Resumen de Control

SISTEMA Y PROCESO DE CONTROL (523

SISTEMA Y PROCESOS DE CONTROL

La función gerencial de control es la medición y corrección del desempeño para garantizar que los
objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren, y se relaciona estrechamente
con la función de planear

PROCESO DE CONTROL BASICO: incluye 3 pasos…….

 Establecer estándares: establecer criterios de desempeño. Los administradores usan estándares

para controlar los planes. (Ej.: metas u objetivos verificables)

ESTANDARES: son puntos de referencia respecto de los cuales se mide el desempeño real o
esperado.

 Medir el desempeño contra estos estándares: Esta capacidad de los administradores sirve para
detectar las desviaciones antes de que ocurran y evitarlas mediante acciones apropiadas
 Corregir las variaciones de los estándares y planes

PUNTOS DE CONTROL CLAVE, ESTANDARES Y PUNTOS DE REFERENCIA (benchmarking):

El gerente debe establecer puntos (ESTANDARES) de atención especial y luego vigilarlos para asegurarse
de que toda la operación procede según lo planeado

Con tales estándares los administradores pueden manejar un grupo mayor de subordinados y así
aumentar su ámbito de administración

El principio de control de puntos clave, establece que el control efectivo requiere de la atención de
aquellos factores decisivos para evaluar el desempeño en relación con los planes. Otra forma de control
es comparar el desempeño de la compañía con el de otras a partir de los puntos de referencia o
benchmarking.

tipos de estándares clave

Cada objetivo, cada meta de los muchos programas de planeación, cada actividad de estos programas,
cada política, cada procedimiento y cada presupuesto pueden convertirse en un estándar respecto del
cual podría medirse el desempeño real o esperado; sin embargo, en la práctica, los estándares tienden a
ser de los siguientes tipos:

 Físicos.
 De costos.
 De capital.
 De ingresos.
 De programas.
 Intangibles.
  De metas.
 Planes estratégicos como puntos para el control estratégico.

Puntos de referencia

se trata de un enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas
de la industria
EL CONTROL COMO SISTEMA DE REALIIMENTACIÓN

Muchos sistemas se autocontrolan mediante la realimentación de información que muestra las

desviaciones de los estándares e inicia los cambios; en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su
energía para realimentar información que compara el desempeño con un estándar e inicia una acción
correctiva.

INFORMACION Y CONTROL EN TIEMPO REAL

Uno de los interesantes avances que surgen con el uso de la computadora y la recopilación, la
transmisión y el almacenamiento electrónico de datos es el desarrollo de sistemas de información en
tiempo real, es decir, la información de lo que ocurre mientras está ocurriendo. A través de varios
medios es técnicamente posible obtener datos en tiempo real sobre muchas operaciones

Algunas personas consideran la información en tiempo real como un medio de lograr el control en
tiempo real de áreas importantes para los administradores; en otras palabras, es la intervención que
puede ejercerse justo cuando la información muestra una desviación de los planes.

CONTROL PREVENTIVO O ANTICIPADO

La demora en el proceso de control administrativo muestra que, para que el control sea efectivo, debe
enfocarse en el futuro.

Lo que los administradores necesitan para un control efectivo es un sistema de corrección anticipativa
que les diga, a tiempo para tomar la acción correctiva, que ciertos problemas ocurrirán si no hacen algo
ahora.

En la práctica se ignora el control dirigido hacia el futuro, sobre todo porque los administradores
dependen mucho de los datos contables y estadísticos para propósitos de control. Se puede estar
seguro de que, en ausencia de cualquier medio de previsión a futuro, la referencia a la historia (sobre el
cuestionable supuesto de que lo que ocurrió en el pasado es un prólogo) se admite mejor que ninguna
referencia.
 CONTROL DE DESEMPEÑO GERENCIAL
MOTIVOS PARA CONTROLAR EL DESEMPEÑO GEREENCIAL:
1. Así como la planeación general debe aplicarse a las metas de la empresa o de una división
importante, también debe aplicarse el control general.
2. La descentralización de la autoridad (en especial en las divisiones de productos o territoriales)
crea unidades casi independientes que deben estar sujetas a un control general para evitar el caos
de la independencia completa.
3. El control general permite medir el esfuerzo total de un gerente de área de manera integral, en
lugar de parcial.

