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    Gestión de La Documentación

    Cargado por

    Víctor Javier López
    La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos para administrar el flujo de documentos de una organización. Incluye elementos como software, escáneres, redes y usuarios para digitalizar y almacenar documentos físicos y electrónicos de forma centralizada. Los procesos incluyen la incorporación, registro, clasificación, almacenamiento, acceso y disposición de documentos, controlados mediante normas como ISO 9000.

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    La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos para administrar el flujo de documentos de una organización. Incluye elementos como software, escáneres, redes y usuarios para digitalizar y almacenar documentos físicos y electrónicos de forma centralizada. Los procesos incluyen la incorporación, registro, clasificación, almacenamiento, acceso y disposición de documentos, controlados mediante normas como ISO 9000.

    Título original

    GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN (3)

    Derechos de autor

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    La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos para administrar el flujo de documentos de una organización. Incluye elementos como software, escáneres, redes y usuarios para digitalizar y almacenar documentos físicos y electrónicos de forma centralizada. Los procesos incluyen la incorporación, registro, clasificación, almacenamiento, acceso y disposición de documentos, controlados mediante normas como ISO 9000.

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    La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos para administrar el flujo de documentos de una organización. Incluye elementos como software, escáneres, redes y usuarios para digitalizar y almacenar documentos físicos y electrónicos de forma centralizada. Los procesos incluyen la incorporación, registro, clasificación, almacenamiento, acceso y disposición de documentos, controlados mediante normas como ISO 9000.

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    GESTIÓN DE LA

    DOCUMENTACIÓN

    Juan Manuel Prieto Reina


    Álvaro Tejederas Marín
    - Almacenamiento, recuperación,

    Índice clasificación, custodia, distribución,


    creación, de la información.
    - - Los estándares de autenticación de
    - documentos ante las diferentes

    - Concepto de gestión documental. - instancias (públicas y privadas).


    - Elementos de un sistema de gestión documental. Bases
    - - Workflow. Objetivos.
    de datos, software, redes, usurarios y administradores.
    - Conversión digital de documentos. - - Sistemas de clasificación de
    Dispositivos de digitalización.
    - Procesos y control de la gestión documental. - documentos en SGD. Normas ISO
    9000.
    Es el conjunto de normas, técnicas y prácticas
    usadas para administrar el flujo de documentos
    de todo tipo en una organización, permitir la
    recuperación de información desde ellos,
    determinar el tiempo que los documentos
    deben guardarse y eliminar los que ya no
    sirven.

    CONCEPTO
    La gestión documental consiste en la captura,
    almacenamiento y recuperación de
    documentos

    Los documentos llegan a la empresa en forma


    de papel y también en formato electrónico.
    El software de gestión documental hace que
    sea fácil para las empresas combinar en un

    Elementos mismo lugar documentos en papel con otros


    archivos digitales.

    Los documentos físicos, como cheques y


    tarjetas de visita se escanean.Los formatos de
    archivo que soporta un software de gestión
    documental pueden variar desde documentos
    de Word, hojas de cálculo Excel,
    presentaciones de PowerPoint, archivos PDF
    Almacén de Control de Indexación y
    documentos. versiones clasificación
    Componentes
    Búsqueda y Auditoría de
    Check-in/check-
    recuperación de todos las
    out
    documentos acciones

    Coordinación Control de
    para edición acceso y Notas
    simultánea seguridad
    Software de aplicación

    Dentro de este tipo de software podemos encontrar diferentes Su ámbito es muy amplio y abarca ofimática y editores de
    herramientas que incluyen desde bases de cálculo, programas texto, programas que permiten realizar diversas funciones
    de empresa o de diseño. enfocadas hacía el ámbito recreativo o laboral.
    Conversión digital
    de documentos

    - Es una forma de capturar y almacenar imágenes utilizando la


    tecnología computacional. ​Una cámara digital o un escáner
    sacan una fotografía electrónica, que convierte la imagen del
    documento en códigos numéricos para que sean tratados por
    el ordenador mediante un software de captura.
    Dispositivos de digitalización

    • El escáner plano.

    • El escáner de tambor.

    • El escáner Copydot.

    • El escáner de Mano CCD.

    • El escáner 3D.
    Procesos de la gestión documental

    - 1. Incorporación de los documentos

    - 2. Registro

    - 3. Clasificación

    - 4. Almacenamiento

    - 5. Acceso

    - 6. Trazabilidad

    - 7. Disposición
    Control de la gestión
    documental

    - El procedimiento del control documental determina cómo se


    crean los documentos y quién es la persona encargada de
    realizarlo. Esto involucra ocuparse del formato, nombre y otros
    detalles técnicos del archivo.
    Simplificar, agilizar y darle más
    seguridad a las comunicaciones .

    Mejorar la creación cooperativa de


    productos de trabajo (documentos,
    Objetivos del especificaciones, proyectos y códigos).

    workflow Realizar una división del trabajo más


    eficaz y una contribución más oportuna a
    su proceso.

    Alertar a otros miembros del grupo sobre


    la ocurrencia de acontecimientos y
    cambios importantes.

    Mejorar el proceso de toma de


    decisiones.
    Normas ISO 9000

    - 1.-Enfoque al cliente

    - 2.-Liderazgo

    - 3.-Compromiso de las personas

    - 4.-Enfoque basado en procesos

    - 5.-Mejora

    - 6.-Toma de decisiones basada en evidencias

    - 7.-Gestión de las relaciones

    - 8.- Participación personal

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