CÓMO HACER UN PLAN DE

COMUNICACIÓN INTERNA: EL
MÉTODO 6D
 POR ALEJANDRO FORMANCHUK FORMANCHUK

Quiero compartir con vos un método que desarrollé para

elaborar Planes de Comunicación Interna. Lo llamo
“Método 6D”, ya que está conformado por 6 dimensiones:
Operativa, Estratégica, Cultural, Motivacional, Feedback y
Propositiva.
El “Método 6D” es una herramienta 100% práctica y
efectiva que aplicamos con nuestros clientes de
Iberoamérica y que pongo a tu disposición para que
también puedas utilizarla en tu organización.

Cómo hacer un Plan de Comunicación

Interna: Las 6 Dimensiones
El “Método 6D” está conformado por 6 dimensiones, cada una
de las cuales responde a un objetivo específico:

1. Dimensión Operativa: Lograr que la gente sepa qué tiene

que hacer.

2. Dimensión Estratégica: Lograr que la gente sepa por qué

debe hacerlo.
3. Dimensión Cultural: Lograr que la gente sepa cómo debe
hacer ese trabajo.

4. Dimensión Motivacional: Lograr que la gente quiera

hacerlo.

5. Dimensión Feedback: Lograr que la gente sepa cómo está

haciendo (o hizo) ese trabajo.

6. Dimensión Propositiva: Lograr que la gente proponga

cómo hacerlo mejor.

1. Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna:

Dimensión Operativa
El Método 6D propone que el primer objetivo de un Plan de
Comunicación Interna es lograr que las personas de una
organización reciban la información básica que necesitan
para poder hacer su trabajo.
La denomino Dimensión Operativa porque engloba todas
aquellas comunicaciones internas que el empleado necesita
para poder, justamente, ser “operativo” y trabajar. Por
ejemplo:

 Información general acerca de la Organización: Cómo

es la empresa, a qué se dedica, quiénes son sus
principales clientes, qué vende, quiénes son sus dueños,
quiénes son los líderes, quiénes forman parte de la
empresa, qué tal le va económicamente, etc.
  Información acerca de su Trabajo: En qué sector o área
trabaja, cuál es su lugar dentro de la estructura
organizacional, a quién reporta, quiénes son sus
compañeros de área, cuál es su puesto, su lugar, sus
funciones, sus tareas, sus responsabilidades, cuáles son
los horarios, procedimientos, códigos, normativas, etc.

El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los

empleados tienen que saber dónde están trabajando y lo
que tienen que hacer.

2. Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna:

Dimensión Estratégica
Una vez que los empleados saben dónde están trabajando y lo
que tienen que hacer, el Plan de Comunicación Interna tiene
que alcanzar su segundo objetivo: lograr que los
colaboradores comprendan por qué tienen que hacer lo
que hacen.

La Dimensión Estratégica engloba, por ejemplo, este tipo de

comunicaciones internas:

 Información acerca de los objetivos de la

organización: Hacia dónde va la empresa y por qué,
cómo y quién fijó ese rumbo, cuáles son los objetivos
macro, cuáles es la visión y misión, etc.

 Información acerca de los objetivos de su sector y los

personales: Cuáles son los objetivos del sector, cuáles
son los de su puesto, cómo y por qué sus objetivos
personales contribuyen a alcanzar las metas globales.
  Información acerca de la evaluación de su
puesto: Quién, cómo y cuándo va a medir si la empresa,
el sector y cada persona alcanzaron los objetivos. Cuáles
son los indicadores de medición y cómo será la
evaluación.

