Clase Normas y Procedimientos

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Universidad de Buenos Aires

Facultad de Ciencias Económicas


Normas y procedimientos

Definición de Norma​: es una regla que se debe cumplir o a la que se deben ajustar las
operaciones; entendiendo como “regla” una forma de ejecutar acciones previamente
definida.

Características de las normas:


· Suele ser un documento escrito, o brindado en un soporte
· accesible a todos los miembros de la organización
· establece “reglas de juego”
· destinada a una aplicación reiterada y continua
· detallan secuencia de acciones y controles

Las normas detallan contenidos de voluntades y cumplimientos de voluntades.

Norma​ = Objetivo + Actores + Responsabilidades + Secuencia ​[​Acciones, Formularios, Controles​]

Norma ≠ procedimiento
Conceptualmente, las normas definen los cursos de acción en términos globales,
mientras que los procedimientos profundizan con mayor nivel de detalle las acciones
operativas a las que definen.

Norma general
Procedimiento específico

Las normas y procedimientos apuntan a orientar con racionalidad las acciones


administrativas, eliminando la necesidad de decidir sobre cada acción.

Objetivos y funciones de las normas y procedimientos

· Establecer predictibilidad/restringir discrecionalidad sobre aspectos


programados
· Servir de guía para ejecutar las acciones concretas

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Facultad de Ciencias Económicas
· Delimitar el grado de responsabilidad y competencia de las áreas administrativas,
y resolver eventuales controversias
· Servir de marco de referencia para la división del trabajo, evitando duplicidad de
funciones y permitiendo la medición del desempeño
· Actuar como medio de información, comunicación y difusión, y servir como apoyo
del personal
· Contribuir a fundamentar los requerimientos (operativos/presupuestarios) de
cada una de las áreas

Elementos a tener en cuenta a la hora de formular NyP


Dentro de una organización el proceso administrativo constituye un desarrollo armónico
donde están presentes las funciones de planeación, organización, dirección y control.

Cuando surge la necesidad de contar con normas y procedimientos, se deben tener en


cuenta cuatro elementos que la formulación de normas debe contemplar:
● Eficiencia
● Coherencia interna
● Controles internos
● Adecuación a la realidad de la organización

Eficiencia: ​principio de economía del control, relación costo/beneficio ante la alternativa


de formalizar (si improvisar es más económico, se debe optar por ello). En este sentido, la
parte más difícil es mensurar los aspectos intangibles.
Coherencia interna: ​debe existir armonía y equilibrio entre las NyP, en función de los
objetivos de la organización. El desarrollo de la normalización debe ser parejo, atendiendo
las necesidades de cada área para mejorar el funcionamiento y no para entorpecer las
tareas.
Controles internos: ​los controles deben estar escritos y fundamentados en NyP, éstas
son el soporte no solo de los procesos, sino de su ambiente de control.
Adecuación a la realidad de la organización: ​las NyP no son exactamente iguales en
todas las organizaciones, contemplan una gama de matices de acuerdo a las características
de la propia organización y del estado del arte. Se diferencian tanto en su estructura como
en su contenido, y varían de acuerdo a variables estructurales, culturales, tecnológicas.

Manuales de políticas, normas y procedimientos

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El manual es el medio de comunicación que documenta las rutinas administrativas de la


organización; contempla las acciones y decisiones que deben adoptarse en la ejecución de
los procesos junto con las formalidades que debieran cumplirse.

Esta definición, por sí misma, implica que los manuales deben ser fácilmente
comprensibles ya sea para el ejecutor como para el especialista o profesional.
Los manuales son una herramienta (información) que describe -por medio de técnicas
de representación gráficas y literarias- detalladamente los procesos, de modo que actúa
como guía de trabajo para el personal, y facilitan el adiestramiento de nuevos integrantes
de la organización.
También establecen la forma de documentar actos con repercusión económica, que
eventualmente pudieran dar lugar a controversias.

Tipos de manuales
1. Manual de Organización: es la versión escrita de la organización formal, que describe los
objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad en los puestos de trabajo
a) Estructura y jerarquías
b) Misiones y funciones
c) Alcance de la autoridad
d) Responsabilidades asignadas por puesto
e) Plan de contingencias
2. Manual de Políticas: Descripción general de lineamientos que deben tener presente los
ejecutivos en la toma de decisiones. Contiene los criterios funcionales de las áreas
(organización financiera, comercial, RRHH, relaciones institucionales)
3. Manual de Normas y Procedimientos: es la expresión analítica de los procesos
administrativos, por medio de los cuales se canaliza la actividad operativa de la
organización. Dispone la enunciación de normas de funcionamiento a las cuales se
deben ajustar las operaciones
4. Manual para especialistas:​ pautas y normas específicas para determinadas tareas
5. Manual del empleado: instructivo que generalmente se entrega a quien ingresa a una
organización, con el propósito de transmitirle valores institucionales y culturales.

Norma cero
Define como se deben armar los manuales de NyP, es la que rige por sobre todas las
normas de la organización.

● Es atribución del máximo nivel ejecutivo (valor fundacional)

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● Indica el mecanismo de aprobación de normas
● Tiene la función de custodia del resto de las normas
● No es modificable

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Bibliografía

Mintzberg, Henry - “​Diseño de organizaciones eficientes​”, Ed. El Ateneo (Buenos Aires, 1989)

Gómez Fulao, Juan C., Magdalena, Fernando (y colab.) - “​Sistemas Administrativos​”, Ed. Macchi (Buenos
Aires, 1999)

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