CONTROL DE PERDIDAS Y GANANCIAS

El estado de ingresos de una empresa en su conjunto sirve para importantes objetivos de control, es útil
para determinar los factores inmediatos de los ingresos o costos que representan el éxito o fracaso

Propósito del control de pérdidas y ganancias:

Puesto que la supervivencia de un negocio casi siempre depende de las utilidades y ya que éstas son un
estándar definitivo para medir el éxito, muchas compañías utilizan el estado de pérdidas y ganancias
para el control divisional o departamental. Dado que es un estado de todos los ingresos y gastos en un
periodo determinado, es un verdadero resumen de las operaciones del negocio.

CONTROL MEDIANTE EL RENDIMIENTO DE LA INVERSION

Otra técnica de control es medir el éxito absoluto y relativo de una compañía, mediante el índice de
ganancias respecto de la inversión de capital. Donde se mide el éxito absoluto y relativo de una
compañía, o cualquiera de sus unidades, mediante el índice de ganancias respecto de la inversión de
capital.

CONTROL BUROCRATA O DE CLAN

CONTROL BUROCRATA: Se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, políticas,

procedimientos y autoridad formal

CONTROL DE CLAN: Se basa en normas, valores compartidos, comportamiento esperado y otras

variables culturales.

TÉCNICAS DE CONTROL Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (547

1. EXPLICAR LA NATURALEZA DE LA ASIGNACIÓN DE PRESUPUESTOS Y LOS TIPOS DE
PRESUPUESTOS.

El presupuesto es el dispositivo más usado para el control

La asignación de presupuestos es la formulación de planes en términos numéricos para un periodo

futuro determinado. Pueden ser financieros o no financieros.

2. DESCRIBIR LA ASIGNACIÓN DE PRESUPUESTOS BASE CERO.

Asignación de presupuestos base cero: consiste en dividir los programas de la empresa en paquetes
compuestos de objetivos, actividades y recursos necesarios, y luego calcular los costos de cada uno
partiendo de cero

3. ANALIZAR LOS DISPOSITIVOS DE CONTROL NO PRESUPUESTALES.

 Uso de datos estadísticos de muchos aspectos de la operación
 los reportes especiales y análisis de áreas específicas
 la auditoría operacional
 la observación personal
4. EXPLICAR EL ANÁLISIS DE RED TIEMPO-SUCESO COMO TÉCNICA IMPORTANTE DE PLANEACIÓN
Y CONTROL.

Llamada técnica de evaluación y revisión del programa.

Gráfica de Gantt Gráfica de barras que muestra las relaciones de tiempo entre los sucesos de un
programa de producción. Herramienta gráfica que expone el tiempo de dedicación previsto para
diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado

PERT Sistema de análisis de red de tiempo-suceso en el que se identifican los diversos sucesos de un
programa o proyecto, con un tiempo establecido para cada uno.

Suceso Plan de soporte cuya terminación puede medirse en un momento determinado. Actividad
Elemento que consume tiempo de un programa o el esfuerzo que debe realizarse entre sucesos. Tiempo
de actividad Es el tiempo requerido para completar un suceso representado por los números a lado de
las flechas

PERT y CPM(método de ruta crítica)

Si se conoce la duración de cada actividad con certeza el CPM puede ser empleado para determinar cúal
es el tiempo requerido para completar el proyecto. Nos ayudará a encontrar la ruta crítica, es decir, la
ruta que determina duración del proyecto y es prioritaria [probabilistico]

Si la duración de las actividades no es conocida concerteza, la PERT (técnica de revisión y evaluación del
programa) puede sser empleado para determinar la probabilidad de que un proyecto termine antes de
un periodo definido. Se debe plantear 3 tiempos (optimista, estimado y pesimista) para estimar una
tarea programada. [deterministico]

5. COMPRENDER LA NATURALEZA Y LAS APLICACIONES DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN.

El desarrollo de las tecnologías de la información (TI) facilita mucho el control organizacional a un costo
relativamente bajo. Para realizar funciones gerenciales y enlazar la organización con el ambiente
externo, se requiere de la comunicación y del sistema de información de gestión.
sistema de información de gestión Sistema formal para recopilar, procesar y difundir información
interna y externa a la empresa de manera oportuna, efectiva y eficiente para apoyar a los gerentes en el
desempeño de sus tareas.

Expansión de los datos básicos: No es suficiente con obtener información contable. También se necesita
de información no contable como lo son, acontecimientos sociales, políticos entre otros.