Muchas veces nos preguntan cuál es la importancia de esta

Dimensión y a mi me gusta responder con la historia de
los tres hombres que estaban poniendo ladrillos. Es muy
probable que la conozcas. Dice la historia que le preguntaron a
estos tres hombres qué estaban haciendo. Si bien los tres
estaban haciendo la misma tarea, el primero respondió “estoy
colocando un ladrillo arriba del otro”, el segundo; “estoy
levantando una pared”, y el tercero: “estoy construyendo una
escuela para el pueblo”.
A partir del Método 6D podemos decir que las diferentes
respuestas son el resultados de diferentes “comunicaciones
estratégicas” que recibieron por parte de la organización. A
partir de nuestra experiencia, te puedo asegurar que cuando
los Planes de Comunicación Interna cuentan con una
Dimensión Estratégica, las personas aportan mucho más a esa
organización porque se sienten valoradas y motivadas, ya
que comprenden la trascendencia de su trabajo, saben cuál es
el objetivo de lo que hacen, conocen el rumbo, y se sienten
parte de algo más grande que su propio sector o área.
El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los
empleados tienen que saber por qué hacen lo que hacen.

3. Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna:

Dimensión Cultural
Para elaborar un Plan de Comunicación Interna, el Método
6D propone desarrollar la Dimensión Cultural, y para
explicarla voy a retomar la historia de los 3 hombres que
levantaban una pared.
Como te contaba en el punto anterior, podríamos pensar
que aquella persona que sí sabía que estaba construyendo una
escuela y no simplemente poniendo ladrillos, iba a trabajar con
más motivación y foco ya que conocía cuál era el propósito de
su acción.
Es una verdad a medias. La realidad a veces es mas compleja,
y por eso considero que es necesario dar un paso más y
desarrollar la Dimensión Cultural, porque para que un
empleado se comprometa con su organización, además de
saber lo que tiene que hacer (Dimensión Operativa) y por qué
(Dimensión Estratégica), tiene que estar de acuerdo con el
modo en que debe trabajar y alcanzar esos objetivos. Es
decir, debe ser parte y sentirse parte de la Cultura
Organizacional.
Volvamos a la historia y pensá cómo cambiaría todo si, por
ejemplo, ese tercer hombre no se sintiera orgulloso del modo
en que se hacen las cosas en su trabajo, o no estuviera a gusto
con el estilo de liderazgo, las normas, o si sospechara que los
fondos para levantar esa escuela provinieron de una donación
que hizo un narcotraficante y que el gobernador del pueblo lo
avaló.
Ocuparse de la Dimensión Cultural es fundamental en un Plan
de Comunicación Interna porque permite captar talento,
potenciar la productividad y generar lazos fuertes. Lo
“cultural” es muchas veces el “Factor X” que lo cambia todo
dentro de una empresa.
Si lo analizamos bien, vamos a descubrir que las
organizaciones que forman parte de un mismo sector hacen
más o menos lo mismo. Si son una automotriz: fabricar
automóviles. Si son un grupo de música: grabar discos y
brindar un conciertos. Si son un banco: tomar depósitos y
prestar dinero, etc. Lo que diferencia a cada organización no
es tanto lo que hace sino la forma en que lo hace, lo que
sueña y en lo que cree.
En todos estos años de trabajo, muchas veces presencié cómo
algunas personas ingresaban muy entusiasmadas a una
empresa porque les encantaba todo lo que habían
dicho acerca de sus tareas y sus objetivos (Dimensiones
Operativas y Estratégicas), pero al poco tiempo huían
despavorida cuando descubrían y sentían la “cultura” de la
empresa.

La Dimensión Cultural engloba, por ejemplo, este tipo de

comunicaciones internas:

 Los valores, normas, códigos y principios.

 Lo que está permitido, lo que no, y por qué.
 Por qué se hacen las cosas como se hacen.
 Lo que qué significa ser una buena empresa, un buen
líder, un buen empleado, etc.
 Cómo se manejan los errores, los aciertos, cómo se
aprende, etc.

Creo que el principal desafío a la hora de diseñar esta

Dimensión es que además de enunciar cuál es la “cultura”, la
empresa tiene que demostrarla con hechos. La Cultura no se
construye sólo con declaraciones sino con prácticas visibles,
especialmente de los líderes. La Cultura se “realiza” y no sólo
se “verbaliza”.
El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los
empleados tienen que saber cómo se hacen las cosas,
tienen que sentirse parte de la cultura y estar orgullos de
ser parte de ella.

4. Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna:

Dimensión Motivacional
Llegamos a un punto muy relevante del Método 6D, que
denomino la Dimensión Motivacional, y que como su nombre
lo indica tiene por objetivo que las personas quieran hacer
aquello que la organización les indica.
Hasta este momento nuestro Plan de Comunicación Interna se
enfocó en que los empleados sepan lo que tienen que hacer,
por qué y cómo. Ahora tenemos que lograr que lo quieran
hacer y lo hagan.
La motivación es una ciencia en sí misma y creo que un error
muy frecuente es pensar que motivar es dar ánimo. Yo
pienso que motivar es dar motivos, y que la tarea del
comunicador interno es ayudar a la organización a descubrir
cuáles son los motivos que impulsan a los empleados y
generar los mensajes (y hechos) que los refuercen.
La Dimensión Motivacional engloba, por ejemplo, este tipo de
comunicaciones internas:

 Logros e historias que los hagan sentir orgullosos de

formar parte de la empresa.
 Perspectivas claras y consistentes.
 Oportunidades concretas de crecimiento.
 Espacios de intercambio social, informal y amistoso.
 Hechos que demuestran que la empresa es justa.
 Hechos que demuestren que la empresa es confiable y
transparente.

El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los

empleados tienen que querer dar lo mejor.

5. Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna:

Dimensión Feedback
El anteúltimo objetivo que debe alcanzar un Plan de
Comunicación Interna es el de lograr que los empleados
sepan cómo están trabajando, cómo se los está evaluando
y qué pueden hacer para mejorar.
Esta es la Dimensión Feedback, es el espacio de la
retroalimentación, y es fundamental que la empresa no lo vea
como un “producto” (la clásica evaluación de desempeño cada
6 meses) ni lo situé al final de una tarea, sino que lo vea como
un proceso que debe ir en simultáneo a la acción. Es decir, la
retroalimentación debe ser constante y no sólo a fin de año o
cuándo lo exige alguna normativa externa.
Cuando desarrollamos la Dimensión Feedback tenemos que
enfocarnos en estos aspectos:

 Brindar información acerca de los espacios de feedback:

cuáles son, cuándo se van a realizar, cómo es el proceso,
dónde tienen lugar, con quién me voy a reunir y para qué.

 Brindar información acerca de cuáles son los parámetros

de evaluación y las consecuencias que pueden haber
luego de un feedback positivo o negativo.

 Entrenar a los líderes para que sepan brindar feedback

constructivo.

El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los

empleados sepan cómo están haciendo su trabajo y cómo
pueden mejorar.

6. Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna:

Dimensión Propositiva
Un error frecuente cuando se piensa en cómo hacer un Plan
de Comunicación Interna es el de diseñarlo en un sólo
sentido: descendente. De este modo, más que Planes de
Comunicación terminamos teniendo Planes de Información que
viajan en una única dirección.
Por eso, la última Dimensión para elaborar un Plan de
Comunicación Interna se llama “Propositiva” y tiene como
objetivo abrir todos los espacios posibles para que las
personas puedan brindar sus ideas y sugerencias acerca de
cómo mejorar las tareas que desempeñan.
Es una dimensión similar a la del Feedback, salvo que la
comunicación viaja en sentido contrario, ya que lo que
buscamos es que la organización crezca, aprender y mejore
gracias a las propuestas de los empleados. También nos
permite adelantarnos a problemas mediante la detección
temprana de emergentes. Y desde luego estos espacios son
“bombas energéticas” que motivan muchísimo a los empleados
porque los hacen sentir valorados y escuchados.
El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los
empleados puedan proponer cómo hacerlo mejor.

Finalmente, me parece importante aclarar que si bien la

Dimensión Feedback y la Dimensión Propositiva están
ubicadas al final del Método 6D, esto no significa que sean los
últimos eslabones. En verdad ambas deben estar integradas
en el ADN de las otras Dimensiones del Plan de
Comunicación Interna ya que siempre es positivo que
hayan espacios de escucha y mejora.

