconvenientes
• Economía en el espacio. • Pérdida de tiempo, para realizar
• Responsabilidad de la consultas los departamentos
custodia definida (hay una tienen que solicitarlo.
persona responsable). • Aumento de la burocracia, es
Centralizado • Criterios únicos de necesario disponer de un modelo
clasificación. en el que figuren los datos para
retirar documentación.
• Mayor coste de gestión y de
mantenimiento.
• Rapidez de acceso a los • Ocupan espacio en los
documentos. departamentos.
• Aumento de la accesibilidad • No hay responsabilidad directa
de cada sección, ya que el sobre las tareas del archivo
Descentralizado
archivo está más próximo. (ningún responsable).
• Menor coste de • Las normas de archivo se pueden
mantenimiento. interpretar de forma diferente de
un departamento a otro.

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Archivos activos (menos de 1 año)

Cuando los documentos no son
necesarios en los archivos
activos, se traspasan a los
archivos semiactivos. Los Archivos semiactivos (de 1 a 2 años)
documentos que no sirven se
destruyen. El archivo semiactivo conserva los
documentos y atiende peticiones de
consulta de documentos de poco uso.
Cuando estos documentos ya no
tienen utilidad se traspasan al archivo
Archivos inactivos (más de 2 años) inactivo. Los documentos que ya no
sirven se destruyen.
Los responsables del archivo
inactivo deben procurar la
conservación de los documentos y
atender las peticiones de
información.

Los documentos vitales se guardarán en cajas de seguridad.

Los documentos que, pasado el tiempo de conservación, ya no tengan
ningún valor legal o interés para la empresa se pueden destruir.

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 Clasificación de la documentación
■ Documentos vitales. Documentos legales de constitución,
escrituras de propiedad, informes, patentes …
■ Documentos importantes. Facturas, registros de compras
y ventas, movimientos bancarios, documentos de cobro o
pago … la mayor parte de esta documentación es
importante por imperativo legal.
■ Documentos útiles. Correspondencia, normas legales
vigentes, y en general documentos que tienen utilidad
para la gestión del negocio, pero con una validez
temporal que una vez transcurrida se pueden destruir.
■ Documentos no esenciales. Folletos, carteles ,
correspondencia informativa y que se pueden destruir
una vez utilizados.

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Concepto de ordenación y clasificación

■ Es una de las primeras tareas que hay que realizar en el proceso de
archivo.
■ La clasificación documental permite identificar y reagrupar los
datos con informaciones similares, de acuerdo a características
comunes.
■ La clasificación se puede realizar según diferentes criterios:
– Alfabético
– Numérico
– Alfanumérico o mixto
– Cronológico
– Geográfico
– Por materias
■ Lo habitual es utilizar distintos criterios de forma combinada y
conseguir clasificaciones detalladas y adaptadas a las necesidades
de la empresa.

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 Clasificación alfabética
■ Ordenar los documentos tomando como referencia las
letras del alfabeto, siguiendo el orden establecido. (por
nombre, por apellido …)
■ Si un nombre lo forman varias palabras hay que establecer
cuál es la principal (ordenatriz), la que sirve como patrón
para la clasificación.

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Reglas:
Nombres de personas

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Reglas:
Nombres de empresas o instituciones

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Ventajas e inconvenientes de
la clasificación alfabética

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 Clasificación numérica
■ Se toma como base de clasificación el
sistema numérico.
■ Se asigna a los documentos un número
correlativo por orden de llegada, que será el
número que se utilice para clasificarlos sin
considerar ningún otro elemento.
■ Se utiliza en la clasificación de expedientes
(académicos, clínicos…)

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Ventajas e inconvenientes de
la clasificación numérica
Ventajas Inconvenientes
• Sencillez y rapidez. • Si no se sabe el número del
• Puede ampliarse añadiendo documento no se puede
nuevos números. localizar.
• Dos documentos no pueden • Obliga a tener índices o fichas
tener el mismo número, por adicionales para relacionar el
ello es fácil detectar errores. número con los documentos.
• Si se retira un documento no • No se pueden intercalar
hay que dejar una señal para nuevos documentos ya que
saber que falta, ya que los los números son correlativos.
números son correlativos.

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 Sistema mixto o clasificación
alfanumérica
■ Combina la clasificación alfabética y la numérica: una o
varias letras y uno o varios números.
■ El sistema de ordenación dependerá de la composición del
código:
– letras seguidas de números (primero alfabéticamente
y luego por número),
– números seguidos de letras (primero numéricamente y
luego de forma alfabética),

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Ventajas e inconvenientes de
la clasificación alfanumérica
Ventajas Inconvenientes
• Sencillez y rapidez. • Si no se sabe el código del
• Dos documentos no pueden documento no se puede localizar.
tener el mismo código, por ello es • Obliga a tener índices o fichas
fácil detectar los errores. adicionales para relacionar el
• Si se retira un documento no hay código con los documentos.
que dejar una señal para saber
que falta, los números son
correlativos.
• Se pueden intercalar nuevos
documentos.

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 Clasificación cronológica
■ Se utiliza como base la fecha de los documentos.
■ Primero se ordena por el año, después por el mes y por
último el día.
■ Se ordena de forma ascendente, de la más antigua a la
más reciente.
■ Se utiliza para facturas, letras de cambio, recibos…

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Ventajas e inconvenientes de
la clasificación cronológica
Ventajas Inconvenientes
• Sencillez y rapidez. • Obliga a conocer la fecha del
• Permite que se amplíe según documento, de lo contrario no
las necesidades. se puede encontrar
• No requiere la utilización de • Si ser retira un documento
índices ni fichas auxiliares. hay que dejar una señal para
saber que falta.

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 Clasificación geográfica
■ Se ordena en función de la localización geográfica
asociada al documento (domicilio, origen, destino,
lugar de edición …)
■ Este sistema lleva consigo varias clasificaciones
sucesivas: país, región o zona geográfica,
comunidad autónoma, provincia, localidad, calle…
■ Dentro de cada grupo se realiza una clasificación
por orden alfabético.

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Ventajas e inconvenientes de
la clasificación geográfica
Ventajas Inconvenientes
• Método sencillo. • Hay que designar la palabra
• La documentación se identifica ordenatriz.
fácilmente. • No es adecuado para archivos
• No necesitas índices ni fichas con mucha documentación.
adicionales. • Requiere un conocimiento de los
• Es útil para empresas que tienen pueblos, ciudades, provincias …
una organización geográfica o • Si se extrae un expediente del
por zonas. archivo, debe dejarse una señal
• Permite la ampliación. para que se sepa que falta.
• Puede combinarse con otros
sistemas como el numérico o
cronológico.

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 Clasificación por materias

■ Agrupa la documentación por materia, tema o

asunto al que se refiere el documento.
■ Después ordenar cada grupo por otro criterio de
clasificación: alfabético, numérico, cronológico …

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Ventajas e inconvenientes de
la clasificación por materias
Ventajas Inconvenientes
• Los documentos se localizan • Los documentos que se
rápidamente. refieren a más de un asunto
• Permite la ampliación y la hay que hacer copias y
intercalación de documentos. colocarlos en distintas
carpetas.
• Determinar previamente los
asuntos o materias que
presentan suficiente entidad
para constituir un apartado
del archivo.

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 GRACIAS POR
VUESTRA ATENCIÓN.

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