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PROCESO CONTABLE
Es el periodo en el que una sociedad registra de forma
cronológica y fiable cada transacción en su respectivo libro diario con el fin de analizar, elaborar y preparar la información financiera. También se le conoce como proceso contable o flujo registral.
El proceso contable lo componen todos los pasos que hay
que seguir desde que ocurre un hecho contable hasta que es introducido en el sistema y, por tanto, tiene su reflejo en los estados financieros.
Las etapas del ciclo contable se inician con la identificación
del hecho contable como, por ejemplo, la venta de una mercancía. El siguiente paso es generar un documento contable que soporte esta transacción y permita reflejarla en contabilidad, cuantificando el hecho en unidades monetarias y con una fecha concreta. Una vez se genera este documento (albarán o factura) se registra la operación en el libro diario. Terminando el ciclo contable, que suele ser de enero a diciembre, las transacciones se traspasan al libro mayor. Tras algunas regularizaciones (amortizaciones, reclasificaciones entre corto plazo y largo plazo, cálculo del resultado, etc.), se cierra la contabilidad para generar los estados financieros definitivos. Cuando hablamos de ciclo contable nos referimos al conjunto de fases que se repiten en cada ejercicio económico durante la existencia de la empresa. Es el registro de todas las operaciones económico-financieras que se han efectuado en dicho periodo.
Las operaciones pueden ser de dos tipos:
▪ Operaciones reales: suponen una transacción de la
empresa con su entorno. Se realizan a lo largo del ejercicio y además suelen tener un respaldo documental.
▪ Operaciones formales: se realizan por la aplicación de una
norma o principio contable. Se realizan al final del ejercicio. Es el periodo de tiempo en el que se divide la actividad de una empresa.
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Un ciclo contable es el periodo de tiempo en el que una sociedad
realiza de forma sistemática y cronológica el registro contable de una forma fiable, reflejando la imagen de la actividad.
Normalmente un ciclo contable es de un año, aunque hay
empresas con ciclos contables mensuales, trimestrales o semestrales.
En cuanto a registros, hacemos referencia a entradas en el libro
diario, comprobantes financieros, hasta la preparación de los estados financieros. ETAPAS DEL CICLO CONTABLE La vida de un negocio se divide en ciclos o años contables y estos, a su vez, se dividen en tres etapas: apertura contable, movimiento y cierre contable.
▪ Apertura: Al comenzar la actividad, la empresa abre
su año contable y comienza a realizar transacciones económicas que van siendo recogidas en sus libros contables, tanto en los obligatorios como en los auxiliares. Que consiste en dar de alta a las cuentas de activos, pasivos y netos que representan el patrimonio contable, al inicio del periodo, en la empresa.
▪ Movimiento: Registro de las transacciones.
Contabilización de las operaciones del ejercicio contable. Es cuando se registran todos los hechos contables del periodo. Cierre: Al finalizar un periodo contable, se procede a cerrar las cuentas para determinar el resultado económico del ejercicio. IMPORTANCIA DEL CICLO CONTABLE La importancia del ciclo contable reside en poder ver si los datos financieros y patrimoniales son correctos, comprobando así la buena salud de la empresa.
▪ Gestiona tu contabilidad con el registro de la documentación
(transacciones de la entidad). ▪ Envía facturas, albaranes y presupuestos con los porcentajes del Impuesto General a las Ventas - IGV correctos automáticamente. 16% IGV 2% IPM 18% SUNAT
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El ciclo contable es un proceso que se estructura en las siguientes
fases: 1. Apertura o inicio de la contabilidad: Al comenzar el ejercicio se realiza un Inventario inicial que sirve para iniciar el proceso contable con un asiento de apertura.
Este asiento es simétrico al asiento de cierre que se inscribió en el
Libro Diario el último día del ejercicio anterior, asegurando de esta manera la continuidad de un ejercicio a otro. El asiento de apertura permite dotar de los saldos correspondientes a los distintos elementos del Activo, Pasivo y Neto, de manera que también se inician las anotaciones en el Libro Mayor. 2. Fase de desarrollo o registro de operaciones del periodo: Esta fase va desde la apertura hasta el cierre del ejercicio, registrando todos los hechos contables que se produzcan en el Libro Diario y en el Libro Mayor.
3. Balance de comprobación: La legislación vigente
obliga a realizar, al menos, trimestralmente, un balance de comprobación de sumas y saldos. Con este se puede comprobar si las operaciones se han registrado adecuadamente en los libros contables.
4. Estimaciones y correcciones contables: El objetivo
de esta fase es ajustar la contabilidad a la realidad, de manera que la información contable refleje la imagen fiel de la empresa. (“Periodificación”, “Amortización contable”, y “Deterioro”). 5. Cálculo de resultados y cierre de la contabilidad: Esta fase consta de dos pasos:
1. REGULARIZACIÓN: Este proceso permite calcular el
resultado del ejercicio mediante el cierre de las cuentas de gestión. Que consiste en contabilizar los ajustes necesarios para representar la imagen fiel de la empresa al final del periodo. Los asientos de regularización son:
▪ Adecuación de saldos de existencias. Se trata de registrar
el valor de las existencias finales de almacén y sus mermas, si han existido, ya sean habituales, como puede ser un producto caducado, o roto o no habituales, como puede ser un producto robado o incendiado. ▪ Arqueo de caja. Consiste en adecuar el saldo de las cuentas de Tesorería a los saldos reales de los extractos bancarios o recuento físico de la caja.
▪ Periodificación. Se pretende registrar los gastos e
ingresos correspondientes al periodo independientemente del momento en que se produzca el pago o cobro, es la aplicación más directa del principio de devengo.
▪ Contabilización de operaciones no formalizadas. Se
registra todo aquello que, al final del periodo, aún no está documentado con facturas. ▪ Reclasificación. Se trata de contabilizar a corto plazo aquellos pagos o cobros o inversiones…cuyo periodo de finalización tiene un plazo igual o inferior a un año.
▪ Amortización. Se pretende registrar la pérdida de
valor previsible, sistemática e irreversible de los bienes de la empresa.
▪ Deterioros. Se pretende registrar la pérdida de valor
previsible, no sistemática y reversible de los bienes y derechos de la empresa, es decir, pueden ser de existencias, de clientes,… 2. ASIENTO DE CIERRE: Con esta operación se cierran todas las cuentas patrimoniales. Calculo de resultado.
Que consiste en dar de baja a las cuentas de activos,
pasivos y netos que representan el patrimonio contable al final del periodo en la empresa. Elaboración de las cuentas anuales. 6. Formulación de las cuentas anuales: En estos estados contables se sintetiza y resume la información contable que será útil para la toma de decisiones de los usuarios.
Efectivamente, como regla general, la formulación de las cuentas
anuales tiene que hacerse por el órgano de administración en el plazo de los 3 meses siguientes al cierre del ejercicio, y posteriormente, la aprobación de dichas cuentas por la junta general de la sociedad, debe hacerse en el plazo de los 6 meses siguientes. Como regla general, partiendo de un ejercicio económico que concluye el 31 de diciembre de cada año, y de acuerdo con los artículos 253 y 164 de la Ley de Sociedades de Capital, los plazos podrían resumirse del siguiente modo:
▪ Plazo para la formulación de las cuentas anuales: 1 de enero a
31 de marzo. ▪ Plazo para la aprobación de las cuentas por la junta general junto a la propuesta de distribución del resultado: 1 de enero a 30 de junio. ▪ Plazo para el depósito de las cuentas anuales en el Registro: 1 mes desde la aprobación, por lo que la fecha límite sería el 31 de julio.