Exceso de información y servicios de inteligencia:

Un intento por resolver el problema de la sobrecarga de información es el establecimiento de servicios

de inteligencia y el desarrollo de una nueva profesión de expertos en inteligencia (Se encargan de
clasificar que información necesita el administrador)

6. IDENTIFICAR LA IMPORTANCIA DE LAS COMPUTADORAS EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN.

La computadora almacena, recupera y procesa datos para convertirlos en información.

Existen:

Computadora central (mainframe): La más potente capaz de recepcionar grandes cantidades de datos.

Minicomputdora: Menos memoria, está conectada a equipos periféricos

Microcomputdaora: Personal, para sistema de negocios.

Acutalmente se utilizan más microcomputadoras entrelazadas.

Efecto de las computadoras:

nivel supervisor: casi siempre las actividades son muy programables y repetitivas, y en consecuencia el
uso de computadoras está muy difundido

Algunos creen que la computadora reducirá la necesidad de los administradores de nivel medio

7. EXPLICAR LAS OPORTUNIDADES Y LOS RETOS CREADOS POR LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN.

Resistencia al uso de computadoras: Algunos empresarios le temen porque sienten que no están
calificados para usarlas.

Dispositivos de reconocimiento de voz: Cuyo objetivo es ingresar los datos en la computadora al hablar
de manera natural en lugar de utilizar el teclado

Teleconmutación: Trabajar en una terminal de computadora desde casa en lugar de desplazarse al lugar
de trabajo.

Internet Es la mayor red de computadoras y una red de redes.

Intranet Red que aplica tecnologías de computadora e internet a una organización o grupos
determinados dentro de una empresa. Extranet Red que usa tecnologías de computadora e internet
para conectar a determinados usuarios dentro y fuera de la organización.
Groupware: Software que permite a un grupo de personas en una red colaborar a grandes distancias al
mismo tiempo.

Freeware Software funcional sin costo que puede o no tener restricciones acerca de su uso.

Seguridad de la información: vulnerables a irrupciones en sus computadoras, o interrupciones o

alteraciones de las transmisiones electrónicas. Un hacker

8. ANALIZAR LA ECONOMÍA DIGITAL, ASÍ COMO SUS AVANCES EN EL COMERCIO ELECTRÓNICO Y

MÓVIL.

E-commerce Transacciones comerciales que se realizan por la red.

Economía digital emergente: Las ganancias económicas del e-commerce provienen de los menores
costos de las compañías en línea (al compararlos con las tiendas físicas tradicionales), la reducción en los
costos de distribución y la eliminación de intermediarios, y los compradores se benefician porque
pueden comparar precios y seleccionar lo mejor desde la comodidad de su hogar u oficina

Se puede establecer comunicación entre:

Negocio al consumidor

Consumidor al negocio

Consumidor al consumidor

Negocio a negocio

9. ENTENDER LA ADMINISTRACIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES.

Para tener éxito las empresas requieren enfocarse en lo que los clientes necesitan, y la administración
de las relaciones con los clientes atiende este requisito.

La Administración de las relaciones con el cliente Significa promover las interacciones entre cliente y
compañía al recopilar, analizar y utilizar la información para servirle mejor.

PRODUCTIVIDAD, ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES Y GESTIÓN DE LA CALIDAD (577

1. IDENTIFICAR LA NATURALEZA DE LOS PROBLEMAS DE PRODUCTIVIDAD Y SUGERIR FORMAS
PARA MEJORAR LA EFECTIVIDAD Y LA EFICIENCIA
2. DESCRIBIR LA ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y DE LAS OPERACIONES COMO UN CASO
APLICADO DE PLANEACIÓN Y CONTROL GERENCIAL
3. COMPRENDER EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE LAS OPERACIONES
4. DEFINIR LAS HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD.
5. IDENTIFICAR LA IMPORTANCIA DE LA CACLIDAD, ASÍ COMO LA NATURALEZA TANTO DE
DIVERSAS TÉCNICAS PARA MEJORARLA COMO DE LA MANUFACTURA ESBELTA.
6. DISTINGUIR ENTRE LA ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA SU SUMINISTRO Y LA
ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE VALOR, AUNQUE EN OCASIONES LOS TÉRMINOS SE
UTILICEN DE MANERA INDISTINTA