A UFCD - Auditoria e Controlo Interno, permitiu-me alargar e reforçar os meus

conhecimentos sobre estes conteúdos, e cujos objetivos centraram-se no

aplicar os princípios de auditoria que permitam a verificação das contas e o
controlo interno das organizações. Assim, e de uma forma geral os conteúdos
dados vão de encontro a uma série de tópicos teóricos/práticos/técnicos
descritos no referencial. Não pretendendo abordar nesta reflexão uma
dissertação exaustiva sobre estes conteúdos, referindo apenas as razões porque
levam as organizações a adotar sistemas de auditoria e de controlo interno.
Independentemente das razões da auditoria, quer sejam esta de cariz legal
(auditoria à entidade imposta por lei (revisão legal de empresas), auditoria
externa (o auditor não é empregado da entidade), auditoria interna (o auditor
integra os quadros de pessoal da entidade) ou ainda a auditoria voluntária ou
convencionada (a auditoria à entidade é realizada por vontade das partes a
auditar e os auditores - auditoria contratada por uma sociedade por quotas que
não esteja sujeita a revisão legal), será sempre uma atividade independente e
de assessoria da administração com uma avaliação formal e detalhada das
demonstrações financeiras, de sistemas financeiros, registos, transações e
operações de uma entidade ou de um projeto de uma empresa. É efetuada por
contadores, com a finalidade de assegurar a fidelidade dos registos e
proporcionar credibilidade às demonstrações financeiras e outros relatórios da
administração. Estas auditorias são apresentadas aos utentes da informação
como certificados de saúde financeira.
Como principal preocupação de um auditor, é verificar se a contabilidade dá
uma imagem correta e fiel dos negócios da empresa. Como os orçamentos
anunciam as metas de desempenho financeiro, uma auditoria procura
responder a dois tipos de questões:
- Se o atual desempenho financeiro da empresa vai ao encontro às metas
definidas no orçamento definido pela administração?
- Se as demonstrações financeiras são corretas, e refletem verdade ira
mente a situação financeira da empresa, e foram construídas de acordo com as
normas internacionais da contabilidade e auditoria.
Para tal, um auditor quer seja interno ou externo á organização, tem de ter um
grande conhecimento técnico e formação contínua, independência
imparcialidade, soberania, comportamento ético, sigilo e descriminação,
objetividade, cautela e zelo profissional.
Como avaliação final, o auditor far-se-á munir de um relatório que é feito depois
de todas as avaliações, exames, observações e outros. Neste relatório emite um
parecer da situação da empresa, destacando todos os erros ou situações que
pensa que devem ser alteradas.
Originalmente a auditoria apontava para descoberta de erros e fraudes nas
contas das empresas. No entanto, e atualmente os novos desafios empresariais
são a ênfase no risco, na deteção de erro, de fraudes, nas falhas operacionais.
Deste modo a finalidade primordial da auditoria é dar uma opinião sobre as
demonstrações financeiras das empresas para ver se estas apresentam de
forma verdadeira e apropriada a sua posição financeira e os resultados das
operações e adicionalmente, contribuir para a eficiência operacional da
empresa.
Se uma empresa tiver um bom sistema de controlo interno consegue prevenir e
controlar os erros, fraudes e falhas operacionais, criando condições para
dissuadir as pessoas de os praticar. Mesmo que estes desvios aconteçam, a sua
localização e apuramento processar-se-ão com maior rapidez e a tempo de
identificar e punir os responsáveis. É importante assegurar uma correta
organização dos serviços e correspondente segregação de funções a par da
criação de condições atrativas de trabalho, seleção e formação dos recursos
humanos, que assegurem não apenas elevados níveis de desempenho, mas
também padrões de índole ético-moral que marquem de forma positiva o clima
de trabalho na empresa e as suas relações com terceiros.
Este controlo interno é um conjunto de ações sequenciais levadas a cabo pela
administração, estabelecendo metas de desempenho, medir e avaliar esse
desempenho e tomar medidas corretivas quando necessário. É indispensável a
qualquer tipo de planeamento, pois, a administração precisa de saber se os
objetivos estão a ser cumpridos de modo a fazer o uso mais racional dos
recursos que são escassos.
Qualquer que seja o planeamento, estratégico, tático ou operacional, são
definidos para todos os níveis da organização, pelo que e como princípios gerais
de controlo interno a organização definirá em organigrama a adequada
distribuição de autoridade e responsabilidade de forma que cada funcionário
conheça os limites das suas obrigações e direitos. A descrição de funções deve
assegurar os cumprimentos integrais das tarefas de cada unidade de
funcionamento sem gerar equívocos.