Cómo hacer un Plan de Comunicación

Interna: Caso Práctico
Una empresa de Perú nos convocó porque tenía un problema:
la mayoría de sus empleados no participaba de los cursos in-
company que les ofrecía la compañía. Por otro lado, cuando la
gente sí asistía, no lo hacía con demasiado entusiasmo ni
motivación. Finalmente, la gente tampoco valoraba la inversión
que la empresa hacía en formarlos y brindarles herramientas.
Frente a esta situación, nosotros propusimos desarrollar un
Plan de Comunicación Interna a partir del “Método 6D” en
el que abordamos todos los frentes de acción para lograr una
solución integral y sustentable. El Plan resultó muy exitoso y
quiero describirte qué hicimos en cada Dimensión, así podés
ver el Método 6D aplicado a un caso real.

1. Dimensión Operativa
Para que una persona participe en una capacitación, primero
tiene que saber que existe esa actividad. Parece una obviedad
lo que digo, y de hecho lo es, sin embargo en esa empresa
muchos empleados nos revelaron que no asistían a las
capacitaciones porque nunca se enteraban, no les llegaba la
información de los cursos. Es decir, fallaba la información
operativa.
Entonces diseñamos un Plan de Comunicación Interna donde
propusimos que los empleados tenían que recibir siempre, a
través de los medios adecuados, esta información:

 CALENDARIO: Todos los cursos que se van a dictar

durante el año

 PARTICIPANTES: A quién está dirigido cada curso.

 MODALIDAD: Presencial, online o blend.

 DURACIÓN Y LUGAR: Carga horaria y lugar dónde se

dicta el curso.

 INFO COMPLEMENTARIA: Cómo inscribirse, si necesitan

autorización previa de un líder, etc.

2. Dimensión Estratégica
Luego de que todas las personas recibieran la información
operativa, nuestro Plan de Comunicación Interna propuso que
todos tenían que saber cuáles eran los objetivos estratégicos
de las actividades:

 Cuáles son los objetivos de cada curso.

  Por qué la empresa invierte en esa formación.

 Por qué la empresa considera que ese curso va a resultar

útil para las personas invitadas.

 Qué espera la empresa que hagan los empleados luego

de asistir al curso.

3. Dimensión Cultural
Nuestro Plan de Comunicación Interna también incluyó la
Dimensión Cultural. Básicamente propusimos que la empresa
siempre tenía que dejar en claro que una “capacitación” era
una apuesta por el desarrollo de la gente, que capacitar es
creer en el otro. Y que esta visión forma parte de la Cultura de
la empresa.

4. Dimensión Motivacional
Nuestro Plan de Comunicación Interna propuso que la empresa
reforzara siempre los motivos por los cuales las personas
tenían que participar en las capacitaciones. Para lograrlo,
establecimos que al momento de comunicar cada curso, había
que elaborar mensajes clave que respondieran preguntas que
podían hacerse los colaboradores, por ejemplo:

 ¿Por qué debería participar en el curso, en qué me

beneficia?

 ¿En qué me afecta si no lo hago?

 ¿Voy a poder aplicar lo aprendido? ¿Cómo, dónde y

cuándo?

 ¿La gerencia está realmente comprometida y le interesa

que la gente participe?

 ¿Los que se capacitan, obtiene desempeños superiores o

avances en su plan de carrera?

 ¿Qué opina la gente que ya participó de este curso?

5. Dimensión Feedback y Propositiva
Finalmente nuestro Plan propuso desarrollar estas dos
dimensiones del siguiente modo:

 Antes del curso: Hablar con los asistentes a los cursos,

preguntarles qué opinan, qué necesitan y esperan. En
una palabra, involucrarlos y tomarlos en cuenta para el
diseño pedagógico.

 Al final del curso: Conversar con los participantes y

conocer no sólo “si les gustó o no el curso” sino
especialmente si sienten que lo aprendido fue útil, si
piensan que pueden aplicar los conocimientos a sus
tareas, conocer qué propuesta de mejora tienen, etc.

El “Método 6D” está a partir de ahora a tu disposición para

que lo apliques en tu organización. ¡Éxitos y me va a
encantar conocer cómo fue tu experiencia!