Deve existir um conjunto de normas e procedimentos que garanta um controlo
razoável não só sobre os ativos e passivos mas também sobre os gastos e os
rendimentos. Alem disso, cada operação deve ser controlada por pessoas
diferentes das que intervieram na sua realização ou registo. Como exemplo,
temos o caso das reconciliações bancárias que não devem ser realizadas pela
tesouraria.
A competência do pessoal deve possuir as habilitações literárias e técnicas
adequadas às funções que desempenham. Deverá ser rotina a rotação de
funcionários já que diminui a oportunidade de fraudes, de erros de forma e
permite o aparecimento de novas formas de abordar os problemas.
O registo metódico dos factos ocorridos, cumprindo as regras contabilísticas e
acompanhados de comprovativos ou documentos justificativos numerados de
forma sequencial tornando possível controlar os documentos que se inutilizem
ou anulem.
Da experiencia na implementação de sistemas de controlo interno estão já
identificadas áreas onde frequentemente poderá haver falhas, sendo:
• Em termos de registos administrativos e contabilísticos
- Nem todos os documentos estão assinados e identificados de forma legível
pelos responsáveis, mencionando a categoria e a qualidade em que o fazem;
- Há documentos sem numeração sequencial, classificação, registo e
arquivo;
- Registos de um serviço organizados de forma a estarem vedados a
funcionários de outros serviços;
- Ficheiros informáticos nem sempre guardados em local seguro e
protegidos contra risco de incêndio.
• Em termos de meios financeiros líquidos
- Existência em caixa de grandes quantidades de dinheiro face às
necessidades diárias, aumentando os riscos para o responsável;
- Receitas cobradas diariamente pelos diferentes serviços não são
depositados diariamente;
- As reconciliações bancarias não são feitas mensalmente, nem em dia
surpresa e por funcionários que não estejam ligados a tesouraria;
• Em termos dos inventários
- Inexistência de um local para receção das compras diferente do serviço de
compras onde devem ser conferidas fisicamente, em qualidade e qualidade;
- Raramente, o local de armazenagem é um único espaço, com uma única
entrada e um único responsável;
- O registo das fichas de stocks é feito pela mesma pessoa que controla e
manuseia fisicamente as existências em armazém;
- Durante o período de tributação raramente são feitos inventários
periódicos e parciais, não se procedendo, consequentemente, à respetiva
regularização.
• Em termos de ativos fixos tangíveis
- Dificuldade em manter um inventário atualizado;
- Raramente a verificação física parcial confere com as fichas de imobilizado,
quer porque o bem foi abatido ou mudou de lugar ou está avariado;
- Nem sempre o valor dos seguros esta atualizado, de forma a ter o grau de
cobertura adequada.
Se já eram relevantes para mim as razões e objetivos das auditorias e controlo
interno, pelo fato de ser parte de uma rotina que em termos profissionais
anterior estava sujeito como colaborador numa sociedade anónima, (empresa
mãe) sujeita a revisão oficial de contas, onde eram frequentes auditorias
financeiras e de gestão, reportava o meu trabalho às chefias, com este módulo e
os conteúdos dados, reforçaram e aumentaram ainda mais o valor que dou aos
auditores.
Obedecendo a normas e procedimentos de controlo interno implementados nas
empresas subsidiárias, a disciplina, sentido de responsabilidade e
principalmente a credibilidade mas informações que eram transmitidas aos
superiores hierárquicos, eram uma preocupação quase diária visando e, indo de
encontro à política de qualidade da organização. Apenas uma vez foi
interpelado pelos auditores no sentido de facultar documentação de justificação
do fundo de caixa para verificação e controlo dos meios financeiros líquidos a
incluir em relatório solicitado pela administração. Nunca chegava a conhecer os
resultados e considerações destes relatórios, no entanto os comentários do “diz
que disse" eram na maioria favoráveis, não havendo medidas corretivas.
O trabalho de auditoria como atrás referi, tem um cariz técnico e um grau
elevado de conhecimentos muito abrangente nas áreas de contabilidade, gestão
e fiscalidade, daí que os conteúdos dados nesta UFCD estão interligados e
complementam os conhecimentos e saberes adquiridos na grande parte das
outras UFCDS.
A aplicabilidade prática dos conhecimentos que adquiri são importantes em
termos profissionais e pessoais, isto porque disponho de mais e melhores
conhecimentos, mais e melhores ferramentas e, poder para usá-los com maior
confiança, irão garantir mais oportunidades de empregabilidade. Não exclui-o a
possibilidade de procurar trabalho em empresas de auditorias, onde a minha
exigência, determinação e experiência em contabilidade e gestão comercial
possa ser uma mais-valia.
Não senti dificuldades de maior nos temas abordados nesta UFCD.